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Paul-Ehrlich-Institut
Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel
Bewerbungsbedingungen
zu Vergabeverfahren
des Paul-Ehrlich-Instituts
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Bewerbungsbedingungen Paul-Ehrlich-Institut Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel
Inhaltsverzeichnis
1 Grundsätzliche Bestimmungen .................................................................. 3
2 Termin- und Fristenangaben ....................................................................... 4
3 Form der Angebote und deren Einreichung .............................................. 4
4 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote ................. 4
5 Kostenerstattung für Bewerber und Bieter ................................................ 5
6 Bewerber- und Bietergemeinschaften / Unteraufträge ............................. 5
7 Bewertungsvorgehen und Zuschlagserteilung ......................................... 6
8 Nachprüfungsverfahren / Angabe der Vergabekammer ........................... 6
9 Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs-, Ge-schäftsgeheimnisse
in den Angebotsunterlagen ......................................................................... 7
10 Nicht berücksichtigte Angebote ................................................................. 7
11 Ausschluss vom Wettbewerb ..................................................................... 7
12 Sicherheitsleistungen .................................................................................. 7
13 Bekanntmachung über vergebene Aufträge .............................................. 8
14 Inhalt und Aufbau der Angebote................................................................. 8
15 Preisstellung ................................................................................................ 9
16 Erfüllungsort/Lieferanschrift ..................................................................... 10
17 Lieferzeiten/Lieferfristen ........................................................................... 10
18 Anwendbares Recht, Gerichtsstand ......................................................... 10
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1 Grundsätzliche Bestimmungen
Die Vergabestelle des Paul-Ehrlich-Institut (PEI) verfährt nach den Bestimmungen des Ge- setzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV).
Die Vergabeunterlagen gelten als Vertragsbestandteil und sind vollständig auf der Vergabe- plattform einsehbar. Sofern einzelne Dokumente fehlerhaft sind oder nicht gelesen werden können, ist dies dem PEI unverzüglich anzuzeigen.
Bei Widersprüchen der Vertragsunterlagen gelten nacheinander:
- Der EVB-IT Vertrag
- Die Leistungsbeschreibung
- Das Leistungsverzeichnis
- Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erstellung eines Gesamtsystems (EVB-IT System-AGB) in der bei Versand der Vergabeunterlagen geltenden Fassung Die Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Paul-Ehrlich-Instituts
- Der Mustervertrag Auftragsverarbeitung
- Die Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung
Die Vergabe erfolgt in einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Die Angebots- und Vertragssprache ist Deutsch. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind grundsätzlich unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes.
Die Vergabeunterlagen sind vertraulich zu behandeln. Sie dürfen nur zur Erstellung des An- gebotes und zur Erfüllung des eventuell folgenden Auftrages verwendet werden. Jede Veröf- fentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bie- ter den Auftraggeber unverzüglich und vor Angebotsabgabe schriftlich darauf hinzuweisen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten grundsätzlich nicht. Bringt ein Bieter durch entsprechenden Hinweis und/oder die Beifügung seiner eige- nen AGB zum Ausdruck, dass die Leistung auf der Grundlage der eigenen Geschäftsbedin- gungen erbracht werden soll, führt das zur Nichtberücksichtigung des Angebots.
Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Bieters.
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2 Termin- und Fristenangaben
Die Fristen für die Angebotseinreichung sind in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, die elektronisch über die Vergabeplattform übertragen wurde einsehbar.
Fragen zum Inhalt der Vergabeunterlagen sowie zum Verfahren sind ausschließlich in elekt- ronischer Form über die Vergabeplattform) an die Vergabestelle des Paul-Ehrlich-Instituts zu richten. Telefonische Auskünfte dürfen grundsätzlich nicht erteilt werden.
Ergänzende oder berichtigende Angaben zum Vergabeverfahren, sowie alle Fragen und Antworten werden den Bewerbern elektronisch über die Vergabeplattform des Bundes unter www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Die Bewerber haben sich selbständig über mögliche Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterla- gen zu informieren. Es wird hier die Registrierung zum Verfahren empfohlen! Dann erhalten Sie alle Informationen zu Änderungen automatisch.
Das Angebot muss einschließlich aller Unterlagen bis zum Angebotsfristende bei der Vergabestelle vorliegen.
Bis zum Ablauf der Bindefrist sind die Bieter an ihr Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden. Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Der Zuschlag wird innerhalb der Bindefrist elektronisch erteilt.
3 Form der Angebote und deren Einreichung
Die Angebotsabgabe kann nur durch elektronische Teilnahme über die Vergabeplattform des Bundes unter www.evergabe-online.de erfolgen.
Eine schriftliche Zustellung in Papierform, per E-Mail oder Fax ist nicht möglich.
Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
4 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Ange-
bote
Nachträgliche Berichtigungen und/oder Ergänzungen des Angebotes, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist eingehen können, müssen entsprechend elektronisch zugestellt wer- den.
Nur innerhalb der Angebotsfrist können Angebote elektronisch zurückgezogen werden.
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5 Kostenerstattung für Bewerber und Bieter
Kosten für die Erstellung des Angebotes, Präsentationen und Präsentationsunterlagen, so- wie Reise- und Kommunikationskosten werden vom Auftraggeber nicht erstattet.
Angebotsunterlagen sind kostenfrei zuzusenden.
Proben und Muster zu Angeboten, die nicht berücksichtigt worden sind, werden nur zurück- gesandt, wenn es in der Ausschreibung angekündigt ist oder innerhalb von 24 Werktagen nach Ablehnung des Angebots verlangt wird. Die Kosten für die Rücksendung trägt der Bie- ter. Die Vergabestelle haftet bei Proben und Mustern nicht für Wertminderung oder Verlust, die ohne grobes Verschulden, als Folge notwendiger Prüfungen oder während der Rücksen- dung an den Bieter entstehen. Ist die Rückgabe in der Ausschreibung nicht angekündigt worden und verlangt der Bieter die Rückgabe nicht innerhalb der Frist von 24 Werktagen, so gehen die Proben und Muster in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland über.
6 Bewerber- und Bietergemeinschaften / Unteraufträge
Zur Angebotsabgabe können sich mehrere Bewerberinnen und Bewerber zu einer Bieterge- meinschaft zusammenschließen und ein gemeinsames Angebot abgeben.
Ein Mitglied einer Bietergemeinschaft darf nicht Mitglied einer weiteren Bietergemeinschaft sein, die ein konkurrierendes Angebot abgibt. Ferner darf ein Mitglied einer Bietergemein- schaft nicht als Einzelanbieter ein konkurrierendes Angebot einreichen oder umgekehrt.
Jede übliche Bietergemeinschaft wird zugelassen, wenn ihre Mitglieder dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften und ein bevollmächtigter Vertreter benannt wird. Fällt ein Mitbie- ter nach Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die vollständige Leistungserbringung si- chergestellt sein.
Es ist für jedes Mitglied (Unternehmen) der Bietergemeinschaft entsprechend seiner Verant- wortungsbereiche Angaben zur Eignungsprüfung (Eigenerklärung) zu machen.
Beabsichtigt der Bieter Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch Nachunternehmer auszuführenden Leistun- gen angeben und auf Verlangen die vorgesehenen Nachunternehmer benennen.
Der Auftragnehmer darf Leistungen nur an Nachunternehmer übertragen, die fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sind; dazu gehört auch, dass sie ihren gesetzlichen Verpflich- tungen zur Zahlung von Steuern und Sozialabgaben nachgekommen sind und die gewerbe- rechtlichen Voraussetzungen erfüllen. Er hat die Nachunternehmer bei Anforderung eines Angebotes davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt.
Der Auftragnehmer hat vor der beabsichtigten Übertragung Art und Umfang der Leistungen sowie Name, Anschrift und Berufsgenossenschaft (einschließlich Mitgliedsnummer) des hier- für vorgesehenen Nachunternehmers schriftlich bekannt zu geben.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass der Nachunternehmer die ihm übertragenen Leistungen nicht weiter vergibt, es sei denn, der Auftraggeber hat zuvor schriftlich zuge- stimmt.
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7 Bewertungsvorgehen und Zuschlagserteilung
Teilnahmewettbewerb (1. Phase) Im Teilnahmewettbewerb erfolgt eine Eignungsprüfung zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen Leistungsfähigkeit. Zu diesem Zweck werden Ausschlusskriterien zur Eignung abgefragt. Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die Teilnehmer, die alle Aus- schlusskriterien erfüllen.
Hinweis: Die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs veröffentlichte Leistungsbeschreibung dient in dieser Phase ausschließlich der näheren Information über den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand und wird den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmen in der 2. Phase (Angebots- und Verhandlungsphase) erneut – ggf. geringfügig modifiziert – zur Verfügung gestellt.
Angebotsabgabe und Verhandlungen (2. Phase) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind dem Leistungsverzeichnis sowie der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Die Prüfung und Bewertung der Angebote erfolgt in den folgenden Schritten:
- Formale Prüfung des Erstangebots und Ausschluss formal nicht korrekter Angebote
- Prüfung der Angemessenheit der Preise und Ausschluss der Angebote, bei denen ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist.
- Verhandlungen zur Klärung fachlicher Fragen
- Aufforderung zu Abgabe eines finalen Angebots anhand des aktualisierten Leistungs- verzeichnisses.
- Prüfung des finalen Angebots
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Lässt das Erstangebot Fragen offen, so kann über den Inhalt des Angebotes eine Ver- handlung stattfinden. Im Nachgang zur Verhandlung würde eine erneute Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebotes erfolgen. Eine Verhandlung über die Mindestan- forderungen der ausgeschriebenen Leistung sowie der Zuschlagskriterien ist nicht zulässig.
Als Erstangebot ist ein verbindliches Angebot abzugeben. Es ist grundsätzlich eine direkte Beauftragung ohne weitere Verhandlung unter Bezugnahme auf das Erstange- bot möglich.
8 Nachprüfungsverfahren / Angabe der Vergabekammer
Unbeschadet der Prüfungsmöglichkeiten von Aufsichtsbehörden und Vergabeprüfstellen unterliegt die Vergabe öffentlicher Aufträge der Nachprüfung durch die Vergabekammern.
Ein Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens kann in diesem Fall eingelegt werden, da es sich um eine Ausschreibung im EU-weiten Verfahren handelt.
Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechts- behelf ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer gestellt werden. Bieter müssen Vergaberechtsverstöße unverzüglich bei der Vergabestelle (PEI) rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen.
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Vergabeprüfstelle: Bundesministerium für Gesundheit Vergabeprüfstelle 53121 Bonn
Vergabekammer: Vergabekammer des Bundes Villemombler Str. 76 53123 Bonn Tel.: +49 228 / 94 99-0 Fax: +49 228 / 94 99-163 info@bundeskartellamt.bund.de www.bundeskartellamt.de
9 Kenntlichmachung der Fabrikations-, Betriebs-, Ge-
schäftsgeheimnisse in den Angebotsunterlagen
Nach § 165 Abs. 1 GWB haben die Beteiligten im Falle des Nachprüfungsverfahrens An- spruch auf Akteneinsicht und können sich gegebenenfalls Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen. Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versa- gen, soweit dies aus wichtigen Gründen – insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wah- rung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen – geboten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Nach § 165 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte mit der Übersendung seiner Akten oder Stel- lungnahmen auf die Wahrung der Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hin- zuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von der Zustimmung auf Einsicht ausgehen.
10 Nicht berücksichtigte Angebote
Das Angebot ist nicht berücksichtigt worden, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Auftrag erteilt worden ist. Gemäß § 134 (Informations- und Wartepflicht) des GWB werden Bieter, deren Angebot nicht berücksichtigt werden soll, spätestens 10 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss über die Vergabeplattform (www.evergabe-online.de) informiert. Unbeschadet des § 134 GWB findet auch der § 62 VgV über die Unterrichtung der Bewerber und Bieter Anwendung..
11 Ausschluss vom Wettbewerb
Von der Teilnahme am Wettbewerb werden Bewerber oder Bieter zwingend ausgeschlos- sen, wenn ein Tatbestand des § 123 GWB vorliegt. Die Möglichkeit des Ausschlusses besteht zudem wenn ein Tatbestand des § 124 GWB vor- liegt.
12 Sicherheitsleistungen
Es werden keine Sicherheitsleistungen verlangt. Bei einer zu leistenden Vorauszahlung wird die Vorlage einer Bankbürgschaft in entsprechender Höhe verlangt, die eine zusätzliche Fäl- ligkeitsvoraussetzung für die Vorauszahlung darstellt. § 18 Nrn. 3 und 4 VOL/B finden An- wendung.
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13 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter grundsätzlich damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot gemäß § 39 VgV sein Name und der zu zahlende Gesamtauftragswert bekannt gemacht werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet das PEI nach pflichtgemä- ßem Ermessen.
14 Inhalt und Aufbau der Angebote
Wichtige Hinweise
Der Bieter ist sich bewusst, dass wissentlich falsche Erklärungen den Ausschluss von dieser und von weiteren Vergaben zur Folge haben können. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes. Das Angebot muss alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten.
Angebotsmuster und Proben sind getrennt vom Angebot zuzustellen und müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Preislisten sind dem Angebot in elektronischer Form beizufügen.
Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen.
Die Eigenerklärung ist mit dem Angebot einzureichen. Sie gilt als unterschrieben durch die Abgabe mit dem Angebot.
Der Nachweis der Eignung kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizie- rungssystemen erbracht werden. Es ist dann Ihre Registriernummer anzugeben.
Es kann auch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (https://eee.evergabe-online.de/) abgegeben werden. Hierzu wurde jedoch von der Vergabestelle keine Voreinstellung vorge- nommen.
Der Bieter ist verpflichtet, alle in den Vergabeunterlagen verlangten Erklärungen abzugeben und alle sonstigen geforderten Angaben zu machen. Unvollständige oder fehlerhafte Ange- bote können von der Wertung ausgeschlossen werden.
Nebenangebote
Nebenangebote sind zugelassen. Die Zulassung umfasst ausschließlich kaufmännische Ne- benangebote, die nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben von den für ein Hauptange- bot vorgesehenen Lizenz-, Nutzungs- und/oder Vergütungsmodalitäten abweichen. Darüber hinausgehende oder andere Abweichungen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Nebenangebots.
Vorgaben an kaufmännische Nebenangebote:
Als kaufmännische Nebenangebote zugelassen sind Angebote, die anstelle der Überlas- sung der Standardsoftware gegen Einmalvergütung auf Dauer (Kaufmodell) eine Überlas- sung der Software auf Zeit, insbesondere in Form eines Miet-, Nutzungs- oder Subscription-
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modells, vorsehen, soweit dabei die dafür vorgesehenen Mindestanforderungen beachtet und die in den Vergabeunterlagen dafür vorgesehene Vergütungsstruktur beachtet wird. Ins- besondere müssen die dafür vorgesehenen Preisangaben zutreffend und vollständig sein.
Kaufmännische Nebenangebote sind auch ohne Abgabe eines Hauptangebots zulässig.
Im Übrigen gelten auch für kaufmännische Nebenangebote sämtliche Vorgaben, die auch für Hauptangebote gelten, gleichermaßen. Insbesondere umfasst dies sämtliche fachlichen, funktionalen, technischen, datenschutzrechtlichen, IT-sicherheitsbezogenen, betrieblichen und sonstigen Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen. Insbesondere müssen sämtli- che mit „A“ gekennzeichneten Anforderungen der Leistungsbeschreibung auch durch kauf- männische Nebenangebote vollständig erfüllt werden.
Abweichungen von den Mindestanforderungen sind unzulässig.
Auch die mit „B“ gekennzeichneten Bewertungskriterien gelten für Hauptangebote und zuge- lassene kaufmännische Nebenangebote gleichermaßen.
Gibt ein Bieter sowohl ein Hauptangebot als auch ein kaufmännisches Nebenangebot ab, werden diese Angebote jeweils eigenständig gewertet.
Maßgeblich für die Preiswertung ist der für das jeweilige Hauptangebot oder zugelassene kaufmännische Nebenangebot ermittelte Wertungspreis netto über den in den Vergabeunter- lagen festgelegten Betrachtungszeitraum von zehn Jahren. Der Wertungspreis umfasst sämtliche einmaligen und laufenden Kosten, die für die vertragsgemäße Bereitstellung, Nut- zung und Aufrechterhaltung des Download-/Review-Tools während des Betrachtungszeit- raums erforderlich sind.
Für das Hauptangebot auf Grundlage des Kaufmodells ist ausschließlich der „EVB_IT_Systemvertrag_Verkauf_Download-Review-Tool“ maßgeblich. Für ein kaufmänni- sches Nebenangebot ist ausschließlich der „EVB_IT_Systemvertrag_Vermietung_Download- Review-Tool“ maßgeblich, soweit in den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes geregelt ist.
15 Preisstellung
Sofern keine Angabe über Verpackungs-, Frachtkosten sowie sonstige Nebenkosten (Tro- ckeneispauschalen, Logistikpauschalen, Mindermengenzuschläge etc.) erfolgt, wird - ohne Rückfrage - davon ausgegangen, dass die Lieferung frei Haus o h n e weitere Kosten erfolgt.
Versicherungskosten werden nicht getragen.
Bitte geben Sie Ihr Angebot auf der Grundlage unserer „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ ab.
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16 Erfüllungsort/Lieferanschrift
Erfüllungsort ist das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) in Langen.
Paul-Ehrlich-Institut Paul-Ehrlich-Str. 51 - 59 63225 Langen
Öffnungszeiten der Warenannahme: Mo. – Do.: 7.30 – 12.00 und 13.00 - 16.00 Uhr Fr.: 7.30 – 12.00 und 13.00 - 14.30 Uhr (keine Annahme von Kühlware)
17 Lieferzeiten/Lieferfristen
Sie sind verpflichtet Lieferverzögerungen der Beschaffungsstelle unverzüglich per E-Mail an beschaffung@pei.de mitzuteilen. Eventuelle Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten.
18 Anwendbares Recht, Gerichtsstand
Anwendbar ist das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den inter- nationalen Wareneinkauf (UN-Kaufrecht) ist ausgeschlossen. Der ausschließliche Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag wird durch dem Amtssitz des PEI in Langen (Hessen) bestimmt.
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