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Bieterfragenkatalog – Ausschreibung

„Liebenswertes Kuselerland – Entwicklung eines Ausstellungskonzepts sowie Erlebnis- und Vermittlungsangeboten für das Besucherkalkbergwerk Wolfstein “

Lfd. Nr.	Frage	Antwort
1	Im Abschnitt „Wertungspreis“ wird unter anderem gefordert: „Hierbei soll die geplante Verwirklichung der Arbeitspakete als Grobskizze (kalkulatorisch relevante Umsetzungspläne wie z. B. digitale oder analoge Angebote) sowie der dabei kalkulatorisch zugrunde gelegte Zeitaufwand je Arbeitspaket aufgezeigt werden.“ Nach unserem Verständnis bleibt offen, welcher inhaltliche und planerische Detaillierungsgrad mit dieser Anforderung verbunden ist. Insbesondere ist nicht eindeutig erkennbar, ob bereits projektspezifische konzeptionelle Lösungsansätze – beispielsweise erste räumliche, dramaturgische oder mediale Entwürfe – erwartet werden. Sollten bereits projektspezifische Lösungsvorschläge Bestandteil der Angebotsabgabe sein, würde dies aus unserer Sicht eine eigenständige planerische Bearbeitung der konkreten Aufgabenstellung erfordern. Eine derartige Ausarbeitung geht über die Erläuterung einer Kalkulationsgrundlage hinaus und stellt nach unserem Verständnis eine erhebliche Vorleistung dar, die regelmäßig Bestandteil der später zu beauftragenden Planungs- und Konzeptionsleistung ist.	Die im Rahmen des Angebots geforderte Grobskizze dient ausschließlich der Erläuterung der Kalkulationsgrundlage sowie der Nachvollziehbarkeit des angebotenen Leistungsumfangs. Erwartet wird eine kurze und nachvollziehbare Beschreibung der vorgesehenen Herangehensweise je Arbeitspaket sowie der kalkulatorischen Annahmen, auf deren Grundlage der Zeitaufwand und die angebotenen Leistungen ermittelt wurden. Hierzu können beispielsweise die vorgesehenen Arbeitsschritte, der grundsätzliche methodische Ansatz oder die geplante Art der Umsetzung (z. B. analog, digital oder hybrid) beschrieben werden. Nicht erwartet werden projektspezifische planerische, gestalterische oder dramaturgische Lösungsvorschläge. Insbesondere sind keine Vorentwurfs-, Szenografie-, Medien- oder Gestaltungskonzepte, keine räumlichen Entwürfe sowie keine konkreten inhaltlichen Ausarbeitungen Bestandteil der Angebotsphase. Ziel der Anforderung ist ausschließlich die Plausibilisierung der Kalkulation und des vorgesehenen Vorgehens. Eine Bewertung konkreter Projektideen oder konzeptioneller Lösungsansätze erfolgt im Rahmen der Angebotswertung nicht.

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	Wir bitten daher um Präzisierung mit der Bitte die erwarteten Leistungen präzise zu benennen. welche konkreten Unterlagen und Inhalte im Rahmen der geforderten „Grobskizze" erwartet werden, welcher planerische Detaillierungsgrad zugrunde gelegt wird, ob eine methodische Beschreibung ausreichend ist oder bereits projektspezifische Lösungsansätze erwartet werden und wie sichergestellt wird, dass im Rahmen der Angebotsphase keine unverhältnismäßigen bzw. grundsätzlich vergütungspflichtigen Vorentwurfs- oder Konzeptionsleistungen eingefordert werden.
2	Darüber hinaus erscheint der in den Vergabeunterlagen ausgewiesene Budgetrahmen von 205.000 € vor dem Hintergrund des beschriebenen Leistungsumfangs aus unserer Sicht nicht nachvollziehbar. Auf Grundlage unserer Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten liegt der erforderliche Aufwand überschlägig in einer Größenordnung von etwa dem 2,5-fachen des genannten Budgets. Wir bitten daher um Erläuterung, auf welcher Kalkulationsgrundlage bzw. welchen Annahmen der angesetzte Budgetrahmen basiert. Insbesondere bitten wir um Darstellung, welche Leistungsinhalte, Bearbeitungstiefen und personellen Aufwände der Budgetermittlung zugrunde gelegt wurden. Eine entsprechende Erläuterung erscheint aus unserer Sicht im Interesse aller Beteiligten sinnvoll. Sollten Auftraggeber und Bieter von unterschiedlichen Annahmen hinsichtlich Leistungsumfang, Bearbeitungstiefe oder	Der in den Vergabeunterlagen genannte Budgetrahmen basiert auf einer projektspezifischen Kostenschätzung des Auftraggebers. Grundlage hierfür waren eine detaillierte Ermittlung der für die einzelnen Arbeitspakete erforderlichen Leistungen, der jeweils erwarteten Bearbeitungstiefe sowie der hierfür aus Sicht des Auftraggebers erforderlichen personellen Aufwände. Darüber hinaus wurden die Ergebnisse einer vorgelagerten Markterkundung in die Budgetermittlung einbezogen. Die Kostenschätzung berücksichtigt den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Leistungsumfang und die dort definierten Arbeitspakete. Maßgeblich für die Kalkulation sind ausschließlich die ausgeschriebenen Leistungen. Nicht Gegenstand der vorliegenden Vergabe sind insbesondere die spätere Beschaffung der Hardware, die bauliche Umsetzung, Installationsleistungen sowie sonstige Ausführungsleistungen.

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	Qualitätserwartung ausgehen, besteht die Gefahr, dass keine wirtschaftlich tragfähigen und zugleich vergleichbaren Angebote abgegeben werden können.	Dem Auftraggeber ist bewusst, dass Bieter den erforderlichen Aufwand auf Grundlage ihrer eigenen Erfahrungen und Kalkulationsansätze unterschiedlich bewerten können. Es obliegt daher jedem Bieter, den ausgeschriebenen Leistungsumfang eigenverantwortlich zu kalkulieren und auf dieser Grundlage ein wirtschaftlich tragfähiges Angebot einzureichen.
3	Vor diesem Hintergrund bitten wir zudem um Klarstellung, ob Unternehmen bereits vor Veröffentlichung der Ausschreibung an der Projektentwicklung, der Erstellung der Leistungsbeschreibung oder sonstigen vorbereitenden Leistungen beteiligt waren oder anderweitig über projektspezifische Vorinformationen verfügen, die ihnen bei der Angebotserstellung einen Wissens- oder Bearbeitungsvorsprung verschaffen könnten. Sofern dies der Fall ist, bitten wir um Mitteilung, welche Maßnahmen getroffen wurden, um einen etwaigen Informations- oder Wettbewerbsvorsprung auszugleichen und die Gleichbehandlung aller Bieter sicherzustellen.	Im Vorfeld der Ausschreibung wurden keine Unternehmen mit der Erstellung eines Angebotskonzepts oder einer projektspezifischen Lösung beauftragt, die ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens einen Wettbewerbsvorteil verschaffen würde. Sämtliche für die Angebotserstellung relevanten Informationen wurden den Bietern in den Vergabeunterlagen vollständig und einheitlich zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bestehen nach Auffassung des Auftraggebers keine Vorinformationen einzelner Unternehmen, die zu einem Informations- oder Bearbeitungsvorsprung im Vergabeverfahren führen. Der Auftraggeber hat die vergaberechtlichen Vorgaben zur Gleichbehandlung und Transparenz bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens berücksichtigt und sieht keine Umstände, die den Wettbewerb zwischen den Bietern beeinträchtigen.

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4 und 5	Wie setzt sich das genannte Höchstbudget zusammen, und welcher Anteil entfällt auf die im Rahmen dieser Vergabe ausgeschriebenen Dienstleistungen einerseits und auf die nachgelagerte Hardware-, Szenografie- und Bauumsetzung andererseits? Steht für die Beschaffung der Hardware, die Umsetzung der Szenografie sowie die erforderlichen Bau- und Installationsleistungen ein gesondertes Budget außerhalb des Angebotspreises zur Verfügung, und wenn ja, in welcher Größenordnung?	Das Höchstbudget von 300.000 € brutto (252.100,84 € netto) setzt sich wie folgt zusammen: • 250.000 € brutto (210.084,03 € netto) entfallen auf die im Rahmen dieser Vergabe ausgeschriebenen Planungs-, Konzeptions-, Gestaltungs- und Produktionsleistungen. Dies ist zugleich die verbindliche Ausschlussschwelle für Angebote dieser Ausschreibung. • 50.000 € brutto stehen gesondert für die nachgelagerte Beschaffung von Hardware, die Umsetzung der Szenografie sowie ggf. erforderliche Bau- und Installationsleistungen zur Verfügung. Diese Leistungen sind nicht Gegenstand der vorliegenden Vergabe und werden in separaten Verfahren beschafft.
6	Der Auftragnehmer hat im Rahmen von Arbeitspaket 1 die Kostenschätzung für die nachgelagerte Umsetzung zu erstellen und schuldet die fachliche Begleitung bis zur Abnahme innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens bis zum 30.09.2027. Auf welcher Grundlage geht der Auftraggeber davon aus, dass der beschriebene Leistungsumfang, unter anderem ein immersiver audiovisueller Erlebnisraum mit Mehrkanal- Spatial-Audio und Show-Control, Medientechnik sowie die szenografische Umsetzung über sieben Stationen auf rund 135 m², innerhalb des zur Verfügung stehenden Betrags realisierbar ist?	Die Kostenschätzung für die nachgelagerte Hardware-, Szenografie- und Bauumsetzung basiert auf einer vorgelagerten Markterkundung des Auftraggebers sowie auf den im Rahmen des Förderprojekts LAND L(i)EBEN hierfür verbleibenden Restmitteln. Die vom Auftragnehmer im Rahmen der Leistungsphase 5 (Vergabe) zu erarbeitenden technischen Spezifikationen, Planungsgrundlagen und Leistungsverzeichnisse (vgl. Leistungsbeschreibung, Abschnitt „Technische Schnittstellen und Leistungsabgrenzung") bilden die Grundlage für die konkrete, detaillierte Kostenermittlung der nachgelagerten Umsetzung.
7	Ergänzend bitten wir um Klarstellung der Ausschlussschwelle: Diese ist mit 202.500 € netto bzw. 250.000 € brutto angegeben. Beide Werte lassen sich rechnerisch nicht in Übereinstimmung bringen (202.500 € × 1,19 = 240.975 €). In der	Die in der Leistungsbeschreibung genannte Ausschlussschwelle wird berichtigt. Verbindlich gilt: 210.084,03 € netto / 250.000,00 € brutto. Der zuvor genannte Nettobetrag von 202.500 € beruhte auf einer fehlerhaften Berechnung und wird hiermit korrigiert.

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	Antwort zu Frage 2 ist zudem von 205.000 € die Rede. Welcher Betrag gilt als verbindliche Ausschlussschwelle?	Der in der Bieterfrage genannte Betrag von 205.000 € entstammt nicht den Vergabeunterlagen der Vergabestelle, sondern wurde vom fragenden Bieter selbst in seine Anfrage eingebracht; er wurde von der Vergabestelle zu keinem Zeitpunkt bestätigt.
8	Tragfähigkeit des Realisierungsbudgets und Folgen für die Leistungsphasen 5 bis 7 Bezug: Bieterfragenkatalog vom 28.07.2026, Antworten zu den Fragen 4, 5 und 6; Leistungsbeschreibung, Arbeitspaket 1 sowie Abschnitt "Technische Schnittstellen und Leistungsabgrenzung"; Vertragsentwurf Ziffern 2 und 4.3. Nach Ihrer Antwort stehen für die nachgelagerte Beschaffung von Hardware, die Umsetzung der Szenografie sowie Bau- und Installationsleistungen gesondert 50.000 EUR brutto zur Verfügung, also rund 42.017 EUR netto. Aus diesem Betrag sind nach unserem Verständnis sämtliche Ausstattungs- und Bauleistungen für alle sieben Arbeitspakete zu finanzieren: der immersive Erlebnisraum im Zechenhaus mit Projektions- und Bildschirmtechnik, mehrkanaliger Spatial-Audio-Anlage, Medienserver, Show-Control- System, Besuchererkennung und Empfängersystem für die parallelen Sprach- und Assistenzfassungen; die witterungsbeständige Mehrkanal- Klanginstallation im Eingangsbereich; die Intro- Station einschließlich Wandinstallation und Möblierung; die Vermittlungsstationen an den Kalköfen sowie an Transmission und Kalkmühle; ferner die zugehörigen Elektro-, Montage- und szenografischen Ausbauleistungen.	Ergibt die Kostenschätzung in Arbeitspaket 1, dass der beschriebene Realisierungsumfang mit dem verfügbaren Budget von 50.000 EUR brutto nicht vollständig umsetzbar ist, wird der Auftraggeber gemeinsam mit dem Auftragnehmer eine einvernehmliche Priorisierung und Anpassung des Umsetzungsumfangs vornehmen. Eine Bereitstellung zusätzlicher Mittel kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht zugesagt werden. Zur Vergütung in den Leistungsphasen 5 bis 7 wird wie folgt klargestellt: Die Vergütung für die Leistungsphasen 1 bis 4 (Grundlagenermittlung, Konzept, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung einschließlich Leistungsverzeichnisse) ist für vollständig erbrachte Leistungen unabhängig vom Umfang der nachgelagerten Realisierung geschuldet. Die Leistungsphasen 5 (Mitwirkung beim Vergabeprozess), 6 (Baulich-technische Überwachung) und 7 (Abnahme und Übergabe) setzen ihrer Natur nach voraus, dass tatsächlich Umsetzungsleistungen vergeben werden. Soweit der Auftraggeber Umsetzungsleistungen vergibt, sind LP 5 bis 7 vollumfänglich zu erbringen und zu vergüten. Soweit Umsetzungsleistungen ganz oder teilweise nicht vergeben werden, entfallen die entsprechenden Begleitpflichten des Auftragnehmers; die hierfür anteilig enthaltene Vergütung entfällt in diesem Fall ebenfalls.

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	Zugleich hat der Auftragnehmer im Rahmen von Arbeitspaket 1 eine Kostenschätzung für die nachgelagerte Umsetzung vorzulegen, in Leistungsphase 5 die Leistungsverzeichnisse zu erarbeiten und in den Leistungsphasen 6 und 7 die Umsetzung fachlich bis zur Abnahme am 30.09.2027 zu begleiten. Die Vergütung ist im Vertragsentwurf als Höchstpreis vereinbart; die Nachtragsregelungen der HOAS 2 sind nicht Vertragsgrundlage. Frage: Wie verfährt der Auftraggeber, wenn die im Rahmen von Arbeitspaket 1 zu erstellende Kostenschätzung ergibt, dass der beschriebene Leistungsumfang mit dem verfügbaren Realisierungsbudget nicht umsetzbar ist? Erfolgt in diesem Fall eine einvernehmliche Reduzierung des Leistungsumfangs, oder werden weitere Mittel bereitgestellt? Wir bitten ferner um Bestätigung, dass sich die Leistungen des Auftragnehmers in den Leistungsphasen 5, 6 und 7 auf diejenigen Umsetzungsleistungen beschränken, die der Auftraggeber tatsächlich vergibt, und dass eine nicht oder nur teilweise erfolgte Realisierung weder zu einer Kürzung der Vergütung noch zu einer Verzugshaftung des Auftragnehmers führt.	Da die Nachtragsregelungen der HOAS 2 nicht Vertragsgrundlage sind, wird der Vertragsentwurf in Ziffer 4.3 um folgenden Satz ergänzt: Soweit die nachgelagerte Hardware-, Szenografie- oder Bauumsetzung aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, ganz oder teilweise unterbleibt und der Auftragnehmer hierfür Kapazitäten vorgehalten hat, werden die Parteien eine angemessene Kompensation einvernehmlich und schriftlich vereinbaren.
9	Zuordnung des Proof-of-Concepts zum Arbeitspaket Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitt 1.2 Nr. 4 sowie Abschnitt 11; Anlage 02, Arbeitspaket 4 Nr. 2. Die Leistungsbeschreibung bezeichnet den	Die Frage wird bestätigt. Bei der zweifachen Bezeichnung des immersiven Erlebnisraums im Zechenhaus als Arbeitspaket 3 in der Leistungsbeschreibung (Abschnitt 1.2 Nr. 4 und Abschnitt 11) handelt es sich um einen redaktionellen

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	immersiven Erlebnisraum im Zechenhaus an zwei Stellen als "Arbeitspaket 3". Nach der Gliederung der Leistungsbeschreibung und nach Anlage 02 ist der Erlebnisraum jedoch Arbeitspaket 4; Arbeitspaket 3 ist die Intro-Station. Anlage 02 ordnet den Proof-of-Concept korrekt dem Arbeitspaket 4 zu. Frage: Wir bitten um Bestätigung, dass es sich um einen redaktionellen Fehler handelt und der Proof- of-Concept zwischen Leistungsphase 2 und Leistungsphase 3 ausschließlich für den immersiven Erlebnisraum im Zechenhaus, also Arbeitspaket 4, zu erbringen ist und für die Intro-Station kein Proof-of- Concept gefordert wird.	Fehler. Maßgeblich ist die Nummerierung der Leistungsbeschreibung und der Anlage 02, wonach die Intro-Station Arbeitspaket 3 und der immersive Erlebnisraum im Zechenhaus Arbeitspaket 4 ist. Der Proof-of-Concept ist ausschließlich für den immersiven Erlebnisraum im Zechenhaus (Arbeitspaket 4) zu erbringen und zwischen Leistungsphase 2 (Konzept) und Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung) dieses Arbeitspakets durchzuführen. Fuer die Intro- Station (Arbeitspaket 3) wird kein Proof-of-Concept gefordert.
10	Umfang der Leistungsphasen für Arbeitspaket 2 Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitt 1.1; Anlage 02, Arbeitspaket 2. Die Leistungsbeschreibung bestimmt, dass die Arbeitspakete grundsätzlich alle Leistungsphasen 1 bis 7 der HOAS 2 umfassen und Abweichungen im jeweiligen Arbeitspaket ausdrücklich benannt werden. Für Arbeitspaket 1 benennt Anlage 02 die Leistungsphasen 1 und 2. Für Arbeitspaket 2 enthält Anlage 02 keine Zuordnung; die dort beschriebenen Leistungen entsprechen inhaltlich einer Charakter- und Medienentwicklung, nicht den baulich-technischen Leistungsphasen. Frage: Welche Leistungsphasen sind für Arbeitspaket 2 zu kalkulieren? Sind insbesondere die Leistungsphasen 5, 6 und 7	Arbeitspaket 2 (Entwicklung der Erzählfigur Otto Kappel) umfasst die Leistungsphasen 1 (Grundlagenermittlung/Konzeptskizze), 2 (Konzept) und 3 (Entwurfsplanung) der HOAS 2 sowie die in Anlage 02 beschriebene Medienproduktion und Dokumentation. Die in der allgemeinen Leistungsbeschreibung genannte Grundregel, wonach alle Arbeitspakete grundsätzlich alle Leistungsphasen 1 bis 7 umfassen, wird für Arbeitspaket 2 wie folgt präzisiert: Die Leistungsphasen 4 (Ausführungsplanung mit Leistungsverzeichnissen) und 5 (Mitwirkung beim Vergabeprozess) sind für Arbeitspaket 2 nicht zu erbringen, da für die Erzählfigur keine eigenständige Hardware-Beschaffung oder bauliche Vergabe vorgesehen ist. Die Leistungsphasen 6 (Baulich- technische Überwachung) und 7 (Abnahme und Übergabe) sind für Arbeitspaket 2 ebenfalls nicht

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	zu erbringen, obwohl für die Erzählfigur keine eigene bauliche oder Hardware-Vergabe vorgesehen ist?	eigenständig zu erbringen. Die Figur wird im Rahmen der Leistungsphasen 6 und 7 der jeweiligen Arbeitspakete integriert, in denen sie zum Einsatz kommt (insbesondere Arbeitspaket 4). Für Arbeitspaket 2 ist die Abnahme der Figurentwicklung selbst (Leistungsphase 7 im Sinne einer Übergabe und Dokumentation) zu kalkulieren.
11	Zeitfenster für Arbeitspaket 1 bei später Zuschlagserteilung Bezug: Bindefrist bis 09.10.2026; Leistungsbeschreibung, Arbeitspaket 1; Anlage 02, Arbeitspaket 1. Arbeitspaket 1 ist spätestens bis zum 15.11.2026 vollständig und abgestimmt abzuschließen. Es umfasst Kick-off, Vor-Ort- Begehung, Sichtung sämtlicher Materialien, Persona-Validierung, kuratorische Leitidee, Storyboard, Zonierung, mindestens zwei alternative Gesamtgestaltungen, Besucherflussplanung, Barrierefreiheitskonzept, Medienkonzept, Kostenschätzung, Terminplan und eine Stakeholder- Präsentation - dazu zwei Abstimmungs- und Korrekturschleifen. Die Bindefrist endet am 09.10.2026. Frage: Wann ist mit der Zuschlagserteilung zu rechnen? Verschiebt sich der Abgabetermin für Arbeitspaket 1 entsprechend, falls der Zuschlag erst gegen Ende der Bindefrist erteilt wird? Falls nicht: In welchen Reaktionszeiten sagt der Auftraggeber seine Rückmeldungen und Freigaben innerhalb der beiden Korrekturschleifen zu?	Die Zuschlagsentscheidung soll in der zum 27.08.2026 terminierten Kreisausschusssitzung (Entscheidungsgremium des Landkreises) getroffen werden. Die daraus resultierende Zuschlagserteilung wird so schnell wie möglich unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorschriften innerhalb der Bindefrist bis zum 09.10.2026 erfolgen. Der Abgabetermin für Arbeitspaket 1 (15.11.2026) ist verbindlich und verschiebt sich nicht automatisch mit der Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber ist sich bewusst, dass das verfügbare Bearbeitungsfenster bei später Zuschlagserteilung eng ist, und wird die zur rechtzeitigen Fertigstellung erforderlichen Abstimmungskapazitäten auf seiner Seite sicherstellen. Für die beiden Korrekturschleifen innerhalb von Arbeitspaket 1 sagt der Auftraggeber folgende Reaktionszeiten zu: Rückmeldungen und Freigaben des Auftraggebers erfolgen innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang der jeweiligen Unterlagen beim Auftraggeber.

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12	Umgang mit fortgeschriebener Bauplanung und mit Bauverzug Bezug: Leistungsbeschreibung, Hinweis zu den Planunterlagen und Abschnitt 9; Vertragsentwurf Ziffern 2 und 4.3; Leistungsbeschreibung Abschnitt 1.1 ("Die sonstigen Regelungen der HOAS 2 werden nicht Vertragsgrundlage"). Die Planunterlagen zum Zechenhaus sind ausdrücklich Vorentwurfsunterlagen; Ausführungsplanung, technische Gebäudeausstattung sowie Elektro- und Medieninfrastruktur liegen nicht vor. Der Neubau erfolgt in der ersten Jahreshälfte 2027 durch Dritte, der Leistungszeitraum endet am 30.09.2027. Die Vergütung ist als Höchstpreis vereinbart, die Nachtragsregelungen der HOAS 2 gelten nicht. Frage: Wie wird Umplanungsaufwand behandelt, der dem Auftragnehmer durch eine Fortschreibung oder Änderung der Bauplanung nach Freigabe von Arbeitspaket 1 entsteht, und auf welcher Grundlage wird er vergütet? Wie wird verfahren, wenn sich der Zechenhaus-Neubau verzögert und Installation, Testbetrieb und Abnahme nicht bis zum 30.09.2027 abgeschlossen werden können?	Umplanungsaufwand, der dem Auftragnehmer durch eine wesentliche Fortschreibung oder Änderung der Bauplanung nach einvernehmlicher Freigabe von Arbeitspaket 1 entsteht, stellt eine Leistungsänderung im Sinne des Vertrags (Ziffer 4.3 Vertragsentwurf) dar. Eine Erhöhung der Vergütung setzt die vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers sowohl zur Leistungsänderung als auch zur Vergütungserhöhung voraus. Der Auftragnehmer hat den entstehenden Mehraufwand unverzüglich und nachvollziehbar darzulegen. Im Falle eines Bauverzugs beim Zechenhaus-Neubau, der dazu führt, dass Installation, Testbetrieb und Abnahme nicht bis zum 30.09.2027 abgeschlossen werden können, wird der Auftraggeber prüfen, ob eine Verlängerung des Leistungszeitraums im Rahmen der Fördermittelbedingungen möglich ist. Der Auftragnehmer haftet nicht für Verzögerungen, die auf Umstände außerhalb seines Einflussbereichs zurückzuführen sind. Soweit der Leistungszeitraum nicht verlängert werden kann und Teilleistungen der Leistungsphasen 6 und 7 infolge des Bauverzugs nicht erbracht werden können, erfolgt keine Kürzung der vereinbarten Vergütung für die bereits erbrachten Planungs-, Konzeptions- und Produktionsleistungen.
13	Reichweite der Open-Source-Anforderung bei Show- Control und Medientechnik Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitt "Open- Source-Anforderungen und Vorgaben des Förderprogramms Smart Cities"; Arbeitspaket 4.	Die Open-Source-Anforderung gilt umfassend für alle im Rahmen dieses Auftrags entwickelten, angepassten oder eingesetzten Softwarekomponenten, einschließlich Show-Control-, Medienserver- und Audio-Steuerungssoftware. Proprietäre Software ist nur zulässig, soweit deren Verwendung technisch zwingend

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	Frage: Bezieht sich die Open-Source-Anforderung auf sämtliche eingesetzte Software einschließlich handelsüblicher Show-Control-, Medienserver- und Audio-Systemsoftware, oder nur auf die im Rahmen dieses Auftrags eigenentwickelten Komponenten? Ist der Einsatz einer marktüblichen, proprietären Show-Control- oder Medienserver-Software zulässig, wenn sie mit einer unbefristeten Einmallizenz ohne laufende Lizenz-, Wartungs- oder Abonnementkosten beschafft wird? Genügt für OpenCode die Veröffentlichung der eigenentwickelten Komponenten samt Dokumentation?	erforderlich ist und keine fachlich gleichwertige Open- Source-Alternative verfügbar ist; die Erforderlichkeit ist nachvollziehbar zu begründen. Eine Einmallizenz allein begründet keine Ausnahme von der Open-Source- Pflicht. Für die Veröffentlichung auf OpenCode sind alle eigenentwickelten und projektspezifisch angepassten Komponenten bereitzustellen. Der Auftraggeber verweist hier auf die folgenden Unterlagen des Fördermittelegeber: Weiterführende Informationen und die geltenden Regelungen zum Thema Open Source im Rahmen des Smart City Projekts finden Sie unter folgendem Link: https://www.smart-city-dialog.de/regelungen-zu-open- source-fuer-modellprojekte-smart-cities Wir bitten Sie, die dort beschriebenen Vorgaben bei der Angebotserstellung sowie der späteren Leistungserbringung zu berücksichtigen.
14	Barrierefreiheit: Umfang der geforderten Alternativangebote Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitt 13. Für sämtliche entwickelten Erlebnis- und Vermittlungsangebote sind barrierearme Alternativangebote in Form einer Audiodeskription sowie einer Fassung in Leichter Sprache vorzusehen. Frage: Gilt diese Anforderung ausnahmslos für alle Arbeitspakete, also auch für die Klanginstallation im Eingangsbereich und für die vorrangig analoge Intro- Station? Für eine Klanginstallation ohne Sprachinhalte ist eine Audiodeskription fachlich schwer abgrenzbar. Sind die Fassungen in Leichter	Die Anforderung, barrierearme Alternativangebote in Form einer Audiodeskription sowie einer Fassung in Leichter Sprache vorzusehen, gilt grundsätzlich für alle Arbeitspakete. Für die Klanginstallation im Eingangsbereich (Arbeitspaket 6) und die vorrangig analoge Intro-Station (Arbeitspaket 3) ist die konkrete Ausgestaltung dem Charakter der jeweiligen Lösung anzupassen. Für eine reine Atmosphären- Klanginstallation ohne Sprachinhalte oder Vermittlungstext ist eine klassische Audiodeskription nicht sinnvoll umsetzbar; hier genügt es, die wesentliche inhaltliche Funktion der Installation in einer anderweitigen barrierefreien Form zugänglich zu

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	Sprache ausschließlich in deutscher oder auch in englischer Sprache zu erstellen?	machen, etwa durch eine kurze Beschreibung in Leichter Sprache. Die Fassungen in Leichter Sprache sind ausschliesslich in deutscher Sprache zu erstellen. Eine englischsprachige Fassung in Leichter Sprache ist nicht gefordert. Die englischsprachige Adaption ist als eigenständige inhaltliche und sprachliche Anpassung zu verstehen, die von der Anforderung der Leichten Sprache unabhängig ist.
15	Ausstattung für die parallele Nutzung von Sprach- und Assistenzfassungen Bezug: Leistungsbeschreibung, Arbeitspaket 4 und Abschnitt 9; Bieterfragenkatalog vom 28.07.2026, Antwort zu den Fragen 4 und 5. Frage: Werden die für die parallele Nutzung der englischen Fassung, der Audiodeskription und der Fassung in Leichter Sprache erforderlichen Endgeräte - etwa Funkempfänger, Kopfhörer oder mobile Assistenzgeräte - vollständig aus dem gesondert ausgewiesenen Realisierungsbudget beschafft? Bestehen Vorgaben zu Gerätezahl, Ausleihbetrieb, Hygiene und Ladeinfrastruktur, die in der Planung zu berücksichtigen sind?	Die für die parallele Nutzung der englischen Fassung, der Audiodeskription und der Fassung in Leichter Sprache erforderlichen Endgeräte werden aus dem gesondert ausgewiesenen Realisierungsbudget (50.000 EUR brutto) beschafft. Die Beschaffung erfolgt in einem separaten Vergabeverfahren des Auftraggebers auf Grundlage der vom Auftragnehmer zu erarbeitenden technischen Spezifikationen und Leistungsverzeichnisse. Verbindliche Vorgaben zu Gerätezahl, Ausleihbetrieb, Hygiene und Ladeinfrastruktur bestehen zum jetzigen Zeitpunkt nicht. Der Auftragnehmer hat im Rahmen der technischen Planung (Leistungsphasen 3 und 4) geeignete Anforderungen und Empfehlungen zu diesen Aspekten zu entwickeln und mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Empfehlungen fliessen in die Leistungsverzeichnisse für die nachgelagerte Hardware- Beschaffung ein.
16	Nutzungsrechte an bereitgestelltem Material Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitte 5 und 10. Frage: Verfügt der Auftraggeber für sämtliche bereitzustellenden Materialien - Archivmaterial, historische Fotografien, Pläne, bestehendes	Der Auftraggeber bestätigt, dass er vor Projektstart sicherstellen wird, dass für sämtliche dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Materialien - Archivmaterial, historische Fotografien, Pläne, bestehendes Filmmaterial sowie Oral-History-

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	Filmmaterial sowie die Oral-History-Interviews - über die erforderlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte einschließlich der Persönlichkeitsrechte der abgebildeten und interviewten Personen, und werden diese dem Auftragnehmer für Bearbeitung, Produktion und dauerhafte Nutzung eingeräumt? Falls Rechte noch zu klären sind: Wer trägt Aufwand und Kosten?	Interviews - die erforderlichen Nutzungs- und Verwertungsrechte einschliesslich der relevanten Persoenlichkeitsrechte der abgebildeten und interviewten Personen vorliegen und dem Auftragnehmer für Bearbeitung, Produktion und dauerhafte Nutzung im Rahmen dieses Projekts eingeräumt werden. Soweit zum Zeitpunkt der Bereitstellung einzelner Materialien Rechte noch nicht abschliessend geklärt sind, wird der Auftraggeber den Auftragnehmer hierüber unverzüglich informieren. Aufwand und Kosten für die Rechteklärung trägt der Auftraggeber. Material, für das die erforderlichen Rechte nicht vollständig eingeräumt werden können, darf vom Auftragnehmer nicht verwendet werden.
17	Verfügbarkeit der Planungsgrundlagen zum Projektstart Bezug: Leistungsbeschreibung, Abschnitte 3 und 5. Frage: Zu welchem Zeitpunkt liegen die raumakustische Untersuchung des Zechenhauses, die bis zu acht Oral-History-Interviews, das Archivmaterial, die historischen Karten und Pläne, das bestehende Filmmaterial sowie die Protopersonas jeweils vor? Werden sie vollständig zum Kick-off bereitgestellt? In welchem Zustand liegen die Oral-History-Interviews vor - als Rohaufnahme, transkribiert, freigegeben und mit geklärten Nutzungsrechten?	Die raumakustische Untersuchung des Zechenhauses wird dem Auftragnehmer zum Projektstart als Planungsgrundlage zur Verfügung gestellt (vgl. Leistungsbeschreibung, Abschnitt „Projektstand"). Zu den übrigen Planungsgrundlagen – Archivmaterial, historische Karten und Pläne, bestehendes Filmmaterial, Protopersonas sowie die Oral-History- Interviews – kann der Auftraggeber zum jetzigen Zeitpunkt keine verbindlichen Aussagen über den genauen Bereitstellungstermin, den Bearbeitungszustand der Interviews sowie den Klärungsstand der Nutzungsrechte machen. Diese Fragen werden im Rahmen des Kick-off-Termins mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Der Auftraggeber wird sicherstellen, dass alle für die Bearbeitung von Arbeitspaket 1 erforderlichen Grundlagen rechtzeitig vor dem Abgabetermin 15.11.2026 vorliegen.

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18 Rolle der optionalen Module aus dem Vorkonzept Es wird bestätigt, dass die in Anlage 01 (Vorkonzept) Bezug: Anlage 01 Vorkonzept, Abschnitte 4.2.2 c) beschriebenen optionalen Module - insbesondere das und d) sowie 4.2.4. Das Vorkonzept beschreibt Q&A mit Otto Kappel auf Basis eines KI- weitere Module, unter anderem ein Q&A mit Otto Expertensystems (Abschnitt 4.2.2 c), das alternative Kappel auf Basis eines KI-Expertensystems, ein Erlebnis des Rundgangs unter Tage (Abschnitt 4.2.2 d) alternatives Erlebnis des Rundgangs unter Tage sowie die Audiospur bei der Einfahrt der Grubenbahn sowie eine Audiospur bei der Einfahrt der (Abschnitt 4.2.4) - nicht Gegenstand der Grubenbahn. In den Arbeitspaketen der ausgeschriebenen Leistung sind. Leistungsbeschreibung sind diese nicht enthalten. Diese Module sind weder zu konzipieren noch zu Frage: Wir bitten um Bestätigung, dass diese produzieren oder einzukalkulieren. Das Vorkonzept Module nicht Gegenstand der ausgeschriebenen (Anlage 01) dient ausschliesslich als inhaltliche Leistung sind und weder zu konzipieren noch zu Hintergrundgrundlage und Ideenbasis; maßgeblich für produzieren oder einzukalkulieren sind. den Leistungsumfang sind allein die Leistungsbeschreibung und Anlage 02 (Detaillierte Leistungsdefinition der Arbeitspakete).

Bieterfragenkatalog Kalkbergwerk Wolfstein Stand 04.08.2026.pdf