Berichtsbuch
| Unnamed: 0 | Bewertung elektronisches Berichtsbuch und tägliche elektronische Anwesenheitskontrolle (Stand: Mai 2026) | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 | Unnamed: 10 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Los: | ||||||||||
| Übersicht über die erzielten Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||||||
| A | Sicherheit | 0 | 19 | |||||||
| B | Eingesetztes Programm | 0 | 35 | |||||||
| C | Funktionen des Programms | 0 | 20 | |||||||
| D | Zugriff für den Auftraggeber | 0 | 29 | |||||||
| E | Allgemeines | 0 | 22 | |||||||
| erzielte Punktzahl innerhalb des Konzepts: | 0 | 125 | ||||||||
| Gesamtpunkte für die Angebotswertung (gewichtet): | 0 | |||||||||
| A. | Sicherheit | Punkte | Auswahl | Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||
| 1 | Manipulationssicherheit | |||||||||
| Die genutzen IT-Anwendungen bieten Sicherheitsmechanismen, um eine nachträgliche Veränderung der Daten zu unterbinden, oder zumindest sichtbar und nachvollziehbar darzustellen. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ja | |||||||
| Zum Schutz der Daten für den Transport oder die Übermittlung werden integritätssichernde Maßnahmen ergriffen. | 1 | 0 | 0 | 1 | nein | |||||
| Dabei kommen kryptographische Verfahren zum Einsatz. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Es wird verhindert, dass die eingesetzte Software unbemerkt verändert oder manipuliert werden kann. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Erzeugte Protokolle und Aufzeichnungen durch das Personal sind gegen unerlaubte nachträgliche Veränderung geschützt. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| 2 | Absicherung gegen Angriffe von außen | |||||||||
| Die gesamte externe Kommunikation wird über eine Firewall geleitet, die vor unbefugten Verbindungen von außen nach innen sowie von innen nach außen schützt. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Dabei besteht der Aufbau in einer „Paketfilter – Application-Level-Gateway – Paketfilter“(P-A-P)-Struktur aus mehreren Komponenten mit jeweils zugeeigneter Hard- und Software. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Mit einem Intrusion-Detection-System (IDS) wird das Systemverhalten auf Anomalien und Missbrauch hin überwacht. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Im Falle einer Angriffserkennung ist eine geeignete Alarmierung des Betriebspersonals sichergestellt. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Zu Schutz vor Schadsoftware werden Virenschutz-Programme eingesetzt, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| 3 | Datensicherung (BackUps, Raid-Server) | |||||||||
| Alle Daten , die nicht aus anderen Informationen abgeleitet werden können, werden täglich gesichert. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Die letzten sieben Tagessicherungen werden aufgewahrt, außerdem Wochensicherungen der letzten zwei Monate. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Der Aufbewahrungsort für die Datensicherungen befindet sich in einem anderen Brandabschnitt (in Bezug auf die IT-Systeme). | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Es wird regelmäßig geprüft ob sich die gesicherten Daten problemlos und in angemessener Zeit zurückspielen lassen. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Für die Datensicherungen werden geeignete Verschlüsselungsverfahren verwendet, die regelmäßig an den Stand der Technik angepasst werden. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| 4 | Verschlüsselung von Daten | |||||||||
| Zum Schutz der Daten für den Transport oder die Übermittlung werden kryptographische Verfahren eingesetzt. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Dabei werden anerkannte Algorithmen wie z.B. der Advanced Encryption Standard (AES) verwendet. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Für den Einsatz von kryptografischen Verfahren ist ein geeignetes Schlüsselmanagement etabliert worden. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Es werden ausschließlich qualitativ hochwertige Schlüssel verwendet, die in einer sicheren Umgebung und unter Einsatz geeigneter Schlüsselgeneratoren erzeugt wurden. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Schlüssel werden nie in klarer Form, sondern grundsätzlich verschlüsselt in IT-Systemen gespeichert. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| 5 | Zugang zum Programm | |||||||||
| Der Zugang zu den IT-Systemen oder der IT-Anwendung ist erst nach einer Identifikation (z. B. durch Name, Benutzer-Kennung oder Chipkarte) und Authentifizierung (z. B. durch ein Passwort oder über ein Authentisierungstoken) der nutzungsberechtigten Person möglich. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Der Zugang ist für jede zugangsberechtigte Person entsprechend ihrer Funktion definiert, z. B. Zugang zum Betriebssystem (Systemverwaltung) oder Zugang zu einer IT-Anwendung (Benutzerin / Benutzer). | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Ausgabe bzw. der Entzug von Zugangsmitteln wie Benutzer-Kennungen oder Chipkarten ist dokumentiert. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Es wurden Regelungen über die Handhabung von Zugangs- und Authentisierungsmitteln (z. B. Umgang mit Chipkarten, Passworthandhabung) getroffen. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Zugangsberechtigungen werden bei längeren Abwesenheiten von berechtigten Personen vorübergehend gesperrt um Missbrauch zu verhindern, z. B. bei Krankheit oder Urlaub. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| 6 | Rechteverwaltung | |||||||||
| Die Zugriffsrechte (z. B. Lesen, Schreiben, Ausführen) auf IT-Anwendungen oder Daten sind von der Funktion abhängig, die eine Person wahrnimmt. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Dabei werden nur so viele Zugriffsrechte vergeben werden, wie es für die Aufgabenwahrnehmung notwendig ist ("Need-to-know-Prinzip"). | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Es gibt ein geregeltes Verfahren für die Vergabe, die Verwaltung und den Entzug von Zugriffsrechten. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Benutzerkonten mit weitreichenden Berechtigungen sind mit mindestens zwei Authentisierungsmerkmalen geschützt. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Es gibt eine Dokumentatiion der zugelassenen Nutzer und Rechteprofile, die gegen unbefugten Zugriff geschützt ist. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Summe A | 0 | 19 | ||||||||
| B. | Eingesetztes Programm | Punkte | Auswahl | Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||
| 1 | Personendaten | |||||||||
| In dem Programm werden mindestens die folgenden personenbezogenen Daten für jeden Geflüchteten gespeichert: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Religion (freiwillige Angabe des Geflüchteten), Herkunftsland, Sprache. | 4 | 0 | 0 | 4 | ||||||
| In dem Programm wird bei den personenbezogenen Daten für jeden Geflüchteten ein Foto von diesem gespeichert. | 4 | 0 | 0 | 4 | ||||||
| In dem Programm besteht die Möglichkeit, Geflüchtete der besonderen Personengruppe „alleinreisende Frauen“ zuzuordnen. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| In dem Programm besteht die Möglichkeit, Geflüchtete der besonderen Personengruppe „alleinreisende Männer“ zuzuordnen. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| In dem Programm besteht die Möglichkeit, Geflüchtete der besonderen Personengruppe „vulnerable Personen“ zuzuordnen mit der Angabe der besonderen individuellen Schutzbedarfe. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| In dem Programm besteht die Möglichkeit, Personengruppen individuell zu definieren und Geflüchtete diesen Personengruppen zuzuordnen. | 3 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| Bitte benennen Sie die weiteren relevante Personengruppen: | ||||||||||
| In dem Programm lassen sich Familienverbände (Eltern, Kinder) kennzeichnen. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| In dem Programm lassen sich weitere Angehörige zu einem Familienverband zuordnen(z.B. volljährige Kinder, Tante, Onkel). | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| 2 | Unterbringungsdarten | |||||||||
| In dem Programm kann die genaue Unterbringung eines jeden Geflüchteten erfasst werden: | ||||||||||
| Gebäude/Haus | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| Zimmer | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Bettnummer | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Mit dem Programm lässt sich eine Übersicht über die Zimmerbelegung erstellen. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Diese Übersicht lässt sich als Excel-Datei exportieren. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| 3 | Verpflegungsdaten | |||||||||
| Das Programm ermöglicht eine Erfassung der Teilnahme an Mahlzeiten. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| In dem Programm kann benötigte Sonderverpflegung (entsprechend A Nr. 2.19 der Leistungsbeschreibung) personenbezogen erfasst werden. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| 4 | Freizeitdaten | |||||||||
| In dem Programm kann die Teilnahme an der Jobbörse erfasst werden; jede konkret wahrgenommene Arbeitsgelegenheit bzw. Flüchtlingsintegrationsmaßnahme wird erfasst. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| 5 | Daten zur Sachmittelausgabe | |||||||||
| In dem Programm kann die Ausgabe von Kleidung erfasst werden. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| In dem Programm kann die Erstausstattung mit Körperpflegeartikelpaketen erfasst werden. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| In dem Programm kann die Ausgabe von weiteren frei definierbaren Artikeln erfasst werden. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| 0 | 35 | |||||||||
| C. | Funktionen des Programms | Punkte | Auswahl | Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||
| 1 | Auswertungsfunktionen | |||||||||
| Das Programm verfügt mindestens über folgende Statistikfunktionen: | ||||||||||
| Belegung nach Bewohnerinnen und Bewohner (alleinreisende Frauen, alleinreisende Männer, Familien, minderjährige Mädchen, minderjährige Jungen, sonstige besonders schutzwürdige Personen) Belegung nach Herkunftsland/Nationalität Belegung nach Auslastung (Gesamtplätze, besondere Plätze, nach Zimmern) Teilnahme an den angebotenen Freizeitaktivitäten Ausgaben (Teilnahme an der Verpflegung, Ausgabe Freizeitartikel, Ausgabe von Gegenständen (z.B. Kleiderkammer)) Ausgabe von Taxischeinen Termine in der Sanitätsstation Nutzung der Isolierzimmer Zu- und Abgänge von Störern immer in Kombination mit frei zu wählenden Zeiträumen immer in Kombination mit einzelnen Bewohnerinnen und Bewohner | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Das Programm verfügt über mindestens folgende Suchfunktionen: | ||||||||||
| Mitarbeitendenqualifikation Daten der Bewohnerinnen und Bewohner (z.B. Geburtsdatum, Namen, Namensfragmente) Freitextsuche Schichtstärke (Anzahl der anwesenden Mitarbeitenden) | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Das Programm verfügt über mindestens folgende Filterfunktionen: | ||||||||||
| besondere Vorkommnisse Tagesberichte Wochenberichte Monatsberichte Hinweisfeld "Person muss sich bei AG melden" Anwesenheiten des Personals des BDL Belegungsdaten nach Unterkunftsbereichen personenbezogene Daten (z.B. nach Geschlecht, Alter, Herkunft) immer in Kombination mit frei zu wählenden Zeiträumen immer in Kombination mit einzelnen Personen | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| 2 | Archivierung | |||||||||
| Das Programm verfügt über eine Archivierung. | 5 | 0 | 0 | 5 | ||||||
| Sämtliche eingegebenen Daten sowie alle abgelegten Protokolle sind über den gesamten Zeitraum, in dem die Betreuungsdienstleistung erbracht wird, abrufbar. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| 3 | Berichtswesen | |||||||||
| Das Programm verfügt mindestens über folgende Ablagemöglichkeiten für Berichte: | ||||||||||
| Tagesberichte (inkl. Freizeitangebot, nicht stattgefundene Freizeitaktivitäten) Wochenberichte (inkl. Freizeitangebot, nicht stattgefundene Freizeitaktivitäten) Monatsberichte besondere Vorkommnisse Anwesenheiten des Personals des BDL /Einhaltung der Personalschlüssel Beschwerdemanagement Schadensberichte | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Das Programm verfügt mindestens über folgende Ablagemöglichkeiten für Protokolle: | ||||||||||
| Ergebnisprotokolle der jours fixes und anderer Besprechungen mit dem AG Übergabeprotokolle aller Bereiche (Sozialbetreuung) Protokolle der "Runden Tische" Protokolle von Sitzungen mit ehrenamtlichen Helferinnen und Helfern An- und Abreiseprotokolle | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| 4 | Suchfunktion / Warnfunktion | |||||||||
| In dem Programm besteht die Möglichkeit, bestimmte Personen als „gesucht“ einzustufen. | 10 | 0 | 0 | 10 | ||||||
| Durch eine Freitexteingabe kann eingegeben werden, dass sich die Person an einer bestimmten Stelle melden soll (z.B. Postausgabe bei der BR). | 5 | 0 | 0 | 5 | ||||||
| 0 | 20 | |||||||||
| D. | Zugriff für den Auftraggeber | Punkte | Auswahl | Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||
| 1 | Zugriff für die Einrichtungsleitung vor Ort | |||||||||
| Der Auftraggeber erhält einen Zugang zu dem Programm für seine Beschäftigten in der Unterbringungseinrichtung. | Mindest-anforderung | muss erfüllt werden (Ausschlusskriterium) | ||||||||
| Der Auftraggeber erhält mehrere Zugänge zu dem Programm für seine Beschäftigten in der Unterbringungseinrichtung (mindestens 3). | 5 | 0 | 0 | 5 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann von einem eigenen PC über das Internet auf das Programm zugreifen. | 5 | 0 | 0 | 5 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann von einem kostenlos zur Verfügung gestellten Rechner auf das Programm zugreifen. | 1.5 | 0 | 0 | 1.5 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung erhält vollen Lesezugriff auf alle Daten. | 3 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann die vorhandenen Statistikfunktionen nutzen. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann die vorhandenen Filterfunktionen nutzen. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann Daten aus dem Programm in eine Excel-Liste exportieren. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann erstellte Statistiken in eine Excel-Liste exportieren. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Einrichtungsleitung kann gefilterte Daten in eine Excel-Liste exportieren. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| 2 | Zugriff für die Liegenschaftssachbearbeitung in der Bezirksregierung | |||||||||
| Der Auftraggeber erhält einen Zugang zu dem Programm für seine Beschäftigten in der Liegenschaftssachbearbeitung; es kann vom eigenen PC über das Internet auf das Programm zugegriffen werden. | 1 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| Der Auftraggeber erhält mehrere Zugänge zu dem Programm für seine Beschäftigten in der Liegenschaftssachbearbeitung (mindestens 3); es kann vom eigenen PC über das Internet auf das Programm zugegriffen werden. | 3 | 0 | ||||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung erhält vollen Lesezugriff auf alle Daten. | 3 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung kann die vorhandenen Statistikfunktionen nutzen. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung kann die vorhandenen Filterfunktionen nutzen. | 1 | 0 | 0 | 1 | ||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung kann Daten aus dem Programm in eine Excel-Liste exportieren. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung kann erstellte Statistiken in eine Excel-Liste exportieren. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Die Liegenschaftssachbearbeitung kann gefilterte Daten in eine Excel-Liste exportieren. | 0.5 | 0 | 0 | 0.5 | ||||||
| Summe D | 0 | 29 | ||||||||
| E. | Allgemeines | Punkte | Auswahl | Punkte | erzielte Punkte | mögliche Punkte | ||||
| 1 | Fortbildung für die Mitarbeitenden des Auftraggebers | |||||||||
| Die Mitarbeitenden des Auftraggebers erhalten eine Einweisung in das genutzte Programm. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| Die Mitarbeitenden des Auftraggebers erhalten eine Schulung / Fortbildung mit einem Mindestumfang von 4 Zeitstunden für das genutzte Programm. | 3 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| 2 | Ausgabe eines Handbuchs für die Mitarbeitenden des Auftraggebers | |||||||||
| Die Mitarbeitenden vor Ort erhalten ein Handbuch für das eingesetzte Programm. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| Die Mitarbeitenden in der Liegenschaftssachbearbeitung erhalten ein Handbuch für das eingesetzte Programm. | 2 | 0 | 0 | 2 | ||||||
| 3 | Anpassungsmöglichkeiten auf Wunsch des Auftraggebers | |||||||||
| Auf Wunsch des Auftraggebers können Anpassungen im eingesetzten Programm vorgenommen werden. | 3 | 0 | 0 | 3 | ||||||
| Diese Anpassungen erfolgen kostenneutral für den Auftraggeber. | 10 | 0 | 0 | 10 | ||||||
| Summe E | 0 | 22 | ||||||||