245_Ausschreibungsinformation_Infoportal KWP.pdf

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Ausschreibungsinformationen und

Bewerbungsbedingungen

Ausschreibung

für das Projekt Smarter Leben

in Kooperation mit der Klimaschutzagentur im Kreis Rendsburg Eckernförde gGmbH, der Klimaschutzagentur im Kreis Plön GmbH und der Klimaschutzabteilung Landeshauptstadt Kiel

Daten- und Informationsportal für die kommunale Wärmeplanung

KielRegion

September 2026

KielRegion GmbH Aufsichtsratsvorsitzender: Förde Sparkasse Haßstr. 3-5, D-24103 Kiel Ingo Sander IBAN: DE97210501701400116396 kielregion.de Geschäftsführer: BIC: NOLADE21KIE T +49 (0) 431 556001-00 Robert Semkow Amtsgericht Kiel: HRB 10353 KI F +49 (0) 431 556001-29 Steuer-Nr.: 1929431504 info@kielregion.de Finanzamt Kiel-Nord USt.-Id.Nr.: DE 262 929911

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1 INTRO

Die KielRegion setzt gemeinsam mit der Landeshauptstadt Kiel und den Kreisen Plön und Rendsburg-Eckernförde das Smart Region-Projekt „KielRegion | SmarterLeben“ um.

Gemeinsam mit der Klimaschutzagentur im Kreis Rendsburg-Eckernförde gGmbH, der Klimaschutzagentur im Kreis Plön GmbH und der Klimaschutzabteilung LH-Kiel wurde eine Kooperation geschlossen, um die im Rahmen der Wärmeplanung entstehenden Daten auf dem DatenDock, der urbanen Datenplattform der KielRegion zentral für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

2 ALLGEMEINE INFORMATIONEN

Der Auftrag wird im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO i.V.m. § 12 Abs. 2 UVgO vergeben.

Der Auftraggeber behält sich vor, auf Grundlage der Erstangebote eine Verhandlungs- runde durchzuführen.

Von den Bietern wird erwartet, dass sie alle Anweisungen in diesem Dokument befol- gen.

Grundsätzlich stellt die auftragsvergebende Stelle die Eignung der Unternehmen bei der

vorliegend gewählten Vergabeart vor der Aufforderung der Unternehmen zur Abgabe eines Angebots fest.

Die notwendigen Nachweise und Erklärungen werden mit der Aufforderung zur Ange- botsabgabe von den entsprechenden Unternehmen angefordert.

Folgende Informationen zur Eignung sind von den Bietern daher mit dem Angebot be- reitzustellen:

• Eigenerklärung des Bieters zu den Eignungskriterien sowie zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (ausgefüllt und unterschrieben). • Weitere konkret geforderte Erklärungen oder konkrete beschriebene Nach- weise/Dokumente zu Eignung (ausgefüllt und unterschrieben, falls vorgesehen)

Dies ist Voraussetzung für die Bewertung des Angebots, unbeschadet des Ermessens der Auftraggeberin hinsichtlich einer Nachforderung im Rahmen von § 41 UVgO.

Entsprechende Details zu den Eignungskriterien finden sich unter Punkt 4.1 und zu den Ausschlussgründen unter 4.2.

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Folgende Informationen zum Angebot sind von den Bietern zwingend bereitzustellen:

• Bezüglich der unter Ziffern 4.3.1 - 4.3.3 genannten Zuschlagskriterien ist vom Bieter zu erläutern, in welcher Weise die geforderten Dienstleistungen von ihm zur Verfügung gestellt werden können

3 HINTERGRUND

Der Begriff Smarte Region (wie auch Smart City) beschreibt das Konzept einer Region oder Stadt der Zukunft, in der mithilfe von digitalen, technischen und gesellschaftlichen Innovationen die Zukunftsfragen rund um Klimawandel, Mobilitätswende oder soziale Teilhabe gelöst werden.

Seit 2019 fördert die Bundesregierung die Entwicklung einzelner Modellregionen zu Smart Cities als sogenannte „Modellprojekte Smart Cities (MPSC)“. Dies können große und kleine Städte, Landgemeinden oder interkommunale Kooperationen sein.

Die Ergebnisse aus den einzelnen Projekten müssen modellhaft und potenziell über- tragbar sein. So können die entwickelten Lösungen allen Kommunen in Deutschland zugutekommen.

Weiterführende Informationen zum Projekt, den Handlungsfeldern und Maßnah- men: https://www.kielregion.de/smarterleben/

Die im Rahmen der Wärmeplanung entstehenden Daten sollen auf der Datenplattform der KielRegion zentral für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Dadurch soll Bürger*innen ein leichterer Zugang zu Informationen zum aktuellen Stand der Wärmeplanung oder den daraus resultierenden Empfehlungen für ihren Wohnort ermöglicht werden. Durch eine Harmonisierung der Daten aus den kommunalen Wär- meplänen können Synergien bei der interkommunalen Entwicklung von Wärmenetzen oder Energetischen Quartierskonzepten und dem Sanierungsmanagement entstehen. Außerdem stehen die Daten den kommunalen Mitarbeitenden für die zukünftige Neu- auflage/Überarbeitung der Wärmepläne zur Verfügung.

3.1 Leistungsbausteine

Folgende Arbeitspakete werden zur Erbringung der Leistung ausgeschrieben. Eine de- taillierte Leistungsbeschreibung befindet sich in Anlage 1.

AP 1: Datenmanagement und Harmonisierung

Dieses Paket umfasst die technische Grundlage für das Portal, um heterogene Daten- bestände nutzbar zu machen.

AP 2: Frontend-Entwicklung und User Experience (UX)

Fokus dieses Pakets ist die nutzerfreundliche Aufbereitung der Daten für Bürger und Fachpersonal.

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AP 3: Fachanwendung für kommunale Akteure

Bereitstellung von Werkzeugen zur interkommunalen Zusammenarbeit und Planung.

AP 4: Monitoring-Konzept und Qualitätssicherung

Entwicklung eines langfristigen Monitoring-Verfahrens zur Messung der Wärme- wende-Fortschritte sowie zur dauerhaften Sicherung der Datenqualität auf dem Portal.

AP 5: Projektberichterstattung, Dokumentation und Open-Source-Transfer

Sicherstellung der Nachhaltigkeit und Übertragbarkeit gemäß den Förderrichtlinien.

3.2 Open-Source Gebot

Die Förderrichtlinie Modellprojekte Smarte Cities sieht ein Open-Source-Gebot vor (Anlage 3).

3.3 Kommunikationsrichtlinien

Die Kommunikationsrichtlinien von SmarterLeben (Anlage 6) sind zu beachten.

3.4 Projektdauer

Die beschriebenen Leistungen müssen bis zum 31.12.2027 erbracht werden.

3.5. Projektbudget

Für die Umsetzung steht ein Budget von 175.000 Euro (netto) zur Verfügung.

3.5 Abrechnung

Die Abrechnung erfolgt jeweils monatlich per Mail an buchhaltung@kielregion.de unter Angabe folgender Rechnungsadresse:

KielRegion GmbH

Projekt SmarterLeben

Kostenstelle: 70, 2.2.3.i

Haßstraße 3-5

24103 Kiel

3.6 Ansprechpartner

Simon Radtke

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KielRegion GmbH

Projekt SmarterLeben

Tel.: 0431 55600130

E-Mail: s.radtke@kielregion.de

4 BEWERBUNGSBEDINGUNGEN

4.1 EIGNUNGSKRITERIEN

Bitte machen Sie detaillierte Angaben zu den Punkten unter 4.1. Der Auftraggeber stellt dazu ein Formular zur Verfügung (Eigenerklärung Anlage 2), dieses kann durch eigene Anlagen ergänzt werden.

Die Bereiche betreffen die Eignungskriterien für diese Ausschreibung und müssen für einen Zuschlag zufriedenstellend vom Bieter erfüllt werden. Können Kriterien nicht ausreichend erfüllt werden, ist kein Zuschlag möglich; auch nicht, wenn die Zuschlags- kriterien vom Bieter sehr gut erfüllt werden.

4.1.1 BEFÄHIGUNG UND ERLAUBNIS ZUR BERUFSAUSÜBUNG

Gem. § 33 UVgO können im Rahmen der Eignungsprüfung auch die Befähigung des Unternehmens und dessen Erlaubnis zur Berufsausübung als Eignungskriterien ange- setzt werden.

Hierzu sind vom Bieter Angaben zur Eintragung in ein Berufsregister oder Handelsre- gister zu machen und die nachweiserheblichen Unterlagen einzureichen.

4.1.2 WIRTSCHAFTLICHE UND FINANZIELLE LEISTUNGSFÄHIGKEIT

Der Bieter muss über eine an seinen Gesamtumsätzen gemessene hinreichende wirt- schaftliche Leistungsfähigkeit verfügen. Diese wird jedenfalls dann als gegeben ange- sehen, wenn der jährliche Gesamtumsatz netto deutlich höher ist als der Gesamtwert des vorliegenden Auftrags. Bitte geben Sie im Formular „Eigenerklärung zur Eignung“ (Anlage 2) die Gesamtumsätze Ihres Unternehmens an.

4.1.3 FACHLICHE UND TECHNISCHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT

Hinreichende personelle Leistungsfähigkeit:

Der Bieter muss über eine hinreichende personelle Leistungsfähigkeit verfügen, auch, damit bei der Ausführung des Auftrags auch im Falle von ungeplanten Ereignissen stets mehrere Ansprechpersonen zur Verfügung stehen. Das Kriterium gilt jedenfalls bei einer Zahl von fünf fest angestellten Beschäftigten als erfüllt. Bitte geben Sie die Zahl Ihrer fest angestellten Mitarbeitenden in den letzten drei Jahren (jeweils im Jah- resdurchschnitt) an. Geschäftsführung oder im Unternehmen ständig tätige Inhaber/- innen können mitgerechnet werden.

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Mindestanforderungen an die Referenzen:

Es geht um die Erfahrung Ihrer Organisation bei der Erbringung der gleichen oder ähn- licher Dienstleistungen. Unter ähnlichen Leistungen wird die Standardisierung, Harmo- nisierung und digitale Visualisierung von Geodaten und energetischen Kennzahlen im Kontext der kommunalen Wärmeplanung oder vergleichbaren Klimaschutzprojekten verstanden. Dies umfasst insbesondere die Anbindung heterogener kommunaler Da- tensätze an zentrale Datenplattformen sowie die Entwicklung nutzerfreundlicher Front- ends unter Berücksichtigung von Open-Source- und Open-Data-Vorgaben.

Machen Sie dazu Angaben zu mindestens zwei aktuellen Projekt der letzten drei Jahre, einschließlich Projektname, Projektvolumen, Vertragswert, Vertragsdauer, Tätigkeiten, Kunden und Kontaktpersonen.

4.2 AUSSCHLUSSKRITERIEN

Ferner ist eine ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung des Bieters zum Nicht- vorliegen von Ausschlussgründen Voraussetzung für die Teilnahme an der Ausschrei- bung. Diese ist gleichfalls in dem zur Verfügung gestellten Formular abzugeben (An- lage 2). Wird sie vom Bieter nicht eingereicht oder nicht in den Inhalten erfüllt, so ist die Teilnahme nicht erfolgreich.

4.3 ZUSCHLAGSKRITERIEN

4.3.1 QUALITÄT (GEWICHTUNG: 40%)

Mit dieser Bekanntmachung bittet die KielRegion in Kooperation mit den Klimaschutz- agenturen der Kreise Rendsburg-Eckernförde und Plön sowie der Landeshauptstadt Kiel um Unterstützung bei der digitalen Aufbereitung und Visualisierung der kommu- nalen Wärmeplanung. Ziel ist es, die im Rahmen der Wärmeplanung entstehenden Daten zentral auf der Datenplattform der KielRegion für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen, um Bürger*innen einen leichten Zugang zu Informationen und Sanierungs- empfehlungen zu ermöglichen.

Die zu erbringenden Leistungen im Rahmen der ausgeschriebenen Dienstleistung sind in der anliegenden Leistungsbeschreibung (Anlage 1) aufgeführt. Der Bieter erläutert im Rahmen des Angebots, wie er die einzelnen Leistungen zu erbringen beabsichtigt (Rückgriff auf Beispiele und/oder methodisch-konzeptionelle Vorüberlegungen).

Die Erläuterungen des Bieters zu den einzelnen Leistungen sind die Grundlage für die Bewertung der Qualität der angebotenen Leistungen im Auswahlverfahren. Die Bewer- tung der Kriterien erfolgt auf einer Skala von 1–5. Die aufgeführten Unterpunkte haben dabei jeweils die gleiche Gewichtung für die Gesamtwertung der einzelnen Punkte:

• Konzept zur Datenerhebung und Standardisierung: Methodik zur Harmoni- sierung bestehender und zukünftiger Datensätze aus unterschiedlichen kom- munalen Wärmeplänen.

• Technische Anbindung an die Datenplattform: Konzept zur Integration der Daten über eine Schnittstelle an die bestehende Infrastruktur der KielRegion.

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• Entwicklung des User Interface (UI/UX): Konzept zur Gestaltung eines nut- zerfreundlichen Frontends unter Berücksichtigung des KERN UX-Standards des Landes Schleswig-Holstein.

• Digitale und kartenbasierte Visualisierung: Methodik zur anschaulichen Dar- stellung der Wärmeplanungsdaten und Sanierungspotenziale auf einer interak- tiven Karte basierend auf dem DatenDock der KielRegion.

• Integration von Zusatztools und Informationsmodulen: Konzept zur Einbin- dung externer Daten wie Solardachkataster, oder Fördermittelcheck.

• Einhaltung der Open-Source- und Open-Data-Vorgaben: Sicherstellung der modellhaften Übertragbarkeit der Lösung auf andere Kommunen gemäß den Richtlinien des BMWSB.

• Dokumentation und Transferkonzept: Plan zur Erstellung einer technischen Dokumentation für den zukünftigen Betrieb und die Weitergabe der Ergebnisse an Netzwerkpartner.

Bitte machen Sie detaillierte Angaben, wie Sie die Punkte zu erfüllen gedenken.

4.3.2 ERFAHRUNG UND QUALIFIKATION DES BETRAUTEN PERSONALS

(GEWICHTUNG: 30 %)

Es geht bei diesem Punkt nicht um die Bewertung der Erfahrungen des Unternehmens insgesamt, sondern um die Bewertung der Erfahrung des konkreten Personals, das mit dem Auftrag betraut wird.

Die für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen erforderliche Erfahrung des mit dem Auftrag betrauten Personals ist nachfolgend aufgeführt. Der Bieter sollte im Rahmen des Angebots erläutern, welche Erfahrungen das für den Auftrag vorgese- hene Personal in Bezug auf die einzelnen Punkte hat. Bitte nennen Sie unbedingt die konkreten Personen zu den entsprechenden Punkten bzw. ordnen Sie die einzelnen Punkte und deren Erläuterung den entsprechenden Personen zu.

Im Rahmen der unten genannten Zuschlagskriterien ist es erforderlich, dass das unter diesem Punkt genannte konkrete Personal nicht nur über die entsprechende Erfahrung verfügt, sondern auch die genannten Personen diejenigen sind, die den Auftrag später auch ausführen.

Die Erläuterungen des Bieters zu den einzelnen Erfahrungen sind die Grundlage für die Bewertung der Erfahrung des Bieters im Vergabeverfahren. Die Bewertung jedes Unterkriteriums erfolgt auf einer Skala von 1–5. Die Unterkriterien sind untereinander gleich gewichtet (jeweils 10 % bezogen auf das Gesamtergebnis).

Bitte erläutern Sie die Erfahrung und Qualifikationen Ihres vorgesehenen Personals für den Auftrag nach folgenden Unterkriterien:

1. Erfahrung in der energetischen Datenanalyse und Quartiersbilanzierung

• Anforderung: Nachweisbare Erfahrung in der Erhebung, Aufbereitung und Ana- lyse von Wärmeverbrauchsdaten, Gebäudekenndaten sowie Potenzialanaly- sen für erneuerbare Energien.

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• Fokus: Die Fähigkeit, heterogene Datensätze aus unterschiedlichen Kommu- nen (z. B. Bestandsdaten bereits veröffentlichter Wärmepläne) zu harmonisie- ren und in ein einheitliches Bilanzierungsmodell zu überführen.

2. Datenerhebung, Auswertung und digitale Visualisierung von Wärmeplanungsdaten

• Anforderung: Expertise in der Entwicklung digitaler Dashboards oder Portale zur Visualisierung komplexer energetischer Zusammenhänge.

• Fokus: Erfahrung in der Erstellung interaktiver, kartenbasierter Darstellungen, die sowohl fachspezifische Auswertungen für die Verwaltung als auch leicht ver- ständliche Informationen für Bürger*innen (z. B. Sanierungsempfehlungen oder Stand der Planung) bereitstellen.

3. Erfahrung und Fachwissen im Bereich der integrierten Wärme- und Stadtentwick- lungsplanung unter Berücksichtigung von Klimaschutzvorgaben

• Anforderung: Tiefgehende Kenntnisse über die Anforderungen des Wärmepla- nungsgesetzes sowie die Schnittstellen zwischen technischer Wärmeplanung und städtebaulicher Entwicklung.

• Fokus: Praktische Erfahrung in der Begleitung kommunaler Prozesse, insbe- sondere bei der Identifizierung von Synergien für Wärmenetze, energetische Quartierskonzepte und das Sanierungsmanagement.

4.3.3 PREIS (GEWICHTUNG: 30 %)

Die Leistungen können Sie dem Dokument „Leistungsbeschreibung und Vertragsbe- dingungen“ entnehmen. Detaillierte Angaben zu den Kosten für die Leistungserbrin- gung sind im Preisblatt anzugeben (Anlage 4).

Die Kosten werden nach entstandenem Aufwand abgerechnet und der zukünftige Dienstleister stellt regelmäßig alle drei Monate die Rechnungen an die oben genannte Rechnungsadresse. Für Aufwände, welche die Angaben im Angebot überschreiten, wird eine Vergütung nur gewährt, wenn die Überschreitung nachvollziehbar sach- lich begründet ist und nicht vom Auftragnehmer zu vertreten ist.

Übersteigt ein Angebot unter Berücksichtigung des sich aus dem geschätzten Auf- wand ergebenden Betrages das o.g. verfügbare Budget, wird es ausgeschlossen. Es handelt sich jedoch nicht um eine Vergabe zum vorgegebenen Festpreis im Sinne von § 43 Abs. 2, S. 3 UVgO, da ein Preiswettbewerb um die Höhe der angebotenen Ver- gütung stattfindet (begrenzt durch das Budget der Auftraggeber, also die Deckelung).

5 BEWERTUNGSMETHODE

Die Bewertung des Pauschalpreises der einzelnen Angebote erfolgt mit Hilfe einer Formel.

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5 erreichbare Höchstpunktzahl

H: individuelle Honorarangabe des betrachteten Angebots i

H : niedrigstes Honorar im Vergleichsfeld (also günstigstes Angebot) min

P : vergebene Punktzahl für das Angebot für das Honorar v

Nach dieser Formel erhält der Bieter mit dem niedrigsten Preisangebot eine Punktzahl von 5. Alle anderen Bieter erhalten eine niedrigere Punktzahl. Ein Angebot mit einem gegenüber dem niedrigsten doppelt so teuren Preisangebot erhält 0 Punkte. Negative Punktzahlen werden hier nicht vergeben.

Das Vergabegremium wertet alle vollständigen Angebote aus und bewertet die in den Abschnitten 4.3.1 und 4.3.2 genannten qualitativen Kriterien nach dem nachstehen- den Punktesystem:

5 Punkte: Ausgezeichnet, erfüllt das Kriterium ausgezeichnet.

4 Punkte: Sehr gut, spricht das Kriterium sehr gut an.

3 Punkte: Gut, geht gut auf das betreffende Kriterium ein.

2 Punkte: Angemessen, erfüllt im Allgemeinen das Kriterium, weist aber erhebliche Schwächen auf

1 Punkt: Schlecht, zeigt gravierende Schwächen in Bezug auf das betreffende Krite- rium.

0 Punkte: Nicht bestanden, das Kriterium kann aufgrund fehlender oder unvollständi- ger

Informationen nicht beurteilt werden.

Erreicht ein Angebot in einem der genannten Kriterien die Punktzahl „0“, wird das je- weilige Angebot ausgeschlossen.

6 VERTRAG

Der Vertrag kommt durch Zuschlagserteilung auf das Angebot zustande. Er besteht aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen des Auftraggebers (Anhang 1) sowie dem Angebot des erfolgreichen Bieters (einschließlich der damit abgegebenen Eigenerklärungen). Dabei haben die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedin- gungen Vorrang vor den Angebotsunterlagen des erfolgreichen Bieters.

Eine gesonderte Vertragsurkunde ist nicht erforderlich und nicht vorgesehen. Falls sie gleichwohl aufgenommen wird, dient sie lediglich der Dokumentation ohne inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen oder dem Angebot.

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Die Vertragsbedingungen im Übrigen ergeben sich in Übereinstimmung mit § 29 Abs. 2 VgV aus der amtlichen VOL/B, Ausgabe vom 05.08.2003, Bundesanzeiger Nr. 178a (vgl. Anhang 1). Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil, auch dann nicht, wenn ihnen beim Zuschlag nicht ausdrücklich widersprochen wird. Die Beifügung eigener Vertragsbedingungen zum Angebot sei- tens der Bieter ist unzulässig, ebenso die Änderung der vorgegebenen Vertragsbedin- gungen.

7 ALLGEMEINE INFORMATIONEN UND REGELN DES VERFAHRENS

7.1 FORM DER ANGEBOTE UND EINREICHUNG

Angebote sind über das Deutsche Vergabeportal in Textform einzureichen. Eine fort- geschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Die Ange- bote sind an den vorgesehenen Stellen sowie dem Angebotsschreiben zumindest mit der Namensangabe (Vor- und Familienname) der erklärenden natürlichen Person so- wie der Angabe des Unternehmens, für welches gehandelt wird, möglichst auch mit der Angabe der Funktion im Unternehmen (z.B. Geschäftsführerin, Prokurist) zu ver- sehen. Eine Unterzeichnung im Ausdruck und eingescannte Einreichung ist möglich, aber nicht zwingend. Angebote dürfen nicht per E-Mail oder per Fax oder per Brief eingereicht werden.

7.2 BIETERFRAGEN

Der Bieter wird aufgefordert, bis spätestens 21.09.2026, 12 Uhr, schriftliche Fragen zu den gesamten Unterlagen einzureichen. Eingehende Fragen werden bis spätes- tens zehn [10] Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet.

Fragen können ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal gestellt werden.

Alle Fragen müssen mit einem eindeutigen Verweis auf den Abschnitt oder die Ab- schnitte der Ausschreibungsunterlagen beginnen, auf die sich die Frage bezieht.

Fragen und Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form auf dem Deut- schen Vergabeportal zur Verfügung gestellt.

7.3 ERGÄNZENDE INFOS ZU DEN VERGABEUNTERLAGEN

Wenn der Auftraggeber es für zweckmäßig hält, veröffentlicht er bis zu sechs [6] Tage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote weitere Einzelheiten zu den Vergabeunterlagen. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des Bieters, sich über das Deutsche Vergabeportal auf dem Laufenden zu halten.

7.4 ÄNDERUNGEN DER VERGABEUNTERLAGEN

Wenn der Auftraggeber Änderungen an den ursprünglichen Auftragsunterlagen vor- nimmt, werden die geänderten Unterlagen auf der Vergabeplattform zur Verfügung ge- stellt.

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7.5 SPRACHE

Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein, da die Ausschreibung deut- schem Recht folgt.

7.6 VERFAHRENSKOSTEN

Der Bieter erhält für die Beteiligung am Verfahren und die Erstellung des Angebots kein Honorar oder sonstigen Kostenersatz.

7.7 EIGENTUMSRECHT AN DEN EINGEGANGENEN ANGEBOTEN

Alle vom Bieter übermittelten Unterlagen werden Eigentum des Auftraggebers.

7.8 BINDEFRIST

Die Bieter sind an die eingereichten Angebote bis zum 15.11.2026 gebunden. Bis da- hin kann der Auftraggeber den Vertrag durch einfache Zuschlagserteilung abschlie- ßen.

7.9 ABLAUF DES VERHANDLUNGSVERFAHRENS

Mit der Angebotsaufforderung wird zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Die- ses ist als verbindliches Angebot auszugestalten. Es bindet bis zum Ablauf der Binde- frist. Die KielRegion GmbH kann den Zuschlag, auch ohne zuvor verhandelt zu haben, auf ein Angebot erteilen, auch auf ein Erstangebot. Es besteht somit kein Anspruch auf Verhandlungen.

Je nach der Entscheidung der KielRegion kann über die Angebote auch verhandelt werden – diese Entscheidung wird einheitlich für alle wertbaren Angebote getroffen. In diesem Fall findet voraussichtlich nur ein Verhandlungsgespräch mit jedem teilneh- menden Unternehmen statt, welches ein wertbares Erstangebot eingereicht hat. Im Rahmen dieses Verhandlungsgesprächs kann das Unternehmen sein Angebot per- sönlich präsentieren und dabei auch das Personal vorstellen, welches im Auftragsfall den Auftrag verantwortlich ausführen würde.

Es kann über alle Aspekte des Auftrags verhandelt werden, soweit diese nicht durch die KielRegion GmbH als Mindestbedingungen gekennzeichnet wurden. Mit dem Er- stangebot können Änderungswünsche zu den Unterlagen des Auftraggebers einge- reicht werden. Diese dürfen der Verbindlichkeit des Erstangebots nicht widersprechen und werden im Falle eines Zuschlags auf das Erstangebot auch nicht Vertragsbestand- teil. Im Falle der Durchführung von Verhandlungen kann über die Änderungswünsche gesprochen werden.

Eine Änderung der allgemein geltenden VOL/B im Rahmen der Verhandlungen ist nicht vorgesehen. Soweit aufgrund der Verhandlungen Besondere

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Vertragsbedingungen in die Vergabeunterlagen für ein endgültiges Angebot aufge- nommen werden, wird dies grundsätzlich einheitlich für alle Unternehmen erfolgen.

Im Anschluss an durchgeführte Verhandlungen wird die KielRegion GmbH zur Abgabe eines endgültigen Angebots mit kurzer Frist auffordern und dabei ggf. geänderte Un- terlagen zugrunde legen.

7.10 BEKANNTGABE DER ZUSCHLAGSENTSCHEIDUNG

Alle Teilnehmer am Vergabeverfahren werden gemäß § 5 SHVgVO von der beabsich- tigten Zuschlagsentscheidung und ggf. den Gründen für die Nichtberücksichtigung ih- res Angebots sowie Namen und Sitz des vorgesehenen Zuschlagsempfängers unter- richtet. Die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung erfolgt in Textform. Der Zuschlag kann erst nach Ablauf der Stillhaltefrist gem. § 5 SHVgVO erteilt werden.

7.11 ZEITPLAN FÜR DAS VERGABEVERFAHREN

Der nachstehende Zeitplan dient lediglich als Orientierungshilfe und enthält nur die wichtigsten Fristen:

7.12 ZUSAMMENFASSUNG DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN

Dokument Titel

Vorliegendes Ausschreibungsinformation und Bewerbungsbedingungen Dokument

Anlage 1 Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen

Anlage 2 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und den Eig- nungskriterien

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Anlage 3 Open Source Gebot SmarterLeben

Anlage 4 Preisblatt

Anlage 5 Bewertungsmatrix

Anlage 6 Kommunikationsrichtlinien SmarterLeben

Anlage 7 KWP-Übersicht KielRegion

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