B_01_Vertragsvorlage Empfangs- und Sicherheitsdienst.pdf

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Verfahren PR 1149403-2140-I I

Vertrag über

Empfangs- und Sicherheitsdienst

Zwischen der

Fraunhofer Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. Hansastraße 27 c 80686 München

für das

Fraunhofer IOSB Fraunhoferstraße 1 76131 Karlsruhe

• nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -

und

• nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt

wird folgender Vertrag geschlossen:

Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e. V., München Bankverbindung Deutsche Bank, München Vorstand Konto 752193300 BLZ 700 700 10 Prof. Dr.-Ing. Holger Hanselka IBAN DE86 7007 0010 0752 1933 00 Elisabeth Ewen BIC (SWIFT-Code) DEUTDEMM Prof. Dr. Constantin Häfner USt-IdNr. DE129515865 Dr. Sandra Krey Steuernummer 143/215/20392 Prof. Dr. Axel Müller-Groeling Seite 1 von 7

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§ 1 Gegenstand des Vertrags

Empfangs- und Sicherheitsdienst für das Fraunhofer IOSB

§ 2 Vertragsbestandteile

Bestandteile und Grundlage dieses Vertrages sind

1. Leistungsverzeichnis zur Durchführung des Empfangs- und Sicherheitsdienstes gemäß Verfahren PR 1149403-2140-I
2. Kostenangebot vom
3. Vergabeunterlagen zu dem oben unter Punkt 1 genannten Verfahren inkl. der im Vergabeverfahren auf Bieterfragen erteilten Auskünfte und Mitteilungen

§ 3 Leistungsumfang

1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die in diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen leistungs-, fach- und vertragsgerecht auszuführen. Art und Umfang der Leistung ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis zum Empfangs- und Sicherheitsdienst vom . Die Leistungen sind während der im Leistungsverzeichnis genannten Zeiten zu erbringen.

2. Der Auftragnehmer stellt das für die Durchführung des Empfangs- und Sicherheitsdienstes erforderliche Personal. Er verpflichtet sich nur qualifiziertes und geschultes Personal entsprechend den Anforderungen des Leistungsverzeichnisses einzusetzen und die zu erbringende Leistung vertragskonform auszuführen.

3. Der Auftragnehmer hat das einzusetzende Personal mit dem Auftraggeber abzustimmen. Ein Personalwechsel erfolgt nur in Abstimmung mit dem Auftraggeber und nach vorheriger Vorstellung des neuen Mitarbeitenden.

4. Der Auftragnehmer ist verpflichtet bei einem eventuellen Personalwechsel ausschließlich qualifiziertes Personal entsprechend den Anforderungen des Leistungsverzeichnisses einzusetzen und die entsprechenden Nachweise vor Einsatz vorzulegen.

5. Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber den für die ordnungsgemäße Durchführung der Leistungen verantwortlichen Einsatz-/Objektleiter. Dieser erstellt einen Dienstplan, aus welchem die Arbeitszeiten, Schichteinteilung und Vor- und Nachnamen der einzelnen Empfangs- und Sicherheitskräfte ersichtlich ist. Änderungen des personellen Einsatzes sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

6. Der Auftragnehmer nennt einen Entscheidungsbefugten oder Handlungsbevollmächtigten, der am Firmensitz vor Ort für Notfälle ständig erreichbar ist.

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7. Sofern der Auftragnehmer Bedenken gegen eine vorgeschriebene oder vor- gesehene Art des Empfangs- und Sicherheitsdienstes hat, sind diese dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

8. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die Erfüllung des Auftrages nicht durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Ausfälle von Personal, soweit sie nicht auf Streik oder höhere Gewalt zurückzuführen sind, unterbrochen wird. Es ist dafür geeignetes Vertretungspersonal vorzuhalten, ohne dass hierdurch Mehrausgaben für den Auftraggeber entstehen. Für die durch Streik oder höhere Gewalt eintretende Unterbrechung der Tätigkeit des Auftragnehmers ist der Auftraggeber von seiner Zahlungspflicht befreit.

9. Für den reibungslosen Arbeitsablauf ist es unabdinglich, dass das Stammpersonal des Empfangs- und Sicherheitsdienstes gut in die speziellen Betriebsabläufe des Fraunhofer-Instituts eingearbeitet ist. Wird seitens des Auftragnehmers ständig wechselndes Personal eingesetzt, ist dies für den Auftraggeber ein Grund zur außerordentlichen Kündigung.

10. Vom Auftragnehmer sind die Unfallverhütungsvorschriften seiner Berufsge- nossenschaft, die Haus- bzw. Betriebsordnung des Auftraggebers und die behördlichen Vorschriften zu beachten.

11. Personen, die der Auftragnehmer nicht mit der Leistung bzw. Aufsicht beauf- tragt hat, dürfen die Räume des Auftraggebers nicht betreten; Dies gilt auch für Angehörige der mit der Leistung bzw. Aufsicht beauftragten Personen.

12. Den mit der Ausführung der Leistung bzw. Aufsicht beauftragten Personen ist es untersagt, Einsicht in Schriftstücke, Akten und sonstige Unterlagen des Auftraggebers zu nehmen. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers werden von diesem zur absoluten Schweigepflicht über alle Vorgänge des Auftraggebers verpflichtet, die ihnen bei ihrer Tätigkeit bekannt werden.

13. Jede Handlung, die zu einer Gefährdung oder Verletzung eines Geschäfts- oder Dienstgeheimnisses des Auftraggebers führen könnte, ist dem Personal des Auftragnehmers strengstens untersagt. Die Regelungen zum Datenschutz sind einzuhalten.

14. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Leistungsumfang, z.B. die Häufigkeit und zeitliche Durchführung des Empfangs- und Sicherheitsdienstes, seinen betrieblichen Belangen entsprechend zu verändern und eine sich eventuell daraus ergebende Preisänderung mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

15. Werden die dem Sicherheitsdienst zugrundeliegenden Teilbereiche wesentlich geändert kann eine entsprechende Änderung der Leistungs- und Vergütungspflicht auf Basis der Urkalkulation verlangt werden. Werden Teilbereiche nicht mehr benötigt, kann eine Teilkündigung vorgenommen werden.

16. Vorstehende Änderungen oder Ergänzungen sind schriftlich zu vereinbaren.

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17. Der Einsatz von Nachunternehmen ist dem Auftraggeber, wenn nicht bereits mit der Angebotsabgabe geschehen, mindestens 6 Kalenderwochen vor deren beabsichtigtem Einsatz schriftlich bekannt zu geben und die schriftliche Bestätigung beim Auftraggeber einzuholen. Es ist der Teil des Auftrags zu benennen, der dem Nachunternehmer überlassen werden soll und der Name des Nachunternehmers anzugeben. Die im Rahmen des Vergabeverfahrens geforderten Eignungsnachweise für den Nachunternehmer sind vorlegen.

18. Der Auftragnehmer ist verpflichtet bei Dienstleisterwechsel für einen reibungslosen Übergang zu sorgen (Einweisung, Übergabe etc.)

§ 4 Vergütung

1. Der Auftragnehmer erhält gemäß seinem Angebot vom für die nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen und auf Grundlage des Leistungsnachweises nachfolgende monatliche Vergütung:

Empfangs- und Sicherheitsdienst EUR

2. Die vorstehend genannten Preise erhöhen sich um die jeweils geltende Umsatzsteuer.

3. Die genannten Preise gelten als Festpreise bis zum 31.03.2029.

4. Alle Preisanpassungen sind schriftlich mitzuteilen und bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.

5. Die Rechnungen sind monatlich, nachträglich einzureichen und innerhalb von 14 Tagen netto nach Rechnungsdatum zur Zahlung fällig.

6. Zusatzaufwendungen ergeben sich aus der Anzahl der geleisteten Stunden und dem vereinbarten Stundensatz. Die Abrechnung erfolgt nach Vorlage des Leistungsnachweises und Gegenzeichnung durch den Auftraggeber.

7. Eventuelle Erweiterungen oder Reduzierungen der zu erbringenden Leistungen sind möglich und führen zu entsprechenden Anpassungen des Vertrages auf der Grundlage der Urkalkulation.

8. Der Auftraggeber ist berechtigt bei unvollständig oder unzulänglich ausgeführter Vertragsdurchführung nach vorheriger Ankündigung angemessene Abschläge von den vereinbarten Preisen vorzunehmen.

§ 5 Haftung

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1. Der Auftragnehmer haftet für die frist-, leistungs- und sachgerechte Erfüllung des Vertrages.

Im Falle einer nicht vertragskonformen Leistungserbringung kann der Auftraggeber nach erfolgloser Mängelrüge die Vergütung nach billigem Ermessen mindern oder vom Vertrag zurücktreten und Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen.

2. Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die von ihm oder seinen Erfüllungsgehilfen im Gebäude oder an Einrichtungen des Auftraggebers verursacht werden. Verursachte Schäden sind unverzüglich dem Institutsbeauftragten zu melden.

3. Der Auftragnehmer ist verpflichtet spätestens innerhalb eines Monats nach Vertragsbeginn dem Auftraggeber das Bestehen einer Betriebs- und Schadenhaftpflichtversicherung mit den nachfolgend aufgeführten Mindest- Deckungssummen durch die Übersendung einer Kopie der Versicherungspolice nachzuweisen und die Versicherung während der Dauer des Vertragsverhältnisses aufrechtzuerhalten

je Schadensereignis:

für Personen- und Sachschäden € 5,0 Mio. Vermögensschäden € 1,0 Mio. Obhuts- und Bearbeitungsschäden € 1,0 Mio. Schlüsselschäden € 100.000

§ 6 Vertragsdauer und Kündigung

1. Dieser Vertrag beginnt am 01.04.2027 und läuft zunächst bis zum 31.03.2029.

2. Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt, so verlängert er sich um weitere 12 Monate. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Dieser Vertrag kann sich maximal 2-mal um jeweils 12 Monate verlängern.

3. Die ersten 6 Monate gelten als Probezeit. Innerhalb der Probezeit kann der Vertrag ohne Angabe von Gründen durch den Auftraggeber innerhalb von 2 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.

4. Eine Kündigung berechtigt nicht zur vorzeitigen Beendigung der Leistung.

5. Das Recht auf außerordentliche Kündigung insbesondere aufgrund von nicht vertragsgemäßer, schlechter Leistung bleibt davon unberührt.

§ 7 Einkaufsbedingungen

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Es gelten die als Anlage beigefügten Einkaufsbedingungen Stand April 2026.

§ 8 VOL Teil B

Für die Durchführung des Auftrages gilt die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), Teil B.

§ 9 Erfüllungsort und Gerichtsstand

Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist die Anschrift des Institutes, Erfüllungsort für Zahlungen ist München. Gerichtsstand ist München.

§ 10 Mindestlohngesetz (MiLoG)

Die Einhaltung der sich aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG) ergebenen Verpflichtungen wird Vertragsbestandteil.

§ 11 Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG (NHS)

Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit zur Einhaltung der diesem Vertrag beigefügten und Vertragsbestandteil gewordenen »Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG«.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, FhG von Ansprüchen Dritter freizustellen, die sich aus einem Verstoß gegen die Nachhaltigkeitsstandards für Lieferanten der FhG ergeben, es sei denn, er weist nach, dass er den Verstoß nicht zu vertreten hat. Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen den NHS ist FhG berechtigt, die Vertragserfüllung auszusetzen oder vom Vertrag zurückzutreten oder diesen zu kündigen, wenn der Verstoß nicht nach angemessener Fristsetzung beseitigt wird. Handelt es sich um einen schwerwiegenden, andauernden oder sich wiederholenden Verstoß, ist die Fristsetzung entbehrlich. Insbesondere ist die Fristsetzung entbehrlich bei den in Ziff. 6.2 Nr. 1–3 NHS genannten Fällen.

§ 12 Weitere Verpflichtungen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, jegliche Einflussnahme auf Entscheidungen der Mitarbeiter des Auftraggebers oder sonstige Dritte durch Angebot oder Gewährung von Vergünstigungen zu unterlassen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle für ihn geltenden Verpflichtungen einzuhalten, insbesondere Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten, die arbeitsschutzrechtlichen Regelungen einzuhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestlohngesetzes zu

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gewähren, die nach dem Mindestlohngesetz, einem nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag oder einer nach §7, §7a oder §11 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder einer nach §3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes erlassene Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden. Der Auftragnehmer stellt weiter sicher, dass von ihm beauftragte Nachunternehmer oder beauftragte Verleihunternehmen ebenfalls verpflichtet werden, diese Bestimmungen einzuhalten.

§ 13 Schlussbestimmungen

1. Ergänzungen bzw. Änderungen des Vertrags bedürfen zu ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Absprachen und Vereinbarungen entfalten keine Gültigkeit.

2. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden und die unwirksame Bestimmung ersetzt werden.

München, den

Fraunhofer-Gesellschaft e.V.

(Auftraggeber) (Auftragnehmer)

Anlagen: Allgemeine Einkaufsbedingungen Stand April 2026 Erklärung Mindestlohngesetz NHS_Nachhaltigkeitsstandards_Fraunhofer_06-2024

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