Leistungsbeschreibung

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ist als Ressortforschungseinrichtung des Bundes der Sicherheit und Gesundheit und der menschengerechten Gestaltung der Arbeit verpflichtet.

Mit ihrer Forschung und Entwicklung verfolgt sie langfristig angelegte Fragestellungen, um Veränderungstrends in der Arbeitswelt identifizieren zu können, und schließt aktuelle Wissenslücken in ihren Handlungsfeldern.

Ausgeschrieben ist die konzeptionelle Weiterentwicklung und Durchführung eines modularen Programms zur Führungsentwicklung. Start der Programmdurchführung ist Mai - September 2027 unter Berücksichtigung der Ferienzeiten von NRW, Sachsen und Berlin mit einer Laufzeit bis zu einem Jahr. Die konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung startet mit Zuschlagserteilung.

1. Rahmenbedingungen und konzeptionelle Grundstruktur des Qualifizierungsprogramms

Zur Vermittlung und Stärkung von Management- und Führungskompetenzen hat die BAuA ein hochwertiges Qualifizierungsprogramm, die modulare „BAuA Managementakademie“ eingerichtet. Dieses Programm wurde bereits seit 2012 viermal durchgeführt. Das Programm richtet sich in erster Linie an neu berufene Führungskräfte mit disziplinarischer Personalverantwortung und einem unterschiedlichen Erfahrungsumfang in der Führungsrolle aus unterschiedlichen Hierarchieebenen (wie z.B. Bereichsleitungen, Wissenschaftliche Leitungen, Gruppenleitungen und Sachgebietsleitungen) und im Einzelfall zusätzlich an einen kleineren Kreis von herausgehobenen fachlichen Leitungskräften aus dem wissenschaftlichen Tätigkeitsbereich, den Senior Scientists. Das Programm dient nicht der Führungsnachwuchsentwicklung oder Förderung von Potentialträgern.

Die Teilnehmenden durchlaufen die Qualifizierung als Gruppe (bis max. 15 Beschäftigte), die über den Zeitraum der Qualifizierung (bis zu 12 Monate) bestehen bleibt. Zielsetzung des Programmes ist es, dass die Führungskräfte bzw. Leitungskräfte eine breite, auf die Bedarfe der BAuA zugeschnittene Qualifikation zur Weiterentwicklung ihrer Führungs- und Managementkompetenz in den für das Haus bedeutsamen Themenfeldern erhalten. Darüber hinaus wird die Quervernetzung innerhalb des Hauses gefördert.

Die Zielgruppe der Teilnehmerinnen und Teilnehmern ist bezüglich ihrer inhaltlichen Aufgabenstellungen sehr heterogen aufgestellt, d.h. es handelt sich um Führungskräfte bzw. im Einzelfall Senior Scientists aus den einzelnen Fachbereichen der BAuA (mit sehr heterogenen Forschungs- und Entwicklungsaufgaben sowie Tätigkeitsfeldern der Regulation und Politikberatung), der DASA als musealen Ausstellungsort der BAUA, als auch um Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus dem Zentralbereich und den Leitungsstäben mit Verwaltungs- und strukturell-organisatorischen Aufgaben wie z.B. Kommunikationsmanagement, Forschungsmanagement und wissenschaftlicher Gremienarbeit.

Das Programm wird in einem externen Veranstaltungshotel durchgeführt und umfasst netto 2 Veranstaltungstage pro Modul (Start 1. Tag mittags, Ende 3. Tag mittags).

Die Akademie umfasst 5 Module mit folgenden Inhalten:

Modul 1: Einstieg/Führung in der BAuA

Modul 2: Sich selbst und andere führen/Führung in der Dyade

Modul 3: Teamführung

Modul 4: Strategie

Modul 5: Change inkl. Abschluss

In der inhaltlichen Ausgestaltung der Modulinhalte kann auf vorhandene Ablaufpläne und ggf. auch Foliensätze der einzelnen Module der Akademie zurückgegriffen werden, die für die vergangenen Durchgänge der Akademie angefertigt und genutzt wurden. Bestandteil der Beauftragung ist daher nicht eine Neukonzeption sämtlicher Inhalte, sondern eine konzeptionelle Überarbeitung mit den zum gegenwärtigen Zeitpunkt wichtigen Schwerpunktsetzungen für die Organisation unter Einbezug relevanter interner Akteure.

Innerhalb der einzelnen Module sollen neben den wichtigen Wissensbereichen vor allem Instrumente und konkrete Herausforderungen in der Praxis, insbesondere mit Beispielen aus der BAuA, vermittelt bzw. diskutiert werden. Zielsetzung ist dabei auch, die Teilnehmenden in einen Reflexionsprozess zu leiten und sie Impulse zur Weiterentwicklung der Organisation erarbeiten zu lassen.

Die Module sollen durch eine Kombination der 3tägigen Präsenzseminare (je Modul netto 2 Seminartage = 16 Stunden) und durch Angebote themenbezogener Materialien zum Selbststudium bzw. auf den Transfer in den beruflichen Kontext zielenden Praxisaufgaben, die durch den Auftragnehmer bereitgestellt werden, bearbeitet werden.

Der Auftragnehmer übernimmt die Durchführung der Module ausschließlich nach den Vorstellungen, Vorgaben und Anforderungen der Auftraggeberin.

Der Passgenauigkeit des Formates hinsichtlich der BAuA Spezifika als Ressortforschungseinrichtung wird ein hoher Stellenwert eingeräumt. Dies wird durch Beteiligung von internen Fachexperten und Stakeholdern als Inputgebern in den Modulen und auch das Engagement von ehemaligen Teilnehmenden als beratendem Gremium in der Ausgestaltung der Module unterstützt. Das bedeutet, dass ein Schwerpunkt der Tätigkeit des Auftragnehmers darin besteht, in Abstimmung mit den Verantwortlichen aus der Personalentwicklung in Dialogformaten, in Form von Präsenzterminen und digitalen Besprechungen, die Erwartungen der Stakeholder inhaltlich aufzunehmen, die Modulinhalte entsprechend anzupassen und auch ggf. Akteure aus der BAuA als Inputgeber in den Modulen zu integrieren.

Ein Schwerpunkt in der Einbindung fachlicher Akteure liegt dabei in der Zusammenarbeit mit den Experten und Expertinnen der BAuA, die das Thema Führung und Organisation im Kontext des Arbeitsschutzes, psychischer Belastung und gesunder Führung behandeln.

Mit der Fokussierung einer organisationsspezifischen Anpassung ist verbunden, dass bei dem Auftragnehmer zeitliche Freiräume für Besprechungstermine mit den zusätzlichen Akteuren der BAuA vor dem Start der Maßnahme im Umfang von bis zu 4 Tagen und vor jedem der Module von bis zu 2 Tagen einzuplanen sind.

2. Aufgaben des Auftragnehmers

Folgende wesentliche Leistungen sind zu erfüllen:

Beratung der Auftraggeberin bei der konzeptionellen Überarbeitung bzw. Weiterentwicklung der Modulinhalte der BAuA-Akademie vor Start des modularen Programms (auf Basis der durch die BAuA gesetzten Themenschwerpunkte)
Ausarbeitung der daraus resultierenden aktuellen Qualifizierungsschwerpunkte der einzelnen Programmmodule in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin (die Verantwortlichen der Personalentwicklung, fachlichen Akteure und Stakeholder vor Start der Module)
Die finale Ausgestaltung der Modulinhalte durch fortlaufende inhaltliche Anforderungsanalyse und Abstimmung im Sinne eines fortlaufenden Projektmanagements mit den jeweils relevanten Akteuren der Auftraggeberin im Vorfeld der einzelnen Module. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Personalentwicklung.
Der Auftragnehmer übernimmt die Beschaffung eines externen Veranstaltungsortes für die Akademie im Rahmen der von der der Auftraggeberin definierten Auswahlkriterien insbesondere hinsichtlich der preislichen Kategorie und ist damit direkter Vertragspartner des Hotels. Hierbei sollen insbesondere Hotels berücksichtigt werden, welche in ihrem Konzept auch die Nachhaltigkeit verankern. Die Rechnungsstellung für die in Anspruch genommen Leistungen im Hotel geht direkt an die BAuA. Diese Hotelkosten sind nicht Bestandteil des Angebotspreises. Der Aufwand für diesen Vertragsabschluss und die operative Koordination mit dem Veranstaltungshotel im Vorfeld und während der Module soll als Angebotspunkt aufgeführt sein. Die operative Koordination umfasst unter anderem Absprachen zu Raumausstattung, Seminarzeiten, Teilnehmerlisten-Updates, Koordination mit externen Referenten, ggf. Organisation eines Rahmenprogrammes sowie die Bereitstellung von Seminarunterlagen, Formularen, Zertifikaten usw. in Abstimmung mit der Auftraggeberin.
Optional ist für die Auftraggeberin und als gesonderter Angebotspunkt auszuweisen die konzeptionelle Mitgestaltung und Moderation von bis zu vier 2tägigen Führungswerkstätten für ehemalige Teilnehmende des Programmes.

Um die in den vorherigen Durchgängen der Akademie erzeugte Vernetzung und aufgebauten Kompetenzen aufrecht zu erhalten, sind ab dem Jahr 2027 Führungswerkstätten im Umfang von jeweils 2 Veranstaltungstagen geplant. Aufgrund der Größe des Teilnehmerkreises werden voraussichtlich vier Veranstaltungstermine à 2 Veranstaltungstage durchgeführt. Diese Führungswerkstätten sind konzeptionell im Wesentlichen durch Input der Auftraggeberin gestaltet. Der inhaltliche Aufbau dieser Führungswerkstätten ist an allen (max. 4) Veranstaltungsterminen gleichbleibend.

Ein wesentlicher Bestandteil des Grundkonzeptes der „BAuA Managementakademie“ ist eine kontinuierliche Lernbegleitung (Program Manager) von Seiten der Organisation der Auftragnehmer. Die Lernbegleitung soll die Akademie sowohl in der Konzeptionsphase und im Projektmanagement, als auch bei der Durchführung der Module in der Funktion als Trainer und als Moderator beim Einsatz interner und ggf. weiterer externer Referenten begleitet

Im Einzelnen übernimmt diese Lernbegleitung im Rahmen der Akademie folgende Aufgaben:

Direkte Ansprechperson in der konzeptionellen Überarbeitung der Modulinhalte des Programmes im Diskurs und Abstimmung mit der Personalentwicklung und anderen Stakeholdern des Hauses im Vorfeld des Starts des Programmes und in Feinabstimmung und Planung vor jedem einzelnen Modul. In diesem Zuge Ermittlung der aktuellen Bedarfe der Organisation und deren Berücksichtigung in der inhaltlichen Gestaltung der Module, Erstellung von Modulleitfäden, Agenden, Foliensätzen, Teilnehmerunterlagen.
Tätigkeit als Lead-Trainer und Moderator allen 5 Modulen
Koordination und Abstimmung mit den beteiligten internen und externen Referenten (laufendes Projektmanagement)
Ggf. Marktrecherche und Vorauswahl weiterer externer Referenten für die einzelnen Module

Die Person, die diese kontinuierliche Lernbegleitung übernimmt, wird im Vorfeld vertraglich namentlich festgelegt und ist bereits mit dem Angebot zu benennen. Ein Wechsel bedarf der Zustimmung durch die Auftraggeberin (s.u.). Die Arbeitsqualität der Lernbegleitung soll durch konzeptionelle Arbeitsproben nachgewiesen werden (siehe Anhang 3a) in Form von Einreichen schriftlicher Unterlagen mit Angebotsabgabe und in Form von persönlicher Präsentation der Konzeption beim Auftraggeber.

Die Lernbegleitung ist in jedem Modul der Akademie anwesend.

3. Weitere erwartete Leistungen des Anbieters

Der Auftragnehmer übernimmt die Vorauswahl zusätzlich eingesetzter externer Referenten. Die Auftraggeberin trifft nach selbstständiger Prüfung der Eignung die finale Auswahl und ist direkter Vertragspartner der externen Referenten. Die Auftraggeberin legt besonderen Wert darauf, dass die vom Auftragnehmer vorausgewählten Referenten über herausragende fachliche, psychosoziale, didaktische, methodische und mediale Kompetenzen verfügen, um den Anforderungen an ein hochwertiges, zielgruppenadäquates Qualifizierungsprogramm zu genügen. Dies ist der Auftraggeberin durch Referenzen, Lebensläufe, etc. in einem aussagekräftigen Dossier, ggf. auch durch persönliche Vorstellung, zu belegen.
Bei unerwartetem Ausfall der kontinuierlichen Lernbegleitung (Program Manager) muss ein personeller Ersatz von Seiten des Auftragnehmers gestellt werden und die Auftraggeberin behält sich ein Vetorecht bei der Beauftragung einer neuen Lernbegleitung ausdrücklich vor. Dieses Ablehnungsrecht gilt auch dann, wenn sich während der Schulungsphase zeigt, dass die Lernbegleitung den Anforderungen und damit den Erwartungen der Auftraggeberin nicht gerecht wird. Die Eignung des Ersatzes für die Lernbegleitung wird von der Auftraggeberin auf Basis derselben Eignungs-/Leistungskriterien wie zur erstmaligen Auswahl des Auftragnehmers bzw. der kontinuierlichen Lernbegleitung geprüft.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die im Rahmen der BAuA-Managementakademie erarbeiteten Inhalte und Prozesse, d.h. unter anderem sämtliche verwendete Veranstaltungspräsentationen, Teilnehmerunterlagen sowie die zeitlichen und inhaltlichen Ablaufpläne bzw. Trainerleitfäden der einzelnen Veranstaltungstage, der Auftraggeberin auch nach Ablauf der Qualifizierung bzw. des Programms zur Verfügung stehen. Alle Unterlagen sollen der Organisation und den Teilnehmenden in einer digitalen Version übermittelt werden.
Die Rechnungen sind zeitnah und auf die einzelne Moduldurchführung bezogen, spätestens bis 30 Tage nach Leistungserbringung zu stellen. In Rechnung gestellte Leistungen haben sich an der inhaltlichen Struktur des Angebotes zu orientieren. Sie sollen nachvollziehbar und transparent dargestellt werden, d.h. z.B. getrennt die Beratungsdienstleistung hinsichtlich Konzeptionstagen im Office und Besprechungsterminen in Präsenz bzw. digital für Konzeptionszwecke und Projektmanagement sowie für die Umsetzung der Modulveranstaltungen aufführen. Layoutvorlagen zur Rechnungsstellung werden von der Auftraggeberin gestellt.
Die Auftraggeberin übernimmt keine Verpflegungs-, Reise- und Übernachtungskosten für die Mitarbeiter des Auftragnehmers. Alle zusätzlichen Kosten der beteiligten Mitarbeiter des Auftragnehmers sind daher in den vereinbarten Tagessätzen für Konzeption, Projektmanagement und Durchführung der Module inkludiert.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Prozesse, Schriftstücke und Lerninhalte nach geschlechtergerechten Gesichtspunkten zu gestalten (z.B. durchgängige Nutzung der geschlechtergerechten Sprache in Wort und Schrift).

4. Angebot

Mit dem Angebot soll die Bearbeitung von durch die Auftraggeberin definierter konzeptioneller Arbeitsproben in schriftlicher Form übermittelt werden. Klar benannt werden soll die Person, welche mit der gesamten Programmdurchführung vorgesehen ist und die die Arbeitsproben angefertigt hat.

Eignungsnachweise, Referenzen, Ausbildungsnachweise etc. sind mit dem Angebot einzureichen.

Anl 3 Leistungsbeschreibung.docx