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Gesundheitsamt Bremen Mammographie-Screening Vergabevorgang: V0518/2026 Stand: 02.09.2026
- Leistungsbeschreibung -
„Druck und Versandvorbereitung der Einladungsschreiben
für die
Zentrale Stelle Mammographie-Screening“
gemäß Vierter Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie nach der Verord- nung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung-VgV)
Offenes Verfahren
Vergabenummer
V0518/2026
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Inhalt
1 Allgemeines ..................................................................................................................................... 4 1.1 Auftraggeber ........................................................................................................................... 4 1.2 Ausschreibungsziel .................................................................................................................. 4 1.3 Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen ............................................. 4 2 Eignungs- und Zuschlagskriterien .................................................................................................... 5 2.1 Eignung .................................................................................................................................... 5 2.2 Nachunternehmer, Eignungsleihe, Bietergemeinschaften ..................................................... 5 2.3 Nachunternehmer ................................................................................................................... 5 2.4 Eignungsleihe ........................................................................................................................... 6 2.5 Bietergemeinschaften ............................................................................................................. 6 2.6 Zuschlagskriterien und deren Bewertung ............................................................................... 6 3 Vertragsbedingungen ...................................................................................................................... 6 3.1 Ansprechpersonen .................................................................................................................. 7 3.2 Vertragslaufzeit ....................................................................................................................... 7 3.3 Nichtleistung/Kündigung ......................................................................................................... 7 3.4 Haftung .................................................................................................................................... 7 3.5 Änderungen des Vertrages ...................................................................................................... 7 3.6 Preisgestaltung und – bindung; Mindestlohn ......................................................................... 8 3.7 Rechnungsstellung .................................................................................................................. 9 3.8 Datenschutzrechtliche Bestimmungen ................................................................................... 9 3.9 Schweigepflicht gegenüber Dritten ....................................................................................... 10 3.10 Geltendes Recht, Gerichtsstand, Erfüllungsort ..................................................................... 10 3.11 Salvatorische Klausel ............................................................................................................. 10 4 Leistungsgegenstand ..................................................................................................................... 10 4.1 Zuordnung der angelieferten Adressdaten erfolgt nach folgenden Kategorien: .................. 11 4.1.1. Ersteinladungen ............................................................................................................. 11 4.1.2. Folgeeinladungen regulär .............................................................................................. 11 4.1.3. Folgeeinladungen irregulär ........................................................................................... 11 4.1.4. Initiativeinladungen ....................................................................................................... 11 4.1.5. Verschiebungen ............................................................................................................. 11 4.1.6. Erinnerungseinladungen ............................................................................................... 11 4.2 EDV-Aufbereitung und Personalisierung: .............................................................................. 12 4.3 Versandvorbereitung: ........................................................................................................... 12 4.4 Einladungsschreiben und Anamnesebögen: ......................................................................... 13 4.5 Briefumschläge/Fensterkuvertierhüllen: .............................................................................. 13 4.6 Übergabe der Briefsendungen .............................................................................................. 13 5 Preisblatt ....................................................................................................................................... 14
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6 Anlagen .......................................................................................................................................... 14
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1 Allgemeines
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass der Bieter gem. Ziffer 1 der Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen (Formblatt 632 EU) die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen nach Erhalt zu prüfen hat. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, Unvoll- ständigkeiten oder Fehler, so hat er unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weibli- cher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für jegliches Geschlecht.
1.1 Auftraggeber Das Gesundheitsamt Bremen – als Auftraggeber (AG) - beabsichtigt den Abschluss eines Vertrages mit einem Auftragnehmer (AN) über den „Druck und Versandvorbereitung der Einladungsschreiben für die Zentrale Stelle Mammographie-Screening“.
1.2 Ausschreibungsziel Ziel dieser Ausschreibung ist es einen geeigneten Auftragnehmer (AN) für den Druck und die Versand- vorbereitung von ca. 1.600.000 Sendungen pro Jahr (ca. 25.000 bis 35.000 Sendungen wöchentlich) für die Zentrale Stelle Mammographie-Screening für die Bundesländer Bremen, Niedersachsen, Sachsen- Anhalt und Hamburg.
Die kalkulierte Menge über die Vertragslaufzeit von 4 Jahren (inklusive Verlängerungsoption), beträgt ca. 6.400.000 Sendungen (gemäß aktueller Rechtsgrundlage). Der Sendungsumfang orientiert sich an der Anzahl an anspruchsberechtigten Frauen laut Zahlen der Statistischen Landesämter. Aktuell haben alle Frauen im Alter von 50 bis 75 Jahren den Anspruch, an dem Programm zur Früherkennung von Brustkrebs teilzunehmen.
Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat die Ausweitung des Mammographie-Screening-Pro- gramms auf Frauen im Alter von 45 bis 49 Jahren beschlossen. Die Erweiterung der Altersgruppe tritt zum 01.08.2027 zunächst im Rahmen einer Übergangsregelung in Kraft. Ab dem 01.01.2028 erfolgt die automatische Einladung der Frauen im Alter von 45 bis 49 Jahren. Durch die schrittweise Ausweitung der Altersgruppe ist ab dem 01.08.2027 mit einem Anstieg der Sen- dungsmengen zu rechnen. Die vollständige Auswirkung auf die jährlichen Sendungsmengen wird vo- raussichtlich ab dem Jahr 2028 eintreten. Insgesamt ist bei vollständiger Einbeziehung der zusätzlichen Altersgruppe mit einer Erhöhung der Sendungsmengen um etwa 16 % zu rechnen, was ca. 256.000 zusätzlichen Sendungen pro Jahr entspricht.
Unter Berücksichtigung der vorstehend dargestellten Mengenentwicklung beträgt die kalkulierte Ge- samtmenge über die Vertragslaufzeit von vier Jahren (inklusive Verlängerungsoption) insgesamt 7.168.000 Sendungen.
Nähere Informationen zu den geforderten Leistungen sind der Ziffer 4 ff. zu entnehmen.
1.3 Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen Bieter können Auskünfte zum Vergabeverfahren einholen. Entsprechende Fragen und An-forderung weiterer Informationen (Bieterfragen) sind ausschließlich in Textform über das Vergabeportal https://www.vergabe.bremen.de zu richten, spätestens bis zum 05.10.2026.
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Bis zu diesem Zeitpunkt eingereichte Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form allen Bie- tern über die Internetseite, über die auch die Ausschreibungsunterlagen zum Download zur Verfügung gestellt werden, bereitgestellt. Die Bieter sind verpflichtet, diese Antworten bei der Erstellung, Kalku- lation und Einreichung ihres Angebotes zu berücksichtigen.
Danach eingehende Fragen sind nicht mehr rechtzeitig nach § 20 Abs. 3 VgV gestellt. Die Vergabestelle wird die rechtzeitig gestellten Fragen spätestens sechs Tage vor Ablauf die Angebotsfrist beantworten.
Telefonische, sowie per Telefax eingereichte Fragen sind unzulässig und werden nicht beantwortet.
2 Eignungs- und Zuschlagskriterien
2.1 Eignung
Gemäß § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) werden öffentliche Aufträge an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht in entsprechender Anwendung der §§ 123 und 124 des GWB ausgeschlossen worden sind.
Ein Unternehmen ist geeignet, wenn es die durch die öffentliche AG im Einzelnen zur ordnungsgemä- ßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt. Eignungskriterien: a) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung b) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit c) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
Für die erforderliche Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass die Anlage 1 „Eigenerklärungen/Nachweise zur Eignung“ sowie die entsprechen- den Formblätter vollständig ausgefüllt mit dem Angebot eingereicht werden.
2.2 Nachunternehmer, Eignungsleihe, Bietergemeinschaften
Mit Abgabe des Angebots ist anzugeben, ob Nachunternehmer zur Leistungserbringung eingesetzt werden, oder ob der Bieter sich bei der Leistungserbringung der Kapazitäten Dritter bedient – sog. Eignungsleihe.
2.3 Nachunternehmer
Bei dem Einsatz von Nachunternehmern werden abgrenzbare Teile des Auftrags vom AN durch Unter- aufträgen an einen oder mehrere Dritte (Nachunternehmer) vergeben. Der Bieter ist verpflichtet, be- reits bei Angebotsabgabe den Nachunternehmer sowie die Teile der Leistung zu benennen, die er an Nachunternehmer zu vergeben beabsichtigt (Formblatt 233). Der AN ist verpflichtet, mit jedem zur Ausführung der Leistung eingesetzten Nachunternehmer (auch Einzelunternehmer) eine Vereinbarung nach „Formblatt 232 HB-EU Mindestentgelt-Erklärung des Nachunternehmer“ zu schließen. Die un- terzeichnete Erklärung ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen.
Der AN stellt sicher, dass Nachunternehmer die Leistung gemäß den Vorgaben der Ausschreibung er- bringt. Bei der Untervergabe von Leistungen ist von dem Bieter zwingend das Bremische Gesetz zur Sicherung von Tariftreue, Sozialstandards und Wettbewerb bei öffentlicher Auftragsvergabe (Tarif- treue-Vergabegesetz) einzuhalten und auf Anforderung des AG ihm gegenüber zu dokumentieren.
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Jede nachträgliche Beauftragung eines Nachunternehmers bzw. anderen Unternehmens für Leistun- gen, die der Bieter als solches nicht bereits in seinem Angebot angegeben hat, bedarf einer schriftli- chen Zustimmung des AG.
2.4 Eignungsleihe
Im Fall der Eignungsleihe wird der Auftrag von dem AN ausgeführt, wobei ihm Dritte die für die Aus- führung des Auftrages erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen (bspw. durch Geräte- oder Fachpersonalausleihe, Hilfeleistung durch Beratung und Unterstützung, etc.). Hier sind von dem Bieter bereits bei Angebotsabgabe die Unternehmen zu benennen, die ihm die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen (Formblatt 235). Die Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens (Formblatt 236) ist lediglich auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen.
2.5 Bietergemeinschaften
Bei einer Bietergemeinschaft schließen sich mehrere (natürliche oder juristische) Personen bzw. Un- ternehmen im Hinblick auf ein Vergabeverfahren zusammen, indem sie sich gemeinschaftlich zur Leis- tungserbringung verpflichten. Im Falle von Bietergemeinschaften ist bereits mit Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte Erklärung (Formblatt 234) einzureichen.
Zusätzlich muss jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 1 „Ei- generklärungen/Nachweise zur Eignung) inkl. aller geforderten Nachweise mit dem Angebot abge- ben.
Der AG weist darauf hin, dass die nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften unzulässig ist und zum zwingenden Ausschluss eines von dieser Bietergemeinschaft abgegebenen Angebotes führt.
2.6 Zuschlagskriterien und deren Bewertung
Der Zuschlag wird, sofern alle Mindestanforderungen erfüllt sind, auf das nach § 58 Abs. 1 VgV wirt- schaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt auf Grundlage des Preises zu 100 %.
3 Vertragsbedingungen
Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sowie die Zusätzli- chen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen – jeweils in der gültigen Fassung – wer- den bindender Vertragsbestandteil.
Allgemeine Geschäfts-, Lieferungs- oder Zahlungsbedingungen des AN haben auch dann keine Gül- tigkeit, wenn der AN sie gewöhnlich in seinem laufenden Geschäftsbetrieb verwendet und auf sie formularmäßig hinweist.
Art und Umfang der beiderseitigen Leistungen werden durch den Vertrag bestimmt. Bei Widersprü- chen im Vertrag gelten nacheinander a) die Leistungsbeschreibung inkl. Anlagen b) Besondere Vertragsbedingungen c) etwaige Ergänzende Vertragsbedingungen d) etwaige Zusätzliche Vertragsbedingungen e) etwaige allgemeine Technische Vertragsbedingungen f) die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)
Die in der Leistungsbeschreibung genannten Regeln, Vorschriften und Normen sind ebenso in der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweils gültigen Fassung einzuhalten. Seite 6
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3.1 Ansprechpersonen
Von dem AG und dem AN werden jeweils ein Ansprechpartner und ein Vertreter zu Beginn des Vertra- ges in Textform benannt. Die Ansprechpartner beider Parteien bzw. deren Vertretungen sind für alle Fragen zur Durchführung des Vertrages zuständig und üben die Kontrolle über die Verfahrensabläufe aus.
3.2 Vertragslaufzeit
Der Vertrag wird für die Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 geschlossen. Es besteht, die einsei- tige, dreifache Option der Verlängerung durch den AG um jeweils ein weiteres Jahr, längstens bis zum 31.12.2030. Die Verlängerung tritt stillschweigend in Kraft, sofern der AG nicht mindestens sechs Monate vor Ab- lauf des jeweiligen Vertragsjahres kündigt.
3.3 Nichtleistung/Kündigung
Der AG kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn wichtige Gründe vorliegen, insbesondere, wenn der AN • den Mitarbeitenden seines Betriebes die ihnen tariflich oder gesetzlich zustehenden Leistun- gen ganz oder teilweise vorenthält, oder wenn er in sonstiger Weise gegen tarifliche Bestim- mungen oder Vorschriften verstößt, • die übernommene Leistung nicht zu dem von dem AG benannten Zeitpunkt beginnt oder nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausführt und trotz Mahnung in Textform nicht Abhilfe schafft, • schuldhaft gegen resultierende Verpflichtungen aus dieser Leistungsbeschreibung verstößt,
oder wenn sonstige schwerwiegende Gründe vorliegen.
Die Kündigung bedarf der Schriftform.
3.4 Haftung
Der AN haftet in vollem Umfang nach den einschlägigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmun- gen. Bei der Einschaltung von Nachunternehmen, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten haf- tet der AN für sämtliche Pflichtverletzungen so, als wenn er selbst tätig geworden wäre.
Außerdem hat der AN den AG von sämtlichen Schadensersatzansprüchen Dritter freizuhalten, die im Zusammenhang mit einer Verletzung der vom AN nach dieser Leistungsbeschreibung übernommenen Pflichten gegen den AG geltend gemacht werden sollten.
3.5 Änderungen des Vertrages
Der Leistungsumfang kann nach Bedarf des AG erweitert, verändert oder reduziert werden. Hierbei sind die Vorgaben des § 132 GWB zu beachten. Der AN kann eine Änderung des Leistungsumfanges zurückweisen, falls die Änderung für ihn unzumutbar ist. Unzumutbar ist die Änderung insbesondere, wenn der Gewerbebetrieb des AN nicht auf die veränderte Leistung ausgerichtet ist und eine Vergabe der Leistung an Dritte nur unter erheblichen Schwierigkeiten für ihn möglich ist. Der AG hat für diesen Fall die Möglichkeit, die betreffenden Leistungen ganz oder teilweise anderweitig zu vergeben.
Wird bei einer Leistungsänderung eine erhöhte Vergütung beansprucht, muss der AN dem AG dies unverzüglich in Textform anzeigen. Die Mehrkosten gegenüber der ursprünglich ausgeschriebenen Leistung sind von dem AN für den AG nachvollziehbar zu begründen und mit dem AG schriftlich zu vereinbaren.
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Eine seitens des AN geplante gesellschaftsrechtliche Änderung während der Laufzeit des Vertrages ist dem AG mit einem Vorlauf von drei Monaten anzuzeigen. Der AG behält sich vor, den Vertrag aus vergaberechtlichen Gründen zu kündigen. Auf Verlangen des AG hat der AN erneut gem. den Vorgaben der Vertragsunterlagen seine Eignung nachzuweisen. Gelingt dies dem AN nicht, so hat der AG das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
Das nachträgliche Ausscheiden eines oder mehrerer Mitglieder aus einer Bietergemeinschaft oder der Eintritt eines oder mehrerer neuer Unternehmen in die Bietergemeinschaft während der Vertragslauf- zeit sind dem AG ebenfalls mit einem Vorlauf von drei Monaten anzuzeigen. Die Beendigung der Bie- tergemeinschaft oder der Eintritt eines neuen Unternehmens in die Bietergemeinschaft kann zur Kün- digung des Vertrages durch den AG aus vergaberechtlichen Gründen führen. Auf Verlangen des AG hat der AN die Eignung erneut gemäß den Vorgaben der Vertragsunterlagen nachzuweisen. Gelingt dies dem AN nicht, so hat der AG das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform.
3.6 Preisgestaltung und – bindung; Mindestlohn
Die Angebotspreise sind so zu kalkulieren, dass in ihnen alle Kosten der zu erbringenden Leistungen des AN enthalten sind. Die Speditionskosten für die Übergabe der Briefe sind in dem Preisblatt (Anlage 2) separat aufzuführen. Mindermengenaufschläge und Mindestauftragswerte werden prinzipiell nicht erstattet.
Es sind Festpreise anzubieten.
Diesen Festpreisen wird bei Rechnungsstellung die Umsatzsteuer in der zum Zeitpunkt der Leistung jeweils geltenden Höhe hinzugerechnet.
Die Berechnung anderer oder zusätzlicher, als im anliegenden Preisblatt (Anlage 2) enthaltenen Preise ist grundsätzlich ausgeschlossen.
Haben sich jedoch Preisfaktoren, die für die Festsetzung der Vertragspreise maßgebend sind, seit Ab- schluss der Vereinbarung so wesentlich verändert, dass einer Vertragspartei das Festhalten an der ur- sprünglichen Fassung der Vereinbarung nicht zuzumuten ist, so kann diese Vertragspartei frühestens ab dem zweiten Vertragsjahr eine Anpassung der Vertragspreise an die geänderten Verhältnisse bean- tragen.
Die Anpassung der Preise ist einmalig je Vertragsjahr zulässig. Sie ist spätestens drei Monate vor Beginn des Vertragsjahres für alle Leistungen, für die eine Anpassung für das betreffende Vertragsjahr geltend gemacht wird, schriftlich von dem jeweiligen Vertragspartner zu beantragen. Sofern Preisänderungen nachvollziehbar sowie form- und fristgerecht zutreffend geltend gemacht wurden, werden die neuen Preise mit Anfang des neuen Vertragsjahres wirksam.
Der AN verpflichtet sich, die von ihm zur Vertragserfüllung eingesetzten Beschäftigten nicht unter den für sie jeweils geltenden gesetzlichen Mindestentgelt-Regelungen, nach der jeweils gültigen Rechts- grundlage (z.B. nach AEntG und sonstigen bundes- oder landesgesetzlichen Mindestlohnregelungen), zu entlohnen. Auch erst während der Vertragslaufzeit eingeführte Mindestentgelt-Regelungen sind vom AN einzuhalten. Der AN verpflichtet sich ferner, die Verpflichtung zur Einhaltung einer solchen Mindestentgelt-Regelung auch an die von ihm eingesetzten Subunternehmer (Nachunternehmer) wei- terzugeben und diese Verpflichtung durchzusetzen. Das Formblatt 231HB-EU ist Vertragsbestandteil. Das Formblatt 232HB-EU ist – falls zutreffend – ausgefüllt und unterschrieben auf gesondertes Verlan- gen der Vergabestelle einzureichen.
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Hinweis: Bei Verfahren nach der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) sowie bei Verfahren nach der VgV (Vergabeverordnung) gilt der Bremische Landesmindestlohn.
Die Angebotspreise basieren auf den Tarif- und ggf. Mindestlöhnen, die mit Vertragsbeginn Gültigkeit haben.
Im Falle des Inkrafttretens eines neuen allgemeinverbindlichen Tarif- und Rahmenvertrages sowie bei der Erhöhung von gesetzlichen Sozialaufwendungen oder der Einführung bzw. Änderung einer sonsti- gen gesetzlichen Mindestlohnregelung kann der AN eine Erhöhung des Vertragspreises ab dem 2. Ver- tragsjahr - für den Anteil der lohnabhängigen Kosten – beantragen.
Anträge, die später als 3 Monate nach Abschluss des Tarif- oder Rahmenvertrages oder nach Inkraft- treten der Änderung der gesetzlichen Sozialaufwendungen oder der Einführung bzw. Änderung einer sonstigen gesetzlichen Mindestlohnregelung eingehen, können nur vom 1. Tage des Eingangsmonats an Berücksichtigung finden.
Kommt eine Einigung über die beantragten Preise nicht zustande, kann jede Vertragspartei den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Monatsende kündigen (jedoch frühestens zum Ende des ersten Vertragsjahres). In diesem Fall gelten die bisherigen Preise bis zum Vertragsende weiter. Diese Rege- lung findet sinngemäß Anwendung, wenn sich eine Ermäßigung der Löhne oder der gesetzlichen Sozi- alaufwendungen ergibt.
3.7 Rechnungsstellung
Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich nach Erfüllung der Leistung. Die Regelungen in § 17 VOL/B gelten entsprechend.
Die Rechnungsstellung hat grundsätzlich an nachfolgende Anschrift zu erfolgen
Gesundheitsamt Bremen Referat 13 – Zentrale Stelle Mammographie-Screening Horner Straße 60 – 70 28203 Bremen
Der AN verpflichtet sich, gem. 2014/55/EU die Rechnung nach dem Standard für elektronische XRech- nungen im Format der Standard e-Rechnungen zu stellen. Es werden keine Rechnungen in Papierform oder Rechnungen als E-Mail im .pdf Format akzeptiert. Jede Rechnung und alle die Rechnung betref- fenden Anhänge sind im Rechnungsportal hochzuladen.
Rechnungsportal: https://onlinedienste.bremen.de/Onlinedienste/Service/Entry/XREChNUNG
Nähere Informationen zur Rechnungsstellung im Standard-X-Format entnehmen Sie dem Formblatt 244HB. Hieraus ist auch die sogenannte „Leitweg-ID“ zu entnehmen, an die die E-Rechnungen zuge- stellt werden sollen.
3.8 Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Der AN ist verpflichtet, sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Vorschrif- ten der EU- Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) einzuhalten.
Der AN hat ferner die Pflicht, die mit der Erbringung der Leistungen beauftragten Personen gemäß § 35 SGB I, § 78 Abs. 2 SGB X zu informieren.
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Der AN verpflichtet sich die Datenschutzbestimmungen gem. Artikel 28 DSGVO einzuhalten und nach Zuschlagserteilung die anliegende Vereinbarung (Anlage 3 - Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung) als bindenden Vertragsbestandteil zu unterzeichnen.
Der AN erklärt sich mit Einreichung seines Angebotes damit einverstanden, dass dieses sowie der ba- sierende ggf. zustande kommende Vertrag gemäß den Vorgaben des BremIFG im Transparenzregister der FHB veröffentlicht werden. Das Formblatt 212HB gilt entsprechend.
3.9 Schweigepflicht gegenüber Dritten
Der AN ist nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen in § 203 StGB verpflichtet, über Tatsachen und Umstände, die ihm bei seiner Berufstätigkeit anvertraut oder bekannt werden, Stillschweigen zu be- wahren, es sei denn, dass der AG ihn von dieser Schweigepflicht entbindet.
Der AN wird bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die nationalen und europarechtli- chen Regelungen zum Datenschutz beachten.
Die Mitarbeiter des AN haben über alle ihnen zur Kenntnis gelangenden inner- oder außerbetrieblichen Tatsachen strengstes Stillschweigen zu bewahren. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch über das Ende dieses Vertrages hinaus.
Von der besonderen Verschwiegenheitsverpflichtung über ihm zur Kenntnis gelangten Tatsachen, die Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zulassen, kann er nur vom Betroffenen schriftlich entbunden werden.
3.10 Geltendes Recht, Gerichtsstand, Erfüllungsort
Auf den Vertrag findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung. Als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis wird Bremen vereinbart.
Änderungen des Vertrages oder seiner Bestandteile bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Änderung dieser Klausel. Mündliche Nebenabreden haben keine Wirkung.
3.11 Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen.
Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken im Vertrag.
4 Leistungsgegenstand
Die zu erbringenden Leistungen umfassen den Druck und die Versandvorbereitung von ca. 25.000 bis 35.000 Sendungen DIN lang wöchentlich für die Zentrale Stelle Mammographie-Screening in die Bun- desländer Bremen, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Hamburg. Die Jahresmenge beträgt ca. 1.600.000 Sendungen. Aufgrund der Altersgruppenerweiterung ist ab dem 01.01.2028 mit einer Erhöhung der Sendungsmen- gen um etwa 16 % zu rechnen. Die entsprechende Mengenentwicklung ist unter Ziffer 1.2 näher erläu- tert und bei der Kalkulation ab 2028 berücksichtigt. Die kalkulierte Gesamtmenge über die Vertragslaufzeit von 4 Jahren (inklusive Verlängerungsoption) beträgt 7.168.000 Sendungen siehe Erläuterungen unter 1.2. Seite 10
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Art der Sendungen: Personalisierte doppelseitige Einladungsschreiben im Rahmen des Mammogra- phie-Screening-Programms. Die Zentrale Stelle im Gesundheitsamt Bremen erfüllt nach § 11 Abs. 5 Satz 1 der Krebsfrüherkennungs-Richtlinie (KFE-RL) den gesetzlichen Versorgungsauftrag und ist nach § 13 Abs. 1 Satz 1 der KFE-RL dazu verpflichtet, jede anspruchsberechtigte Frau im Alter zwischen 50 und 75 Jahren persönlich und schriftlich unter Angabe von Untersuchungsort und -termin zur Teil- nahme am Screening einzuladen.
Es ist ein hohes Maß an sorgfältiger und vollständiger Bearbeitung sowie Flexibilität gefragt, da das operative Tagesgeschäft in den Praxen und Mobilen Standorten sicherzustellen ist und die Auftragser- teilung mit unterschiedlichen Vorlaufzeiten erfolgen kann (die Drucklisten werden i.d.R. freitags mit einer 3-tägigen-Bearbeitungsfrist übermittelt). Die AG erwartet für die Zustellung der Einladungs- schreiben eine Laufzeitquote von mindestens E +3.
4.1 Zuordnung der angelieferten Adressdaten erfolgt nach folgenden Kategorien:
a) Zuordnung 1 (nach Teilnahmetyp):
4.1.1. Ersteinladungen
Ersteinladungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²) einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²), einem Merkblatt „Informationen zum Mammographie- Screening“ (Flyer DIN lang) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
4.1.2. Folgeeinladungen regulär
Reguläre Folgeeinladungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²), einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²), einem Merkblatt „Informationen zum Mammo- graphie-Screening“ (Flyer DIN lang) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
4.1.3. Folgeeinladungen irregulär
Irreguläre Folgeeinladungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²), einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²), einem Merkblatt „Informationen zum Mammographie-Screening“ (Flyer DIN lang) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
4.1.4. Initiativeinladungen
Initiativeinladungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²), einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²), einem Merkblatt „Informationen zum Mammographie- Screening“ (Flyer DIN lang) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
4.1.5. Verschiebungen
Verschiebungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²), einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
4.1.6. Erinnerungseinladungen
Erinnerungseinladungen bestehen aus einem doppelseitigen Einladungsschreiben (DIN A4, 80g/m²), einem doppelseitigen Fragebogen (DIN A4, 80g/m²) sowie einem Fensterbriefumschlag DIN lang.
Für die Teilnahmetypen 4.1.1 bis 4.1.5. gibt es ein identisches Einladungsschreiben, jedoch hat die weitere Kategorisierung nach Zuordnung 2 zu erfolgen.
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b) Zuordnung 2 (nach Region):
I. Nach Screening-Einheit (Anzahl: 15), anhand der ID in der Adressdatei.
II. Nach Mammographie-Einheit (zurzeit 55), anhand der ID in der Adressdatei.
III. Nach Mammobil-Standorten (zurzeit 18), anhand des Datenfeldes „Mammoort“ in der Adressdatei (teilweise, mehrere Standortwechsel im Jahr).
Die Adressdaten, Mustereinladungsschreiben und die Übersicht der zu druckenden Kategorien werden per Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) übertragen. Das EGVP dient als elektro- nische Kommunikationsstruktur für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten zwischen Behör- den und weiteren authentifizierten Teilnehmern. Der AN hat die EGVP-Software zu installieren (die Kosten dafür sind selbst zu tragen). In Ausnahmefällen (wenn die elektronische Datenübermittlung aus verschiedenen Gründen nicht möglich sein sollte) kann auch eine Übermittlung auf Diskette/CD oder USB-Stick erfolgen. In solchen Fällen, hat die Abholung der Adressdaten unter Beachtung der gültigen Datenschutzrichtlinien (DSGVO) durch den AN zu erfolgen. Die Kosten hierfür trägt der AN.
Es sind etwa 104 zweiseitige Textversionen (insgesamt 208 Seiten) des Einladungsschreibens anzufer- tigen, die nach Bedarf (etwa 2- bis 3-mal pro Jahr) aktualisiert bzw. überarbeitet werden.
Die Adressdaten werden in CSV-Dateien (CSV = comma seperated values) übermittelt (Dateianzahl wie Kategorien). Es werden etwa 80 CSV-Dateien pro Woche geliefert. Die Dateien erhalten folgende Da- tenfelder (in Zeile 1 befindet sich der Header): Anrede; Briefanrede; Datum; Datum Lang; Einladungstermin; MammoeinheitID; Mammoeinheit; Mammoort; Mammoplz; Mammostraße; Mobileeinheit; Nachname; Ort; PLZ; ScreeningeinheitId; Teil- nahmetyp; StrasseHnr; Uhrzeit; Uhrzeit_Lang; Vorname; Titel; NamensbestandteileFN; GKZ; Bemer- kungen; Einladungscode; Meldedatenschluessel; Adresszusatz; Mammoadresszusatz. Eine Musterda- tei (CSV-Datei – Anlage 4) ist der Leistungsbeschreibung beigefügt.
4.2 EDV-Aufbereitung und Personalisierung: • Digitaldruck (Laserdruck) des personalisierten Einladungsschreibens (4/4 far- big) im Format DIN A4 inkl. Druck des Briefkopfs, Material siehe Pos. 4.4. • Druck der Anamnesebögen (4/4 farbig) im Format DIN A4 - für Details siehe Punkt 4.4. • inklusive Datenübernahme und -aufbereitung bei Anlieferung CSV-Adress-Dateien • verschiedenen Einladungsschreiben für die einzelnen Mammographie-Einheiten und Teil- nahmetypen als Word-Dokumente (Kategorien siehe oben) • Rückseite mit Text und Grafikelementen (z.B. Anfahrtsskizze)
4.3 Versandvorbereitung: • Falzen 2 Blatt von DIN A4 auf DIN lang und 1 Blatt von DIN A5 auf DIN A6 • Kuvertieren 2 bis 3 Teile DIN lang maschinell (gedrucktes Einladungsschreiben, der Fra- gebogen „Anamnesebogen“ sowie das Merkblatt) • Fensterkuvertierhüllen DIN C6/5 - für Details siehe Punkt 4.5 • teilweise für den Versand in die Bundesländer Bremen und Niedersachsen mit Kli- schee-Aufdruck Freie Hansestadt Bremen mit Schlüssel • Sendungen postfertigmachen als Vollbrief für den Postdienstleister.
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• Das Porto soll dem Gesundheitsamt Bremen direkt von dem Postdienstleister gesondert in Rechnung gestellt werden. Da die Zentrale Stelle eine drittmittelfinanzierte Serviceeinrich- tung ist, sind den Finanzierungsträgern Einzelnachweise zu erbringen. • Kopien der Einlieferungsscheine sind dem Gesundheitsamt wöchentlich zu Kontrollzwecken zu übersenden
4.4 Einladungsschreiben und Anamnesebögen:
Der Fragebogen „Anamnesebogen“ ist im Endformat DIN A4 im Offsetdruck (4/4 farbig in Euroskala) vorzuproduzieren und auf 80g/m² Papier Pre Print h´frei weiß mit Inkjet- und Lasergarantie zu drucken. Für das Einladungsschreiben im Endformat DIN A4 wird das gleiche Material als Blankoware (unbe- druckt) verwendet. Der Briefkopf wird im Rahmen des Digitaldrucks des personalisierten Einladungs- schreibens mitgedruckt. Bei auswärtigem Druck sind die Anliefer- bzw. Abholkosten mit auszuweisen.
4.5 Briefumschläge/Fensterkuvertierhüllen:
Die Briefumschläge (Fensterkuvertierhüllen DIN C6/5 DIN ca. 1.600.000 Stück/jährlich) sind selbst zu beschaffen und separat in der Preisgestaltung aufzuführen. Die Anzahl der Briefumschläge orientiert sich an der Zahl der anspruchsberechtigten Frauen (im Alter zwischen 50 und 75 Jahren). Aufgrund der Altersgruppenerweiterung ist ab dem 01.01.2028 mit einer Erhöhung der Sendungsmengen um etwa 16 % zu rechnen. Die entsprechende Mengenentwicklung ist unter Ziffer 1.2 näher erläutert und bei der Kalkulation ab 2028 berücksichtigt. Demnach ist auch ein höherer Bedarf an Briefumschlägen zu erwarten. Zum Ende des Jahres gibt die Zentrale Stelle den Bedarf an Briefumschlägen bekannt. Auf Basis dieser Angabe führt der AN einen Preis pro 1.000 Stück Briefumschläge auf.
4.6 Übergabe der Briefsendungen
Die fertigen Einladungsschreiben sind innerhalb von 3 (Werk)Tagen nach Anlieferung der Adressda- teien zu verarbeiten und an den Postdienstleister zu übergeben. Die Einlieferungslisten werden dem AG wöchentlich zur Verfügung gestellt.
Vor dem Hintergrund, dass der AG eng getaktete Termine zwischen den Klientinnen und den Scree- ning-Einheiten für mehrere Versorgungsregionen mit insgesamt 2.3 Mio. anspruchsberechtigten Frauen koordiniert, ist eine zeitgerechte Übermittlung der Daten (seitens AG) und eine Bearbeitung spätestens innerhalb von 3 Werktagen seitens des AN zu gewährleisten. In Ausnahmesituationen (technischer Ausfall o.ä.) stellt die AG die Datenübermittlung mittels Datenträger per Botendienst si- cher. Die Kosten werden von dem AG getragen, wenn der AG von dem technischen Ausfall betroffen ist.
Bei der Übergabe der Briefe an den Postdienstleister sind die Abholzeiten der Nordwest Mail (Citipost Bremen) zu beachten. Derzeit werden die Kompaktbriefe dienstags um 14:30 Uhr sowie mittwochs um 11:00 Uhr und die Standardbriefe am Donnerstag um 11:00 Uhr abgeholt. Briefbehälter/Postschwin- gen können von Nordwest Mail (Citipost Bremen) zur Verfügung gestellt werden. Die Briefsendungen sind gleichgerichtet – mit dem Fenster nach unten – in die Postschwingen zu legen. Hinsichtlich der Kennzeichnung der Kostenstelle sind die Vorgaben von Nordwest Mail (Citipost Bremen) zu beachten. Jede Postschwinge erhält eine Kundenkarte mit der entsprechenden Kostenstellennummer. Im Be- darfsfall ist die Anlieferung der Sendungen durch den AN zu übernehmen, falls eine Abholung nicht möglich sein sollte (z. B. PLZ 27/28 an Nordwest Mail (Citipost Bremen) alle anderen PLZ an Performa Nord).
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Gesundheitsamt Bremen Mammographie-Screening Vergabevorgang: V0518/2026 Stand: 02.09.2026
5 Preisblatt
Das Preisblatt (Anlage 2) dient der übersichtlichen Zusammenfassung der Kosten; es muss alle Kosten (auch mögliche Zusatzkosten) enthalten.
Die Angabe der Preise (netto) soll in 1.000 Stück für die einzelnen Arbeitsschritte (Druck von Einla- dungsschreiben, EDV-Aufbereitung, Personalisierung und Versandvorbereitung, Druck von Anamnese- bzw. Fragebögen, Briefumschläge /Fensterkuvertierhüllen) erfolgen.
Der Gesamtbetrag (brutto) ist für die Laufzeit von 4 Jahren in das Angebotsschreiben (Formblatt 633) zu übertragen.
Bitte beachten Sie, dass alle Positionen im Preisblatt ausgefüllt bzw. angeboten werden müssen. Das Fehlen von Preisangaben führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.
6 Anlagen
• Anlage 1 - Eigenerklärungen/Nachweise zur Eignung • Anlage 2 - Preisblatt • Anlage 3 - Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung • Anlage 4 - CSV-Datei
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