Hochschule Breitscheidstraße 2 Osterburger Straße 25 Deutsche Bundesbank Filiale Magdeburg Umsatzsteuer ID Magdeburg-Stendal 39114 Magdeburg 39576 Hansestadt Stendal IBAN DE37 8100 0000 0081 0015 03 DE 218 059 771 www.h2.de Germany Germany BIC MARKDEF1810 secneics
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fo ytisrevinu Hochschule Magdeburg-Stendal, Postfach 36 55, 39011 Magdeburg Vergabestelle Hochschule Magdeburg-Stendal ZE: Finanzen An Vergabe-Nr.: HS-MS-024-2026 alle Teilnehmer Angebotsfrist: 25.09.2026 – 10:00 Uhr
nur über die E-Vergabeplatteform des Bundes bearbeitet von: Vergabestelle
Tel.: --- E-Mail: vergabestelle@h2.de
10.09.2026 Öffentliche Ausschreibung - digitale Wahlsoftware
hier: Bieterfragen 2
Im Rahmen des Verfahrens stellte ein Bieter folgende Fragen:
Frage 2.0 Die Aufforderung zur Angebotsabgabe führt unter A 2. ein Dokument „024-2026 – Leistungsverzeichnis" als Vertragsbestandteil auf. In den bereitgestellten Unterlagen befindet sich ein Dokument „024-2026 Leistungsbeschreibung", jedoch kein Leistungsverzeichnis. Handelt es sich um dasselbe Dokument, oder wird ein Leistungsverzeichnis nachgereicht?
Antwort 2.0 Es handelt sich um dasselbe Dokument. Die Aufforderungsabgabe wurde dementsprechend angepasst.
Frage 2.1 Ein Preisblatt oder Angebotsformular mit Preispositionen ist in den Unterlagen nicht enthalten. In welcher Form sind die Preise anzugeben? Wird ein Formular nachgereicht, oder ist eine eigene Preisaufstellung beizufügen? Falls Letzteres: Welche Positionen erwartet der Auftraggeber, und auf welche Bezugsgröße bezieht sich der Preisvergleich nach der Bewertungsmatrix – auf die Gesamtlaufzeit von vier Jahren, auf sechs Jahre einschließlich Option, oder auf ein Wahljahr?
Frage 2.1 Reichen Sie detailliertes Angebot ein. Es müssen die Mindestkriterien bepreist werden. Die wünschenswerten Leistungen müssen, wenn diese erfüllt werden können, ebenfalls mit Preisen versehen werden. Bewertet wird die Laufzeit von vier Jahren.
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fo ytisrevinu Frage 2.2 Die Leistungsbeschreibung nennt bis zu 19 Gremien, bis zu 37 Stimmzettel und bis zu ca. 5.500 Wahlberechtigte. Wir bitten um Angabe der tatsächlichen Zahlen der letzten drei Wahljahre sowie um Mitteilung, ob es sich um eine Wahl pro Jahr mit mehreren Stimmzetteln handelt oder um mehrere zeitlich getrennten Wahlen.
Antwort 2.2 2024: 12 Gremien, 12 Stimmzettel, 5072 Wahlberechtigte 2025: 19 Gremien, 37 Stimmzettel, 5353 Wahlberechtigte 2026: 12 Gremien, 12 Stimmzettel, 4877 Wahlberechtigte
Es sind mehrere Wahlen, die zeitgleich erfolgen.
Frage 2.3 Sind neben den jährlichen Hochschulwahlen weitere Wahlen oder Abstimmungen vom Leistungsumfang erfasst, etwa Nachwahlen, Urabstimmungen oder Wahlen der Studierendenschaft?
Antwort 2.3 Nachwahlen sind theoretisch denkbar. Sie sind in der Praxis bisher noch nicht vorgekommen. Urabstimmungen sollen nicht durchgeführt werden. Wahlen der Studierendenschaft sollen durchgeführt werden.
Frage 2.4 In welchem Zeitraum des Jahres finden die Wahlen üblicherweise statt, und wann beginnt die Vorbereitung mit dem Wahlleitungsteam?
Antwort 2.4 Im Mai / Juni finden die Wahlen statt. Die Vorbereitungen beginnen im Januar.
Frage 2.5 Wie erfolgt die Authentifizierung der Wahlberechtigten? Ist eine Anbindung an das Identitätsmanagement der Hochschule vorgesehen (LDAP, Shibboleth, Single Sign-on), oder werden Zugangsdaten übermittelt? Die Leistungsbeschreibung nennt als Beispiel die Verarbeitung gehashter Kundendaten; wir bitten um Erläuterung des bislang genutzten oder gewünschten Verfahrens.
Antwort 2.5 Bisher übermittelt der Dienstleister dem Kunden für jede Wahl im Voraus eine eindeutige Wahlkennung und einen Wahl-hash. Beide werden getrennt voneinander übertragen. Die Anmeldung der Wähler erfolgt auf einer Webseite des Kunden per ldap. Aus den im Vorfeld übermittelten Daten des Dienstleisters und den kryptografisch gehashten Anmeldedaten wird ein eindeutiger Link erzeugt, der dem Wähler angezeigt wird und auf das Wahlsystem des
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fo ytisrevinu Anbieters verweist. Anhand dieses Links wird sichergestellt, dass jeder Wahlberechtigte nur eine Stimmabgabe hat.
Frage 2.6 In welchem Format wird das Wählerverzeichnis übergeben, und wer verantwortet dessen Richtigkeit und Aktualisierung während der Wahlfrist?
Antwort 2.6 Das Wählerverzeichnis wird als Excel-Tabelle übergeben. Diese enthält von allen Wahlberechtigten den eindeutigen hash-Wert der Anmeldedaten (siehe Punkt 5) und eine Zuordnung zu den ihnen möglichen Wahlen. Aus dem hash-wert kann vom Dienstleister nicht auf Klarnamen und/oder Anmeldenamen geschlossen werden. Die Hochschule übernimmt die Verantwortung der Richtigkeit und Aktualisierung während der Wahlfrist.
Frage 2.7 Welche Auszählverfahren sind abzubilden (Personenwahl, Listenwahl, Kumulieren, Panaschieren, Sitzverteilung nach d’Hondt, Hare-Niemeyer oder Sainte-Laguë), und existiert eine Wahlordnung, die wir bei der Angebotserstellung berücksichtigen sollen? Falls ja, bitten wir um Bereitstellung.
Antwort 2.7 Wir brauchen nur die reine Stimmenzählung. Die Auswertung gem. Wahlordnung erfolgt durch die Hochschule Magdeburg-Stendal. Die interne Wahlordnung muss nicht bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden.
Frage 2.8 Die Leistungsbeschreibung verlangt die „datenschutzkonforme Verwahrung der Ergebnisse im Archiv". Über welchen Zeitraum sind die Ergebnisse vorzuhalten, in welcher Form, und wer entscheidet über die Löschung?
Antwort 2.8 Die Verwahrung der Ergebnisse hängt von den Amtszeiten in den Gremien ab und beträgt zwischen 1 und 4 Jahren. Eine Form ist nicht vorgegeben. Die Daten müssen jederzeit zugänglich für die Hochschule sein. Die Hochschule entscheidet gemäß der Amtszeit über die Löschung der Daten.
Frage 2.9 Sind Barrierefreiheit nach BITV 2.0 beziehungsweise WCAG 2.1 Stufe AA und eine englischsprachige Oberfläche gefordert? Beides ist bei uns vorhanden; wir bitten um Klarstellung, ob es in die Wertung eingeht.
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fo ytisrevinu Antwort 2.9 Ist kein Teil der Beschreibung und Bewertung, demzufolge geht es nicht in die Wertung ein.
Frage 2.10 Das Kriterium „Stimmzettelvorlage im HS-Layout" ist mit zwei von zehn Punkten das gewichtigste Einzelkriterium der Servicewertung. Wir bitten um Konkretisierung, welche Merkmale erwartet werden – Logo, Hausfarben, Schrift, vollständiges Corporate Design der Hochschule – und anhand welcher Unterlage der Nachweis mit dem Angebot geführt werden soll.
Antwort 2.10 Logo und Farbwahl der Stimmzettel. Eine Bestätigung im Angebot ist ausreichend, explizite Unterlage nicht erforderlich.
Frage 2.11 Das Kriterium „Erfahrung im Hochschulsegment" ist mit einer Referenz aus den letzten drei Jahren nachzuweisen. Genügt eine Referenz, oder werden mehrere höher bewertet? Werden Angaben zu Auftraggeber, Wahlart, Zahl der Wahlberechtigten und Leistungszeitraum erwartet, und ist ein Ansprechpartner zu benennen?
Antwort 2.11 Eine Referenz aus den letzten 3 Jahren ist ausreichend. Mehr Referenzen erhalten nicht mehr Punkte. Die Angaben zur Referenz müssen mindestens den Auftraggeber, Zahl der Wahlberechtigten und den Zeitraum nennen.
Frage 2.12 Die Zeile zur Erreichbarkeit lautet „Mo-Fr zw. 10 und 15 Uhr sowie Fr. zwischen 10 und 13 Uhr". Wir bitten um Klarstellung, ob gemeint ist: Montag bis Donnerstag von 10 bis 15 Uhr und Freitag von 10 bis 13 Uhr.
Antwort 2.12 Es lautet richtig. Mo-Do zw. 10 Uhr und 15 Uhr sowie Fr zw. 10 Uhr und 13 Uhr. Wir haben die Bewertungsmatrix dementsprechend angepasst.
Frage 2.13 Die Bewertungsmatrix vergibt maximal zehn Punkte, davon drei für den Preis und sieben für den Service. Die Aufforderung nennt demgegenüber eine Gewichtung von 30 Prozent Preis und 70 Prozent Service. Wir gehen davon aus, dass beide Angaben dasselbe meinen, und bitten um Bestätigung.
Antwort 2.13 Gemeint ist, dass maximal 10 Punkte (100%) erreicht werden können, wobei der Preis maximal 30 % (3 Punkte der max. 10 Punkte) ausmacht. In der konkreten Berechnung der Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der Ermittlung der Punkte für den Preis
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fo ytisrevinu entsprechend der Angaben der Bewertungsmatrix + Ermittlung der erreichten Punkte für die Kategorie Service. Es wurde entsprechend in der Bewertungsmatrix konkretisiert.
Frage 2.14 Die Leistung soll über bis zu sechs Jahre erbracht werden. Welche Anforderungen stellt der Auftraggeber an die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Bieter, und werden hierzu Nachweise verlangt? Wir halten dies bei einer Bindung dieser Dauer und der besonderen Empfindlichkeit von Wahlverfahren für einen sachgerechten Eignungsaspekt und regen an, ihn ausdrücklich in die Eignungsprüfung aufzunehmen.
Antwort 2.14 Es werden keine finanziellen oder wirtschaftlichen Nachweise verlangt, die über die geforderten Eigenerklärungen und Nachweise hinausgehen.
Frage 2.15 Den Unterlagen liegt kein Vertragsentwurf und kein Muster für einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bei. Wird beides nachgereicht, oder ergibt sich der Vertragsinhalt aus VOL/B, den Zusätzlichen Vertragsbedingungen und den Vergabeunterlagen? Für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bieten wir an, unser auf die Verarbeitungsvorgänge einer Wahl zugeschnittenes Muster beizulegen.
Antwort 2.15 Der Vertragsinhalt ergibt sich aus der VOL/B, den Zusätzlichen Vertragsbedingungen und den Vergabeunterlagen. Für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung können dem Angebot bietereigene Muster beigefügt sein. Hier ist die gesetzliche Grundlage die DSGVO.
Frage 2.16 Ist eine förmliche Abnahme nach Ziffer 8 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen auch für diese Dienstleistung vorgesehen, und woran bemisst sie sich – an der Bereitstellung des Systems zum 01.01.2027 oder an der ersten durchgeführten Wahl?
Antwort 2.16 Eine förmliche Abnahme ist nicht vorgesehen.
Frage 2.17 Sind Testwahlen nach Leistungsbeschreibung Ziffer 2 einmalig zu Vertragsbeginn oder vor jeder Wahl zu erbringen?
Antwort 2.17 Vor jeder Wahl (also jedes Jahr) erfolgt eine funktionale sowie inhaltliche Testwahl, ggf. mehrmals, falls Änderungsbedarf bei der Testwahl festgestellt wurde.
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fo ytisrevinu Frage 2.18 Zur Kennzeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen: Wir werden von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch machen und keinen Bestandteil unseres Angebots als Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis kennzeichnen. Wir bitten um Bestätigung, dass daraus kein Nachteil in der Wertung entsteht.
Antwort 2.18 Es entsteht kein Nachteil.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag Vergabestelle Hochschule Magdeburg-Stendal