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Informationen zur Datenverarbeitung

Informationen der Städtischen Werke Nürnberg GmbH, der N-ERGIE Aktiengesellschaft bzw. der Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg bei Vergabeverfahren und der Vertragsdurchführung

Diese Datenschutzinformationen informieren Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Städtischen Werke Nürnberg GmbH, der N-ERGIE Aktiengesellschaft bzw. der Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg (im Folgenden StWN, N-ERGIE bzw. VAG genannt) und Ihre diesbezüglich bestehenden Datenschutzrechte.

Die StWN/N-ERGIE/VAG verarbeitet im Zusammenhang mit Vergabeverfahren und der anschließenden Vertragsdurchführung personenbezogene Daten der beteiligten Bewerber bzw. (erfolgreichen) Bieter und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese Datenverarbeitung unterliegt den Vorgaben der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Verarbeitung personenbezogener Daten

Die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz gelten nicht für sämtliche Datenverarbeitungsprozesse und Daten aus ihrem Unternehmensbereich, die dem öffentlichen Auftraggeber innerhalb des Vergabeverfahrens bekannt werden, sondern lediglich für die Verarbeitung „personenbezogener Daten“.

Nach der Begriffsbestimmung des Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

Unter dem „Verarbeiten“ personenbezogener Daten ist gemäß Art. 4 Nr. 2 DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung zu verstehen.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

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Informationen zur Datenverarbeitung

Die Wählen Sie ein Element aus. verarbeitet personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und der anschließenden Vertragsdurchführung.

a) Durchführung von Vergabeverfahren

Als öffentlicher Auftraggeber ist die Wählen Sie ein Element aus. verpflichtet, das Vergaberecht einzuhalten. Dieses wird im Wesentlichen in dem 4. Abschnitt des Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und den Vergabeordnungen, insbesondere der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), der Sektorenvergabeverordnung (SektVO), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), geregelt. Sofern in den nachfolgenden Ausführungen vor allem auf die Vorschriften des GWB und der VgV bzw. SektVO verwiesen wird, ist darauf hinzuweisen, dass vergleichbare Vorschriften auch in den anderen Vergabeordnungen existieren.

Allgemeine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung von Vergabeverfahren ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) bzw. b) DSGVO i.V.m. § 3 BDSG und §§ 97 ff. GWB. Die Verarbeitung ist sowohl für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die StWN/N-ERGIE/VAG unterliegt (Vergaberecht, lit. c)) als auch für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der StWN/N-ERGIE/VAG übertragen wurde (lit. b)).

Die Beteiligung an Vergabeverfahren erfolgt durch Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessenbekundungen und bedarf der Mitwirkung der beteiligten Unternehmen oder Personen, insbesondere durch die Bereitstellung personenbezogener Daten. Die personenbezogenen Daten dieser beteiligten Bewerber bzw. Bieter und ggf. deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von der StWN/N-ERGIE/VAG insbesondere zum Zwecke der Kommunikation, der Führung der Vergabeakte sowie zur Bewertung der Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) und Angebotswertung (vgl. §§ 122, 127 GWB) verarbeitet.

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Informationen zur Datenverarbeitung

Im Einzelnen:

(i) Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Führung der Vergabeakte und Kommunikation

Der öffentliche Auftraggeber ist nach § 8 VgV, nach § 8 SektVO und § 6 UVgO verpflichtet, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Die Dokumentationspflicht umfasst mindestens die Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

Name der berücksichtigten und nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter bzw. des erfolgreichen Bieters;
Die Gründe für ihre Auswahl bzw. Nichtberücksichtigung bzw. Ablehnung.

Diese Daten umfassen i.d.R. die Kontaktdaten der Bewerber bzw. Bieter und ggf. deren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, z.B. Vor- und Nachname, Position im Unternehmen, berufliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Die genannten anzugebenden Gründe umfassen i.d.R. Angaben über die Qualifikation und die Eignung des Bewerbers bzw. Bieters und ggf. seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Siehe hierzu unter (ii) und (iv).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit c) und e) DSGVO i.V.m. § 8 VgV.

(ii) Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen

Die StWN/N-ERGIE/VAG ist nach § 122 GWB i.V.m § 42 VgV verpflichtet, das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB, sowie ggf. Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 GWB zu überprüfen. Zu diesem Zweck werden ggf. Eigenerklärungen eingefordert, in denen Angaben zu den Ausschlussgründen und ggf. daran anschließende Selbstreinigungsmaßnahmen zu machen sind.

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Informationen zur Datenverarbeitung

Sofern personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 10 DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der übrigen in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit c) und e) DSGVO i.V.m. § 122 GWB, § 42 VgV.

(iii) Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Eignungsprüfung

Die Wählen Sie ein Element aus. ist verpflichtet, die Aufträge an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen zu vergeben (vgl. § 122 Abs. 1 GWB). Zur Eignungsprüfung gem. § 122 GWB i.V.m. §§ 42 ff. VgV können die Bewerber bzw. Bieter u.a. aufgefordert werden, die folgenden personenbezogenen Daten anzugeben:

ggf. Referenzen von Mitarbeitern (Kontaktdaten, Lebensläufe, Vorlage von Studien- und Ausbildungsnachweisen; Daten der Referenzgeber, mit denen der Mitarbeiter seine Eignung nachweist)
Referenzen des Bieters/Bewerbers, mit denen er seine Eignung belegen will (Kontaktdaten der Mitarbeiter vom Referenzgeber)
ggf. Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung (vgl. § 44 VgV)
Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (vgl. § 45 VgV)
im Falle der Eignungsleihe: Mitarbeiterdaten von Referenzgebern im Rahmen der Eignungsleihe (vgl. Punkt (iv))
ggf. Mitarbeiterdaten von Nachunternehmern und Unterauftraggebern (vgl. Punkt (iv))
ggf. Mitarbeiterdaten der Bietergemeinschaft (vgl. Punkt (iv))

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. c) und e) DSGVO in Verbindung mit § 46 VgV und den hier genannten Regelungen des Vergaberechts.

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(iv) Verarbeitung anderer personenbezogener Daten als solche vom Bieter oder Bewerber

Ein Bewerber oder Bieter kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt (Eignungsleihe, § 47 Abs. 1 Satz 1 VgV bzw. § 47 Abs. 1 SektVO). Hierfür werden die entsprechenden personenbezogenen Daten der referenzgebenden Unternehmen verarbeitet.

Bewerber und Bieter können sich zur Ausführung des Auftrags zu einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft zusammenschließen. Die Eignung ist durch die Bewerber- und Bietergemeinschaft nachzuweisen (§ 43 Abs. 2 VgV bzw. § 50 Abs. 1 SektVO). Hierzu werden die personenbezogenen Daten entsprechend Punkt (v) verarbeitet. Die Beteiligten der Bewerber- und Bietergemeinschaft benennen einen Vertreter, der die Bewerber- oder Bietergemeinschaft gemeinschaftlich nach außen vertritt. Die personenbezogenen Daten des Vertreters werden verarbeitet.

Bindet der Auftragnehmer andere Unternehmen (Nachunternehmer, Subunternehmer oder Unterauftragnehmer) in die Auftragsausführung ein, und sind diese schon mit Abgabe des Teilnahmeantrags oder Angebots zu benennen, damit der öffentliche Auftraggeber die Eignung zur Auftragsausführung von diesen Unternehmen überprüfen kann (§ 33 Abs.1, 5 VgV bzw. § 31 Abs. 1 SektVO), werden die personenbezogenen Daten entsprechend Punkt (v) verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. c) und e) DSGVO in Verbindung mit den hier genannten Regelungen des Vergaberechts.

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(v) Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Wertung der Angebote

Der öffentliche Auftraggeber vergibt den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot (vgl. § 127 GWB i.V.m. § 58 VgV bzw. § 52 Abs. 1 SektVO). Das wirtschaftlichste Angebot ermittelt sich auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Neben dem Preis können unter anderem auch qualitative Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Hierzu können gemäß § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV bzw. § 52 Abs. 2 Nr. 2 SektVO auch die Wertung der Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags beauftragten Personals als Wertungskriterien herangezogen werden, wenn diese Kriterien erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.

Weiterhin können auch die Verfügbarkeit von Kundendiensten und technischer Hilfe gewertet werden (vgl. § 58 Abs. 2 Nr. 3 VgV bzw. § 52 Abs. 2 Nr. 3 SektVO).

Zum Nachweis der Erfüllung dieser Kriterien kann der öffentliche Auftraggeber die Beibringung verschiedenster Dokumente vom Bieter verlangen, die personenbezogene Daten enthalten (bspw. Projektorganigramm mit Mitarbeitern, Lebensläufe und Zeugnisse von Mitarbeitern u.a.). Für die Wertung der Angebote ist es erforderlich, die durch den Bieter mitgeteilten Personen bezogenen Daten zu verarbeiten.

Außerdem ist der öffentliche Auftraggeber nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Hohe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern.

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Informationen zur Datenverarbeitung

(vi) Nachfordern von fehlenden Unterlagen

Der öffentliche Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen (§ 47 Abs. 2 S. 1 VgV bzw. § 47 Abs. 2 S. 1 SektVO). Die im Rahmen der Nachforderung mitgeteilten personenbezogenen Daten werden entsprechend den Punkten (i) bis (v) verarbeitet.

(vii) Zuschlagserteilung

Nach § 134 Absatz 1 GWB informiert der öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Nach § 62 Abs. 1 S. 1 VgV bzw. § 56 Abs. 1 S. 1 SektVO teilt der öffentliche Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit.

Nach § 62 Abs. 2 Nr. 3 VgV bzw. § 56 Abs. 2 Nr. 3 SektVO unterrichtet der öffentliche Auftraggeber auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

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Informationen zur Datenverarbeitung

Nach § 39 Abs. 1 VgV bzw. § 38 Abs. 1 SektVO übermittelt die Vergabestelle spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. Hier werden auch Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht.

Da die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer gesetzlichen Verpflichtung des öffentlichen Auftraggebers beruht, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung in Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zu sehen.

(viii) Nachprüfungsverfahren

Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer hat die Vergabestelle nach § 163 Absatz 2 Satz 4 GWB die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für das Verfahren der sofortigen Beschwerde vor dem zuständigen Oberlandesgericht nach § 171 GWB. In diesen Verfahren werden personenbezogene Daten ggf. auch an andere Verfahrensbeteiligte weitergegeben.

b) Vertragsdurchführung

Im Falle der Zuschlagserteilung an den erfolgreichen Bewerber bzw. Bieter dient die Verarbeitung personenbezogener Daten der Abwicklung und Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit dem Bewerber bzw. Bieter. In diesem Rahmen werden insbesondere Kontaktdaten der Bewerber/Bieter sowie deren Mitarbeiter und ggf. weiterer Vertragspartner (bspw. Unter- /Nachauftragnehmer) für die Kontaktaufnahme benötigt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Vertragsdurchführung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

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Informationen zur Datenverarbeitung

Dauer der Verarbeitung der Daten

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§§ 55, 70 bis 72 und 75 bis 80 BHO) bzw. § 8 Abs. 4 VgV und § 8 Abs. 3 SektVO sowie ggf. nach der europäischen Haushaltsordnung. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 8 Abs. 3 SektVO beträgt die Aufbewahrungsfrist mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Die Unterlagen sind länger aufzubewahren, wenn der Vertrag oder die Rahmenvereinbarung eine über drei Jahre hinausgehende Laufzeit aufweist (Aufbewahrungsfrist bis zum Ende der Laufzeit). Fehlen konkrete Laufzeiten der Verträge (bspw. Werkverträge), richtet sich die Aufbewahrungsfrist im Ergebnis auf die tatsächliche Dauer des Vertragsverhältnisses.

Rechte der betroffenen Personen bei der Datenverarbeitung

Auskunftsrecht: Nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung: Nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Nach Maßgabe des Art. 17 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Falls wir Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht haben, haben Sie zudem das Recht, von uns nach Maßgabe des Art. 17 Abs. 2 DSGVO zu verlangen, dass wir andere Verantwortliche über Ihr Verlangen der Löschung aller Links zu und/oder Kopien oder Replikationen von Ihren personenbezogenen Daten informieren.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die von Ihnen an uns bereitgestellten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen.

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Informationen zur Datenverarbeitung

Widerspruchsrecht: Nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen. Da wir Ihre Daten nicht zu Werbezwecken verarbeiten, bedarf dies eines Grundes, der sich aus Ihrer besonderen Situation heraus ergibt. Bei einem Widerspruch werden wir Ihre persönlichen Daten, auf die sich der Widerspruch bezieht, ab Eingang während der dann folgenden Prüfung nicht mehr weiterverarbeiten und nach Abschluss der Prüfung – bei berechtigtem Widerspruch – löschen (Art. 21 DSGVO, § 36 BDSG).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO wird in der Regel projektbezogen definiert und bekannt gegeben.

Den Datenschutzbeauftragten der StWN/N-ERGIE/VAG erreichen Sie unter:

Städtischen Werke Nürnberg GmbH (StWN) N-ERGIE Aktiengesellschaft (N-ERGIE) Verkehrs-Aktiengesellschaft Nürnberg (VAG) Herr Oliver Rothe Am Plärrer 43 90429 Nürnberg Telefon: + 49 (0)911 271-3220 E-Mail: oliver.rothe@stwn.de.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht der betroffenen Person bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Diese ist für die Wählen Sie ein Element aus.:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz Postfach 22 12 19, 80502 München Wagmüllerstraße 18, 80538 München Telefon: +49 89 212672-0 Fax: +49 89 212672-50 E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de https://www.datenschutz-bayern.de/

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