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VERGABEUNTERLAGEN

Maßnahme:

Leistung: 246-2026 Veranstaltungsmanagement

Vergabe-Nr.: 2026001615

Öffentliche Ausschreibung (UVgO)

Ausschreibung

AUFTRAGGEBER HafenCity Universität Hamburg Henning-Voscherau-Platz 1, 20457 Hamburg, Deutschland

04.09.2026

Inhaltsverzeichnis

Vergabeunterlagen........................................................................................................................................................... 1

Projektinformation.................................................................................................................................................... 1

Vertragsbedingungen/Formulare.............................................................................................................................. 3

03_HmbVgRL_DSGVO-Information_11_2022................................................................................................. 3

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?................................................................................ 3

2 Wer ist Datenschutzbeauftragter?......................................................................................................... 3

3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten vera. 3

4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?..................................................................... 4

5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?....................... 4

6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?.......................................................................................... 5

7 Welche Rechte haben Sie?................................................................................................................... 5

06 HmbVgRL_Bewerbungsbedingungen (BWB)_01_2025............................................................................. 6

Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB).............................. 6

Vorbemerkungen.............................................................................................................................. 6

1. Vergabeunterlagen....................................................................................................................... 6

2. Schutz des Wettbewerbs.............................................................................................................. 6

3. Angebote...................................................................................................................................... 6

4. Nebenangebote............................................................................................................................ 7

5. Unteraufträge............................................................................................................................... 8

6. Bietergemeinschaften................................................................................................................... 8

7. Eignung........................................................................................................................................ 8

8. Losentscheid................................................................................................................................ 8

9. Sonderregelung für Rahmenvereinbarungen............................................................................... 8

10. Verhandlungsvergabe................................................................................................................ 8

07_HmbVgRL_Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)_01_2024................................................................. 9

Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen........................ 9

1. Art und Umfang der Leistungen (zu § 1)...................................................................................... 9

2. Änderungen der Leistung (zu § 2)................................................................................................ 9

3. Ausführungsunterlagen (zu §§ 3, 4)............................................................................................. 9

4. Ausführung der Leistung (zu §§ 4, 10)......................................................................................... 9

5. Pflichtverletzungen (zu § 7).......................................................................................................... 10

6. Kündigung und Rücktritt (zu § 8).................................................................................................. 10

7. Vertragsstrafe (zu § 11)................................................................................................................ 10

8. Güteprüfung (zu § 12).................................................................................................................. 10

9. Abnahme (zu § 13)....................................................................................................................... 10

10. Mängelansprüche und Verjährung (zu § 14).............................................................................. 11

11. Rechnung (zu § 15).................................................................................................................... 11

12. Zahlung (zu § 17)....................................................................................................................... 11

13. Sicherheitsleistung (zu § 18)...................................................................................................... 11

i

14. Streitigkeiten (zu § 19)............................................................................................................... 11

12_HmbVgRL_Bietergemeinschaft_11_2021.................................................................................................. 12

13_HmbVgRL_Einverständnis Bindefristverlaengerung_11_2021.................................................................. 13

Einverständnis zur Bindefristverlängerung............................................................................................... 13

246-2026-Eigenerklärung über die Eignung und Auftragsausführung............................................................. 14

Eigenerklärung FB 5. RUS-Sanktionspaket_06_2022..................................................................................... 21

246-2026-Vertragsbedingungen-2026-08-19................................................................................................... 23

246-2026-Leistungsverzeichnis.-2026-08-19................................................................................................... 26

246-2026-Konzeptaufgabe-2026-08-19........................................................................................................... 32

246-2026-Angebotsvorblatt.............................................................................................................................. 33

246-2026-Erklaerung_Selbstaendigkeit_Mitteilungsverordnung...................................................................... 36

246-2026-Aufforderung zur Angebotsabgabe-2026-09-04.............................................................................. 37

Produkte/Leistungen................................................................................................................................................ 45

Eignungskriterien...................................................................................................................................................... 48

Leistungskriterien..................................................................................................................................................... 49

Anlagen.................................................................................................................................................................... 50

ii

INFORMATIONEN ZUR AUSSCHREIBUNG

Es ist beabsichtigt, die in anliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung des unten angegebenen Auftraggebers zu vergeben. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

INFORMATIONEN

ALLGEMEIN

VERFAHREN

VERFAHRENSEIGENSCHAFTEN

ANGEBOTE

SONSTIGE ANGABEN

Vertragsart Dienstleistungsvertrag

TERMINE

ALLGEMEIN

BEKANNTMACHUNG

ANGEBOTE UND BEWERTUNG

1

Versand Vorabinformation

AUFTRAGSDAUER

ELEKTRONISCHE TEILNAHME

Bitte melden Sie sich auf der Bekanntmachungsplattform unter https://bieterportal.hamburg.de mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

Sofern Sie im System noch nicht registriert sind, können Sie dies auf der Plattform vornehmen. Die Registrierung ist kostenfrei.

Anschließend können Sie auf der Startseite bspw. nach dem Titel des Verfahrens über die Direktsuche als Suchbegriff suchen. Folgen Sie anschließend der Anleitung im System, um an dem Verfahren teilzunehmen.

BIETERFRAGEN

Bieterfragen müssen bis spätestens 29.09.2026 10:00 Uhr eingegangen sein. Für später eingehende Fragen wird deren Beantwortung nicht zugesichert. Bieterfragen müssen unter "Nachrichten" im eVergabe Bieterassistenten gestellt, sowie Antworten dort geprüft werden. Den Assistenten erreichen Sie unter folgender Adresse: https://bieterportal.hamburg.de Fragen auf anderen Kommunikationswegen, wie telefonische, schriftliche oder E-Mail Anfragen werden nicht beantwortet.

Hinweis: Sie erhalten unmittelbar nach Beantwortung einer Bieterfrage eine Benachrichtigung per E-Mail über das Vorliegen von Antworten im Bieterassistenten. Sie müssen daher alle Antworten im Assistenten prüfen und dort zur Kenntnis nehmen.

2

Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information

[Name und Anschrift der Vergabestelle]

HafenCity Universität Hamburg

Einkauf - FRCE Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg

Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben gemäß Artikel 12 bis 14 der DSGVO im Vergabeverfahren

Vorbemerkungen

Die Vergabestellen der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) haben öffentliche Aufträge und Konzessionen gemäß § 2 Abs. 1 der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) bzw. gemäß § 97 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) zu vergeben.

Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die FHH personenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern, indem sie diese zum Beispiel erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht. Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten bei wem erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die jewei- lige Behörde, in welche die Vergabestelle eingegliedert ist. Sie erreichen diese unter den nachfolgenden Kon- taktdaten: Freie und Hansestadt Hamburg

HafenCity Universität Hamburg

Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg hcu-ausschreibung@vw.hcu-hamburg.de +49 42827

Hinweis für elektronische Vergabeverfahren (eVergabe): Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließlich über die Bieterkommunikation der eVergabe gestellt und nur über diese beantwortet werden dürfen.

2 Wer ist Datenschutzbeauftragter?

Zuständige/r Datenschutzbeauftragte/r ist:

3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten ver- arbeitet?

Für die Beteiligung als Bewerber oder Bieter am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge werden personenbezogene Daten benötigt.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Wettbewerbsteilnehmern und der Vergabestelle bzw. den späteren Vertragspartnern sowie für die Durchführung des Vergabeverfahrens und die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchfüh- rung erhoben und verarbeitet.

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Bieterportal bei Registrierung und Angebotsabgabe. Die Datenangabe bei Registrierung ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessen- bekundung abzugeben (Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten entnehmen Sie bitte dem Punkt „Datenschutz“ auf der Startseite des Bieterportals). Weitere personenbezogene Daten sind ggf. bei der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Inte- ressenbekundung anzugeben. Im Einzelfall werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit sie gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder Ihre Einwilligung vorliegt (z.B. werden Daten vom Gewerbezentralregister oder von Wirtschaftsauskunfteien abgefragt).

Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG, GWB, VgV und UVgO u. a.

4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: • Identifikations- und Kontaktangaben Beispiel: Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Ein- trags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer • Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Beispiel: im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä. • Erhebung von Daten bei Dritten Beispiel: Gewerbezentralregisterauskünfte, Wirtschaftsauskünfte von Auskunfteien u.ä.

5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?

Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht- öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie der Übermittlung zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben: • Dienststellen der FHH Bei Rahmenvereinbarungen werden vertraglich abrufberechtigte Dienststellen (i.d.R. Kernverwaltung und Hochschulen sowie teilweise öffentliche Unternehmen) per Rundschreiben über das Ergebnis der Aus- schreibung informiert und zum Abruf aus dem Rahmenvertrag verpflichtet. Hierbei werden der Name des erfolgreichen Bieters, der Name des zuständigen Ansprechpartners sowie die Kontaktdaten (Adresse, Te- lefon, Fax, E-Mail) von der jeweiligen Vergabestelle an die Dienststellen übermittelt. Bei Einzelaufträgen werden diese Daten von der Vergabestelle an die Dienststelle des Bedarfsträgers übermittelt. • Sonstige Gremien Die Dienststellen der FHH haben ggf. bestimmte Vergabeverfahren vor der Zuschlagserteilung einem Gremium vorzulegen. In diesem Zusammenhang werden den Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter und die Ergebnisse der Angebotswertung mitgeteilt. • Vergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Fall von Nachprüfungsverfahren oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflich- tet, der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht die vollständige Vergabeakte vorzulegen. Der An- tragsteller eines Nachprüfungsverfahrens kann Akteneinsicht beantragen.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 03 DSGVO-Information

6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen den Löschfristen der gesetzlichen Bestimmungen. Danach dürfen Daten nur solange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist.

Es gelten u.a. die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR) sowie die Aktenordnung der der Freien und Hansestadt Hamburg.

7 Welche Rechte haben Sie?

Ihnen stehen in Bezug auf Ihren personenbezogenen Daten verschiedene Rechte nach der Datenschutz- Grundverordnung zu. Einzelheiten ergeben sich aus Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO. • Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre verarbeiteten perso- nenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichti- gung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung eine Vervollständigung verlangen. • Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die betreffenden Daten von der zuständigen Vergabe- bzw. Dienststelle noch zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtungen benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. • Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Artikels 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem Widerspruch nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwort- liche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. • Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) einlegen. Die Kon- taktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22 20459 Hamburg Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40 E-Fax: (040) 4 279 – 11 811 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen (BWB) Stand: 01.01.2025

Vorbemerkungen Erreicht oder überschreitet der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert, erfolgt das Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nach dem Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen (GWB) vom 17.02.2016 (BGBl. I S. 203) sowie nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) vom 12.04.2016 (BGBl. I, S. 624) in aktueller Fassung.

Unterschreitet der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert, richtet sich das Vergabeverfahren nach der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellen- werte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) vom 02.02.2017 (BAnz AT 07.02.2017 B1) in aktueller Fassung.

Unterschreitet der geschätzte Auftragswert 100.000 Euro, richtet sich das Vergabeverfahren nach der UVgO in aktueller Fassung sowie den hierzu erlassenen Erleichterungen in Ziffer I.5 der Hamburgischen Vergaberichtlinie (HmbVgRL).

In jedem Fall hat ein Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) die landesrechtlichen Vorgaben im Hamburgischen Vergabegesetz (HmbVgG) vom 13.02.2006 (HmbGVBl. S. 57) in aktueller Fassung zu beachten.

Diese Bewerbungsbedingungen gelten für die Abgabe von Angeboten über Liefer- und Dienstleistungen, soweit die vorgenannten Regelungsregime keine abweichende Regelung treffen. Sie gelten für die Abgabe von Teilnah- meanträgen entsprechend.

1. Vergabeunterlagen

1.1 Die Vergabeunterlagen dienen der Erstellung eines Angebotes für die öffentliche Auftraggeberin. Ihre Ver- wendung für andere Zwecke bedarf der Zustimmung der Auftraggeberin. Soweit die Vergabeunterlagen nicht frei im Internet verfügbar sind, ist ihr Inhalt vertraulich zu behandeln. Der Teilnehmer hat über die ihm während des Vergabeverfahrens bekanntgewordenen dienstlichen Angelegenheiten stets – auch nach Be- endigung der Angebotsphase – Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu seine mit der Angebotser- stellung befassten Mitarbeiter sowie etwaige Unterauftragnehmer und Lieferanten zu verpflichten.

1.2 Der Bieter ist für die Verwendung der jeweils aktuellen Fassung der Vergabeunterlagen selbst verantwort- lich. Er hat die Vergabeunterlagen nach Erhalt auf Vollständigkeit und Klarheit zu prüfen. Enthalten sie nach seiner Auffassung Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, hat er die Vergabestelle unverzüg- lich vor Abgabe des Teilnahmeantrags bzw. Angebots in Textform darauf hinzuweisen. Andernfalls gehen etwaige Nachteile zu seinen Lasten. Änderungen der Vergabeunterlagen durch die Auftraggeberin wäh- rend der Angebotsfrist werden von der Auftraggeberin unverzüglich angezeigt.

1.3 Von den Unterlagen der Vergabestelle abweichende Vertrags- oder Allgemeine Geschäftsbedingungen werden nicht Vertragsbestandteil. Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen können zum An- gebotsausschluss führen.

2. Schutz des Wettbewerbs

2.1. Angebote von Teilnehmern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässi- gen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen (vgl. § 124 GWB). Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Teilnehmer auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

2.2. Die Auftraggeberin führt vor der Erteilung des Zuschlags in einem Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert ab 30.000 Euro (ohne USt.) regelhaft eine Abfrage beim bundesweiten Wettbewerbsregister durch zu demjenigen Bieter, der den Auftrag erhalten soll. Die Abfrage erfolgt bei Bietergemeinschaften für jedes Mitgliedsunternehmen. Die Teilnehmer müssen die für die Registerabfrage erforderlichen Angaben auf dem Vordruck Eignung machen und die betroffenen Personen über die Weitergabe der Daten an die Auftraggeberin informieren (vgl. Vordruck DSGVO-Information); andernfalls kann kein Zuschlag erteilt wer- den.

3. Angebote

3.1 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.

3.2 Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Der Bieter ist für seine Angebotsabgabe auf Grundlage der jeweils aktuellen Vergabeunterlagen verantwortlich.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

Die Vergabestelle darf vom Teilnehmer eine Registrierung mit seinen elektronischen Zugangsdaten ver- langen. Bei Nutzung eines elektronischen Vergabemanagementsystems muss der Teilnehmer die Aktuali- tät seiner verwendeten Software sicherstellen.

Soweit die Vordrucke zu wenig Platz bieten, kann der Teilnehmer seine Angaben in einer Anlage machen. Die Anlage ist eindeutig als zum Angebot gehörig zu kennzeichnen und muss zweifelsfrei einer Ordnungs- nummer des jeweiligen Vordrucks zugeordnet sein; etwaige Zweifel gehen zu Lasten des Teilnehmers.

3.3 Soweit eine Besichtigung gefordert wird, hat der Teilnehmer vor Angebotsabgabe die örtlichen Gegeben- heiten in Absprache mit dem jeweiligen Ansprechpartner der Auftraggeberin in Augenschein zu nehmen. Die ausgefüllte und von der Auftraggeberin unterschriebene Besichtigungsbestätigung ist dem Angebot beizufügen.

3.4 Das Angebot ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist in der von der Auftraggeberin vorgegebenen Form ein- zureichen. Ein nicht form- oder fristgerechtes Angebot wird ausgeschlossen.

3.5 Alle Unterlagen, die die Vergabestelle vor oder nach der Angebotsabgabe von dem Bieter verlangt, sind zu dem vorgegebenen Zeitpunkt einzureichen.

3.6 Ein Angebot muss die Preise und alle geforderten Erklärungen, Angaben und Nachweise enthalten.

Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden; Gleiches gilt für Angebote, zu denen geforderte Proben und Muster nicht oder nicht bedingungsgemäß zum vorgeschriebenen Zeitpunkt eingereicht wer- den.

3.7 Geforderte Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Sie dürfen nicht mit Namen/Firma oder anderer Kennzeichnung des Bieters versehen sein. Für ihre Auszeichnung sind aus- schließlich die den Vergabeunterlagen beigefügten Musterzettel zu verwenden. Für Muster und Proben wird keine Vergütung gewährt, sofern nicht die Vergabeunterlagen ausdrücklich etwas anderes erklären. Ein Bieter kann seine nicht gewählten Muster und Proben innerhalb von 14 Kalendertagen nach Ablauf der Bindefrist auf eigene Kosten zurückfordern, sofern sie bei der Angebotsprüfung nicht verbraucht wurden und ihr Stückwert 10 Euro übersteigt; danach werden die Muster und Proben entsorgt.

3.8 Alle Preise sind in Euro, mit höchstens sechs Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Dem Preis ist der Umsatzsteuerbetrag im Angebot unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes hinzuzu- fügen.

3.9 Jeder Bieter darf im Vergabeverfahren mehrere Hauptangebote einreichen, wenn dies nicht von der Verga- bestelle in ihrer Ausschreibung ausgeschlossen wurde. Ein weiteres Hauptangebot wird jedoch nur zuge- lassen, wenn es sich zu dem/den anderen Hauptangeboten nicht nur allein im Preis unterscheidet.

3.10 Jeder Bieter darf auch ggf. zugelassene Nebenangebote (Nr. 4) einreichen. Will ein Unterauftragnehmer bei mehreren Bietern tätig werden, ist von ihm und den jeweiligen Bietern mit dem Angebot darzulegen, dass eine Wettbewerbsbeeinträchtigung oder -verfälschung ausgeschlossen ist; etwaige Zweifel gehen zu Lasten der Bieter.

3.11 Ist eine Losvergabe vorgesehen, kann der Bieter nach den Festlegungen der Vergabestelle ein Angebot für sämtliche oder einzelne Lose abgeben.

3.12 Soweit die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes vorsehen, werden für die Ausarbeitung des Angebots keine Kosten erstattet.

4. Nebenangebote

4.1 Sind Nebenangebote zugelassen, muss der Bieter sein Nebenangebot deutlich als solches kennzeichnen und mit der Angebotsabgabe nachweisen, dass es die formalen Einreichungsvoraussetzungen und die geforderten Mindestanforderungen erfüllt.

4.2 Sofern sich aus den Vergabeunterlagen nichts anderes ergibt, sind Nebenangebote, die in technischer Hinsicht von der Leistungsbeschreibung abweichen, auch ohne Abgabe eines Hauptangebotes zugelassen sowie andere Nebenangebote (z.B. über Zahlungsbedingungen, Gleitklauseln) nur in Verbindung mit ei- nem Hauptangebot zugelassen.

4.3 Der Bieter hat die im Nebenangebot enthaltenen Leistungen (insbesondere die Abweichung des Neben- angebots vom Hauptangebot) eindeutig und erschöpfend zu beschreiben; die Gliederung des Leistungs- verzeichnisses ist, soweit möglich, beizubehalten. Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Leistungsausführung erforderlich sind. Soweit der Bieter eine Leistung anbietet, deren Ausführung nicht in den Vergabeunterlagen geregelt ist, hat er im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu machen.

4.4 Nebenangebote sind, soweit sie Teilleistungen (Positionen) des Leistungsverzeichnisses beeinflussen (än- dern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), nach Mengenansätzen und Einzelpreisen aufzuglie- dern (auch bei Vergütung durch Pauschalsumme).

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 06 Bewerbungsbedingungen (BWB)

4.5 Nebenangebote, die den Nummern 4.1 bis 4.4 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlos- sen.

5. Unteraufträge Beabsichtigt der Bieter eine Ausführung von Teilen der Leistung durch Unterauftragnehmer (Nachunter- nehmer), sind Art und Umfang dieser Leistungen im Angebot anzugeben und die vorgesehenen Unterauf- tragnehmer zu benennen. Die Vorgaben des § 26 UVgO bzw. § 36 VgV sowie die landesrechtlichen Best- immungen (insbesondere die §§ 3, 3a, 5, 7 und 10 HmbVgG) sind zu beachten.

6. Bietergemeinschaften 6.1 Bietergemeinschaften sind nur zulässig, wenn sie keine wettbewerbsbeschränkende Wirkung im Sinne des § 1 GWB haben. Dies ist insbesondere bei horizontalen Bietergemeinschaften (Gemeinschaft von Bietern aus derselben Branche) gesondert zu prüfen.

6.2 Es ist unzulässig, für die ausgeschriebene Leistung ein eigenes Angebot abzugeben und sich zugleich als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder vergleichbar am Wettbewerb beteiligen (sog. Mehrfachbeteiligung).

6.3 Bietergemeinschaften haben zusammen mit ihrem Angebot die von allen Mitgliedern unterschriebenen Er- klärungen im Vordruck Bietergemeinschaft abzugeben.

6.4 Die Erklärungen im Vordruck Bietergemeinschaft sind durch nachprüfbare Angaben und Unterlagen glaub- haft zu machen. Dabei sind insbesondere die Gründe für die Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

7. Eignung

7.1 Der Teilnehmer (auch als Bietergemeinschaft) muss zum vorläufigen Nachweis seiner Eignung bei allen Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen die im Vordruck Eignung enthaltene Eigenerklä- rung über das Vorliegen der Eignungsanforderungen und Ausführungsbedingungen sowie das Nichtvorlie- gen von Ausschlussgründen in rechtswirksam unterschriebener Form (bei der Angebotsabgabe in elektro- nischer Form über die E-Vergabe oder via E-Mail genügt der Name der handelnden Person) übermitteln.

Die Einreichung erfolgt mit dem Teilnahmeantrag (bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb) oder mit dem Angebot (bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb). Bei einem Auftragswert von unter 100.000 Euro kann die Vergabestelle vorläufig auf die Einreichung des Vordrucks Eignung verzichten, behält sich jedoch des- sen nachträgliche Anforderung vor.

7.2 Die im Vordruck Eignung geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen sind zu dem von der Vergabe- stelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.

Dies gilt auf gesondertes Verlangen auch für Nachweise, Angaben und Unterlagen über Nachunternehmer.

Bei Nutzung eines Präqualifizierungsverfahrens gelten die Vorgaben im Vordruck Eignung.

7.3 Teilnehmer, die den Nummern 7.1 und 7.2 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

8. Losentscheid

Wird die Anzahl der Bewerber beim Teilnahmewettbewerb nach § 36 Abs. 1 UVgO begrenzt und die Höchstzahl an geeigneten Bewerber überschritten, so werden die geeigneten Bewerber durch Losen aus- gewählt.

Bei wertungsgleichen Angeboten folgt die Zuschlagsentscheidung den von der Auftraggeberin festgelegten Maßgaben. Die Auftraggeberin behält sich vor, das Los entscheiden zu lassen.

9. Sonderregelung für Rahmenvereinbarungen

Für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen aufgrund einer Rahmenvereinbarung gelten diese Bewerbungsbedingungen mit folgender Maßgabe:

9.1 Das Angebot darf nur enthalten

• die Angabe der Preise bzw. der Stundenlohnverrechnungssätze für Stundenlohnarbeiten,
• sonstige in den Vergabeunterlagen geforderte Erklärungen, Angaben und Nachweise.

Auf Verlangen der Vergabestelle hat der Bieter die Urkalkulation zum geforderten Zeitpunkt vorzulegen.

9.2 Nebenangebote (Nr. 4) sind bei Rahmenvereinbarungen nicht zuzulassen.

10. Verhandlungsvergabe

Soweit eine Verhandlung über die Angebote zulässig ist, behält sich die Vergabestelle gem. § 12 Abs. 4 UVgO vor, den Zuschlag zu erteilen, auch ohne zuvor verhandelt zu haben.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen

Hinweis: Die Paragrafen beziehen sich, soweit nicht anders angegeben, auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05.08.2003 - (BAnz. Nr. 178a).

1. Art und Umfang der Leistungen (zu § 1)

1.1 Die angebotenen Preise sind Festpreise ohne Umsatzsteuer. Dem Preis ist der Umsatzsteuerbetrag im Angebot unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes hinzuzufügen (Vordruck Angebot).

1.2 Durch die vereinbarten Preise sind im Zweifel sämtliche Leistungen des Auftragnehmers abgegolten, ein- schließlich aller Nebenleistungen wie die Erstellung von Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen u. ä. in deutscher Sprache, der Transport inkl. Verpackung, Versicherung und Anlieferung an den bestim- mungsgemäßen Leistungsort, das Aufstellen bzw. Installieren vor Ort und sonstige Kosten und Lasten wie Patentgebühren und Lizenzvergütungen.

2. Änderungen der Leistung (zu § 2)

2.1 Beansprucht der Auftragnehmer bei Leistungsänderungen oder anderen Anordnungen der Auftraggeberin eine höhere Vergütung, muss er das unverzüglich vor der Ausführung, möglichst der Höhe nach, schriftlich anzeigen. Die Vorschriften des § 132 GWB bzw. des § 47 UVgO bleiben unberührt.

2.2 Sind Einheitspreise vereinbart, ist der Auftragnehmer bei marktgängigen Erzeugnissen verpflichtet, auf Verlangen der Auftraggeberin eine Mehrleistung bis zu 10 % der beauftragten Mengen auf Grundlage des vertraglichen Einheitspreises zu erbringen oder mit einer Minderung bis zu 10 % einverstanden zu sein. Dies gilt nicht für Rahmenvereinbarungen.

2.3 Nummer 2.2 gilt nicht bei Minderleistungen, wenn nach Mengen gestaffelte Preise oder Rabatte wirksam gebunden sind.

3. Ausführungsunterlagen (zu §§ 3, 4)

3.1 Der Ausführung dürfen nur Unterlagen zu Grunde gelegt werden, die die Auftraggeberin ausdrücklich als zur Ausführung bestimmt gekennzeichnet hat. Die vertragliche Verantwortung und Haftung des Auftrag- nehmers, insbesondere nach § 4 Nr. 1 Absatz 1 und § 14 VOL/B, werden hierdurch nicht eingeschränkt.

3.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten nur, soweit sie den Bedingungen der Auftraggeberin nicht widersprechen. Beinhalten sie – ggf. nach Auslegung – eine Änderung der Vergabe- unterlagen, führt das zum Angebotsausschluss (§ 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO bzw. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

4. Ausführung der Leistung (zu §§ 4, 10)

4.1 Der Auftragnehmer hat bei der Leistungsausführung stets die landesrechtlichen Regelungen im Hambur- gischen Vergabegesetz (HmbVgG) vom 13.02.2006 (HmbGVBl. S. 57) in aktueller Fassung zu beachten.

4.2 Solange der Vertrag nicht vollständig erfüllt ist, hat der Auftragnehmer jede Änderung der geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen (vgl. Vordruck Eignung) der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

4.3 Die Auftraggeberin ist befugt, sich von der vertragsgemäßen Leistungsausführung zu unterrichten.

4.4 Der Auftragnehmer hat ihm zur Leistungsausführung überlassene Gegenstände vor unbefugtem Gebrauch zu schützen.

4.5 Die Bewachung und Verwahrung des Besitzes des Auftragnehmers oder seiner Erfüllungsgehilfen (inkl. Unterkünfte, Arbeitsgeräte, Arbeitskleidung usw.) ist Sache des Auftragnehmers, auch wenn sich diese Gegenstände auf Grundstücken oder in Räumen der Auftraggeberin befinden.

4.6 Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin spätestens zum Zeitpunkt des Gefahrübergangs (Nr. 9.3) das Eigentum an dem geleisteten Gegenstand uneingeschränkt und frei von Rechten Dritter zu verschaffen.

4.7 Ein Leistungsgegenstand ist an den von der Empfangsstelle bezeichneten Leistungsort (z.B. Räume, Grundstücksteile) zu liefern. Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen, der die Bestellscheinnummer, das Geschäftszeichen, die Warenbezeichnung und das Lieferdatum enthält.

4.8 Zu liefernde Geräte müssen den zum Lieferzeitpunkt geltenden Gesetzen, Normen und Standards entspre- chen, insbesondere dem Produktsicherheitsgesetz (Gesetz über die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt, BGBl. I 2021, S. 3146) in der jeweiligen Fassung.

4.9 Im Angebot benannte Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) oder Bezugsquellen darf der Auftragneh- mer nicht ohne die vorherige Zustimmung der Auftraggeberin wechseln (Vordrucke Angebot und BWB).

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

5. Pflichtverletzungen (zu § 7)

Hat die Auftraggeberin einem Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers gesetzlichen Schadensersatz zu leis- ten, steht ihr der Rückgriff gegen den Auftragnehmer zu, soweit der Schaden durch den Auftragnehmer oder seine Erfüllungsgehilfen schuldhaft verursacht wurde. Hat ein Verschulden der Auftraggeberin oder ihrer Erfüllungsgehilfen mitgewirkt, ist § 254 BGB entsprechend anwendbar.

6. Kündigung und Rücktritt (zu § 8)

6.1. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen, wenn über sein Vermögen die Eröff- nung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens beantragt wird.

6.2. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurücktreten, wenn der Auftragnehmer eine Person, die auf Seiten der Auftraggeberin mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst ist, oder ihr nahe stehenden Personen oder einem Dritten in ihrem Interesse einen Vorteil anbietet, verspricht oder gewährt. Den Handlungen des Auftragnehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

6.3. Die Auftraggeberin kann den Vertrag fristlos kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn der Auftragneh- mer oder seine Unterauftragnehmer schuldhaft gegen ihm obliegende Anforderungen oder Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 oder 10 HmbVgG verstoßen.

7. Vertragsstrafe (zu § 11)

7.1 Der Auftragnehmer ist zur Zahlung einer Vertragsstrafe verpflichtet, wenn er schuldhaft gegen eine der Verpflichtungen aus den §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG verstößt. Dies gilt auch dann, wenn der Verstoß von einem seiner Unterauftragnehmer (Nachunternehmer) zu vertreten ist.

7.2 Die Vertragsstrafe beträgt je Verstoß bis zu 1 % der Abrechnungssumme. Die Summe aller zu zahlenden Vertragsstrafen wird auf maximal 5 % der Abrechnungssumme begrenzt.

7.3 Vertragsstrafenvereinbarungen und Schadensersatzansprüche für die Überschreitung von Ausführungs- fristen bleiben unberührt; hierbei werden die Vertragsstrafen auf die Schadensersatzansprüche angerech- net.

7.4 Der Anspruch auf eine vereinbarte Vertragsstrafe erlischt erst nach vorbehaltlos geleisteter Schlusszah- lung.

8. Güteprüfung (zu § 12)

8.1 Zu einem Angebot eingereichte Muster und Proben (Vordruck BWB) müssen die in der Leistungsbeschrei- bung bezeichnete Beschaffenheit haben. Sie verbleiben bis zur Vertragserfüllung als verbindliches Quali- tätsmuster bei der Auftraggeberin.

8.2 Fordert der Auftragnehmer die Muster und Proben nicht binnen eines Monats nach Vertragsende auf ei- gene Kosten zurück, werden sie bis zum Stückwert von 10 Euro ohne Berechnung von der Auftraggeberin übernommen. Ab einem Stückwert von 10 Euro werden die Muster und Proben nach Vertragsende in Ab- sprache mit den Vertragspartnern

• entweder von der letzten Teillieferung abgesetzt, gegen Empfangsbestätigung an den Auftragnehmer ausgehändigt bzw. im Ausnahmefall auf dessen Kosten zurückgesandt,
• oder anderen Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg überlassen.

8.3 Verlangt die Auftraggeberin eine im Vertrag nicht vereinbarte Güteprüfung, hat sie die dadurch entstande- nen Kosten des Auftragnehmers zu tragen. Zeigt die Güteprüfung, dass die gelieferten Waren nicht den Anforderungen entsprechen, hat der Auftragnehmer die Kosten für die Güteprüfung zu tragen und die durch die Güteprüfung verbrauchten oder wertlos gewordenen Waren werden nicht vergütet.

9. Abnahme (zu § 13) 9.1 Bei Aufbauleistungen hat der Auftragnehmer die (Teil-) Abnahme rechtzeitig in Textform zu beantragen.

9.2 Die Leistung gilt als abgenommen

• bei Lieferungen: mit der vorbehaltlosen Schlusszahlung oder
• bei Aufbauleistungen: 12 Werktage nach Eingang des in Textform gestellten Antrages auf Abnahme, soweit die Auftraggeberin die Abnahme nicht verweigert.

9.3 Die Gefahr geht auf die Auftraggeberin über

• bei Lieferungen: mit der Entgegennahme durch die Empfangsstelle oder
• bei Aufbauleistungen: mit der Abnahme.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 07 Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)

10. Mängelansprüche und Verjährung (zu § 14)

Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt mit Gefahrübergang (Nr. 9.3). Bei wiederkehrenden Leis- tungen ist die Einzelleistung maßgeblich.

11. Rechnung (zu § 15)

11.1 Alle Rechnungen des Auftragnehmers müssen soweit vorhanden die Angaben zu PSP-Element, Sach- konto und Mittelbindungsnummer enthalten, die bei der Auftragserteilung angegeben wurden. Ab einem Auftragswert von 1.000 Euro (ohne USt.) ist der Auftragnehmer verpflichtet, seine Rechnungen an die FHH im Standardformat XRechnung elektronisch zu übermitteln; in Ausnahmefällen können Rechnungen auch als PDF oder im ZUGFeRD Format per E-Mail an den Zentralen Rechnungseingang der Freien und Han- sestadt Hamburg übermittelt werden.

11.2 Die Rechnung ist in Übereinstimmung mit dem Angebot mit den Preisen ohne Umsatzsteuer aufzustellen. Von den Preisen sind alle vereinbarten Nachlässe, Skonti usw. abzuziehen. Zum verbleibenden Netto- Rechnungsbetrag sind der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag gesondert aufzuführen. Am Ende der Rechnung ist der geforderte Zahlbetrag einschließlich Umsatzsteuer zu nennen.

11.3 Nach Vereinbarung können Teilrechnungen für selbstständige Teillieferungen/-leistungen eingereicht wer- den.

11.4 Wurden Abschlags- oder Vorauszahlungen vereinbart, sind der Umsatzsteuersatz und die darauf entfal- lende Umsatzsteuer in der Rechnung offen auszuweisen. Diese Umsatzsteuerbeträge sind vom Gesamt- betrag der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung wieder abzusetzen.

12. Zahlung (zu § 17) 12.1 Der Rechnungsbetrag wird ausschließlich bargeldlos auf ein in der Rechnung angegebenes Konto gezahlt.

12.2 Skontofristen beginnen mit dem Rechnungseingang (Eingangsdatum der E-Rechnung oder Eingangsda- tum der E-Mail), jedoch

• bei Aufbauleistungen: nicht vor dem Tag der Abnahme und
• bei allen anderen Leistungen: nicht vor dem Tag der Erfüllung.

12.3 Die Auftraggeberin ist berechtigt, mit allen Gegenforderungen – auch aus anderen Rechtsverhältnissen – aufzurechnen. Unter Verzicht auf das Erfordernis der Gegenseitigkeit nach § 387 BGB willigt der Auftrag- nehmer ein, dass Forderungen der Bundesrepublik Deutschland oder der FHH gegen Forderungen des Auftragnehmers an eine dieser Körperschaften aufgerechnet werden. Dabei ist unerheblich, ob der Auf- tragnehmer die Lieferungen oder Leistungen allein übernommen hat oder als gesamtschuldnerisch haften- des Mitglied einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft.

13. Sicherheitsleistung (zu § 18)

13.1 Für die Vertragserfüllung kann eine Sicherheit in Höhe von fünf Prozent der Netto-Auftragssumme und für die Erfüllung von Mängelansprüchen eine Sicherheit in Höhe von drei Prozent der Netto-Auftragssumme verlangt werden. Nach Feststellung der Abrechnungssumme ist diese maßgeblich. Sicherheitsbeträge wer- den auf volle 10,- Euro nach unten abgerundet.

13.2 Leistet der Auftragnehmer die Sicherheit nicht binnen 18 Werktagen nach Zuschlagserteilung, behält die Auftraggeberin zehn Prozent von jeder Abschlagszahlung ein, bis die Höhe der Sicherheit erreicht ist. Wer- den keine Abschlagszahlungen geleistet, wird die Sicherheit von der Abrechnungssumme einbehalten.

13.3 Die Sicherheit wird nach Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche freigegeben, wenn während die- ser Frist keine Mängel festgestellt werden. Werden Mängel vor Fristablauf festgestellt, bleibt die Sicherheit bis zur Mängelbeseitigung gesperrt.

14. Streitigkeiten (zu § 19) 14.1 Bei Meinungsverschiedenheiten ist zunächst die Entscheidung der für die Abnahme der Leistung zustän- digen Stelle herbeizuführen. Deren Entscheidung gilt als anerkannt, wenn der Auftragnehmer nicht binnen eines Monats bei der Auftraggeberin schriftliche Einwendungen erhebt.

14.2 Für die Auslegung des Vertrages ist der Vertragswortlaut in deutscher Sprache maßgeblich. Erklärungen und Verhandlungen erfolgen in deutscher Sprache.

14.3 Die vertraglichen und außervertraglichen Beziehungen der Vertragspartner regelt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.4 Gerichtsstand für alle Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist Hamburg.

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 12 Bietergemeinschaft

Erklärung der Bietergemeinschaft

Vergabeverfahren:

Liefer-/Dienstleistung: (wie Aufforderung Angebotsabgabe)

Hinweis: Dieser Vordruck ist von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft stets in Papierform auszufüllen und zu unterschrei- ben und sodann vom bevollmächtigten Vertreter an die Vergabestelle zu übermitteln!

I. Das Angebot erfolgt durch eine Bietergemeinschaft aus den Mitgliedern: (Name / Firma und Anschrift)

II. Die Bietergemeinschaft hat sich vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe gebildet, am

III. Der bevollmächtigte Vertreter für die Vertragsdurchführung ist: (Name und Anschrift)

IV. Die Bietergemeinschaft wurde aus den folgenden unternehmerischen Gründen gebildet:

V. Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt:

1. Der bevollmächtigte Vertreter vertritt die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich.
2. Die Erklärungen des bevollmächtigten Vertreters im Vordruck Eignung in Bezug auf die Bietergemeinschaft bzw. jedes einzelne Mitglied sind zutreffend.
3. Alle Mitglieder haften als Gesamtschuldner.
4. Die Bietergemeinschaft wird für die Dauer der Vertragsdurchführung aufrechterhalten.
5. Die Bildung der Bietergemeinschaft ist mit dem Kartellverbot (§ 1 GWB, Art. 101 AEUV) vereinbar, weil

• die Mitglieder für kein Fach- oder Gebietslos im Angebot der Bietergemeinschaft in einem potentiellen Wettbewerbsverhältnis auf den relevanten Ausschreibungsmärkten stehen; oder
• kein Mitglied aufgrund seiner betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse für ein Fach- oder Gebiets- los im Angebot der Bietergemeinschaft jeweils allein zur Teilnahme an der Ausschreibung mit einem eigenständigen Angebot hinreichend leistungsfähig ist. Erst der Zusammenschluss versetzt die Mitglie- der der Bietergemeinschaft in die Lage, ein Angebot abzugeben.

6. Zahlungen werden mit befreiender Wirkung für die Auftraggeberin an den o.g. bevollmächtigten Vertreter oder nach dessen schriftlicher Weisung geleistet. Dies gilt auch nach Auflösung der Gemeinschaft. Hinweis: Die Erklärungen sind auf Anforderung durch geeignete, nachprüfbare Unterlagen glaubhaft zu machen.

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds

Ort, Datum Stempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Mitglieds [von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu unterschreiben]

Bietergemeinschaft – 11/2021 1 von 1 12

Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 13 Einverständnis Bindefristverlängerung

Einverständnis zur Bindefristverlängerung

246-2026 Veranstaltungsmanagement

Vergabeverfahren: Liefer-/Dienstleistung: Dienstleistung

Ihr Schreiben vom:

Ihr Schreiben, in dem Sie die Gründe für die erforderliche Verlängerung der Zuschlags- und Bindefrist in dem o.g.

Vergabeverfahren erläutern und ein neues Fristende vorschlagen, habe ich erhalten.

Hiermit erkläre ich mich mit der von Ihnen vorgeschlagenen Verlängerung der Zuschlags- und Bindefrist bis zum

(Bitte vorgeschlagenes Fristende aus dem Begleitschreiben einsetzen.)

einverstanden.

oder

nicht einverstanden und ziehe mein Angebot mit Ablauf der ursprünglichen Bindefrist zurück.

(Zutreffendes bitte ankreuzen.)

Dieses Formblatt mit meinem Einverständnis in die Bindefristverlängerung lasse ich Ihnen über das E-Vergabe- system zugehen.

(Ort, Datum) (Stempel und Unterschrift)

Hinweis: Es genügt die bloße Angabe des Namens der handelnden Person.

Einverständnis Bindefristverlängerung – 11/2021 1 von 1 13

Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung

Eignungsvordruck

Eigenerklärungen über die Eignung und Auftragsausführung gemäß § 7 HmbVgG sowie § 35 UVgO oder § 48 VgV

Dieser Vordruck ist Teil der Vergabeunterlagen zum Vergabeverfahren: Veranstaltungsmanagement Vergabe-Nr.: 246-2026 Verfahrensart (§ 8 UVgO; § 14 VgV): Öffentliche Ausschreibung

Ausfüllhinweise für den Teilnehmer

Dieser Vordruck enthält die erforderlichen Eigenerklärungen für den vorläufigen Nachweis über die Eignungs- anforderungen (Nr. 1-2), das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (Nr. 3) und die geforderten Ausführungsbe- dingungen (Nr. 4).

Der Teilnehmer (Bewerber oder Bieter) gibt die geforderten Eigenerklärungen mit Einreichung dieses Vordrucks bei der Vergabestelle ab und macht ggf. weitere Angaben durch Ankreuzen oder Eintragung (siehe jeweils die Bearbeitungshinweise). Er bestätigt die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Angaben durch seine Unterschrift oder Namensangabe am Ende des Vordrucks. Er muss den Vordruck mit dem Teilnahmeantrag (bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb) oder mit dem Angebot (bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb) bei der Vergabe- stelle einreichen.

Hinweis: Wird der Vordruck im Namen einer Bietergemeinschaft (siehe § 32 UVgO oder 43 VgV) abgegeben, erfolgen die Angaben zu den Nr. 1-2 und 4-5 für die Bietergemeinschaft als Gesamtheit und zu Nr. 3 für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft, und es ist zusätzlich der Vordruck Bietergemeinschaft einzureichen.

Die Vergabestelle wird die Eigenerklärungen vor der Zuschlagserteilung ggf. durch entsprechende Registerabfragen verifizieren. Auch muss der Teilnehmer die geforderten Angaben, Nachweise und Unterlagen zur Bestätigung seiner Eigenerklärungen fristgerecht vorlegen (nach Wahl der Vergabestelle mit dem Teilnahmeantrag, dem Angebot oder auf gesondertes Verlangen; siehe dazu den Vordruck Aufforderung Angebotsabgabe). Auf gesonderte Anforderung muss ein Teilnehmer auch alle geforderten Angaben, Nachweise und Unterlagen für seine Nachunternehmer vorlegen.

Hinweis: Teilnehmer mit Sitz im Ausland legen jeweils vergleichbare Nachweise vor. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen werden nur in deutscher Übersetzung berücksichtigt.

Eignungsanforderungen (§§ 31 ff. UVgO oder §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV)

• Angaben bei Präqualifizierung:

Nach § 122 Abs. 3 GWB kann ein Teilnehmer seine Eignung teilweise auch durch Teilnahme an einem Präqua- lifikationssystem nachweisen (https://amtliches-verzeichnis.ihk.de/).

Eine Präqualifizierung besteht nein ☐

ja ☐ Ich/Wir nehme/n an folgendem Präqualifikationssystem teil:

Die PQ-Nummer und der dazugehörige Code lauten:

Die von der Präqualifizierung nicht erfassten Angaben, Nachweise und Unterlagen (insbesondere Nr. 4) blei- ben weiterhin vorzulegen.

• Angaben für Registerabfragen:

Die Vergabestelle ist gem. § 6 WRegG vor der Erteilung des Zuschlags verpflichtet oder berechtigt, eine Ab- frage beim Wettbewerbsregister (WRegG v. 18.07.2017, BGBl. I S. 2739) durchzuführen.

Dazu werden folgende Angaben gemacht: (Bearbeitungshinweis: Bietergemeinschaften müssen die Angaben für jedes Mitgliedsunternehmen einzeln machen.) Name der Firma: Sitz/Postanschrift:

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung

Rechtsform: Registergericht oder Genehmigungsbehörde: ☐ Handelsregisternummer: (s. Nr. 1) oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde: ☐ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) (falls vorhanden) ☐ Wirtschafts-Identifikationsnummer (falls vorhanden)

1. Fachkunde

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 33 UVgO; § 44 VgV) werden folgende Angaben gemacht:

• Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister Ihres Sitzes oder Wohnsitzes (§ 44 VgV) ☐ Ich bin/Wir sind eingetragen im Handelsregister

☐ Ich bin/Wir sind nicht zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet.

Zur Bestätigung werden auf gesondertes Verlangen folgende Unterlagen vorgelegt: Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in Berufsregister/Handwerksrolle/Industrie- und Handelskammer.

• Ich/Wir werde/n schon jetzt die nachstehenden zusätzlichen Unterlagen über meine/unsere Berechtigung oder Mitgliedschaft zur Dienstleistungserbringung nach § 44 Abs. 2 VgV der Vergabestelle vorlegen:

• Ich/Wir werde/n die nachstehenden zusätzlichen Unterlagen über meine/unsere Berechtigung oder Mitglied- schaft zur Dienstleistungserbringung nach § 44 Abs. 2 VgV auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorlegen:

2. Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (§ 33 UVgO; § 45 VgV) werden folgende Angaben gemacht:

• Ich/Wir erkläre/n, über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitä- ten zu verfügen und auf Verlangen geeignete Unterlagen als Nachweis vorzulegen.

• Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren: (Bearbeitungshinweis: Bitte konkrete Jahreszahlen angeben!)

Die vorstehenden Zahlen werden auf Verlangen durch Vorlage geeigneter Unterlagen nachgewiesen.

• Ich/Wir werde/n die nachstehenden sonstigen Unterlagen nach § 45 Abs. 4 VgV auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorlegen:

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 33 UVgO; § 46 VgV) werden fol- gende Angaben gemacht:

• Ich/Wir erkläre/n, über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichend Erfahrung zu verfügen, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen.

Als Nachweis werden schon jetzt folgende Unterlagen vorgelegt:

Als Nachweis werden auf Verlangen der Vergabestelle geeignete Unterlagen vorgelegt.

• Referenzen über vergleichbare Leistungen:

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung ☐ Ich/Wir habe/n in den letzten drei/ Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt.

Zur Bestätigung werden geeignete/ (Anzahl) Referenznachweise (bei Teilnahmewettbewerb mit dem Teilnahmeantrag, ansonsten auf Verlangen) aus den letzten drei/ Jahren vorgelegt, die mindestens die Art der Leistung, die Auftragssumme, den Zeitraum der Auftragsausführung und den Ansprechpartner angeben. ☐ Ich/Wir habe/n in den letzten drei Jahren keine vergleichbaren Leistungen ausgeführt, bin/sind aber aus den folgenden Gründen dennoch geeignet, den Auftrag auszuführen:

• Ich/Wir werde/n die nachstehenden sonstigen Unterlagen nach § 46 Abs. 3 VgV der Vergabestelle vorlegen:

Nimmt ein Teilnehmer zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unter- nehmen in Anspruch (sog. Eignungsleihe nach § 34 UVgO oder § 47 VgV), gilt Folgendes:

(Bearbeitungshinweis: Die Eignungsleihe ist strikt von der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern abzugrenzen. Die Eig- nungsleihe betrifft nur die Übernahme von Arbeitsmitteln und Know-How von Drittunternehmen, jedoch nicht die teilweise Leistungserbringung durch diese. Jedoch kann ein Unternehmen, das als Unterauftragnehmer eingesetzt wird, immer auch für die Eignungsleihe in Anspruch genommen werden.)

• Zulässigkeit der Eignungsleihe ☐ Die Eignungsleihe ist ohne Einschränkung nach § 34 UVgO oder § 47 VgV zulässig.

☐ Die Eignungsleihe ist beim vorliegenden EU-Vergabeverfahren für folgende kritische Aufgaben ausge- schlossen (§ 47 Abs. 5 VgV):

• Zusätzliche Angaben bei einer zulässigen Eignungsleihe (vom Teilnehmer anzukreuzen): ☐ Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit werden keine Kapazitäten anderer Unternehmen beansprucht.

☐ Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit werden Kapazitäten anderer Unternehmen beansprucht.

Folgende Eignungsleiher werde/n ich/wir für folgende Leistungsteile in Anspruch nehmen (einschließlich solcher Unterauftragnehmer, die ich/wir ebenfalls für die Eignungsleihe verwende/n):

Hinweis: Die fehlende oder unvollständige Benennung führt zwingend zum Ausschluss vom Wettbewerb.

Eignungsleiher eignungsrelevanter Leistungsteil Name/Firma, Anschrift, Geschäftsführung nach Art und Umfang anzugeben

☐ Ich/Wir verfüge/n über die Mittel jedes Eignungsleihers (§ 34 Abs. 1 UVgO oder § 47 Abs. 1 VgV). Ein geeigneter Nachweis hierüber wird auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle unverzüglich vorgelegt.

Hinweis: Die geforderten Erklärungen, Nachweise und Unterlagen aus Nr. 2-3 des Vordrucks sollen auf gesondertes Verlangen unverzüglich für jeden Eignungsleiher vorgelegt werden (§ 34 Abs. 2 UVgO oder § 47 Abs. 2 VgV). ☐ Ich/Wir hafte/n gemeinsam mit dem Eignungsleiher für die Auftragsausführung (§ 34 Abs. 3 UVgO oder § 47 Abs. 3 VgV). Diese Haftungserklärung ist von entsprechenden Vollmachten jedes Eignungsleihers gedeckt, die der Vergabestelle auf gesondertes Verlangen unverzüglich vorgelegt werden.

3. Ausschlussgründe

Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen, insbesondere nach den §§ 123, 124 GWB, werden folgende Angaben gemacht:

(Hinweis: Teilnehmer oder Bieter muss Zutreffendes ankreuzen. Die §§ 123ff. GWB sind unter: http://www.gesetze-im-inter- net.de/gwb/__123.html abrufbar.)

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung a.) Ausschlussgründe nach dem GWB ☐ Für mein/unser Unternehmen liegt kein Ausschlussgrund nach § 123 GWB oder § 124 GWB vor.

☐ Für mein/unser Unternehmen liegt ein Ausschlussgrund des § 123 GWB oder § 124 GWB vor, aber es wurden folgende Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB ergriffen, die die Zuverlässigkeit des Unterneh- mens wieder herstellen: (Hinweis: Teilnehmer oder Bieter muss Ausschlussgrund und Selbstreinigungsmaßnahme be- nennen)

Ich/Wir füge/n zum Nachweis entsprechende Unterlagen und Erläuterungen bei. Mir/Uns ist bekannt, dass fehlende Nachweise zum Ausschluss aus dem laufenden Vergabeverfahren führen können.

b.) Ausschlussgründe nach weiteren Gesetzen; Beachtung weiterer rechtlicher Vorgaben ☐ Es liegen keine der Ausschlussvoraussetzungen nach § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG), § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG), § 19 des Mindest- lohngesetzes (MiLoG), § 98c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) sowie § 22 des Lieferkettensorgfalts- pflichtengesetzes (LkSG) vor. ☐ Das Preisrecht (insbes. VO PR 30/53 vom 21.11.1953 in gültiger Fassung) wurde beachtet.

4. Ausführungsbedingungen

Zu den Ausführungsbedingungen nach den §§ 3, 3a, 3b und 7 des Hamburgischen Vergabegesetzes (HmbVgG) werden folgende Angaben gemacht:

• Tariftreue und Mindestlohn nach § 3 HmbVgG

Ich/Wir werde/n im Fall der Auftragserteilung das Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte beachten (§ 3 Abs. 1 u. 2 HmbVgG).

Mein/Unser Unternehmen entlohnt seine Beschäftigten

Hinweis: Zutreffendes ist durch den Teilnehmer anzukreuzen. ☐ nach folgendem allgemeinverbindlichen Tarifvertrag, an den es nach Arbeitnehmerentsendegesetz ge- bunden ist: ☐ nach folgendem Tarifvertrag: ☐ (ohne Auszubildende) bei der Leistungsausführung innerhalb der Bundesrepublik Deutschland ein Min- destlohn nach § 1 Abs. 2 Mindestlohngesetz (MiLoG vom 11.08.2014, BGBl. I S. 1348) in der jeweils geltenden Fassung, da es keinem Tarifvertrag unterliegt (§ 3 Abs. 2 HmbVgG). ☐ Mein/Unser Unternehmen beschäftigt keine Mitarbeiter, sodass sich die Frage nach einer Tarifbindung oder Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohnes nicht stellt.

Im Hinblick auf die Tariftreue und den Mindestlohn habe ich folgende gesetzlichen Anforderungen zur Kenntnis genommen und bestätige dies mit meiner Unterschrift am Ende der Erklärung:

1. Bei der Leistungsausführung durch Leiharbeiter bin/sind ich/wir verpflichtet dafür zu sorgen, dass der Verleiher seinen Beschäftigten bei der Leistungsausführung das gleiche Arbeitsentgelt gewährt wie ver- gleichbaren Arbeitnehmern meines/unseres Unternehmens (§ 3 Abs. 3 HmbVgG).
2. Ich/ Wir sind verpflichtet vollständige und prüffähige Entgeltabrechnungen über die eingesetzten Be- schäftigten bereithalten. Auf gesondertes Verlangen werden sie dem Auftraggeber vorgelegt und Ein- blick in die Unterlagen über die Abführung von Steuern und Beiträgen sowie die geschlossenen Unter- aufträge gewährt. Die Beschäftigten wurden auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hingewiesen (§ 10 HmbVgG).
3. Ich/Wir sind verpflichtet bei der Leistungsausführung nur Unterauftragnehmer einsetzen, die sich ver- pflichten, ihren Beschäftigten (ohne Auszubildende) die vorgenannten Mindestentgelte nach Tarif oder Mindestlohngesetz zu zahlen und vollständige und prüffähige Entgeltabrechnungen bereitzuhalten. Ich/Wir werde/n die Einhaltung dieser Vorgaben kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG).

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Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung

• Sozialverträgliche Beschaffung nach § 3a HmbVgG

Die Sozialverträgliche Beschaffung nach 3a HmbVgG umfasst folgende Warengruppen:

1. Bekleidung: Arbeitskleidung, Uniformen etc. (z.B. T-Shirts, Hemden, Hosen, Schuhe)
2. Stoffe und Textilwaren (z.B. Vorhangstoffe, Teppiche)
3. Naturkautschuk-Produkte (z.B. Einmal-/Arbeitshandschuhe, Reifen, Gummibänder)
4. Lederwaren, Gerbprodukte (z.B. Botentaschen)
5. Spielzeuge
6. Sportartikel (z.B. Bälle, Schläger, weiteres Zubehör)
7. Natursteine
8. Produkte mit Materialanteilen aus Nr.2-4, soweit überwiegend Materialien aus einer Warengruppe ☐ Die Leistungsausführung betrifft eine oder mehrere der vorgenannten Warengruppen.

☐ Ich/wir vereinbaren als vertragliche Nebenpflicht, die Leistung ausschließlich mit Waren auszuführen, die nachweislich unter Beachtung oder nach meiner/unserer Zusicherung unter der bestmöglichen Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen (https://www.ilo.org/berlin/arbeits-und-standards/kernarbeitsnormen/lang-- de/index.htm) gewonnen oder hergestellt worden sind (§ 3a Abs. 2 HmbVgG). Als Nachweis ist dieser Erklärung beigefügt (z.B. unabhängige Zertifizierung, Selbstverpflichtung, Verhaltenskodex o.ä.):

☐ Soweit die Leistungsbeschreibung dies verlangt, wird die Lieferung fair gehandelte Produkte betreffen (§ 3a Abs. 4 HmbVgG). Als Nachweis ist dieser Erklärung beigefügt (z.B. Gütezeichen):

.

• Umweltverträgliche Beschaffung nach § 3b HmbVgG ☐ Die Lieferleistung betrifft kein Holz als Rohstoff.

☐ Der Rohstoff Holz ist Bestandteil der Lieferleistung. Dazu erkläre/n ich/wir verbindlich: ☐ Ich werde nur Holz verwenden, das aus deutscher oder europäischer Forstwirtschaft stammt. Den Nachweis werde/n ich/wir bei der Anlieferung von Holz am Leistungsort vorlegen. ☐ Ich werde nur Holz verwenden, das nach FSC („Forest Stewardship Council“) oder PEFC („Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes”) zertifiziert ist. Zur Information über die Standards siehe www.fsc-deutschland.de und www.pefc.de. Das Zertifikat werde/n ich/wir bei der Anlieferung von Holz am Leistungsort vorlegen. ☐ Ich werde nur Holz verwenden, das gleichwertig zertifiziert ist, nämlich nach: . Der Nachweis der Gleichwertigkeit wird durch eine Prüfung des Johann Heinrich von Thünen-Instituts in Hamburg oder des Bundesamtes für Naturschutz (BfN) in Bonn erbracht. Das Zertifikat werde/n ich/wir bei der Anlieferung von Holz am Leistungsort vorlegen. ☐ Ich werde nur Holz verwenden, das die für das jeweilige Herkunftsland geltenden Kriterien des FSC oder PEFC einzeln erfüllt. Der Nachweis der Erfüllung wird durch eine Prüfung des Johann Heinrich von Thünen-Instituts in Hamburg oder des Bundesamtes für Naturschutz (BfN) in Bonn erbracht. Den Nachweis werde/n ich/wir bei der Anlieferung von Holz am Leistungsort vorlegen.

Hinweis: Etwaige weitere Nachweise zur Einhaltung der in den Vergabeunterlagen geforderten umweltbezogenen An- forderungen sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen.

• Sonstige Anforderungen

Mit der Unterschrift unter dieses Formular erkläre/n ich/wir, das ich/wir zur Kenntnis genommen habe/n, dass ich/wir verpflichtet sind/bin:

1. die gesetzlichen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Unfall-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) ordnungsgemäß zu erfüllen (§ 128 Abs. 1 GWB).

Zur Bestätigung werden auf gesondertes Verlangen entsprechende Nachweise vorgelegt, z.B.

• eine aktuelle Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG,

Eignung – 10/2023 5 von 7 18

Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung

• eine Bescheinigung der Berufsgenossenschaft oder des Versicherungsträgers zum Nachweis der ordnungsgemäßen Beitragszahlung, die nicht älter als 12 Monate sein darf,
• ggf. eine Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamts.

2. Leistungen nur auf Unterauftragnehmer zu übertragen, die sich zur Einhaltung der §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG verpflichtet haben, und deren Einhaltung zu kontrollieren (§ 5 Abs. 4 Nr. 4 HmbVgG) sowie alle in Nr. 4 geforderten Nachweise vor Auftragserteilung (§ 7 Abs. 2 HmbVgG) sowie alle übrigen Nachweise auf gesondertes Verlangen vorzulegen.

3. Angaben zur Statistik

• Unternehmensgröße und Mittelstandsförderung (Pflichtangabe)

Bei meinem/unseren Unternehmen handelt es sich um ein ☐ Kleinstunternehmen: bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen Euro Jahresumsatz

☐ Kleines Unternehmen: bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen Euro Jahresumsatz

☐ Mittleres Unternehmen: bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Jahresumsatz

☐ Großunternehmen: über 249 Beschäftige oder über 50 Millionen Euro Jahresumsatz

Hinweis: Die Einordnung der Unternehmensgröße orientiert sich an der EU-Empfehlung 2003/361 zu KMUs.

• Nationalität des Eigentümers (Pflichtangabe nur für EU-Verfahren)

Angaben sind nur erforderlich für EU-Verfahren und soweit Ihr/Ihre Unternehmen nicht börsennotiert ist/sind. ☐ Staatsangehörigkeit(en) des wirtschaftlichen Eigentümers meines/unseres Unternehmens:

. ☐ Mein/unser Unternehmen ist börsennotiert (Angabe zur Nationalität des Eigentümers entfällt)

Hinweis: Die Nationalität des Eigentümers Ihres Unternehmens können Sie beispielsweise dem Transparenzregister oder anderen Registern zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entnehmen.

• Start-up-Kennzeichnung (freiwillige Angabe) Bei meinem/unseren Unternehmen handelt es sich um ein Start-up im Sinne der u. a. Definition: ☐ ja ☐ nein

Definition: Ein Start-up liegt vor, wenn das Unternehmensalter weniger als 10 Jahre beträgt und das Unternehmen ein schnelles Wachstum plant und/oder hochinnovativ ist.

Hinweis: Für Fragen/Hilfestellung zu Ihrer Selbsteinschätzung bietet Ihnen Staatup e. V. kostenfreie Unterstützung. Nutzen Sie dafür bitte folgende E-Mailadresse als Anlaufstelle: mitgestalten@staat-up.net.

Ich/Wir bestätige/n die Richtigkeit und Vollständigkeit der vorstehenden Eigenerklärungen.

Mir/Uns sind die Sanktionsmöglichkeiten des § 11 HmbVgG bei schuldhafter Nichterfüllung der Pflichten aus §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG bekannt (Vertragsstrafe, Kündigung und Rücktritt vom Vertrag).

Mir/Uns ist bekannt, dass eine falsche, unvollständige oder unterlassene Erklärung oder Angabe zum Aus- schluss vom Wettbewerb führen kann.

Mir/Uns ist bekannt, dass alle in diesem Vordruck geforderten Nachweise, Angaben und Unterlagen vollständig und fristgerecht (nach Wahl der Vergabestelle mit dem Teilnahmeantrag, dem Angebot oder auf gesondertes Verlangen) vorzulegen sind. Andernfalls kann die Vergabestelle berechtigt sein, das Angebot vom Wettbewerb auszuschließen (§ 7 Abs. 1 HmbVgG i.V.m. § 41 UVgO oder § 56 VgV).

(Ort, Datum) (Unterschrift/en) – siehe Hinweis unten –

Eignung – 10/2023 6 von 7 19

Anlagen II zur HmbVgRL Vergabevordruck Nr. 04 Eignung

Hinweis: Wird diese Erklärung zusammen mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot elektronisch über das E-Verga- besystem oder per E-Mail abgegeben, genügt hier die Angabe des Namens der handelnden Person. In allen anderen Fällen (z.B. Abgabe in Papierform; elektronische Abgabe nicht zusammen mit dem Angebot) sind hier der Firmenstempel und eine rechtsverbindliche, eigenhändige Unterschrift des Teilnehmers erforderlich.

Eignung – 10/2023 7 von 7 20

Eigenerklärung1

hinsichtlich des 5. EU-Sanktionspakets – RUS-Sanktionen und dem

dort enthaltenen Verbot der Auftragserteilung an russische Staatsangehörige /

Unternehmen / Lieferanten

Vergabeverfahren: 246-2026 Veranstaltungsmanagement

Vergabe-Nr.: 2026001615

Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teil- nahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese):

1. Ich gehöre / Mein/Unser Unternehmen gehört nicht zu den in Artikel 5 k)2 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Ver- ordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Hand- lungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren,

genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,

a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland,

b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,

c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zu- sammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, be- teiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift.

3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftrag- nehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbrin- gung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen einge- setzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt.

(Ort / Datum)

(Unterschrift oder Name der erklärenden Person)

Wird diese Erklärung nicht mit den Angebotsunterlagen bzw. auf Anforderung der Vergabestelle nicht inner- halb der von der Vergabestelle gesetzten Frist eingereicht, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlos- sen.

Hinweis: Wird diese Erklärung zusammen mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot elektronisch über das E-Ver- gabesystem abgegeben, genügt hier die Angabe des Namens der handelnden Person. In allen anderen Fällen (z.B. Abgabe in Papierform, elektronische Abgabe nicht zusammen mit dem Angebot) sind hier der Firmenstempel und eine rechtsverbindliche, eigenhändige Unterschrift des Teilnehmers erforderlich.

1 Diese Erklärung ist von allen Bewerbern/Bietern/allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bieterge- meinschaften abzugeben. 2 Wortlaut des Artikels 5k der o.g. Verordnung (VO) siehe Rückseite) Erklärung EU-Sanktionen – 06/2022 Seite 1 von 2 21

Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 lautet wie folgt:

(1) Es ist verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe sowie unter Artikel 10 Absatz 1, Absatz 3, Absatz 6 Buchstaben a bis e, Absatz 8, Absatz 9 und Absatz 10 und die Artikel 11, 12, 13 und 14 der Richtlinie 2014/23/EU, unter die Artikel 7 und 8, Artikel 10 Buchstaben b bis f und h bis j der Richtlinie 2014/24/EU, unter Artikel 18, Artikel 21 Buchstaben b bis e und g bis i, Artikel 29 und Artikel 30 der Richtlinie 2014/25/EU und unter Artikel 13 Buchstaben a bis d, f bis h und j der Richtlinie 2009/81/EG fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Or- ganisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:

a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Perso- nen, Organisationen oder Einrichtungen,

b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder

c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln,

auch solche, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Sinne der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe in An- spruch genommen werden.

(2) Abweichend von Absatz 1 können die zuständigen Behörden die Vergabe oder die Fortsetzung der Erfüllung von Verträgen genehmigen, die bestimmt sind für

a) den Betrieb ziviler nuklearer Kapazitäten, ihre Instandhaltung, ihre Stilllegung, die Entsorgung ih- rer radioaktiven Abfälle, ihre Versorgung mit und die Wiederaufbereitung von Brennelementen und die Weiterführung der Planung, des Baus und die Abnahmetests für die Indienststellung ziviler Atomanlagen und ihre Sicherheit sowie die Lieferung von Ausgangsstoffen zur Herstellung medi- zinischer Radioisotope und ähnlicher medizinischer Anwendungen, kritischer Technologien zur radiologischen Umweltüberwachung sowie für die zivile nukleare Zusammenarbeit, insbesondere im Bereich Forschung und Entwicklung,

b) die zwischenstaatliche Zusammenarbeit bei Raumfahrtprogrammen,

c) die Bereitstellung unbedingt notwendiger Güter oder Dienstleistungen, wenn sie ausschließlich oder nur in ausreichender Menge von den in Absatz 1 genannten Personen bereitgestellt werden können,

d) die Tätigkeit der diplomatischen und konsularischen Vertretungen der Union und der Mitgliedstaa- ten in Russland, einschließlich Delegationen, Botschaften und Missionen, oder internationaler Or- ganisationen in Russland, die nach dem Völkerrecht Immunität genießen.

e) den Kauf, die Einfuhr oder die Beförderung von Erdgas und Erdöl, einschließlich raffinierter Erd- ölerzeugnisse, sowie von Titan, Aluminium, Kupfer, Nickel, Palladium und Eisenerz aus oder durch Russland in die Union, oder

f) den Kauf, die Einfuhr oder die Beförderung von Kohle und anderen festen fossile Brennstoffen, die in Anhang XXII aufgeführt sind, bis 10. August 2022.

(3) Der betreffende Mitgliedstaat unterrichtet die anderen Mitgliedstaaten und die Kommission über jede nach diesem Artikel erteilte Genehmigung innerhalb von zwei Wochen nach deren Erteilung.

(4) Die Verbote gemäß Absatz 1 gelten nicht für die Erfüllung — bis zum 10. Oktober 2022 — von Verträ- gen, die vor dem 9. April 2022 geschlossen wurden.

Erklärung EU-Sanktionen – 06/2022 Seite 2 von 2 22

Vertragsbedingungen

Versionsnummer: 1.0 vom 01.02.2022 Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO Titel: Veranstaltungsmanagement Art der Leistung: Dienstleistung Vergabenummer: 246-2026 Vergabestelle: HafenCity Universität Hamburg Finanzen, Rechnungswesen, Controlling, Einkauf -Einkauf- Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg hcu-einkauf@vw.hcu-hamburg.de

Inhaltsverzeichnis

1. Vertragsgrundlagen ................................................................................................................................2

2. Vertragslaufzeit ......................................................................................................................................2

3. Preisgestaltung und -bindung .................................................................................................................2

4. Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung ......................................................................................2

5. Nachunternehmereinsatz .......................................................................................................................3

6. Salvatorische Klausel ..............................................................................................................................3

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Vertragsbedingungen

1. Vertragsgrundlagen Die folgenden Vertragsbestandteile kommen, insbesondere für den Fall, dass sich Widersprüche ergeben, in hier genannter Reihenfolge in jeweils gültiger Fassung zur Anwendung:

• landesrechtliche Bestimmungen der Freien und Hansestadt Hamburg • vorliegende Vertragsbedingungen • Bestimmungen der dem Vergabeverfahren zu Grunde liegenden Vergabeunterlagen inkl. etwaiger Bieterkommunikation • Zusätzliche Bedingungen für die Ausführung von Lieferungen und Dienstleistungen (ZVB) • Allgemeine Bedingungen zur Ausführung von Lieferungen und Leistungen (VOL/B) • Finales Angebot des Auftragnehmers, inkl. Anlagen

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers (AGB) kommen nicht zur Anwendung.

2. Vertragslaufzeit Mit Erteilung des Zuschlages wird ein Dienstleistungsvertrag geschlossen. Der Vertrag beginnt mit Vertragsschluss und endet am 31.12.2027. Es besteht folgende Verlängerungsoption: Der Vertrag kann 2 x um je 6 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption wird von der Auftragnehmerin spätestens drei Monate vor Ablauf gezogen Erreicht der Auftragswert den geltenden EU-Schwellenwert (derzeit 216.000€ netto), endet der Vertrag.

Die Verlängerungsoptionen werden jeweils von der HafenCity Universität aktiv gezogen.

3. Preisgestaltung und -bindung Die angebotenen Preise sind Festpreise, wonach der Auftragnehmer vergütet wird. Die Preise enthalten alle zu erwartenden Kosten der zu erbringenden Leistungen des Auftragnehmers. Außerordentliche Kosten werden nur nach vorheriger Genehmigung durch die Auftraggeberin übernommen.

4. Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich mit Auflistung der projektbezogenen Einsatzstunden. Die Zahlung des Rechnungsbetrages durch die HafenCity Universität Hamburg erfolgt nach Eingang der nachprüfbaren, ordnungsgemäßen Rechnung unter Benennung der SAP-Bestellnummer nach 30 Tagen netto nach Rechnungserhalt.

Alle Rechnungen sind an:

HafenCity Universität Hamburg Rechnungseingang Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg

oder digital an hcu-rechnungseingang@vw.hcu-hamburg.de zu richten. Die HafenCity Universität Hamburg verarbeitet aktuell PDF-Rechnungen per E-Mail (siehe Rechnungsanschrift) sowie Rechnungen im Standard XRechnung. Leitweg-ID: 02000000-HHCU000001-29

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5. Nachunternehmereinsatz Der Einsatz von Unterauftragnehmern bedarf grundsätzlich der Zustimmung durch die HCU. Mit dem Angebot sind durch den Bieter in einer gesonderten, als solche gekennzeichnete Unterlage bzw. in einem gesonderten Kapitel Angaben darüber zu machen, welche (Teil-) Leistungen voraussichtlich an welchen Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) abgegeben werden sollen.

Ist der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen, sichert der Bieter die Einhaltung der Bestimmungen zur Vergabe von Unteraufträgen nach § 26 UVgO zu.

Der Bieter verpflichtet sich weiter: • bevorzugt kleine und mittlere Unternehmen als Unterauftragnehmer zu beteiligen, soweit dies mit der vertragsmäßigen Ausführung des Auftrages vereinbar ist. • die Unterauftragnehmer davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt. • bei der Weitervergabe von Dienstleistungen mindestens die Allgemeinen Vertragsbedingungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B (VOL/B), zum Vertragsbestandteil zu machen. • den Unterauftragnehmern die für den Auftragnehmer geltenden Pflichten der §§ 3, 3a, 5, 7 und 10 HmbVgG aufzuerlegen und ihre Beachtung zu kontrollieren. • den Unterauftragnehmern keine ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen, als zwischen dem Bieter und der HCU vereinbart sind bzw. vereinbart werden sollen. • auf Verlangen der HCU einen schriftlichen Nachweis zu erbringen, dass die vorgenannten Bedingungen mit den eingesetzten Unterauftragnehmern vereinbart wurden, spätestens jedoch mit Zuschlagserteilung.

6. Salvatorische Klausel Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein, berührt dies nicht die Wirksamkeit des restlichen Vertrages.

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246-2026 Leistungsbeschreibung Veranstaltungsmanagement

Inhaltsverzeichnis

1. Profil der HafenCity Universität....................................................................................................... 2
2. Zielsetzung der Vergabe .................................................................................................................. 2
3. Art und Umfang der Veranstaltungen ............................................................................................. 2 4 Leistungsumfang .............................................................................................................................. 3
4. Zusammenarbeit und Abstimmung ................................................................................................. 4
5. Nachhaltigkeit .................................................................................................................................. 4
6. Leistungszeitraum ........................................................................................................................... 5
7. Reisekosten ..................................................................................................................................... 5
8. Anforderungen an den Auftragnehmer .......................................................................................... 5
9. Mitwirkung des Auftraggebers ...................................................................................................... 5

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1. Profil der HafenCity Universität

Die HafenCity Universität Hamburg (HCU) ist eine staatliche Universität mit kurzen Wegen und einer Kultur des Austauschs zwischen den Fachbereichen und Studienprogrammen. Unser gemeinsames thematisches Profil ist die gebaute Umwelt, mit den Schwerpunkten Baukunst und Metropolenentwicklung – interdisziplinär erforscht und gelehrt in Gestaltung und Entwurf, Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Geistes- und Sozialwissenschaften. Die Querschnittsthemen der HCU sind Klima/Nachhaltigkeit, soziale Gerechtigkeit und Digitalisierung.

Die HafenCity Universität Hamburg lehrt in den konsekutiven Bachelor- und Masterstudienprogrammen Architektur, Bauingenieurwesen, Stadtplanung sowie Geodäsie und Geoinformatik. Studierende können außerdem Bachelorabschlüsse in Kultur – Digitalisierung – Metropole (KDM) und Technische Gebäudeausrüstung mit Digitaler Infrastruktur (TGA mit DI) erwerben. Im Master wird das Studienangebot durch die Studienprogramme Urban Design und Research Efficiency in Architecture and Planning (REAP) komplettiert. Organisiert ist die HafenCity Universität Hamburg in drei Fachbereichen mit jeweils zugeordneten Fachinstituten: ART (Fachinstitute Architektur, TGA mit DI, REAP), BG (Fachinstitute Bauingenieurwesen, Geodäsie und Geoinformatik) und SKU (Fachinstitute Stadtplanung, KDM, Urban Design). Sie leben eine Kultur des Austausches und der interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen Fachgebieten, Studienprogrammen und Fachbereichen. Für rund 2.500 Studierende und ca. 350 Mitarbeitende, davon knapp 50 Professuren, bietet der Universitätsstandort in der HafenCity als größtes innerstädtisches Stadtentwicklungsprojekt Europas den besonderen Reiz eines Stadtlabors, mit Kreativquartier und stetiger Veränderung, vor der eigenen Haustür.

2. Zielsetzung der Vergabe

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Dienstleistungsvertrages für die Beauftragung eines externen Dienstleisters für den Bereich Veranstaltungsmanagement (Referat Bau und Immobilienmanagement). Ziel ist die Beauftragung eines qualifizierten Dienstleisters zur Unterstützung der Planung und Durchführung aller organisatorischen und operativen Aufgaben im Veranstaltungsmanagement. Dies umfasst insbesondere die professionelle Planung, Koordination und Abwicklung aller Veranstaltungen der HafenCity Universität Hamburg, sowie insbesondere die Vermeidung von Prozessunterbrechungen.

Für die zuverlässige Abwicklung des Veranstaltungsmanagements ist die Beauftragung einer externen Gesellschaft mit einer festen Ansprechperson vorgesehen, die das interne Veranstaltungsmanagement der HCU unterstützt, sowie eigenständig arbeitet. Der Leistungsumfang umfasst u. a. die Prüfung und Annahme von Veranstaltungsanfragen, Vertragsabstimmungen, Ressourcenplanung, operative Abwicklung und Veranstaltungsleitung.

3. Art und Umfang der Veranstaltungen

Die Leistungen beziehen sich insbesondere auf folgende Veranstaltungsformate (nicht abschließend): • Wissenschaftliche Konferenzen und Tagungen • Workshops und Fachsymposien • Antritts- und Abschiedsvorlesungen • Absolvent*innenfeiern • Hochschulöffentliche Veranstaltungen (z. B. Tage der offenen Tür) • Netzwerktreffen, Empfänge und Preisverleihungen • Hybride und digitale Veranstaltungsformate • Studentische Veranstaltungen • Externe Kongresse

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• Externe Fachtagungen

Die Teilnehmendenzahlen können je nach Veranstaltung zwischen ca. 20 und 800 Personen variieren. Jährlich finden ca. 150 Veranstaltungen mit unterschiedlichstem Umfang in der Planung und Umsetzung (s.o.) statt.

4 Leistungsumfang

Der Auftragnehmer unterstützt die Stelle des Veranstaltungsmanagements (HCU) und übernimmt die vollständige Organisation und Durchführung einzelner Veranstaltungen der HCU. Im Einzelnen beinhaltet das:

1. Konzeptionelle Beratung (u.a. Veranstaltungskonzept, Zieldefinition)

Der Auftragnehmer berät die Auftraggeberin bei der Entwicklung des Veranstaltungskonzepts. Dies beinhaltet die fachliche Unterstützung bei der inhaltlichen Ausrichtung, Zieldefinition und methodischen Gestaltung.

2. Budgetplanung

Der Auftragnehmer erstellt eine detaillierte und realistische Budgetplanung, in der Gesamtkosten, Budgets für einzelne Bereiche und ggf. Einnahmen kalkuliert werden. Änderungen werden fortlaufend dokumentiert und mit der Auftraggeberin abgestimmt.

3. Terminfindung & Raumsuche

Der Auftragnehmer sucht unter Beachtung der Kapazitäten und Auslastung der Auftraggeberin mit dem Kunden zusammen nach einem geeigneten Termin und Raum und nimmt dafür notwendige Abstimmungen vor. Dies gilt sowohl für hochschulinterne Räume als auch für externe Locations.

4. Erstellung von Ablauf- und Regieplänen

Der Auftragnehmer erarbeitet präzise Ablauf- und Regiepläne, die sämtliche organisatorischen, technischen und inhaltlichen Schritte der Veranstaltung abbilden und für alle Beteiligten verbindlich sind.

5. Abstimmung mit internen und externen Beteiligten

Der Auftragnehmer führt alle notwendigen Abstimmungen mit internen Fachbereichen, externen Partnern, Dienstleistenden und weiteren Stakeholdern durch. Kommunikationswege werden klar definiert und dokumentiert. Dienstleistende werden in Absprache mit der Auftraggeberin nach dem gängigen Beschaffungsverfahren eingekauft und gemeinschaftlich von der Auftragnehmerin und dem Auftragnehmer koordiniert und überwacht.

6. Genehmigungen und Versicherungen

Bei der Veranstaltungsdurchführung hat der Auftragnehmer darauf zu achten, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen. Falls erforderlich müssen behördliche Genehmigungen in Absprache mit der Auftraggeberin eingeholt und ein Sicherheitskonzept erstellt werden. Zudem muss die verantwortliche Ansprechperson umfassende Kenntnisse der rechtlichen Vorgaben (VStättVO) vorweisen.

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7. Teilnehmenden- und Gästemanagement

Der Auftragnehmer organisiert das vollständige Teilnehmenden- und Gästemanagement. Dies umfasst Einladungsprozesse, Anmeldungen, Kommunikation, Betreuung vor Ort sowie die Bereitstellung relevanter Informationen.

8. Betreuung von Referent*innen

Der Auftragnehmer übernimmt die organisatorische Betreuung der Referentinnen und Referenten. Dies umfasst Briefings, technische Abstimmungen sowie die Bereitstellung aller notwendigen Informationen.

9. Technische Leistungen

Der Auftragnehmer plant und koordiniert sämtliche technischen Anforderungen der Veranstaltung, einschließlich Medien-, Licht- und Tontechnik. Er stellt sicher, dass alle technischen Komponenten funktionsfähig und einsatzbereit sind.

Der Auftragnehmer gewährleistet durchgehenden technischen Support während der Veranstaltung und behebt auftretende Störungen unverzüglich.

10. Betreuung hybrider und digitaler Veranstaltungen

Der Auftragnehmer unterstützt die Planung und Durchführung hybrider oder rein digitaler Formate. Dies umfasst Plattformmanagement, technische Vorbereitung und Live-Support.

11. Durchführung vor Ort

Der Auftragnehmer begleitet die Veranstaltung operativ vor Ort und stellt einen reibungslosen Ablauf sicher. Er fungiert als zentrale Koordinationsstelle und ist für die Sicherheit aller Beteiligten verantwortlich.

12. Ansprechpartnerfunktion

Der Auftragnehmer steht während der gesamten Vorbereitungs- und Durchführungsphase als zentrale Ansprechperson zur Verfügung und koordiniert alle relevanten Kommunikationsprozesse.

13. Qualitäts- und Ablaufkontrolle

Der Auftragnehmer überwacht kontinuierlich die Qualität und den Ablauf der Veranstaltung und stellt die Einhaltung aller definierten Standards sicher.

14. Nachbereitung

Der Auftragnehmer übernimmt die strukturierte Nachbereitung der Veranstaltung. Dies umfasst Auswertung, Feedbacksammlung, Abrechnung und Dokumentation.

5. Zusammenarbeit und Abstimmung

• Regelmäßige Status- und Abstimmungsgespräche • Benennung einer festen Ansprechperson durch den Auftragnehmer je Veranstaltung • Dokumentationspflicht • Enge Abstimmung mit den zuständigen Organisationseinheiten der HCU

6. Nachhaltigkeit

• Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte im Veranstaltungsmanagement • Einsatz ressourcenschonender Materialien und Prozesse

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• Vorschläge zur Reduktion von Abfällen und Emissionen

7. Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung und endet am 31.12.2027. Es besteht folgende Verlängerungsoption: Der Vertrag kann 2 x um je 6 Monate verlängert werden. Die Verlängerungs- option wird von der Auftragnehmerin spätestens drei Monate vor Ablauf gezogen Erreicht der Auftragswert den geltenden EU-Schwellenwert (derzeit 216.000€ netto), endet der Vertrag.

8. Reisekosten

Reise- und Fahrtkosten werden nicht gesondert erstattet.

9. Anforderungen an den Auftragnehmer

• Personalqualifikation o umfassende Kenntnisse der rechtlichen Vorgaben (VStättVO) o Befähigung zur Übernahme der Position “Veranstaltungsleitung” (Nachweis z.B. durch Fortbildungen, personenbezogen) • Referenzen o Erfahrung im staatlichen Hochschulkontext durch Vorlage von 5 Referenzveranstaltungen • Ausführungsbedingungen: o Eine feste Ansprechperson & deren Ersatz im Falle von Urlaub, Krankheit etc., um einen reibungslosen Ablauf innerhalb der Vertragslaufzeit zu garantieren. o Durchschnittlicher Arbeitsaufwand ist aufgrund der Erfahrungen aus 2025 wie folgt kalkuliert: ▪ Ca. 30h/Monat – Projektbetreuung: Konzeption, Budgetierung, Ablaufplanung für anstehende VA ▪ Ca. 30h/Monat – Veranstaltungsbetreuung vor Ort ▪ Ca. 12h/Monat – Akquise, Bearbeitung neu eintreffender Anfragen ▪ = ca. 72h/Monat, dabei deutlicher Peak im März + September Eine Anwesenheit nach Bedarf und Absprache ist zu gewährleisten. Es wird von einer Anwesenheit von insg. ca. 1 Arbeitstagen pro Woche ausgegangen. o Die Einarbeitung in interne Software und die Bereitschaft sich in laufende Prozesse und Strukturen einzuarbeiten wird vorausgesetzt. o Eine Erreichbarkeit in den Kernarbeitszeiten (Mo. - Do. 10 bis 15 Uhr, Fr. 10 bis 13 Uhr) der HCU ist zu gewährleisten. o Offene Anfragen müssen innerhalb von 48h (werktags) beantwortet werden. o Mehrsprachigkeit: DE/EN B2 • Dienst bis max. 23 Uhr. Dienst am Wochenende und Feiertagen findet voraussichtlich 2 bis 3- Mal im Jahr statt. • Ein Führerschein ist nicht erforderlich • Es ist ein Nachweis eine Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen (Mindestdeckung Personen- und Sachschäden: mind. 1 Mio. EUR) • Pressearbeit ist nicht Gegenstand dieser Vergabe

10. Mitwirkung des Auftraggebers

• Bereitstellung der Zugänge zur Dokumentation & digitaler Zusammenarbeit (cloud-basiert) • Zugang zu internem Teams-Kanal zur Abstimmung • Sicherheitseinweisung ins Gebäude • Einarbeitung in interne Prozesse & Strukturen

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• Bereitstellung der Zugänge zu relevanten Räumen (Schließberechtigung) • Die fachliche Entscheidung über Durchführung, Absage, Budgetfreigabe und Beauftragung externer Dienstleister verbleibt bei der Auftraggeberin.

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Konzeptaufgabe

Ausgangssituation: Ein Professor der Hochschule möchte ein aktuelles Forschungsergebnis präsentieren. Die Veranstaltung soll hochschulintern stattfinden und mindestens 200 Personen aufnehmen können. Es handelt sich um eine wissenschaftliche Präsentation mit anschließendem Austausch.

Aufgabe: Es ist darzulegen, welche organisatorischen, technischen und logistischen Maßnahmen das Veranstaltungsmanagement ergreifen würde, um diese Veranstaltung vollständig und professionell durchzuführen. Auf folgende Punkte ist dabei einzugehen:

• Veranstaltungsprüfung • detaillierte Veranstaltungsplanung • Veranstaltungsdurchführung • Nachbereitung

Die Darstellung soll zeigen, wie die Veranstaltung von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung strukturiert umgesetzt wird.

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Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO Kontaktdaten Vergabestelle:

Titel: Veranstaltungsmanagement HafenCity Universität Hamburg FRCE Art der Leistung: Dienstleistungsvertrag Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg

ANGEBOTSVORBLATT

hcu-ausschreibung@vw.hcu-hamburg.de

Wir, die/ Ich,

Vollständige Firmenbezeichnung des Bieters bzw. Vor- und Zuname

Straße, Hausnummer

Postleitzahl, Ort

Biete(n) hiermit die Ausführung der in den Anlagen beschriebene Leistung (246-2026) zu den eingesetzten Preisen (gemäß Preisblatt) an.

1. Bestandteile des Angebots sind neben diesem Angebotsvorblatt die folgenden Unterlagen in der jeweils geltenden Fassung und Reihenfolge:

 Landesrechtlichen Bestimmungen der Freien und Hansestadt Hamburg

 Aufforderung zur Angebotsabgabe und Verfahrensbedingungen, inkl. dort genannter Verfahrensgrundlagen (insbes. ZVB, BWB, VOL/B), Unterlagen und Anlagen

sowie die folgenden Anlagen:

(1) Preis- und Kalkulationsblatt (EXCEL-Arbeitsmappe)

(2) Detailliertem Angebot

(3) Eigenerklärungen über die Eignung und Auftragsausführung

(4) Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022-576

(5) Unterlagen zur Konzeptunterlage

(6) Nachweis der Haftpflichtversicherung

(7) Referenzen

(8) ........................................................................................................................... (Möglichkeit zur Ergänzung durch Bewerber)

(9) ........................................................................................................................... (Möglichkeit zur Ergänzung durch Bewerber)

OPTIONAL (nur, wenn zutreffend bitte eindeutig ankreuzen)

Erklärung der Bietergemeinschaft, inkl. dazugehöriger Anlagen HCU-657-2025-OV Seite 1 von 3

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Erklärung zur Mitteilungsverordnung

HCU-657-2025-OV Seite 2 von 3

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2. Preis

• = entsprechend Ergebnis Unterlage Preis- und Kalkulationsblatt

2.1 Die Preise verstehen sich netto, inkl. aller Nebenkosten, zzgl. gesetzl. USt.

3. Kontaktdaten

Die Vergabestelle nimmt den Kontakt zu uns bitte über folgende Hauptansprechperson auf:

Name, Vorname ……………………………………………………………………………………………………

Position ……………………………………………………………………………………………………

Telefon ……………………………………………………………………………………………………

E-Mail-Adresse ……………………………………………………………………………………………………

4. Erklärung zum Angebot

Wir erklären, dass

 alle von uns mit unserem Angebot gemachten Angaben, eingereichten Unterlagen und Erklärungen weiterhin vollständig, zutreffend und Angebotsbestandteil sind und damit weiter fort gelten. Sollten sich diesbezüglich Änderungen ergeben, so werde ich/ werden wir die Angaben, eingereichten Unterlagen und Erklärungen rechtzeitig und unaufgefordert aktualisieren und der Vergabestelle übersenden.

 alle Leistungen im eigenen Betrieb ausgeführt werden sollen, sofern den Anlagen keine anderweitige Unterlage bzgl. des vorgesehenen Einsatzes von Nach-/ Unterauftragnehmern beigefügt ist.

 zugegangene Änderungen der Vergabeunterlagen Gegenstand dieses Angebots sind.

5. Einreichung

Uns ist bekannt, dass

 fehlende oder falsche Erklärungen in diesem Vordruck einen Ausschluss von laufenden und künftigen Vergabeverfahren und/ oder eine Vergabesperre sowie die Kündigung eines bereits geschlossenen Vertrags zur Folge haben kann,

 Angebote, die nicht den formalen Anforderungen des § 53 VgV entsprechen, zwingend ausgeschlossen werden und

 unvollständig oder unrichtig ausgefüllte Angebote, fehlende Nachweise sowie unzulässige Änderungen des Bieters an den Vergabeunterlagen zum Ausschluss vom Wettbewerb führen können.

Ort, Datum, Stempel und persönliche Unterschrift des Bieters (Vor- und Zuname in Druckschrift)

HCU-657-2025-OV Seite 3 von 3

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Erklärung gemäß “Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere

Behörden (Mitteilungsverordnung - MV) Anwendung der Mitteilungsverordnung ab 2025

Bitte füllen Sie dieses Formular aus, um zu bestätigen, ob Sie Ihr Angebot im Rahmen einer freiberuflichen oder gewerblichen Haupttätigkeit im Sinne der Mitteilungsverordnung (MV) abgeben. Die Angaben dienen der Prüfung der Mitteilungspflicht durch die Vergabestelle.

Bieterdaten

Erklärung zur freiberuflichen oder gewerblichen Haupttätigkeit

Bitte kreuzen Sie an:

[ ] Ja, das Angebot wird im Rahmen einer freiberuflichen oder gewerblichen Haupttätigkeit im Sinne der Mitteilungsverordnung abgegeben.

[ ] Nein, dies ist nicht der Fall.

Kontoverwendung

Bitte geben Sie an, ob die Zahlungen auf ein Geschäftskonto erfolgen (Als Geschäftskonto kann in der Regel das auf dem Geschäftsbriefen angegebene Konto angesehen werden):

[ ] Ja, Zahlungen erfolgen ausschließlich auf ein Geschäftskonto.

[ ] Nein, Zahlungen erfolgen ausschließlich auf ein Privatkonto.

Zusätzliche Angaben, wenn "Nein"

Sie geben Ihr Angebot NICHT im Rahmen einer freiberuflichen oder gewerblichen Haupttätigkeit im Sinne der Mitteilungsverordnung ab und/oder Zahlungen erfolgen ausschließlich auf Ihr Privatkonto. In diesem Fall ergänzen Sie bitte folgende Daten:

Bei Nichtangabe können wir Sie aufgrund der gesetzlichen Vorgaben leider nicht im Bieterverfahren berücksichtigen.

Bestätigung

Ich versichere die Richtigkeit der Angaben.

Ort, Datum: ___________________________ Unterschrift: ______________________________

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Aufforderung zur Angebotsabgabe und Vergabebedingungen

Verfahrensart Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO Titel: Veranstaltungsmanagement Art der Leistung: Dienstleistung Vergabenummer: 246-2026

Vergabestelle: HafenCity Universität Hamburg Finanzen, Rechnungswesen, Controlling, Einkauf -Einkauf- Henning-Voscherau-Platz 1 20457 Hamburg hcu-einkauf@vw.hcu-hamburg.de

Sehr geehrte Bietende,

es ist beabsichtigt, den o.g. Dienstleistungsauftrag zu vergeben.

Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den nachfolgend aufgeführten Unterlagen (zusammenfassend „Vergabeunterlagen“). Wir empfehlen die Sichtung in hier angegebener Reihenfolge.

(1) Vorliegende Aufforderung zur Angebotsabgabe und Vergabebedingungen • Leistungsverzeichnis • Vertragsbedingungen • Konzeptaufgabe • Preisblatt • Anforderungskatalog und Bewertungskriterien (2) Angebotsvorblatt (3) Eigenerklärung über die Eignung und Auftragsausführung (4) Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576 (5) Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (BWB) (6) Zusätzliche Bedingungen für die Ausführung von Lieferungen und Dienstleistungen (ZVB) (7) Erklärung der Bietergemeinschaft (optional) (8) Erklärung Selbständigkeit Mitteilungsverordnung (optional) (9) DSGVO-Information (Einzusehen auf https://www.hcu-hamburg.de/datenschutz)

Beachten Sie: Sämtliche vorgenannten Dokumente sind der eVergabe zu entnehmen:

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1. Angewendetes Verfahren

Das Verfahren wird gemäß den geltenden Bestimmungen der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) und der Hamburgischen Vergaberichtlinie (HmbVgRL)durchgeführt.

2. Vollständigkeit des Angebots

Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter die Vollständigkeit der vorliegenden Vergabeunterlagen nach Erhalt zu prüfen hat.

Werden vom Bieter inhaltliche Unstimmigkeiten oder Unklarheiten festgestellt, so sind diese unverzüglich, unter Beachtung der Ziffer 3 dieser Unterlage, gegenüber der HafenCity Universität anzuzeigen. Andernfalls gehen etwaige Nachteile zu seinen Lasten (vgl. Ziffer 1.2 BWB).

Eine Nachforderung von nicht leistungsbezogenen, fehlenden und/ oder unvollständigen Unterlagen liegt alleinig im Ermessen der HafenCity Universität Hamburg (vgl. § 41 Abs. 2 UVgO). Eine eindeutige, abschließende Auflistung aller geforderten Angebotsbestandteile ist der Ziffer 12. dieser Unterlage zu entnehmen.

Fehlende bzw. wissentlich falsche Angaben des Bieters in Erklärungen, Nachweisen und geforderten Unterlagen können den Ausschluss aus diesem und weiteren Vergabeverfahren zur Folge haben.

3. Kommunikation und Einreichung des Angebots

Aus vergaberechtlichen Gründen können zu diesem Verfahren ausschließlich Fragen beantwortet werden, die fristgerecht und elektronisch via eVergabe gestellt wurden. Wir bitten um Verständnis dafür, dass mündliche, telefonische oder per E-Mail gestellte Anfragen nicht bearbeitet werden.

Die Auskünfte inkl. aller Anlagen werden zeitnah über die Bieterkommunikation der eVergabe veröffentlicht und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Beantwortung verspäteter Bieterfragen steht im Ermessen der Universität.

Für dieses Verfahren ist ausschließlich die rechtzeitige, elektronische Angebotsabgabe in deutscher Sprache über das Portal der eVergabe nach § 38 UVgO zulässig. Eine postalische Einreichung oder Einreichung via E-Mail ist nicht möglich.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können die Angebote geändert werden. Das geänderte Angebot ist in derselben Weise einzureichen, wie das ursprüngliche Angebot. Zum Öffnungstermin sind keine Bieter zugelassen (vgl. § 40 UVgO).

Für jegliche Korrespondenz während des Vergabeverfahrens, sowie zur Einreichung des Angebots ist ausschließlich die eVergabe mit initialem Zugang unter https://bieterportal.hamburg.de zu nutzen.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die direkte Kontaktaufnahme zu Ihnen bereits bekannten oder bekanntwerdenden Beteiligten am Vergabeverfahren, unzulässig ist. Außerhalb vergaberechtlicher Gründe verursacht ein solches Vorgehen für die angesprochenen Personen, welche ebenso an rechtliche Vorgaben gebunden sind, einen vermeidbaren Interessenkonflikt. Bitte nehmen Sie im Interesse aller Beteiligten davon Abstand. Die Nichteinhaltung der vorgenannten Vorgaben kann gem. § 42 UVgO zum Ausschluss des Bieters/ des Angebots vom weiteren Wettbewerb führen.

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4. Nachunternehmereinsatz

Der Einsatz von Unterauftragnehmern bedarf grundsätzlich der Zustimmung durch die HafenCity Universität Hamburg. Mit dem Angebot sind durch den Bieter in einer gesonderten, als solche gekennzeichnete Unterlage bzw. in einem gesonderten Kapitel Angaben darüber zu machen, welche (Teil-)Leistungen voraussichtlich an welchen Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) abgegeben werden sollen.

Ist der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen, sichert der Bieter die Einhaltung der Bestimmungen zur Vergabe von Unteraufträgen nach § 26 UVgO zu.

Der Bieter verpflichtet sich weiter

• bevorzugt kleine und mittlere Unternehmen als Unterauftragnehmer zu beteiligen, soweit dies mit der vertragsmäßigen Ausführung des Auftrages vereinbar ist. • die Unterauftragnehmer davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt. • bei der Weitervergabe von Dienstleistungen mindestens die Allgemeinen Vertragsbedingungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B (VOL/B), zum Vertragsbestandteil zu machen. • den Unterauftragnehmern die für den Auftragnehmer geltenden Pflichten der §§ 3, 3a, 5 und 10 HmbVgG aufzuerlegen und ihre Beachtung zu kontrollieren. • den Unterauftragnehmern keine ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen, als zwischen dem Bieter und der Universität vereinbart sind bzw. vereinbart werden sollen. • auf Verlangen der HafenCity Universität einen schriftlichen Nachweis zu erbringen, dass die vorgenannten Bedingungen mit den eingesetzten Unterauftragnehmern vereinbart wurden.

5. Nebenangebote

Die Einreichung von Nebenangeboten ist nicht zugelassen.

6. Losaufteilung

Es werden keine Lose gebildet.

7. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen.

Es ist unzulässig, für die ausgeschriebene Leistung ein eigenes Angebot abzugeben und sich zugleich als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder vergleichbar am Verfahren zu beteiligen.

Der einzureichende, vollständig ausgefüllte und von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft gezeichnete Vordruck ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

8. Verfahrenskosten

Für die Teilnahme an diesem Verfahren, inkl. etwaiger, ggf. mehrfacher Konsultationstermine und Verhandlungsrunden, wird keine Vergütung/kein Honorar gezahlt. Auch findet keine Erstattung sonstiger Aufwendungen im Rahmen des Vergabeverfahrens statt.

9. Überblick zum Leistungs- und Verfahrensgegenstand

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Dienstleistungsvertrages für die Beauftragung eines externen Dienstleisters für den Bereich Veranstaltungsmanagement (Referat Bau und Immobilienmanagement). Ziel ist die Beauftragung eines qualifizierten Dienstleisters zur Unterstützung der Planung und Durchführung aller organisatorischen und operativen Aufgaben im Veranstaltungsmanagement. Dies umfasst insbesondere die professionelle Planung, Koordination und Abwicklung aller Veranstaltungen der HafenCity Universität Hamburg, sowie insbesondere die Vermeidung von Prozessunterbrechungen.

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Für die zuverlässige Abwicklung des Veranstaltungsmanagements ist die Beauftragung einer externen Gesellschaft mit einer festen Ansprechperson vorgesehen, die das interne Veranstaltungsmanagement der HCU unterstützt, sowie eigenständig arbeitet. Der Leistungsumfang umfasst u. a. die Prüfung und Annahme von Veranstaltungsanfragen, Vertragsabstimmungen, Ressourcenplanung, operative Abwicklung und Veranstaltungsleitung.

10. Leistungsumfang

Die Leistungen beziehen sich insbesondere auf folgende Veranstaltungsformate (nicht abschließend): • Wissenschaftliche Konferenzen und Tagungen • Workshops und Fachsymposien • Antritts- und Abschiedsvorlesungen • Absolvent*innenfeiern • Hochschulöffentliche Veranstaltungen (z. B. Tage der offenen Tür) • Netzwerktreffen, Empfänge und Preisverleihungen • Hybride und digitale Veranstaltungsformate • Studentische Veranstaltungen • Externe Kongresse • Externe Fachtagungen

Die Teilnehmendenzahlen können je nach Veranstaltung zwischen ca. 20 und 800 Personen variieren. Jährlich finden ca. 150 Veranstaltungen mit unterschiedlichstem Umfang in der Planung und Umsetzung (s.o.) statt.

Ort der Leistungserbringung ist Hamburg, sofern nicht auftragsindividuell etwas Anderes schriftlich vereinbart wird.

Detaillierte Informationen zum Leistungsgegenstand entnehmen Sie der Anlage „246-2026 Leistungsbeschreibung“.

11. Vertragsgrundlagen

Der Bieter erkennt mit Abgabe des Angebots an, dass neben den Vergabeunterlagen die folgenden in dieser Reihenfolge genannten Vertragsbestandteile die integrale Grundlage des im Ergebnis des Verfahrens zu erteilenden Zuschlags bilden werden:

die landesrechtlichen Bestimmungen der Freien und Hansestadt Hamburg Leistungsverzeichnis • Bestimmungen der dem Verfahren zu Grunde liegenden Vergabeunterlagen • Zusätzliche Bedingungen für die Ausführung von Lieferungen und Dienstleistungen (ZVB) • Allgemeine Bedingungen zur Ausführung von Lieferungen und Leistungen (VOL/ B)

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters finden zu keinem Zeitpunkt im Verfahren oder der Vertragslaufzeit Anwendung und können, sollten diese dennoch Bestandteil des Angebots sein und sofern diese die Regelungen und Kriterien für dieses Verfahren in unzulässiger Weise ändern, ergänzen oder ersetzen, zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

12. Einzureichende Unterlagen

Die Eignung und Leistungsfähigkeit des Bieters (vgl. §§ 31 ff. UVgO) wird anhand der nachfolgend genannten, tabellarisch aufgelisteten Nachweise und Unterlagen überprüft, welche sämtlich mit dem Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist elektronisch eingereicht werden müssen.

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13. Wertungsablauf

Mit dem vom Bieter einzureichenden Angebot sind die in vorgenannter Ziffer benannten Unterlagen einzureichen, auf deren Grundlage die Universität eine Wertung, in nachfolgend genannten Wertungsstufen, vornimmt:

I. Prüfung der formalen Anforderungen nach §§ 41 Abs. 1, 42 UVgO II. Eignungsprüfung nach § 31 Abs. 2 UVgO III. Prüfung der Angemessenheit des Preises nach § 44 UVgO IV. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes nach § 43 UVgO

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Liegen nach Auswertung der Wertungsstufe I. und II. keine Ausschlussgründe gegen einen Bieter bzw. seines Angebots vor, erfolgt die Wertung nach den Wertungsstufen III. und IV.

Die Universität Hamburg behält sich gem. § 31 Abs. 4 UVgO vor, die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durchzuführen.

Als Kriterien in der Wertungsstufe III. und IV. werden herangezogen: siehe nachfolgende Tabelle

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Der Zuschlag soll dem Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot (vgl. § 43 UVgO), d.h. dem Bieter mit der höchsten erreichten Punktzahl, erteilt werden.

14. Wertung Preiskriterium

Erreichbare Punktzahl: 60 Punkte

Es ist zwingend das den Vergabeunterlagen zu entnehmende Dokument „246-2026 Preisblatt“ zu verwenden und als Pdf-Dokument in der eVergabe hochzuladen.

Dort „Weiß“ hinterlegte Zellen sind obligatorisch auszufüllen. Nicht notwendige Positionen oder Inklusivleistungen sind mit "Null" anzugeben.

Das kalkulatorische Gesamtvolumen wird als einzige Größe für die Preisbewertung herangezogen.

Von den wertbaren, eingereichten Angeboten des Bieterfeldes erhält der Bieter mit dem niedrigsten, kalkulatorischen Monatsvolumen die höchste Punktzahl (60 Punkte). Jeweils nachfolgende Bieter erhalten die interpolierte, anteilige Punktzahl.

Die zur Anwendung kommende Formel lautet:

▪ (Niedrigstes, kalkulatorisches Monatsvolumen x 60) ÷ Angebot Bieter = Gesamtpunktwert Bieter „Preiskriterium“

Es ist ausschließlich das den Vergabeunterlagen zu entnehmende Preisblatt zu verwenden. Nur dort vorgenommene Eintragungen werden für eine Wertung berücksichtigt.

15. Wertung Konzeptunterlage

Max. erreichbare Punktzahl: 40 Punkte

Dem Angebot ist durch den Bieter erläuternde Konzeptunterlage beizufügen. Die Konzeptunterlage besteht aus folgenden Teilen: • Unternehmensvorstellung/Vorstellung der einzusetzenden Mitarbeitenden • Konzeptaufgabe Die Bewertung erfolgt anhand nachfolgender Matrix und der dort genannten Unterkriterien. Eine Nicht-

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berücksichtigung der genannten Kriterien kann, sofern angegeben, zum Ausschluss des Bieters/ seines Angebots vom Verfahren führen

In Aufsummierung der pro Unterkriterium zur Unternehmensdarstellung erreichten Punktzahl ergibt sich die „Gesamtpunktzahl Konzeptunterlage“ pro Bieter (max. 40 Punkte). Diese wird zur Angebotsbewertung berücksichtigt.

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LEISTUNGSVERZEICHNIS 04.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: 2026001615 - 246-2026 Veranstaltungsmanagement

SKONTO

AUFLISTUNG ALLER POSITIONEN

ALLE PREISE SIND OHNE UMSATZSTEUER ANZUGEBEN

1 Dienstleistung Einzelpreis Gesamtpreis Veranstaltungsmanagement USt. [%] Menge Einheit [EUR] [EUR] Stundenverrechnungssatz 19% 1,00 Stunde ................ pro 1,00 Stunde ................

Tragen Sie bitte in diesem Feld den Stundenverrechnungssatz ein.

2 Dienstleistung Einzelpreis Gesamtpreis Veranstaltungsmanagement USt. [%] Menge Einheit [EUR] [EUR] Nachtzuschlag (Prozent) 19% 1,00 Stunde ................ pro 1,00 Stunde ................

Tragen Sie bitte in diesem Feld den Nachtzuschlag (Prozent) ein. Angabe wird nicht gewertet.

3 Dienstleistung Einzelpreis Gesamtpreis Veranstaltungsmanagement USt. [%] Menge Einheit [EUR] [EUR] Nachtzuschlag (Wert in €) 19% 1,00 Stunde ................ pro 1,00 Stunde ................

Tragen Sie bitte in diesem Feld den Nachtzuschlag (Wert in €) ein. Angabe wird nicht gewertet.

4 Dienstleistung Einzelpreis Gesamtpreis Veranstaltungsmanagement Sonn- USt. [%] Menge Einheit [EUR] [EUR] und Feiertagszuschlag (Prozent) 19% 1,00 Stunde ................ pro 1,00 Stunde ................

Tragen Sie bitte in diesem Feld den Sonn- und Feiertagszuschlag (Prozent) ein. Es gelten die Feiertage des Bundeslandes Hamburg. Angabe wird nicht gewertet.

Leistungsverzeichnis - 1/3 45

5 Dienstleistung Einzelpreis Gesamtpreis Veranstaltungsmanagement Sonn- USt. [%] Menge Einheit [EUR] [EUR] und Feiertagszuschlag (Wert in €) 19% 1,00 Stunde ................ pro 1,00 Stunde ................

Tragen Sie bitte in diesem Feld den Sonn- und Feiertagszuschlag (Wert in €) ein. Es gelten die Feiertage des Bundeslandes Hamburg. Angabe wird nicht gewertet.

ANGEBOTSSUMME(N)

Leistungsverzeichnis - 2/3 46

LEISTUNGSVERZEICHNIS 04.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: 2026001615 - 246-2026 Veranstaltungsmanagement

AUFLISTUNG ALLER DATEIANLAGEN ZU DEN POSITIONEN

Name Dateiname Größe MIME-Type

Leistungsverzeichnis - 3/3 47

KRITERIENKATALOG 04.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: 2026001615 - 246-2026 Veranstaltungsmanagement

EIGNUNGSKRITERIEN

1 Formular "Eigenerklärung zur Eignung" [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Liegt den Angebotsunterlagen das ausgefüllte und unterschriebene Formular "Eigenerklärung zur Eignung und Auftragsdurchführung" bei?

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

2 Formular "Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU)" [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Liegt den Angebotsunterlagen das ausgefüllte und unterschriebene Formular "Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022/576" bei?

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

3 Nachweis Haftpflichtversicherung [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Liegt den Angebotsunterlagen ein Nachweis der Haftpflichtversicherung bei?

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

4 Referenzen [Mussangabe]

Ausschlusskriterium Liegen den Angebotsunterlagen die Referenzen bei?

[ ] Keine Angabe [ ] Ja [ ] Nein

Nur eine Antwort wählbar

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KRITERIENKATALOG 04.09.2026

Ausschreibung

Verfahren: 2026001615 - 246-2026 Veranstaltungsmanagement

LEISTUNGSKRITERIEN

1 Preisblatt [Mussangabe]

Liegt den Angebotsunterlagen das ausgefüllte Preisblatt bei? Sie finden das Dokument unter Anlagen zu diesem Verfahren.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

2 Konzeptunterlage [Mussangabe]

Liegt den Angebotsunterlagen die geforderten Angaben / Unterlagen zur Konzeptunterlage vor? Sie finden die Konzeptaufgabe unter den Vertragsbedingungen zu diesem Verfahren.

[ ] Keine Angabe (0) [ ] Ja (0) [ ] Nein (0)

Nur eine Antwort wählbar

Kriterienkatalog - 1/1 49

Typ Dateiname Größe MIME-Type Dateianlage 246-2026-Preisblatt-2026-08-19.xlsx 71,86 KB xlsx

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