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Durchführung Einlassdienst Halle (Saale) Vergabe-Nr.: 26/S/0164/HAL

Leistungsbeschreibung

Vorhaben: Durchführung Einlassdienst LHW, Standort Halle (Saale)

Vergabe-Nr.: 26/S/0164/HAL

Auftraggeber: Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt Willi-Brundert-Straße 14 06132 Halle (Saale)

Allgemeine Leistungsbeschreibung

Für den Standort Halle (Saale) soll ein Dienstleistungsvertrag über den Einlassdienst im Namen und auf Rechnung des Landesbetriebes für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen- Anhalt (LHW) abgeschlossen werden.

Vertragszeitraum: 01.01.2027 bis 31.12.2027

Optional kann der Vertrag maximal 3 Mal um jeweils 1 Jahr verlängert werden, insofern durch den Auftraggeber (AG) oder Auftragnehmer (AN) eine Kündigung nicht spätestens 3 Monate vor Vertragsbeendigung erfolgt.

Die Überprüfung der Leistungsfähigkeit der Beschäftigten des AG erfolgt bis zum 31.03.2027. Während dieses Zeitraumes verpflichtet sich der AN, auf Anforderung des AG den Beschäftigten ohne nähere Angabe von Gründen auszutauschen. Im Falle eines Austausches beginnt der dreimonatige Überprüfungszeitraum mit dem Tag des Ersteinsatzes des neuen Beschäftigten erneut.

Vertragsort:

Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt Willi-Brundert-Straße 14 06132 Halle (Saale)

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Durchführung Einlassdienst Halle (Saale) Vergabe-Nr.: 26/S/0164/HAL

Rechnungslegung:

Rechnungen sind monatlich rückwirkend entsprechend des monatlichen Pauschalangebotspreises zu stellen. Die Mehrwertsteuer ist in den Rechnungen gesondert auszuweisen.

Die Rechnungen sind per Mail zu richten an: innerer.dienst.hal@lhw.sachsen-anhalt.de

Preisanpassungen:

Steigen oder fallen die für die in der Leistungserbringung konkret eingesetzten Arbeitnehmer maßgeblichen tarifvertraglichen und/oder gesetzlich begründeten Entgelte (ausgehend von dem prozentualen Anteil der Arbeitnehmerentgelte (Kalkulationsgrundlagen) auf dem Preisblatt) so deutlich, dass dies eine Erhöhung oder Verringerung des Gesamtpreises um mehr als 3% zur Folge hat, wird der Preis auf Verlangen einer Partei entsprechend der angezeigten Entgelterhöhung oder -senkung um den sich aus den Kalkulationsgrundlagen ergebenden Anteil des Arbeitnehmerentgeltes am Gesamtpreis angepasst.

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Durchführung Einlassdienst Halle (Saale) Vergabe-Nr.: 26/S/0164/HAL

Leistungsumfang:

Allgemeines:

Der Dienst beschränkt sich auf das Dienstobjekt der Liegenschaft Halle (Saale), Willi-Brundert-Straße 14 in 06132 Halle (Saale). Erforderliche Räumlichkeiten werden durch den AG bereitgestellt. Die Arbeitskräfte des Empfangsdienstes sind Arbeitnehmer des AN und als solche ausschließlich dem AN unterstellt. Sie müssen eindeutig durch eine entsprechende einheitliche Arbeitskleidung als Empfangsdienst erkennbar sein. Das sichtbare Tragen eines Namensschildes ist zwingend erforderlich. Die Bereitstellung der Arbeitskleidung erfolgt durch den AN. Die Kleidung ist stets sauber, unbeschädigt und knitterfrei zu tragen. Zuständig für die Einsatzorganisation ist der AN, der sich verpflichtet, auch bei Krankheit, Urlaub etc. die Arbeitsplätze im Bereich des AG laut Vertrag ständig besetzt zu halten.

Mit Vertragsabschluss wird eine erforderliche Namensliste mit den Verantwortlichen bzw. Ansprechpartnern des AG und des AN ausgetauscht.

Eine detaillierte Einweisung erfolgt nach Vertragsabschluss im Dezember 2026. Dazu sind 2 Tage in Frühschicht und 2 Tage in Spätschicht einzuplanen.

Aufgabenbereich und Verhaltensregeln:

Der Konsum von Rauschmitteln vor und während der Dienstzeit ist untersagt.

Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist werden vorausgesetzt.

Der Raum des Empfanges ist während der Dienstzeit ständig besetzt zu halten. Ausnahmen hierbei sind Kontrollgänge bzw. andere dringende dienstliche und persönliche Gründe. Der Empfangsraum ist dauerhaft sauber und aufgeräumt zu halten.

Im Dienstbereich des Dienstraumes dürfen sich nur Mitarbeiter des AN bzw. Mitarbeiter der Dienststelle zur Wahrnehmung dienstlicher Aufgaben aufhalten.

Der Mitarbeiter ist verpflichtet, den Eingangsbereich zu beobachten, zu beaufsichtigen und allen Bitten um Auskunft nachzukommen. Besondere Vorkommnisse sind sofort dem Vertreter des AG zu melden. Dieser entscheidet, inwieweit ein Handlungsbedarf besteht und ggf. weitere Meldungen erforderlich sind. In jedem Fall ist über Vorkommnisse eine Eintragung im Dienstbuch vorzunehmen.

Zu den Aufgaben des Einlassdienstes gehört auch die Entgegennahme von Eingangspost, Paketlieferungen und Ausgangspost sowie deren Übergabe an den AG zur weiteren Bearbeitung.

Verschwiegenheit/Vertraulichkeit:

Die Mitarbeitenden des AN sind verpflichtet, außer gegenüber den dienstlichen Vorgesetzten des AN und den Liegenschaftsverantwortlichen des AG, allen anderen Personen gegenüber Stillschweigen über Organisations-, Sicherheits-, Geschäfts- und Betriebsabläufe und Festlegungen sowie geschützte und personenbezogene Daten des LHW zu bewahren.

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Durchführung Einlassdienst Halle (Saale) Vergabe-Nr.: 26/S/0164/HAL

Besucher:

Besucher sind freundlich und zuvorkommend nach ihren Wünschen zu befragen und dann entsprechend der betrieblichen Erfordernisse anzumelden.

Dienstbuch:

Durch den Einlassdienst ist täglich ein Dienstbuch zu führen, in dem folgende Informationen erfasst werden:

Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende des Mitarbeiters des Einlassdienstes
Aufgetretene Unregelmäßigkeiten während der Dienstdurchführung
Registrierung von Besuchern und externen Firmen
Ausgabe/Rücknahme von Schlüsseln an externe Firmen
Durchgeführte Kontrollgänge im Dienstobjekt
Vorkommnisse während des Einlassdienstes

Schlüsseldienst und Telefonverkehr:

Durch den Einlassdienst erfolgt die zentrale Schlüsselausgabe für die einzelnen Diensträume an alle berechtigten Mitarbeitenden im Zeitraum der Gleitarbeitszeit. Nach Dienstschluss der Mitarbeitenden des LHW sind deren Zimmerschlüssel wieder entgegen zu nehmen. Die Schlüssel der Liegenschaft werden im Safe gelagert, der sich im Arbeitsraum im Empfangsbereich befindet.

In Absprache mit dem Auftraggeber sind Schlüssel an externe Firmen auszugeben und von diesen wieder anzunehmen.

Im Bereich des Einlassdienstes ist die Telefonzentrale installiert. Durch die Mitarbeitenden des AN werden die dort ankommenden Telefongespräche über die Hausanlage zu den betreffenden Geschäfts- bzw. Sachbereichen weitergeleitet. Zur Aufgabenrealisierung sind grundlegende PC-Kenntnisse (z.B. Outlook, Excel) erforderlich.

Fahrzeugausgabe:

Fahrzeugpapiere sind an die Mitarbeitenden des AN auszugeben und von selbigen wieder in Empfang zu nehmen.

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Sicherheit/Schließgang:

Die Mitarbeitenden des AN stellen sicher, dass das Auf- und Verschließen des Gebäudes der Liegenschaft unter Beachtung der Dienstzeiten erfolgt. Abweichungen hiervon erfolgen ausschließlich nach vorheriger Abstimmung mit dem AG.

Während der Schließgänge ist stets darauf zu achten, dass das Festnetztelefon auf das Mobilfunktelefon, welches vom AG gestellt wird, umgestellt ist. Dieses trägt der Mitarbeitende bei Kontrollrundgängen stets bei sich.

Beim Schließgang durchzuführen und zu beachten:

Kontrolle auf Unregelmäßigkeiten wie etwa Sachbeschädigung, Vandalismus, Graffiti, widerrechtliches Anbringen von Plakaten und ähnliches
Prüfung unüblicher Fremdgeräusche, Geruchsbildung, Wärmeabstrahlung etc. sowie deren Behebung, soweit dies gefahrlos möglich ist
Abschalten von Raum- und Flurbeleuchtung
Kontrolle der Küchenbereiche: Im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes sind Elektrogeräte (z.B. Kaffeemaschinen, Elektroherde) auszuschalten.
Eingeschaltete Computeranlagen, Server usw. werden NICHT ausgeschaltet.
ggf. Schließen von Wasserhähnen
ggf. Regulierung der Heizkörper
Schließen von Fenstern, Durchgängen, Brandschutztüren
Freihalten/Freiräumen von Flucht- und Rettungswegen sowie sonstiger Rettungseinrichtungen
Kontrolle des Innenhofes inkl. Hoftoranlage

Kontrollgänge und alle Besonderheiten, die im Rahmen selbiger auftreten, sind stets zu dokumentieren inkl. Angabe der Uhrzeit. Es erfolgt eine Kontrolle der Gebäude-Außenhaut auf Verschluss und Unversehrtheit. Des Weiteren erfolgt eine Sichtkontrolle auf Anzeichen von technischen Störungen, Havarien, Einbrüchen und Beschädigungen.

Das Dienstobjekt ist mit einer flächendeckenden Brandmeldeanlage ausgerüstet. Es besteht eine direkte Aufschaltung zur Feuerwehr. Außerhalb der Gleitarbeitszeit bzw. bei Nichtanwesenheit von berechtigten Personen ist die Brandmeldezentrale im Notfall durch den Einlassdienst zu bedienen.

Das Dienstobjekt Halle ist über eine Alarmanlage gesichert. Nachdem alle Mitarbeitenden das Dienstobjekt verlassen haben, wird diese durch den Einlassdienst bei Dienstbeendigung aktiviert. Bei Dienstbeginn erfolgt durch den Einlassdienst die Deaktivierung.

Bei Alarmmeldung außerhalb der Dienstzeit wird eine Weitermeldung des Alarmes an die Zentrale des AN vereinbart. Der AN realisiert eine kurzfristige Objektkontrolle durch einen Bereitschaftsfahrer, organisiert die Information an befugte Mitarbeiter des AG und leitet selbständig weitere erforderliche Schritte ein.

Eine detaillierte Einweisung erfolgt nach Vertragsabschluss bei der Ersteinweisung.

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Besetzung des Einlassdienstes:

Die Mitarbeitenden des AN sind dem AG namentlich zu benennen. Es wird ein gepflegtes Äußeres und souveränes Auftreten, ein höflicher Umgangston sowie ein sicherer und sensibler Umgang mit Daten erwartet. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Mit Angebotsabgabe muss eine Sachkundeprüfung gemäß § 34a Gewerbeordnung sowie eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung des für die Ausführung der Leistungen vorgesehenen Personals in vergleichbaren Tätigkeiten nachgewiesen werden. Dazu sind die Namen und beruflichen Qualifikationen sowie kurze Lebensläufe des für die Ausführung vorgesehenen Personals anzugeben.

Der Einlassdienst ist für die feste Einsatzplanung mit zwei Personen im Schichtwechsel sowie mit mindestens einer Person für etwaigen Ersatzeinsatz (sog. Springer) vorzusehen. Bei unvorhersehbarer spontaner Abwesenheit eines für den Einlassdienst vorgesehenen Mitarbeiters ist die Ersatz-Besetzung des Einlassdienstes innerhalb von 3 Stunden zu gewährleisten. Erforderliche Schlüsselübergaben sind durch den AN zu organisieren.

Die Besetzung erfolgt an allen Werktagen im folgenden Zeitraum:

vom 01.01. bis 31.05. sowie vom 01.09. bis 31.12. eines jeden Jahres an Werktagen montags bis donnerstags von 5.30 Uhr bis 19.30 Uhr (betriebliche Gleitarbeitszeit für Mitarbeitende des AG von 6.00 Uhr bis 19.00 Uhr)
vom 01.01. bis 31.05. sowie vom 01.09. bis 31.12. eines jeden Jahres an Werktagen freitags und an Tagen vor Feiertagen von 5.30 Uhr bis 18.30 Uhr (betriebliche Gleitarbeitszeit für Mitarbeitende des AG von 6.00 Uhr bis 18.00 Uhr)
vom 01.06. bis 31.08. eines jeden Jahres an Werktagen montags bis donnerstags von 5.00 Uhr bis 19.30 Uhr (betriebliche Gleitarbeitszeit für Mitarbeitende des AG von 5.30 Uhr bis 19.00 Uhr)
vom 01.06. bis 31.08. eines jeden Jahres an Werktagen freitags und an Tagen vor Feiertagen von 5.00 Uhr bis 18.30 Uhr (betriebliche Gleitarbeitszeit für Mitarbeitende des AG von 5.30 Uhr bis 18.00 Uhr)
am 23. und 30.12. eines jeden Jahres an Werktagen von 5.30 Uhr bis 18.30 Uhr
am 24. und 31.12. eines jeden Jahres ist die Besetzung des Einlassdienstes nicht erforderlich

Im Falle einer innerbetrieblichen Gleitzeitänderung des AG werden die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden des AN diesen neuen Regelungen angepasst.

Durch den Einlassdienst ist die Zugänglichkeit des Objektes während der Gleitarbeitszeit für alle Bediensteten sowie für Mitarbeitende externer Vertragspartner (z.B. Reinigung, Hausmeister) in den vereinbarten Zeiten zu gewährleisten.

Aufgrund der komplexen Einzeltätigkeiten sind häufige Personalwechsel seitens AN zu vermeiden. Ein erforderlicher Wechsel der Einsatzkräfte ist grundsätzlich mit dem AG abzustimmen und benötigt einen Zeitvorlauf von 4 Wochen.

Leistungsbeschreibung mit LV_0164.pdf

Leistungsbeschreibung

Leistungsverzeichnis

monatlicher Pauschalpreis Netto

Durchführung Einlassdienst:

_______ €

19% Mehrwertsteuer: _______ €

monatlicher Pauschalpreis Brutto

Durchführung Einlassdienst:

_______ €