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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Teilnahmewettbewerb - Auswahlmatrix Seite 1/3
Auswahlmatrix - Teilnahmewettbewerb
für das EU-weite Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
gemäß §§ 14 Abs. 3, 17 VgV
Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme und Betrieb
eines KI-gestützten, multimodalen Besucher-Guides
Projekt: SKADI (EFRE-20600170)
Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001
| Zweck und Anwendungsfall | ||
|---|---|---|
| Diese Auswahlmatrix wird ausschließlich angewendet, wenn mehr als fünf Bewerber sämtliche formalen Anforderungen und | ||
| alle Mindestanforderungen an die Eignung erfüllen. Gehen höchstens fünf geeignete Teilnahmeanträge ein, werden alle | ||
| geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Nicht geeignete Bewerber nehmen an der Punktewertung nicht teil. |
1. Grundsätze der Auswahl
• Bewertet werden ausschließlich die mit dem Teilnahmeantrag fristgerecht eingereichten und gegebenenfalls wirksam nachgeforderten Unterlagen. • Die Mindestanforderungen aus dem Teilnahmeantrag werden zunächst als „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ geprüft. Eine bloße Erfüllung erzeugt noch keinen Auswahlvorsprung. • Für die Rangfolge werden nur die nachfolgend veröffentlichten Auswahlkriterien, Unterkriterien, Punkteskalen und Gewichtungen verwendet. • Bei Bewerbergemeinschaften und Eignungsleihe werden die nach den Vergabeunterlagen zurechenbaren Kapazitäten gemeinsam berücksichtigt. • Die Bewertung erfolgt durch mindestens drei Personen. Jede Punktevergabe wird mit konkretem Bezug auf die Unterlagen begründet.
2. Ablauf in vier Schritten
| Schritt | Prüfung | Ergebnis | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Form- und Fristprüfung, Ausschlussgründe, Vollständigkeit beziehungsweise Nachforderung | Teilnahmeantrag bleibt im Verfahren oder scheidet aus. | ||||||
| 2 | Prüfung sämtlicher Mindestanforderungen aus dem Teilnahmeantrag | Nur geeignete Bewerber gelangen in | ||||||
| die Auswahlwertung. | ||||||||
| 3 | Punktewertung nach Abschnitt 3 | Maximal 100 Auswahlpunkte. | ||||||
| 4 | Rangfolge und Auswahl | Die fünf bestplatzierten geeigneten | ||||||
| Bewerber werden aufgefordert; | ||||||||
| Mindestzahl drei bleibt unberührt. |
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3. Auswahlkriterien und Gewichtung
| Nr. | Auswahlkriterium | Max. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Punkte | ||||||||
| A | Qualität und Vergleichbarkeit der zwei vom Bewerber ausdrücklich als wertungsrelevant benannten Referenzprojekte | 70 | ||||||
| B | Nachgewiesene fachliche und technische Expertise für die ausgeschriebene Leistung | 30 | ||||||
| Gesamt | 100 |
| Wichtiger Hinweis für Bewerber | ||
|---|---|---|
| Für Kriterium A werden genau zwei Referenzen gewertet. Reicht ein Bewerber mehr als zwei Referenzen ein, muss er eindeutig | ||
| kennzeichnen, welche zwei Referenzen in die Auswahlwertung eingehen sollen. Fehlt die Kennzeichnung, werden die ersten | ||
| zwei in der eingereichten Reihenfolge vollständig prüfbaren Referenzen gewertet. |
4. Kriterium A: Zwei wertungsrelevante Referenzen
Jede der beiden Referenzen wird mit höchstens 35 Punkten bewertet. Die Punktzahl wird anhand der folgenden Unterkriterien addiert. Bewertet wird nur, was aus der Referenzbeschreibung nachvollziehbar hervorgeht.
| Unterkriterium je Referenz | 0 Punkte | Teilpunkte | Max. | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 Technische und funktionale Vergleichbarkeit | Kein nachvollziehbarer Bezug über die Mindestanforderung hinaus. | 3 Punkte je nachvollziehbar abgedecktem Merkmal: Conversational AI/LLM; RAG/Wissenssystem; Voice oder Bildverarbeitung; Web-App/Frontend; Navigation oder standortbezogene Funktion. Höchstens 15 Punkte. | 15 | ||||||||
| A2 Produktiver Einsatz und reale Nutzung | Nur Test-/Demobetrieb oder keine belastbaren Angaben. | 2 Punkte: produktiv, aber ohne belastbare Nutzungsangaben. 4 | 8 | ||||||||
| Punkte: produktiv mit realen Nutzenden. 6 Punkte: produktiv mit | |||||||||||
| dokumentiertem Monitoring/Qualitätssicherung. 8 Punkte: | |||||||||||
| zusätzlich nachgewiesene Skalierung oder relevante Lastspitzen. | |||||||||||
| A3 Betriebs- und Integrationsverantwortung | Keine über Entwicklung/Implementi erung hinausgehende Verantwortung erkennbar. | 2 Punkte: mindestens eine der Leistungen Betrieb/Hosting/Monitoring/Support oder Integration. 4 Punkte: mindestens zwei Bereiche. 6 Punkte: mindestens drei Bereiche einschließlich Betrieb oder Monitoring. | 6 | ||||||||
| A4 Aktualität | Abnahme/Inbetriebnah | 1 Punkt: 01.09.2024 bis 31.08.2025. 3 Punkte: ab 01.09.2025. | 3 | ||||||||
| me vor 01.09.2024. | |||||||||||
| A5 Projektumfang und organisatorische Komplexität | Keine zusätzlichen Komplexitätsmerkmale nachvollziehbar. | 1 Punkt je Merkmal: mehrere Nutzergruppen/Barrierefreiheit; Mehrsprachigkeit; mehrere Systeme/Schnittstellen oder mehrere Standorte/Kanäle. | 3 |
Punkte Kriterium A = Punkte Referenz 1 + Punkte Referenz 2. Höchstwert: 70 Punkte.
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5. Kriterium B: Fachliche und technische Expertise
Bewertet werden die Referenzen und die ergänzende Unternehmensdarstellung. Reine Werbeaussagen ohne Projekt-, Rollen- oder Technologiebezug erhalten keine Punkte.
| Unterkriterium | Bewertungsmaßstab | Max. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B1 LLM/Conversational AI | 0: keine verwertbaren Angaben. 2: allgemeine Erfahrung. 4: Erfahrung mit produktiver Dialoglösung. 6: zusätzlich dokumentierte Guardrails, Qualitätssicherung oder Halluzinationsreduktion. 8: zusätzlich nachvollziehbare Modell-/Providerstrategie und Kostensteuerung. | 8 | ||||||
| B2 Wissenssysteme/RAG | 0: keine verwertbaren Angaben. 2: Wissensdatenbank/FAQ. 4: produktiver RAG- oder | 8 | ||||||
| vergleichbarer Ansatz. 6: zusätzlich Quellenbindung, Versionierung oder | ||||||||
| redaktionelle Freigaben. 8: zusätzlich nachgewiesene Qualitätssicherung und | ||||||||
| Austauschbarkeit der Komponenten. | ||||||||
| B3 Multimodalität | 0: keine verwertbaren Angaben. 2: Text plus ein weiterer Kanal konzeptionell. 4: produktiver Einsatz von Voice oder Bildverarbeitung. 6: produktiver Einsatz mindestens zweier zusätzlicher Kanäle mit belastbarer Integration. 7: zusätzlich barrierearme oder mehrsprachige Umsetzung. | 7 | ||||||
| B4 Skalierbare, sichere Systemarchitektur | 0: keine verwertbaren Angaben. 2: allgemeine Cloud-/Web-Architektur. 4: produktive | 7 | ||||||
| skalierbare Architektur. 6: zusätzlich Monitoring, Informationssicherheit und | ||||||||
| dokumentierte Schnittstellen. 7: zusätzlich nachvollziehbarer Anbieterwechsel, | ||||||||
| Export- oder Exit-Ansatz. |
6. Rangfolge und Punktgleichstand
• Die geeigneten Bewerber werden nach der erreichten Gesamtpunktzahl absteigend gereiht. • Bei Punktgleichstand entscheidet zunächst die höhere Punktzahl in Kriterium A „Referenzen“. • Besteht weiterhin Gleichstand, entscheidet die höhere Summe aus A1 „technische und funktionale Vergleichbarkeit“ beider Referenzen. • Besteht auf dem letzten Einladungsrang weiterhin vollständiger Gleichstand, entscheidet ein dokumentiertes Losverfahren unter den gleichplatzierten Bewerbern.
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Anforderungen Angebot Seite 1/4
Anforderungen an Inhalt und Aufbau des Angebots
für das EU-weite Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß
§§ 14 Abs. 3, 17 VgV
Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme und Betrieb
eines KI-gestützten, multimodalen Besucher-Guides
Projekt: SKADI (EFRE-20600170)
Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001
Ausfüll- und Strukturvorgaben zur Bewertungsmatrix Angebote
| Zweck | ||
|---|---|---|
| Dieses Dokument legt fest, welche Angaben und Konzepte mit dem zu wertenden Angebot einzureichen sind. Es | ||
| konkretisiert ausschließlich die Form der Darstellung. Maßgeblich bleiben Leistungsbeschreibung, | ||
| Vertragsunterlagen, Preisblatt und Bewertungsmatrix. Abweichungen oder Vorbehalte gegenüber | ||
| Mindestanforderungen sind nicht zulässig. |
1. Allgemeine Anforderungen
• Das Angebot ist in deutscher Sprache, vollständig und in der nachstehenden Gliederung einzureichen. • Jede Aussage muss projektspezifisch, nachvollziehbar und soweit möglich durch konkrete Architektur-, Prozess-, Termin- oder Nachweisdarstellungen belegt sein. • Reine Produktwerbung, allgemeine Unternehmensdarstellungen und nicht verbindlich zugesagte Möglichkeiten werden nicht als Angebotsleistung bewertet. • Annahmen, Abhängigkeiten, Ausschlüsse, Mitwirkungsbedarfe und Einschränkungen sind jeweils an der betroffenen Stelle ausdrücklich zu kennzeichnen. • Das angebotene Projektteam, die eingesetzten Komponenten und der Projektplan müssen verbindlich benannt werden. • Mündliche Aussagen aus einer Verhandlung werden nur berücksichtigt, wenn sie in das zu wertende finale Angebot übernommen werden.
2. Einzureichende Angebotsbestandteile
• Angebotsschreiben und vollständig ausgefülltes Preisblatt; • Lösungskonzept gemäß Q1; • Konzept zur KI-, Daten- und Sicherheitsarchitektur gemäß Q2; • Konzept zu Nutzererlebnis, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit gemäß Q3; • Projekt-, Termin-, Meilenstein- und Risikoplan gemäß Q4; • Betriebs-, Übergabe-, Verwertungs- und Anbieterunabhängigkeitskonzept gemäß Q5;
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Anforderungen Angebot Seite 2/4
• Projektteam- und Organisationskonzept gemäß Q6; • Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO; • Komponenten-, Lizenz- und Rechtematrix einschließlich Fremdsoftware, Open Source, KI-, Cloud-, Karten- und Sprachdiensten; • Datenflussdarstellung und (soweit einschlägig) Liste vorgesehener Unterauftragnehmer beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter; • gegebenenfalls zulässiger abweichender Zahlungsplan.
3. Q1 Lösungskonzept und Umsetzbarkeit | maximal 15 Punkte
Das Lösungskonzept muss mindestens enthalten: • Zusammenfassung des Verständnisses der Aufgabenstellung und ein schlüssiges Zielbild; • Beschreibung des vollständigen funktionalen und technischen Zusammenspiels von Conversational AI, Wissensbasis/RAG, CMS, Web-App, Navigation, Voice, KI-gestützter Tierbilderkennung, visueller Kontextanalyse beziehungsweise multimodaler KI und Terminalanbindung; • Architekturübersicht mit Systemkomponenten, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten; • Vorgehen für Outdoor- und Indoor-Navigation unter den tatsächlichen Bedingungen des Zoogeländes; • Beschreibung, wie Inhalte, zusätzliche Standorte, Sprachen und künftige Anwendungsfälle erweitert werden können; • vollständige Liste der Annahmen, Abhängigkeiten, Einschränkungen und benötigten Mitwirkungen. Empfohlene Nachweise: Systemübersicht, Komponentenbild, beispielhafte Nutzerabläufe und Abgrenzung der Grundleistungen von Optionen.
4. Q2 KI-, Daten- und Sicherheitsarchitektur | maximal 10 Punkte
• RAG-/Knowledge-Routing-Konzept einschließlich Quellenbindung, Aktualisierung, Versionierung, Fallbacks und Halluzinationsreduktion; • Modell- und Providerstrategie für LLM, Speech und Vision einschließlich Austauschbarkeit, Routing, Kostensteuerung und Umgang mit Modelländerungen; • Datenflussdiagramm mit Datenarten, Speicherorten, Verarbeitungsorten, Empfängern, Löschfristen und Drittstaatenbezug; • Maßnahmen zur Vermeidung einer nicht erforderlichen Speicherung visueller Eingaben; • Umgang mit Bildern, auf denen unbeabsichtigt Personen, Kennzeichen, Dokumente oder sonstige personenbezogene beziehungsweise vertrauliche Informationen erfasst werden; • Schutzmechanismen gegen missbräuchliche, ungeeignete oder sicherheitskritische Bildinhalte; • Rollen-, Berechtigungs-, Authentifizierungs-, Verschlüsselungs-, Logging-, Backup- und Wiederherstellungskonzept; • Schutz vor Prompt Injection, Datenabfluss, missbräuchlicher Nutzung und unangemessenen Inhalten; • Monitoring von Qualität, Kosten, Sicherheit, Verfügbarkeit und Schnittstellen; • TOM sowie Liste der vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter und Nachweise oder Zertifikate, soweit vorhanden.
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5. Q3 Nutzererlebnis, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit | maximal
10 Punkte
• Nutzergruppen, Nutzerbedürfnisse und wesentliche User Journeys vor, während und nach dem Zoobesuch; • mobile Nutzerführung, Text- und Sprachinteraktion sowie Bedienung unter realistischen Netz-, Wetter-, Geräusch- und Nutzungssituationen; • Barrierefreiheitskonzept einschließlich WCAG/BITV/EN-301-549-Bezug, manueller und automatisierter Tests, Nutzertests und Nachweisführung; • Mehrsprachigkeitskonzept für Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Ukrainisch, Polnisch, Spanisch und Türkisch einschließlich Übersetzung, Pflege, Qualitätssicherung und Fallbacks; • Konzept für nutzerkontrollierte Personalisierung und proaktive Funktionen einschließlich Einwilligung und Deaktivierung.
6. Q4 Projektvorgehen, Termin- und Risikomanagement | maximal
10 Punkte
• verbindlicher Projekt-, Termin- und Meilensteinplan mit Kalenderdaten beziehungsweise eindeutig berechenbaren Fristen; • Abbildung von Discovery, MVP, Pilot, Rollout, betrieblicher Erstoptimierung, Funktionsprüfung, Gesamtabnahme, Übergabe und Projektabschluss; • Ressourcenplanung je Phase sowie Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen; • Entscheidungswege, Regeltermine, Eskalation, Änderungsmanagement und erforderliche Vor-Ort- Termine; • Mitwirkungsmatrix mit Leistung der Auftraggeberin, benötigtem Zeitpunkt, Umfang und Auswirkung bei Verzögerung; • Risikoliste mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Verantwortlichkeit, Gegenmaßnahme und Terminpuffer; • Test-, Qualitäts-, Mängel- und Abnahmekonzept; • Begründung und Absicherung jedes angebotenen früheren Fertigstellungstermins.
7. Q5 Betrieb, Übergabe, Verwertbarkeit und Anbieterunabhängigkeit |
maximal 10 Punkte
• Betriebs-, Monitoring-, Incident-, Support- und Eskalationskonzept bis zum vertraglich bestimmten Ende der Betriebsleistungen; • Kostensteuerung für Hosting, LLM, Voice, Vision, Karten, Speicherung, Medienauslieferung und sonstige Dienste; • vollständiger Übergabeplan für Quellcode, Build- und Deploymentbestandteile, Dokumentation, SBOM, Konfigurationen, Daten, Prompts, RAG- und KI-Artefakte sowie Zugänge; • Exit-, Migrations- und Wissenstransferkonzept einschließlich Aufwand, Formaten und Verantwortlichkeiten; • Komponenten- und Rechtematrix mit Bezeichnung, Rechteinhaber, Version, Lizenz, Kosten, Beschränkungen, Quellcodeverfügbarkeit, Bearbeitbarkeit, Austauschmöglichkeit und Alternative; • Nachweis, wie Verkauf, Vermietung, Lizenzierung, Unterlizenzierung, White Label und SaaS der Gesamtlösung rechtlich und technisch ermöglicht werden;
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Anforderungen Angebot Seite 4/4
• Benennung aller fortbestehenden Anbieter-, Konto-, Lizenzserver-, Cloud-, Modell- oder Plattformabhängigkeiten.
8. Q6 Projektteam und Organisation | maximal 5 Punkte
• Organigramm und Rollenmodell für Projektleitung, KI/LLM, Softwarearchitektur, UX/Barrierefreiheit, Datenschutz/Informationssicherheit, Betrieb und Qualitätssicherung; • Benennung der konkret vorgesehenen Schlüsselpersonen mit Rolle, Aufgaben, Verfügbarkeit und projektbezogener Erfahrung; • Kurzprofile mit nachvollziehbaren auftragsbezogenen Qualifikationen; • Vertretungs- und Kontinuitätskonzept sowie Voraussetzungen eines Personalwechsels; • Abgrenzung von Eigenleistungen, Nachunternehmerleistungen und Eignungsleihe.
9. Formale Darstellungsregeln für die Bewertung
• Jedes Konzept beginnt mit einer höchstens einseitigen Zusammenfassung. • Jeder Abschnitt trägt die Kennzeichnung Q1 bis Q6 entsprechend der Bewertungsmatrix. • Querverweise müssen Dokumentname, Kapitel und Seitenzahl enthalten. • Preisangaben dürfen nur im Preisblatt beziehungsweise eindeutig zugeordneten Preisanhängen erfolgen. Bei widersprüchlichen Preisangaben ist die Angabe im Preisblatt maßgeblich.
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Bewertungsmatrix -Angebote Seite 1/5
Bewertungsmatrix Angebot
für das EU-weite Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
gemäß §§ 14 Abs. 3, 17 VgV
Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme und Betrieb
eines KI-gestützten, multimodalen Besucher-Guides
Projekt: SKADI (EFRE-20600170)
Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001
| Anwendungszweck | ||
|---|---|---|
| Die Matrix gilt für die Wertung der finalen Angebote. Soweit sich die Auftraggeberin zulässigerweise den Zuschlag auf ein | ||
| Erstangebot ohne Verhandlung vorbehält, gilt sie entsprechend für die Erstangebote. Vor der Punktewertung werden Form, | ||
| Vollständigkeit, Ausschlussgründe und sämtliche Mindestanforderungen geprüft. |
1. Wertungsmodell
| Hauptkriterium | Gewichtung | Max. Wertungspunkte | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preis | 40 % | 40,00 | ||||||
| Qualität | 60 % | 60,00 | ||||||
| Gesamt | 100 % | 100,00 |
Gesamtwertung = Preiswertung + Qualitätswertung. Den Zuschlag erhält das wertbare Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Dieses wird bezeichnet als das wirtschaftlichste Angebot.
2. Vorprüfung vor der Punktewertung
• frist- und formgerechter Eingang sowie Vollständigkeit des Angebots; • kein zwingender Ausschlussgrund und keine unzulässige Änderung der Vergabeunterlagen; • Erfüllung aller als Mindestanforderung gekennzeichneten Vorgaben; • vollständige Preisangaben und rechnerisch prüfbarer wertungsrelevanter Gesamtpreis; • Einhaltung der verbindlichen Höchstfristen, insbesondere Gesamtabnahme spätestens 30.11.2028 und Projektabschluss spätestens 31.12.2028; • Einreichung aller geforderten Konzepte, Pläne und Erklärungen.
| Folge einer nicht erfüllten Mindestanforderung | ||
|---|---|---|
| Ein Angebot, das eine verbindliche Mindestanforderung nicht erfüllt, wird nicht dadurch wertbar, dass es in anderen Kriterien | ||
| besonders viele Punkte erhält. Die vergaberechtliche Folge wird vor der Punktewertung geprüft. |
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3. Preiswertung: 40 Punkte
Bewertet wird der im Preisblatt ausgewiesene wertungsrelevante Netto-Gesamtpreis einschließlich aller für die Vergleichbarkeit einzubeziehenden Grund-, Options-, Lizenz-, Hosting-, Nutzungs- und sonstigen Kosten nach Maßgabe des Preisblatts.
| Preisformel | ||
|---|---|---|
| Preispunkte = 40 × √(niedrigster wertungsrelevanter Netto-Gesamtpreis / wertungsrelevanter Netto-Gesamtpreis des zu | ||
| bewertenden Angebots). Die Berechnung erfolgt mit zwei Nachkommastellen. Das preisgünstigste wertbare Angebot erhält | ||
| 40,00 Punkte. | ||
| Kurzversion: Preispunkte = 40 × √(niedrigster Preis ÷ Angebotspreis) |
Ist eine Preisangabe aufzuklären oder erscheint der Preis ungewöhnlich niedrig, erfolgt dies vor der endgültigen Punkteberechnung nach den vergaberechtlichen Vorgaben. Als niedrigster wertungsrelevanter Netto-Gesamtpreis gilt ausschließlich der niedrigste Preis eines nach Abschluss sämtlicher Vorprüfungen wertbaren Angebots. Ein alternativer Zahlungsplan verändert den wertungsrelevanten Gesamtpreis nicht, sofern die Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmen.
4. Qualitätswertung: 60 Punkte
| Nr. | Qualitätskriterium | Gewicht / max. | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Punkte | ||||||||
| Q1 | Lösungskonzept und Umsetzbarkeit | 15 | ||||||
| Q2 | K | I-, Daten- und Sicherheitsarchitektur | 10 | |||||
| Q3 | Nutzererlebnis, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit | 10 | ||||||
| Q4 | P | rojektvorgehen, Termin- und Risikomanagement | 10 | |||||
| Q5 | Betrieb bis Projektende, Übergabe, Verwertbarkeit und Anbieterunabhängigkeit | 10 | ||||||
| Q6 | Qualifikation und Organisation des eingesetzten Projektteams | 5 | ||||||
| Gesamt Qualität | 60 |
5. Einheitliche Bewertungsskala
Jedes Qualitätskriterium wird zunächst auf einer Skala von 0 bis 5 bewertet. Zulässig sind nur ganze Punkte. Die gewichteten Punkte berechnen sich nach: Qualitätsbeitrag = (Bewertungspunkte / 5) × Maximalpunkte des Kriteriums.
| Punkte | Bedeutung | Anker für die Bewertung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Nicht bewertbar / nicht erfüllt | Keine verwertbaren Angaben oder das Konzept widerspricht der Aufgabenstellung. Soweit zugleich eine Mindestanforderung betroffen ist, erfolgt die gesonderte Ausschlussprüfung. | ||||||
| 1 | Stark unzureichend | Wesentliche Aspekte fehlen; erhebliche Risiken oder Widersprüche; Umsetzung nicht plausibel. | ||||||
| 2 | Teilweise überzeugend | Grundansatz erkennbar, aber mehrere erhebliche Lücken, unklare Annahmen oder nicht ausreichend beherrschte Risiken. | ||||||
| 3 | Solide und vollständig | Anforderungen nachvollziehbar und ohne erhebliche Lücken erfüllt; Vorgehen grundsätzlich | ||||||
| plausibel; übliche Projektrisiken angemessen behandelt. |
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Bewertungsmatrix -Angebote Seite 3/5
| Punkte | Bedeutung | Anker für die Bewertung | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | Überdurchschnittlich | Besonders schlüssige, konkrete und gut nachgewiesene Lösung mit erkennbaren Vorteilen für Qualität, Umsetzbarkeit, Kostenkontrolle oder Projektziel. | |||||
| 5 | Hervorragend | Außergewöhnlich klar, belastbar und projektspezifisch; wesentliche Mehrwerte über die solide | |||||
| Erfüllung hinaus sind konkret nachgewiesen und ohne relevante Zusatzrisiken umsetzbar. |
6. Kriterienbezogene Bewertungsleitfäden
Q1 Lösungskonzept und Umsetzbarkeit
Bewertungsaspekte:
• Gesamtverständnis der Aufgabenstellung und schlüssiges Zielbild; • Vollständigkeit und Zusammenspiel von Conversational AI, Wissensbasis, CMS, Web-App, Navigation, Voice, Vision-Funktionen und Terminalanbindung; • schlüssige Integration der Tierbilderkennung und visuellen Kontextanalyse in Benutzeroberfläche, Wissensbasis, Conversational AI, Datenschutz-, Sicherheits- und Betriebsarchitektur; • Plausibilität der technischen Umsetzung unter den tatsächlichen Bedingungen des Zoogeländes; • nachvollziehbare Annahmen, Abhängigkeiten, Schnittstellen und Abgrenzungen; • funktionale Erweiterbarkeit auf weitere Inhalte, Standorte und Einsatzszenarien.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Eine hohe Bewertung setzt ein in sich geschlossenes, projektspezifisches Konzept voraus. Reine Produktbeschreibungen oder | ||
| allgemeine Marketingaussagen reichen nicht. |
Q2 KI-, Daten- und Sicherheitsarchitektur
Bewertungsaspekte:
• RAG-/Knowledge-Routing-Ansatz, Quellenbindung, Fallbacks und Halluzinationsreduktion; • Modell- und Providerstrategie für textbasierte, sprachbasierte und visuelle beziehungsweise multimodale KI- Komponenten, einschließlich Austauschbarkeit, Kostensteuerung und kontrolliertem Modellwechsel; • Datenflüsse, Datenschutz, EU-/EWR-Verarbeitung, Unterauftragnehmer und Löschkonzept; • Datenflüsse, Speicher- und Löschkonzept für Bilddaten und aus der visuellen Analyse erzeugte Daten, insbesondere bei unbeabsichtigter Erfassung von Personen oder sonstigen personenbezogenen Inhalten • Informationssicherheit, Rollen/Berechtigungen, Schutz vor Prompt Injection und Datenabfluss; • Monitoring von Qualität, Kosten, Sicherheit und technischen Zuständen.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Eine hohe Bewertung setzt konkrete Architektur-, Datenfluss- und Sicherheitsdarstellungen sowie messbare | ||
| Kontrollmechanismen voraus. |
Q3 Nutzererlebnis, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit
Bewertungsaspekte:
• intuitive, mobile und zielgruppengerechte UX für Besucherinnen und Besucher; Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH
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• Umsetzung der Barrierefreiheitsanforderungen und belastbares Prüfkonzept; • Text- und Sprachinteraktion unter realistischen Zoobedingungen; • verständliche und barrierearme Nutzerführung bei Bildaufnahme, Bildübermittlung, fehlgeschlagener Erkennung, unsicheren Ergebnissen und Auswahl zwischen mehreren möglichen Erkennungsergebnissen; • Mehrsprachigkeitskonzept einschließlich Pflege, Übersetzung, Qualitätssicherung und Fallbacks; • nutzerkontrollierte Personalisierung und proaktive Funktionen.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Eine hohe Bewertung setzt nachvollziehbare Nutzerflüsse, konkrete Prüf- und Qualitätsmaßnahmen sowie eine realistische | ||
| Umsetzung für unterschiedliche Zielgruppen voraus. |
Q4 Projektvorgehen, Termin- und Risikomanagement
Bewertungsaspekte:
• plausibler Projekt-, Termin- und Meilensteinplan; • Einhalten und Absichern der verbindlichen Höchstfristen; • Vorgehen für Discovery, MVP, Pilot, Rollout, Optimierung, Funktionsprüfung und Gesamtabnahme; • Rollen, Entscheidungswege, Mitwirkungsbedarfe, Ressourcen und Vor-Ort-Termine; • Risiko-, Qualitäts-, Test-, Mängel- und Eskalationsmanagement.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Eine frühere Fertigstellung erhält nur insoweit eine bessere Bewertung, als sie verbindlich angeboten, realistisch hinterlegt und | ||
| durch Ressourcen, Puffer und Risikomaßnahmen belastbar abgesichert ist. |
Q5 Betrieb bis Projektende, Übergabe, Verwertbarkeit und Anbieterunabhängigkeit
Bewertungsaspekte:
• Betriebs-, Monitoring-, Incident- und Supportkonzept bis zum vertraglichen Projektende; • wirtschaftliche Steuerung von Hosting-, KI-, Voice-, Karten- und sonstigen Nutzungskosten; • vollständige Übergabe von Quellcode, Dokumentation, SBOM, Konfigurationen, Daten und KI-Artefakten; • Exit-, Migrations- und Wissenstransferkonzept; • Lizenz- und Rechtekonzept für Verkauf, Vermietung, Lizenzierung, Unterlizenzierung, White Label und SaaS der Gesamtlösung.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Eine hohe Bewertung setzt belastbare Rechteketten, transparente Folgekosten und einen praktisch umsetzbaren Weiterbetrieb | ||
| beziehungsweise Vertrieb ohne unverhältnismäßige Abhängigkeit voraus. |
Q6 Qualifikation und Organisation des Projektteams
Bewertungsaspekte:
• Qualifikation und auftragsbezogene Erfahrung der konkret vorgesehenen Schlüsselpersonen; • Abdeckung der Rollen Projektleitung, KI/LLM, Softwarearchitektur, UX/Barrierefreiheit, Datenschutz/Sicherheit und Betrieb;
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Bewertungsmatrix -Angebote Seite 5/5
• Verfügbarkeit, Vertretung und Kontinuität der Schlüsselpersonen; • klare Verantwortlichkeiten und effiziente Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin.
| Kriterienspezifischer Hinweis | ||
|---|---|---|
| Bewertet wird ausschließlich das für diesen Auftrag verbindlich angebotene Personal, nicht die allgemeine Unternehmensgröße | ||
| oder nicht zugesagte Personalressourcen. |
7. Punktgleichstand
• Bei gleicher Gesamtpunktzahl erhält das Angebot mit der höheren Qualitätswertung den Vorrang. • Besteht weiterhin Gleichstand, entscheidet die höhere Punktzahl in Q4 „Projektvorgehen, Termin- und Risikomanagement“. • Besteht weiterhin Gleichstand, entscheidet die höhere Punktzahl in Q2 „KI-, Daten- und Sicherheitsarchitektur“. • Besteht anschließend weiterhin vollständiger Gleichstand, entscheidet das niedrigere wertungsrelevante Preisangebot. • Besteht auch dann Gleichstand, entscheidet ein dokumentiertes Losverfahren.
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[Seite 13]
Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Preisblatt Seite 1/5
Preisblatt
für das EU-weite Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß
§§ 14 Abs. 3, 17 VgV
Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme und Betrieb
eines KI-gestützten, multimodalen Besucher-Guides
Projekt: SKADI (EFRE-20600170)
Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001
Verbindlicher Pauschalfestpreis und transparente Kostenaufschlüsselung
| Wichtiger Grundsatz | ||
|---|---|---|
| Es wird genau ein verbindlicher Pauschalfestpreis für sämtliche Grundleistungen bis zum Ende der vertraglich | ||
| geschuldeten Leistungen vereinbart. Die nachfolgenden Aufschlüsselungen dienen der Transparenz, Prüfbarkeit | ||
| und Vergleichbarkeit. Sie werden nicht zusätzlich vergütet und erhöhen den Pauschalfestpreis nicht. | ||
| Im Fall von Differenzen zu weiteren Eintragungen an anderen Stellen des Angebots oder im | ||
| Anschreiben des Bieters ist die Eintragung in dieser Preistabelle die allein maßgebliche Angabe. |
1. Angaben zum Bieter
Unternehmen: ______________________________________________________________________
Anschrift: ______________________________________________________________________
Ansprechperson: ______________________________________________________________________
E-Mail / Telefon: ______________________________________________________________________
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Preisblatt Seite 2/5
2. Verbindlicher Pauschalfestpreis
Der Pauschalfestpreis umfasst alle zur vertragsgemäßen Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme, Gesamtabnahme, Übergabe, betrieblichen Erstoptimierung und Erfüllung der ausdrücklich vereinbarten Leistungen bis zum Vertragsende erforderlichen Leistungen und Kosten. Er umfasst insbesondere Personal-, Reise-, Neben-, Material-, Lizenz-, Hosting-, KI-, Karten-, Sprach-, Sicherheits-, Support-, Dokumentations-, Schulungs- und Übergabekosten, soweit sie nicht ausdrücklich als gesonderte Option gekennzeichnet sind.
| Preisangabe | EUR netto | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Verbindlicher Pauschalfestpreis für sämtliche Grundleistungen | |||||
| Umsatzsteuer | |||||
| Gesamtpreis brutto |
Allein der vorstehende Netto-Pauschalfestpreis ist der Grundpreis des Angebots. Die Summe der nachfolgenden Preisanteile muss diesem Netto-Pauschalfestpreis entsprechen.
3. Aufschlüsselung des Pauschalfestpreises nach Leistungsphasen²
| Leistungsphase | Im Pauschalfestpreis | Kurze Erläuterung / Abgrenzung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| enthaltener Anteil | ||||||||
| EUR netto | ||||||||
| Phase 0 | Konzeption und Discovery | ||||||||
| Phase 1 | MVP und Pilotbetrieb | ||||||||
| Phase 2 | Rollout und Bereitstellung zur Gesamtabnahme | ||||||||
| Phase 3 | Betriebliche | ||||||||
| Erstoptimierung, Support, Übergabe | ||||||||
| und Abschluss bis Vertragsende | ||||||||
| Summe, muss dem Pauschalfestpreis aus Abschnitt 2 entsprechen |
² Die vollständige Auflistung der Leistungen für die Phase ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) Preisblatt Seite 3/5
4. Verbindliches Wertungsmengengerüst für nutzungsabhängige Kosten
Die folgenden Mengen dienen ausschließlich dazu, Angebote vergleichbar zu kalkulieren und den Pauschalfestpreis zu bilden. Der Bieter trägt die Mengen in seiner technischen Lösung angemessen ab. Abweichende Annahmen dürfen die Vollständigkeit des Pauschalfestpreises nicht einschränken.
| Kostenbereich | Verbindliche Kalkulationsannahme | Im | Einheitspreis Mehrverbrauch EUR netto | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pauschalfestprei | |||||||
| s enthaltener | |||||||
| Betrag EUR netto | |||||||
| Textbasierte KI- Nutzung | 250.000 Nutzeranfragen je vollem Betriebsjahr; für Rumpfjahre zeitanteilig. Kalkulationsannahme je Anfrage: 1.500 Input- und 500 Output-Token oder technisch gleichwertiges Modell. | ||||||
| Speech-to-Text | 15.000 Audio-Minuten für ein | ||||||
| Betriebsjahr | |||||||
| Text-to-Speech | 30.000.000 Zeichen für ein Betriebsjahr | ||||||
| Tierbilderkennung und visuelle Kontextanalyse | Verbindliche Kalkulationsannahme: | ||||||
| 10.000 Tierbilderkennungen und 5.000 | |||||||
| visuelle Kontextanalysen für ein | |||||||
| Betriebsjahr | |||||||
| Karten- und Navigationsdienste | 150.000 Kartenaufrufe/API-Aufrufe für ein Betriebsjahr | ||||||
| Hosting, Speicher, CDN und Monitoring | Vollständiger vertragsgemäßer Betrieb | ||||||
| bis zum Vertragsende einschließlich | |||||||
| Lastspitzen gemäß | |||||||
| Leistungsbeschreibung | |||||||
| Mehrsprachigkeit | Deutsch sowie Englisch, Niederländisch, Französisch, Ukrainisch, Polnisch, Spanisch und Türkisch gemäß Leistungsbeschreibung |
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5. Kostenbestandteile innerhalb des Pauschalfestpreises
Jeder eingesetzte entgeltliche Bestandteil ist aufzuführen¹. „Entfällt“ ist nur zulässig, wenn für die angebotene Lösung tatsächlich keine entsprechenden Kosten anfallen. Weitere Zeilen dürfen ergänzt werden.
| Komponente / Anbieter / Version | Kostenart und | Laufzeit / Menge | Betrag im | Folgekosten nach Vertragsende | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Abrechnungs- | Pauschalfestpreis | |||||||||||||
| einheit | EUR netto | |||||||||||||
| LLM / KI-Modell | ||||||||||||||
| Speech-to-Text | ||||||||||||||
| Text-to-Speech | ||||||||||||||
| Vision / multimodale | ||||||||||||||
| KI | ||||||||||||||
| Hosting / Cloud / Compute | ||||||||||||||
| Karten- / Geodienst | ||||||||||||||
| CMS / Standardsoftware | ||||||||||||||
| Monitoring / Analytics | ||||||||||||||
| / Security | ||||||||||||||
| Weitere Drittkomponente 1 | ||||||||||||||
| Weitere | ||||||||||||||
| Drittkomponente 2 |
¹ Kosten für Standardsoftware, Drittsoftware sowie erforderliche Lizenzen sind im Angebot gesondert auszuweisen. Diese Kosten sind jedoch bereits in den angebotenen Pauschalpreisen enthalten und werden nicht zusätzlich vergütet. Sämtliche weitere Leistungen und Aufwendungen, insbesondere Wartungs- und Supportleistungen, Reise- und Nebenkosten sowie sonstige zur Vertragserfüllung erforderliche Kosten, sind ebenfalls mit den Pauschalpreisen abgegolten. Eine gesonderte Abrechnung oder zusätzliche Vergütung erfolgt nicht.
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Erläuterungen ³ :
³ Ergänzende Erläuterungen zum Preisblatt können auch in einem gesonderten Dokument beigefügt werden. Voraussetzung für deren Berücksichtigung ist die eindeutige Bezeichnung und Zuordnung des Dokuments zum Preisblatt. Maßgeblich bleiben die Angaben im Preisblatt.
6. Erklärungen des Bieters
• Der Pauschalfestpreis umfasst alle Grundleistungen und alle hierfür erforderlichen Kosten. Nicht offengelegte Kosten begründen keinen zusätzlichen Vergütungsanspruch. • Die Kostenaufschlüsselungen sind vollständig und widerspruchsfrei. Ihre Summe entspricht dem Pauschalfestpreis. • Alle nutzungsabhängigen Entgelte, Mindestabnahmen, Staffelungen, Kunden-, Umsatz-, Transaktions- oder sonstigen mengenabhängigen Kosten sind offengelegt. • Die Preisbindung gilt nach Maßgabe der Vertragsunterlagen. Preisänderungen durch Drittanbieter während der Vertragslaufzeit gehen nicht zulasten der Auftraggeberin, soweit die Vertragsunterlagen nichts Abweichendes bestimmen.
Ort, Datum: ____________________________________________________________
Unternehmen: ____________________________________________________________
Name der erklärenden Person: ____________________________________________________________
Funktion: ____________________________________________________________
Eine Unterschrift oder elektronische Signatur ist bei elektronischer Übermittlung in Textform nicht erforderlich. Eine freiwillige elektronische Signatur ist zulässig.
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