03_Besondere-Vertragsbedingungen_leuphana-de.pdf

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UNIVERSITÄTSKOMMUNIKATION

BESONDERE VERTRAGSBEDINGUNGEN:

BETRIEB, WEITERENTWICKLUNG UND PFLEGE LEUPHANA.DE

1. GEGENSTAND

Der Auftrag umfasst den vollständigen technischen Betrieb und die Weiterentwicklung des öffentlichen Webauftritts der Leuphana Universität Lüneburg unter leuphana.de. Das System wird auf Basis von TYPO3 (aktuell 12.4.x LTS, Ziel: 13.x LTS) in einem Composer-basierten Setup betrieben. Die Leistungen gliedern sich in drei Positionen: Onboarding, TYPO3-Upgrade, Service & Support.

2. VERTRAGSRAHMENBEDINGUNGEN UND PREISSTRUKTUR

2.1 Budget und Preisstruktur Die Leistungen gliedern sich in drei Positionen:

Position Bezeichnung Angebotsform Onboarding Infrastrukturübernahme, Arbeitsfähigkeit, Stundensatz Projektmanagement-Setup

TYPO3-Upgrade Migration TYPO3 12 13 (Festpreis) Festpreis, ggfl. zzgl. → Lizenzkosten

Service & Laufender Betrieb, Störungsmanagement, Entwicklung Stundensatz Support (4 Jahre)

Das Angebot beinhaltet einen einzigen, einheitlichen Stundensatz für alle Positionen des Gesamtauftrags. Differenzierte Stundensätze nach Rollen oder Positionen sind unzulässig; die Rollenverteilung ist Teil der Angebotskalkulation des Bieters.

Der Stundensatz gilt für: Onboarding-Tätigkeiten, laufenden Service & Support sowie alle bedarfsgetriebenen Entwicklungsleistungen (nicht jedoch das TYPO3-Upgrade, das als Festpreis angeboten wird – siehe Dokument Leistungsbeschreibung mit Preisblatt)

Die Auftraggeberin geht nach ihrer Einschätzung davon aus, dass über die gesamte Vertragslaufzeit 2.500 vergütungsfähige Stunden (für alle unter Ziffer 2.1 genannten Positionen inkl. Typo3-Upgrade) bis zu einem Maximalbudget von 280.000 Euro abgerechnet werden können. Der Anbieter teilt der Auftraggeberin jährlich bis zum 31.12. die bis zu diesem Zeitpunkt bereits abgerechneten Stunden mit, beginnend mit dem 31.12.2026.

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Wenn das Erreichen des Maximalbudget absehbar ist, berechtigt dies die Auftraggeberin zur Kündigung des Vertrages.

Es wird folgende Preisgleitklausel vereinbart:

(1) Die im Angebot enthaltenen Preise gelten für die ersten 24 Monate der Vertragslaufzeit als fest vereinbart. Während der weiteren Vertragslaufzeit kann eine Anpassung der vereinbarten Vergütung erfolgen, sofern derdie Auftragnehmerin nachweisen kann, dass Preissteigerungen von insgesamt mindestens 5 % gegenüber der Kalkulationsgrundlage bei den für die Ausführung des Vertrags notwendigen Materialien, Leistungen oder Lohnkosten eintreten. Die Preisgleitung kann nur auf den Teil des Entgelts angewendet werden, der durch die nachgewiesene Kostensteigerung betroffen ist. Entsprechende Kostensenkungen sind zugunsten der Auftraggeberin zu berücksichtigen. (2) DerDie Auftragnehmerin hat einen schriftlichen Antrag auf Preisanpassung zu stellen. Der Antrag auf Preisanpassung ist unverzüglich nach Kenntnis der Preissteigerung, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen nach Eintritt der maßgeblichen Veränderung bei der Auftraggeberin einzureichen. Dem Antrag sind detaillierte Nachweise über die gestiegenen Kosten für erhöhte Aufwendungen der Pflegekosten beizufügen. Diese Nachweise können in Form von Rechnungen oder anderen geeigneten Belegen erbracht werden. (3) Die Höhe der Preisanpassung wird auf Basis der nachgewiesenen Kostensteigerungen und ihres prozentualen Anteils am jeweiligen Preis des Vertrags berechnet. Für die Berechnung wird der Durchschnittswert der relevanten Preissteigerungen über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten zugrunde gelegt. (4) Die Auftraggeberin prüft den Antrag auf Preisanpassung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des vollständigen Antrags und der erforderlichen Nachweise. Die Preisanpassung gilt als vereinbart, sobald die Voraussetzungen nachgewiesen und die Erhöhung in einem Nachtrag schriftlich festgehalten sind. Falls die Auftraggeberin den Antrag ganz oder teilweise mangels nachvollziehbarer Nachweise ablehnt, wird dies demder Auftragnehmerin unter Angabe der Gründe mitgeteilt. (5) Die genehmigte Preisanpassung tritt mit Wirkung des auf die Unterzeichnung des Nachtrages beginnenden Monats (01.XX.XXXX) in Kraft. Die angepassten Preise gelten ausschließlich für die Leistungen, die nach dem Wirksamwerden der Preisanpassung erbracht werden. Eine rückwirkende Preisanpassung ist ausgeschlossen. (6) Eine Preisanpassung ist ausgeschlossen, wenn die Preissteigerung auf Umstände zurückzuführen ist, die im Einflussbereich derdes Auftragnehmerin liegen oder durch diesen verursacht wurden. Ebenso ist eine Anpassung ausgeschlossen, wenn die Preissteigerung durch Maßnahmen kompensiert werden kann, die im Rahmen der wirtschaftlichen Sorgfaltspflicht derdem Auftragnehmer*in zumutbar sind.

2.2 Zahlungsbedingungen • Leistungen im laufenden Betrieb (Service & Support): monatliche Abrechnung nach nachgewiesenem Aufwand auf Basis des vereinbarten Stundensatzes • Leistungen Onboarding nach Abschluss des Onboardings nach nachgewiesenem Aufwand auf Basis des vereinbarten Stundensatzes; Abschluss Onboarding bei hergestellter Arbeitsfähigkeit, nachgewiesen durch ein vollständiges Test-Deployment auf die Dev-VM samt übergabefähiger Dokumentation (abnahmefähiger Meilenstein und Zahlungsauslöser)

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• TYPO3-Upgrade (Festpreis): Abrechnung in drei Teilbeträgen: 30 % nach Projektstart / 40 % nach Staging-Abnahme / 30 % nach Produktionsdeployment und Abnahme (Festpreis) • Zahlungsziel: 30 Tage nach Eingang prüffähiger Rechnung und Abnahmebestätigung durch Leuphana. Prüffähige Rechnungen müssen den Bezug zum Projekt sowie die Nummern der abgerechneten Tickets oder Arbeitspakete ausweisen. • Umsatzsteuer: gesetzlicher Steuersatz zum Zeitpunkt der Leistungserbringung

2.3 Code-Einsicht Code-Einsicht – Vorgehen: Das in der Leistungsbeschreibung bereitgestellte Anlagenpaket (Systemübersicht, Kompatibilitätsmatrix, Custom-Extensions-Analyse, Hook- und XClass-Analyse) ist darauf ausgelegt, substanzielle technische Fragen ohne direkten Repository-Zugang zu ermöglichen. Verständnisfragen zu den Anlagen können im Rahmen von Bieterfragen (s. Dokument Leistungsverzeichnis) gestellt werden; die Antworten werden allen Bietern gleichzeitig zugestellt.

Ein direkter Lesezugang zum Git-Repository wird erst nach Auftragserteilung gewährt.

Hintergrund: Das Repository kann personenbezogene Daten, Zugangskonfigurationen und sicherheitsrelevante Informationen enthalten, die nicht ohne rechtliche Absicherung an nicht beauftragte Dritte weitergegeben werden dürfen.

2.4 Vertragsdauer, Kündigung (1) Die Vertragsdauer beträgt vier (4) Jahre ab Zuschlagserteilung und endet mit Ablauf der Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Einzelheiten zu den Leistungsfristen für einzelne Positionen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. (2) Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag während der Vertragslaufzeit ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ablauf eines jeden Vertragsjahres zu kündigen, erstmals zum Ablauf des ersten Vertragsjahres. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund ist u.a. das Erreichen des Maximalbudget. Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. Im Fall der Kündigung werden erbrachte Leistungen nach dem vereinbarten Stundensatz abgerechnet; laufende, freigegebene Entwicklungspakete werden bis zur Übergabe fortgeführt, sofern dies technisch möglich ist und der Aufwand nicht unverhältnismäßig ist.

2.5 Vertraulichkeit (1) Die Parteien verpflichten sich dazu, über alle vertraulichen Informationen die im Zusammenhang mit der Tätigkeit desder Auftragnehmersin für die Universität bekannt werden, insbesondere der Quellcode Stillschweigen zu bewahren. Die Vertraulichkeitspflicht umfasst die Pflicht, die vertraulichen Informationen, ausschließlich zwischen den Parteien im Rahmen der Tätigkeit zu verwenden, weder ganz noch teilweise an Dritte weiterzugeben, noch in anderer Form Dritten zugänglich zu machen, alle angemessenen Vorkehrungen zu treffen, um einen Zugriff Dritter zu vermeiden und sie nicht direkt oder indirekt zu verwerten, sofern es nicht für die Durchführung einer Leistung im Rahmen des Vertrages bei der Universität erforderlich ist. (2) Als vertraulich gelten insbesondere solche Informationen, die entweder als vertraulich bezeichnet worden sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen ergibt. Dies gilt insbesondere für

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Unterlagen, Zeichnungen, Schemata, Kenntnisse, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Die jeweiligen vertraulichen Informationen der Parteien bleiben in ihrem*seinem jeweiligen Eigentum. (3) Nicht als vertraulich gelten Informationen, die sich bereits vor Erlangung durch die jeweilige Partei ohne Bruch dieses Vertrages rechtmäßig im Besitz der anderen Partei befanden oder öffentlich zugänglich sind oder waren. Die Pflicht zur Vertraulichkeit entfällt, wenn die vertraulichen Informationen aufgrund einer bindenden behördlichen oder richterlichen Anordnung oder zwingender rechtlicher Vorschriften zu offenbaren sind, vorausgesetzt, dass der Vertragspartner über die Offenbarung schriftlich informiert wird. (4) Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt für die Dauer dieses Vertrages und nach Beendigung des Vertrages unbefristet fort.

2.6 Datenschutz

2.6.1 Auftragsverarbeitung Soweit personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1, Nr. 2 und Nr. 8 DSGVO weisungsgebunden im Rahmen der Ausführung des Auftrags verarbeitet werden sollen, gelten die folgenden Bestimmungen:

Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz einzuhalten. Sie wird hierzu mit der Auftraggeberin einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, der den gesetzlichen Vorgaben von Art. 28 DSGVO genügt.

Es kann hierfür a) die bereitgestellte Mustervereinbarung (Klauseln gem. Art 28 Abs. 7 DSGVO) ausgefüllt ODER b) ein bieterseitiges Vertragsmuster (auftragsspezifisch ausgefüllt) eingereicht werden.

2.6.2 Technische und organisatorische Maßnahmen Die Datenverarbeitung ist durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) zu schützen. Die ergriffenen Maßnahmen sind zur Prüfung als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag vorzulegen.

2.6.3 Subdienstleister Werden Subdienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung eingesetzt, sind diese einschließlich ihrer Kontaktdaten, dem Tätigkeitsbereich, einer präzisen Beschreibung der Datenflüsse und den bei ihnen einschlägigen technisch-organisatorische Maßnahmen zu benennen.

Es dürfen keine Regelungen zur zusätzlichen Kostenübernahme durch die Auftraggeberin für die Erfüllung datenschutzrechtliche Mitwirkungspflichten aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag enthalten sein.

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3. ZUSÄTZLICH EINZUREICHENDE UNTERLAGEN

Das Angebot muss folgende Unterlagen enthalten, gegliedert nach Positionen:

3.1 Allgemeine Unterlagen (positionsübergreifend)

1. Kurzbeschreibung des Unternehmens (max. 1 Seite)
2. Qualifikationsnachweis der vorgesehenen Projektperson: TYPO3-Zertifizierung (CMS Certified Integrator oder Developer) oder Nachweis vergleichbarer Erfahrung (mind. 10 Jahre Praxiserfahrung mit TYPO3, mit Bezug zu den relevanten Kompetenzfeldern gemäß Position Onboarding der Leistungsbeschreibung)
3. Einheitlicher Stundensatz netto (für Position Onboarding und Service & Support), gültig für die gesamte Vertragslaufzeit von 4 Jahren)
4. Festpreis netto für die Position Typo 3 - Upgrade

3.2 Position Onboarding

1. Onboarding-Konzept (max. 2 Seiten, siehe Bewertungskriterien)
2. Darlegung, in welchem zusammenhängenden Zeitraum und in welchem Gesamtstundenrahmen das Onboarding vollständig abgeschlossen werden kann (Stundenangabe siehe auch 3.2 Nr. 7)
3. Beschreibung des geplanten Ticketsystems und Projektmanagement-Workflows
4. Konzept zur kapazitätsgerechten Projektsteuerung (max. 2 Seiten): Darlegung der Gesamtzeitplanung unter Berücksichtigung der AG-Kapazitäten (gleitender Mittelwert 40 Personenstunden/Woche), Taktung und Granularität der Liefereinheiten sowie Umgang mit AG-seitigen Kapazitätsengpässen
5. Darstellung der Controlling-Methode (Budgetübersicht)
6. Mindestens zwei Referenzen mit Ansprechpartner und Kurzbeschreibung (vgl. Anforderungen im Dokument Bewertungsmatrix)
7. Kalkulierter Gesamtstundenaufwand für Onboarding (netto)

3.3 Position TYPO3-Upgrade

1. Migrationskonzept (max. 5 Seiten, siehe Anforderungen im Dokument Bewertungsmatrix)
2. Angabe des kalkulierten Gesamtstundenaufwands und des geplanten Durchführungszeitraums
3. Darstellung der Projektorganisation während des Upgrades (beteiligte Rollen, Kapazitäten)
4. Beschreibung geplanter Einschränkungszeiträume und Kommunikationsplan
5. Mindestens zwei Referenzen mit Ansprechpartner und Kurzbeschreibung

3.4 Position Service & Support

1. Service-Konzept (max. 3 Seiten): Beschreibung des Vorgehens für alle drei Leistungsebenen; Darlegung der Servicezeiten, Erreichbarkeit und Vertretungsregelung
2. Reaktionszeitmodell (Bestätigung oder Verbesserung der SLA-Grundwerte)
3. Verbindliche SLA-Erklärung: Bestätigung der Reaktionszeitvorgaben (Mindest: Reaktionszeit 4 Stunden bei Priorität 1 und 24 Stunden bei Priorität 2, Lösungsbereitstellung 7 Werktage bei Priorität 3) sowie Angabe, ob ein verbessertes Angebot für Priorität 2 (Betriebsprobleme) unterbreitet wird

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4. Entwicklungskonzept (max. 2 Seiten): Darlegung, wie der Übergang vom Support-Ticket zur definierten Entwicklungsaufgabe organisiert wird; Aussage zur Aufnahme- und Liefergeschwindigkeit von Entwicklungspaketen
5. Darlegung der verfügbaren Gesamtkapazität und Skalierungsmöglichkeiten bei erhöhtem Entwicklungsbedarf

3.5 Referenzen (positionsübergreifend) Mindestens zwei Referenzen mit Ansprechpartner, Kurzbeschreibung und Projektumfang. Referenzen müssen Projekte auf Basis von TYPO3 ab Version 10 LTS betreffen und innerhalb der letzten 3 Jahre abgeschlossen oder aktiv betreut worden sein. Bei mindestens einer der beiden Referenzen muss der Auftraggeber eine öffentliche Institution, eine Hochschule oder ein in der technischen Komplexität vergleichbarer Auftraggeber sein. Zusätzliche Referenzen müssen je Position entsprechend den Anforderungen in dem Dokument Bewertungsmatrix eingereicht werden. Die zusätzlichen Referenzen können mit den zuvor genannten Referenzen identisch sein. Näheres zu den Referenzen ergibt sich aus den Anforderungen in dem Dokument Bewertungsmatrix.