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Anlage 2.4
Informationen zum elektronischen Bestellsystem - Teil 4 - Direktbestellungen mit Vertragsbezug
- Bestellabwicklung über das Lieferantenportal
Nach der erfolgreichen Administration des AN im Lieferantenportal erfolgen die Bestellungen ausschließlich über den elektronischen Bestellweg.
Bestellungen außerhalb des Systems sind nicht zulässig.
Nach Eingang der Bestellungen am Lieferantenportal (siehe Anlage 2.1. - Elektronisches Bestellsystem – Teil 1 – Allgemeines, Ziffer 3) erfolgt die weitere Verarbeitung der Bestellungen Außerhalb des Lieferantenportals.
Hierfür wird der Lieferant per E-Mail über den Eingang einer Bestellung informiert.
Abhängig von der zu liefernden Leistung bzw. der Produktpalette können Terminbestätigungen bei Bestellungen im Vorfeld ggf. gesondert mit dem Auftragnehmer schriftlich bzw. per eMail vereinbart werden. Eine elektronische Bestellantwort über das Lieferantenportal ist in diesem Prozess nicht möglich.
- Übersicht Gesamtprozess Abwicklung elektronische Bestellung
Nachfolgend wird der Gesamtprozess der Bestellung in einer Tabelle zusammengefasst.
| Aufgaben | Zuständigkeit | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Zuschlagserteilung | BA | ||||||
| 2 | Anlage des Auftragnehmers in SAP sowie Vergabe der Kreditoren-Nummer | BA | ||||||
| 3 | Übersendung der Erfassungsformulare „Erfassungsformular für Lieferantenstammdaten“ bzw. „Erfassungsformular Bankverbindungsdaten“ | BA | ||||||
| 4 | „Erfassungsformular Lieferantenstammdaten“ ausfüllen und an den Plattformbetreiber versenden | AN | ||||||
| 5 | „Erfassungsformular Bankverbindungsdaten“ ausfüllen und an BA versenden | AN | ||||||
| 6 | Zuweisung der Zugangsdaten an den AN sowie dessen Anbindung an den Marktplatz (Onboarding) | Plattformbetreiber | ||||||
| 7 | Elektronische Bestellauslösung | BA | ||||||
| 8 | Abholen der Bestellungen vom Lieferantenportal | AN | ||||||
| 9 | Bestellabwicklung außerhalb des Lieferantenportals | AN |
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- Abrufarten der Direktbestellung aus angelegten Kontrakten
Direktbestellung mit Vertragsbezug auf Kontraktposition:
Der Abruf der Produkte erfolgt pro angelegte Vertragsposition inkl. dem Einzelpreis und der Artikelbeschreibung des Einzelprodukts.
Direktbestellung mit Vertragsbezug auf Sammelposition im Kontrakt:
Der Abruf der Leistungen erfolgt jeweils als Freitextbestellung in einer Sammelposition. Diese enthält den Gesamtwert des betreffenden Abrufs.
Die Entscheidung über die Abrufart der Direktbestellung mit Vertragsbezug obliegt der BA.
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