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B Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren
Die (Kurz-)Bezeichnung und die Vergabenummer dieses Verfahrens ergeben sich aus dem Vordruck D.0.
Inhaltsverzeichnis
1 GEGENSTAND DER AUSSCHREIBUNG .............................................................................. 3
1.1 Allgemeines .............................................................................................................................. 3
2 LEISTUNGSGEGENSTAND ................................................................................................... 3
2.1 Auftragsänderungen ................................................................................................................. 4
2.2 Abnahmemengen ..................................................................................................................... 4
2.3 Produkte ................................................................................................................................... 4
3 ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN ........................................................................................... 5
3.1 Angabe einer E–Mail–Adresse ................................................................................................. 5
3.2 Druckvorlagen .......................................................................................................................... 5
3.3 Schrift ....................................................................................................................................... 6
3.4 Satzänderungen (direkte Abrufe) ............................................................................................. 6
3.5 Lieferung .................................................................................................................................. 6
3.6 Verpackung/Versand ................................................................................................................ 6
3.7 Barrierefreiheit .......................................................................................................................... 8
3.8 Abruflisten ................................................................................................................................ 8
4 PRODUKTSORTIMENT .......................................................................................................... 9
4.1 Los 1: Flyer/Broschüren/Klappkarte/Poster ............................................................................. 9
Position 1: Flyer Format DIN lang ............................................................................................................. 9
Position 2: Infokarte/Einladung DIN lang ................................................................................................... 9
Position 3: Handzettel/Klappkarte DIN A5 ............................................................................................... 10
Position 4: Handzettel/Klappkarte DIN lang ............................................................................................. 10
Position 5: Klappkarte DIN A5.................................................................................................................. 10
Position 6: Infokarte/Handzettel/Klappkarte/Flyer DIN A4 ....................................................................... 10
Position 7: Flyer in Smartphone-Stanzkontur .......................................................................................... 10
Position 8: Poster/Plakate DIN A0/A1/A2/A3/A4...................................................................................... 10
4.2 Los 2: Merkblatt 1 - Auflage bis 1 Mio. ................................................................................... 11
Position 1: Merkblatt 1 – ab 500 bis 20.000 Stück ................................................................................... 11
Position 2: Merkblatt 1 - ab 50.000 bis 1 Mio. Stück ................................................................................ 11
4.3 Los 3: weitere Merkblätter – Auflage bis 300.000 .................................................................. 11
Position 1: weitere Merkblätter – ab 500 bis 10.000 Stück ...................................................................... 11
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Position 2: weitere Merkblätter ab 10.001 bis 300.000 Stück .................................................................. 11
4.4 Los 4: Broschüren (mit Umschlag und Inhalt) Auflage bis 250.000 ....................................... 12
Position 1: Broschüren, Infoschriften DIN A5 ........................................................................................... 12
Position 2: Broschüren, Infoschriften DIN A4 ........................................................................................... 12
4.5 Los 5: Kleinformat Karten ....................................................................................................... 12
Position 1: Visitenkarten ........................................................................................................................... 12
Position 2: City Card ................................................................................................................................ 12
Position 3: Postkarte ................................................................................................................................ 13
Position 4: Grußkarte DIN A 6.................................................................................................................. 13
Position 5: Grußkarte DIN lang ................................................................................................................ 13
4.6 Los 6: Info-/Presse-/Kundenmappe 300g/m² ........................................................................ 13
4.7 Los 7: Roll-Up Standardausführung ...................................................................................... 13
4.8 Los 8: Zipper Wall ................................................................................................................. 14
Position 1: Zipper Wall 1000x2300mm Gestell inkl. Bespannung ........................................................... 14
Position 2: Zipper Wall 1000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung) ........................................................ 14
Position 3: Zipper Wall 1000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell) ........................................................ 15
Position 4: Zipper Wall 2000x2300mm Gestell inkl. Bespannung ........................................................... 15
Position 5: Zipper Wall 2000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung) ........................................................ 15
Position 6: Zipper Wall 2000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell) ........................................................ 16
4.9 Messedisplaywand ................................................................................................................. 16
5 ANGEBOTSPREISE .............................................................................................................. 17
5.1 Versandhandling .................................................................................................................... 17
5.2 Satzänderungen/Erstellung von barrierefreien web-pdf......................................................... 17
5.3 Preisanpassungen.................................................................................................................. 17
5.4 Bestellabwicklung: MMP und PeP-Katalog ............................................................................ 18
5.5 E-Rechnung ........................................................................................................................... 18
5.6 Wertung der Angebote ........................................................................................................... 18
ANLAGEN ZUR LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Anlage 1: Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes (Hausordnung) Anlage 2: Information zur elektronischen Rechnungsstellung Anlage 2.1: Informationen zum Bestellsystem PeP Anlage 2.4: Weiterführende Info Direktbestellung Anlage 3: Preisblätter für Los 1 bis Los 9 Anlage 4: Packzettel Distributor
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1 Gegenstand der Ausschreibung
1.1 Allgemeines
Organisationsstruktur der Bundesagentur für Arbeit Die Gliederung der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist im Internet unter https://www.arbeitsagen- tur.de/ueber-uns/organisation-der-ba zu finden. Die Zentrale hat ihren Sitz in Nürnberg. Der Zentrale sind die 10 Regionaldirektionen mit den 146 Agen- turen für Arbeit (AA) und ihren ca. 600 Geschäftsstellen nachgeordnet. Hinzu kommen die besonderen Dienststellen (z. B. das BA-Service-Haus). Die Aufgaben der BA ergeben sich aus dem Sozialgesetzbuch III (SGB III, Arbeitsförderung) und dem SGB II (Grundsicherung für Arbeitssuchende). Sie erfordern bundesweit entsprechende Dienstleis- tungsangebote. Im Rahmen der Optimierung der internen Verwaltung der BA, die einem ständigen Wan- del unterliegt, wurden bundesweit regionale Infrastruktur-Managements (RIM) eingerichtet, die die inf- rastrukturellen Dienste für die betreuten Dienststellen im RIM Verbund – auch für gemeinsame Einrich- tungen (300 JobCenter gE) nach dem SGB II – wahrnehmen. Für den Bereich des Einkaufs und der grundsätzlichen Vertragsangelegenheiten ist das BA-Service- Haus, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg, zuständig. Seit Juli 2016 betreibt die BA ein strategisches, systemunterstütztes Lieferantenmanagement. Wesentliche Bausteine des Lieferantenmanagements sind: • die Produktklassifizierung • die Lieferantenklassifizierung • die Lieferantenbewertung • das Aktivitätenmanagement (Lieferantenentwicklung)
Ziel ist die Identifizierung der strategisch und/oder geschäftspolitisch wichtigen Lieferanten durch eine Klassifizierung anhand festgelegter Kriterien. Die Klassifizierung der Lieferanten erfolgt nach einer A, B, C-Logik und richtet sich nach einer Kombi- nation der strategischen Bedeutung ihrer vertraglich geschuldeten Produkte und Dienstleistungen mit dem über alle laufenden Verträge des jeweiligen Lieferanten mit der BA hinweg errechneten Auftrags- wertes. Die BA führt bei den internen Bedarfsträgern regelmäßige und anlassbezogene Bewertungen ihrer Lie- feranten durch und nutzt diese im Rahmen des Vertrags- und Vergabemanagements sowie ihrer Liefe- rantenkommunikation.
2 Leistungsgegenstand
Gegenstand der Leistung ist die drucktechnische Herstellung und Lieferung von Publikationen in ver- schiedenen Formaten und unterschiedlicher Auflagenhöhe sowie der Einkauf und Lieferung von Dis- playsystemen. Die Leistung wird in Losen vergeben. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Die Leistungsausführung beginnt mit der Bestäti- gung des Auftraggebers, dass die Leistungen über das Abrufredaktionssystem "Marketing Management Plattform (MMP) abrufbar sind, voraussichtlich am 01.01.2027 (für Los 2 und 3 spätestens am 01.08.2027) und endet für alle Lose gleichzeitig wie die Vertragslaufzeit am 31.12.2030. Für beide Parteien ist eine Kündigungsmöglichkeit zum 31.12.2028 möglich.
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2.1 Auftragsänderungen
Über das unter Kapitel 4 genannte Produktsortiment hinaus können Produkte, die z.B. hinsichtlich der Papierqualität, der Grammatur, der Verarbeitung sowie hinsichtlich der Farbigkeit abweichen, über ein gesondertes Angebot im Rahmen einer Auftragsänderung abgerufen werden. Dies gilt auch für das Einfügen von Beilagen in die Publikationen. Zudem kann bei einzelnen Publikationen eine Lackbe- schichtung/Teillackierung für den Umschlag gefordert werden sowie Sonderformen für Umschläge (z.B. 6 Seiten). Diese Veredelungen für Druckprodukte werden im Einzelfall nachgefragt und gesonderte Angebote ein- gefordert. Die Druckerei muss fähig sein, diese Dienstleistung technisch und praktisch umzusetzen. Auf die angebotene Preise der jeweiligen Publikationen hat dies keinen Einfluss.
2.2 Abnahmemengen
Eine Mindestabnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht nicht. Eine verbindliche Aussage zu dem voraussichtlichen Bedarf im Vertragszeitraum kann nicht gemacht werden. Ein Über- bzw. Unterlieferung der Auflage aus produktionstechnischen Gründen ist bis max. 10% zu- lässig und muss auf der Rechnung angegeben werden. Ein eventueller Überdruck ist einzukalkulieren.
2.3 Produkte
Die ausgewählten Papierqualitäten sind Standardprodukte. Die detaillierten Beschreibungen sind dem Produktsortiment und den Preisblättern zu entnehmen. Produktübersicht
Los 1: Flyer/Broschüren/Infokarte/Klappkarte/Poster Position 1: Flyer Format DIN lang, 135 g/m² Position 2: Infokarte/Einladung Format DIN lang, 200 g/m² Position 3: Handzettel/Klappkarte Format DIN A5, 135 g/m² Position 4: Handzettel/Klappkarte Format DIN lang, 135 g/m² Position 5: Klappkarte Format DIN A4, 200 g/m² Position 6: Infokarte/Handzettel/Flyer/Klappkarte Format DIN A4, 135 g/m² Position 7: Flyer in Smartphone-Stanzkontur Position 8: Poster/Plakate Format A 0 / A 1 / A 2 / A 3 / A 4 – 135 g/m²
Los 2: Merkblatt 1 – Auflage bis 1 Mio. Umfang zw. 80 – 120 Seiten Position 1: Merkblatt 1 Auflage ab 500 bis 20.000 Stück Position 2: Merkblatt 1 Auflage ab 50.000 bis 1.000.000 Stück.
Los 3: Weitere Merkblätter – Auflage bis 300.000 Umfang zw. 12 – 80 Seiten Position 1: Merkblätter mit der Auflage bis 10.000 Stück Position 2: Merkblätter mit der Auflage bis 300.000 Stück
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Los 4: Broschüre mit Umschlag und Inhalt Position 1: Broschüre, Infoschriften Format DIN A5 – 135/80 g/m² Position 2: Broschüre, Infoschriften Format DIN A4 – 135/80 g/m²
Los 5: Kleinformat Karten Position 1: Visitenkarten Position 2: City Card Position 3: Postkarte DIN A6 Position 4: Grußkarte DIN A6 Position 5: Grußkarte DIN lang
Los 6: Info-/Presse-/Kundenmappe Kundenmappe 300 g/m²
Los 7: Roll-Up Roll-Up 850x2200 mm
Los 8: Zipper Wall (mobile Messewand) Position 1: Zipper Wall 1000x2300mm mit Gestell und Bespannung Position 2: Zipper Wall 1000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung) Position 3: Zipper Wall 1000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell) Position 4: Zipper Wall 2000x2300mm mit Gestell und Bespannung Position 5: Zipper Wall 2000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung) Position 6: Zipper Wall 2000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell)
Los 9: Messedisplay Messedisplaywände 3365x2225 mm
3 Allgemeine Bestimmungen
3.1 Angabe einer E–Mail–Adresse
Für jedes angebotene Los ist vom Bieter ist eine zentrale E-Mail-Adresse anzugeben, an die die Abrufe und Druckdaten gesendet werden (siehe jeweiliges Preisblatt).
3.2 Druckvorlagen
Die Druckdaten werden überwiegend als HighRes-PDF oder in Formaten aus gängigen Gestaltungs- programmen wie beispielsweise InDesign zur Verfügung gestellt. Bei direkten Bestellungen kann es jedoch im Einzelfall auch vorkommen, dass kleine Änderungen, in Format und Gestaltung vom Auftrag-
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nehmer vorgenommen und umgesetzt werden müssen (hierzu siehe Kapitel 3.4). Hierfür sind die Vor- gaben der Bundesagentur für Arbeit verbindlich einzuhalten (CD-Handbuch wird nach Zuschlag in elektr. Form zur Verfügung gestellt).
3.3 Schrift
Die Vorlagen enthalten die Schrift „Arial“.
3.4 Satzänderungen (direkte Abrufe)
In der Regel werden druckfertige Daten übermittelt. Für einzelne Abrufe sind Satzarbeiten vorzuneh- men. Hierbei werden die benötigten Änderungen mit Abruf mitgeteilt. Vor dem endgültigen Druck ist eine Druckfreigabe durch das Zentrale Marketing des Auftraggebers erforderlich. Diese erfolgt per eMail spätestens 5 Arbeitstage nach Übermittlung durch den Auftragnehmer, sofern keine weiteren Änderun- gen erforderlich sind. Die Kosten für die zusätzlichen Satzarbeiten sind dem Auftraggeber mitzuteilen und werden von diesem übernommen. Spätestens mit Rechnungsstellung sind die aktualisierten Druckdaten in den Formaten HighRes-PDF und/oder in einem gängigen Gestaltungsprogramm-Format wie beispielsweise InDesign an das Zentrale Marketing der BA zu übergeben.
Bei Bedarf (Lose 1 bis 4) ist ein aktualisiertes barrierefreies web-pdf per E-Mail an den Auftraggeber zu liefern. Dieses muss einen positiven Prüfbericht des PDF Accessibility Checkers (PAC) aufweisen. Der entsprechende Prüfbericht ist dem Auftraggeber mit der Lieferung des barrierefreien PDFs vorzulegen.
Ausnahmen bilden die Produkte der Lose 5 bis 9: Kleinformatkarten, Info-/Presse-/Kundenmappen, Roll-Up, Zipper Wall und Messedisplaywände.
3.5 Lieferung
Die Lieferung hat spätestens innerhalb von 25 Kalendertagen (KT) nach Bestätigung der Abruferteilung aus der MMP heraus (Siehe Kapitel 2) bzw. Druckfreigabe (bei direkten Bestellungen - Kapitel 3.4) an die abrufenden Dienststellen zu erfolgen. Für die einzelnen Abrufe können nach Abstimmung zwischen dem Auftragnehmer und der abrufenden Dienststelle ein abweichender Liefertermin vereinbart werden. Die im jeweiligen Abruf genannten Liefertermine sind verbindlich einzuhalten und entsprechend mitzu- teilen. Im Eilfall soll eine schnellere Lieferung (unter 10 AT) erfolgen, wodurch die abrufende Dienststelle ggfs. einen entsprechenden finanziellen Zuschlag zahlen muss. Dieser Zuschlag muss auf Nachfrage mit dem Zentrale Marketing per E-Mail und in einer prozentualen Höhe vom Auftragswert vereinbart werden.
3.6 Verpackung/Versand
Die Produkte sind nach dem jeweils bei Abruf mitgelieferten Verteiler (sofern nicht nur eine Dienststelle der Empfänger ist) zu verpacken und an die im Verteiler genannten Adressen zu versenden. Der Ver- teiler kann bei Bedarf als Excel-Datei zur Verfügung gestellt werden. Der Auftragnehmer hat eine wirtschaftlich optimale Verpackung sicherzustellen, dabei ist die Unver- sehrtheit des Inhalts zu garantieren Die Verpackung muss in jedem Fall so beschaffen sein, dass ein sicherer und schadensfreier Transport gewährleistet ist. Anschrift, Inhalt und Benennung des jeweiligen Produkts bzw. Publikations-Titels so- wie Menge müssen von außen gut sichtbar sein. Sollten Empfänger mehrere Pakete erhalten, sind diese entsprechend zu beschriften. Z. B. Teillieferung Paket 1 von 3. Die Versandunterlagen sind vom Auftragnehmer selbstständig zu erstellen. Der Versand hat hinter die erste verschließbare Tür des Gebäudes zu erfolgen, dessen Adresse im jeweiligen Verteiler genannt ist.
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Hinweis: Falls Haupteingänge oder Liefereingänge verschlossen sind, sind vom Liefernden auch Ne- beneingänge und ggf. Hinweisschilder zu überprüfen. Bestätigungen über Einzelanlieferungsnachweise sind dem Auftraggeber auf dessen Wunsch binnen 72 Stunden zu übermitteln. Im Falle des Speditionsversands per LKW (z. B. bei Palettenversand/großen Paketen) sind Hebebüh- nenfahrzeuge zu verwenden. Tauschpaletten (Euro-Paletten) stehen zur Verfügung. Es werden nur Euro-Paletten akzeptiert. In diesem Fall ist der Auftragnehmer verpflichtet, die abrufende Dienststelle unverzüglich über den Liefertermin zu unterrichten, sobald er ihm bekannt wird, spätestens 5 (KT) vor der Auslieferung. Die Ankündigung hat per E-Mail zu erfolgen.
Der Versand hat auf dem günstigsten Versandweg zu erfolgen. Die Versandkosten werden auf Nach- weis erstattet. Die Versandunterlagen sind vom Auftragnehmer selbstständig zu erstellen. Hinweis: Im Falle des Paketversands kann bei der Kalkulation von Paketen mit bis zu 31,5 kg (max. 120 x 60 x 60 cm) im Inlandsversand auf die Konditionen des Service-Hauses der Bundesagentur für Arbeit mit der Fa. DHL Paket GmbH (DHL) zurückgegriffen werden:
• 5,36 Euro je Paket zzgl. MwSt. (beinhaltet: 0,09 € Zuschlag GoGreen und 0,19 € Mautzuschlag), leitcodierte Übergabe • Für Pakete, die nicht leitcodiert übergeben werden, erhöht sich der Preis um 0,49 EUR pro Paket.
Die o. g. Konditionen sind im Falle eines Zuschlags ausschließlich vom späteren Auftragnehmer für die Erfüllung der Leistung nach dieser Leistungsbeschreibung nutzbar. Die Nutzung zu einem anderen Zweck oder die Weitergabe der Konditionen an Dritte außerhalb des abgeschlossenen Vertrages ist nicht zulässig. Soweit keine günstigere Möglichkeit besteht, ist dieser Vertrag zu nutzen. Die Abwicklung und Abrechnung erfolgt mit der Fa. DHL unmittelbar, eine Vertragsbeziehung zwischen der Fa. DHL und der Bundesagentur für Arbeit kommt hierbei nicht zustande. Nach erfolgter Abrechnung mit der Fa. DHL sind bei der Rechnungsstellung an den Fachbereich ein Abdruck der Abrechnungsun- terlagen sowie ein Nachweis über die erfolgte Zahlung zur Verfügung zu stellen. Leistungen im Zusammenhang mit Ident- und Leitwegcode-Erstellungen (z.B. auch Etiketten) können nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Durch die Festpreise werden alle Leistungen abgedeckt. Hiervon ausgenommen sind Porto-/Frachtkos- ten. Diese sind in Form von Versandbelegen nachzuweisen und werden separater Posten auf der Ge- samtrechnung durch den Auftraggeber erstattet. Es können nur die Kosten bis zur Höhe der zwischen der Bundesagentur für Arbeit und der Fa. DHL vereinbarten Konditionen übernommen werden.
Besonderheiten beim Versand an den Distributor der BA (PVS eCommerce-Services GmbH, Me- ckenheim): Bei einzelnen Publikationsprodukten in hoher Auflage werden überzählige und Restexemplare an das Lager und den Distributor der BA überstellt, hier gelten folgende Besonderheiten: Die Exemplare sind in fixen, kontrollierbaren Mengen (Verpackungseinheiten/Bündelungen) an- zuliefern. Jede Palette und jede Verpackungseinheit ist mit der Artikelbezeichnung, sowie der Menge zu kennzeichnen und so auf der Palette zu stapeln, dass diese Angaben ohne Abpacken gut sichtbar sind. Restekartons sind besonders hervorzuheben und auf der obersten Lage sicht- bar zu positionieren. Lose Ware wie z.B. Plakate, sind mit Zählstreifen zu versehen. Der Versand hat auf dem günstigsten Versandweg zu erfolgen. Im Falle des Speditionsversands per LKW (z. B. bei Palettenversand/großen Paketen) sind Hebebühnenfahrzeuge zu verwenden. Tauschpaletten (Euro-Paletten) stehen zur Verfügung. Es werden nur Euro-Paletten akzeptiert. Bei Palettenversand ist jede Palette mit einem ausgefüllten Packzettel (siehe Anlage 4) zu ver- sehen. Es sind grundsätzlich Euro-Paletten mit einer maximalen Höhe von 1200 mm zu verwen- den. Paletten sind grundsätzlich artikelrein zu halten. Mischpaletten müssen gesondert, gut sichtbar und gekennzeichnet werden. Paletten dürfen nicht überbepackt sein. Ausnahme: Wenn
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das Artikelgrundmaß größer als das Europalettengrundmaß ist. Es werden ausschließlich Euro- paletten in einwandfreiem Zustand getauscht. Paletten, die nicht gestapelt werden dürfen, sind angemessen von außen, gut sichtbar von meh- reren Seiten zu kennzeichnen. Die Ware ist durch geeignete Maßnahmen, wie z.B. Umkartons, Kantenschutz, Banderolen, PP- Umreifungsbänder, Stretchfolie oder Schrumpffolie gegen Verrutschen, Verschmutzung und Be- schädigungen zu sichern. Ein sicherer und schadensfreier Transport muss gewährleistet sein. Anlieferzeiten sind von Montag bis Freitag: 07:15 Uhr bis 15:30 Uhr. Warenanlieferungen an den Distributor des Auftraggebers (PVS eCommerce-Services GmbH, Birkenmaar 8, 53340 Meckenheim) sollen mindestens 48 Stunden vor Anlieferung per E-Mail (wareneingang-meckenheim@pvs-europe.com) avisiert werden. Angaben bei Avisierung: Kun- den Artikel-Nr., Artikelbezeichnung, Anzahl Paletten bzw. Packstücke, Stückzahl, Ankunftsda- tum.
Falls sich bei der Vertragsbeziehung mit PVS eCommerce-Services GmbH Änderungen erge- ben z. B. in der Abwicklung, wird der Auftragnehmer rechtzeitig informiert.
3.7 Barrierefreiheit
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts müssen alle in der BA eingesetzten IKT Anwendungen sowie interne und externe Websites, Apps, grafische Oberflächen, elektronische Aktenführung und Doku- mente die gesetzlichen Anforderungen an barrierefreie Informationstechnik gemäß BITV 2.0 sowie EN 301 549 in ihrer jeweils gültigen Fassung entsprechen, und diese uneingeschränkt erfüllen. Die BA als Arbeitgeberin beschäftigt zahlreiche Mitarbeitende mit Behinderungen. Alle intern eingesetzten IKT- Anwendungen und -Produkte werden auch auf Arbeitsplätzen von Mitarbeitenden mit Schwerbehinde- rung oder Gleichstellung eingesetzt, und müssen barrierefrei sein und die Anforderungen gemäß BGG, BITV 2.0 und EN 301 549 erfüllen. Die Barrierefreiheit der zu beschaffenden IKT-Lösung ist im Rahmen der Entwicklung und Programmierung von Beginn an konsequent, umfassend und uneingeschränkt zu verwirklichen. Die IKT-Lösung muss auch für Menschen mit behinderungsbedingten Einschränkungen (Nutzung ohne oder mit eingeschränktem Sehvermögen, ohne oder mit eingeschränktem Hörvermögen, ohne oder mit eingeschränktem Sprachvermögen, mit eingeschränkter Reichweite, Handhabung oder Kraft, ohne Risiko epileptischer Anfälle, mit eingeschränkten kognitiven, sprachlichen oder Lernfähig- keiten; siehe EN 301 549, Abschnitt 4.2) barrierefrei zugänglich und nutzbar sein. Hierzu sind die An- forderungen zur Barrierefreiheit, die sich aus den einschlägigen technischen Standards (insbesondere EN 301 549, DIN EN ISO 9241-171 und DIN ISO 14289-1) und aus der BFIT-Bund Handreichung: Barrierefreie Gestaltung von User Interface-Elementen1 ergeben, einzuhalten und umzusetzen. Die BA behält sich vor zu beschaffende IKT-Lösungen sowie entwickelte IKT-Lösungen einer Überprüfung gemäß den gesetzlichen Anforderungen (gemäß BITV 2.0, EN 301 549, DIN ISO 14289-1 etc.) zu un- terziehen, gemäß den Anforderungen der BFIT-Bund Handreichung: Qualitätskriterien für die Be- gutachtung der Barrierefreiheit2. Diese Prüfung der Vereinbarkeit mit der BITV 2.0 erfolgt im Rahmen einer neutralen, unabhängigen Begutachtung durch entsprechend zertifizierte externe Prüfstellen.
3.8 Abruflisten
Der Auftragnehmer hat für je Los quartalsweise eine Aufstellung der Abrufe getrennt nach Positionen, sowie jeweils eine Gesamtübersicht pro Kalenderjahr, im Format MS Excel per E-Mail zur Verfügung zu stellen. Die Abruflisten müssen spätestens 30 Kalendertage nach Quartalsende bzw. nach Jahresende der zentralen Marketingabteilung des Auftraggebers vorliegen. Das E-Mail-Postfach wird nach Vertrags- schluss mitgeteilt.
1 https://handreichungen.bfit-bund.de/barrierefreie-uie/
2 https://handreichungen.bfit-bund.de/qualitaetskriterien-begutachtung-barrierefreiheit/
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Die Aufstellung muss folgende Angaben beinhalten:
• Abrufende Dienststelle • Produkt • Auftragswert brutto • Auflage
4 Produktsortiment
Der wirtschaftlichste Bieter je Los wird zur Einreichung von Produktinformationsblättern bzw. techni- schen Datenblättern aufgefordert. Aus den Datenblättern muss neben den Produkteigenschaften so- wohl der Hersteller als auch die genaue Bezeichnung des Papiers hervorgehen. Das Druckverfahren für die jeweilige Herstellung der Druckerzeugnisse wird nicht vorgegeben. Die Verwendung von holzfreien oder holzhaltigen Papiersorten wird nicht vorgeschrieben. Recycling- Papier soll nach Möglichkeit nicht verwendet werden. Die Auswahl der jeweils nach Produkt am besten geeigneten Papiersorte obliegt dem Auftragnehmer.
Nachhaltigkeit Beim verwendeten Papier und der Herstellung der Druckerzeugnisse soll – über die gesamt Verarbei- tungskette – die Einhaltung einer umweltgerechten, sozial verträglichen und wirtschaftlich tragfähigen Waldbewirtschaftung garantiert werden. Alle Unternehmen der Produktionskette („Chain of Custody“) zwischen dem Forstwirtschaftsbetrieb und dem Produkthersteller sollen nachweisen, dass zu jedem Zeitpunkt des Produktionsprozesses der Holzfluss in der gesamten Verarbeitungskette zurückverfolgt werden kann. Die angebotenen/verwendeten Papiersorten müssen FSC® („Forest Stewardship Council®“) oder PEFC® („Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes“) oder gleichwertig zertifi- ziert sein. Eine höhere Zertifizierung kann selbstverständlich angeboten werden, jedoch wird das Preisblatt nur auf den Mindeststandard von FSC® oder gleichwertig gewertet. Bei der Abgabe des Angebots muss für den Auftraggeber erkennbar sein, dass der Papierhersteller diese Zertifizierung besitzt (das technische Datenblatt ist mit einzureichen).
4.1 Los 1: Flyer/Broschüren/Klappkarte/Poster
Position 1: Flyer Format DIN lang Format: DIN lang Hoch- und Querformat Seitenzahl: 4 bis 60 Papierqualität: 135 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/4 Verarbeitung: falzen, ab 12 Seiten Rückendrahtheftung mit 2 Klammern Auflage: bis 500.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblätter)
Position 2: Infokarte/Einladung DIN lang Format: DIN lang Hoch- und Querformat Seitenzahl: 1 bis 2 Papierqualität: 200 g/m², Chromosulfatkarton, glänzend, weiß Farbe: 4/4 Auflage: bis 20.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
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Position 3: Handzettel/Klappkarte DIN A5 Format: DIN A 5 Hoch- und Querformat Seitenzahl: 1 bis 2 (Handzettel) 4 (Klappkarte) Papierqualität: 135 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/4 Verarbeitung: ggfs. falzen Auflage: bis 50.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 4: Handzettel/Klappkarte DIN lang Format: DIN lang Hoch- und Querformat Seitenzahl: 1 bis 2 (Handzettel) 4 (Klappkarte) Papierqualität: 135 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/4 Verarbeitung: ggfs. falzen Auflage: bis 50.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 5: Klappkarte DIN A5 Format: DIN A5 Hoch- und Querformat Seitenzahl: 1 bis 2 (Klappkarte) Papierqualität: 200 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/4 Verarbeitung: ggfs. falzen auf DIN A6 Auflage: bis 50.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 6: Infokarte/Handzettel/Klappkarte/Flyer DIN A4 Format: DIN A4 Hochformat Seitenzahl: 1 bis 2 (Infokarte/Handzettel) nur Hochformat 4 (Klappkarte) nur Hochformat, 6 und 8 (Flyer) nur Hochformat Papierqualität: 135 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/4 Verarbeitung: ggfs. falzen Auflage: bis 50.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 7: Flyer in Smartphone-Stanzkontur Format: 85 x 175 mm Seitenzahl: 2 Papierqualität: 300 g/m² Bilderdruck matt gestrichen Farbe: 4/4-farbig, Euroskala Verarbeitung: Ecken rund gestanzt, handlich verpacken Auflage: bis 500.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 8: Poster/Plakate DIN A0/A1/A2/A3/A4 Format: DIN A0 / A1 / A2 / A3 / A4 Hoch- und Querformat Papierqualität: 135 g/m², Bilderdruck, weiß, glänzend Farbe: 4/0, 4/4 Verarbeitung: auf Endformat schneiden, ggfs. muss Falzung möglich sein Auflage: bis 20.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
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4.2 Los 2: Merkblatt 1 - Auflage bis 1 Mio.
Position 1: Merkblatt 1 – ab 500 bis 20.000 Stück Format: 10,5 cm x 21,0 cm (DIN lang hoch) geschlossen Seitenzahl: zwischen ca. 80 Seiten und 120 Seiten Papierqualität: 48 – 52 g/m2, aufgebessertes Zeitungsdruckpapier, weiß oder vergleichbare Al- ternative Farbe: 2/2-farbig (2-farbig = HKS 14 und schwarz) Verarbeitung: Merkblatt falzen, 2-Klammern-Rückendrahtheftung (an einheitlicher Stelle für al- le Merk-blätter einer Auflage), an drei Seiten beschneiden, nach Verteiler verpa- cken und versandfertig machen. Auflage: bis 20.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 2: Merkblatt 1 - ab 50.000 bis 1 Mio. Stück Format: 10,5 cm x 21,0 cm (DIN lang hoch) geschlossen Seitenzahl: zwischen ca. 80 Seiten und 120 Seiten Papierqualität: 48 – 52 g/m2, aufgebessertes Zeitungsdruckpapier, weiß oder vergleichbare Al- ternative Farbe: 2/2-farbig (2-farbig = HKS 14 und schwarz) Verarbeitung: Merkblatt falzen, 2-Klammern-Rückendrahtheftung (an einheitlicher Stelle für alle Merk-blätter einer Auflage), an drei Seiten beschneiden, nach Verteiler verpacken und versandfertig machen. Auflage: ab 50.000 bis 1.000.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
4.3 Los 3: weitere Merkblätter – Auflage bis 300.000
Position 1: weitere Merkblätter – ab 500 bis 10.000 Stück Format: 10,5 cm x 21,0 cm (DIN lang hoch) geschlossen Seitenzahl: zwischen ca. 16 Seiten und 104 Seiten
Papierqualität: 80g/m2, weiß, matt Farbe: 4/4-farbig Verarbeitung: Merkblatt falzen, 2-Klammern-Rückendrahtheftung (an einheitlicher Stelle für al- le Merkblätter einer Auflage), an drei Seiten beschneiden, nach Verteiler verpa- cken und versandfertig machen. Auflage: ab 500 bis 10.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblätter)
Position 2: weitere Merkblätter ab 10.001 bis 300.000 Stück Format: 10,5 cm x 21,0 cm (DIN lang hoch) geschlossen Seitenzahl: zwischen ca. 16 Seiten und 104 Seiten Papierqualität: 80g/m2, weiß, matt Farbe: 4/4-farbig Verarbeitung: Merkblatt falzen, 2-Klammern-Rückendrahtheftung (an einheitlicher Stelle für alle Merk-blätter einer Auflage), an drei Seiten beschneiden, nach Verteiler verpacken und versandfertig machen. Auflage: ab 10.001 bis 300.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblät- ter)
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4.4 Los 4: Broschüren (mit Umschlag und Inhalt) Auflage bis 250.000
Position 1: Broschüren, Infoschriften DIN A5 Format: DIN A5 Hoch- und Querformat Seitenzahl: 12 bis 100 Seiten Papierqualität: Umschlag: 135 g/m² / Inhalt: 80 g/m², weiß oder vergleichbare Papierqualität Farbe: 4/4 Verarbeitung: zusammentragen, schneiden, falzen, Rückendrahtheftung mit 2 Klammern bzw. Klebebindung ab 64 Seiten Auflage: bis 250.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 2: Broschüren, Infoschriften DIN A4 Format: DIN A4 Hoch- und Querformat Seitenzahl: 12 bis 80 Seiten Papierqualität: Umschlag 135 g/m² / Inhalt 80 g/m², weiß oder vergleichbare Papierqualität Farbe: 4/4 Verarbeitung: zusammentragen, schneiden, falzen, Rückendrahtheftung mit 2 Klammern bzw. Klebebindung ab 64 Seiten Auflage: bis 250.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
4.5 Los 5: Kleinformat Karten
Position 1: Visitenkarten Format: 85 x 55 mm Querformat Papierqualität: 250 g/m², Bilderdruck, holzfrei weiß, matt gestrichen; (1,1-faches Volumen wie Profi Bulk 1.1) Farbe: 2/0, 2/2, 4/0,4/4 – farbig Verarbeitung: auf Endformat schneiden Mindestbestellmenge: 50 Stück, weitere Bestellmengen in 50er-Schritten Auflage: bis 500 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Abweichend von den allgemeinen Bestimmungen (s. Ziff. 2. der Leistungsbeschreibung) erfolgt der Ab- ruf der Visitenkarten, gebündelt für zugeordnete Dienststellen der BA, durch die RIM (Regionale Infra- struktur Management) über den eigenen elektronischen Marktplatz (PeP = Public Electronic Procure- ment). Die Auslieferung erfolgt ebenfalls gebündelt an die RIM. Die Druckdaten der Visitenkarten wer- den dem Druckdienstleister im Dateiformat PDF über eine browserbasierte Plattform zur Verfügung ge- stellt. Hinweis: Für jede Bestellung (d.h. Abruf) muss eine eigene elektronische Rechnung erstellt werden, die an eine zentrale Adresse geschickt wird – siehe hierzu den Absatz E-Rechnung.
Position 2: City Card Format: 85 x 55 mm Hoch- und Querformat Papierqualität: 250 g/m², Bilderdruck, weiß, matt gestrichen Farbe: 4/0, 4/4 Verarbeitung: auf Endformat schneiden Mindestbestellmenge: 50 Stück, weitere Bestellmengen in 100er-Schritten Auflage: bis 10.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
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Position 3: Postkarte Format DIN A 6 Hoch- und Querformat Seitenzahl: 1- und 2-seitig Papierqualität: 250 g/m², Chromosulfatkarton, matt oder glänzend, weiß Farbe: 4/0, 4/4 Verarbeitung: schneiden Auflage: bis 250.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 4: Grußkarte DIN A 6 Format: DIN A 6 Querformat Umfang: 1-seitig, 2-seitig, 4-seitig Papierqualität: 300 g/m², Bilderdruck, matt oder glänzend, gestrichen, weiß Farbe: 4/4 Verarbeitung: schneiden, rillen, falzen Auflage: bis 10.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Position 5: Grußkarte DIN lang Format: DIN lang Umfang: 1-seitig, 2-seitig, 4-seitig Papierqualität: 300 g/m², Bilderdruck, matt oder glänzend, weiß Farbe: 4/4 Verarbeitung: schneiden, rillen, falzen Auflage: bis 10.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
4.6 Los 6: Info-/Presse-/Kundenmappe 300g/m²
Format: Hochformat, geschl. 220 x 305 mm, offen 505 x 390 mm, Füllhöhe 5 mm gesteckte Laschen nur rechts Papierqualität: 300 g/m², Chromosulfatkarton, weiß, glänzend Farbe: 4/0, 4/4 Verarbeitung: stanzen und rillen (inkl. Stanzwerkzeug), Laschen an Seite 3 mit 5 mm Füllhöhe von Hand einfalzen und Steckverschluss ineinanderstecken, Mappe mit 5 mm Füllhöhe auf Endformat falzen, handlich in Wellpappkartons verpacken Auflage: bis 10.000 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
4.7 Los 7: Roll-Up Standardausführung
Maße: 850 mm (B) x 2.200 mm (H) Qualität: Aluminium-Kassette mit Standfüßen (hohe Standfestigkeit, solide Ausführung - Gewicht des Roll-Ups ohne Grafik und Transporttasche mind. 3 kg) Ausführung: einrollbar im Standfuß, ohne Werkzeug aufzubauen, Transporttasche inklusive. Die Transporttasche muss mit der Bezeichnung des jeweiligen Motivs beschriftet sein. Material: mind. Frontlite 450g/m² oder vergleichbar B1 zertifiziert - schwer entflammbar nach DIN 4102 Druck: mind. 6/C HighEnd Digitaldruck und 720dpi fotorealistisch oder vergleichbar im Format 850x2200 mm, UV-beständig
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Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
4.8 Los 8: Zipper Wall
Position 1: Zipper Wall 1000x2300mm Gestell inkl. Bespannung
Maße: 1000 mm x 2300 mm (BxH) Qualität: Professionelles Präsentationssystem aus steckbaren Aluminium-Rohrrahmen mit Fuß, inkl. Transporttasche. Ausführung: Transporttasche inklusive. Die Transporttasche muss mit der Bezeichnung des jeweiligen Motivs beschriftet sein. Rahmen: Aluminium-Rohrrahmen aus steckbaren Hohlprofilen mit Klicksystem. Stabile Ausführung mit Standfüßen für hohe Standfestigkeit. Aufbau: Werkzeugloser Aufbau durch Steck- und Klickverbindungen. Material: Softstrick-Gewebe, 100% Polyester. Flächengewicht: min. 230 g/m Knitterarmes Strickgewebe für textile Spannsysteme. B1-zertifiziert nach DIN 4102, schwer entflammbar. Druck: 4/0-fbg. einseitig bedruckt Thermo-Sublimations-Transferdruck, kontrastreich und hochauflösend. Farbe soll dauerhaft in die Polyesterfaser eingebracht werden. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
Position 2: Zipper Wall 1000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung)
Maße: 1000 mm x 2300 mm (BxH) Qualität: Professionelles Präsentationssystem aus steckbaren Aluminium-Rohrrahmen mit Fuß, inkl. Transporttasche. Ausführung: Transporttasche inklusive. Die Transporttasche muss mit der Bezeichnung des jeweiligen Motivs beschriftet sein. Rahmen: Aluminium-Rohrrahmen aus steckbaren Hohlprofilen mit Klicksystem. Stabile Ausführung mit Standfüßen für hohe Standfestigkeit. Aufbau: Werkzeugloser Aufbau durch Steck- und Klickverbindungen. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
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Position 3: Zipper Wall 1000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell)
Maße: 1000 mm x 2300 mm (BxH) Material: Softstrick-Gewebe, 100% Polyester. Flächengewicht: min. 230 g/m Knitterarmes Strickgewebe für textile Spannsysteme. B1-zertifiziert nach DIN 4102, schwer entflammbar. Druck: 4/0-fbg. einseitig bedruckt Thermo-Sublimations-Transferdruck, kontrastreich und hochauflösend. Farbe soll dauerhaft in die Polyesterfaser eingebracht werden. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
Position 4: Zipper Wall 2000x2300mm Gestell inkl. Bespannung
Maße: 2000 mm x 2300 mm (BxH) Qualität: Professionelles Präsentationssystem aus steckbaren Aluminium-Rohrrahmen mit Fuß, inkl. Transporttasche. Ausführung: Transporttasche inklusive. Die Transporttasche muss mit der Bezeichnung des jeweiligen Motivs beschriftet sein. Rahmen: Aluminium-Rohrrahmen aus steckbaren Hohlprofilen mit Klicksystem. Stabile Ausführung mit Standfüßen für hohe Standfestigkeit. Aufbau: Werkzeugloser Aufbau durch Steck- und Klickverbindungen. Material: Softstrick-Gewebe, 100% Polyester. Flächengewicht: min. 230 g/m Knitterarmes Strickgewebe für textile Spannsysteme. B1-zertifiziert nach DIN 4102, schwer entflammbar. Druck: 4/0-fbg. einseitig bedruckt Thermo-Sublimations-Transferdruck, kontrastreich und hochauflösend. Farbe soll dauerhaft in die Polyesterfaser eingebracht werden. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
Position 5: Zipper Wall 2000x2300mm Gestell (exkl. Bespannung)
Maße: 2000 mm x 2300 mm (BxH)
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Qualität: Professionelles Präsentationssystem aus steckbaren Aluminium-Rohrrahmen mit Fuß, inkl. Transporttasche. Ausführung: Transporttasche inklusive. Die Transporttasche muss mit der Bezeichnung des jeweiligen Motivs beschriftet sein. Rahmen: Aluminium-Rohrrahmen aus steckbaren Hohlprofilen mit Klicksystem. Stabile Ausführung mit Standfüßen für hohe Standfestigkeit. Aufbau: Werkzeugloser Aufbau durch Steck- und Klickverbindungen. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
Position 6: Zipper Wall 2000x2300mm Bespannung (exkl. Gestell)
Maße: 2000 mm x 2300 mm (BxH) Material: Softstrick-Gewebe, 100% Polyester. Flächengewicht: min. 230 g/m Knitterarmes Strickgewebe für textile Spannsysteme. B1-zertifiziert nach DIN 4102, schwer entflammbar. Druck: 4/0-fbg. einseitig bedruckt Thermo-Sublimations-Transferdruck, kontrastreich und hochauflösend. Farbe soll dauerhaft in die Polyesterfaser eingebracht werden. Auflage: bis 150 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
Hinweis: Die hier angegebenen Produkteigenschaften dienen nur als Orientierung. Vergleichbare Produkte sind zulässig.
4.9 Messedisplaywand
Maße: Langbahnensystem (PopUp Display) ca. 3365 x 2225 mm (B x H) Aufbau/Grundgerüst: Scherengittersystem (schnell und unkompliziert, ohne Werkzeug aufzubauen) Magnetbahnen/-schienen zur Grafikfixierung Ausführung: leicht gebogene Werbefläche, links und rechts umgeschlagen, hohe Standfestig- keit, bedruckter Transportkoffer mit Rollen erweiterbar zur Promotionstheke (oval) sowie B1 zertifiziert - schwer entflammbar nach DIN 4102 Informationen und Aufbauanleitung in Deutsch Druck: High-Quality-Druck mindestens 620 Micron stark, UV-beständig, millimeterge- nauer Zuschnitt der Grafikbahnen Auflage: bis 20 Stück (Staffelung der Auflagenhöhe siehe Preisblatt)
In Einzelfällen kann es vorkommen, dass die Aufträge nicht über die MMP abgerufen werden, sondern über eine zentrale Stelle. Bei allen Aufträgen sind die Vorgaben und Gestaltungsrichtlinien (CD) des Auftraggebers verbindlich zu beachten. (CD-Handbuch wird nach Zuschlag in elektr. Form zur Verfügung gestellt).
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In sehr seltenen Einzelfällen ist es notwendig, dass der Auftragnehmer die Roll-Ups und Displays vorher gestaltet und somit Bilder bearbeiten muss. Der AN muss also professionelle, reprofähige Bildbearbei- tung leisten können. Hierzu gehören unter anderem mediengerechte Bildkorrekturen, -retuschen, -mon- tagen und -konvertierungen. Das Ursprungsbild ist stets zu erhalten und die Bildrechte müssen einge- halten werden.
5 Angebotspreise
Die Angebotspreise sind Festpreise zzgl. der gesetzlichen USt. und gelten unabhängig von der tatsäch- lichen Abrufmenge je Einzelauftrag. Die Angabe der Preise erfolgt anhand der Preisblätter für die Lose 1 bis 9 (siehe Anlage 3). In den beiliegenden Preisblättern werden Staffelpreise mittels Staffelpreistabellen abgefragt sowie zu- sätzlich (abhängig vom jeweiligen Produkt) Preise für Satzänderungen und Handlingskosten. Die Preisblätter (Format MS-Excel) sind so aufgebaut, dass Eintragungen lediglich in die farblich hinter- legten Felder möglich sind. Für Positionen, für welche keine Kosten anfallen, ist entsprechend 0,00 in das Preisblatt einzutragen. Die Tabellen im Preisblatt wurden so mit Formeln hinterlegt, dass sich die Werte, welche in die aidf- Datei übertragen werden sollen, automatisch errechnen. Diese Tabellen sollen den Bietern die Möglich- keit geben, die für die Wertung der Angebote erforderlichen Preise korrekt vom Preisblatt in die aidf- Datei zu übernehmen. Ungeachtet dieser elektronischen Unterstützung obliegt dem Bieter die Sorgfaltspflicht für die Preisangaben in der aidf-Datei!
5.1 Versandhandling
Das Versandhandling an eine Empfangsstelle ist in die Angebotspreise mit einzukalkulieren. Bei Versand nach Verteiler (mehrere Empfänger) kann das Versandhandling ab dem 2. Empfänger in Rechnung gestellt werden (siehe Preisblatt „Handlingskosten bei Verteilerversand“). In diesem Preis nicht enthalten ist das Beifügen von Anschreiben je Empfänger, dieses kann im Bedarfsbefall gesondert berechnet werden und würde als Auftragsänderung umgesetzt.
5.2 Satzänderungen/Erstellung von barrierefreien web-pdf
Auf Nachfrage vom Zentralen Marketing ist vom Auftragnehmer aus der Druck-PDF eine Barrierefreie- web-PDF zu erzeugen und dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Die Kosten hierfür werden vom Auftraggeber übernommen und sollen gesondert ausgewiesen werden. Der Kostensatz je Stunde ist auf den Preisblättern als separate Position unter „Druckvorstufe/barrierefreie Dateien“ einzutragen.
5.3 Preisanpassungen
Die in den Preisblättern (Excel-Dateien) angegebenen Papierkosten können unter den Voraussetzun- gen des § 5 des Vertrages für die Lose 1 bis 6 den marktüblichen Preisen angeglichen werden. Der aktuelle Einkaufspreis pro Papiersorte ist in die Preisblätter einzutragen und durch Nachweise vom Papierhersteller zu belegen. Diese Nachweise dienen als Grundlage für etwaige spätere Preisanpas- sungen. Soweit diese nicht beigefügt werden, können spätere Preiserhöhungen nicht geltend gemacht werden.
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5.4 Bestellabwicklung: MMP und PeP-Katalog
MMP: alle Lose außer Los 5 Pos. 1: Visitenkarten Die Abrufe der Produkte erfolgen durch die Dienststellen der BA. Die Abrufe können sich folglich zeitlich überschneiden. Darüber hinaus können die Mengen je Produkt im Jahresverlauf variieren. Abweichun- gen sind beim jeweiligen Produkt vermerkt. Den Dienststellen der BA steht derzeit online das Abrufredaktionssystem MMP zur Verfügung. Auf der Basis von Templates können berechtigte Mitarbeitende Drucksachen gestalten und druckfertige High- Res-PDF-Dateien generieren lassen. Die Druckdaten in Format HighRes-PDF und die Abrufe, die die erforderlichen Angaben wie Auflagenhöhe, Umfang, Verteiler usw. enthalten und bindend sind, werden den Auftragnehmern zur weiteren Veranlassung entweder per E-Mail als Anlage oder per E-Mail durch die Mitteilung einer Zugriffsberechtigung auf einen Server zur Verfügung gestellt. Eine Bestätigung der Abruferteilung ist vom Auftragnehmer an die abrufende Dienststelle per E-Mail innerhalb von 24 Stun- den zu senden. Im Laufe des Vertragszeitraumes können sich technische Änderungen des Abrufredaktionssystems MMP ergeben und dadurch ggf. neue Schnittstellen. Falls diese Änderungen absehbar sind, wird von Seiten des Auftraggebers frühzeitig darüber informiert.
Direkte Abrufe Darüber hinaus darf ausschließlich das Zentrale Marketing der BA Abrufe erteilen, welche nicht über die MMP erfolgen. In dem Fall werden die Druckdaten überwiegend in den Formaten HighRes-PDF und InDesign übergeben. Die Abrufe werden per E-Mail erteilt. Eine Bestätigung der Abruferteilung ist vom Auftragnehmer per E-Mail innerhalb von 24 Stunden zu senden.
PeP-Katalog Los 5 Pos. 1: Visitenkarten Die Bestellabwicklung der Visitenkarten erfolgt ausschließlich über den BA-Marktplatz (PeP - Public electronic Procurement). Die vom Auftragnehmer zu erfüllenden Voraussetzungen für die Abwicklung der Aufträge über dieses Katalogsystem sind in der Anlage 2.1 „Allgemeine Informationen PeP“ sowie Anlage 2.4 „Weiterführende Informationen Direktbestellung“ näher erläutert. Sämtliche erforderliche Aufwände im Zusammenhang mit den in den weiteren Anlagen beschriebenen Aufgaben, welche durch den Auftragnehmer zu erbringen sind, sind entsprechend in die Angebotspreise einzukalkulieren und werden nicht gesondert durch die BA vergütet.
5.5 E-Rechnung
Die öffentlichen Institutionen – damit auch die BA/der AG – sind gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, Rechnungen zu Aufträgen elektronisch anzunehmen und medienbruchfrei verarbei- ten zu können. In Deutschland sind gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) alle Rechnungen be- troffen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge ausgestellt wurden und darüber hinaus gesetzliche An- forderungen erfüllen. Die von dem AN zwingend zu beachtenden und einzuhaltenden Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung. Die Angaben zur Leitweg-ID und teamspezifischen Bestellnummer werden dem AN nach Zuschlagser- teilung durch den fachlichen Ansprechpartner gesondert mitgeteilt.
5.6 Wertung der Angebote
Die Wertung der Angebote erfolgt ausschließlich anhand des elektronischen Leistungsverzeichnisses (aidf-Datei). Insoweit ist das Übertragen der ausgefüllten aidf-Datei auf die elektronische Plattform bei Angebotsab- gabe zwingend erforderlich! Die Excel-Preisblätter sind beizufügen.
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Sofern dem Angebot lediglich die Preisblätter beigefügt sind, muss dieses von der Wertung ausge- schlossen werden. In die Wertung fließen alle Preispositionen ein: Wert a): Innerhalb der Preispositionen der Staffelpreistabellen wurde eine Gewichtung über eine Belegung mit Faktoren vorgenommen. Preispositionen, die mit grauer Hintergrundfarbe belegt sind, fließen mit dem Faktor 1 in die Wertung ein. Preispositionen mit blauer Hintergrundfarbe fließen mit dem Faktor 2 und Preispositionen mit grüner Hintergrundfarbe mit dem Faktor 3 ein. Die Faktoren stellen Rechengrößen dar und dienen lediglich der Ermittlung des Wertungspreises. Aus den gewichteten Preispositionen der Staffelpreistabellen wird für die Wertung ein Mittelwert errech- net. Das Ergebnis wird jeweils auf zwei Dezimalstellen gerundet. Dieser Wert ist in die aidf-Datei im betreffenden Los in die entsprechende Position zu überneh- men. Wert b): Sofern Preise für Satzkosten und Handlingskosten angegeben werden müssen, werden diese ebenfalls bei der Preiswertung berücksichtigt. Hierfür werden jeweils die Preise für eine Stunde Satzkosten sowie Handlingskosten für 100 Pakete angesetzt und ggf. summiert, sofern mehrere Positionen anzugeben sind. Je nach Produkt können diese Positionen variieren, (nicht in allen Preisblättern sind sämtliche Preispositionen erforderlich). Sind z.B. lediglich Handlingskosten anzugeben, fließen diese mit 100 Paketen in die Preiswertung ein. Dieser Wert (b) ist ebenfalls in die aidf-Datei zu übernehmen. Achtung: Die Berechnung der zu übertragenden Wertungspreise erfolgt erst nach dem Spei- chern der ausgefüllten Preisblätter (MS Excel). Die Wertungspreise sind immer erst nach der Speicherung zu übertragen, das gilt auch bei Änderungen einzelner Preispositionen! Nach Übernahme der Wertungspreise werden die Positionen noch mit Mengeneinheiten (Leistungsein- heiten) multipliziert. Diese Mengeneinheiten dienen ausschließlich als Rechengrößen zur Ermittlung der Wertungspreise. Tatsächliches Abrufverhalten kann daraus nicht abgeleitet werden.
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