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ZR 3 - Vergaben
Hinweise für die Teilnahme am Vergabeverfahren
Das Vergabeverfahren erfolgt abhängig von Auftragsgegenstand und Auftragswert nach der Verga- beverordnung (VgV), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder der Vergabe- und Vertrags- ordnung für Bauleistungen Teil A, Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen (VOB/A). Die Verfahrensart des jeweiligen Vergabeverfahrens ist in der Bekanntmachung angege- ben.
Die Vergabeunterlagen werden grundsätzlich auf der e-Vergabeplattform des Bundes zur Verfü- gung gestellt. Die gesamte Kommunikation in Bezug auf das Vergabeverfahren (zum Beispiel Än- derungen der Vergabeunterlagen, Bieterinformationen, Informationen nach § 134 GWB, Zu- schlag) erfolgt ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes, es sei denn, in der Auffor- derung zur Abgabe eines Angebotes ist ausdrücklich etwas Anderes geregelt. Für die Kommuni- kation über die Plattform bedarf es einer einmaligen Registrierung auf der e-Vergabeplattform des Bundes und der Beantragung der Teilnahme am jeweiligen Vergabeverfahren. Änderungen, Er- gänzungen und Bieterinformationen werden Vertragsbestandteil.
Sofern das Dokument Leistungsverzeichnis (LV) im aidf-Format bereitgestellt wird, ist das LV mittels der Software „AI LV-Cockpit“ auszufüllen. Näheres entnehmen Sie bitte der Website: https://www.lv-cockpit.de.
1 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen/Fragen zum Vergabeverfahren Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, Fehler oder Widersprüche, so hat er die Vergabestelle (Referat ZR 3 - Vergaben) vor Angebotsabgabe in Form einer Bieterfrage über die e-Vergabeplattform des Bundes unverzüglich darauf hinzu- weisen. Fragen zum Vergabeverfahren sind in gleicher Weise zu stellen.
2 Angebot 2.1 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.
2.2 Für die Erstellung des Angebotes sind die Vergabeunterlagen zu verwenden.
2.3 Es können mehrere Hauptangebote abgegeben werden; diese sind als solche kenntlich zu machen.
2.4 Eine Rücknahme des Angebotes ist nur bis zum Ende der Angebotsfrist möglich.
2.5 Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters dürfen dem Angebot nicht beigefügt werden.
2.6 Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes.
2.7 Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen, Nachweise und Angaben enthalten.
Stand: 7. November 2024
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2.8 Alle Preise sind in Euro - Bruchteile davon in vollen Cent - anzugeben. Die Preise (Einheits- preise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze und so weiter) sind ohne Umsatzsteuer anzuge- ben. Soweit nicht anders geregelt, erfolgt die Angebotsauswertung ausschließlich auf Basis der Nettopreise. Entspricht der Gesamtbetrag einer Position nicht dem Ergebnis der Multi- plikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.
2.9 Soweit Preisnachlässe gewährt werden, sind diese an der bezeichneten Stelle aufzuführen. Ansonsten dürfen sie bei der Wertung des Angebots nicht berücksichtigt werden. Es wer- den nur Preisnachlässe gewertet, die als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme ge- währt werden. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
2.10 Dem Angebot ist eine Selbstkostenpreiskalkulation beizufügen, wenn als Preisart ein Selbstkos- tenfest- oder Selbstkostenrichtpreis vorgesehen ist.
2.11 Sofern in den Vergabeunterlagen das generische Maskulinum verwendet wird, beziehen sich diese Personenbezeichnungen – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.
3 Elektronische Angebotsabgabe (sofern in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zu- gelassen) 3.1 Das Angebot mit allen seinen Bestandteilen wird durch das Hochladen des vollständig aus- gefüllten Angebotsvordrucks auf der e-Vergabeplattform des Bundes abgegeben. Sollten die Vergabeunterlagen eine elektronische Signatur vorschreiben, ist der ausgefüllte Angebots- vordruck mit der geforderten elektronischen Signatur an der dafür angegebenen Stelle zu versehen.
3.2 Das elektronische Angebot darf ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes übermittelt werden. Auf der Plattform steht dafür der „Angebotsassistent“ bereit. Der Ange- botsassistent verschlüsselt das Angebot, übersendet und versieht es mit einem elektroni- schen Zeitstempel. Bis zum Ende der Angebotsfrist bleibt das Angebot verschlüsselt. Nach dem Absenden des Angebotes erhält der Bieter eine elektronische Eingangsbestätigung.
3.3 Bei dem Importieren (Hochladen) des Angebotes in den Angebotsassistenten dürfen keine Ordner angelegt werden. Ebenso dürfen keine Zip-Ordner versandt werden. Zip-Dateien können hingegen problemlos versandt werden.
3.4 Sollte es bei der Angebotsabgabe zu technischen Störungen kommen, so ist die technische Hotline der e-Vergabeplattform des Bundes zu kontaktieren.
3.5 Für die gesamte Kommunikation mit dem Bieter in dem Vergabeverfahren werden automa- tisch die Daten genutzt, die der Bieter bei der Registrierung angegeben hat. Daher ist eine vollständige Firmen- und Adressangabe notwendig.
3.6 Das elektronische Angebot muss bis zum Ende der Angebotsfrist übertragen sein. Die Über- tragung ist mit dem letzten Byte abgeschlossen. Dieser Zeitpunkt ist maßgeblich für die Prü- fung des rechtzeitigen Zugangs des Angebotes.
3.7 Änderungen des elektronischen Angebotes sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist nur durch das Hochladen eines neuen Angebotes möglich. Durch das neue Angebot werden vorherige Angebote als nicht abgegeben angesehen, es sei denn, sie sind als Hauptangebote gekennzeichnet.
Die Rücknahme eines elektronischen Angebotes ist ausschließlich elektronisch möglich. Seite 2 von 5
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3.8 Muster und Proben, die nicht elektronisch mit dem Angebot eingereicht werden können, müssen bis zum Ende der Angebotsfrist eingereicht werden. Sie müssen als Bestandteile des Angebotes gekennzeichnet werden. Dafür ist die mit den Vergabeunterlagen herunterge- ladene Beschriftung zur Übersendung von Mustern außen auf den Umschlag/das Paket zu kleben.
3.9 Auf anderem elektronischen Wege (zum Beispiel E-Mail, Nachrichtenfunktion der e-Verga- beplattform und Fax) übermittelte Angebote sind nicht zulässig.
4 Angebotsabgabe in Papierform (sofern in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zu- gelassen) 4.1 Der vollständig ausgefüllte Angebotsvordruck ist mit Datum und Unterschrift an der dafür angegebenen Stelle zu versehen. Der Angebotsvordruck ist auch dann unterschrieben ein- zureichen, wenn nur ein Nebenangebot auf separatem Blatt abgegeben wird.
4.2 Das Angebot ist in einem verschlossenen, mit der den Vergabeunterlagen beigefügten Ange- botsbeschriftung versehenen Umschlag an die Vergabestelle zu senden. Der Umschlag muss so verschlossen sein, dass er sich nicht ohne Beschädigung öffnen lässt. Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. Aus Umweltschutzgründen soll bei Einreichung des Angebotes auf Firmenordner, Präsentationsmappen und Klarsichtfolien verzichtet werden.
4.3 Änderungen und Ergänzungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Zudem müssen alle Eintragungen dokumentenecht sein.
5 Nebenangebot 5.1 Sind Nebenangebote zugelassen, müssen diese auf gesonderter Anlage abgegeben und als solche deutlich gekennzeichnet werden. Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Ausführung der Leistung erforderlich sind. Leistungen, die in den Vergabeunterlagen nicht vorgesehen sind, vom Bieter aber angeboten werden, sind nach Ausführung und Beschaffenheit näher zu beschreiben.
5.2 Sind an Nebenangebote Mindestanforderungen gestellt, müssen diese erfüllt werden; an- dernfalls müssen sie im Vergleich zur Leistungsbeschreibung qualitativ und quantitativ gleichwertig sein. Die Erfüllung der Mindestanforderungen oder die Gleichwertigkeit ist mit der Angebotsabgabe nachzuweisen.
5.3 Nebenangebote sind, soweit sie Teilleistungen (Positionen) beeinflussen (ändern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), nach Mengenansätzen und Einheitspreisen aufzu- gliedern (auch bei Vergütung durch Pauschalsumme).
5.4 Soweit eine Leistung angeboten wird, deren Ausführung nicht in den Allgemeinen Techni- schen Vertragsbedingungen oder in den Vergabeunterlagen geregelt ist, sind im Angebot entsprechende Angaben über Ausführung und Beschaffenheit dieser Leistung zu machen.
5.5 Die in Nebenangeboten enthaltenen Leistungen sind eindeutig und erschöpfend zu be- schreiben. Die Gliederung des Leistungsverzeichnisses/der Leistungsbeschreibung mit Preisangaben/der Leistungsbeschreibung und der Preisangaben ist, soweit möglich, beizu- behalten.
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5.6 Nebenangebote, die den genannten Vorgaben nicht entsprechen, werden ausgeschlossen.
6 Keine Entschädigung für die Angebotserstellung Für die Erstellung des Angebotes und der gegebenenfalls geforderten Muster und Proben wird keine Vergütung gewährt, es sei denn, in den Vergabeunterlagen ist etwas anderes be- stimmt. Auslagen werden nicht erstattet. Angebotsunterlagen sowie gegebenenfalls Muster und Proben sind kostenfrei zuzusenden.
7 Fristen 7.1 Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein; es kann bis zum Ablauf dieser Angebotsfrist in Textform zurückgezogen werden.
7.2 Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen sind ebenfalls nur bis zum Ablauf der An- gebotsfrist schriftlich in einem verschlossenen Briefumschlag oder bei Abgabe eines elekt- ronischen Angebotes über die e-Vergabeplattform des Bundes möglich.
7.3 Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Die Bindefrist be- ginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist.
7.4 Angebote, die verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der Bieter kann nachweisen, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Der Bieter trägt das Risiko des rechtzeitigen Zugangs seines Angebotes.
8 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen 8.1 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Angebotes.
8.2 Zur Verhinderung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskunft darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unter- nehmen verbunden ist. Dies gilt insbesondere für Bietergemeinschaften.
9 Unterauftragnehmer/Nachunternehmer Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern/Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch Unterauftrag- nehmer/Nachunternehmer auszuführenden Leistungen angeben und die vorgesehenen Un- terauftragnehmer/Nachunternehmer benennen.
10 Bietergemeinschaften 10.1 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Eigenerklärung (elektronisch in Form eines eingescannten Dokuments mit Unterschriften) abzugeben,
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in der die Bildung einer Bietergemeinschaft erklärt ist;
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in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevoll- mächtigte Vertreter bezeichnet ist;
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dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsver- bindlich vertritt;
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dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, Zahlungen mit befreiender Wirkung ent- gegenzunehmen und
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dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
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10.2 Bei Beschränkter Ausschreibung sowie nicht offenem Verfahren werden Angebote von Bie- tergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgefor- derten Unternehmen gebildet haben, nicht zugelassen.
11 Verfahren bei wertungsgleichen Angeboten Ist als Zuschlagskriterium das wirtschaftlich günstigste Angebot nach dem Kriterium nied- rigster Preis (Gewichtung 100 Prozent) vorgesehen, ist bei wertungsgleichen Angeboten ein Losentscheid vorgesehen.
12 Nicht berücksichtigte Angebote 12.1 Das Angebot ist nicht berücksichtigt worden, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auf- trag erteilt worden ist.
12.2 Muster und Proben zu Angeboten, die nicht berücksichtigt worden sind, werden nur zu- rückgesandt, wenn es in den Vergabeunterlagen angekündigt ist oder innerhalb von 24 Werktagen nach Ablauf der Bindefrist verlangt wird. Die Kosten für die Rücksendung trägt der Bieter. Die Vergabestelle haftet bei Mustern und Proben nicht für Wertminderung oder Verlust, sofern diese ohne grobes Verschulden als Folge notwendiger Prüfungen oder wäh- rend der Rücksendung an den Bieter entstehen. Ist die Rückgabe in den Vergabeunterlagen nicht angekündigt worden und verlangt der Bieter die Rückgabe nicht innerhalb der Frist von 24 Werktagen, so gehen die Muster und Proben in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland über.
13 Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des eventuell folgenden Auftrags benutzt werden. Jede Weitergabe und Benutzung für andere Zwecke ist, auch auszugsweise, untersagt. Bewerber/Bieter verpflichten sich, alle Kennt- nisse, die sie im Rahmen des Vergabeverfahrens erlangen, vertraulich zu behandeln. Bieter haben Dritte (insbesondere ihre Mitarbeiter), derer sie sich bei der Angebotserstellung be- dienen, entsprechend zu verpflichten.
14 Datenschutz Vom Bieter gegebenenfalls erbetene personenbezogene Daten werden zur Durchführung des Vergabeverfahrens den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechend verarbeitet und bei Bedarf gespeichert. Die Angabe dieser Daten ist Voraussetzung für die Berücksichti- gung des Angebotes. Die Integrität der übersandten Daten und die Vertraulichkeit des über- mittelten Angebotes werden auf geeignete Weise gewährleistet.
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