Anlage_2.1_Informationen_zum_Bestellsystem_PeP.pdf

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Anlage 2.1

Informationen zum elektronischen Bestellsystem - Teil 1 - Allgemeines

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) wickelt Bestellungen von Gütern und Dienstleistungen über ein eigenes elektronisches Bestellsystem (PeP = Public electronic Procurement) ab.

Die Bestellabwicklung erfolgt über eine extern betriebene Routingplattform. Diese wird durch einen Partner der BA betrieben und administriert.

Nachfolgend erhalten Sie nähere Informationen zu dem Onboarding, den Bestellwegen, dem Lieferantenportal und der Direktanbindung.

Hinweis: Sämtliche erforderliche Aufwände im Zusammenhang mit den in den weiteren Anlagen beschriebenen Aufgaben, welche durch den Auftragnehmer zu erbringen sind, sind entsprechend in die Angebotspreise einzukalkulieren und werden nicht gesondert durch die BA vergütet.

1. Lieferanten Onboarding

Das Lieferanten Onboarding erfolgt unabhängig vom Bestellweg. Für alle Lieferanten wird ein Zugang zum Lieferantenportal eingerichtet. Für Kataloglieferanten wird zusätzlich ein Zugriff auf das Katalogmanagementsystem eingerichtet.

Lieferantenportal und Katalogmanagementsystem sind Webanwendungen. Systemseitige Voraussetzung für den Zugriff auf die beiden Systeme ist seitens des AN lediglich ein Internetzugang mit einem gängigen Browser. Zu beachten ist, dass der Internet Explorer bei Verwendung von neueren Versionen nur im Kompatibilitätsmodus genutzt werden kann. Des Weiteren kann es notwendig sein, in den Internetoptionen des Browsers entsprechende Einstellungen zu tätigen.

Es ist keine weitere Installation für die Nutzung von Lieferatenportal und Katalogmanagementsystem durch den Auftragnehmer (AN) auf seinen Systemen erforderlich. Die Administration im Lieferantenportal (Webfrontend) und im Katalogmanagementsystem ist für den AN kostenlos. Auch für Transaktionen entstehen dem AN dabei keine weiteren Kosten.

Damit eine reibungslose Administration der Systeme erfolgen kann, ist eine bestimmte Reihenfolge im Onboarding Prozess zwingend erforderlich.

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Die folgende Grafik stellt den Informationsfluss schematisch dar.

1. Aufgaben der BA: Die BA erzeugt eine Kreditorennummer und legt den Vertrag im SAP-System an. Anschließend werden diese Informationen im „Erfassungsformular für Lieferantenstammdaten“ eingetragen und dem AN zur Verfügung gestellt.

2. Aufgaben des Lieferanten (=AN): Der AN ergänzt die Ansprechpartner im Erfassungsformular für Lieferantenstammdaten und sendet dieses unverzüglich, spätestens jedoch 5 Kalendertage nach Aufforderung durch die BA, an den Plattformbetreiber. Die Kontaktdaten sind dem Formular zu entnehmen.

3. Aufgaben Plattformbetreiber: Der Plattformbetreiber administriert die relevanten Systeme und übermittelt dem AN die Zugangsdaten. Abschließend wird das Erfassungsformular zur Ablage an die BA versendet.

Hinweis: Sofern sich im Laufe des Vertragsverhältnisses Ansprechpartner aus dem Erfassungsformular ändern, ist dies dem Plattformbetreiber entsprechend mitzuteilen.

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2. Bestellwege

Elektronische Bestellungen können auf verschiedenen Wegen von der BA ausgelöst werden:

a. Bestellungen aus einem Katalog des Auftragnehmers (Katalogbestellungen)

b. Bestellungen aus dem System der Technischen Bestandsführung der IT (TEBIT)

c. Bestellung aus dem System der Bestandsführung Rechenzentren (FNT Command)

d. Direktbestellungen mit Vertragsbezug

Die Bestellabwicklung erfolgt jeweils über die Routingplattform.

Die Bestellungen werden über ein web-basiertes Lieferantenportal in Form eines PDF- Dokuments und als XML-Datei dem Empfänger bereitgestellt.

Bei Zuschlag wird der (AN) im Standard für den Zugriff auf das Lieferantenportal berechtigt (siehe dazu Ziffer 3 – Lieferantenportal-Allgemein).

Für Katalogbestellungen erfolgt zusätzlich die Einrichtung des Zugriffs auf das Katalogmanagementsystem. Dieses dient dem AN zur Bereitstellung seiner Katalogdaten bzw. Updates.

Abhängig vom Bestellweg (Katalog oder TEBIT) finden Sie weiterführende wichtige Information in den entsprechenden Anlagen:

• „Elektronisches Bestellsystem – Teil 2 – Katalogbestellungen“ (Anlage 2.2)

• „Elektronisches Bestellsystem – Teil 3 – TEBIT- bzw. FNT CommandBestellungen“ (Anlage 2.3)

• „Elektronisches Bestellsystem – Teil 4 – Direktbestellungen“ (Anlage 2.4)

3. Lieferantenportal – Allgemein

Nach der erfolgreichen Administration des AN im Lieferantenportal und – je nach Bestellsystem der Integration des elektronischen Katalogs – erfolgen die Bestellungen ausschließlich über den elektronischen Bestellweg.

Die Bestellungen werden über das Lieferantenportal zum Download als Datei in den Formaten PDF und XML bereitgestellt. Der AN wird per E-Mail über den Eingang einer Bestellung im Lieferantenportal informiert.

Bei einer hohen Anzahl von Bestellungen kann eine direkte Anbindung des ERP System des AN sinnvoll sein (siehe Ziffer 4. – Direktanbindung).

Bestellungen außerhalb des elektronischen Bestellsystems sind nicht zulässig.

Die weitere Verarbeitung erfolgt je nach Bestellweg und wird in den Anlagen entsprechend beschrieben.

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Hinweis: Auch bei einem Angebot durch eine Bietergemeinschaft wird dem AN lediglich ein Zugang zum Lieferantenportal der BA zur Verfügung gestellt. Werden bestimmte Produkte nur von einem Partner angeboten, hat dieser zu gewährleisten, dass alle Partner auf den Bestelleingang zugreifen können, bzw. die interne Verteilung der Bestelleingänge der Partner untereinander funktioniert. Benötigt der AN mehrere Zugänge zum Bestellsystem, so ist dies zwingend im Vorfeld mit dem Auftraggeber (AG) abzuklären und schriftlich zu fixieren.

Wichtiger technischer Hinweis: Es kann Bestellungen geben, die mehrere Positionen mit jeweils unterschiedlicher Anlieferadresse und Lieferdaten enthalten. Eine Aufteilung von Bestellpositionen auf mehrere Anlieferadressen bzw. Lieferdaten ist möglich (Daten auf Positionsebene).

4. Direktanbindung

Optional ist eine Direktanbindung an ein Warenwirtschaftssystem des AN möglich. Vorteil dieser Art der Anbindung ist die einfache Bestellverarbeitung ohne Medienbruch. Bei einer hohen Anzahl eintreffender Bestellungen kann die direkte Verarbeitung über das Warenwirtschaftssystem viel Zeit sparen. Die Direktanbindung muss zwischen dem Betreiber der Routingplattform (Partner der BA) individuell abgestimmt werden. Dem Lieferanten (AN) entstehen durch die Direktanbindung weitere Kosten. Diese initialen Kosten müssen vom AN getragen werden. Kosten für Transaktionen fallen auch für diese Art der Bestellabwicklung nicht an. Eine evtl. Direktanbindung bedarf einer individuellen vertraglichen Regelung zwischen dem AN und dem Plattformbetreiber. Die Preise für die unterschiedlichen optionalen Anbindungsarten sowie weitere Informationen können beim Plattformbetreiber erfragt werden.

Für die Kontaktaufnahme mit dem Plattformbetreiber können in diesem Fall die Supportschnittstellen genutzt werden. Diese können im Bedarfsfall bei der BA erfragt werden. Die Kontaktdaten werden ausschließlich per Mail versandt. Dabei wird gleichzeitig der Plattformbetreiber informiert. Dies ist auch die Legitimation zur weiteren Abstimmung bzgl. der Direktanbindung.

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