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Bewerbungsbedingungen der RAG Aktiengesellschaft für
die
Abgabe eines Angebotes
Projekt: Weiterentwicklung SAP S/4HANA für die RAG
Aktiengesellschaft
- Auftraggeber
Auftraggeber ist die RAG Aktiengesellschaft
1.1. Kontaktstelle für die Abgabe der Angebote Kontaktstelle des Auftraggebers für die Abgabe der Angebote ist
RAG Aktiengesellschaft K-BW-E Im Welterbe 10 45141 Essen
1.2. Kontaktstelle für Fragen, Informationen und Hinweise Die Unterlagen für den Angebotswettbewerb stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: http:// www.deutsche- evergabe.de/dashboards/dashboard_off/ cf8b1a6e-b8bb-43ff-800e-34382d99d0bb
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen betreffend die Ausschreibung sind ausschließlich über die genutzte Vergabeplattform der Deutsche eVergabe einzureichen.
Fragen und Antworten, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, werden allen Bietern zugänglich gemacht.
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Auskünfte anderer Personen des Auftraggebers zu diesem oder über dieses Vergabeverfahren sind nicht verbindlich.
- Auftragsgegenstand
Die Einzelheiten des Auftrags können der beigefügten Leistungsbeschreibung nebst Anlagen entnommen werden.
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Der Auftrag wird in vier Losen vergeben. Bieter können auf einzelne, mehrere oder alle Lose Angebote einreichen. Pro Los sollen Rahmenverträge mit bis zu 3 Auftragnehmern abgeschlossen werden. Folgende Lose werden ausgeschrieben:
Los 1: Personal
Los 2: Finanzen
Los 3: Logistik
Los 4: Übergreifende Technologien
Bieter können sich auf ein Los, auf mehrere Lose oder auf alle Lose bewerben.
- Geltendes Vergaberecht
Das Vergabeverfahren erfolgt in Anlehnung der Bestimmungen der SektVO. Der Auftraggeber führt ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch.
- Angebotskosten
Für die Bearbeitung der Angebote wird keine Vergütung gewährt. Angebotsunterlagen sind kostenfrei zuzusenden.
- Form des Angebotes und Fristen
Falls Sie bereit sind, ein Angebot abzugeben, werden Sie mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe gebeten, die über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Unterlagen auszufüllen und bis zum Ablauf, der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannten, Angebotsfrist (vermutlich: 08.07.2024 12:00 Uhr) ausschließlich über das Vergabeportal deutsche E-Vergabe abzugeben.
Nebenangebote sind nicht zugelassen!
Die Übermittlung des Angebots auf anderem Weg, wie z.B. mittels Telefax oder Post ist nicht zulässig.
Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
Ein Öffnungstermin unter Anwesenheit von Bietern oder deren Vertretern findet nicht statt.
Die Bindefrist endet am 31.10.2024. Bis zum Ablauf dieser Frist sind Bieter an abgegebene Angebote gebunden.
- Leistungszeitraum
Der Leistungsbeginn erfolgt zum 01.10.2024. Der hiermit zu vergebende Rahmenvertrag hat eine Festlaufzeit bis zum 31.12.2027. Sofern der Vertrag nicht gekündigt wird verlängert er sich automatisch maximal fünfmal um jeweils ein Jahr.
- Ablauf des weiteren Verfahrens
7.1 Nachdem die erste Stufe des Verfahrens, der Teilnahmewettbewerb, abgeschlossen ist, beginnt mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes das Angebotsverfahren.
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7.2 Wertung der Angebote: Der Auftraggeber unterzieht die fristgerecht eingehenden Angebote einer Vollständigkeitsprüfung. Er wird diese auf Basis der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien (vgl. Ziffer 11) bewerten.
7.3 Der Auftraggeber behält sich vor, bereits auf diese ersten Angebote ohne weitere Verhandlungen den Zuschlag zu erteilen. Bei den ersten Angeboten muss es sich daher um verbindliche Angebote handeln. Im Hinblick auf den beigefügten Vertrag bedeutet das, dass dieser dem Angebot ohne Änderungen zugrunde zu legen ist. Den Bietern steht es jedoch frei, den Vertrag zu kommentieren und Änderungsvorschläge zu unterbreiten. Der Auftraggeber behält sich vor, sinnvolle Vorschläge, die die Beschaffung aus seiner Sicht wirtschaftlicher werden lassen könnten, zu übernehmen und im Rahmen von Verhandlungen in den Wettbewerb zu stellen. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.
7.4 Für den Fall, dass der Auftraggeber in Verhandlungen eintritt oder zur Abgabe letztverbindlicher Angebote auffordert, so wird er diese lediglich mit den aussichtsreichsten (maximal den ersten fünf) Bietern je Los führen. Hierzu werden die Bieter mit den höchsten drei Punktzahlen aus Preis und Konzept ermittelt. Bei Punktgleichheit auf Rang 5, qualifizieren sich alle punktgleichen Bieter. Bieter, die aufgrund formeller Fehler von dem Verfahren auszuschließen sind, erhalten eine entsprechende Mitteilung. Die übrigen Bieter werden nicht ausgeschlossen, sondern zunächst „in Wartestellung“ gestellt und erhalten eine entsprechende Mitteilung.
7.5 Der Auftraggeber behält sich vor, nach eventuellen Verhandlungsterminen eine weitere Abschichtung vorzunehmen und nur noch die Bieter zur Abgabe letztverbindlicher Angebote aufzufordern, die für den Zuschlag in Betracht kommen.
7.6 Der Auftraggeber behält sich vor, nach Prüfung und Wertung der verbindlichen Angebote die Verhandlung – falls erforderlich – fortzuführen und ggf. zur letztmaligen Abgabe eines zuschlagsreifen Angebotes aufzufordern. Anschließend wird der Auftraggeber die letztverbindlichen Angebote prüfen und nach Maßgabe der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien bewerten. Auf dieser Grundlage wählt der Auftraggeber das beste Angebot aus. Bei bestehender Preisgleichheit entscheidet das Los.
7.7 Sodann erfolgen die Vorabinformation nach § 134 GWB und der Zuschlag/Vertragsschluss nach Ablauf der Wartefrist.
- Hinweise zur Angebotserstellung
8.1 Die Angebote müssen vollständig und rechtlich wirksam sein. Auf die „Checkliste“ (Ziffer 21) wird verwiesen.
8.2 Der Auftraggeber behält sich vor, Erklärungen und Nachweise, die nicht fristgerecht oder nicht vollständig vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Werden die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht nachfristgerecht eingereicht, wird das Angebot vom Verfahren ausgeschlossen. Die Bieter haben keinen Anspruch darauf, dass nachgefordert wird. Es wird darauf hingewiesen, dass eine Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote betreffen, nicht erfolgen darf!
8.3 Die Angebote sind in all ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.
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8.4 Für die Angebotserstellung sind die vom Auftraggeber übersandten Formulare und Dokumente zu verwenden. Soweit Ergänzungen zur besseren Angebotsbeurteilung erforderlich erscheinen, können sie von Bieterseite als besondere Anlage dem Angebot beigefügt werden. Die Anlage muss eine eindeutige Bezugnahme auf die für die Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Formulare und Dokumente ausweisen.
- Preise
9.1 Für die Preisermittlung sind alle in den Vertragsunterlagen aufgeführten Informationen und die Erkenntnisse aus den zur Verfügung gestellten Unterlagen zu berücksichtigen.
9.2 Das Preisangebot muss die Angaben der in den Formblättern „Preisblatt“ gekennzeichneten Pflichtfelder enthalten. Es sind sämtliche Preise an den dafür vorgesehenen Eingabefeldern anzugeben. Es sind alle für die Leistungserbringung erforderlichen Kosten in die Preiskalkulation einzubeziehen. Andere Eintragungen als Beträge dürfen nicht gemacht werden.
9.3 In der Angebotskalkulation sind die Preise in Euro mit zwei Nachkommastellen, ohne Umsatzsteuer anzugeben.
9.4 Die im Preisblatt angegebenen Mengen stellen unverbindliche Schätzmengen dar, die eine einheitliche Angebotskalkulation gewährleisten sollen.
- Angebotserläuterung (Konzept)
10.1 Mit dem Angebot ist dem Auftraggeber je Los, für welches ein Angebot abgegeben wird, ein schriftlich formuliertes Konzept einzureichen. Dieses Konzept hat in transparenter, nachvollziehbarer und überzeugender Weise schriftliche Ausführungen zu folgenden Aspekten zu enthalten, welche Gegenstand des Wertungsprozesses sein werden (vgl. Ziffer 11). Die Ausführungen müssen in der Reihenfolge gegliedert sein wie dies die Anstriche der Haupt- und Unterkriterien ausweisen!
10.2 Das Konzept darf einen Umfang von 20 DIN A4-Seiten (Arial, 11 pt, einzeilig) nicht überschreiten. Abbildungen und ähnliche Darstellungen zählen, soweit sie auf gesonderter Anlage eingereicht werden, nicht mit.
10.3 Außerdem ist dem Angebot ein Projektorganigramm mit Darstellung des Projektteams beizufügen, welches ebenfalls Gegenstand des Wertungsprozesses sein wird.
- Zuschlagskriterien / Erläuterung
Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der folgenden Zuschlagskriterien:
Preis (40 %)
Konzept (60 %)
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Erläuterung: a. Preis:
Als Wertungspreis wird der Betrag zugrunde gelegt, der sich aus der Multiplikation der Schätzmengen mit den angebotenen Preisen und der Addition der sich hierdurch ergebenden Produkte ergibt. Hierzu werden die ausgefüllten Preisblätter herangezogen.
Das Angebot mit der niedrigsten Angebotssumme erhält 500 Punkte. Die Punkte für die übrigen Angebote werden mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma dazu ins Verhältnis gesetzt, wobei der niedrigste Preis durch den jeweiligen Angebotspreis dividiert und mit 500 Punkten multipliziert wird.
b. Konzept:
Der Auftraggeber legt hohen Wert auf eine ablaufsichere und wirtschaftliche Leistungserbringung, die sich in einem schlüssigen und plausiblen Konzept zum Ausdruck bringen soll.
Die Vorgaben des Auftraggebers zum Konzept sind im Dokument „Kriterien- Katalog_Weiterentwicklung_SAP“ dargestellt.
Das Konzept wird wie folgt bewertet:
Das Konzept wird anhand der Wertungsmaßstäbe Schlüssigkeit und Plausibilität bewertet. Die Wertungskriterien wird der Auftraggeber auf einer Skala von 0 – 5 Punkten bewerten (0 Punkte = Ungenügend; 1 Punkt = Mangelhaft; 2 Punkte = Ausreichend; 3 Punkte= Befriedigend; 4 Punkte= Gut; 5 Punkte= Sehr Gut). Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bepunktung wird mit den dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert, woraus sich die für das jeweilige Kriterium erzielte Punktzahl ergibt.
Aus der Addition der Punktzahlen für die einzelnen Kriterien ergibt sich die Gesamtpunktzahl des jeweiligen Bewerbers. Die maximal erreichbare Gesamtpunktzahl beträgt 1.000 Wertungspunkte (600 für das Konzept, 400 für den Preis). Die Punktevergabe für das Konzept erfolgt durch drei Personen, die fachlich qualifiziert sind, um die Wertung vorzunehmen. Die Punktevergabe erfolgt in gemeinsamer Sitzung und Anwendung eines einheitlichen Wertungsmaßstabes sowie gemeinsamer Einigung auf eine Wertung.
- Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung auf dem hierfür vorgesehenen Formular des Auftraggebers abzugeben.
- Nachunternehmer
13.1 Soweit sich aufgrund der vorliegenden Vergabeunterlagen die Notwendigkeit ergeben sollte, für bestimmte Leistungsbestandteile Nachunternehmer einzuschalten, sind die betreffenden Leistungen in Art und Umfang auf den hierfür vorgesehenen Formularen X oder XI des Auftraggebers konkret anzugeben.
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13.2 Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, für im Angebot neu benannte Nachunternehmerleistungen die Vorlage von Eignungsnachweisen (vgl. Ziffer III.1. der Bekanntmachung) zu fordern. Kann ein Bieter diese Nachweise nicht innerhalb einer angemessenen Frist erbringen, wird sein Angebot ausgeschlossen. Die im Angebot erfolgende Benennung von Nachunternehmern, die noch nicht Bestandteil des Teilnahmeantrags waren, kann für den jeweiligen Bieter zu einer Neubewertung seiner Eignung führen.
13.3 Eine Verpflichtungserklärung des betreffenden Nachunternehmers wird vor Zuschlagserteilung angefordert.
- Vertraulichkeit, Datenschutz
Der Bieter verpflichtet sich, alle im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren gewonnenen Erkenntnisse vertraulich zu behandeln. Soweit dem Bieter im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren oder darüber hinaus in Ausführung des Auftrages personenbezogene Daten bekannt werden, verpflichtet er sich, die Bestimmung der Datenschutzgesetze einzuhalten und sich der Kontrolle des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zu unterwerfen.
- Umgang mit Daten
Die dem Auftraggeber ggfs. vom Bieter mitgeteilten personenbezogenen Daten werden für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert. Der Auftraggeber teilt die Daten Dritten mit, soweit er hierzu verpflichtet ist.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
Allgemeine Geschäftsbedingungen (insbesondere Liefer-, Auftrags- und/oder Zahlungsbedingungen) des Bieters/Auftragnehmers finden keine Anwendung. Eine Berufung auf eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen führt zum Ausschluss.
- Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen und sonstigen Dokumenten
17.1 Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, die Bewerbungsbedingungen oder sonstige seitens der Vergabestelle herausgereichte Dokumente nach Auffassung eines interessierten Unternehmens oder Bieters Unklarheiten, die die Preisermittlung und Kalkulation beeinflussen können, so hat der Bieter die eingangs benannte Kontaktstelle des Auftraggebers (siehe oben Punkt 1.2) unverzüglich darauf hinzuweisen. Gemäß § 160 Abs. 3 GWB können Einwendungen gegen die Vergabeunterlagen spätestens nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr geltend gemacht werden.
17.2 Ebenso hat ein interessiertes Unternehmen oder Bieter die eingangs benannte Kontaktstelle (siehe oben Ziffer 1.2) des Auftraggebers auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen, insbesondere den Bewerbungsbedingungen und sonstigen Dokumenten, unverzüglich aufmerksam zu machen. Diese Hinweispflicht gilt ausdrücklich auch für mögliche Unklarheiten oder Widersprüche in der Leistungsbeschreibung.
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17.3 Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Änderungen / Berichtigungen der Vergabeunterlagen vorzunehmen.
17.4 Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen zu informieren und ihren Angeboten jeweils die aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zugrunde zu legen.
17.5 Sämtliche Informationen, die der Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens erteilt, wie z. B. im Rahmen der Beantwortung von Fragen, werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
17.6 Inhaltliche Änderungen durch Bieter an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Dies gilt insbesondere auch für bieterseitige Klarstellungen, Berichtigungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen.
- Fragen und Hinweise zum Verfahren
18.1 Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen und Hinweise betreffend die Ausschreibung sind von Rügen deutlich zu trennen und in deutscher Sprache ausschließlich an die eingangs benannte Kontaktstelle (siehe oben Punkt 1.2.) zu richten.
18.2 Fragen und Antworten, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, werden allen Bietern zugänglich gemacht.
18.3 Jeder Bieter hat sich vor Abgabe seines Angebotes über alle Umstände zu erkundigen, die für die Ausführung der Leistung und die Kalkulation des Angebotspreises relevant sein könnten.
18.4 Fragen sollen nach Möglichkeit so rechtzeitig gestellt werden, dass der Auftraggeber die angefragten Informationen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen kann. Für den Fall, dass Fragen später zugehen, behält sich der Auftraggeber eine Fristverlängerung vor, allerdings ohne sich hierzu zu verpflichten.
18.5 Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Fragen zu beantworten und Fristen zu verlängern. Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig hierüber zu informieren.
- Informations- und Datenübermittlung
19.1 Sämtliche Informationen zum Vergabeverfahren werden den Bietern über die Vergabeplattform Deutsche eVergabe zur Verfügung gestellt.
19.2 Es wird darauf hingewiesen, dass es jederzeit zu Wartungsarbeiten am und Störungen des Vergabeportals kommen kann. Das Hochladen von Unterlagen in das Vergabeportal beansprucht Zeit, so dass hiermit rechtzeitig vor Fristablauf zu beginnen ist.
19.3 Jeder Verfahrensteilnehmer muss während des Vergabeverfahrens jederzeit damit rechnen, Mitteilungen und Hinweise über das Vergabeportal zu erhalten. Das
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Vergabeportal informiert registrierte Verfahrensteilnehmer über die Hinterlegung dieser Mitteilungen zum Abruf im Vergabeportal.
19.4 Alle Verfahrensteilnehmer sind verpflichtet, die für sie hinterlegten Nachrichten unverzüglich nach Erhalt der Hinterlegungsbenachrichtigung vom Vergabeportal abzurufen.
19.5 Die im Vergabeportal hinterlegten Mitteilungen gelten zum Zeitpunkt der Information über ihre Hinterlegung als zugegangen. Ruft ein Verfahrensteilnehmer die an ihn gerichteten Mitteilungen trotz Hinterlegungsnachricht nicht rechtzeitig vom Vergabeportal ab, muss er dies gegen sich gelten lassen.
19.6 Es ist sicherzustellen, dass die im Vergabeportal hinterlegten Kontaktdaten registrierter Benutzer stets aktuell und zutreffend sind. Wenn ein Verfahrensteilnehmer mit mehreren Benutzern im Vergabeportal registriert ist, erfolgt der Nachrichtenversand grundsätzlich an den Benutzer, der im Vergabeverfahren bereits Erklärungen abgegeben hat. Dies gilt solange und soweit der Verfahrensteilnehmer nicht ausdrücklich einen anderen Benutzer als Adressaten benannt hat.
- Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, gewerbliche Schutzrechte
Jeder Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, die Teilnahme- / Angebotsunterlagen ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären.
Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht der Auftraggeber von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.
- Checkliste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
■ Angebotsschreiben (selbst erstellt und unterschrieben)
■ Bepreistes Preisblatt (ausgefüllt und unterschrieben)
■ Konzept (selbst erstellt und unterschrieben)
■ Vertragsentwurf (ausgefüllt und unterschrieben; auf gesonderter Anlage dürfen Kommentierungen eingereicht werden, die ggfs. Verhandlungsgegenstand werden)
■ Formular Nachunternehmerleistungen (soweit zutreffend, ausgefüllt und unterschrieben)
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