Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT
Verpflichtungserklärung zur Einhaltung von Arbeits- und
Sozialstandards in der öffentlichen ITK-Beschaffung
1. Umfang
Hiermit verpflichtet sich der Bieter1 im Falle der Auftragserteilung (im Folgenden „Auftragnehmer“) bei Ausführung des Auftrags die Vorschriften einzuhalten, mit denen die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) sowie die ILO-Normen 1, 102, 131, 155 und 170 in das nationale Recht am jeweiligen Produktionsstandort oder am sonstigen Ort der individuellen Arbeitsleistung umgesetzt worden sind.
Der Wesensgehalt der von dieser Erklärung umfassten Arbeits- und Sozialstandards ist auch dann einzuhalten, wenn nationales Recht eines Landes gilt, in dem eine oder mehrere ILO-Normen nicht ratifiziert oder nicht in nationales Recht umgesetzt worden sind.
Dies bedeutet, dass bei der Auftragsausführung
keine Zwangsarbeit einschließlich Sklaven- und Gefängnisarbeit entgegen dem Übereinkommen Nr. 29 über Zwangs- oder Pflichtarbeit von 1930 und dem Übereinkommen Nr. 105 über die Abschaffung der Zwangsarbeit von 1957 geleistet wird;
allen Arbeitnehmern/-innen das Recht, Gewerkschaften zu gründen und ihnen beizutreten sowie das Recht auf Tarifverhandlungen entsprechend dem Übereinkommen Nr. 87 über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechtes von 1948 und dem Übereinkommen Nr. 98 über die Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen von 1949 gewährt wird;
keine Unterscheidung, Ausschließung oder Bevorzugung, die auf Grund der Rasse, der Hautfarbe, des Geschlechts, des Glaubensbekenntnisses, der politischen Meinung, der nationalen Abstammung oder der sozialen Herkunft entgegen dem Übereinkommen Nr. 111 über die Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf von 1958 vorgenommen wird, die dazu führt, dass die Gleichheit der Gelegenheiten oder der Behandlung in Beschäftigung oder Beruf aufgehoben oder beeinträchtigt wird;
männlichen und weiblichen Arbeitskräften entsprechend dem Übereinkommen Nr. 100 über die Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit von 1951 das gleiche Entgelt gezahlt wird;
keine Kinderarbeit in ihren schlimmsten Formen entgegen dem Übereinkommen Nr. 182 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit von 1999 und dem Übereinkommen Nr. 138 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung von 1976 geleistet wird;
1 Als Bieter im Sinne dieser Verpflichtungserklärung gilt auch eine Bietergemeinschaft.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019
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keine Arbeiten entgegen dem Übereinkommen Nr. 155 über Arbeitsschutz und Arbeitsumwelt von 1981 und entgegen dem Übereinkommen Nr. 170 die Sicherheit bei der Verwendung chemischer Stoffe bei der Arbeit von 1990;
Löhne unter Berücksichtigung des Übereinkommens Nr. 131 über die Festsetzung von Mindestlöhnen, besonders unter Berücksichtigung der Entwicklungsländer von 1970 gezahlt werden;
entsprechend des Übereinkommens Nr. 1 von 1919 über die Begrenzung der Arbeitszeit der eingesetzten Arbeitnehmer die nach lokalem Recht geltende maximale Stundenanzahl nicht überschritten wird und mindestens ein wöchentlicher Ruhetag gewährt wird und
entsprechend des Übereinkommens Nr. 102 über die soziale Sicherheit von 1952 für die in der Produktion eingesetzten Arbeitnehmer die gesetzlich festgelegten Sozialleistungen erbracht werden (Die Normen sind online abrufbar unter https://www.ilo.org).
Des Weiteren hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden an der jeweiligen Produktionsstätte über die einzuhaltenden Arbeits- und Sozialstandards durch Aushang oder in vergleichbarer Form in Sprachen und in einer Art und Weise informiert werden, die allen Mitarbeitenden ein Verstehen ermöglicht.
Darüber hinaus muss der Auftragnehmer dafür Sorge tragen, dass diese Verpflichtungen auch von den weiteren an der Auftragsausführung Beteiligten eingehalten werden.
Beteiligte im Sinne dieser Erklärung sind:
● Für ITK-Hardware/Software: Produkthersteller und die Zulieferer des Produktherstellers (ohne ausschließliche Händlerfunktion) entsprechend der jeweils einbezogenen Stufen der Lieferkette (Die direkte Zuliefereigenschaft eines Unternehmens entfällt nicht dadurch, dass ein Unternehmen mit ausschließlicher Händlerfunktion zwischengeschaltet wird.) ● Für ITK-Dienstleistungen2: Auftragnehmer sowie Unterauftragnehmer entsprechend der jeweils einbezogenen Stufen der Lieferkette.
Diese Verpflichtung erstreckt sich auf die Hauptleistungsbestandteile des Auftrages. Hauptleistungsbestandteile sind solche Leistungsbestandteile, die einen erheblichen Anteil am Auftragswert haben.
Diese Verpflichtung erstreckt sich auf die erste und zweite Stufe der Lieferkette.
Bei Aufträgen mit erheblichem Auftragswert (über 50 Mio. € brutto bzw. bei losweiser Vergabe über 25 Mio. € brutto pro Los) erstreckt sich diese Verpflichtung zusätzlich auf die dritte Stufe der Lieferkette.
Dabei sind die einzelnen Stufen der Lieferketten wie folgt definiert:
● Stufe 1: die Endproduktionsstätte und für den Fall, dass in der Endproduktionsstätte lediglich eine Produktveredlung stattfindet, auch auf deren direkte Zulieferbetriebe; ● Stufe 2: alle direkten Zuliefererbetriebe der Produktionsstätten der Stufe 1;
2 Soweit diese Erklärung auf Dienstleistungen im konkreten Fall nicht vollständig anwendbar ist, sollen die Pflichten des Auftragnehmers entsprechend dem jeweiligen Sinn und Zweck der Regelung eingehalten werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 2 von 16
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● Stufe 3: alle direkten Zulieferbetriebe der Produktionsstätten der Stufe 2.
Die Einhaltung der dieser Erklärung unterliegenden Arbeits- und Sozialstandards ist eine wesentliche Anforderung bei der Auftragsausführung. Auf die mögliche Rechtsfolge des § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB wird hingewiesen.
2. Auftragnehmerpflichten
Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der unter Ziffer 1. aufgeführten Anforderungen wie folgt zu gewährleisten:
Er überprüft selbstständig die Einhaltung der Anforderungen nach Ziffer 1. bei allen Beteiligten.
Nach der Auftragserteilung legt der Auftragnehmer alle Unterlagen zur Glaubhaftmachung der Einhaltung der Anforderungen durch die Beteiligten dem öffentlichen Auftraggeber spätestens zwei Monate nach Auftragserteilung vor. Erstreckt sich die Verpflichtung auch auf die dritte Stufe der Lieferkette, verlängert sich die Frist auf drei Monate. Kann der Auftragnehmer die Frist aus sachlichen Gründen nicht einhalten, so teilt er dies dem Auftraggeber unverzüglich mit. Der Auftraggeber entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung der vorgetragenen Gründe über eine Verlängerung der Frist.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in regelmäßigen Abständen, mindestens aber jährlich, eine Revision der vorgelegten Nachweise vorzunehmen und die Unterlagen in diesem Rahmen zu korrigieren oder neu einzureichen, soweit der Erklärungsgehalt der bisher eingereichten Unterlagen auf Grund von Änderungen im Prozess der Leistungserbringung bei ihm oder einem anderen Beteiligten nicht mehr abgedeckt wird.
3. Plausibilitätsprüfung
Die vorzulegenden Unterlagen dienen dazu, eine Plausibilitätsprüfung hinsichtlich der Einhaltung der dieser Erklärung unterliegenden Arbeits- und Sozialstandards durch den Auftraggeber zu ermöglichen. Soweit es sich um einen Auftrag mit einem Auftragswert handelt, aufgrund dessen sich die Einhaltung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards auch auf die Stufe 3 erstreckt, so sind die Unterlagen zur Glaubhaftmachung für die Stufe 3 nur für die Zulieferbetriebe von vier vom Auftragnehmer ausgewählten Betrieben der Stufe 2 zu erbringen.
Für die Stufe 1 der Lieferkette sind die Unterlagen zur Glaubhaftmachung gemäß der folgenden Varianten 1 und 2 direkt zu erbringen. Für die Stufe 2 ist es ausreichend, wenn die Einhaltung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards durch vertragliche Verpflichtungen zwischen einem Betrieb der Stufe 1 und einem Betrieb der Stufe 2 sichergestellt wird. Soweit es sich um einen Auftrag mit einem Auftragswert handelt, aufgrund dessen sich die Einhaltung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards auch auf die Stufe 3 erstreckt, so sind die Unterlagen zur Glaubhaftmachung für die ausgewählten Betriebe der Stufe 2 direkt zu erbringen. Für die Stufe 3 ist es dann ausreichend, wenn die Einhaltung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards durch vertragliche Verpflichtungen zwischen diesen Betrieben und ihren direkten Zulieferbetrieben sichergestellt wird.
Der Auftragnehmer übersendet dazu nach seiner Wahl Unterlagen in den nachfolgend dargestellten Varianten 1 und 2. In beiden Fällen hat der Auftragnehmer eine Erklärung beizufügen, auf welchen Hauptleistungsbestandteil sich die Unterlagen beziehen.
Variante 1
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 3 von 16
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Bei Vorlage der Unterlagen zur Glaubhaftmachung hat der Auftragnehmer darzustellen, wie er sicherstellt, dass die dieser Erklärung unterfallenden Arbeits- und Sozialstandards bei Auftragsausführung durch die Beteiligten eingehalten werden
(1) indem er pro jeweiligem Hauptleistungsbestandteil die folgenden Informationen für Stufe 1 der Lieferkette benennt:
a) Adresse des Herstellers im Sinne des Markennamens inkl. des gesetzlichen Vertreters und eines verantwortlichen Ansprechpartners, letzterer inklusive Kontaktdaten;
b) Adressen der Produktionsstätten inkl. des gesetzlichen Vertreters und eines verantwortlichen Ansprechpartners, letzterer inklusive Kontaktdaten;
c) Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners für die Mitarbeiterbelange im Sinne eines Mitarbeitervertreters in der Produktionsstätte.
Im Falle einer Nachweispflicht für die Stufe 3 der Lieferkette die entsprechenden Adressen und Kontaktdaten für die vier ausgewählten Zulieferbetriebe der Stufe 2 der Lieferkette.
(2) indem er darlegt, wie er die Umsetzung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards bei den Beteiligten entsprechend des Dokumentenkatalogs (beigefügt als Anlage 1) sicherstellen wird und
(3) mit welchen Nachweisen i.S.d. Dokumentenkatalogs er belegen wird, dass die vereinbarten Verpflichtungen bei Ausführung des Auftrages eingehalten wurden.
Nach Produktion oder Leistung der Hauptleistungsbestandteile, kann der Auftraggeber jährlich einmal oder bei begründetem Zweifel auf eine Seriennummer bezogen Namen und Adressen der Produktionsstätten auch für die Stufe 2 der Lieferkette verlangen.
Zum Schutz der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers wird auf die gesetzlichen Verpflichtungen des öffentlichen Auftraggebers3 verwiesen.
Während der Vertragslaufzeit stellt der Auftragnehmer in regelmäßigen Abständen, mindestens aber jährlich, die Maßnahmen dar, die er zur Einhaltung der Arbeits- und Sozialstandards nach dieser Vereinbarung ergriffen hat. Die Verpflichtungen aus Ziffer 2. Auftragnehmerpflichten, Absatz 4 bleiben hiervon unberührt.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Nachweise nach Variante 1, Ziffer 3 über einen Zeitraum von zwei Jahren nach Ende des Vertrages revisionssicher aufzubewahren und dem öffentlichen Auftraggeber oder einem von ihm beauftragten und zur Verschwiegenheit verpflichteten Dritten zur Überprüfung zu übersenden. Dabei versieht der Auftragnehmer die Nachweise zumindest mit übersichtlichen Überschriften oder Dateinamen in deutscher Sprache um die korrekte Einordnung der vorgelegten Nachweise durch den öffentlichen Auftraggeber zu gewährleisten. Es empfiehlt sich dabei eine Bezeichnung analog der bei der Beantwortung des Dokumentenkatalogs angebotenen Nachweise. Nach Anforderung der Nachweise durch den öffentlichen Auftraggeber erfolgt die Vorlage innerhalb von zwei Monaten. Während der Aufbewahrungsfrist hat der öffentliche Auftraggeber, oder ein von ihm beauftragter und zur Verschwiegenheit verpflichteter Dritter zusätzlich ein Einsichtsrecht in die Originalunterlagen am Aufbewahrungsort.
3 Etwa § 5 VgV und § 31 VwVfG und die entsprechenden Normen.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 4 von 16
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Mit Einreichung der Unterlagen nach Variante 1 erklärt der Auftragnehmer, dass sich diese auch tatsächlich auf die vertragsgegenständliche Leistung beziehen.
Variante 2
Alternativ zur Variante 1 können im Fall der Auftragserteilung Bescheinigungen eines unabhängigen Dritten (externes Audit) eingereicht werden. Eine entsprechende Bescheinigung muss alle nachfolgenden Mindeststandards erfüllen
a) Die vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards nach Ziffer 1 sind Bestandteil des genutzten Audit-Standards
b) Aus der Bescheinigung geht hervor, dass bei dem Audit keine erheblichen Mängel bei der Umsetzung dieser Arbeits- und Sozialstandards festgestellt wurden
c) Es muss transparent dargelegt werden, welcher Maßstab für die Audits angelegt wurde (bspw. durch einen öffentlich zugänglichen Code of Conduct)
d) Die Formulierung des Audit-Standards und damit der Maßstab muss unabhängig vom zu prüfenden Unternehmen und Produktionsstandort festgelegt worden sein
e) Das Audit muss durch einen unabhängigen externen Experten bzw. Organisation durchgeführt worden sein.
Hinsichtlich der Gültigkeit und entsprechenden Fristen sind folgende Vorgaben einzuhalten
-
Das Audit, auf welches sich die Bescheinigung bezieht, darf bei Vorlage der Bescheinigung nicht älter als drei Jahre sein.
-
Soweit das Alter des Audits während der Vertragslaufzeit einen Zeitraum von drei Jahren überschreitet, ist unverzüglich ein neues Audit durchzuführen und eine neue Bescheinigung vorzulegen.
-
Soweit in einzelnen Bereichen erhebliche Mängel festgestellt wurden, ist darzulegen, dass ein Prozess zur Fehlerbehebung in Gang gesetzt wurde. In diesem Fall muss der Auftragnehmer innerhalb einer Frist von sechs Monaten eine Bescheinigung eines unabhängigen Dritten vorlegen, nachdem die erheblichen Mängel behoben wurden.
Kann der Auftragnehmer die Frist aus sachlichen Gründen nicht einhalten, so teilt er dies dem Auftraggeber unverzüglich mit. Der Auftraggeber entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung der vorgetragenen Gründe über eine Verlängerung der Frist.
Anerkannt werden vom Auftraggeber jedenfalls die Audit-Standards SA 8000, RBA VAP Audit Recognition Program platinum/gold und TCO certified. Auf die Vorlage von Bescheinigungen zur Fehlerbehebung wird bei diesen Audit-Standards verzichtet, da die unter Absatz 1 aufgezählten Mindeststandards a) bis e) bei diesen Audit-Standards als erfüllt angesehen werden.
Soweit im Rahmen des Audits bestätigt wird, dass keine erheblichen Mängel bezogen auf die i.S.d. Erklärung geforderten ILO-Normen vorhanden sind, wird auch der Audit-Standard RBA VAP Audit Recognition Program silver anerkannt. Die nachweisliche Erfüllung dieser Voraussetzung kann beispielsweise durch die Offenlegung der detaillierten Bewertung der Audit-Ergebnisse bezogen auf die i.S.d. Erklärung geforderten ILO-Normen gegenüber dem Auftraggeber dargelegt werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 5 von 16
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Soweit im Rahmen des Audits bestätigt wird, dass zum Zeitpunkt des Audits keine erheblichen Verbesserungsfelder (Mängel) bezogen auf die i.S.d. Erklärung geforderten ILO-Normen vorhanden sind, wird auch ein Audit gemäß dem amfori BSCI Standard anerkannt. Dies kann durch eine Bestätigung von amfori BSCI dargelegt werden4.
Soweit die Überprüfung nach einem sonstigen vergleichbaren Audit-System dargelegt wird, sind neben einer Bescheinigung die Einhaltung der Mindeststandards a) bis e) unter Absatz 1 eindeutig darzulegen. Zusätzlich ist ein Ansprechpartner des gewählten Audit-Standards zu benennen.
Mit Einreichung der Unterlagen nach Variante 2 erklärt der Auftragnehmer, dass sich diese auch tatsächlich auf die vertragsgegenständliche Leistung beziehen.
4. Auftraggeberrechte
Der öffentliche Auftraggeber hat das Recht, bei begründeten Zweifeln jederzeit aktuelle Unterlagen zur Glaubhaftmachung anzufordern.
Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit selbst oder durch von ihm beauftragte und zur Verschwiegenheit verpflichtete Dritte Überprüfungen der Einhaltung der in dieser Erklärung vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards in den Produktionsstätten der Beteiligten im Sinne dieser Erklärung durchzuführen. Hierbei unterstützt ihn der Auftragnehmer organisatorisch.
Der Auftraggeber oder der Dritte ist dabei von einem qualifizierten Sozialauditor zu begleiten. Der qualifizierte Sozialauditor muss in dem Bereich der Überprüfung von ILO-Normen nachweislich ausgebildet worden sein (z.B. entsprechend dem Standard der IRCA im Bereich der Sozialaudits oder vergleichbar), oder einschlägige praktische Erfahrungen vorweisen können. Diese Pflicht besteht nicht, soweit der Auftraggeber oder der Dritte selbst entsprechende Erfahrung oder Ausbildung vorweisen kann.
Der Auftragnehmer hat die weiteren Beteiligten in der Lieferkette hinsichtlich einer solchen Überprüfung entsprechend zu verpflichten. Sofern der Auftraggeber Dritte einschaltet, kann der Auftragnehmer zuvor eine Verschwiegenheitserklärung verlangen.
5. Sanktionen
Der öffentliche Auftraggeber kann vom Auftragnehmer unter Setzung einer angemessenen Frist Abhilfe für den Fall verlangen, dass bei der Ausführung des Auftrages der Auftragnehmer selbst oder die weiteren Beteiligten nachweislich, also im Rahmen einer staatlichen Kontrolle, einem gerichtlichen Verfahren oder einer privatrechtlich vereinbarten Überprüfung festgestellt, gegen die von dieser Erklärung umfassten Arbeits- und Sozialstandards verstoßen, die Unterlagen im Sinne von Ziffer 3 dieser Verpflichtungserklärung nicht oder nicht vollständig vorlegen oder die Überprüfung der Arbeitsbedingungen im Sinne dieser Verpflichtungserklärung verhindern.
4 Diese Bestätigung stellt amfori BSCI in Vereinbarung mit BeschA / KNB für die Verwendung im Rahmen der vorliegenden Vereinbarung aus. Amfori BSCI bestätigt damit, dass im Rahmen eines Audits durch einen unabhängigen Dritten im Zeitpunkt des Audits keine erheblichen Verbesserungsfelder (Mängel) bezogen auf die i.S.d. Erklärung geforderten ILO-Normen vorhanden sind. Es handelt sich hierbei nicht um ein öffentlich zugängliches und überprüfbares Zertifikat. Eine reine Mitgliedschaft bei amfori BSCI ist nicht ausreichend.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 6 von 16
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Hilft der Auftragnehmer nicht innerhalb der gesetzten Frist ab, kann der öffentliche Auftraggeber den vergebenen Vertrag außerordentlich kündigen. Dies gilt nicht, soweit der Auftragnehmer nachweislich den Verzug nicht zu vertreten hat. Im Falle des Verstoßes gegen die von dieser Erklärung umfassten Arbeits- und Sozialstandards ist eine außerordentliche Kündigung nicht möglich, soweit der Verstoß unerheblich ist und sich nach der erfolgten Abmahnung nicht wiederholt hat.
Unbeschadet dessen ist der öffentliche Auftraggeber berechtigt, eine Vertragsstrafe zu verlangen, wenn der Auftragnehmer gegen seine in dieser Erklärung vereinbarten Verpflichtungen verstößt.
In den Fällen, in denen der Pflichtverstoß in der Nichterbringung der Unterlagen zur Glaubhaftmachung oder in der Verhinderung der Überprüfung der Arbeitsbedingungen liegt, beträgt die Vertragsstrafe für jeden Kalendertag, an dem sich der Auftragnehmer mit der Einhaltung der gesetzten Frist in Verzug befindet, 0,2 % des Auftragswertes, wobei höchstens ein Betrag von täglich 10.000 Euro als Vertragsstrafe ausbedungen wird.
Die Vertragsstrafe bei einem nachweislichen Verstoß gegen die vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards wird im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen durch den Auftraggeber festgelegt und richtet sich nach der Schwere und der Dauer des Verstoßes, wobei höchstens ein Betrag von 250.000 Euro ausbedungen wird.
Insgesamt darf die Summe aller aufgrund dieser Regelung zu zahlenden Vertragsstrafen aber nicht mehr als 5 % des Auftragswertes betragen.
§ 341 Abs. 3 BGB wird dahingehend abgeändert, dass die Strafe bis zur Schlusszahlung geltend gemacht werden kann. Dies gilt nicht, wenn sich der Auftraggeber bei der Abnahme die Vertragsstrafe trotz Aufforderung durch den Auftragnehmer nicht vorbehalten hat. Die Vertragsstrafen werden auf Schadensersatzansprüche aus dem gleichen Pflichtverstoß angerechnet.
6. Auswahl der Varianten zu Unterlagen zur
Plausibilitätsprüfung
Bei Angebotsabgabe ist die beabsichtigte Auswahl der nachfolgenden Varianten zu erklären (Ziff. 6.). Will der Auftragnehmer von der getroffenen Auswahl nach Angebotsabgabe abweichen, so hat er dies unter Angabe eines Sachgrundes mitzuteilen.
Variante 1 (Dokumentenkatalog – Anlage 1)
Variante 2 (Zertifikate)
Kombination aus Variante 1 und Variante 2 (bei Aufträgen >50/25 Mio. Euro)
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 7 von 16
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Dokumentenkatalog für die Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit
für IT (Anlage 1)
Bitte stellen Sie bezüglich jeder der aufgeführten ILO-Normen die folgenden Aspekte dar (die Antwort darf einen Gesamtumfang von 13 Seiten nicht überschreiten):
- Mit welchen Maßnahmen werden Sie bei sich und den weiteren Beteiligten gewährleisten, dass bei Auftragsausführung keine Arbeiten unter Verletzung der jeweiligen ILO-Norm durchgeführt werden?
- Mit welchem Nachweis werden Sie dies nach Auftragsausführung belegen? Geeignete Nachweise im Sinne von Nr. 3, Variante 1, Ziffer 3 der Erklärung sind Protokolle, Audit-Berichte, Verfahrensanweisungen, vertragliche Vereinbarungen, E-Mail- Verkehr, amtliche Dokumente, Urkunden, Zeugnisse, Bild- und Tonaufzeichnungen oder vergleichbar.
Mit Einreichung der Unterlagen erklärt der Auftragnehmer, dass sich diese auch tatsächlich auf die vertragsgegenständliche Leistung beziehen.
Bei den unten aufgeführten Forderungen ist das nationale Recht am jeweiligen Produktionsstandort oder am sonstigen Ort der individuellen Arbeitsleistung zu berücksichtigen.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 8 von 16
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1. ILO 29 / 105 (Zwangsarbeit)
Bei der Auftragsausführung dürfen keine Arbeiten unter Ausnutzung von Zwangsarbeit, Leibeigenschaft (einschließlich Schuldknechtschaft) bzw. Pflichtarbeit, Gefängnisarbeit oder Sklaverei bzw. Menschenhandel durchgeführt werden.
Stellen Sie mindestens dar, wie Sie sicherstellen werden, dass
(1) Mitarbeitende keinerlei Geldzahlungen für ihr Beschäftigungsverhältnis zu leisten haben.
(2) Arbeitskräften während ihres Einstellungsverfahrens keine Einstellungs- oder Vermittlungsgebühren berechnet werden, sowie dass den Arbeitskräften ggf. berechnete Gebühren zurückgezahlt werden.
(3) Arbeit freiwillig zu leisten ist und dass im Falle einer Kündigung den Mitarbeitenden für die im Abrechnungszeitraum bis zum Wirksamwerden der Kündigung geleistete Arbeit entsprechend entlohnt wird.
(4) Mitarbeitende beschäftigt werden, mit einem Arbeitsvertrag, welcher alle notwendigen Bestimmungen in Bezug auf das Beschäftigungsverhältnis – in der Muttersprache des jeweiligen Mitarbeitenden – enthält.
(5) Pässe, Visa, Personalausweise oder sonstige amtliche Ausweispapiere nicht von der Produktionsstätte eingezogen und aufbewahrt werden.
(6) mit Schülern/Werkstudenten/Praktikanten ordnungsgemäß umgegangen wird, indem deren Aufzeichnungen ordnungsgemäß verwaltet werden, Ausbildungspartner sorgfältig geprüft werden sowie ihnen strenge Sorgfaltspflichten auferlegt werden, um die Rechte der Schüler/Studenten/Praktikanten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu schützen.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 9 von 16
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2. ILO 87, 98 (Vereinigungsfreiheit, Tarifverhandlungen)
Bei der Auftragsausführung darf das Recht aller Arbeitskräfte auf die Bildung von und den Beitritt zu Gewerkschaften ihrer Wahl, auf Tarifverhandlungen sowie auf Durchführung friedlicher Versammlungen sowie das Recht der Arbeitskräfte, von solchen Maßnahmen Abstand zu nehmen, nicht beschränkt werden.
Stellen Sie mindestens dar, wie Sie sicherstellen werden, dass
(1) sich das Unternehmen in die Belange der Gewerkschaft/des Betriebsrates weder einmischt noch diese finanziell unterstützt.
(2) das Unternehmen Mitarbeitende weder diszipliniert noch bedroht, um diese in der Bildung oder dem Beitritt zu einer Gewerkschaft zu unterstützen oder von diesen Aktivitäten abzuhalten.
(3) Gewerkschaftsmitglieder / Betriebsratsmitglieder nicht anders behandelt werden, als jeder andere Mitarbeitende auch.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 10 von 16
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3. ILO 100 (Gleichheit des Entgelts) und ILO 111
(Keine Diskriminierung)Bei der Auftragsausführung ist sicher zu stellen, dass die Belegschaft keine rechtswidrige Diskriminierung erfährt, z.B. dass keine Mitarbeitenden im Rahmen von Einstellungsverfahren und Beschäftigungsverhältnissen (etwa bei Fragen der Entlohnung, Beförderungen, Prämienvergabe sowie dem Zugang zu Fortbildungsmaßnahmen) Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität und Ausdruck der Geschlechtlichkeit, ethnischer Zugehörigkeit oder nationaler Herkunft, Behinderung, Schwangerschaft, Religionszugehörigkeit, politischer Ausrichtung, Gewerkschaftszugehörigkeit, nachgewiesenem Veteranenstatus, geschützten Erbinformationen oder Familienstand erfährt.
Stellen Sie mindestens dar, wie Sie gewährleisten werden, dass
(1) die generellen Gehaltbestandteile sowie weitere Kompensationen definiert und der Belegschaft zugänglich gemacht werden.
(2) die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen am Ende einer Abrechnungsperiode über die Bestandteile des ausgezahlten Lohns/Gehalts informiert werden.
(3) Beförderungen sowie Zugang zu Fortbildungsmaßnahmen, basierend auf Leistungskennzahlen bzw. Notwendigkeit einer Fortbildung erfolgen werden.
(4) die Mitarbeitenden schriftlich definierte Arbeitsplatzbeschreibungen haben, die sich ausschließlich auf notwendige Kenntnisse/Fähigkeiten zur Ausübung des Arbeitsplatzes fokussieren und nicht irgendwelche notwendigen persönlicher Merkmale definieren.
(5) Tests, medizinische Gutachten usw. nicht in diskriminierender Art und Weise genutzt werden.
(6) lokal vorgeschriebene Bestimmungen zum Schutz der Mitarbeitenden während der Schwangerschaft sowie während der Elternzeit eingehalten werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 11 von 16
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4. ILO 138 / 182 (Keine Kinderarbeit)
Bei der Auftragsausführung ist sicher zu stellen, dass Kinderarbeit in der schlimmsten Form während der Produktion der Hauptleistungsbestandteile ausgeschlossen ist und dass das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung berücksichtigt wird.
Stellen Sie mindestens dar,
(1) welches Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung in dem Land in dem sich die Produktionsstätte befindet, gilt.
Stellen Sie weiterhin mindestens dar, wie Sie sicherstellen werden, dass
(2) Kinderarbeit weder während der Fertigung noch bei der Erbringung von Dienstleistungen oder Lieferungen vorkommt.
(3) zugelassene Ausbildungsprogramme am Arbeitsplatz alle Gesetze und Regelungen erfüllen.
(4) Arbeitskräfte unter 18 Jahren keine Arbeiten durchführen, die sich negativ auf ihre Gesundheit oder Sicherheit auswirken könnten, wie z. B. Nachtschichten und Überstunden.
(5) mit Schülern/Werkstudenten ordnungsgemäß umgegangen wird, indem deren Aufzeichnungen ordnungsgemäß verwaltet werden, Ausbildungspartner sorgfältig geprüft werden sowie ihnen strenge Sorgfaltspflichten auferlegt werden, um die Rechte der Schüler/Studenten gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu schützen.
(6) die Produktionsstätte einen zuverlässigen Mechanismus zur Altersprüfung als Teil des Einstellungsverfahrens eingerichtet hat.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 12 von 16
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5. ILO 155 (Arbeitsschutz) und ILO 170 (Sicherheit bei der
Verwendung chemischer Stoffe)
Es ist sicher zu stellen, dass der Arbeitsschutz bei der Produktion der Hauptleistungsbestandteile berücksichtigt wird.
Stellen Sie mindestens dar, wie Sie sicherstellen werden, dass
(1) Arbeitsplatzrisiken der Mitarbeitenden durch eine geeignete Arbeitsplatzgestaltung, durch technische und administrative Kontrollen, vorbeugende Wartung sowie sichere Arbeitsverfahren (inklusive Wartungssicherungen) und durch regelmäßige Sicherheitsschulungen eingeschränkt sind. Können Gefahren so nicht angemessen eingeschränkt werden, ist darzustellen, wie den Mitarbeitenden geeignete, einwandfrei gewartete, persönliche Schutzausrüstung sowie Lehrmaterial zu Risiken, denen sie im Zusammenhang mit diesen Gefahren ausgesetzt sind, zur Verfügung gestellt wird.
(2) das Trinkwasser in der Produktionsstätte überprüft wird.
(3) für den Fall, dass in Ihrem Unternehmen geschweißt oder hartgelötet werden muss, eine Schweißerlaubnis vor Aufnahme der Tätigkeiten vorliegt.
(4) die gesamte elektrische Installation im Unternehmen überprüft und gewartet ist.
(5) im Falle der Reparatur oder Wartung jeglicher Art von Maschinen diese zur Benutzung gesperrt und die Stromzufuhr unterbrochen ist.
(6) jeder gewerbliche Arbeitsplatz einer Risikoanalyse unterzogen wird, um zu definieren, ob an diesem Arbeitsplatz persönliche Schutzausrüstungen für die Mitarbeitenden notwendig sind.
(7) jeder Mitarbeitende seine evtl. notwendige persönliche Schutzausrüstung erhält und in der Nutzung dieser regelmäßig unterwiesen wird.
(8) die chemische Zusammensetzung von Produkten geprüft, gemessen und dokumentiert wird.
(9) Ihre Produkte gesetzlichen Materialrestriktionen (z.B. RoHS, REACH) entsprechen.
(10) Stoffe, für welche die gesetzlichen Materialrestriktionen gelten, nicht in der Produktion eingesetzt werden.
(11) Gefahrstoffe/Chemikalien mit Warnhinweisen (in verständlicher Form) gekennzeichnet sind.
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6. ILO 131 (Mindestlohn) und ILO 102 (soziale Sicherheit)
Es ist sicherzustellen, dass während der Auftragsausführung die den Arbeitskräften gezahlte Vergütung allen geltenden Lohngesetzen entspricht – auch solchen in Bezug auf Mindestlöhne, Überstunden und gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen. Weiterhin ist sicherzustellen, dass jeglicher Einsatz von Zeitarbeit, die Entsendung von Arbeitskräften und die Ausgliederung von Arbeit den jeweils lokalen Rechtsvorschriften entsprechen.
Stellen Sie mindestens dar,
(1) wie hoch der anwendbare gesetzliche Mindestlohn im Land (bzw. in der Region/im Industriesektor) der Produktionsstätte ist und welcher Mindestlohn bei der Auftragsausführung tatsächlich gezahlt wird.
(2) welche Sozialleistungen gesetzlich vorgeschrieben sind und welche Sozialleistungen bei der Auftragsausführung tatsächlich an die Sozialversicherungsträger abgeführt werden.
(3) wie Sie verhindern werden, dass Gehaltskürzungen als disziplinare Maßnahme eingesetzt werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 14 von 16
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7. ILO 1 (Begrenzung der Arbeitszeit)
Es ist sicherzustellen, dass bei der Auftragsausführung die Wochenarbeitszeit das anhand lokaler Gesetze festgelegte Maximum nicht übersteigt, sowie dass den Mitarbeitenden die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsunterbrechung (Pausen, arbeitsfreie Zeit, Wochenende) während der Auftragsausführung gewährt wird.
Stellen Sie mindestens dar,
(1) welche gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der maximal erlaubten regulären Arbeitszeit pro Woche sowie hinsichtlich der maximal erlaubten Überstunden pro Tag/pro Woche/pro Monat in dem Land bestehen, in dem sich die Produktionsstätte befindet und
(2) mit welchem Zeiterfassungs- und Zeitmanagementsystem Sie sicherstellen werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Arbeitsunterbrechungszeiten eingehalten werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 15 von 16
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Allgemeine Anforderungen
Informationen an Mitarbeitende
Es ist sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden in den Produktionsstätten klare und exakte Informationen über ihre Rechte während der Auftragsausführung erhalten. Stellen Sie dafür mindestens dar,
a) wie Sie sicherstellen werden, dass die Mitarbeitenden Informationen zu Richtlinien, Vorgehensweisen, Erwartungen und Leistungen in einer Art und Weise erhalten, die allen Mitarbeitenden ein Verstehen ermöglichen.
Verantwortung in der Lieferkette
Bitte stellen Sie abschließend dar,
a) dass Sie die Einhaltung der vereinbarten Arbeits- und Sozialstandards durch vertragliche Verpflichtungen zwischen einem Betrieb der Stufe 1 und einem Betrieb der Stufe 2 sicherstellen,
b) wie Sie die Normen der ILO (International Labour Organisation) den Zulieferern bekannt machen werden und
c) wie Sie die Einhaltung der vereinbarten ILO-Normen überwachen werden.
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 07.05.2019 Seite 16 von 16