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Aufforderung zur Angebotsabgabe und Bewerbungsbedingungen des Bundesamtes für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung (BASE) BASE-Bestell-Nr. 0229/26 Offenes Verfahren § 15 VgV Digitale Beteiligungsplattform

Allgemeiner Hinweis:

Die Vergabeunterlagen können unter der folgenden Internetadresse www.evergabe-online.de un- entgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden.

Eine Registrierung der Bietenden zum Abrufen der Unterlagen ist nicht erforderlich. Die von der Aufraggeberin verwendete e-Vergabeplattform „evergabe-online.de“ bietet allerdings die Mög- lichkeit einer freiwilligen Registrierung an.

Registrierte Unternehmen erhalten systemseitige Mitteilungen, wenn zusätzliche Vergabeunterla- gen oder Antworten auf Bieterfragen auf der Internetseite zum Abruf bereitgestellt sind, sofern und solange das jeweilige Unternehmen noch am Vergabeverfahren beteiligt ist. Diese freiwillige Mitteilung befreit die Bietenden nicht von ihrer Verpflichtung, die jeweils aktuellen Bekanntma- chungen der Auftraggeberin im Internet einzusehen und sich über den aktuellen Stand der Verga- beunterlagen zu informieren.

Gender-Hinweis Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Eine verkürzt an- gewendete Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

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Bundesamt für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung Vergabeverfahren „0229/26 – Digitale Beteiligungsplattform“

Inhalt

1. Vorbemerkung ............................................................................................................................... 3

1.1. Auftraggeberin ...................................................................................................................... 3

1.2. Vergabestelle ........................................................................................................................ 3

1.3. Auftragsgegenstand ............................................................................................................. 3

1.4. Kommunikation mit der Auftraggeberin ............................................................................. 4

1.5. Verzeichnis der Vergabeunterlagen (Stand bei Einleitung des Verfahrens) ..................... 4

1.6. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ............................................................................. 5

1.7. Verfahrensart ........................................................................................................................ 5

2. Ablauf des Vergabeverfahrens ..................................................................................................... 5

2.1. EU-Bekanntmachung ........................................................................................................... 5

2.2. Bieterfragen .......................................................................................................................... 5

2.3. Angebotsabgabe .................................................................................................................. 6

2.4. Aufklärung und Nachforderung von Unterlagen ................................................................ 6

2.5. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss .............................................................................. 7

3. Nähere Informationen zur Angebotsabgabe................................................................................ 7

3.1. Angebotsabgabe ................................................................................................................... 7

3.2. Sprache, Dateinamen und – formate, Einsatz von KI ......................................................... 8

3.3. Kennzeichnung der Angebote ............................................................................................. 8

3.4. Angebotsfrist ........................................................................................................................ 9

3.5. Nebenangebote und Änderungen an den Vergabeunterlagen: ......................................... 9

3.6. Ausschlussgrund nach Verordnung (EU) 576/2022 ........................................................... 9

3.7. Aufwandsentschädigung: ...................................................................................................10

3.8. Gewerbliche Schutzrechte .................................................................................................10

3.9. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmende und Eignungsleihe ...............................10

3.10. Checkliste der einzureichenden Unterlagen .........................................................................10

4. Prüfung und Wertung der Angebote............................................................................................ 12

4.1. Mindestanforderungen an die Eignung .............................................................................. 12

4.1.1. Eigenerklärung zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung............................ 13

4.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit .................................................. 13

4.1.1.1 Versicherung (Mindestanforderung) ................................................................................ 13

4.1.2.2 Jahresumsatz (Mindestanforderung) ..............................................................................14

4.1.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ........................................................14

4.1.3.1 Anzahl der Angestellten bzw. Mitarbeitenden (Mindestanforderung) ..........................14

4.1.3.2 Nachweis von Referenzprojekten (Mindestanforderung) .............................................14

4.1.2.3 Vorhandensein eines zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) (Mindestanforderung) ...................................................................................................... 15

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4.2. Zuschlagskriterien, Prüfung und Wertung der Angebote ................................................. 15

4.2.1. Zuschlagskriterien ............................................................................................................. 15

4.2.2. Wertung ............................................................................................................................... 16

5. Ergänzende Bestimmungen ............................................................................................................. 17

5.1. Vertrauliche Angaben und Geheimhaltung .............................................................................. 17

5.2. Datenschutz ............................................................................................................................... 18

5.3. Bedenken zur Ausführung ......................................................................................................... 18

5.4. Zustimmung zur Weitergabe bzw. Veröffentlichung von Vertragsdaten ............................... 19

5.5. Anwendbarkeit der Regelungen des BTTG (Bundestariftreuegesetz) ................................... 19

6. Rüge und Nachprüfung von Entscheidungen der Auftraggeberin vor der Vergabekammer ....... 19

6.1. Rüge ............................................................................................................................................ 19

6.2. Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer .................................................................. 19

1. Vorbemerkung

Mit dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe und den Bewerbungsbedingungen erhalten die Bie- tenden Informationen über das Vergabeverfahren „Digitale Beteiligungsplattform“ des Bundes- amtes für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung (BASE). Im Folgenden auch Auftraggeberin ge- nannt.

Die Bietenden haben diese Bewerbungsbedingungen sorgfältig zu lesen und im Rahmen des Vergabeverfahrens zu beachten. Ein Nichtbeachten dieser Bewerbungsbedingungen kann un- ter Umständen zu einem Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

1.1. Auftraggeberin

Auftraggeberin ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMUKN), dieses vertreten durch das Bundesamt für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung (BASE).

1.2. Vergabestelle

Vergabestelle ist das Bundesamt für die Sicherheit der nuklearen Entsorgung (BASE).

Wegelystraße 8 10623 Berlin vergabestelle@base.bund.de

1.3. Auftragsgegenstand

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines EVB-IT Cloudvertrages über die Einrichtung und den Betrieb einer digitalen Beteiligungsplattform und hiermit verbundener Dienstleistungen.

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Eine nähere Projektbeschreibung, in der das Beschaffungsvorhaben eingehend erläutert wird, ist in der Vergabeunterlage „Leistungskatalog“ enthalten.

1.4. Kommunikation mit der Auftraggeberin

Die Kommunikation während des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes (www.evergabe-online.de).

Auf der Vergabeplattform werden die Vergabeunterlagen und alle weiteren verfahrensrelevanten Unterlagen zur Verfügung gestellt. Allen Interessenten wird empfohlen, sich möglichst frühzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren. Sofern neue oder überarbeitete Unterlagen auf der Vergabeplattform eingestellt werden, werden die registrierten Interessenten grundsätzlich per E- Mail informiert. Die Bietenden dürfen sich darauf jedoch nicht verlassen und sollten sich fortlau- fend eigeninitiativ über neue Informationen durch Besuch der Vergabeplattform unterrichten. Sofern Schwierigkeiten beim Öffnen von Dateien oder sonstige Probleme im Rahmen des Zugangs zur Vergabeplattform auftreten, ist die Vergabestelle unverzüglich zu informieren.

Alle Bieterfragen, sonstige Anfragen, Antworten und Auskünfte erfolgen über die vorgenannte Vergabeplattform an die Vergabestelle mit Angabe von

• Dokument
• Kapitel/ Seite/ Abschnitt
• hinterfragte Textpassage/ Kriterium zu richten.

Telefonische Anfragen oder Auskünfte sowie Anfragen per E-Mail werden nicht bearbeitet. Weitere Hinweise zu Bieterfragen sind Punkt 2.2 des vorliegenden Dokuments zu entnehmen.

1.5. Verzeichnis der Vergabeunterlagen (Stand bei Einleitung des Verfahrens)

Die von der Auftraggeberin elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen bestehen bei Einlei- tung des Verfahrens aus den vorliegenden Dokumenten:

1. Bewerbungsbedingungen (vorliegendes Dokument)
2. Leistungskatalog (bereitgestellt als Excel zum Ausfüllen für die Angebotsabgabe und .pdf Druck zur Einsicht)
3. EVB-IT Cloudvertrag und Anhänge 3.0 EVB-IT Cloudvertrag Anlagen: 3.1 Kriterienkatalog für Cloudleistungen 3.2 Leitfaden OZG-RE 3.3 EVB-IT Cloud AGB 3.4 Abnahmeplan 3.5 Muster Mitteilung an AN § 4 Abs3 BTTG 3.6 Mustervorlage Tariftreueversprechen Nachunternehmer Verleiher 3.7 AVV_Muster 3.8 Verpflichtung auf Vertraulichkeit Formblätter:

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4. Formblatt Angebotsvordruck
5. Formblatt Bietergemeinschaftserklärung
6. Formblatt Unterauftragnehmende
7. Formblatt Eignungsleihe
8. Formblatt Erklärung Ausschlussgründe
9. Formblatt Erklärung nach Verordnung (EU) 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der VO 2022/576 vom 08.04.2022
10. Formblatt Erklärung zur Eignung
11. Formblatt Preisblatt
12. Formblatt Konzept

Die Bietenden sind verpflichtet, zu kontrollieren, ob ihnen ein kompletter, lesbarer Satz der Verga- beunterlagen vorliegt.

1.6. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Sind Bietende der Auffassung, dass die Vergabeunterlagen Lücken, Unklarheiten, Widersprüche oder Fehler enthalten, haben sie die Auftraggeberin hierauf unverzüglich hinzuweisen. Auf die vergaberechtliche Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.

1.7. Verfahrensart

Die Durchführung dieses Vergabeverfahrens erfolgt nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) in ihrer aktuellen Fassung.

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren im Sinne von § 119 Abs. 3 GWB, § 15 VgV durch- geführt.

2. Ablauf des Vergabeverfahrens

2.1. EU-Bekanntmachung

Das Vergabeverfahren beginnt mit der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung im Supple- ment zum Amtsblatt der Europäischen Union. Die vorliegenden Bewerbungsbedingungen ergän- zen die Bekanntmachungen der Auftraggeberin in der Auftragsbekanntmachung. Auf die dortigen Ausführungen wird vollumfänglich Bezug genommen.

2.2. Bieterfragen

Bieterfragen sind bis spätestens zum

[30.09.2026]

auf der e-Vergabeplattform des Bundes (www.evergabe-online.de).

zu stellen.

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Es werden ausschließlich Fragen beantwortet, deren Beantwortung für die Erstellung der Ange- bote erforderlich sind. Fragen, die nicht innerhalb der o.g. Frist gestellt werden und nicht spätes- tens sechs Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote beantwortet werden können, werden grundsätzlich nicht berücksichtigt. Um zeitnahe Übersendung der Fragen wird ausdrück- lich gebeten, um Verzögerungen für die Angebotsbearbeitungen zu vermeiden.

Die Auftraggeberin wird die eingegangenen Bieterfragen beantworten und die Antworten aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung über die e-Vergabeplattform anonym für alle Bie- tenden und interessierten Unternehmen bereitstellen. Auch die Fragestellung selbst wird von der Auftraggeberin veröffentlicht. Es wird daher gebeten, die Bieterfragen so zu formulieren, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf die Identität der Fragestellenden zulassen.

Fragen bzw. Antworten, die sachlich nur einen einzelnen Bietenden und/oder dessen Geschäfts- geheimnisse betreffen, werden ggf. nur diesem Bietendem gegenüber beantwortet.

Die auf der Vergabeplattform veröffentlichten Fragen und Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Darüber hinaus wird um entsprechende Mitteilung gebeten, falls die Vergabeunterlagen Unklar- heiten oder Widersprüche enthalten oder nach Auffassung eines interessierten Unternehmens ge- gen geltendes Recht verstoßen. Für diesen Fall bitten wir um Beachtung der vergaberechtlichen Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB (Ziffer 6.1)

Das Angebot ist vollständig in deutscher Sprache einzureichen.

2.3. Angebotsabgabe

Im Rahmen des vorliegenden offenen Verfahrens finden keine Verhandlungen und kein separater Teilnahmewettbewerb statt. Sämtliche geforderten Unterlagen sind mit den Angeboten einzu- reichen. Die Angebote dürfen keine Vorbehalte, Bedingungen oder Änderungen der Vergabeunter- lagen enthalten. Auf Ziff. 3 „Nähere Informationen zur Angebotsabgabe“ wir verwiesen.

Es ist ein vollständiger Satz Angebotsunterlagen entsprechen Ziffer 3.10 dieser Bewerbungsbe- dingungen einzureichen. Das Einreichen von mehreren Angeboten ist entsprechend Ziffer 3.5. un- zulässig.

2.4. Aufklärung und Nachforderung von Unterlagen

Die Vergabestelle behält sich vor, im vergaberechtlich zulässigen Umfang fehlende, unvollstän- dige oder fehlerhafte Unterlagen und Angaben aller Art einschließlich fehlender Unterschriften nachzufordern bzw. die betroffenen Bietenden aufzufordern, fehlende, unvollständige oder feh- lerhafte Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Sie behält sich außer- dem vor, bei Bedarf Aufklärungsgespräche zum Angebotsinhalt im vergaberechtlich zulässigen Umfang mit den Bietenden zu führen.

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Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabestelle hierzu nicht verpflichtet ist und das Fehlen geforderte Unterlagen zum Ausschluss des betroffenen Angebotes führen kann (bspw. bei fehlen- den wesentlichen Preisangaben). Die Berücksichtigung nachgereichter unterlagen ist zudem aus- geschlossen, wenn dadurch die Wertungsreihenfolge beeinträchtigt würde. Die Bietenden haben daher sorgfältig darauf zu achten, dass ihre Angebote alle erforderlichen Angaben, Nachweise und Erklärungen enthalten.

2.5. Zuschlagserteilung/Vertragsabschluss

Die Zuschlagserteilung erfolgt elektronisch auf das wirtschaftlichste Angebot (vgl. Ziffer 4.2).

Die Bietenden sind bis zum 07.04.2027 an ihr Angebot gebunden (Bindefrist).

Die Bietenden, deren Angebote nicht berücksichtigt werden, werden über die Ablehnung ihrer An- gebote und über die Ergebnisse des Verfahrens gemäß § 134 GWB und § 62 VgV informiert.

Mit Zuschlagserteilung – nach Ablauf der Wartefrist des § 134 Abs. 2 GWB – wird der Vertrag ge- schlossen.

3. Nähere Informationen zur Angebotsabgabe

3.1. Angebotsabgabe

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch in Textform über die

e-Vergabeplattform des Bundes (www.evergabe-online.de)

einzureichen. Eine anderweitige Übermittlung des Angebots (postalisch oder per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum zwingenden Ausschluss des Angebotes. Bei technischen Fragen zur Nutzung der e-Vergabeplattform des Bundes wenden sich die Bieten- den bitte direkt an den IT-Support des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat (BMI). Hilfe erhalten Sie über das Kontaktformular (https://www.evergabe-on- line.de/contact.html?1) oder telefonisch unter 02 28-99 61 0-12 34. Alle notwendigen Informationen zur Nutzung der e-Vergabeplattform des Bundes können auf der Homepage der e-Vergabeplattform unter > Unternehmen > Nutzungsvoraussetzungen (https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Nutzungsvoraussetzun- gen/node_nutzungsvoraussetzungen.html) aufgerufen werden.

Das Angebot ist vollständig in deutscher Sprache einzureichen. Anderssprachige Schriftstü- cke sind mit deutscher Übersetzung einzureichen. Unterschriften sind nicht erforderlich. Soweit in den Formblättern der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben ist, muss die Person zur Abgabe entsprechender Erklärungen berechtigt sein. Geldbeträge sind in EUR anzugeben.

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Das Angebot ist in Textform einzureichen. Für die Angebotsabgabe sind die von der Vergabestelle hierfür vorgegebenen Unterlagen zu ver- wenden.

3.2. Sprache, Dateinamen und – formate, Einsatz von KI

Das Angebot ist vollständig in deutscher Sprache einzureichen.

Die Dateinamenlänge ist auf 100 Zeichen begrenzt. Erlaubt sind dabei alle Zeichen der Codepage UTF-8 mit Ausnahme der Zeichen: < (kleiner als)

(größer als) : (Doppelpunkt) " (doppeltes Anführungszeichen) / (Schrägstrich) \ (umgekehrter Schrägstrich) | (senkrechter Strich) ? (Fragezeichen)

• (Sternchen) Diese Vorgaben entsprechen der Windows-Dateinamen-Konvention. Die Nichtbeachtung kann dazu führen, dass ein Angebot nicht ordnungsgemäß eingereicht werden kann. Es liegt im Ver- antwortungsbereich der Bietenden, diese Rahmenbedingungen für Dateinamen zu beachten.

Dateiformate: Die Angebotsunterlagen sind seitens der Bietenden in einem üblichen Windows-Dateiformat ein- zureichen. Ausgefüllte Vergabeunterlagen sollten in dem Format zurückgesendet werden, in dem sie von der Auftraggeberin auf der evergabe-online.de bereitgestellt wurden. Eine Abweichung von den üblichen Windows-Dateiformaten kann dazu führen, dass die Angebotsunterlagen nach Fristende nicht geöffnet werden können. Sollte dies Unterlagen betreffen, welche nach § 56 VgV nicht nachgefordert werden können, so kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren füh- ren.

Einsatz von KI: Durch KI erzeugte oder veränderte Inhalte im Angebot des Bietenden sind als solche unter An- gabe des verwendeten KI-Systems zu kennzeichnen und einer menschlichen Prüfung zu unter- ziehen. Diese muss sowohl eine redaktionelle Kontrolle als auch eine umfassende inhaltliche Prüfung durch qualifiziertes Fachpersonal umfassen. Der Bietende trägt die alleinige Verantwor- tung für die sachliche Richtigkeit und Qualität der Ergebnisse.

3.3. Kennzeichnung der Angebote

Die Bietenden sind aufgefordert, diejenigen Teile ihrer Angebote, die Betriebs- und/oder Ge- schäftsgeheimnisse enthalten oder aus anderen wichtigen Gründen vertraulich zu behandeln sind, als vertraulich zu kennzeichnen (z.B. mit Stempel „vertraulich“ o.ä.).

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Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach §§ 160 ff. GWB den Verfahrensbeteiligten grundsätzlich Akteneinsicht zusteht (§ 165 GWB). Es liegt deshalb im Interesse der Bietenden, geheimhaltungsbedürftige Unterlagen bereits mit der Ab- gabe des Angebots entsprechend zu kennzeichnen. Erfolgt dies nicht, kann die Vergabekammer von einer Zustimmung auf Akteneinsicht ausgehen.

3.4. Angebotsfrist

Das Angebot ist spätestens bis zu folgendem Termin in elektronischer Form auf der e-Vergabe- plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen (Ende der Angebotsfrist)

[07.10.2026, 10:00 Uhr]

Die Bietenden sind für die fristgemäße Einreichung ihrer Angebote selbst verantwortlich. Die ver- spätete Einreichung des Angebots führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren, es sei denn, der Bietende hat die Fristversäumung nicht zu vertreten.

3.5. Nebenangebote und Änderungen an den Vergabeunterlagen:

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Die Bietenden sind gehalten, die von der Auftraggeberin bereitgestellten Vergabeunterlagen, ins- besondere die Formblätter für die Abgabe ihres Angebots zu verwenden. Änderungen an den vor- gedruckten Inhalten der Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Änderungen der Bietenden an den eigenen Eintragungen sind zweifelsfrei kenntlich zu machen und müssen eindeutig sein.

In diesem Vergabeverfahren ist die Abgabe von mehreren Hauptangeboten unzulässig. Bei Abgabe mehrerer Hauptangebote wird nur das zuletzt eingegangene gewertet.

Eigene Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen der Bietenden werden nicht anerkannt und werden im Auftragsfall nicht Vertragsbestandteil.

3.6. Ausschlussgrund nach Verordnung (EU) 576/2022

Unternehmen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, sind von der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen im von der Verordnung geregelten Umfang ausgeschlossen. Zum Nachweis des Nichtvorliegens eines Tatbestands entsprechend Verordnung (EU) 2022/576 ist durch jedes ein- zelne Unternehmen, das als Bietender, als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder der als eig- nungsleihendes Unternehmen Teil des Angebots ist, die Unterlage „Erklärung nach Verordnung (EU) Nr. 576/2022“ ausgefüllt einzureichen.

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3.7. Aufwandsentschädigung:

Die Erstellung des Angebots wird nicht vergütet.

3.8. Gewerbliche Schutzrechte

Der Bietende hat in seinem Angebot ggf. anzugeben, wenn für den Gegenstand des Angebots ge- werbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bietenden oder anderen beantragt sind. Beab- sichtigt der Bietende, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

3.9. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmende und Eignungsleihe

Interessierte Unternehmen können am Vergabeverfahren auch als Bietergemeinschaften teilneh- men. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft werden im Auftragsfall gemeinschaftlich Auftragneh- mende der Auftraggeberin. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren benennen und eine gesamtschuldnerische Haftung für die Auf- tragserbringung übernehmen.

Eine beabsichtigte Vergabe von Teilleistungen an Unterauftragnehmende ist der Auftraggeberin mit Einreichung des Angebots anzuzeigen.

Interessierte Unternehmen können im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzi- elle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn sie nachweisen, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen (Eignungsleihe).

Hinsichtlich der einzureichenden Formblätter, ist der Punkt 4.1 dieser Bewerbungsbedingungen zu beachten.

3.10. Checkliste der einzureichenden Unterlagen

Mit dem Angebot sind die nachfolgend genannten Unterlagen einzureichen. Es ist gekennzeichnet welche Unterlagen bei der Angebotsabgabe zwingend oder falls zutreffend einzureichen sind. Die Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Unterlagen, Nachweise und Erklärungen enthalten. Soweit dafür Formblätter vorgesehen sind, müssen diese verwendet und an den dafür vorgesehenen Stellen (soweit einschlägig) vollständig ausgefüllt werden. Sonstige Eintragungen oder Änderungen an den Formblättern sind nicht zulässig und können zum Ausschluss des Ange- bots führen.

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Die Nichtvorlage der zwingend einzureichenden Unterlagen kann – vorbehaltlich einer etwaigen Nachforderung – zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Es besteht kein Anspruch der Bietenden auf eine Nachforderung durch die Auftraggeberin. Auf die Hinweise unter Ziffer 2.4 wird ausdrücklich hingewiesen.

Das Angebot muss neben den durch die Auftraggeberin bereitgestellten Formblättern und dem Angebotsvordruck zusätzlich folgende Punkte beinhalten:

• Beschreibung der verfügbaren Dokumentationen und Handreichungen (Afo 5 Leistungsbeschreibung)

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• Rechte- und Rollenkonzept (Vgl. Afo 23 Leistungsbeschreibung)
• Datenschutzkonzept (Vgl. Afo 24 Leistungsbeschreibung)
• Nachweis ISO 27001 (Vgl. Afo 35 Leistungsbeschreibung)
• Nachweis C5 Testat (Vgl. Afo 37 Leistungsbeschreibung)
• Auflistung der verfügbaren Sprachen (Vgl. Afo 65 Leistungsbeschreibung)
• Preistabelle für Zuschaltung weiterer verfügbarer Beteiligungsformate (Vgl. Afo 104 Leistungsbeschreibung) Die Einreichung kann in einem oder getrennten Dokumenten erfolgen. Auf die Hinweise in Ziffer 3.2 wird ausdrücklich hingewiesen.

4. Prüfung und Wertung der Angebote Zur Auswahl des Vertragspartners wird die Eignung der Bietenden anhand der unter Ziffer 4.1 be- schriebenen Vorgaben festgestellt. Bietende, die ihre Eignung nicht nachweisen können, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Im Anschluss wird nach den unter Ziffer 4.2 beschriebe- nen Kriterien das wirtschaftlichste Angebot ermittelt, auf das im Anschluss der Zuschlag erfolgt.

4.1. Mindestanforderungen an die Eignung

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4.1.1. Eigenerklärung zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Die Bietenden bestätigen durch Eigenerklärung, dass eine Eintragung im einschlägigen Berufs- oder Handelsregister vorliegt, oder das eine Eintragung ist für sie nicht erforderlich ist.

4.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sind im Formblatt „Erklä- rung zur Eignung“ von den Bietenden folgende Angaben gefordert:

4.1.1.1 Versicherung (Mindestanforderung)

Die Bietenden erklären durch Eigenerklärung das eine branchenübliche Haftpflichtversicherung für Sach- Personen- und Vermögensschäden und soweit eine branchenübliche Haftpflichtversi- cherung keine Versicherung von Sach- und/oder Personenschäden und/oder Vermögensschäden umfasst, besteht eine weitere Versicherung über die Abdeckung dieser Schadenspositionen be- steht. Die Versicherung ist jeweils bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen worden.

Ebenfalls sind Angaben zum Versicherungsgeber zu machen.

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Alternativ erklären die Bietenden per Eigenerklärung das sie aktuell nicht über eine dementspre- chende Haftpflichtversicherung verfügen und verpflichten sich eine solche im Auftragsfall unver- züglich abzuschließen und gegenüber der Auftraggeberin binnen 2 Wochen nach Zuschlagsertei- lung unaufgefordert nachzuweisen.

Hinweis: Zum Nachweis des Bestehens dieser Versicherung ist ein Nachweis (Kopie) der Versiche- rung mit einer aktuellen Gültigkeit, nicht älter als 6 Monate, entweder im Zeitpunkt der Ange- botsabgabe oder nach späterer Aufforderung durch die Auftraggeberin als Anlage zu dieser Erklärung beizubringen.

4.1.2.2 Jahresumsatz (Mindestanforderung)

Es sind Angaben zum Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre zu machen. Im Rah- men der Anforderungen ist ein Mindestjahresumsatz von gemittelt 250.000 € nachzuweisen.

Umsätze der Mitglieder einer Bietergemeinschaft werden kumuliert berücksichtigt.

4.1.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind von den Bietenden als Mindestanforderungen die folgenden Eigenerklärungen abzugeben.

Sofern sich ein Bietender im Rahmen der Eignungsleihe auf die technische und berufliche Leis- tungsfähigkeit eines benannten Nachunternehmers oder Dritten berufen will, sind im Formblatt „Erklärung zur Eignung“ die nachstehenden Angaben auch in Bezug auf das benannte Nachun- ternehmen bzw. Dritten einzutragen.

Darüber hinaus ist eine Verpflichtungserklärung mit dem Formblatt „Eignungsleihe“ des benann- ten Nachunternehmens bzw. Dritten vorzulegen.

4.1.3.1 Anzahl der Angestellten bzw. Mitarbeitenden (Mindestanforderung)

Es sind von den Bietenden Angaben zu der Anzahl von Mitarbeitenden und Angestellten aus den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren zu machen, welche mit vergleichbaren Leistungen betraut waren.

Hierbei können sowohl beim Unternehmen angestellte als auch freie Mitarbeiter:innen angerech- net werden

Die Jährliche Anzahl Mitarbeitende und Angestellte im Mittel welche mit vergleichbaren Leistun- gen betraut waren muss mindestens 5 Vollzeitäquivalente betragen. (Mindestanforderung)

4.1.3.2 Nachweis von Referenzprojekten (Mindestanforderung)

Die Qualifikation der Bietenden ist durch Angabe von drei noch laufenden vergleichbaren Refe- renzprojekten nachzuweisen.

Vergleichbar sind Referenzen, wenn die nachfolgenden Anforderungen kumulativ erfüllt sind.

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• Es handelt sich um die erfolgreiche Implementierung der Beteiligungsplattform des Un- ternehmens. D.h. die Abnahme muss bereits erfolgt sein und die Plattform muss bis zum Stichtag bereits 12 abgeschlossene Leistungsmonate betrieben worden sein.
• Es handelt sich um einen öffentlichen Auftraggeber von Gemeinde- bis Bundesebene im Sinne des § 98 GWB.
• Es müssen mindestens 20 Beteiligungsverfahren abgeschlossen worden sein.
• Die Zahl der angemeldeten Nutzer:innen im Referenzprojekt muss mindestens 500 betra- gen.

Weiter müssen mindestens 2 der 3 Referenzprojekte im deutschsprachigen Raum verortet sein.

Anzugeben sind die folgenden Parameter:  Auftraggeber (Name und Art)  Kontaktperson auf Seiten des Referenzgebers (inkl. E-Mail und Telefonnummer)  Beschreibung der im eignen Unternehmen erbrachten Leistungen (Auftragsgegenstand, Projektbeschreibung)  Projektstatus (noch laufend?; Abnahme der Betriebsbereitschaft erfolgt?; Anzahl der be- reits abgeschlossenen Leistungsmonate zum Stichtag 07.10.2026)  Anzahl bisher abgeschlossener Beteiligungsverfahren im Referenzprojekt zum Stand 31.07.2026  Projekt im deutschsprachigen Raum?  Zahl der angemeldeten Nutzer:innen

Zu jedem Referenzprojekt ist der Auftraggebende und eine Ansprechperson dergestalt anzu- geben, dass eine persönliche Kontaktaufnahme möglich ist. Die Referenzen sind so zu be- schreiben, dass die Vergleichbarkeit durch die Auftraggeberin anhand der Darstellung des Bietenden nachvollzogen werden kann.

4.1.2.3 Vorhandensein eines zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) (Mindestanforderung)

Es ist von den Bietenden eine Eigenerklärung zum Bestehen eines zertifizierten Informationsicher- heits-Managementsystems (ISMS) nach ISO 27001 oder vergleichbar abzugeben.

Hinweis: Zum Nachweis der Zertifizierung ist ein Nachweis (Kopie) mit einer aktuellen Gültigkeit, entweder im Zeitpunkt der Angebotsabgabe oder nach späterer Aufforderung durch die Auftrag- geberin als Anlage zu dieser Erklärung beizubringen.

4.2. Zuschlagskriterien, Prüfung und Wertung der Angebote

Die Auftraggeberin prüft vor der Zuschlagerteilung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, ob ge- gen den Bietenden, der für den Zuschlag vorgesehen ist, Eintragungen im Wettbewerbsregister gespeichert sind. Bietenden, für die Eintragungen im Wettbewerbsregister gespeichert sind, kön- nen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

4.2.1. Zuschlagskriterien

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Die Zuschlagswertung erfolgt unter Berücksichtigung von Qualität und Preis der angebotenen Leistungen. Die Qualität der Leistung wird dabei anhand der Angaben der Bietenden im Formblatt „Wertungsmatrix“ zu den B-Kriterien der Leistungsbeschreibung sowie den eingereichten Bieter- konzepten bewertet, der Preis anhand der Angaben der Bietenden im Formblatt „Preisblatt“.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das- jenige Angebot, das die höchste Gesamtpunktzahl aller Angebote gemäß den nachfolgenden Zu- schlagskriterien erzielt hat.

Bei gleicher Gesamtpunktzahl gilt folgende abgestufte Regelung zur Ermittlung des wirtschaft- lichsten Angebots:

 Haben zwei oder mehrere Angebote in gleicher Weise die höchste Gesamtpunktzahl er- zielt, erhält dasjenige Angebot den Zuschlag, welches im Kriterium „Qualität“ die höchste Wertung erzielt hat.  Liegen dann immer noch zwei oder mehrere Angebote gleich erhält dasjenige Angebot den Zuschlag, welches den niedrigeren Angebotspreis erzielt hat.

4.2.2. Wertung

Die Qualität der angebotenen Leistungen wird mit 70 % gewertet, der Preis geht mit 30 % in die Wertung ein. Sowohl der Preis als auch die Qualität der angebotenen Leistungen werden mit Punk- ten bewertet.

In der Preiswertung beträgt die maximal zu erreichende Punktzahl 108. In der Qualitätswertung beträgt die maximal zu erreichende Punktzahl 108. Die Gesamtpunktzahl des Angebots ergibt sich als gewichtete Summe von Preis und Qualitäts- punkten:

𝐺𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑧𝑎ℎ𝑙 = 0,7 ∗ 𝑄𝑢𝑎𝑙𝑖𝑡ä𝑡𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 + 0,3 ∗ 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Der Bietende mit der höchsten Gesamtpunktzahl hat das wirtschaftlichste Angebot eingereicht.

Preiswertung: (bitte nutzen Sie Formblatt “Preisblatt“)

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Bewertet wird die fiktive Wertungssumme brutto (P) entsprechend den Angaben der Bietenden im Formblatt „Preisblatt“.

Die Bietenden mit der niedrigsten fiktiven Wertungssumme (P ) erhalten die volle Punktezahl. min Bietende deren fiktive Wertungssumme das Zweifache der niedrigsten Wertungssumme erreicht oder überschreitet erhalten 0 Punkte in der Preiswertung.

Die Preispunkte für die restlichen Angebote werden mittel linearer Interpolation zwischen diesen beiden Punkten mit folgender Formel bestimmt:

( 𝑃− 𝑃𝑚𝑖𝑛) 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 = 108 – 108∗ [ ] 𝑃𝑚𝑖𝑛 Qualitätswertung: ( > bitte nutzen Sie die Vergabeunterlage „Leistungskatalog“ und „Formblatt Konzept“)

Bewertet wird der Erfüllungsgrad der B-Kriterien der Leistungsbeschreibung entsprechend der Angaben der Bietenden im Tabellenblatt „Leistungsbeschreibung“ der Vergabeunterlage „Leis- tungskatalog“ gemachten Angaben, sowie das Einführungskonzept der Bietenden entsprechend dem im in der Vergabeunterlage „Leistungskatalog“ - Tabellenblatt „Bewertungsmaßstab Kon- zept“, angegeben Kriterien.

Die Wertungspunkte für die Einzelkriterien werden gewichtet und im Anschluss aufsummiert. Das Ergebnis bildet die erreichten Leistungspunkte für die Qualität. Die möglichen Wertungspunkte, die Gewichtung der Einzelkriterien, sowie der Erwartungshorizont und der Bewertungsmaßstab für das Konzept sind der Vergabeunterlage „Leistungskatalog“ zu entnehmen.

Bietenden können maximal 108 Qualitätspunkte erreichen.

5. Ergänzende Bestimmungen

5.1. Vertrauliche Angaben und Geheimhaltung

Den Bietenden obliegt es selbst, diejenigen Teile des Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäfts- geheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen.

Geschieht dies nicht kann die Auftraggeberin von der Zustimmung zur Weitergabe im Rahmen der sonst geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Erfüllung anderer gesetzlicher Ziele ausgehen. Insbesondere kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustim- mung des Bietenden auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (insbesondere andere Bie- tende) ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB). Ebenso kann die Bundesprüfstelle nach BTTG (Bun- destariftreuegesetz) im Zuge Ihrer Kontrolltätigkeit – ohne weitere Prüfung - die Unterlagen zur Kenntnis nehmen.

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Mit Einreichung des Angebots verpflichten sich alle Beteiligten, die im Rahmen des Vergabever- fahrens erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Zwecke die- ses Vergabeverfahrens zu verwenden.

5.2. Datenschutz

Die in den Vergabeunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten und sonstigen Angaben der Bietenden werden von der Auftraggeberin und ihren Beauftragten im Rahmen ihrer Zuständigkeit erhoben, verarbeitet und genutzt. Eine Weitergabe dieser Daten an andere Stellen richtet sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz. Die am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen sind verpflichtet, die am Projekt beteiligten Bearbeitenden auf die Erfassung und Speicherung ih- rer Daten (Name, dienstliche Erreichbarkeit) hinzuweisen und deren Einverständnis einzuholen.

Im Falle der Zuschlagserteilung sind die mit der Leistungserbringung betrauten Personen auf die Vertraulichkeit im Sinne des Datenschutzrechts zu verpflichten. Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bietende seine Bereitschaft zur Unterzeichnung einer entsprechenden Verpflichtungserklä- rung. Ein Formular ist als Muster beigefügt.

Sollen personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeberin durch einen Dritten verarbeitet werden, ist eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) abzuschließen. Bei der Vergabe des Auftrags ist diese Vereinbarung Teil der Vergabeunterlagen. Mit Abgabe des Ange- bots erklärt der Bietende für den Fall, dass im Rahmen der Leistungserbringung personenbezo- gene Daten im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet werden sollen, seine Bereitschaft zum Ab- schluss der AVV. Er verpflichtet sich außerdem zur Eintragung der technischen organisatorischen Maßnahmen. Ein Formular ist als Muster beigefügt.

Des Weiteren sind gemäß der Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung die mit der Leistungserbringung befassten Personen nach dem Verpflichtungs- gesetz auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten aus dem Auftrag zu verpflichten. Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bietende seine Bereitschaft zur Unterzeichnung einer entspre- chenden Verpflichtungserklärung.

5.3. Bedenken zur Ausführung

Vor Abgabe des Angebotes haben sich die Bietenden über alle Bedingungen und Einzelheiten des Vergabeverfahrens, der Ausschreibungsunterlagen und der geforderten Leistungen eigenverant- wortlich und ausführlich zu informieren.

Mit der Abgabe eines Angebotes bestätigen die Bietenden, dass sie alle Bedingungen des Rah- menvertrags kennen und erfüllen. Eventuelle Bedenken und Unklarheiten der Bietenden bzgl. Aus- legung der Vergabeunterlagen und spätere Ausführung der Leistungen müssen die Bietenden vor Angebotsabgabe klären.

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5.4. Zustimmung zur Weitergabe bzw. Veröffentlichung von Vertragsdaten

Mit der Abgabe des Angebots erklärt der Bietende im Falle der Bezuschlagung seine Zustimmung zur Weitergabe und/oder Veröffentlichung von Vertragsdaten aufgrund des Zuschlages an bzw. durch Stellen der Bundesverwaltung, insbesondere Bundesministerien oder dem Deutschen Bun- destag (z.B. Ausschüsse).

Diese Vertragsdaten umfassen insbesondere den Vertragszweck, insbesondere auch das Vorlie- gen einer Normsetzung, den Vertragsnamen, die Vertragslaufzeit, den Namen des Auftragnehmen- den, die Durchführung einer Ausschreibung, das Vertragsvolumen, eine Honorarabrechnungsver- einbarung nach Aufwand/ Stunden, geleistete Ausgaben/ Zahlungen im Kalenderjahr, (vss.) Aus- gaben-/ Zahlungsverpflichtungen für Folgejahre. Im Falle eines Rahmenvertrages/-vereinbarung betrifft dies auch die jeweiligen Einzelabrufe/-beauftragungen.

5.5. Anwendbarkeit der Regelungen des BTTG (Bundestariftreuegesetz)

Auftragnehmer von öffentlichen Aufträgen mit einem Auftragswert ab 50.000 € (zzgl. MwSt.) ha- ben die Bestimmungen des BTTG einzuhalten. Die diesbezüglichen Ausführungsbedingungen er- geben sich aus den Vertragsunterlagen als Teil der Vergabeunterlagen (siehe 1.5).

6. Rüge und Nachprüfung von Entscheidungen der Auftraggeberin vor der Vergabekammer

6.1. Rüge

Die Bietenden sind verpflichtet, erkannte Vergaberechtsverstöße innerhalb einer Frist von 10 Ka- lendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen.

Auf § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.

6.2. Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer

Rechtsschutz gegen Entscheidungen der Auftraggeberin kann erlangt werden bei:

Vergabekammer beim Bundeskartellamt des Bundes Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16 Ort: Bonn Postleitzahl: 53113 Land: Deutschland E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Telefon: +49 22894990 Fax: +49 2289499163

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach §§ 160f. GWB. Ein Nachprüfungsan- trag ist u.a. unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftragge- berin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (Ausschlussfrist).

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Ende der Bewerbungsbedingungen

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