Kurzanleitung:
Lieferantenreporting für BeschA-
Rahmenvereinbarungen im
Kaufhaus des Bundes
Inhaltsverzeichnis
1 Überblick ......................................................................................................................................... 2
2 Übersicht der Rahmenvereinbarungen für das Reporting .............................................................. 2
3 Reporting der Umsätze .................................................................................................................... 3
4 Meldung von Ausschöpfungsgraden ............................................................................................... 4
Kurzanleitung Lieferantenreporting
1 Überblick
Im Kaufhaus des Bundes (KdB) ist an jeder Rahmenvereinbarung (RV) eingestellt, ob für die jeweilige RV eine Umsatzübermittlung über das Lieferantenportal (Supplier-Site) erfolgen muss. Sollte eine Um- satzübermittlung durch den Lieferanten über das KdB konfiguriert sein, sind folgende Reportinginter- valle möglich
• monatlich • quartalsweise • halbjährlich • jährlich
Der Lieferant wird via E-Mail drei Tage vor dem nächsten Stichtag an die Übermittlung der Umsätze erinnert.
Zusätzlich ist der Lieferant verpflichtet, eine Ausschöpfung von 60%, 80% und 100% unverzüglich zu melden.
Über das Lieferantenportal (Supplier-Site) im Kaufhaus des Bundes können die turnusmäßigen Um- satzmeldungen sowie die Meldung über das Erreichen bestimmter Ausschöpfungsgrade erfolgen.
2 Übersicht der Rahmenvereinbarungen für das Reporting
In der Menüleiste im Lieferantenbereich des KdB finden Sie den Menüpunkt „Reporting“. Über diesen Menüpunkt gelangen Sie auf eine Übersichtsseite, auf der genau die Rahmenvereinbarungen aufgelis- tet sind, für die eine Reportingtätigkeit über das KdB notwendig ist.
Die Tabelle enthält neben VertragsID und Kurzbeschreibung auch die Angabe des nächsten Reporting- Stichtags sowie die beiden Schaltflächen „Reporting durchführen“ und „Ausschöpfung melden“. Durch das Anklicken der Schaltfläche „Reporting durchführen“ werden Sie zur Ansicht „Reporting der Um- sätze“ weitergeleitet, auf der die Umsatzdaten übermittelt werden können.
Sollte aktuell keine Übermittlung von Umsatzdaten möglich sein, ist die Schaltfläche ausgegraut. Eine Übermittlung ist grundsätzlich erst ab dem ersten Tag nach Erreichen des Stichtags möglich. Ab diesem Tag ist die Schaltfläche „Reporting durchführen“ wieder regulär bedienbar und erscheint ausgegraut, sobald die Umsätze für den aktuellen Stichtag vermeldet wurde.
Durch das Anklicken der Kurzbeschreibung der Rahmenvereinbarung gelangen Sie auf die Übersichts- seite „Rahmenvereinbarung Details“.
Ein Klick auf die Schaltfläche „Ausschöpfung melden“ führt zur Seite „Meldung über die Ausschöp- fung“, über die Sie einen Ausschöpfungsgrad von 60%, 80% oder 100% melden können.
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3 Reporting der Umsätze
Von der Übersichtsseite der Rahmenvereinbarungen erreichen Sie über die Schaltfläche „Reporting durchführen“, wie im letzten Abschnitt beschrieben, die Seite „Reporting der Umsätze“.
Auf der Seite „Reporting der Umsätze“ befinden sich im oberen Bereich Eingabefelder, über die Sie zum genannten Stichtag die Umsätze (netto und brutto) und ggfs. die Anzahl/Personentage eingege- ben können. Das Feld für die Anzahl/Personentage wird nur angezeigt, wenn für die betroffene Rah- menvereinbarung eine maximale Vertragsmenge definiert worden ist.
Unterhalb der Eingabefelder befindet sich eine Tabelle, in der die bisher übermittelten Umsätze auf- gelistet werden. Diese umfasst
• den betreffenden Stichtag • übermittelte Umsätze (netto und brutto) • ggf. übermittelte Anzahl/Personentage • Ausschöpfungsgrade • Name der meldenden Person (Lieferant) • ggf. hochgeladene Datei
Die Namen der hochgeladenen Dateien sind als Verlinkung realisiert, so dass die Datei durch Anklicken heruntergeladen werden kann. Es können auch mehrere Dateien gemeinsam in einer ZIP-Datei herun- tergeladen werden. Dazu wählen Sie die gewünschten Dateien über die Checkbox in der rechten Ta- bellenspalte aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Auswahl herunterladen“. Danach steht Ihnen auf der Seite ein Link auf eine ZIP-Datei zum Download zur Verfügung.
Nachdem Sie in den Eingabefeldern für die Umsatzmeldung die notwendigen Eingaben getätigt haben, gelangen Sie über die Schaltfläche „Umsätze übermitteln“ auf die nächste Seitenansicht Auf dieser Folgeseite können bzw. müssen Sie (je nach vertraglicher Vereinbarung) eine Datei zur Übermittlung
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der Umsätze hochladen. Dabei sind die Dateiformate xls, xlsx, csv und ods erlaubt, wobei die Datei eine maximale Größe von 8 MB besitzen darf.
Durch Anklicken der Schaltfläche „Bestätigen“ finalisieren Sie Ihre Eingaben und stoßen die Übertra- gung der Daten an das KdB an.
Hinweis: Die Werte sind nach Betätigung des Buttons „Bestätigen“ nicht mehr anpassbar. Es ist nicht möglich, Umsätze für einen Stichtag mehrfach zu übermitteln. Sollten Sie fehlerhafte Werte übermittelt haben, setzen Sie sich bitte mit der Fachbetreuerin oder dem Fachbetreuer der Rahmenvereinbarung in Ver- bindung.
4 Meldung von Ausschöpfungsgraden
Von der Übersichtsseite der Rahmenvereinbarungen erreichen Sie über die Schaltfläche „Ausschöp- fung melden“ die Seite „Meldung über die Ausschöpfung“.
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Auf dieser Seite geben Sie die Umsätze in netto und brutto sowie ggf. Anzahl/Personentage an und klicken die entsprechende Schaltfläche für den Ausschöpfungsgrad an, den Sie vermelden möchten.
Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die eingetragenen Werte aufgelistet werden. Zusätzlich kann bzw. muss (je nach vertraglicher Vereinbarung) in diesem Dialog eine Datei zur Übermittlung der Umsätze hochgeladen werden.
Zur Finalisierung der Meldung betätigen Sie die Schaltfläche „Bestätigen“, um die Übertragung der Daten an das KdB auszulösen.
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