001_AWZ-SKADI_Vertragsunterlagen.pdf

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Erstellungsvertrag

Vertragsentwurf über die Erstellung bzw. Anpassung von Software

[Stand 30.08.26]

Die finalen Angaben zum Auftragnehmer, zur Vergütung, zu eingesetzten Softwarekomponenten und zu angebotsabhängigen technischen Einzelheiten werden auf Grundlage des bezuschlagten Angebots ergänzt.

Inhaltsangabe

1 Gegenstand, Vergütung und Bestandteile des Vertrages.................................................................................... 4

1.1 Vertragsgegenstand4

1.2 Vergütung4

1.3 Vertragsbestandteile5

2 Übersicht über die vereinbarten Leistungen6

2.1 Leistungen bis zur Abnahme6

2.2 Leistungen nach der Abnahme6

3 Systemumgebung* beim Auftraggeber und Beistellungen des Auftraggebers6

4 Leistungen des Auftragnehmers7

4.1 Überlassung von Standardsoftware* gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf)7

4.1.1 Abweichende Lizenzbedingungen7

4.1.2 Bereitstellung und Installation* der Standardsoftware*8

4.2 Anpassung von Software* auf Quellcodeebene8

4.3 Customizing* von Software*8

4.3.1 Leistungsumfang9

4.3.2 Abweichende Nutzungsrechtsvereinbarungen9

4.3.3 Vergütung9

4.4 Erstellung und Überlassung von Individualsoftware* auf Dauer9

4.4.1 Leistungsumfang9

4.4.2 Vergütung10

4.4.3 Abweichende Nutzungsrechte an der Individualsoftware*10

4.4.4 Bereitstellung und Installation* der Individualsoftware*11

4.5 Schulung11

4.5.1 Art und Umfang der Schulungen11

4.5.2 Schulungsunterlagen12

4.5.3 Vergütung für Schulungen inkl. Schulungsunterlagen12

4.6 Dokumentation12

4.7 Software Bill of Materials (SBOM)*13

4.8 Sonstige Leistungen (z.B. Datenmigration)13

4.8.1 Leistungsumfang13

4.8.2 Vergütung13

5 Pflege14

5.1 Arten von Pflegeleistungen14

5.1.1 Störungsbeseitigung14

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Erstellungsvertrag

5.1.2 Überlassung von verfügbaren Programmständen* (Standardsoftware*)14

5.2 Beginn / Dauer der Pflege15

5.3 Kündigung der Pflegeleistungen15

5.4 Vergütung/Zahlungsfristen für Pflegeleistungen15

5.4.1 Vergütung15

5.4.2 Zahlungsfristen für Pflegeleistungen15

5.5 Sonstige Regelungen zu Pflegeleistungen15

5.5.1 Abnahme der Pflegeleistungen15

5.5.2 Dokumentation der Pflegeleistungen16

6 Weitere Leistungen nach der Abnahme der Werkleistungen16

6.1 Weiterentwicklung und Anpassung16

6.2 Sonstige Leistungen16

6.2.1 Leistungsumfang16

6.2.2 Vergütung16

7 Zusätzliche Regelungen für Open Source Software*16

8 Ergänzende Vereinbarungen bei Vergütung nach Aufwand17

8.1 Vereinbarung der Preiskategorien bei Vergütung nach Aufwand17

8.2 Zeiten der Leistungserbringung bei Vergütung nach Aufwand18

8.2.1 Während der Geschäftszeiten an Werktagen (außer an Samstagen und Feiertagen am Erfüllungsort)18

8.2.2 Außerhalb der Geschäftszeiten an Werktagen (außer an Samstagen und Feiertagen am Erfüllungsort)18

8.2.3 Während sonstiger Zeiten18

8.3 Abweichende Regelungen für die Bestimmung und Vergütung von Personentagessätzen18

8.4 Reisekosten, Nebenkosten*, Materialkosten und Reisezeiten18

8.4.1 Reisekosten, Nebenkosten* und Materialkosten18

8.4.2 Reisezeiten19

8.5 Besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand19

8.6 Preisanpassung für Pflegeleistungen, die nicht im Pauschalfestpreis* enthalten sind19

9 Termin-, Leistungs- und Zahlungsplan19

10 Kommunikation20

10.1 Ansprechpartner20

10.2 Störungs- bzw. Mängelmeldung20

10.2.1 Form der Störungs- bzw. Mängelmeldung20

10.2.2 Adresse für Störungs- bzw. Mängelmeldung21

11 Regelungen zu Reaktions*- und Wiederherstellungszeiten*, Hotline und Teleservice*21

11.1 Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten*21

11.2 Servicezeiten22

11.3 Hotline22

11.4 Behandlung von Änderungsverlangen (Change Requests)22

12 Weitere Pflichten des Auftragnehmers23

12.1 Besondere Anforderungen an Mitarbeiter des Auftragnehmers23

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Erstellungsvertrag

12.2 Kopier- oder Nutzungssperre*23

12.3 Mitteilungspflicht bezüglich der zur Vertragserfüllung eingesetzten Werkzeuge*23

13 Mitwirkung des Auftraggebers23

14 Abnahme23

14.1 Gegenstand der Abnahme23

14.2 Testdaten24

14.3 Funktionsprüfung24

15 Mängelhaftung (Gewährleistung)24

15.1 Verjährungsfrist (Gewährleistungsfrist) für Mängel24

15.2 Weitere Vereinbarungen zur Mängelhaftung24

16 Abweichende Haftungsregelungen / Haftung für entgangenen Gewinn25

17 Vertragsstrafen bei Verzug25

18 Weitere Vereinbarungen25

18.1 Übergabe bzw. Hinterlegung des Quellcodes*25

18.1.1 Übergabe des Quellcodes*25

18.1.2 Hinterlegung des Quellcodes*26

18.2 Haftpflichtversicherung26

18.3 Datenschutz, Geheimhaltung und Sicherheit26

18.4 Kündigungsrecht des Auftraggebers26

18.5 Sonstige Vereinbarungen26

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Erstellungsvertrag

Vertrag über die Erstellung bzw. Anpassung von Software

zwischen der

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH Sentruper Straße 315 48161 Münster

Vergabenummer AWZ-SKADI-IT-001 DTVP Identifikationsnummer CXP4DJMMQQB

nachfolgend „Auftraggeberin“,

und ____________________________________________

Vertragsnummer/Kennung Auftragnehmer:

nachfolgend „Auftragnehmer“,

wird folgender Vertrag geschlossen:

1 Gegenstand, Vergütung und Bestandteile des Vertrages

1.1 Vertragsgegenstand

Gegenstand des EVB-IT Erstellungsvertrages ist die Konzeption, Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme sowie betriebliche Erstoptimierung eines KI-gestützten Besucher-Guides auf der Grundlage eines Werkvertrages nach Maßgabe dieses Vertrages und seiner Anlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.

1.2 Vergütung

☒ Der Pauschalfestpreis* beträgt gemäß Preisblatt _________________ EUR netto.

☐ Ausgenommen vom Pauschalfestpreis* sind einzelne Leistungen, die gesondert vergütet werden. -nicht vereinbart-

☐ Es wird kein Pauschalfestpreis* vereinbart. Die Vergütungen werden nachfolgend gesondert ausgewiesen. -nicht zutreffend -

☒ Einzelheiten zur Vergütung ergeben sich aus der Vergütungszusammenstellung in Anlage Nr. 2 “Preisblatt“ 1 Die gesonderte Vergütung ergibt sich z.B. für die Pflege aus Nummer 5.4.1.

Für alle in diesem Vertrag genannten Beträge gilt einheitlich der Euro als Währung.

Die vereinbarte Vergütung versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

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Erstellungsvertrag

1.3 Vertragsbestandteile

Es gelten nacheinander als Vertragsbestandteile:

1.3.1 dieser Vertragstext bestehend aus den Seiten 1 bis 26 und den folgenden Anlagen:

☒ Es gelten die Anlagen in folgender Rangfolge: numerisch aufsteigend von 1 bis 10.

Eine Einbeziehung von Lizenzbedingungen an Standardsoftware* erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der Nummer 4.1.1, d.h. sie gelten, unabhängig davon, ob und in welcher Rangfolge diese als Anlage in der Tabelle aus Nr. 1.3.1 aufgelistet werden, ausschließlich hinsichtlich der Nutzungsrechtsregelungen und bei Anwendbarkeit der Nummer 4.1.1.1 in der dort vereinbarten Rangfolge der Regelungen, unabhängig davon, ob und in welcher Rangfolge diese als Anlage in obiger Tabelle aufgelistet werden; allerdings gelten für Standardsoftware* bzw. Teile von Standardsoftware* (Softwarekomponenten), die Open Source Software sind, die vom Rechteinhaber vorgegebenen Lizenzbedingungen und die Nummer 4.1.1.2.

1.3.2 die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erstellung bzw. Anpassung von Software* (EVB-IT Erstellungs- AGB) in der bei Bereitstellung der Vergabeunterlagen geltenden Fassung,

1.3.3 die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Bereitstellung der Vergabeunterlagen geltenden Fassung.

Die EVB-IT Erstellungs-AGB stehen unter evb-it.gov.de zur Einsichtnahme bereit. Die VOL/B wurde im Bundesanzeiger AT Nr. 178a vom 23. September 2003 veröffentlicht.

Soweit Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne von § 305 BGB in den hier referenzierten Dokumenten des Auftragnehmers bzw. den sonstigen vom Auftragnehmer beigefügten Anlagen zu diesem Vertrag Regelungen in den EVB-IT Erstellungs-AGB widersprechen, sind sie ausgeschlossen, soweit nicht eine anderweitige Vereinbarung in den EVB-IT Erstellungs-AGB zugelassen ist.

Weitere Geschäftsbedingungen sind ausgeschlossen, soweit in diesem Vertrag nichts anderes vereinbart ist.

Die mit * gekennzeichneten Begriffe sind am Ende der EVB-IT Erstellungs-AGB definiert.

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Erstellungsvertrag

2 Übersicht über die vereinbarten Leistungen

2.1 Leistungen bis zur Abnahme

☐ Anpassung von Software* auf Quellcodeebene; die

☐ anzupassende Software* wird durch den Auftragnehmer überlassen

☐ anzupassende Software* wird vom Auftraggeber beigestellt

Soweit nach dem Angebot des Auftragnehmers einschlägig; Konkretisierung erfolgt im Zuschlagsfall.

☐ Customizing* von Software*; die

☐ zu customizende Software wird durch den Auftragnehmer überlassen

☐ zu customizende Software* wird vom Auftraggeber beigestellt

Soweit nach dem Angebot des Auftragnehmers einschlägig; Konkretisierung erfolgt im Zuschlagsfall.

☒ Erstellung und Überlassung von Individualsoftware* auf Dauer

☒ Schulung

☒ Sonstige Leistungen: Konzeption, Implementierung, Inbetriebnahme, Projektmanagement, Datenaufbereitung, Wissensintegration, Test- und Abnahmekonzept, Inbetriebnahmeunterstützung sowie betriebliche Erstoptimierung bis zur Abnahme nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung.

Die abschließende Konkretisierung, ob Leistungen der Anpassung von Software auf Quellcodeebene oder des Customizings Bestandteil des Vertrages werden, erfolgt auf Grundlage des bezuschlagten Angebots, soweit dies zur Umsetzung des angebotenen Lösungskonzepts erforderlich ist.

2.2 Leistungen nach der Abnahme

☐ Pflege (Störungsbeseitigung und/oder Lieferung neuer Programmstände*) – nicht vereinbart ☐ Weiterentwicklung und Anpassung – nicht vereinbart ☐ Sonstige Leistungen _____ - nicht vereinbart

Leistungen nach der Abnahme sind nicht Gegenstand dieses Vertrages. Etwaige Pflege-, Support-, Weiterentwicklungs- oder sonstige Betriebsleistungen nach Abnahme werden nicht mit diesem Vertrag beauftragt und bleiben einer gesonderten Beauftragung vorbehalten

3 Systemumgebung* beim Auftraggeber und Beistellungen des Auftraggebers ☒ Die Systemumgebung* beim Auftraggeber ergibt sich aus Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“. ☒ Die Beistellungen ergeben sich aus Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“.

☐ Der Auftraggeber stellt folgende Software* bei

☐ Der Auftraggeber verschafft dem Auftragnehmer an der Software* gemäß lfd. Nr. _____ die für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforderlichen Bearbeitungsrechte gemäß Anlage Nr. _____. -nicht vereinbart -

☐ Der Auftragnehmer erklärt, an der Software* gemäß lfd. Nr. _____ über die für die vertragsgemäße Leistungserbringung erforderlichen Bearbeitungsrechte selbst zu verfügen. -nicht vereinbart-

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Erstellungsvertrag

4 Leistungen des Auftragnehmers

4.1 Überlassung von Standardsoftware* gegen Einmalvergütung auf Dauer (Verkauf)

Dieser Abschnitt gilt nur, soweit das bezuschlagte Angebot die Überlassung von Standardsoftware vorsieht.

Dem Auftraggeber wird vom Auftragnehmer nachstehend aufgeführte Standardsoftware*, die Gegenstand der Anpassungsleistungen des Auftragnehmers ist, gegen Einmalvergütung auf Dauer überlassen:

Summe der Gesamtpreise _____

Soweit das Angebot des Auftragnehmers die Überlassung oder Nutzung von Standardsoftware vorsieht, sind die entsprechenden Angaben im Angebot vollständig offenzulegen und werden im Zuschlagsfall in dieser Ziffer konkretisiert.

4.1.1 Abweichende Lizenzbedingungen

4.1.1.1 Bezüglich der Nutzungsrechte an der jeweiligen Standardsoftware* oder Softwarekomponente Nummer 4.1 gelten folgende Regelungen in der folgenden Rangfolge:

⚫ Nutzungsrechtsmatrizen oder sonstige Rechteregelungen des Auftraggebers (s.a. Nummer 4.1, Spalte 7),

⚫ Ziffer 2.1.1 EVB-IT Erstellungs-AGB, ⚫ die Nutzungsrechtsregelungen aus den jeweiligen Lizenzbedingungen in Anlage Nr. bzw. – im Falle der Überlassung neuer Programmstände* im Rahmen der Pflege – aus den gemäß Nummer 5.1.2 bekanntgegebenen Nutzungsrechtsregelungen neuer Programmstände. Die jeweiligen Nutzungsrechtsregelungen gelten aber nur, soweit sie den sonstigen vertraglichen Regelungen weder entgegenstehen noch diese beschränken.

Die Nutzungsrechtsregelungen in Bezug auf die Überlassung von Software* oder Softwarekomponenten, die Open Source Software* sind, bleiben unberührt und haben stets Vorrang.

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Erstellungsvertrag

4.1.1.2 Regelungen für Open Source Software*:

☐ Die Standardsoftware* oder Softwarekomponente gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____ wird dem Auftraggeber als Open Source Software* zur Verfügung gestellt.

☐ Zusätzlich weisen die vorgenannten Lizenzbedingungen der Open Source Software* die weiteren Eigenschaften auf

☐ Die Standardsoftware* oder Softwarekomponente gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____ wird dem Auftraggeber unter der folgenden Lizenz zur Verfügung gestellt, die den Anforderungen an Open Source Software* entspricht: _____.

☐ Die Standardsoftware* bzw. Softwarekomponente gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____ wird dem Auftraggeber ausschließlich unter Geltung von durch openCode* freigegebenen Lizenzen zur Verfügung gestellt.

☐ Die Standardsoftware* bzw. Softwarekomponente gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____ wird dem Auftraggeber ausschließlich unter Geltung von Lizenzen gemäß „Open Source Lizenzliste“ (verfügbar unter evb-it.gov.de) zur Verfügung gestellt.

☐ Hinsichtlich der Standardsoftware* bzw. Softwarekomponente gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____, wird vereinbart, dass diese ggf. gemeinsam mit folgender Software genutzt und verbreitet wird (siehe Ziffer 2.1.1.4 EVB-IT Erstellungs-AGB): _____.

☒ Zusatzregelung: Der Einsatz von Open Source Software mit Copyleft-Effekt ist nur zulässig, wenn der Bieter die Auswirkungen auf die Nutzungsrechte der Auftraggeberin transparent darstellt und die Auftraggeberin dem Einsatz zustimmt.

4.1.2 Bereitstellung und Installation* der Standardsoftware*

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Standardsoftware* wie folgt zur Verfügung: _____

☐ Abweichend von Ziffer 2.4 EVB-IT Erstellungs-AGB ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, die Standardsoftware* gemäß Nummer 4.1 lfd. Nr. _____ zu installieren.

☒ Zusatzregelung: Soweit Standardsoftware Bestandteil des bezuschlagten Angebots ist, hat der Auftragnehmer diese einschließlich aller für die vertragsgemäße Nutzung erforderlichen Lizenznachweise, Zugangsdaten, Dokumentationen und Installationsbestandteile bereitzustellen und, soweit für die Umsetzung erforderlich, zu installieren.

4.2 Anpassung von Software* auf Quellcodeebene

Soweit das bezuschlagte Angebot die Anpassung vorhandener Software auf Quellcodeebene vorsieht, sind die betroffenen Softwarebestandteile, die Art und der Umfang der Anpassungsleistungen, die hierfür erforderlichen Nutzungs- und Bearbeitungsrechte sowie etwaige Auswirkungen auf Nutzungsrechte, Pflege, Dokumentation und spätere Weiterverwendbarkeit der Software im Angebot vollständig offenzulegen. Die abschließende Konkretisierung dieser Ziffer erfolgt auf Grundlage des bezuschlagten Angebots.

Die Anpassung der Software* auf Quellcodeebene erfolgt gemäß folgender Tabelle:

4.3 Customizing* von Software* Soweit das bezuschlagte Angebot Customizing von Software vorsieht, sind die betroffenen Softwarebestandteile, die Art und der Umfang des Customizings sowie die Auswirkungen auf Nutzungsrechte,

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Erstellungsvertrag

Dokumentation, Betrieb und spätere Weiterverwendbarkeit im Angebot vollständig offenzulegen. Die abschließende Konkretisierung der Ziffer 4.3 erfolgt auf Grundlage des bezuschlagten Angebots.

4.3.1 Leistungsumfang

☐ Das Customizing* der Software* gemäß Nummer _____ lfd. Nr. _____ erfolgt gemäß Anlage Nr._____.

4.3.2 Abweichende Nutzungsrechtsvereinbarungen

☒ Zusatzregel: Soweit im Rahmen des Customizings kundenspezifische Konfigurationen, Workflows, Promptvorlagen, Wissensstrukturen, Schnittstellenkonfigurationen oder sonstige projektspezifische Arbeitsergebnisse entstehen, erhält die Auftraggeberin daran die für den vertragsgemäßen Betrieb, die Nutzung, Pflege, Änderung und Weiterentwicklung erforderlichen Nutzungsrechte. Näheres wird auf Grundlage des bezuschlagten Angebots und der Leistungsbeschreibung konkretisiert.

☐ Abweichend von Ziffer 2.2.2 EVB-IT Erstellungs-AGB werden gem. Anlage Nr. _____ für die dort genannten Arbeitsergebnisse die dort aufgeführten Nutzungsrechte vereinbart.

☐ Abweichend von Ziffer 2.2.2 EVB-IT Erstellungs-AGB werden dem Auftraggeber auch für die vorbestehenden Materialien Bearbeitungsrechte eingeräumt.

Die Nutzungsrechtsregelungen gemäß Ziffer 2.2.2 EVB-IT Erstellungs-AGB in Bezug auf vorbestehende Materialien, an denen Rechte, wie an Open Source Software* eingeräumt werden, bleiben von den vereinbarten Abweichungen unberührt.

4.3.3 Vergütung

☒ Das Customizing* ist mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten. Dies gilt, soweit das bezuschlagte Angebot Customizing von Software vorsieht. Sämtliche hierfür erforderlichen Leistungen und Kosten sind im Angebot und im Preisblatt vollständig zu berücksichtigen.

☐ Der Vergütungsanteil am Pauschalfestpreis* für das Customizing* beträgt _____ Euro. -nicht vereinbart

☐ Die gesonderte Vergütung für das Customizing* beträgt pauschal _____ Euro. -nicht vereinbart

☐ Die Vergütung für das Customizing* erfolgt gesondert nach Aufwand gemäß Nummer 8 – nicht vereinbart ☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

☐ Dabei ist Personal der Kategorie(n) _____ einzusetzen.

4.4 Erstellung und Überlassung von Individualsoftware* auf Dauer

4.4.1 Leistungsumfang

☒ Der Auftragnehmer erstellt folgende Individualsoftware*:

Gesamtsumme der Vergütungsanteile _____

Vorbestehende Teile der Individualsoftware sind vom Bieter im Angebot vollständig offenzulegen. Die abschließende Konkretisierung dieser Tabelle erfolgt auf Grundlage des bezuschlagten Angebots, soweit einschlägig. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche vorbestehenden Teile die vertragsgemäße Nutzung, den Betrieb, die Pflege, Änderung und Weiterentwicklung der Individualsoftware durch die Auftraggeberin nicht unangemessen beschränken.

☐ Die Individualsoftware* enthält folgende vorbestehende Teile*:

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Erstellungsvertrag

Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über Änderungen im Zusammenhang mit den verwendeten vorbestehenden Teilen* im Laufe der Erstellung rechtzeitig vorher schriftlich informieren. Sollte der Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zusätzliche oder andere vorbestehende Teile* in die Individualsoftware* einsetzen, so bestehen für diese vorbestehenden Teile* die Rechte gemäß Ziffer 2.1.2.1 EVB-IT Erstellungs-AGB, jedoch werden keinesfalls ausschließliche Nutzungsrechte eingeräumt. Die ggf. für eine Verbreitung und Unterlizenzierung sämtlicher vorbestehenden Teile* zu zahlende Vergütung erhöht sich hierdurch nicht. Setzt der Auftragnehmer hingegen keine oder nur solche vorbestehenden Teile* ein, die Open Source Software* sind, entfällt die Vergütung.

4.4.2 Vergütung

☐ Die gesonderte Vergütung für Erstellung der Individualsoftware* beträgt pauschal _____ Euro. - nicht vereinbart

☐ Die Vergütung für Erstellung der Individualsoftware* erfolgt gesondert nach Aufwand gemäß Nummer 7

☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro. – nicht vereinbart ☐ Dabei ist Personal der Kategorie(n) _____ einzusetzen. – nicht vereinbart ☒ Die Erstellung der Individualsoftware* ist mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten. Die Einzelheiten ergeben sich aus Anlage Nr. 2 „Preisblatt“.

Bei Verwendung vorbestehender Teile* durch den Auftragnehmer, die keine Open Source Software sind,* gem. Nummer 4.4.1 gilt Folgendes:

☐ Die Vergütung für das Recht zur Verbreitung und Unterlizenzierung der vorbestehenden Teile* insgesamt an beliebige Dritte beträgt insgesamt _____ Euro.

☒ Die Verbreitung und Unterlizenzierung der vorbestehenden Teile* ist mit der Vergütung für die Individualsoftware* abgegolten.

4.4.3 Abweichende Nutzungsrechte an der Individualsoftware*

4.4.3.1 Open Source Software*

Gemäß Ziffer 2.1.2.1 Absatz 1 EVB-IT Erstellungs-AGB ist die Individualsoftware* inklusive aller vorbestehenden Teile als Open Source Software* zur Verfügung zu stellen. Zusätzlich bzw. abweichend davon gilt folgendes. Die Bereitstellung der

☐ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ muss wie vorstehend beschrieben, jedoch unter von openCode* freigegebenen Lizenzen erfolgen.

☐ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ muss wie vorstehend beschrieben, jedoch unter von openCode* freigegebenen Lizenzen, die keinen Copyleft*-Effekt haben, erfolgen (sog. permissive Lizenzen, z.B. MIT- oder Apachelizenz > Version 1.0).

☐ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ muss wie vorstehend beschrieben, jedoch unter von openCode* freigegebenen Lizenzen mit Copyleft*-Effekt zur Verfügung gestellt werden (sog. reziproke Lizenzen, z.B. GNU GPL oder LGPL).

☐ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ muss wie vorstehend beschrieben, jedoch unter der/den folgenden Lizenz(en) zur Verfügung gestellt werden, die den Anforderungen an Open Source Software* entspricht: _____.

☐ Abweichend von Ziffer 2.1.2.1 Absatz 2ff. EVB-IT Erstellungs-AGB muss die Bereitstellung der Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ unter Verschaffung von ausschließlichen Nutzungsrechten erfolgen.

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Erstellungsvertrag

Die Regelungen gemäß Ziffer 2.3 EVB-IT Erstellungs-AGB bleiben von den vereinbarten abweichenden Nutzungsrechten unberührt.

4.4.3.2 Keine Bereitstellung als Open Source Software*

☒ Abweichend von Ziffer 2.1.2.1 Absatz 1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird die Individualsoftware* nicht als Open Source Software (sondern als sog. proprietäre Software) zur Verfügung gestellt; es gelten daher ausschließlich Absätze 2ff. der Ziffer 2.1.2.1 EVB-IT Erstellungs-AGB. Zudem gelten die Regelungen mit folgenden Maßgaben. Für die

☒ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. 1 wird ein ausschließliches, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht gewährt.

☒ Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. 1 wird das Recht zur gewerblichen Verwertung, also insbesondere auch zur Unterlizenzierung, Vervielfältigung und Verbreitung zu gewerblichen Zwecken an beliebige Dritte gewährt.

☒ Für die Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. 1 gelten vorrangig die Regelungen zu den Nutzungsrechten aus Anlage Nr. 4 „Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte“. Sonderregelungen für vorbestehende Teile* vorgenannter Individualsoftware*

☐ Das Recht zur Verbreitung und Unterlizenzierung der vorbestehenden Teile* ist ausgeschlossen.

☒ Abweichend von Ziffer 2.1.2.1 Absatz 2ff. EVB-IT Erstellungs-AGB ist der Auftraggeber zur gewerblichen Verbreitung und Unterlizenzierung vorbestehender Teile* der Individualsoftware* in Verbindung mit der Individualsoftware* selbst an beliebige Dritte berechtigt.

☐ Die Verbreitung und Unterlizenzierung von vorbestehenden Teilen* der Individualsoftware* ist in Anlage Nr. _____ geregelt.

☐ Für Erfindungen, die anlässlich der Vertragserfüllung gemacht werden, gelten abweichend von Ziffer 2.1.2.4 EVB- IT Erstellungs-AGB die Regelungen in Anlage Nr. _____.

4.4.4 Bereitstellung und Installation* der Individualsoftware*

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Individualsoftware* wie folgt zur Verfügung:

☒ Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin die Individualsoftware einschließlich Quellcode, ausführbarer Komponenten, Installations- und Betriebsdokumentation sowie aller für die vertragsgemäße Nutzung erforderlichen Bestandteile nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung bereit und installiert bzw. implementiert diese in der vorgesehenen Systemumgebung. Die konkrete Art der Bereitstellung und Implementierung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und dem bezuschlagten Angebot.

☐ Abweichend von Ziffer 2.4 EVB-IT Erstellungs-AGB ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, die Individualsoftware* zu installieren. – nicht vereinbart ☐ bei openCode* mit allen dafür notwendigen Bestandteilen und entsprechend deren Anforderungen. – nicht vereinbart

4.5 Schulung

4.5.1 Art und Umfang der Schulungen

☐ Es sind Schulungen gemäß nachfolgender Tabelle vereinbart:

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Erstellungsvertrag

Summe der Gesamtpreise _____

☒ Zusatzregelung: Es sind Schulungen vereinbart. Der Auftragnehmer hat mindestens Schulungen für Administration, Betrieb, Wissens-/Inhaltspflege sowie interne Multiplikatoren durchzuführen. Art, Umfang, Inhalte, Zielgruppen und Durchführung der Schulungen ergeben sich im Einzelnen aus Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“. Die Schulungen sind mit dem Pauschalfestpreis abgegolten.

4.5.2 Schulungsunterlagen

☒ Art und Umfang der Schulungsunterlagen ergeben sich ergänzend zu Ziffer 2.4 EVB-IT Erstellungs-AGB aus Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“. Die Schulungsunterlagen müssen mindestens die Nutzung, Administration, Inhaltspflege, Wissensintegration, Qualitätssicherung und grundlegende Betriebsprozesse der Software abdecken.

4.5.3 Vergütung für Schulungen inkl. Schulungsunterlagen

☒ Die Schulungen inkl. der Schulungsunterlagen sind vollständig mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten soweit sich aus dem Preisblatt nicht ausdrücklich etwas anderes ergibt.

☐ Die Vergütung für die Schulungen inkl. der Schulungsunterlagen gemäß Nummer 4.5.1 lfd. Nr. _____ bis _____ ist nicht im Pauschalfestpreis* enthalten. – nicht vereinbart

4.6 Dokumentation

☒ Ergänzend/abweichend von Ziffer 5.3 EVB-IT Erstellungs-AGB ist die Dokumentation in folgender Sprache / in folgender Form zu erstellen: Die Dokumentation ist vollständig in deutscher Sprache und in elektronischer Form zu erstellen. Die Dokumentation ist in einem gängigen, dauerhaft lesbaren Format, insbesondere PDF und zusätzlich, soweit sinnvoll, in bearbeitbarer Form, z. B. DOCX, Markdown, HTML oder vergleichbarem Format, zu liefern.

☒ Ergänzend/abweichend von Ziffer 5.3 EVB-IT Erstellungs-AGB sind folgende Teile der Dokumentation: technische Systemdokumentation, Installations- und Betriebsdokumentation, Administrationsdokumentation, Schnittstellendokumentation, Dokumentation der KI-/RAG-Konfiguration, Test- und Abnahmedokumentation,

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Erstellungsvertrag

Übersicht eingesetzter Dritt- und Open-Source-Komponenten, Dokumentation der Datenflüsse und Sicherheitsmaßnahmen, spätestens bis zur Bereitstellung zur Abnahme zu liefern. Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Vollständigkeit und Verständlichkeit der Dokumentation im Rahmen der Abnahme zu prüfen.

☐ Abweichend von Ziffern 4.5 und 5.5 EVB-IT Erstellungs-AGB sind Anpassungen und Änderungen, die aufgrund von Maßnahmen im Rahmen der Pflege oder der Mängelbeseitigung an den Dokumentationen erforderlich sind, nicht in die Dokumentation einzuarbeiten, sondern als separate Dokumente zu liefern.

☒ Abweichend von Ziffer 5.6 EVB-IT Erstellungs-AGB wird an den für den Auftraggeber erstellten Dokumentationen statt des nicht ausschließlichen Nutzungsrechts ein ausschließliches, zeitlich, räumlich, und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht gewährt.

☐ Die Anwenderdokumentation ist zusätzlich als kontextsensitive “Online-Hilfe” in der Software* abzulegen. ☒ Eine Anwender- und Administrationshilfe ist, soweit für die Nutzung und Administration erforderlich, in geeigneter Form bereitzustellen. Art und Umfang ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. ☒ Weitere Vereinbarungen zur Dokumentation gemäß Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“ und Anlage Nr. 4 „Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte“.

4.7 Software Bill of Materials (SBOM)*

☒ Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine Software Bill of Materials (SBOM)* gemäß BSI TR-03183-2 für die nach diesem Vertrag überlassene bzw. erstellte Software*

☒ im Format SPDX oder CycloneDX

zur Verfügung.

☒ Die SBOM ist spätestens zur Bereitstellung zur Abnahme vollständig und aktuell vorzulegen. Sie muss sämtliche für Betrieb, Sicherheit, Wartung, Prüfung und Weiterentwicklung relevanten Softwarekomponenten, Drittkomponenten, Open-Source-Komponenten, Frameworks, Libraries, KI-Komponenten und sonstigen Abhängigkeiten enthalten. Die Aktualisierungspflicht besteht bis zur Abnahme. Eine Aktualisierung nach Abnahme ist nicht Gegenstand dieses Vertrages, soweit nicht gesondert beauftragt.

Soweit die Pflege der Software* vereinbart ist, aktualisiert der Auftragnehmer die von ihm bereitgestellte Software Bill of Materials (SBOM)* für alle neuen Programmstände*, die er dem Auftraggeber nach diesem Vertrag zur Verfügung stellen muss, sofern sich aus den neuen Programmständen* Änderungen an der Software Bill of Materials (SBOM)* ergeben. – nicht zutreffend

4.8 Sonstige Leistungen (z.B. Datenmigration)

4.8.1 Leistungsumfang ☒ Der Umfang der sonstigen Leistungen ergibt sich aus Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“. Sonstige Leistungen umfassen insbesondere Projektmanagement, Anforderungsanalyse, Fach- und Feinkonzeption, Datenaufbereitung, Wissensintegration, Test- und Abnahmeunterstützung, Inbetriebnahmeunterstützung sowie betriebliche Erstoptimierung bis zur Abnahme, soweit diese Leistungen nach der Leistungsbeschreibung zur Herstellung der abnahmefähigen Individualsoftware erforderlich sind.

4.8.2 Vergütung

☒ Sonstige Leistungen sind mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten.

☐ Der Vergütungsanteil am Pauschalfestpreis* für die sonstigen Leistungen beträgt _____ Euro.

☐ Die gesonderte Vergütung für sonstige Leistungen beträgt pauschal _____ Euro. – nicht vereinbart ☐ Die Vergütung erfolgt gesondert nach Aufwand gemäß Nummer 8 – nicht vereinbart ☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

☐ Dabei ist Personal der Kategorie(n) _____ einzusetzen.

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Erstellungsvertrag

5 Pflege

Sämtliche nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten unter Nummer 5 sind nicht ausgewählt und nicht vereinbart.

Pflegeleistungen nach Abnahme sind nicht Gegenstand dieses Vertrages. Etwaige Pflege-, Support-, Wartungs-, Betriebs- oder Weiterentwicklungsleistungen nach Abnahme bleiben einer gesonderten Beauftragung vorbehalten. Die gesetzlichen und vertraglichen Rechte der Auftraggeberin wegen Mängeln, insbesondere nach Ziffer 15 dieses Vertrages und den EVB-IT Erstellungs-AGB, bleiben hiervon unberührt.

☐ Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Rahmen der Pflege zur Störungsbeseitigung und/oder zur Lieferung neuer Programmstände* nach folgenden Regelungen:

5.1 Arten von Pflegeleistungen

5.1.1 Störungsbeseitigung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Störungen

☐ gemäß Ziffer 4.1 EVB-IT Erstellungs-AGB zu beseitigen.

☐ in der Software* gemäß Nummer _____ lfd. Nr. _____ gemäß Ziffer 4.1 EVB-IT Erstellungs-AGB zu beseitigen.

☐ gemäß Anlage Nr. _____ zu beseitigen.

Regelungen zur Störungsmeldung ergeben sich aus Nummer 10.2.

Regelungen zu Reaktions*- und Wiederherstellungszeiten*, Hotline und Teleservice* im Rahmen der Störungsbeseitigung ergeben sich aus Nummer 11.

5.1.1.1 Ort der Störungsbeseitigung

☐ Die Störungsbeseitigung erfolgt durch Personal des Auftragnehmers vor Ort beim Auftraggeber.

☐ Der Auftragnehmer erbringt, soweit möglich, die in Anlage Nr. _____ vereinbarten Teile der Leistung mittels Teleservice* entsprechend der Teleservicevereinbarung gemäß Anlage Nr. _____.

☐ Der Ort der Störungsbeseitigung ist in Anlage Nr. _____ geregelt.

5.1.2 Überlassung von verfügbaren Programmständen* (Standardsoftware*)

☐ Der Auftragnehmer verpflichtet sich, folgende Programmstände* für die aufgeführte Standardsoftware* zu überlassen, sobald sie am Markt verfügbar sind:

☐ Der Auftragnehmer nimmt die Installation*, soweit möglich, mittels Teleservice* entsprechend der Teleservicevereinbarung gemäß Anlage Nr. _____ vor.

☐ Abweichend von Ziffer 4.2 EVB-IT Erstellungs-AGB ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, den Programmstand* gemäß Nummer 5.1.2 lfd. Nr. _____ zu installieren*.

☐ Besondere Vereinbarung zu Installation* und Customizing* der Programmstände* gemäß Anlage Nr. _____.

Soweit bezüglich der Nutzungsrechte der Standardsoftware* Nutzungsrechtsregelungen aus den Lizenzbedingungen in Nummer 4.1.1 einbezogen sind, werden diese bei Überlassung neuer Programmstände* der jeweiligen Standardsoftware* durch die für den neuen Programmstand* geltenden Nutzungsrechtsregelungen ersetzt, wobei die in Nummer 4.1.1 getroffenen Vereinbarungen auch für diese gelten. Diese neuen Nutzungsrechtsregelungen gelten aber nur unter den Voraussetzungen von Ziffer 4.2.2 EVB-IT Erstellungs-AGB und nur, soweit die neuen Lizenzbedingungen dem Auftraggeber bei Überlassung mit Hinweis auf diese Regelung schriftlich bekannt gegeben werden.

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Erstellungsvertrag

5.2 Beginn / Dauer der Pflege

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarte Pflege beginnend mit

☐ dem Tag nach Ablauf der Verjährungsfrist für Sachmängelansprüche (Gewährleistungsfrist)

☐ dem Tag nach der Abnahme

☐ folgendem Datum _____

jeweils

☐ für die Dauer von _____ Monaten

☐ für die Dauer von mindestens _____ Monaten (Mindestvertragsdauer)

☐ für die in Anlage Nr. _____ vereinbarte Dauer

zu erbringen.

5.3 Kündigung der Pflegeleistungen

☐ Abweichend von Ziffer 15.2 EVB-IT Erstellungs-AGB beträgt die Kündigungsfrist _____ Monat(e) zum Ablauf eines _____ (z.B. Kalendermonat/Kalendervierteljahr/Kalenderjahr).

☐ Ergänzend zu Ziffer 15.2 EVB-IT Erstellungs-AGB wird bei vereinbarter fester Laufzeit ein Sonderkündigungsrecht des Auftraggebers gem. Anlage Nr. _____ vereinbart.

5.4 Vergütung/Zahlungsfristen für Pflegeleistungen

5.4.1 Vergütung

☐ Die Pflege ist (bei fester Laufzeit) insgesamt mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten.

Der Vergütungsanteil für die Pflege am Pauschalfestpreis* beträgt _____ Euro².

☐ Die gesonderte Vergütung für die Pflege insgesamt (bei fester Laufzeit) beträgt pauschal _____ Euro.

☐ Die gesonderte monatliche Vergütung für die Pflege beträgt pauschal _____ Euro.

☐ Für den Zeitraum bis zum Ablauf der Verjährungsfrist der Sachmängelansprüche wird eine abweichende monatliche Vergütung in Höhe von pauschal _____ Euro vereinbart.

☐ Die Vergütung für die Pflege gemäß Nummer(n) _____ (hier die relevanten Nummer(n) aus Nummer 5.1 eintragen) erfolgt gesondert nach Aufwand gemäß Nummer 7

☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

☐ Dabei ist Personal der Kategorie(n) _____ einzusetzen.

☐ Die Vergütung erfolgt gemäß Anlage Nr. _____.

² Der Auftragnehmer hat den Anteil der Pflege an dem Pauschalfestpreis* anzugeben, selbst wenn in Nummer 1.2 keine gesonderte Ausweisung von Preisanteilen vorgesehen ist. Dies allein, um die Berechnung der Haftungsobergrenze gemäß Ziffer 14.2 EVB-IT Erstellungs-AGB und – bei Vereinbarung einer gesonderten Ausweisung – eine Bewertung des Pauschalfestpreises* zu ermöglichen.

5.4.2 Zahlungsfristen für Pflegeleistungen

☐ monatlich (zahlbar bis zum 15. eines jeden Monats)

☐ quartalsweise (zahlbar bis zum 15. des zweiten Quartalsmonats)

☐ jährlich (zahlbar bis zum _____)

☐ einmalig zum _____

☐ gemäß Anlage Nr. _____

5.5 Sonstige Regelungen zu Pflegeleistungen

5.5.1 Abnahme der Pflegeleistungen

☐ Besondere Regelungen zur Abnahme ergeben sich aus der Anlage Nr. _____.

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Erstellungsvertrag

5.5.2 Dokumentation der Pflegeleistungen

☐ Abweichend von Ziffer 4.5 Satz 1 EVB-IT Erstellungs-AGB ist der Auftragnehmer in dem in Anlage Nr. _____ aufgeführten Umfang verpflichtet, die im Rahmen der Pflege durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren.

6 Weitere Leistungen nach der Abnahme der Werkleistungen

☒ Weitere Leistungen nach der Abnahme der Werkleistungen sind nicht Gegenstand dieses Vertrages. Insbesondere werden keine Weiterentwicklungs-, Anpassungs-, Optimierungs-, Beratungs- oder sonstigen Zusatzleistungen nach der Abnahme beauftragt. Etwaige Leistungen dieser Art bleiben einer gesonderten, rechtlich eigenständig zu prüfenden Beauftragung vorbehalten. Die gesetzlichen und vertraglichen Rechte der Auftraggeberin wegen Mängeln bleiben unberührt.

6.1 Weiterentwicklung und Anpassung

☐ Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Werkleistung jeweils nach den Vereinbarungen in Anlage Nr. _____weiterzuentwickeln, zu optimieren und an die sich ändernden Bedürfnisse des Auftraggebers anzupassen. Soweit in der Anlage nichts anderes geregelt ist, erfolgt die Beauftragung entsprechend den Konditionen dieses Vertrages und der einbezogenen EVB-IT Erstellungs-AGB.

6.2 Sonstige Leistungen

Sämtliche nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten unter Nummer 6 sind nicht ausgewählt und nicht vereinbart.

6.2.1 Leistungsumfang

☐ Der Umfang der sonstigen Leistungen nach der Abnahme der Werkleistungen ergibt sich aus Anlage Nr._____. – nicht vereinbart

6.2.2 Vergütung

☐ Die sonstigen Leistungen nach der Abnahme sind mit dem Pauschalfestpreis* abgegolten.

☐ Der Vergütungsanteil am Pauschalfestpreis* für sonstige Leistungen nach der Abnahme beträgt _____ Euro.

☐ Die sonstigen Leistungen nach der Abnahme sind mit der pauschalen Vergütung für die Pflege gemäß Nummer 5.4.1 abgegolten.

☐ Die gesonderte Vergütung für sonstige Leistungen nach der Abnahme beträgt pauschal _____ Euro.

☐ Die Vergütung erfolgt gesondert nach Aufwand gemäß Nummer 7

☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

☐ Dabei ist Personal der Kategorie(n) _____ einzusetzen.

7 Zusätzliche Regelungen für Open Source Software*

☒ Die zusätzlichen Regelungen dieses Abschnitts zu Pflegeleistungen, neuen Programmständen und zur Veröffentlichung von Pflegeergebnissen für Open-Source-Software werden nicht vereinbart. Der Einsatz von Open-Source-Komponenten im Rahmen der Erstellung der Individualsoftware bleibt nach Maßgabe der übrigen Vertragsunterlagen zulässig. Der Auftragnehmer hat sämtliche eingesetzten Open-Source-Komponenten und die zugehörigen Lizenzbedingungen vollständig offenzulegen und spätestens zur Abnahme in der Software Bill of Materials auszuweisen. Der Einsatz von Open-Source-Komponenten darf die vertragsgemäße Nutzung, den Betrieb, die Sicherheit, die Bearbeitung und die spätere Weiterentwicklung der Individualsoftware durch die Auftraggeberin oder von ihr beauftragte Dritte nicht unangemessen einschränken. Veröffentlichungspflichten in Bezug auf proprietäre oder projektspezifische Bestandteile dürfen durch den Einsatz von Open-Source- Komponenten nicht begründet werden, sofern die Auftraggeberin dem nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

☐ Der Auftragnehmer ist verpflichtet, hinsichtlich der pflegegegenständlichen Software* eine Lizenzbestandsaufnahme durchzuführen, deren Ergebnis eine vollständige Software Bill of Materials (SBOM*) ist. Die Lizenzbestandsaufnahme ist unverzüglich nach Vertragsschluss durchzuführen.

☐ Die Lizenzbestandsaufnahme ist spätestens binnen _____ Kalendertagen abzuschließen.

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Erstellungsvertrag

☐ Die Vergütung für die Lizenzbestandsaufnahme ist mit der Vergütung für die Pflege abgegolten.

☐ Die Vergütung für die Lizenzbestandsaufnahme erfolgt nach Aufwand gemäß Kategorie(n) _____ aus Nummer 8

☐ mit einer Obergrenze in Höhe von _____ Euro.

☐ Die Vergütung für die Lizenzbestandsaufnahme erfolgt zu einem gesonderten Pauschalfestpreis in Höhe von _____ Euro.

Die SBOM* ist gemäß Ziffer 5.7 der EVB-IT Erstellungs-AGB zu pflegen.

☐ Neue Programmstände* von Standardsoftware* bzw. Softwarekomponenten müssen stets

☐ Open Source Software* sein,

☐ Open Source Software* sein, für die ausschließlich von openCode* freigegebene Lizenzen gelten,

soweit die Parteien nicht im Einzelfall ausdrücklich etwas anderes vereinbaren.

☐ Ist die Störungsbeseitigung oder die Überlassung neuer Programmstände* vereinbart, so setzt der Auftragnehmer den Auftraggeber über das Erscheinen neuer Programmstände* in Kenntnis und berät ihn dazu, wann ein neuer Programmstand* übernommen werden sollte.

☐ Der Auftragnehmer überlässt dem Auftraggeber neue Programmstände* von Open Source Software nur, nachdem er diese in einer von ihm bereitgehaltenen, geeigneten Testumgebung auf Funktionalität und Eignung für die Zwecke des Auftraggebers erfolgreich getestet hat.

☐ Abweichend von Satz 1 stellt der Auftraggeber eine hierfür geeignete Umgebung zur Verfügung.

☐ Der Auftragnehmer stellt die Ergebnisse der Pflegeleistungen zusätzlich zur Überlassung an den Auftraggeber auf derjenigen öffentlichen Plattform für Softwareentwicklungsprojekte zur Verfügung, auf der die gepflegte Software* hauptsächlich entwickelt und verwaltet wird. Die Zurverfügungstellung der Ergebnisse der Pflegeleistungen umfasst jeweils, soweit dort vorhanden, auch den ausführbaren Code, die Pflege der Dokumentation, der Software Bill of Materials (SBOM)* und eines Verzeichnisses verwendeter Softwarekomponenten.

Zusätzlich erfolgt die Bereitstellung durch den Auftragnehmer wie folgt:

☐ auf der folgenden öffentlichen Plattform für Softwareentwicklungsprojekte: _____.

☐ auf openCode*

8 Ergänzende Vereinbarungen bei Vergütung nach Aufwand

☒ Eine Vergütung nach Aufwand wird nicht vereinbart. Sämtliche zur vertragsgemäßen Erstellung, Implementierung, Inbetriebnahme und Abnahmefähigkeit der Individualsoftware erforderlichen Leistungen sind mit dem Pauschalfestpreis abgegolten. Etwaige Änderungsverlangen der Auftraggeberin, die nachweislich über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, bedürfen vor ihrer Ausführung einer ausdrücklichen Beauftragung in Textform, einer Vereinbarung über die Vergütung sowie einer vorherigen vergaberechtlichen und förderrechtlichen Prüfung. Ohne eine solche Beauftragung besteht kein Anspruch auf zusätzliche Vergütung. Die Konkretisierung der technischen Umsetzung innerhalb des vereinbarten Leistungsgegenstands, die Erfüllung der Leistungsbeschreibung sowie Mängelbeseitigungs- und Nachbesserungsleistungen stellen keine zusätzlich zu vergütenden Änderungsverlangen dar.

8.1 Vereinbarung der Preiskategorien bei Vergütung nach Aufwand

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Erstellungsvertrag

8.2 Zeiten der Leistungserbringung bei Vergütung nach Aufwand

Die Leistungen des Auftragnehmers werden erbracht:

8.2.1 Während der Geschäftszeiten an Werktagen (außer an Samstagen und Feiertagen am Erfüllungsort)

8.2.2 Außerhalb der Geschäftszeiten an Werktagen (außer an Samstagen und Feiertagen am Erfüllungsort)

8.2.3 Während sonstiger Zeiten

☐ Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. _____.

8.3 Abweichende Regelungen für die Bestimmung und Vergütung von Personentagessätzen

☐ Abweichend von Ziffer 8.5 Satz 1 EVB-IT Erstellungs-AGB können bei entsprechendem Nachweis für einen Personentag bis zu 10 Stunden abgerechnet werden.

☐ Abweichend von Ziffer 8.5 Satz 2 und Satz 3 EVB-IT Erstellungs-AGB wird Folgendes vereinbart: Ein voller Tagessatz kann nur in Rechnung gestellt werden, wenn mindestens 10 Zeitstunden geleistet wurden. Werden weniger als 10 Zeitstunden pro Tag geleistet, sind diese anteilig in Rechnung zu stellen.

☐ Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. _____.

8.4 Reisekosten, Nebenkosten*, Materialkosten und Reisezeiten

8.4.1 Reisekosten, Nebenkosten* und Materialkosten

☒ Reisekosten werden nicht gesondert vergütet.

☐ Reisekosten werden vergütet gemäß Anlage Nr. _____.

☒ Nebenkosten* werden nicht gesondert vergütet.

☐ Nebenkosten* werden vergütet gemäß Anlage Nr. _____.

☒ Materialkosten werden nicht gesondert vergütet.

☐ Materialkosten werden vergütet gemäß Anlage Nr. _____.

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Erstellungsvertrag

8.4.2 Reisezeiten

☒ Reisezeiten werden nicht gesondert vergütet.

☐ Reisezeiten werden zu 50 % als Arbeitszeiten vergütet.

☐ Reisezeiten werden vergütet gemäß Anlage Nr. _____.

8.5 Besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand

☐ Besondere Bestimmungen zur Vergütung nach Aufwand sind in Anlage Nr. _____ vereinbart.

8.6 Preisanpassung für Pflegeleistungen, die nicht im Pauschalfestpreis* enthalten sind

☐ Gemäß Ziffer 8.7 EVB-IT Erstellungs-AGB wird eine Preisanpassung vereinbart für Pflegeleistungen gemäß Nummer(n) _____ (hier entsprechende Nummer(n) eintragen: 5.1.1 und/oder 5.1.2).

☐ Abweichend von Ziffer 8.7 EVB-IT Erstellungs-AGB wird eine Preisanpassung für Pflegeleistungen nach Maßgabe der Anlage Nr. _____ vereinbart.

9 Termin-, Leistungs- und Zahlungsplan

☐ Der Termin- und Leistungsplan ergibt sich aus folgender Tabelle:

☒ Der verbindliche äußere Termin- und Leistungsrahmen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und den Fördervorgaben der Auftraggeberin (siehe Anlage Nr 5 „Termin- und Zahlungsplan“). Hierzu gehören insbesondere die dort festgelegten spätesten Termine für die Bereitstellung zur Abnahme, die Gesamtabnahme, die Einreichung der prüffähigen Schlussrechnung sowie die vollständige Leistungserbringung innerhalb des maßgeblichen Förderzeitraums. Der Projekt-, Termin- und Meilensteinplan des bezuschlagten Angebots wird, soweit er den übrigen Vergabe- und Vertragsunterlagen nicht widerspricht, bei Vertragsschluss als Anlage Nr 10 Bestandteil dieses Vertrages. ☒ Die Zahlung erfolgt nach Maßgabe des Zahlungsplans in Anlage Nr. 5 „Termin- und Zahlungsplan“. Abschlagszahlungen sind nur für vollständig und prüffähig erbrachte, im Zahlungsplan eindeutig bezeichnete Leistungsstände zulässig. Die Bestätigung eines Meilensteins und die Leistung einer Abschlagszahlung stellen keine Teilabnahme dar. Die Schlussrechnung darf erst nach vollständiger Bereitstellung der Software zur Abnahme, vollständiger Übergabe der vertraglich geschuldeten Unterlagen und erfolgreicher Gesamtabnahme gestellt werden.

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Erstellungsvertrag

Der konkrete Zahlungsplan wird auf Grundlage des vom Auftragnehmer angebotenen Projekt-, Termin- und Meilensteinplans bei Vertragsschluss in Anlage 10 festgehalten. Die Gesamtsumme der Abschlagszahlungen und die bereits in den Vergabeunterlagen festgelegten Zahlungsvoraussetzungen dürfen hierbei nicht verändert werden.

☐ Die Zahlung erfolgt nach der Abnahme.

☒ Der Zahlungsplan ergibt sich aus Anlage Nr. 5.

10 Kommunikation

Bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens erfolgt die gesamte vergaberelevante Kommunikation ausschließlich über DTVP. Die Regelungen unter Ziffer 10 gelten erst ab Vertragsschluss für die Durchführung des Auftrags.

10.1 Ansprechpartner

Die Ansprechpartner des Auftragnehmers werden auf Grundlage des bezuschlagten Angebots bei Vertragsschluss ergänzt. Der Auftragnehmer hat mit seinem Angebot mindestens eine verantwortliche Projektleitung und eine vertretungsberechtigte Eskalationsansprechperson zu benennen. Die Benennung als Ansprechpartner begründet keine Vollmacht zur Änderung oder Erweiterung des Vertrages, zur Beauftragung zusätzlicher Leistungen oder zur Anerkennung zusätzlicher Vergütungsansprüche. Vertragsänderungen, zusätzliche Leistungen und vergütungsrelevante Änderungsverlangen bedürfen der ausdrücklichen Freigabe durch die hierzu von der jeweiligen Partei bevollmächtigte Person in Textform. Ein Wechsel der benannten Ansprechpartner ist der jeweils anderen Partei unverzüglich in Textform mitzuteilen. Der Wechsel eines Ansprechpartners stellt keine Vertragsänderung dar. Vertrags-, leistungs-, termin- oder vergütungsrelevante Absprachen sind in Textform zu dokumentieren. Mündliche Abstimmungen sind von der Partei, die sich auf die Abstimmung beruft, unverzüglich in Textform zusammenzufassen und der anderen Partei zu übermitteln. Vertragsänderungen und zusätzliche Beauftragungen werden durch die Dokumentation eines Besprechungsergebnisses allein nicht wirksam. Sie bedürfen einer ausdrücklichen Freigabe durch die jeweils bevollmächtigten Personen.

10.2 Störungs- bzw. Mängelmeldung

10.2.1 Form der Störungs- bzw. Mängelmeldung

☒ Die Störungs- bzw. Mängelmeldung erfolgt abweichend von Ziffer 10.3 EVB-IT Erstellungs-AGB in der Regel per E- Mail an die unter Ziffer 10.2.2 benannte Adresse. Soweit der Auftragnehmer ein Ticketsystem bereitstellt, kann die Meldung ergänzend über dieses Ticketsystem erfolgen. Maßgeblich für den Zugang und die Fristberechnung ist die in Textform dokumentierte Übermittlung. Eine unvollständige Beschreibung lässt die Wirksamkeit der Mängelmeldung unberührt, sofern der Mangel für den Auftragnehmer hinreichend erkennbar ist.

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Erstellungsvertrag

10.2.2 Adresse für Störungs- bzw. Mängelmeldung

Die Kontaktdaten für Mängelmeldungen werden auf Grundlage des bezuschlagten Angebots bei Vertragsschluss ergänzt.

Die Störungs- bzw. Mängelmeldung erfolgt

☐ an folgende Adresse:

☐ gemäß Anlage Nr._____.

11 Regelungen zu Reaktions*- und Wiederherstellungszeiten*, Hotline und Teleservice*

Die Regelungen dieses Abschnitts gelten ausschließlich für die Bearbeitung und Beseitigung von Mängeln während der Vertragserfüllung, der Funktionsprüfung und der Abnahmephase sowie für Mängel im Rahmen der vereinbarten Mängelhaftung. Sie begründen keine gesonderten Pflege-, Support-, Wartungs- oder Betriebsleistungen nach Abnahme.

11.1 Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten*

☐ Es werden folgende Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* vereinbart:

☒ Die Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* werden in Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“ festgelegt. ☒ Weitere Vereinbarungen (z.B. Reaktionszeiten*, Wiederherstellungszeiten*, Service Level Agreement) gemäß Anlage Nr. 1.

Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* beginnen ausschließlich mit dem Zugang der Störungs- bzw. Mängelmeldung während der vereinbarten Servicezeiten und laufen ausschließlich während der vereinbarten Servicezeiten.

Als Reaktion gilt nicht bereits eine automatisierte Eingangsbestätigung, sondern erst die Aufnahme der qualifizierten Bearbeitung durch fachkundiges Personal des Auftragnehmers sowie eine erste sachliche Rückmeldung zum gemeldeten Mangel. Als Wiederherstellung gilt die Wiederherstellung der vertragsgemäßen Nutzbarkeit. Eine vorläufige

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Erstellungsvertrag

Umgehungslösung kann zur Einhaltung der Wiederherstellungszeit ausreichen, soweit sie für die Auftraggeberin zumutbar ist. Die Pflicht zur vollständigen und nachhaltigen Mängelbeseitigung bleibt unberührt.

Ergänzend können in Nummer 16 für die Nichteinhaltung der o.g. Zeiten Vertragsstrafen vereinbart werden.

11.2 Servicezeiten

☒ Es werden für Phase 3 folgende Servicezeiten vereinbart:

☒ Weitere Vereinbarungen zu Servicezeiten gemäß Anlage Nr. 1, Abschnitt 3.4.1.

11.3 Hotline

☒ Eine gesonderte Hotline wird nicht vereinbart. Die Kommunikation zu Mängeln erfolgt über die unter Ziffer 10.2 festgelegten Kommunikationswege. Bei betriebsverhindernden Mängeln ist zusätzlich eine telefonische Eskalation an die benannte Projekt- oder Eskalationsansprechperson zulässig. Die nachfolgende Hotline-Tabelle ist nicht einschlägig.

☐ Der Auftragnehmer gewährt eine telefonische deutschsprachige Unterstützung (Hotline) zu folgenden Zeiten:

☐ Weitere Vereinbarungen zur Hotline (z.B. Kreis der Berechtigten, Leistungsumfang) gemäß Anlage Nr._____.

11.4 Behandlung von Änderungsverlangen (Change Requests)

☐ Ergänzend/abweichend zu/von Ziffer 16 EVB-IT Erstellungs-AGB sind die Vereinbarungen über die Behandlung von Änderungsverlangen (Change Requests), die während der Vertragsdauer vom Auftraggeber vorgebracht werden, festgelegt in Anlage Nr. _____.

☒ Änderungsverlangen der Auftraggeberin bedürfen der Textform. Der Auftragnehmer hat vor Umsetzung eines Änderungsverlangens dessen Auswirkungen auf Leistungsumfang, Termine, Vergütung, technische Architektur, Datenschutz, IT-Sicherheit und Förderfähigkeit nachvollziehbar darzustellen. Die Umsetzung darf erst nach ausdrücklicher Beauftragung durch die hierzu bevollmächtigte Person der Auftraggeberin und nach Abschluss der erforderlichen vergabe- und förderrechtlichen Prüfung erfolgen. Ohne ausdrückliche Beauftragung besteht kein Anspruch auf zusätzliche Vergütung oder Fristverlängerung. Die Konkretisierung der technischen Umsetzung innerhalb des vertraglich vereinbarten Leistungsgegenstands, die Erfüllung der Leistungsbeschreibung, die Herstellung der Abnahmefähigkeit sowie Mängelbeseitigungs- und Nachbesserungsleistungen stellen keine gesondert zu vergütenden Änderungsverlangen dar. Mündliche Abstimmungen, Besprechungsprotokolle oder fachliche Freigaben begründen allein keine Beauftragung zusätzlicher Leistungen.

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Erstellungsvertrag

12 Weitere Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat folgende weitere Pflichten:

12.1 Besondere Anforderungen an Mitarbeiter des Auftragnehmers

☒ Mindestanforderungen an das einzusetzende Personal des Auftragnehmers ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und dem bezuschlagten Angebot des Auftragnehmers. Das im bezuschlagten Angebot benannte Schlüsselpersonal ist für die Vertragsdurchführung einzusetzen. Ein Austausch von Schlüsselpersonal ist nur aus wichtigem Grund und nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in Textform zulässig. Ersatzpersonal muss mindestens über eine gleichwertige Qualifikation und Projekterfahrung verfügen. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Personalausfälle und Personalwechsel dürfen nicht zu einer Erhöhung der Vergütung oder einer Verlängerung verbindlicher Fristen führen, soweit der Auftragnehmer den Umstand zu vertreten hat.

☒ Soweit Leistungen durch Unterauftragnehmer erbracht werden, gelten die Anforderungen an Qualifikation, Erfahrung, Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit entsprechend.

12.2 Kopier- oder Nutzungssperre*

☒ Die Leistungen des Auftragnehmers weisen keine Kopier- oder Nutzungssperren* auf. Die Individualsoftware darf insbesondere nicht von einem ausschließlich durch den Auftragnehmer kontrollierten Lizenzserver, Benutzerkonto, Aktivierungsschlüssel oder sonstigen technischen Freigabemechanismus abhängig sein. Unberührt bleiben technisch notwendige Zugriffsschutz-, Berechtigungs- und Sicherheitsmechanismen, die dem Schutz der Software, der Systeme oder der verarbeiteten Daten dienen und von der Auftraggeberin verwaltet oder kontrolliert werden können.

☐ Die Leistungen des Auftragnehmers weisen folgende Kopier- oder Nutzungssperren* auf: _____. Näheres siehe Anlage Nr. _____.

12.3 Mitteilungspflicht bezüglich der zur Vertragserfüllung eingesetzten Werkzeuge*

Der Bieter hat mit dem Angebot sämtliche Werkzeuge, Plattformen, Entwicklungsumgebungen und sonstigen technischen Hilfsmittel offenzulegen, die für Build, Installation, Konfiguration, Betrieb, Fehlerbehebung, Bearbeitung oder Weiterentwicklung der Individualsoftware erforderlich sind. Die abschließende Konkretisierung der verwendeten und entwickelten Werkzeuge erfolgt auf Grundlage des bezuschlagten Angebots.

☐ Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber mit, dass er folgende Werkzeuge* für die Erstellung der Individualsoftware*, die für die Bearbeitung und Umgestaltung der Individualsoftware* notwendig sind,

☐ verwenden wird: _____. Näheres siehe Anlage Nr. _____.

☐ entwickeln wird: _____. Näheres siehe Anlage Nr. _____.

☒ In Ergänzung zu Ziffer 6.2 der EVB-IT Erstellungs-AGB erstreckt sich die Mitteilungspflicht des Auftragnehmers auch auf die für die Erstellung der Werkleistungen insgesamt eingesetzten Werkzeuge*, soweit diese für Build, Installation, Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung, Migration, Bearbeitung oder Weiterentwicklung der Software relevant sind.

13 Mitwirkung der Auftraggeberin ☒ Die Mitwirkung der Auftraggeberin ergibt sich aus Anlage Nr.1 „Leistungsbeschreibung“.

14 Abnahme

14.1 Gegenstand der Abnahme ☒ Ergänzende Vereinbarungen zum Gegenstand der Abnahme gemäß Anlage Nr. 1 „Leistungsbeschreibung“ und Nr. 5 „Termin- und Zahlungsplan“, sowie Anlage Nr. 4 „Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte“ ☒ Der Auftragnehmer schuldet die zum Zeitpunkt der Bereitstellung zur Abnahme aktuellste Version der vereinbarten Software*, sofern sie stabil, produktionsgeeignet und sicherheitsgeprüft ist.

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Erstellungsvertrag

14.2 Testdaten

☐ Die Testdaten erstellt der Auftraggeber. Einzelheiten gemäß Anlage Nr. _____.

☐ Die Testdaten erstellt der Auftragnehmer. Einzelheiten gemäß Anlage Nr. _____.

☒ Die Testdaten und Testfälle werden von Auftragnehmer und Auftraggeberin entsprechend ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen erstellt. Hierbei liefert die Auftraggeberin vorrangig fachliche Referenzinhalte und Beispielszenarien. Der Auftragnehmer liefert vorrangig technische, synthetische, Grenz- und Negativtestdaten. Weitere Einzelheiten können Anlage Nr. 1 entnommen, sowie in Anlage Nr. 7 und Nr. 10 geregelt werden.

14.3 Funktionsprüfung

☒ Dauer der Funktionsprüfungszeit (abweichend von der 30tägigen Frist in Ziffer 11.2 EVB-IT Erstellungs-AGB): maximal 20 Werktage.

☐ Dauer der Funktionsprüfungszeit für teilabzunehmende Leistungen (abweichend von der 14tägigen Frist in Ziffer 11.2 Satz 2 EVB-IT Erstellungs-AGB): _____.

☒ Abweichend von Ziffer 11.5 EVB-IT Erstellungs-AGB beträgt der Zeitrahmen für erneute Funktionsprüfungen statt 14 Tagen jeweils maximal 10 Werktage.

☐ Ort und Dauer der Funktionsprüfung(en) ergeben sich aus Anlage Nr. _____ (abweichend von Ziffern 11.2 und 11.3 EVB-IT Erstellungs-AGB).

☐ Die Durchführung der Funktionsprüfung für die Werksleistungen insgesamt erfolgt abweichend von Ziffer 11.3 EVB-IT Erstellungs-AGB nicht in der in Nummer 3 genannten, sondern in folgender Systemumgebung*: _____.

☐ Die Durchführung der Funktionsprüfung für teilabzunehmende Leistungen erfolgt abweichend von Ziffer 11.3 EVB- IT Erstellungs-AGB nicht in der in Nummer 3 genannten, sondern in folgender Systemumgebung*: _____.

☐ Die Regelungen zur Durchführung der Funktionsprüfung und der Abnahme ergeben sich aus Anlage Nr. _____ (abweichend von Ziffer 11 EVB-IT Erstellungs-AGB).

15 Mängelhaftung (Gewährleistung)

15.1 Verjährungsfrist (Gewährleistungsfrist) für Mängel

☒ Abweichende Verjährungsfristen werden nicht vereinbart. Es gelten die Verjährungsfristen gemäß Ziffer 12.3 EVB- IT-Erstellungs-AGB.

☐ Es gilt Ziffer 12.3 EVB-IT Erstellungs-AGB mit der Maßgabe, dass für Sachmängel und Rechtsmängel, die nicht Rechtsmängel der Individualsoftware* sind, die Verjährungsfrist statt 24 Monate _____ Monate beträgt.

☐ Anstelle der in Ziffer 12.3 EVB-IT Erstellungs-AGB geregelten zwölfmonatigen Frist für den Rücktritt bezogen auf die Standardsoftware* tritt eine _____ monatige Frist.

☐ Die Verjährungsfristen für Sach- und Rechtsmängel ergeben sich aus Anlage Nr. _____.

☐ Abweichend von Ziffer 12.4 EVB-IT Erstellungs-AGB endet die Verjährungsfrist für Mängel an Teilleistungen nicht zwei Jahre nach der Teilabnahme und frühestens neun Monate nach der Gesamtabnahme, sondern gemäß Anlage Nr. _____.

15.2 Weitere Vereinbarungen zur Mängelhaftung

☒ Die Mängelmeldung erfolgt gemäß Nummer 10.2.

☒ Reaktions*- und Wiederherstellungszeiten*, Hotline und Teleservice* im Rahmen der Mängelhaftung (Gewährleistung) ergeben sich aus Nummer 11.

☐ Der Ausschluss der Rechtsmängelhaftung wegen Patentverletzungen, die Dritte gegen den Auftraggeber wegen einer Nutzung außerhalb von EU und EFTA geltend machen (Ziffer 12.6 EVB-IT Erstellungs-AGB), gilt nicht.

☐ Weitere Vereinbarungen gemäß Anlage Nr. _____.

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Erstellungsvertrag

☒ Die Verpflichtung zur Mängelbeseitigung innerhalb der Mängelhaftungsfrist stellt keine Pflege-, Support-, Wartungs- oder Weiterentwicklungsleistung dar und wird durch den Ausschluss entsprechender Leistungen nach den Punkten 5 und 6 nicht berührt.

☒ Als Mangel können insbesondere auch nicht vertragsgemäße Sicherheitsfunktionen, nicht offengelegte kritische Abhängigkeiten, unzureichende Rechte an Softwarebestandteilen, fehlende oder fehlerhafte SBOM-Angaben sowie Abweichungen von verbindlichen Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen gelten.

16 Abweichende Haftungsregelungen / Haftung für entgangenen Gewinn

☐ Abweichend von Ziffer 14.5 EVB-IT Erstellungs-AGB haftet der Auftragnehmer auch für entgangenen Gewinn. nicht vereinbart

☐ Abweichend von Ziffer 14.1 bis 14.3 EVB-IT Erstellungs-AGB gelten für die Haftung die Regelungen gemäß Anlage Nr. _____. nicht vereinbart

17 Vertragsstrafen bei Verzug

☒ Es gilt die Vertragsstrafenregelung gemäß Ziffer 9.3 EVB-IT-Erstellungs-AGB. Abweichende oder zusätzliche Vertragsstrafen werden nicht vereinbart.

☐ Abweichend von Ziffer 9.3 EVB-IT Erstellungs-AGB wird im Rahmen der Erstellung die Vertragsstrafenregelung gemäß Anlage Nr. _____ vereinbart. – nicht vereinbart ☐ Abweichend von Ziffer 9.3 EVB-IT Erstellungs-AGB gilt die dort aufgeführte Vertragsstrafe nicht bei Überschreitung der für die Teilabnahmen gemäß Nummer 9 festgelegten Termine. – nicht vereinbart ☐ Zusätzlich zur Vertragsstrafe gemäß Ziffer 9.3 EVB-IT Erstellungs-AGB werden in Anlage Nr. _____ Vertragsstrafen für die Nichteinhaltung der in Nummer 11 geregelten Reaktions-* und Wiederherstellungszeiten* vereinbart. nicht vereinbart

18 Weitere Vereinbarungen

18.1 Übergabe bzw. Hinterlegung des Quellcodes*

18.1.1 Übergabe des Quellcodes*

☒ Abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird der Quellcode* der Individualsoftware* gemäß Anlage Nr. 4 „Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte“ übergeben. ☐ Abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird die Individualsoftware* gemäß Nummer 4.4.1 lfd. Nr. _____ nur im Objektcode* und nicht im Quellcode* übergeben.

☐ Abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird der Quellcode* der Anpassungen der Standardsoftware*, die nicht gemäß Ziffer 2.2.1 EVB-IT Erstellungs-AGB in den Standard übernommen werden, gemäß Anlage Nr. _____ übergeben.

☐ Abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird der Quellcode* der Individualsoftware* am Ende jedes Erstellungstages in dem Software-Depository des Auftraggebers gespeichert.

☐ Näheres ergibt sich aus Anlage Nr. _____.

☐ Abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB wird der Quellcode* der Anpassungen der Standardsoftware* gemäß Ziffer 2.2.1 EVB-IT Erstellungs-AGB am Ende jedes Erstellungstages in dem Software-Depository des Auftraggebers gespeichert.

☐ Näheres ergibt sich aus Anlage Nr. _____.

Die Pflichten in Bezug auf die Übergabe des Quellcodes* von Open Source Software* bleiben von den vereinbarten Abweichungen nach dieser Nummer 18.1.1 unberührt.

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Erstellungsvertrag

18.1.2 Hinterlegung des Quellcodes*

☐ Es wird gemäß Ziffer 17.2 EVB-IT Erstellungs-AGB die Hinterlegung des Quellcodes* der Standardsoftware* oder Individualsoftware* (abweichend von Ziffer 17.1 EVB-IT Erstellungs-AGB) gemäß Anlage Nr. ___ vereinbart. – nicht vereinbart

18.2 Haftpflichtversicherung

☒ Der Nachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 18 EVB-IT Erstellungs-AGB wird vereinbart. Der Versicherungsschutz muss die vertragsgegenständlichen IT-Leistungen einschließlich Softwareentwicklung, Implementierung, Datenschutz- und Informationssicherheitsrisiken sowie daraus resultierende Vermögensschäden umfassen. Weitergehende Mindestanforderungen sind dem Teilnahmeantrag zu entnehmen.

18.3 Datenschutz, Geheimhaltung und Sicherheit

☒ Ergänzend zu bzw. abweichend von Ziffer 19 EVB-IT Erstellungs-AGB ergeben sich Regelungen zur Geheimhaltung bzw. zur Sicherheit aus Anlage Nr. 9 „Vertraulichkeitsvereinbarung“ sowie aus der Leistungsbeschreibung. ☒ Soweit durch den Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden sollen (Auftragsdatenverarbeitung), treffen die Parteien in Anlage Nr. 3 „AVV“ eine schriftliche Vereinbarung, die zumindest die gesetzlichen Mindestanforderungen beinhaltet (z.B. gemäß Art. 28 DSGVO). Der Bieter hat mit dem Angebot die für seine angebotene Lösung vorgesehenen technischen und organisatorischen Maßnahmen vorzulegen. Die geprüfte und akzeptierte Fassung wird bei Vertragsschluss Bestandteil der Vertragsunterlagen.

☐ Die Parteien treffen sonstige Vereinbarungen zum Datenschutz gemäß Anlage Nr. _____.

18.4 Kündigungsrecht des Auftraggebers

☐ Abweichend von den gesetzlichen Regelungen und Ziffer 15.3 EVB-IT Erstellungs-AGB ergeben sich die Ansprüche des Auftragnehmers bei einer Kündigung des Auftraggebers gemäß § 648 BGB aus Anlage Nr._____. - nicht vereinbart

18.5 Sonstige Vereinbarungen

☐ Sonstige Vereinbarungen: _____

☒ Die in Anlage Nr. 4, Abs. 11 geregelten Berichts-, Review- und Dokumentationspflichten sind Bestandteil der geschuldeten Projektmanagementleistungen und mit dem Pauschalfestpreis abgegolten. ☒ Die sonstigen Vereinbarungen ergeben sich aus Anlage Nr. 4 „Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte“, Anlage Nr 5 „Termin- und Zahlungsplan“, Anlage Nr. 8 „TVgG“ sowie Anlage Nr. 9 „Vertraulichkeitserklärung“.

Unterschrift Auftraggeber Unterschrift Auftragnehmer

Datum, Name Datum, Name

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Entwurf

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO

für das EU-weite Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß §§ 14 Abs. 3, 17 VgV

Projekt: SKADI (EFRE-20600170) Vergabe-Nr.: AWZ-SKADI-IT-001

Leistung: Konzeption, Entwicklung, Implementierung und Inbetriebnahme eines KI-gestützten Besucher-Guides

I. Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Zwischen:

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH Sentruper Straße 315 48161 Münster (nachfolgend „Auftraggeberin“)

und (nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt):

Name, Anschrift

Rechtsform

ggf. Angabe der ausführenden Niederlassung

Ansprechpartner/in (für sämtliche Erklärungen/Fragen im Vergabeverfahren)

Telefon, E-Mail

Eintragung in das Berufs- oder/und Handels-/Partnerschaftsregister

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH

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Diese Anlage konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der im EVB-IT-Erstellungsvertrag vom [Datum wird nach Zuschlagserteilung/Vertragsschluss ergänzt] in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten der Auftraggeberin verarbeiten.

§1 Gegenstand und Dauer der Auftragsverarbeitung

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten für die Auftraggeberin in deren Auftrag und nach deren Weisung im Sinne von Artikel 4 Nummer 2 und Artikel 28 DSGVO auf Grundlage dieses Vertrags. (2) Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus §2 des AVV, der Leistungsvereinbarung und dem EVB-IT-Vertrag der anliegenden Vergabeunterlagen. (3) Dieser Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt, zu dem der Auftragnehmer erstmals personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet. Er endet erst, wenn sämtliche auftragsbezogenen Verarbeitungstätigkeiten beendet und alle personenbezogenen Daten nach Maßgabe von § 8 zurückgegeben oder gelöscht worden sind. Nachwirkende Vertraulichkeits-, Lösch-, Kontroll- und Nachweispflichten bleiben unberührt, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben. (4) Die Auftraggeberin kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrags vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung der Auftraggeberin nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte der Auftraggeberin vertragswidrig verweigert. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Artikel 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar. (5) Die vertraglich vereinbarte Dienstleistung wird ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum erbracht. Jede Verlagerung der Dienstleistung oder von Teilarbeiten in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

§2 Konkretisierung der Auftragsverarbeitung

(1) Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für die Auftraggeberin ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Konzeption, Entwicklung, Konfiguration, technischen Erprobung, Implementierung und Inbetriebnahme des KI-gestützten multimodalen Besucher-Guides sowie dessen technischer Bereitstellung bis zum Ende der vereinbarten Betriebsleistungen und die Mängelbeseitigung während der Mängelhaftungsfrist. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist und auf dokumentierter Weisung der Auftraggeberin erfolgt. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke des Auftragnehmers oder eines Unterauftragnehmers ist ausgeschlossen. Die Verarbeitung dient ausschließlich: • der Entgegennahme und technischen Verarbeitung von Nutzeranfragen, • der Erzeugung und Ausgabe kontextbezogener Antworten und Empfehlungen, • der Erstellung individuell angefragter Rundgänge und Besuchsinformationen, • der Bereitstellung barrierearmer und multimodaler Bedienfunktionen,

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• der technischen Fehleranalyse, Gewährleistung der Informationssicherheit und Missbrauchserkennung, • der Durchführung vertraglich vereinbarter Tests und Qualitätssicherungsmaßnahmen, • der Administration, Wartung und Mängelbeseitigung während der Vertragslaufzeit und Mängelhaftungsfrist. Eine Nutzung personenbezogener Daten oder Nutzereingaben zum Training, zur allgemeinen Verbesserung oder zur Weiterentwicklung eigener oder fremder KI-Modelle, Produkte oder Dienste ist nicht zulässig, sofern die Auftraggeberin dies nicht im Einzelfall ausdrücklich in dokumentierter Form angewiesen hat und hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht Die Verarbeitung kann, abhängig von der gewählten Nutzung, insbesondere das Erheben, Erfassen, Ordnen, Strukturieren, Speichern, Auslesen, Abfragen, Übermitteln, Abgleichen, Verknüpfen, Einschränken und Löschen personenbezogener Daten umfassen. Eine automatisierte Entscheidung, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, ist nicht Gegenstand des Auftrags. (2) Gegenstand der Verarbeitung sind folgende Kategorien von personenbezogenen Daten: a. Personenstammdaten b. Kontakt- und Kommunikationsdaten c. Daten aus öffentlichen Verzeichnissen d. Nutzungs- und Protokolldaten e. IP-Adressen sowie Geräte-, Browser-, Sitzungs- und Verbindungsinformationen f. Inhalte von Nutzeranfragen und Interaktionen mit dem Besucher-Guide g. Inhalte von Textanfragen und Dialogverläufen, h. Sprach- und Audiodaten, soweit eine Spracheingabefunktion genutzt wird, i. Bilddaten, soweit eine ausdrücklich vorgesehene multimodale Bildfunktion genutzt wird, j. gegebenenfalls Standort-, Wege- oder Routendaten, soweit die entsprechende Funktion aktiviert ist, k. freiwillig angegebene Präferenzen und Interessen, l. Namen, dienstliche Kontaktdaten und Berechtigungsdaten von Administratorinnen, Administratoren, Redakteurinnen, Redakteuren und Supportkontakten, m. Inhalte von Support- und Störungsmeldungen.

Weitere Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sein können, ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, dem bezuschlagten Angebot des Auftragnehmers und dem EVB-IT- Vertrag. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht beabsichtigt. Eine eigeninitiierte Eingabe solcher Daten durch Nutzerinnen und Nutzer kann insbesondere bei Freitext- und Spracheingaben technisch nicht vollständig ausgeschlossen werden. Solche Daten dürfen weder gezielt ausgewertet noch für Trainings-, Profilbildungs- oder Analysezwecke verwendet werden und sind nach den festgelegten Löschregeln zu behandeln.

(3) Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen: a. Besucherinnen und Besucher des Allwetterzoos, einschließlich Minderjähriger, b. Nutzerinnen und Nutzer der digitalen Anwendung und der stationären Endgeräte, c. Beschäftigte und sonstige Beauftragte der Auftraggeberin, d. Administratorinnen, Administratoren, Redakteurinnen und Redakteure, e. Personen, die Support- oder Störungsmeldungen einreichen,

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f. Personen, über die Nutzerinnen oder Nutzer Inhalte in Freitext-, Sprach- oder Bildeingaben übermitteln.

§3 Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen des Auftrags und gemäß den nach § 4 Absatz 1 dieses Vertrags dokumentierten Weisungen der Auftraggeberin, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, hierzu verpflichtet ist (zum Beispiel Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer der Auftraggeberin diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. (2) Der Auftragnehmer verwendet die zur Verarbeitung überlassenen personenbezogenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen der Auftraggeberin nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. (3) Der Auftragnehmer hat personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis für dessen Dauer zu berichtigen, zu löschen oder deren Verarbeitung einzuschränken, wenn die Auftraggeberin dies mittels einer Weisung verlangt und berechtigte Interessen des Auftragnehmers dem nicht entgegenstehen. (4) Der Auftragnehmer wird die Auftraggeberin unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine von der Auftraggeberin erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. (5) Der Auftragnehmer trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der personenbezogenen Daten, die den Anforderungen des Artikels 32 DSGVO genügen. (6) Der Auftragnehmer hat bei gegebenem Anlass, mindestens aber einmal während der Vertragslaufzeit, gemäß Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO eine Überprüfung, Bewertung und Evaluation der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung durchzuführen. Das Ergebnis der Überprüfung sowie die hierzu vorliegenden Nachweise oder Berichte sind der Auftraggeberin auf Verlangen vorzulegen. (7) Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin im nötigen Umfang und soweit möglich bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Artikel 12 bis 22 DSGVO und bei der Einhaltung der in Artikel 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten. (8) Der Auftragnehmer teilt der Auftraggeberin unverzüglich Störungen, Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Mitarbeitenden gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die im Auftrag getroffenen Festlegungen sowie den Verdacht auf Datenschutzverletzungen mit. Dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf eventuelle Melde- und Benachrichtigungspflichten der Auftraggeberin nach Artikel 33 und Artikel 34 DSGVO. Meldungen nach Artikel 33 oder 34 DSGVO für die Auftraggeberin darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Weisung durchführen. (9) Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin im Rahmen seiner Möglichkeiten im Falle einer Inanspruchnahme der Auftraggeberin durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Artikel 82 DSGVO bei der Abwehr entsprechender Ansprüche. (10) Der Auftragnehmer ermöglicht und unterstützt Überprüfungen, die von der Auftraggeberin oder einem von ihr beauftragten Prüfer beim Auftragnehmer durchgeführt werden. (11) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Auftraggeberin die Vertraulichkeit zu wahren. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrags bestehen.

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(12) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeitenden vor Aufnahme der Tätigkeit mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet. (13) Der Auftragnehmer weist der Auftraggeberin die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten auf deren mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist durch geeignete Auskünfte und Nachweise nach. Zu diesen Auskünften und Nachweisen zählen insbesondere: a. Verarbeitungsverzeichnis, b. Datenschutz- und Sicherheitskonzepte (siehe auch § 5 Absätze 5 und 6), c. Liste der zugriffsberechtigten Personen, d. genehmigte Verhaltensregeln nach Artikel 40 DSGVO, e. Zertifikate nach Artikel 42 DSGVO. (14) Der Auftragnehmer nennt der Auftraggeberin schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format einen Ansprechpartner für den Datenschutz. Nachfolger und/oder Vertreter sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format mitzuteilen. Sofern der Auftragnehmer gesetzlich zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, teilt er dessen Kontaktdaten der Auftraggeberin mit.

§4 Rechte und Pflichten sowie Weisungsbefugnisse der

Auftraggeberin

(1) Die Auftraggeberin erteilt alle Aufträge und Weisungen schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen. (2) Die Auftraggeberin oder ein von ihr beauftragter Prüfer ist dazu berechtigt, sich vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig in angemessener Weise von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der in diesem Vertrag festgelegten Verpflichtungen im Rahmen von Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, im angemessenen und erforderlichen Umfang zu überzeugen. Inspektionen werden zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Die Auftraggeberin ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrags bestehen.

§5 Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmen

(1) Ein Unterauftragsverhältnis mit Subunternehmern liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragsverarbeiter mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistungen beauftragt. (2) Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Beauftragung von Subunternehmern nur befugt, soweit er die Auftraggeberin hiervon vorab in Kenntnis setzt und dieser der Beauftragung des Subunternehmers vorab schriftlich zugestimmt hat. Beabsichtigt der Auftragnehmer die Beauftragung von Subunternehmern, hat er dies der Auftraggeberin vor der Beauftragung und mit angemessener Vorlaufzeit schriftlich anzuzeigen. Die Anzeige hat mindestens den vollständigen Namen einschließlich Rechtsform, die ladungsfähige Anschrift, Kontaktdaten und den Ansprechpartner des

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Subunternehmers sowie eine Beschreibung der von diesem zu erbringenden Leistungen bzw. der von ihm durchzuführenden Verarbeitungstätigkeiten zu enthalten. (3) Der Auftragnehmer darf den betreffenden Subunternehmer erst nach Erteilung der vorherigen gesonderten schriftlichen Zustimmung der Auftraggeberin einsetzen. (4) Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass er den Subunternehmer, unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von diesem getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von Artikel 32 DSGVO, sorgfältig auswählt. Die relevanten Prüfunterlagen dazu sind der Auftraggeberin auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. (5) Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeberin und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllt sind. (6) Der Auftragnehmer hat vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer auch gegenüber Subunternehmern gelten. In dem Vertrag mit dem Subunternehmer sind die Angaben so konkret festzulegen, dass die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers deutlich voneinander abgegrenzt werden. Werden mehrere Subunternehmer eingesetzt, so gilt dies auch für die Verantwortlichkeiten zwischen diesen Subunternehmern. Insbesondere muss die Auftraggeberin berechtigt sein, im Bedarfsfall angemessene Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, bei Subunternehmern durchzuführen oder durch von ihr beauftragte Prüfer durchführen zu lassen. Soweit gesetzliche oder sicherheitsbedingte Gründe entgegenstehen, können anstelle von Vor-Ort-Prüfungen geeignete Nachweise (z. B. SOC-, ISO- oder BSI-Zertifizierungen) vorgelegt werden. Der Auftragnehmer bleibt gegenüber der Auftraggeberin für die Erfüllung der Pflichten des Subunternehmers verantwortlich.

§6 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Es wird für die konkrete Auftragsverarbeitung ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung betroffenen Personen angemessenes Schutzniveau gewährleistet. Dazu werden die Schutzziele von Artikel 32 Absatz 1 DSGVO, wie Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste sowie deren Belastbarkeit in Bezug auf Art, Umfang, Umstände und Zweck der Verarbeitungen derart berücksichtigt, dass durch geeignete technische und organisatorische Abhilfemaßnahmen das Risiko auf Dauer eingedämmt wird. (2) Für die Auftragsverarbeitung werden auch technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, die die in Kapitel III der DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen wahren. (3) Das vom Auftragnehmer mit dem Angebot vorgelegte und diesem Vertrag als Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers“ beigefügte Konzept beschreibt die für die Auftragsverarbeitung eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen passend zum ermittelten Risiko unter Berücksichtigung der Schutzziele nach Stand der Technik detailliert und unter besonderer Berücksichtigung der eingesetzten IT-Systeme und Verarbeitungsprozesse, gemäß Artikel 32 DSGVO. Die Anlage ist Bestandteil dieses Vertrags. (4) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das erforderliche Sicherheitsniveau nicht unterschritten werden. (5) Das in der Anlage „Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers“ beschriebene Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der

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Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen wird als verbindlich festgelegt.

§7 Anfragen und Rechte betroffener Personen

(1) Macht eine betroffene Person ihre Rechte gemäß Artikel 15 ff. DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer geltend, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an die Auftraggeberin weiterleiten. (2) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung der Auftraggeberin berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken.

§8 Verpflichtungen des Auftragnehmers nach Beendigung

des Auftrags

(1) Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz sowie in den Besitz von Subunternehmen gelangte Daten, Unterlagen und erstellte Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, innerhalb von 30 Kalendertagen der Auftraggeberin auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin datenschutzgerecht zu löschen bzw. zu vernichten oder vernichten zu lassen. Daten in technisch nicht unmittelbar veränderbaren Sicherungskopien sind bis zur turnusmäßigen Löschung zu sperren und dürfen nicht zu anderen Zwecken wiederhergestellt werden. (2) Die Löschung bzw. Vernichtung ist der Auftraggeberin mit Datumsangabe schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen. (3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren.

§9 Haftung

(1) Auftraggeberin und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend Artikel 82 DSGVO.

§10 Vertragsstrafe

(1) Eine Vertragsstrafe wird nicht vereinbart. Die gesetzlichen und vertraglichen Ansprüche der Auftraggeberin bei Pflichtverletzungen des Auftragnehmers bleiben unberührt.

§11 Schlussbestimmungen

(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer im Sinne des § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.

(2)

(3) Sollte das Eigentum oder die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten der Auftraggeberin beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige

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Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich zu verständigen. (4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem dokumentierten elektronischen Format erfolgen kann. (5) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt. (6) Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht.

Datum, Ort Unterschrift/Signatur Auftraggeberin

Datum, Ort Unterschrift/Signatur Auftragnehmer

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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) EVB-IT-Erstellungsvertrag – ANLAGE 04 Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte Seite 1/12

Anlage 04: Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte

1. Gegenstand dieser Anlage

Diese Anlage regelt ergänzend und vorrangig die Nutzungsrechte,

Herausgabepflichten und Verwertungsbefugnisse an den im Rahmen des EVB-IT-

Erstellungsvertrages erstellten Projektergebnissen.

Zu den Projektergebnissen gehören insbesondere:

• die erstellte Individualsoftware,

• der Quellcode,

• ausführbare Programmdateien,

• Konfigurationen,

• Schnittstellenbeschreibungen,

• Datenmodelle,

• Promptbibliotheken,

• Systemprompts,

• Dialoglogiken,

• RAG-Konfigurationen,

• Vektordatenbanken,

• Wissensstrukturen,

• projektspezifische KI-Konfigurationen,

• projektspezifische Modellanpassungen,

• Test- und Abnahmedokumentationen,

• Betriebs- und Administrationsdokumentationen,

• sonstige im Rahmen des Projekts erstellte Arbeitsergebnisse.

Diese Anlage gilt vorrangig vor abweichenden oder entgegenstehenden Angaben im

Angebot des Auftragnehmers, soweit diese nicht ausdrücklich schriftlich durch die

Auftraggeberin akzeptiert wurden.

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Projekt SKADI (EFRE-20600170) Vergabe: AWZ-SKADI-IT-001 (KI-gestützter Besucher-Guide) EVB-IT-Erstellungsvertrag – ANLAGE 04 Nutzungsrechte, Quellcode und KI-Artefakte Seite 2/12

2. Rechte an der Individualsoftware

Die Auftraggeberin erhält an den vertragsgegenständlichen Arbeitsergebnissen die in

dieser Anlage und im EVB-IT-Erstellungsvertrag bestimmten Nutzungsrechte. Die

Rechtseinräumung erfolgt zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkt, soweit für

einzelne Bestandteile nicht ausdrücklich etwas Abweichendes geregelt ist.

Die Nutzungsrechte umfassen insbesondere das Recht, die Gesamtlösung und ihre

Bestandteile selbst oder durch Dritte zu betreiben, zu vervielfältigen, zu bearbeiten,

zu ändern, zu übersetzen, anzupassen, mit anderen Anwendungen oder Systemen

zu verbinden, weiterzuentwickeln, zu verbreiten, öffentlich zugänglich zu machen und

wirtschaftlich zu verwerten.

Die wirtschaftliche Verwertung umfasst insbesondere das Recht, die Gesamtlösung

entgeltlich oder unentgeltlich zu verkaufen, zu vermieten, zu verleasen, zu

lizenzieren, Unterlizenzen einzuräumen, als Software-as-a-Service oder in einem

vergleichbaren Betriebs- oder Bereitstellungsmodell anzubieten sowie Erwerbern,

Lizenznehmern, Mietern, Betreibern, Vertriebspartnern und sonstigen Dritten die

hierfür erforderlichen Nutzungsrechte einzuräumen.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, die ihr eingeräumten Nutzungsrechte ganz oder

teilweise auf Dritte zu übertragen oder Dritten entsprechende Nutzungsrechte

einzuräumen. Dies umfasst insbesondere das Recht, die Gesamtlösung unter

eigener Bezeichnung, unter einer Bezeichnung Dritter oder als White-Label-Lösung

anzubieten und zu vermarkten.

Die Rechtseinräumung muss alle Bestandteile erfassen, die erforderlich sind, um die

Gesamtlösung vertragsgemäß zu betreiben, zu ändern, weiterzuentwickeln und

wirtschaftlich zu verwerten. Für vorbestehende Bestandteile, Fremdsoftware und

Open-Source-Software gelten ergänzend die besonderen Regelungen dieser Anlage.

Die vorstehenden Rechte umfassen nicht die isolierte Verwertung vorbestehender

Standardbestandteile des Auftragnehmers oder Dritter unabhängig von der

Gesamtlösung, sofern im finalen Angebot nicht ausdrücklich weitergehende Rechte

eingeräumt werden.

Soweit in den nachfolgenden Bestimmungen Rechte für Betrieb, Pflege, Prüfung,

Änderung oder Weiterentwicklung beschrieben werden, handelt es sich nicht um eine

abschließende Beschränkung. Für sämtliche projektspezifischen Bestandteile gelten

zusätzlich die in diesem Abschnitt geregelten Rechte zur wirtschaftlichen Verwertung

der Gesamtlösung, soweit nicht ausdrücklich etwas Abweichendes bestimmt ist.

3. Rechte am Quellcode

Der Auftragnehmer übergibt der Auftraggeberin spätestens mit der Abnahme den

vollständigen, aktuellen und lauffähigen Quellcode der Individualsoftware.

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Der Quellcode ist einschließlich aller für Build, Installation, Betrieb, Wartung,

Fehlerbehebung und Weiterentwicklung erforderlichen Bestandteile zu übergeben.

Hierzu gehören insbesondere:

• Quellcodedateien,

• Build- und Deployment-Skripte,

• Konfigurationsdateien,

• Dokumentation der Entwicklungsumgebung,

• Abhängigkeiten,

• Schnittstellendokumentationen,

• Installationsanleitungen,

• Betriebsanleitungen,

• Testskripte,

• Versionsinformationen,

• Hinweise zu eingesetzten Drittkomponenten.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Quellcode selbst oder durch Dritte zu nutzen,

zu analysieren, zu bearbeiten, zu ändern, zu pflegen und weiterzuentwickeln, soweit

dies für den Betrieb, die Pflege, Fehlerbehebung, Sicherheit, Anpassung oder

Weiterentwicklung der Individualsoftware erforderlich ist.

4. Rechte an Promptbibliotheken, Dialoglogiken und KI-

Konfigurationen

Sämtliche im Rahmen des Projekts speziell für die Auftraggeberin erstellten

Promptbibliotheken, Systemprompts, Dialoglogiken, Antwortlogiken, Routingregeln,

RAG-Konfigurationen, Retrieval-Regeln, Bewertungslogiken, Moderationsregeln und

sonstigen projektspezifischen KI-Konfigurationen gehen mit Abnahme in die

Nutzungsbefugnis der Auftraggeberin über.

Die Auftraggeberin erhält hieran ein ausschließliches, zeitlich und räumlich

unbeschränktes Nutzungsrecht.

Dieses Nutzungsrecht umfasst insbesondere das Recht,

• die KI-Konfigurationen zu speichern,

• zu nutzen,

• zu vervielfältigen,

• zu bearbeiten,

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• zu ändern,

• zu erweitern,

• in andere Systeme zu übertragen,

• durch Dritte warten oder weiterentwickeln zu lassen.

Allgemeine Methoden, Erfahrungen, technische Muster und nicht projektspezifische

Bestandteile des Auftragnehmers bleiben hiervon unberührt.

5. Rechte an Wissensstrukturen, RAG-Daten und

Vektordatenbanken

Soweit im Rahmen des Projekts Wissensdatenbanken, Wissensstrukturen, FAQ-

Strukturen, RAG-Datenbestände, Embeddings, Vektordatenbanken oder

vergleichbare projektspezifische Datenstrukturen erstellt werden, erhält die

Auftraggeberin hieran die für den Betrieb, die Nutzung, Pflege, Änderung und

Weiterentwicklung erforderlichen Rechte.

Dies umfasst insbesondere das Recht,

• diese Strukturen und Datenbestände zu exportieren,

• zu sichern,

• zu kopieren,

• zu verändern,

• in andere technische Umgebungen zu übertragen,

• durch Dritte pflegen oder weiterentwickeln zu lassen,

• für den Betrieb des Besucher-Guides zu verwenden.

Soweit die Vektordatenbanken oder Embeddings auf von der Auftraggeberin

bereitgestellten Inhalten beruhen, verbleiben sämtliche Rechte an den zugrunde

liegenden Inhalten bei der Auftraggeberin.

6. Trainingsdaten, Testdaten und Projektdaten

Von der Auftraggeberin bereitgestellte Daten, Inhalte, Texte, Bilder,

Wissensbestände, Dokumente, Testdaten und sonstige Informationen verbleiben im

Eigentum bzw. in der Rechteinhaberschaft der Auftraggeberin.

Der Auftragnehmer darf diese Daten ausschließlich zur Erfüllung des Vertrages

verwenden.

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Eine Nutzung dieser Daten zu eigenen Zwecken, zur Entwicklung eigener Produkte,

zur Verbesserung eigener Modelle, zur Marktforschung, zur Wettbewerbsanalyse

oder für Projekte Dritter ist unzulässig, sofern die Auftraggeberin dem nicht

ausdrücklich zugestimmt hat.

Soweit im Rahmen des Projekts neue projektspezifische Testdaten, Trainingsdaten,

Evaluationsdaten, Abnahmedaten oder Qualitätssicherungsdatensätze erstellt

werden, erhält die Auftraggeberin hieran ein zeitlich und räumlich unbeschränktes

Nutzungsrecht für den Betrieb, die Pflege, Prüfung, Qualitätssicherung und

Weiterentwicklung der Individualsoftware. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere

die Speicherung, Vervielfältigung, Bearbeitung, Ergänzung, Auswertung, Migration

und Nutzung durch von der Auftraggeberin beauftragte Dritte für Betrieb, Prüfung,

Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Lösung.

7. Modellanpassungen und KI-Modelle

Soweit im Rahmen des Projekts KI-Modelle projektspezifisch konfiguriert, feinjustiert,

angepasst oder mit projektspezifischen Daten erweitert werden, sind die hieraus

entstehenden projektspezifischen Konfigurationen, Parameter, Einstellungen und

sonstigen Arbeitsergebnisse der Auftraggeberin in geeigneter Form zu

dokumentieren und herauszugeben.

Soweit an einem eingesetzten Basismodell, Foundation Model oder sonstigen KI-

Modell keine Rechte auf die Auftraggeberin übertragen werden können, hat der

Auftragnehmer dies im Angebot offenzulegen und die jeweiligen Nutzungs-, Lizenz-

und Zugriffsbeschränkungen vollständig darzustellen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die vertragsgemäße Nutzung der

Individualsoftware durch die Auftraggeberin nicht von nicht offengelegten Rechten,

Lizenzen, Zugriffsbeschränkungen oder Vergütungsansprüchen Dritter abhängig ist.

8. Vorbestehende Bestandteile und Fremdsoftware

Setzt der Auftragnehmer vorbestehende Teile, Module, Frameworks, Libraries,

Softwarekomponenten, KI-Komponenten, Modelle, Tools, externe Dienste,

Schnittstellen oder sonstige Bestandteile ein, die nicht speziell für die Auftraggeberin

entwickelt wurden, hat er diese im Angebot vollständig offenzulegen.

Die Offenlegung muss für jeden Bestandteil mindestens enthalten:

• Bezeichnung, Hersteller beziehungsweise Rechteinhaber und Version,

• Art und Funktion des Bestandteils,

• Einordnung als vorbestehender Eigenbestandteil des Auftragnehmers,

Fremdsoftware, Open-Source-Software oder externer Dienst,

• geltende Lizenz- und Nutzungsbedingungen,

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• Bedeutung für Betrieb, Pflege, Änderung, Weiterentwicklung und

wirtschaftliche Verwertung der Gesamtlösung,

• Möglichkeit und Bedingungen eines technischen Austauschs,

• Angabe, ob der Quellcode übergeben wird oder verfügbar ist,

• Angabe, ob die Auftraggeberin, ihre Erwerber und Lizenznehmer sowie jeweils

von diesen beauftragte Dritte den Bestandteil bearbeiten, ändern und

weiterentwickeln dürfen,

• sämtliche einmaligen und laufenden Kosten,

• sämtliche nutzungs-, kunden-, installations-, transaktions-, laufzeit-, umsatz-

oder sonstigen mengenabhängigen Entgelte,

• technische oder lizenzrechtliche Beschränkungen der Vervielfältigung,

Bearbeitung, Verbreitung, Vermietung, Lizenzierung, Unterlizenzierung,

öffentlichen Zugänglichmachung, White-Label-Nutzung oder Bereitstellung als

Dienst,

• Bedingungen für die Nutzung durch Erwerber, Lizenznehmer, Mieter,

Betreiber, Vertriebspartner, Endnutzer und sonstige Kunden der

Auftraggeberin,

• verfügbare technisch und wirtschaftlich gleichwertige Alternativen.

Soweit der Auftragnehmer vorbestehende eigene Softwarebestandteile, Bibliotheken,

Frameworks, Module, Konfigurationen, Vorlagen oder sonstige vorbestehende

Arbeitsergebnisse in die Gesamtlösung integriert, räumt er der Auftraggeberin hieran

mindestens ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes, unwiderrufliches,

übertragbares und unterlizenzierbares Nutzungsrecht ein.

Das Nutzungsrecht umfasst für die Nutzung und wirtschaftliche Verwertung der

Gesamtlösung insbesondere das Recht, die vorbestehenden Bestandteile

gemeinsam mit der Individualsoftware zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zu ändern,

umzugestalten, anzupassen, zu übersetzen, mit anderen Programmen und

Systemen zu verbinden, zu verbreiten, öffentlich zugänglich zu machen, anzubieten,

zu verkaufen, zu vermieten, zu verleasen, entgeltlich oder unentgeltlich zu

lizenzieren, im Wege eines Software-as-a-Service- oder vergleichbaren Modells

bereitzustellen und selbst oder durch Dritte betreiben, pflegen, ändern und

weiterentwickeln zu lassen.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, die hierfür erforderlichen Nutzungsrechte an

Erwerber, Lizenznehmer, Mieter, Betreiber, Vertriebspartner, verbundene

Unternehmen und sonstige Nutzer der Gesamtlösung zu übertragen oder diesen

entsprechende Unterlizenzen einzuräumen. Die Unterlizenznehmer und Erwerber der

Auftraggeberin dürfen die zur vertragsgemäßen Nutzung, Bereitstellung, zum

Betrieb, zur Pflege und Weiterentwicklung der Gesamtlösung erforderlichen

Nutzungsrechte ihrerseits an Endnutzer, Betreiber und technische Dienstleister

einräumen.

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Eine isolierte Vermarktung vorbestehender Bestandteile unabhängig von der

Gesamtlösung ist nicht umfasst, sofern im finalen Angebot nichts Abweichendes

vereinbart wird.

Der Auftragnehmer darf vorbestehende Bestandteile oder Fremdsoftware, deren

Lizenzbedingungen die vorgesehene wirtschaftliche Verwertung der Gesamtlösung

durch die Auftraggeberin beschränken, nur einsetzen, wenn er diese

Beschränkungen bereits mit dem finalen Angebot vollständig offengelegt hat und die

Auftraggeberin ihrer Verwendung vor Zuschlag ausdrücklich zugestimmt hat.

Bestandteile, deren Lizenzbedingungen einer Veräußerung, Vermietung,

Lizenzierung, Unterlizenzierung oder sonstigen wirtschaftlichen Verwertung der

Gesamtlösung entgegenstehen, dürfen nicht als für die Funktionsfähigkeit zwingend

erforderliche Bestandteile eingesetzt werden.

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er zur Einräumung, Übertragung und

Unterlizenzierung sämtlicher vertragsgegenständlicher Nutzungsrechte berechtigt ist

und die erforderlichen Zustimmungen der Urheber und sonstigen Rechteinhaber

eingeholt hat.

9. Open-Source-Komponenten

Der Einsatz von Open-Source-Software ist zulässig, sofern hierdurch die

vertragsgemäße Nutzung, der Betrieb, die Pflege, die Sicherheit und die

Weiterentwicklung der Individualsoftware durch die Auftraggeberin nicht

unangemessen eingeschränkt werden.

Der Auftragnehmer hat sämtliche eingesetzten Open-Source-Komponenten

vollständig offenzulegen.

Die Offenlegung muss mindestens enthalten:

• Bezeichnung der Komponente,

• Version,

• Lizenz,

• Rechteinhaber oder Projekt,

• Zweck der Verwendung,

• etwaige Copyleft- oder Veröffentlichungspflichten,

• Auswirkungen auf die Rechte der Auftraggeberin,

• sicherheitsrelevante Hinweise.

Open-Source-Komponenten mit Copyleft-Effekt dürfen nur eingesetzt werden, wenn

der Auftragnehmer die Auswirkungen auf die Nutzungsrechte der Auftraggeberin

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vollständig darstellt und der Einsatz mit den Anforderungen der

Leistungsbeschreibung und dieses Vertrages vereinbar ist.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass durch den Einsatz von Open-Source-

Komponenten keine Verpflichtung entsteht, vertrauliche, proprietäre oder

projektspezifische Bestandteile der Individualsoftware offenzulegen, soweit die

Auftraggeberin dem nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

10. Software Bill of Materials

Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin spätestens zur Abnahme eine

vollständige Software Bill of Materials bereit.

Die Software Bill of Materials muss sämtliche wesentlichen Softwarekomponenten,

Drittkomponenten, Open-Source-Komponenten, Libraries, Frameworks, KI-

Komponenten und sonstige Abhängigkeiten enthalten, die für Betrieb, Sicherheit,

Wartung oder Weiterentwicklung der Individualsoftware relevant sind.

Die SBOM ist gemäß BSI TR-03183-2 in einem maschinenlesbaren Format,

entweder SPDX oder CycloneDX, bereitzustellen.

11. Dokumentation

Der Auftragnehmer informiert die Auftraggeberin während der Entwicklungsphase

mindestens monatlich schriftlich über den Projektfortschritt.

Der Fortschrittsbericht muss für technisch nicht vorgebildete Personen verständlich

sein und mindestens folgende Inhalte enthalten:

• erreichte Arbeitsergebnisse im Berichtszeitraum,

• geplante Arbeitsergebnisse für den nächsten Berichtszeitraum,

• aktueller Umsetzungsstand der Anforderungen,

• wesentliche technische und fachliche Entscheidungen,

• erkannte Risiken und Gegenmaßnahmen,

• wesentliche Abweichungen von Zeit- oder Ressourcenplanung,

• Übersicht über offene Fehler und deren Priorisierung,

• eine Übersicht sämtlicher vertraglich vereinbarter Anforderungen gemäß der

Vertragsunterlagen und der Leistungsbeschreibung. Jede Anforderung ist mit

einem Status zu kennzeichnen:

Grün: Entwicklungsarbeiten im Wesentlichen abgeschlossen

o

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Gelb: in Bearbeitung

o

Rot: noch nicht begonnen oder wesentlich gefährdet

o

Für gelbe und rote Punkte sind Ursachen und geplante Maßnahmen zu erläutern.

Darüber hinaus präsentiert der Auftragnehmer der Auftraggeberin mindestens einmal

je Quartal den aktuellen Entwicklungsstand in einem gemeinsamen Review-Termin.

Der Review umfasst insbesondere:

• die Demonstration bereits umgesetzter Funktionen,

• die Darstellung des aktuellen Umsetzungsgrades der Anforderungen,

• die Vorstellung wesentlicher Architektur- und Designentscheidungen,

• die Erläuterung erkannter Risiken und offener Punkte,

• die Darstellung der nächsten Entwicklungsschritte.

Der Auftragnehmer erstellt über jeden Review-Termin ein Ergebnisprotokoll und stellt

dieses der Auftraggeberin innerhalb von zehn Arbeitstagen zur Verfügung.

Der Auftragnehmer dokumentiert die wesentlichen Entwicklungsaktivitäten in

angemessener Weise und stellt der Auftraggeberin auf Anforderung eine

verständliche Zusammenfassung der im jeweiligen Zeitraum vorgenommenen

Änderungen und Weiterentwicklungen zur Verfügung.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, bei konkreten Zweifeln am Projektfortschritt oder an

der Einhaltung der vertraglichen Anforderungen während der Vertragslaufzeit durch

einen zur Vertraulichkeit verpflichteten sachverständigen Dritten mit einer

Überprüfung der bereitgestellten Projektunterlagen zu beauftragen. Die berechtigten

Geheimhaltungsinteressen des Auftragnehmers sind hierbei zu berücksichtigen.

Der Auftragnehmer hat die hierfür erforderlichen Informationen in angemessenem

Umfang bereitzustellen.

Spätestens vier Wochen vor dem verbindlich geplanten Termin der Bereitstellung zur

Abnahme legt der Auftragnehmer einen Abnahmevorbereitungsbericht vor.

Dieser enthält insbesondere:

• eine Übersicht aller umgesetzten Anforderungen,

• eine Darstellung noch offener Punkte,

• den Status der Dokumentation,

• den Status der Tests,

• den Status der Quellcodeaufbereitung und Übergabeunterlagen,

• bekannte Einschränkungen oder Restmängel.

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Projektberichte, Statusmeldungen, Review-Termine, Demonstrationen,

Meilensteinbesprechungen, Zwischenstände, Entwürfe, Teststellungen sowie die

Entgegennahme von Dokumentationen oder sonstigen Unterlagen dienen

ausschließlich der Projektsteuerung und Qualitätssicherung. Sie begründen weder

eine Teilabnahme noch eine konkludente Abnahme und lassen Mängelrechte oder

Gewährleistungsansprüche unberührt. Teilabnahmen finden nicht statt, soweit sie

nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart werden.

Der Auftragnehmer übergibt der Auftraggeberin spätestens zur Abnahme eine

vollständige und verständliche Dokumentation.

Diese umfasst mindestens:

• technische Dokumentation,

• Systemarchitektur,

• Schnittstellenbeschreibung,

• Installationsanleitung,

• Betriebsdokumentation,

• Administrationsdokumentation,

• Beschreibung der KI-Komponenten, der eingesetzten Modelle und ihrer

Funktion innerhalb der Lösung,

• Beschreibung der Datenflüsse,

• Beschreibung der Wissensintegration,

• Beschreibung von Promptstrukturen und KI-Konfigurationen,

• Test- und Abnahmedokumentation,

• Hinweise zu Wartung, Sicherheit und Weiterentwicklung.

Die Auftraggeberin erhält an allen Teilen der Dokumentation ein zeitlich, räumlich und

inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht. Dieses umfasst auch das Recht zur

Vervielfältigung, Bearbeitung, Weitergabe an beauftragte Dritte und Nutzung für

Betrieb, Pflege, Prüfung, Sicherheit und Weiterentwicklung der Individualsoftware.

Die Berichts- und Reviewpflichten sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten.

12. Rechte Dritter

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er der Auftraggeberin sämtliche

vertragsgemäß geschuldeten Rechte wirksam einräumen kann. Soweit hierfür

Rechte oder Zustimmungen Dritter erforderlich sind, beschafft er diese auf eigene

Kosten und legt die betreffenden Bedingungen vor Angebotsabgabe vollständig

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offen. Nicht offengelegte Lizenzkosten oder Beschränkungen begründen keinen

zusätzlichen Vergütungsanspruch des Auftragnehmers und berechtigen ihn nicht, die

vertragsgemäße Nutzung oder wirtschaftliche Verwertung einzuschränken.

Weitergehende Ansprüche der Auftraggeberin bleiben unberührt.

13. Nutzung durch beauftragte Dritte

Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Individualsoftware, den Quellcode, die

Dokumentation und die sonstigen Projektergebnisse durch von ihr beauftragte Dritte

betreiben, prüfen, warten, pflegen, ändern, migrieren oder weiterentwickeln zu

lassen.

Dies gilt insbesondere für IT-Dienstleister, Datenschutz- oder IT-Sicherheitsberater,

Hosting-Dienstleister, technische Prüfer und sonstige im Auftrag der Auftraggeberin

tätige Dienstleister.

Die Auftraggeberin stellt sicher, dass solche Dritte zur Vertraulichkeit verpflichtet

werden, soweit sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten.

14. Keine Nutzung für Dritte

Der Auftragnehmer darf die im Rahmen des Projekts entstandenen

projektspezifischen Konzepte, Promptbibliotheken, Wissensstrukturen,

Systemkonfigurationen, RAG-Konfigurationen, Vektordatenbanken, Datenmodelle

und sonstigen KI-Artefakte nicht für Zwecke oder Projekte Dritter verwenden,

verwerten oder weitergeben, soweit diese Bestandteile auf nicht öffentlichen

Informationen, Geschäftsgeheimnissen oder projektspezifischem Know-how der

Auftraggeberin beruhen.

Hiervon unberührt bleibt die allgemeine Fachkunde, Erfahrung und das allgemeine

technische Know-how des Auftragnehmers, sofern keine vertraulichen Informationen

oder projektspezifischen Arbeitsergebnisse der Auftraggeberin verwendet werden.

15. Herausgabe bei Abnahme

Spätestens mit der Abnahme hat der Auftragnehmer der Auftraggeberin sämtliche

nach dieser Anlage herauszugebenden Bestandteile vollständig und in geeigneter

elektronischer Form zu übergeben.

Hierzu gehören insbesondere:

• Quellcode,

• ausführbare Version,

• Installationspakete,

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• Dokumentation,

• Konfigurationen,

• Promptbibliotheken,

• RAG-Konfigurationen,

• Export der Wissensstrukturen,

• Vektordatenbanken oder geeignete Exportformate,

• Testdaten und Testprotokolle,

• Software Bill of Materials,

• Lizenzübersicht,

• Zugangsdaten, soweit erforderlich,

• technische Übergabeinformationen.

Soweit ein technisch unmittelbar weiterverwendbarer Export nicht möglich ist, sind

sämtliche Quelldaten, Metadaten, Konfigurationen und Verfahrensbeschreibungen so

herauszugeben, dass die Wissensstruktur in einer anderen geeigneten technischen

Umgebung reproduziert werden kann.

Die Abnahme kann verweigert werden, solange wesentliche herauszugebende

Bestandteile fehlen und dadurch eine Prüfung, Nutzung, Installation, Wartung oder

Weiterentwicklung der Individualsoftware wesentlich beeinträchtigt wird.

16. Verhältnis zu anderen Vertragsbestandteilen

Diese Anlage geht widersprechenden Regelungen im Angebot des Auftragnehmers,

in Produktbeschreibungen, Lizenzhinweisen oder sonstigen Unterlagen des

Auftragnehmers vor, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes schriftlich vereinbart

wurde.

Zwingende Lizenzbedingungen von Open-Source-Komponenten bleiben unberührt.

Der Auftragnehmer hat die Auftraggeberin jedoch vor Einsatz solcher Komponenten

über die hieraus folgenden Rechte und Pflichten vollständig zu informieren.

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Anlage 05: Termin-, Leistungs- und Zahlungsplan

DTVP Identifikationsnummer CXP4DJMMQQB

Auftraggeberin:

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH

Sentruper Straße 315

48161 Münster

Auftragnehmer:

[wird nach Zuschlag ergänzt]

Stand:

[wird nach Zuschlag ergänzt]

1. Gegenstand und Rangfolge

Diese Anlage regelt den verbindlichen äußeren Termin-, Leistungs- und Zahlungsrahmen für die Konzeption, Entwicklung, Implementierung, Inbetriebnahme, betriebliche Erstoptimierung und Abnahme des KI-gestützten Besucher-Guides.

Die Rangfolge der Vertragsbestandteile richtet sich ausschließlich nach Nr. 1.3 des EVB-IT- Erstellungsvertrags.

Bei Widersprüchen gehen die im EVB-IT-Erstellungsvertrag, in der Leistungsbeschreibung und in dieser Anlage festgelegten Anforderungen und Höchstfristen dem Projektplan des Auftragnehmers vor.

2. Verbindlicher Terminrahmen

2.1 Grundsätze

Die in dieser Anlage als Höchstfristen bezeichneten Termine sind späteste Termine. Der Bieter darf mit seinem Angebot kürzere Ausführungsfristen und frühere Meilensteintermine anbieten.

Der Bieter hat mit seinem Angebot einen auf sein Lösungskonzept abgestimmten Projekt-, Termin- und Meilensteinplan vorzulegen. Dieser muss mindestens sämtliche in dieser Anlage genannten Leistungsabschnitte und Meilensteine enthalten.

Der angebotene Projektplan darf die von der Auftraggeberin vorgegebenen Höchstfristen nicht überschreiten.

Der Projekt-, Termin- und Meilensteinplan des bezuschlagten Angebots wird, soweit er den übrigen Vergabe- und Vertragsunterlagen nicht widerspricht, bei Vertragsschluss Bestandteil dieser Anlage.

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Rein redaktionelle Konkretisierungen, insbesondere die Eintragung tatsächlich feststehender Kalenderdaten, Ansprechpartner, Workshoptermine und Abstimmungstermine, dürfen bei Vertragsschluss vorgenommen werden. Hierdurch dürfen insbesondere nicht geändert werden:

• Leistungsgegenstand und Leistungsumfang, • verbindliche Höchstfristen, • Pauschalfestpreis, • Zahlungsvoraussetzungen, • Schlusszahlungsquote, • Abnahmekriterien, • geschuldete Übergabeunterlagen.

2.2 Termin- und Leistungsplan

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Abkürzungen

3. Anforderungen an den Projektplan des Bieters

Der mit dem Angebot einzureichende Projekt-, Termin- und Meilensteinplan muss mindestens enthalten:

1. sämtliche in Ziffer 2.2 genannten Leistungsabschnitte,
2. die vom Bieter verbindlich angebotenen Termine,
3. die zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen,
4. die erforderlichen Mitwirkungen der Auftraggeberin,
5. die geplanten Workshops und Abstimmungen,
6. die Zeiträume für Entwicklung, Integration und interne Tests,
7. den Zeitpunkt der Übergabe von Zwischenständen,
8. den Zeitraum für Schulung und Wissenstransfer,
9. die Bereitstellung zur Abnahme,
10. einen angemessenen Puffer für Funktionsprüfung und Mängelbeseitigung,
11. die vollständige Übergabe von Quellcode, Dokumentation, SBOM und KI-Artefakten,
12. den spätesten Zeitpunkt für die prüffähige Schlussrechnung.

Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung dafür, dass sein Projektplan die Einhaltung der verbindlichen Höchstfristen ermöglicht.

Erkennt der Auftragnehmer Umstände, die zu einer Verzögerung führen können, hat er die Auftraggeberin unverzüglich in Textform zu informieren. Die Mitteilung muss mindestens enthalten:

• Ursache der drohenden Verzögerung, • betroffene Leistungen und Termine, • voraussichtliche Dauer, • Auswirkungen auf nachfolgende Arbeitspakete, • vorgeschlagene Gegenmaßnahmen.

Eine solche Mitteilung führt nicht automatisch zu einer Verlängerung vereinbarter Fristen.

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4. Mitwirkung der Auftraggeberin

Die Auftraggeberin erbringt die in der Leistungsbeschreibung bezeichneten Mitwirkungsleistungen.

Der Bieter hat in seinem Projektplan für jede erforderliche Mitwirkung anzugeben:

• Art der Mitwirkung, • erforderlicher Zeitpunkt, • erforderlicher Umfang, • spätester Zeitpunkt der Bereitstellung, • mögliche Auswirkungen einer verspäteten Bereitstellung.

Mitwirkungen, die im Angebot nicht benannt wurden und die bei Anwendung branchenüblicher Sorgfalt vorhersehbar waren, berechtigen den Auftragnehmer grundsätzlich nicht zu einer zusätzlichen Vergütung.

Die Konkretisierung der technischen Umsetzung innerhalb des vereinbarten Leistungsgegenstands sowie die Erfüllung der Leistungsbeschreibung stellen keine gesondert zu vergütenden Änderungsleistungen dar.

5. Meilensteine und Abnahme

5.1 Keine automatische Teilabnahme

Die Bestätigung oder Freigabe von:

• Konzepten, • Zwischenständen, • Demonstratoren, • Entwicklungsständen, • Meilensteinen, • Testversionen, • Dokumentationsentwürfen

stellt keine Teilabnahme dar.

Eine Teilabnahme findet nur statt, wenn sie in den Vertragsunterlagen ausdrücklich vorgesehen und von der Auftraggeberin ausdrücklich in Schriftform als Teilabnahme erklärt wird.

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5.2 Bereitstellung zur Abnahme

Die Bereitstellung zur Gesamtabnahme setzt mindestens voraus:

• vollständige Implementierung der Individualsoftware, • erfolgreiche interne Tests durch den Auftragnehmer, • Inbetriebnahme in der vorgesehenen Systemumgebung, • vollständige Dokumentation, • Übergabe des vollständigen Quellcodes, • Übergabe der ausführbaren Software, • Übergabe der Build- und Deploymentbestandteile, • Übergabe der SBOM, • Übergabe der projektspezifischen KI-Artefakte, • Übergabe der Promptbibliotheken und RAG-Konfigurationen, • Abschluss der vereinbarten Schulungen, • Übergabe der Schulungsunterlagen, • Vorlage aller für die Funktionsprüfung erforderlichen Zugangsdaten und Informationen.

Die bloße Mitteilung der Fertigstellung genügt nicht, wenn wesentliche Übergabeunterlagen oder Voraussetzungen für die Funktionsprüfung fehlen.

6. Zahlungsplan

6.1 Allgemeine Zahlungsgrundsätze

Die Gesamtvergütung ist ein Pauschalfestpreis gemäß EVB-IT-Erstellungsvertrag und Preisblatt.

Abschlagszahlungen erfolgen ausschließlich nach:

1. vollständiger Erbringung des bezeichneten Leistungsstands,
2. Vorlage der geschuldeten Ergebnisse und Nachweise,
3. Prüfbarkeit des jeweiligen Leistungsstands,
4. schriftlicher Bestätigung durch die Auftraggeberin,
5. Eingang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung.

Die Bestätigung eines Meilensteins und die Zahlung eines Abschlags stellen keine Teilabnahme dar.

Die Auszahlung eines Abschlags bedeutet insbesondere nicht, dass die Auftraggeberin:

• auf Mängelrechte verzichtet, • die Gesamtleistung abgenommen hat, • die endgültige Vertragsgemäßheit des betreffenden Leistungsstands anerkennt.

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6.2 Zahlungsplan

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6.3 Abweichender Zahlungsplan des Bieters

Der Bieter kann mit seinem finalen Angebot einen vom vorgegebenen Zahlungsplan abweichenden Zahlungsplan vorschlagen, insbesondere mit einer größeren Anzahl kleinerer Teilzahlungen. Der vorgeschlagene Zahlungsplan muss sämtliche verbindlichen Leistungs-, Meilenstein-, Abnahme- und Endtermine dieses Vertrags und seiner Anlagen einhalten und darf deren Überschreitung nicht vorsehen.

Jede Teilzahlung muss an einen eindeutig bezeichneten, objektiv prüfbaren und vertragsgemäß erbrachten Leistungsstand geknüpft sein. Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, bloße Zeitabläufe, allgemeine Projektbereitschaft, Personalvorhaltung oder nicht nachgewiesene Leistungsfortschritte sind ausgeschlossen. Anzahlungen oder Vorauszahlungen werden nicht geleistet.

Der Bieter hat für jede vorgeschlagene Teilzahlung mindestens den zugehörigen Leistungsstand, die vorzulegenden Nachweise, den vorgesehenen Fälligkeitszeitpunkt und den prozentualen Anteil am Pauschalfestpreis anzugeben. Die Summe sämtlicher Teilzahlungen darf 100 Prozent des angebotenen Pauschalfestpreises nicht überschreiten. Der für die erfolgreiche Gesamtabnahme vorgesehene Vergütungsanteil darf 20 Prozent des Pauschalfestpreises nicht unterschreiten.

Ein abweichender Zahlungsplan wird nur Vertragsbestandteil, wenn er von der Auftraggeberin im Rahmen der Verhandlungsphase zugelassen und mit dem finalen Angebot verbindlich eingereicht wurde. Wird kein zulässiger abweichender Zahlungsplan angeboten oder wird dieser nicht Vertragsbestandteil, gilt der von der Auftraggeberin vorgegebene Zahlungsplan.

7. Frühere Fertigstellung

Bietet der Auftragnehmer kürzere Ausführungsfristen an und erbringt er die jeweils zahlungsauslösenden Leistungen früher als die in dieser Anlage genannten Höchstfristen, darf er die zugehörige Rechnung nach vollständiger Erbringung und schriftlicher Bestätigung des betreffenden Leistungsstands früher stellen.

Ein Anspruch auf:

• vorzeitige Prüfung, • vorzeitige Abnahme, • vorzeitige Zahlung

besteht nur, soweit die Auftraggeberin hierdurch nicht unangemessen belastet wird und die erforderlichen personellen, technischen und förderrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Die verbindliche letzte Frist für den Eingang der prüffähigen Schlussrechnung bleibt unberührt.

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8. Anforderungen an Rechnungen

Jede Rechnung muss mindestens enthalten:

• Vertrags- beziehungsweise Vergabenummer, • DTVP-Identifikationsnummer, • Förderkennzeichen beziehungsweise Projektnummer, • Bezeichnung des abgerechneten Meilensteins, • Verweis auf den Zahlungsplan, • Leistungszeitraum, • Nettobetrag, • Umsatzsteuer, • Bruttobetrag, • bereits geleistete Abschlagszahlungen, • verbleibenden Restbetrag.

Der Rechnung sind die für die Prüfung des Leistungsstands erforderlichen Nachweise beizufügen.

Die Schlussrechnung muss sämtliche bis dahin geleisteten Abschlagszahlungen ausweisen und eine nachvollziehbare Gesamtabrechnung enthalten.

9. Keine Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen

Die Übernahme des Projektplans des bezuschlagten Angebots und die redaktionelle Konkretisierung dieser Anlage dürfen nicht zu einer Änderung von:

• Leistungsumfang, • Pauschalfestpreis, • verbindlichen Höchstfristen, • Abnahmevoraussetzungen, • Zahlungsquoten

führen.

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Besondere Vertragsbedingungen des Landes NRW

zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes

Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG NRW)

Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Die weiteren Vertragsbedingungen bleiben hiervon unberührt. Hierzu vereinbaren die Parteien Folgendes:

1. Einhaltung von Mindestarbeitsbedingungen

1.1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet,

a) für Leistungen, deren Erbringung dem Geltungsbereich

• eines nach dem Tarifvertragsgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom

25. August 1969 (BGBl. I S. 1323) in der jeweils geltenden Fassung für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrages,

• eines nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer- Entsendegesetzes vom 20. April 2009 (BGBl. I S. 799) in der jeweils geltenden Fassung für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrages oder

• einer nach den §§ 7, 7a oder 11 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder nach § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 3. Februar 1995 (BGBl. I S. 158) in der jeweils geltenden Fassung erlassenen Rechtsverordnung unterfällt,

seinen Beschäftigten (ohne Auszubildende) bei der Ausführung des Auftrags wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts zu gewähren, die in dem Tarifvertrag oder der Rechtsverordnung verbindlich vorgegeben werden.

b) bei der Ausführung der Leistung seinen Beschäftigten (ohne Auszubildende) wenigstens ein Entgelt in Höhe des allgemeinen Mindestlohns, nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes in der jeweils geltenden Fassung zu zahlen. Diese Pflicht gilt auch, sofern das gemäß lit. a) zu zahlende Entgelt das Mindeststundenentgelt nach dem Mindestlohngesetz unterschreitet.

1.2. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die bei der Ausführung des Auftrags beteiligten Nachunternehmen die in Ziffer 1.1. genannten Pflichten ebenfalls einhalten.

1.3. Ziffer 1.1., lit. b) gilt nur, sofern die ausgeschriebene Leistung im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland erbracht wird. Ziffer 1.1., lit. b) gilt nicht für Auftragnehmer, die unter § 224 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 sowie § 226 des Neunten Sozialgesetzbuches fallen.

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH

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2. Kontroll- und Prüfrecht

Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Einhaltung der unter Ziffer 1. genannten Verpflichtungen während der Auftragsausführung zu überprüfen. Hierzu ist der Auftragnehmer verpflichtet,

2.1 der Auftraggeberin auf deren Verlangen die notwendigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, aus denen sich die Einhaltung der unter Ziffer 1. genannten Verpflichtungen zweifelsfrei ergibt. Sofern diese Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, erfolgt die Vorlage in anonymisierter Form sowie unter Beachtung des Datenschutzrechts.

2.2 seine Beschäftigten auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hinzuweisen.

3. Kündigung aus wichtigem Grund; Vertragsstrafe

3.1. Die Auftraggeberin kann den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist unter anderem kündigen,

a) wenn der Auftragnehmer eine Pflicht aus Ziffer 1. verletzt,

b) wenn der Auftragnehmer nicht sicherstellt, dass die Nachunternehmen eine Pflicht aus Ziffer 1. einhalten oder

c) wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus Ziffer 2. nicht nachkommt.

3.2. In den in Ziffer 3.1. genannten Fällen verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Zahlung einer Vertragsstrafe, deren Höhe 1% (ein Prozent), bei mehreren Verstößen bis zu 5% (fünf Prozent) des Auftragswertes beträgt. Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Die Geltendmachung eines weiteren Schadens durch die Auftraggeberin ist nicht ausgeschlossen, jedoch wird die verwirkte Vertragsstrafe auf den weiteren Schadensersatz der Auftraggeberin angerechnet.

3.3. Im Übrigen berühren Ziffer 3.1. und 3.2. nicht die weiteren Rechte der Vertragsparteien.

Datum, Ort Datum, Ort

Unterschrift Auftraggeberin Unterschrift Auftragnehmer

Westfälischer Zoologischer Garten Münster GmbH