[Seite 1]
Bieterfragenkatalog – Ausschreibung
„Liebenswertes Kuselerland – Entwicklung eines Ausstellungskonzepts sowie Erlebnis- und Vermittlungsangeboten für das Besucherkalkbergwerk Wolfstein “
| Lfd. Nr. | Frage | Antwort |
|---|---|---|
| 1 | Im Abschnitt „Wertungspreis“ wird unter anderem gefordert: „Hierbei soll die geplante Verwirklichung der Arbeitspakete als Grobskizze (kalkulatorisch relevante Umsetzungspläne wie z. B. digitale oder analoge Angebote) sowie der dabei kalkulatorisch zugrunde gelegte Zeitaufwand je Arbeitspaket aufgezeigt werden.“ Nach unserem Verständnis bleibt offen, welcher inhaltliche und planerische Detaillierungsgrad mit dieser Anforderung verbunden ist. Insbesondere ist nicht eindeutig erkennbar, ob bereits projektspezifische konzeptionelle Lösungsansätze – beispielsweise erste räumliche, dramaturgische oder mediale Entwürfe – erwartet werden. Sollten bereits projektspezifische Lösungsvorschläge Bestandteil der Angebotsabgabe sein, würde dies aus unserer Sicht eine eigenständige planerische Bearbeitung der konkreten Aufgabenstellung erfordern. Eine derartige Ausarbeitung geht über die Erläuterung einer Kalkulationsgrundlage hinaus und stellt nach unserem Verständnis eine erhebliche Vorleistung dar, die regelmäßig Bestandteil der später zu beauftragenden Planungs- und Konzeptionsleistung ist. | Die im Rahmen des Angebots geforderte Grobskizze dient ausschließlich der Erläuterung der Kalkulationsgrundlage sowie der Nachvollziehbarkeit des angebotenen Leistungsumfangs. Erwartet wird eine kurze und nachvollziehbare Beschreibung der vorgesehenen Herangehensweise je Arbeitspaket sowie der kalkulatorischen Annahmen, auf deren Grundlage der Zeitaufwand und die angebotenen Leistungen ermittelt wurden. Hierzu können beispielsweise die vorgesehenen Arbeitsschritte, der grundsätzliche methodische Ansatz oder die geplante Art der Umsetzung (z. B. analog, digital oder hybrid) beschrieben werden. Nicht erwartet werden projektspezifische planerische, gestalterische oder dramaturgische Lösungsvorschläge. Insbesondere sind keine Vorentwurfs-, Szenografie-, Medien- oder Gestaltungskonzepte, keine räumlichen Entwürfe sowie keine konkreten inhaltlichen Ausarbeitungen Bestandteil der Angebotsphase. Ziel der Anforderung ist ausschließlich die Plausibilisierung der Kalkulation und des vorgesehenen Vorgehens. Eine Bewertung konkreter Projektideen oder konzeptioneller Lösungsansätze erfolgt im Rahmen der Angebotswertung nicht. |
[Seite 2]
| Wir bitten daher um Präzisierung mit der Bitte die erwarteten Leistungen präzise zu benennen. welche konkreten Unterlagen und Inhalte im Rahmen der geforderten „Grobskizze" erwartet werden, welcher planerische Detaillierungsgrad zugrunde gelegt wird, ob eine methodische Beschreibung ausreichend ist oder bereits projektspezifische Lösungsansätze erwartet werden und wie sichergestellt wird, dass im Rahmen der Angebotsphase keine unverhältnismäßigen bzw. grundsätzlich vergütungspflichtigen Vorentwurfs- oder Konzeptionsleistungen eingefordert werden. | ||
|---|---|---|
| 2 | Darüber hinaus erscheint der in den Vergabeunterlagen ausgewiesene Budgetrahmen von 205.000 € vor dem Hintergrund des beschriebenen Leistungsumfangs aus unserer Sicht nicht nachvollziehbar. Auf Grundlage unserer Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten liegt der erforderliche Aufwand überschlägig in einer Größenordnung von etwa dem 2,5-fachen des genannten Budgets. Wir bitten daher um Erläuterung, auf welcher Kalkulationsgrundlage bzw. welchen Annahmen der angesetzte Budgetrahmen basiert. Insbesondere bitten wir um Darstellung, welche Leistungsinhalte, Bearbeitungstiefen und personellen Aufwände der Budgetermittlung zugrunde gelegt wurden. Eine entsprechende Erläuterung erscheint aus unserer Sicht im Interesse aller Beteiligten sinnvoll. Sollten Auftraggeber und Bieter von unterschiedlichen Annahmen hinsichtlich Leistungsumfang, Bearbeitungstiefe oder | Der in den Vergabeunterlagen genannte Budgetrahmen basiert auf einer projektspezifischen Kostenschätzung des Auftraggebers. Grundlage hierfür waren eine detaillierte Ermittlung der für die einzelnen Arbeitspakete erforderlichen Leistungen, der jeweils erwarteten Bearbeitungstiefe sowie der hierfür aus Sicht des Auftraggebers erforderlichen personellen Aufwände. Darüber hinaus wurden die Ergebnisse einer vorgelagerten Markterkundung in die Budgetermittlung einbezogen. Die Kostenschätzung berücksichtigt den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Leistungsumfang und die dort definierten Arbeitspakete. Maßgeblich für die Kalkulation sind ausschließlich die ausgeschriebenen Leistungen. Nicht Gegenstand der vorliegenden Vergabe sind insbesondere die spätere Beschaffung der Hardware, die bauliche Umsetzung, Installationsleistungen sowie sonstige Ausführungsleistungen. |
[Seite 3]
| Qualitätserwartung ausgehen, besteht die Gefahr, dass keine wirtschaftlich tragfähigen und zugleich vergleichbaren Angebote abgegeben werden können. | Dem Auftraggeber ist bewusst, dass Bieter den erforderlichen Aufwand auf Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen und Kalkulationsansätze unterschiedlich bewerten können. Es obliegt daher jedem Bieter, den ausgeschriebenen Leistungsumfang eigenverantwortlich zu kalkulieren und auf dieser Grundlage ein wirtschaftlich tragfähiges Angebot einzureichen. | |
|---|---|---|
| 3 | Vor diesem Hintergrund bitten wir zudem um Klarstellung, ob Unternehmen bereits vor Veröffentlichung der Ausschreibung an der Projektentwicklung, der Erstellung der Leistungsbeschreibung oder sonstigen vorbereitenden Leistungen beteiligt waren oder anderweitig über projektspezifische Vorinformationen verfügen, die ihnen bei der Angebotserstellung einen Wissens- oder Bearbeitungsvorsprung verschaffen könnten. Sofern dies der Fall ist, bitten wir um Mitteilung, welche Maßnahmen getroffen wurden, um einen etwaigen Informations- oder Wettbewerbsvorsprung auszugleichen und die Gleichbehandlung aller Bieter sicherzustellen. | Im Vorfeld der Ausschreibung wurden keine Unternehmen mit der Erstellung eines Angebotskonzepts oder einer projektspezifischen Lösung beauftragt, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens einen Wettbewerbsvorteil verschaffen würde. Sämtliche für die Angebotserstellung relevanten Informationen wurden den Bietern in den Vergabeunterlagen vollständig und einheitlich zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bestehen nach Auffassung des Auftraggebers keine Vorinformationen einzelner Unternehmen, die zu einem Informations- oder Bearbeitungsvorsprung im Vergabeverfahren führen. Der Auftraggeber hat die vergaberechtlichen Vorgaben zur Gleichbehandlung und Transparenz bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens berücksichtigt und sieht keine Umstände, die den Wettbewerb zwischen den Bietern beeinträchtigen. |
[Seite 4]
| 4 und 5 | Wie setzt sich das genannte Höchstbudget zusammen, und welcher Anteil entfällt auf die im Rahmen dieser Vergabe ausgeschriebenen Dienstleistungen einerseits und auf die nachgelagerte Hardware-, Szenografie- und Bauumsetzung andererseits? Steht für die Beschaffung der Hardware, die Umsetzung der Szenografie sowie die erforderlichen Bau- und Installationsleistungen ein gesondertes Budget außerhalb des Angebotspreises zur Verfügung, und wenn ja, in welcher Größenordnung? | Das Höchstbudget von 300.000 € brutto (252.100,84 € netto) setzt sich wie folgt zusammen: • 250.000 € brutto (210.084,03 € netto) entfallen auf die im Rahmen dieser Vergabe ausgeschriebenen Planungs-, Konzeptions-, Gestaltungs- und Produktionsleistungen. Dies ist zugleich die verbindliche Ausschlussschwelle für Angebote dieser Ausschreibung. • 50.000 € brutto stehen gesondert für die nachgelagerte Beschaffung von Hardware, die Umsetzung der Szenografie sowie ggf. erforderliche Bau- und Installationsleistungen zur Verfügung. Diese Leistungen sind nicht Gegenstand der vorliegenden Vergabe und werden in separaten Verfahren beschafft. |
|---|---|---|
| 6 | Der Auftragnehmer hat im Rahmen von Arbeitspaket 1 die Kostenschätzung für die nachgelagerte Umsetzung zu erstellen und schuldet die fachliche Begleitung bis zur Abnahme innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens bis zum 30.09.2027. Auf welcher Grundlage geht der Auftraggeber davon aus, dass der beschriebene Leistungsumfang, unter anderem ein immersiver audiovisueller Erlebnisraum mit Mehrkanal- Spatial-Audio und Show-Control, Medientechnik sowie die szenografische Umsetzung über sieben Stationen auf rund 135 m², innerhalb des zur Verfügung stehenden Betrags realisierbar ist? | Die Kostenschätzung für die nachgelagerte Hardware-, Szenografie- und Bauumsetzung basiert auf einer vorgelagerten Markterkundung des Auftraggebers sowie auf den im Rahmen des Förderprojekts LAND L(i)EBEN hierfür verbleibenden Restmitteln. Die vom Auftragnehmer im Rahmen der Leistungsphase 5 (Vergabe) zu erarbeitenden technischen Spezifikationen, Planungsgrundlagen und Leistungsverzeichnisse (vgl. Leistungsbeschreibung, Abschnitt „Technische Schnittstellen und Leistungsabgrenzung") bilden die Grundlage für die konkrete, detaillierte Kostenermittlung der nachgelagerten Umsetzung. |
| 7 | Ergänzend bitten wir um Klarstellung der Ausschlussschwelle: Diese ist mit 202.500 € netto bzw. 250.000 € brutto angegeben. Beide Werte lassen sich rechnerisch nicht in Übereinstimmung bringen (202.500 € × 1,19 = 240.975 €). In der | Die in der Leistungsbeschreibung genannte Ausschlussschwelle wird berichtigt. Verbindlich gilt: 210.084,03 € netto / 250.000,00 € brutto. Der zuvor genannte Nettobetrag von 202.500 € beruhte auf einer fehlerhaften Berechnung und wird hiermit korrigiert. |
[Seite 5]
Antwort zu Frage 2 ist zudem von 205.000 € die Der in der Bieterfrage genannte Betrag von 205.000 € Rede. Welcher Betrag gilt als verbindliche entstammt nicht den Vergabeunterlagen der Ausschlussschwelle? Vergabestelle, sondern wurde vom fragenden Bieter selbst in seine Anfrage eingebracht; er wurde von der Vergabestelle zu keinem Zeitpunkt bestätigt.