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RAG Aktiengesellschaft

Leistungsbeschreibung Weiterentwicklung SAP S/4HANA

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Inhalt

Einleitung .......................................................................................................... 2 Voraussetzungen .............................................................................................. 3 2.1 Systemumgebung (Stand Dezember 2023) .................................................... 3 2.2 Projektstandards .............................................................................................. 5 2.3 Entwicklungsstandards ................................................................................... 5 2.4 Qualifikation und Skill-Level ............................................................................ 6 2.4.1 Fachliche Schwerpunkte des AN ........................................................................ 6 2.4.2 Skill-Level ........................................................................................................... 7 2.4.3 Nearshore Ressourcen ....................................................................................... 9 Zu erbringende Leistungen............................................................................ 10 3.1 Leistungen des Anbieters .............................................................................. 10 3.2 Leistungen der RAG ....................................................................................... 10 Regeln, Kriterien und Volumen für die Vergabe von Einzelaufträgen ....... 11 4.1 Regeln und Kriterien ...................................................................................... 11 4.2 Volumen .......................................................................................................... 12 Preismodell ..................................................................................................... 13 5.1 Onshore-Ressourcen (OS) ............................................................................. 13 5.2 Nearshore-Ressourcen (NS) .......................................................................... 13

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Einleitung Die RAG AG, - im Folgenden kurz RAG -, setzt zurzeit mehrere SAP-Systeme / SAP Cloud Lösungen ein. Die RAG-Strategie sieht vor, sich künftig weiter den Best Practices der SAP zu nähern und im Zuge der 2-jährigen Release-Strategie neue Funktionen zu identifizieren und umzusetzen. Ziele der zugrundeliegenden Rahmenvereinbarung sind:

• Sicherstellung von zeitnahen Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerungen.

• Fortsetzung der Standardisierung, Umsetzung Best Practices. • Verbesserung des Datenmanagements.

• Schnelle Handlungsfähigkeit durch zeitnahe Bereitstellung der geforderten Ressourcen durch einen der Rahmenvereinbarungspartner.

• Fachliche Erweiterungen, z.B. o BEPS Pillar 2 o ESG-Gesetz und Nachhaltigkeit o Elektronische Rechnungen / E-Rechnungspflicht Der Auftragnehmer, im Folgenden kurz AN, unterstützt die RAG durch die hier grob beschriebenen und in Einzelbeauftragungen detailliert beschriebenen Leistungen bei der Umsetzung der oben beschriebenen Strategie. Leistungen mit einem Aufwand von bis zu 80 Stunden (10 Projekttage) sind nicht Bestandteil der Rahmenvereinbarung. Diese sind bereits durch andere Verträge abgedeckt. Diese Leistungsbeschreibung umfasst alle 4 Lose. Von den fachlichen Anforderungen in Ziffer 2.4.1ff sind nur die Unterkapitel relevant, für die der AN eine Rahmenvereinbarung mit der RAG abgeschlossen hat.

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Voraussetzungen

2.1 Systemumgebung (Stand Dezember 2023) Zentrale Komponente der RAG SAP Lösungslandschaft ist SAP S/4HANA in den folgenden Ausprägungen:

▪ SAP S/4HANA on premise 1809 (HCM) [Systeme SE1/ST1/SP1]

Der Übergang auf „SAP HCM for SAP S/4HANA 2023“ erfolgt im Jahr 2024.

▪ SAP S/4HANA Cloud, extended edition 2020 (Logistik und Rechnungswesen) [Systeme SE2/SI2/SP2]

Der Releasewechsel auf SAP S/4HANA 2023 erfolgt im Jahr 2024

Abbildung 1: Übersicht der Systemlandschaft / S/4HANA Systeme und periphere Komponenten

Des Weiteren werden die folgenden Public Cloud Anwendungen integriert in die Geschäftsprozesse bzw. als autonome Applikationen eingesetzt: ▪ SAP SuccessFactors Learning Solution (an S/4HANA HCM) ▪ SAP Ariba Guided Buying (an S/4HANA Finance / Logistics) ▪ Sowie auf der SAP Business Technology Platform (BTP): ▪ Entwicklungs- und Laufzeitumgebung für kundeneigene Applikationen (aktuell: KAVS – konzernweites Aktenverwaltungssystem, e-Akte – elektronische Aktenlösung) inkl. SAP HANA Cloud

▪ SAP Analytics Cloud (SAC) für Business Intelligence und Planung

▪ SAP Integration Suite zur systemübergreifenden Kommunikation

▪ SAP Cloud Identity Services für Single Sign On

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▪ SAP Group Reporting Data Collection (an S/4HANA Finance / Logistics)

▪ Weitere BTP-Services (z.B. cTMS, Forms Service by Adobe, Workflow Management)

Abbildung 2: Übersicht der Systemlandschaft / SaaS und PaaS Cloud Komponenten

Wesentliche Schnittstellen bestehen zwischen den oben genannten SAP S/4HANA und SAP Public Cloud Komponenten sowie mit ergänzenden non SAP- Applikationen, Institutionen/Behörden und technischen Komponenten wie Archiv- und Dokumentenmanagement-Systemen.

Abbildung:3 Übersicht der Schnittstellen

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2.2 Projektstandards Abhängig von der konkreten Anforderung werden Projekte „agil“ (Scrum / SAP Activate Methodik), nach der „Wasserfall“-Methode oder in einem geeigneten hybriden Vorgehensmodell abgearbeitet. Die Projekte erfordern eine konstruktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern. Der AN ist zur Zusammenarbeit mit diesen Dienstleistern verpflichtet.

Die Dokumentation erfolgt im SAP Solution Manager bzw. in SAP Cloud ALM.

Projektsprache ist Deutsch. Alle Projektergebnisse, mit Ausnahme von Programm-Code, sind in deutscher Sprache abzufassen.

Für die Kommunikation mit dem Kunden gelten die sprachlichen Anforderungen, wie unter Ziffer 2.4.3 (Nearshore-Ressourcen) gefordert.

2.3 Entwicklungsstandards Bei der Sicherung der Qualität von Entwicklungen müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden: ▪ Übertragbarkeit: Sicherstellung, dass eine neues Entwicklungsteam oder auch neue Mitglieder die Entwicklung nach kurzer Einarbeitung weiterführen kann. ▪ Änderbarkeit: Sicherstellung, dass einfach und schnell Änderungen durchgeführt werden können, ohne dass aufwändige Regressionstests durchgeführt werden müssen. ▪ Stabilität: Sicherstellung, dass die Applikation frei von Fehlern ist. ▪ Performance: Sicherstellung, dass die Applikation frei von Performanceproblemen ist. ▪ Sicherheit: Sicherstellung, dass die Applikation keine Sicherheitslücken aufweist. ▪ Wartbarkeit: Sicherstellung, dass die Applikation einfach gewartet werden kann. Bei ABAP-basierten Erweiterungen von S/4HANA (Cloud und on-premise) sind die zum Zeitpunkt der Realisierung gültigen Entwicklungsstandards der SAP einzuhalten. Neben der Nutzung von ABAP-Cloud (nutzbar nach Upgrade der S/4HANA Systeme 2024) sind auch low code/no code Szenarien zu betrachten. Die aktuellen Richtlinien “Extend SAP S/4HANA in the cloud and on premise with ABAP based extensions VERSION 2.0 / MAY 2023” sind auf den öffentlichen SAP-Webseiten verfügbar.

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2.4 Qualifikation und Skill-Level Der AN hat Kenntnisse in den nachfolgend (Ziffer 2.4.1) los-spezifisch aufgelisteten fachlichen Themen. Der AN beschäftigt Mitarbeitende, die den Anforderungen gem. Ziffer 2.4.2 genügen.

2.4.1 Fachliche Schwerpunkte des AN

2.4.1.1 Los 1 (Personal) ▪ Successfactors Learning Solution ▪ Personaladministration ▪ Payroll ▪ Zeitwirtschaft ▪ Organisationsmanagement ▪ Travelmanagement und Reisekostenabrechnung ▪ Fiori (ESS/MSS)

2.4.1.2 Los 2 (Finanzen) ▪ SAP S/4HANA Finance

• SAP S/4HANA Group Reporting / Konsolidierung im Konzern (einschl. SAP Group Reporting Data Collection (GRDC))

• SAP S/4HANA Treasury and Risk Management (TRM)

• SAP S/4HANA Controlling (CO)

• SAP S/4HANA Finanzwesen (FI) o Neues Hauptbuch: Ledger-Lösung ohne Belegsplit

• SAP S/4HANA Flexible Real Estate Management (RE-FX) (insb. Liegenschaftsverwaltung (LUM)

• Monats- und Jahresabschluss Unterstützung

2.4.1.3 Los 3 (Logistik) ▪ SAP S/4HANA Logistics

• Facility Management

• Einkaufs-Prozesse einschl. SAP Ariba Guided Buying

• MM-Stammdaten Optimierung

• Workflows (Logistische Rechnungsprüfung, etc.)

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2.4.1.4 Los 4 (Übergreifende Technologien) ▪ SAP Business Technology Platform (BTP)

• Erstellung und Pflege von kundeneigenen Anwendungen (side-by-side)

• Nutzung der SAP Analytics Cloud (SAC) im den Bereichen Analytics und Planung

• Nutzung der SAP Cloud Integration für intelligente Anbindungen

▪ Solution Manager (inkl. Integration mit SAP Cloud Transport Management) ▪ Unterstützung des “SAP Fiori First Approach”

2.4.2 Skill-Level Im Rahmen der Leistungserbringung können unterschiedliche Skill-Level zum Einsatz kommen, die sich an der folgenden Einstufung orientieren.

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Der einzusetzende und damit auch abrechenbare Skill-Level orientiert sich an der Aufgabe und nicht an der Einstufung des eingesetzten Mitarbeiters. In Abhängigkeit der geforderten Leistungen kommt entweder ein SAP Functional Consultant oder SAP Development Consultant in den o.g. Skill-Leveln zum Einsatz.

2.4.2.1 SAP Functional Consultant Dies ist jemand, der für die kundenspezifische Anpassung von SAP- Anwendungen verantwortlich ist. Er oder sie sollte ein tiefes Wissen über ein oder mehrere SAP- Anwendungsbereiche haben, wie z.B. Finance, Sourcing/Procurement, Asset Management oder Human Ressources. Er oder sie sollte auch in der Lage sein, die Geschäftsanforderungen zu analysieren, Lösungen zu entwerfen, zu testen und zu implementieren, sowie Schulungen und Support für die Endbenutzer zu bieten. Die erforderliche Erfahrung für diese Rolle hängt von der Komplexität und dem Umfang des Projekts ab, aber in der Regel sind mindestens 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einem relevanten Bereich erforderlich. Eine SAP-Zertifizierung (min. SAP Certified Application Associate) des jeweiligen Anwendungsbereichs ist ebenfalls erforderlich.

2.4.2.2 SAP Development Consultant Diese Berater sind für die Entwicklung/Erstellung von Programmen verantwortlich, die die Funktionalität der genutzten SAP-Anwendungen erweitern, an besondere Anforderungen anpassen oder verbessern. Er oder sie sollte über fundierte Kenntnisse in der Programmierung und in der SAP-Softwarearchitektur verfügen. Er oder sie sollte über Programmierkenntnisse und -Erfahrung in Sprachen wie ABAP-Cloud, Java und node.js verfügen sowie mit den aktuellen Low Code/No Code Werkzeugen vertraut sein. Er oder sie sollte auch in der Lage sein, die Anforderungen der Kunden zu verstehen, technische Spezifikationen zu erstellen, Code zu schreiben/zu erstellen, zu debuggen und zu dokumentieren, sowie Tests und Qualitätssicherung durchzuführen. Die erforderliche Erfahrung für diese Rolle hängt von der Art und dem Umfang der Entwicklungsaufgaben ab, aber in der Regel sind mindestens 2 bis 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position erforderlich. Zu ihren Aufgaben gehören auch die Erstellung von Spezifikationen, die Durchführung von Tests und die Schulung von Benutzern. Er oder sie verfügt über eine zum fachlichen Schwerpunkt passende Zertifizierung, z.B. Backend-Developer ABAP Cloud oder SAP BTP-Extensions with SAP Cloud Application Programming Model.

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2.4.3 Nearshore 1Ressourcen Der AN kann in Abstimmung mit der RAG auch Nearshore-Ressourcen einsetzen. Ressourcen, die in direktem Kontakt mit der RAG stehen, müssen über ausreichende deutsche Sprachkenntnisse (mindestens C1 nach Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen2 für Sprachen (kurz: GER)) verfügen.

1 Nearshore: Unter Nearshore Ressourcen versteht die RAG primär Ressourcen aus Niedriglohnländern des östlichen Europas, wie z.B. Polen, Litauen, Ungarn oder Rumänien

2 C1 - Fachkundige Sprachkenntnisse: Kann ein breites Spektrum anspruchsvoller, längerer Texte verstehen und auch implizite Bedeutungen erfassen. Kann sich spontan und fließend ausdrücken, ohne öfter deutlich erkennbar nach Worten suchen zu müssen. Kann die Sprache im gesellschaftlichen und beruflichen Leben oder in Ausbildung und Studium wirksam und flexibel gebrauchen. Kann sich klar, strukturiert und ausführlich zu komplexen Sachverhalten äußern und dabei verschiedene Mittel zur Textverknüpfung angemessen verwenden.

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Zu erbringende Leistungen

3.1 Leistungen des Anbieters

• Projektabwicklung unter Nutzung agiler Projektmethoden / Wasserfall- Methodik

• Projektmanagement (Zeitplanung, Ressourcenplanung, …) • Konzepterstellung

• Unterstützung bei Erstellung Pflichtenheft/Anforderungskatalog

• Konfiguration und Customizing

• Lösungsentwicklung/- Weiterentwicklung mit geeigneter Technologie

• Qualitätssicherung, inkl. Kostenauswirkungen

• Review laufender Projekte

• Dokumentation nach Vorgabe der RAG • Überleitungskonzept für den Betrieb (Cut Over, Anwendung und Prozesse) Die konkret zu erbringenden Leistungen werden im Einzelauftrag beschrieben. Die Leistungen können in der Regel remote erbracht werden. Die RAG behält sich vor, maximal 15 % der Leistungen am Standort der RAG in Essen erbringen zu lassen.

3.2 Leistungen der RAG Die RAG erbringt u.a. folgende Leistungen: ▪ Bereitstellung der erforderlichen Entwicklungs- und Testsysteme ▪ Bereitstellung der erforderlichen Zugänge ▪ Bereitstellung von fachlichen Ansprechpartnern ▪ Mitwirkung bei fachlichen Tests und Bereitstellung von Testfällen ▪ Durchführung von erforderlichen Basistätigkeiten, wie z.B. Durchführung von Transporten und Anpassung von Schnittstellen ▪ Zeitnahe Entscheidungsfindung Darüberhinausgehende Mitwirkungspflichten können vom AN in Einzelaufträgen definiert werden.

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Regeln, Kriterien und Volumen für die Vergabe von Einzelaufträgen

4.1 Regeln und Kriterien Ansätze: Aufträge ab einem Aufwand von 11 Personentagen und bis zu einem Aufwand von 50 Personentagen (PT) werden gleichmäßig unter den Rahmenvertragspartnern je Los verteilt (Quotierung). Die Reihenfolge wird initial zu Beginn des Vertrags festgelegt. Aufträge über dem o.g. Volumen werden auf Basis eines Miniwettbewerbs unter den Rahmenvertragspartnern des betroffenen Loses vergeben. Beim Miniwettbewerb werden folgende Bewertungskriterien herangezogen:

1. Preis (xx %) der Preis ergibt sich aus dem vom AN ermittelten Aufwand multipliziert mit dem Tagessatz der eingesetzten Berater.
2. Verfügbarkeit (xx %) kann ein AN verbindlich früher mit der Umsetzung starten, so wird dies höher bewertet
3. Fertigstellung (xx%) kann ein AN verbindlich einen früheren Endtermin, z.B. indem er mehr Ressourcen einsetzen kann, zusagen, so wird dies höher bewertet
4. Profile, der für das Projekt geplanten Mitarbeiter (xx%) Die Gewichtung wird vor jedem Miniwettbewerb bekanntgegeben. Bei Einzelaufträgen, für die kein Festpreis verlangt wird, gilt folgendes: Überschreitet der AN den übermittelten Aufwand um mehr als 10%, wird der Tagessatz, für den das Angebot überschreitenden Anteil, gem. Preisverzeichnis um 20% reduziert. Überschreitet der AN den übermittelten Aufwand um mehr als 30%, wird der Tagessatz, für den das Angebot überschreitenden Anteil, gem. Preisverzeichnis um 50% reduziert.

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4.2 Volumen Die nachfolgend aufgeführten Volumina spiegeln die Planung zum Zeitpunkt der Erstellung diese Leistungsbeschreibung wider. Es handelt sich nicht um zugesicherte Mindestabnahmen.

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Preismodell Alle Preisangaben werden als Tagessatz ohne Umsatzsteuer in Personentagen (PT) angegeben. Ein Tag umfasst dabei 8 Stunden. Der Stundensatz ergibt sich somit durch Division des Tagessatzes mit 8 Stunden. Die Abrechnungseinheit beträgt eine angebrochene Viertelstunde = Tagessatz / 32. Die Preise enthalten sämtliche Nebenkosten, insbesondere Reisekosten, Fahrzeiten, etc. Die Spalte Berechnung zeigt an auf welchen Zeitraum sich die geplanten Mengen im Preisblatt beziehen.

5.1 Onshore-Ressourcen (OS)

5.2 Nearshore-Ressourcen (NS)