03.8 Verpflichtung auf Vertraulichkeit.docx

formblatt 10: Vertraulichkeit

Version: 1.0

Stand: 28.08.2026

Betreff:

0229/26 – Digitale Beteiligungsplattform

Hinweis: Die grau hinterlegten Felder sind auszufüllen.

Es sind zwingend Ort, Datum und der Name des Erklärenden durch den

Unterauftragnehmer/Dritten in Textform anzugeben.

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(Name und Anschrift des Auftragnehmers)

(im Folgenden: „AN“)

Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

1. Begriffsbestimmungen

1.1 „Vertrauliche Informationen“ sind alle finanziellen, technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen, steuerlichen, die Geschäftstätigkeit, das Personal oder die Amtsführung des Auftrags betreffenden oder sonstigen Informationen, die der AN oder einer berechtigten Person im Sinne von Ziffer 1.2 vom BASE oder einer verbundenen Einrichtung im Zusammenhang mit der Beauftragung zur Verfügung gestellt werden.

Ob die Informationen ausdrücklich als vertraulich bezeichnet sind, ist unerheblich. Ebenso ist unerheblich, ob die Informationen auf einem Trägermedium verkörpert sind, so dass insbesondere auch mündliche Informationen umfasst sind.

Eine Information gilt nicht als vertraulich, wenn sie zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch die AN bereits öffentlich bekannt war. Eine Information gilt nicht mehr als vertraulich, wenn sie nach der Kenntniserlangung durch die AN öffentlich bekannt wird und die AN nachweisen kann, dass die Veröffentlichung auf einen anderen Umstand als einen von ihr oder einer berechtigten Person begangenen Verstoß gegen die vorliegende Vertraulichkeitsverpflichtung zurückzuführen ist.

1.2 „Berechtigte Personen“ sind diejenigen Personen, die auf Seiten der AN Zugriff auf die vertraulichen Informationen erhalten dürfen. Berechtigte Personen können sein

• Organe und Mitarbeiter:innen der AN,

• Unternehmen, die mit der AN im Sinne von § 15 AktG verbunden sind sowie deren Organe und Mitarbeiter:innen

• externe Berater:innen (Rechtsanwält:innen und Steuerberater:innen).

Voraussetzung ist, dass die Involvierung dieser Personen zwingend für die Durchführung des Vertrags erforderlich ist. Die AN darf den berechtigten Personen nur solche Informationen zugänglich machen, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen konkreten Aufgabe zwingend benötigen.

Die AN hat die berechtigten Personen – sofern und soweit diese nicht bereits einer gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen – zur Einhaltung sämtlicher in dieser Erklärung genannten Pflichten ihrerseits in Schriftform zu verpflichten. Die AN hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die berechtigten Personen regelmäßig an diese Verpflichtungen erinnert werden und sie einhalten.

Die AN hat dem BASE auf Anforderung hin eine schriftliche Auflistung der von ihr involvierten Personen einschließlich ihrer jeweiligen Funktion zu übermitteln und nachzuweisen, dass diese zur Einhaltung der in diesem Vertrag genannten Pflichten verpflichtet wurden.

1.3 Mitarbeiter:innen sind Arbeitnehmer:innen und Leiharbeitnehmer:innen der AN.

2. Geheimhaltungspflicht

2.1 Die AN verpflichtet sich, die ihr übermittelten oder sonst zugänglich gemachten vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und weder ganz noch teilweise Dritten, die keine berechtigten Personen sind, zugänglich zu machen. Dies gilt sowohl für Informationen, die die AN vor der Unterzeichnung dieser Verpflichtungserklärung erhalten hat als auch für solche, die die AN nach der Unterzeichnung erhalten hat.

2.2 Die Pflicht nach Ziffer 2.1 gilt nicht, wenn

• das BASE vor der Weitergabe der vertraulichen Informationen durch die AN an einen bestimmten Dritten dieser Weitergabe in Textform zugestimmt hat und die AN den Dritten schriftlich zur Einhaltung der in diesem Vertrag genannten Pflichten verpflichtet hat.

• die AN aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder gerichtlichen oder behördlichen Aufforderung zu einer Weitergabe bestimmter vertraulicher Informationen verpflichtet ist. In diesem Fall ist die AN verpflichtet, das BASE vor der Offenlegung der vertraulichen Informationen unverzüglich in Textform über die Aufforderung und die betroffenen Informationen zu unterrichten und dem BASE ihre rechtliche Bewertung, ob und inwieweit der Aufforderung zu entsprechen ist, zu übermitteln. Die AN hat die gesetzlich zulässigen und erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, um den Umfang der Weitergabe so gering wie möglich zu halten. Vor einer Offenlegung ist die in Textform erfolgende Rückmeldung des BASE abzuwarten.

Die AN trägt die Beweislast für das Vorliegen der Voraussetzungen nach Ziffer 2.2.

2.3 Die Geheimhaltungspflicht nach Ziffer 2.1 besteht auch dann, wenn die AN oder berechtigte Personen vertrauliche Informationen, die nicht öffentlich bekannt sind, nur oder auch von einem Dritten erhalten. In diesem Fall ist die AN verpflichtet, das BASE unverzüglich in Textform über diese Kenntniserlangung zu unterrichten.

3. Weitere Pflichten zur Gewährleistung der Vertraulichkeit

3.1 Die AN darf vertrauliche Informationen ausschließlich zur Erstellung der Kostenschätzung und ggf. Angebotserstellung und Vertragsdurchführung verwenden. Die Verwendung für darüberhinausgehende Zwecke ist ausgeschlossen.

3.2 Vertrauliche Informationen dürfen von der AN nur in dem Umfang vervielfältigt, z. B. fotokopiert, werden, wie dies für die Vertragsdurchführung zwingend erforderlich ist. Für Vervielfältigungen finden die in dieser Erklärung geregelten Pflichten ebenfalls Anwendung.

3.3 Die AN verpflichtet sich, die vertraulichen Informationen mittels Sicherungsmaßnahmen, die dem Stand der Technik entsprechen, vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zu den erforderlichen Maßnahmen zählen insb. Firewalls, Passwortschutz, Verschlüsselung von mobilen Datenspeichern, Zugriffsrechtbeschränkungen, Abschließen von Aktenschränken, Safes, Bildschirmsperre, geeignete Lösch- bzw. Vernichtungsverfahren etc.

3.4 Die AN ist sich der Risiken bewusst, die mit der Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Verarbeitung von Informationen verbunden sind, insbesondere im Hinblick auf Datensicherheit, Datenschutz und vor allem die unbefugte Weiternutzung und Weitergabe von Informationen durch Betreiber:innen der Künstlichen Intelligenz. Die Eingabe der vertraulichen Informationen in KI-Systeme durch die AN ist daher unzulässig. Unzulässig ist ebenso die Eingabe der vertraulichen Informationen in Internet-Suchmaschinen.

3.5 Die AN ist verpflichtet, sämtliche Dokumente und Trägermedien einschließlich etwaig angefertigter Vervielfältigungen von sich aus umgehend irreversibel zu vernichten bzw. irreversibel zu löschen, wenn sie nicht den Zuschlag erhalten hat. Die AN hat zudem sicherzustellen, dass die Pflicht zur Löschung bzw. Vernichtung auch von allen berechtigten Personen und Dritten, an die sie vertrauliche Informationen mit vorheriger Zustimmung des BASE weitergegeben hat (Ziffer 2.2 erster Spiegelstrich), vollständig umgesetzt wird.

Die Verpflichtung zur Vernichtung bzw. Löschung gilt nicht, wenn die AN, berechtigte Personen oder die o. g. genannten Dritten durch Gesetz oder aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

Die Vernichtung und Löschung ist von der AN sowie den berechtigten Personen und o. g. Dritten zu dokumentieren. Die AN hat dem BASE nach erfolgter Vernichtung bzw. Löschung unaufgefordert in Textform mitzuteilen, welche vertraulichen Informationen von ihr, den berechtigten Personen bzw. o. g. Dritten vernichtet oder gelöscht worden sind und welche nicht. Dabei ist eine konkrete Begründung erforderlich, wenn Informationen nicht vernichtet oder gelöscht wurden.

3.6 Die AN ist sich bewusst, dass sie – soweit sie Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält – darüber hinaus verpflichtet ist, die Vorgaben des Datenschutzrechts, insb. der DSGVO und der BDSG, zu beachten. Hierauf weist sie auch die berechtigten Personen und etwaige Dritte gem. Ziffer 2.2 erster Spiegelstrich ausdrücklich hin.

3.7 Die AN ist verpflichtet, das BASE unverzüglich in Textform zu informieren, wenn sie bzw. berechtigte Personen Kenntnis davon erlangen, dass vertrauliche Informationen unter Verstoß gegen diese Erklärungen an Dritte weitergegeben wurden oder unbefugte Dritte von ihnen Kenntnis erlangt haben oder erlangt haben könnten.

4. Laufzeit

Die gemäß dieser Erklärung übernommenen Verpflichtungen bestehen ab Unterzeichnung unbefristet.

5. Schlussbestimmungen

5.1 Für den Fall, dass einzelne Bestimmungen dieser Erklärungen unwirksam sind oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

5.2 Änderungen und Ergänzungen dieser Erklärung bedürfen der Schriftform. Das gilt auch für eine Änderung dieser Schriftformklausel selbst.

[Anrede] Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Firma Klicken Sie hier, um Text einzugeben.

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Ort Datum Verpflichtete:r