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Bezirksregierung Arnsberg Zentrale Vergabestelle Seibertzstr. 1 Offenes Verfahren 59821 Arnsberg Deutschland
An alle Bieter
Arnsberg, im August 2026
Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Zum Verbleib beim Unternehmen bestimmt! Nicht mit dem Angebot zurücksenden!)
Vergabeverfahren Betreuungsdienstleistungen in Zentralen Unterbringungseinrichtungen für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen Vergabe-Nummer: 12.21-90-26-032
Anmeldefrist für Ortstermine: Ortstermine: 04. September 2026, 12 Uhr 08. Speptember bis 10.September 2026 Ende der Frist für Rückfragen: Ende der Angebotsfrist: Ende der Bindefrist: 28. September 2026 12. Oktober 2026, 10 Uhr 04. Januar 2027
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Ausschreibung und überlassen Ihnen anliegend die beige- fügten Vergabeunterlagen. Zur Vermeidung eines Ausschlusses aus formellen Gründen beachten Sie bitte die anhängenden allgemeinen Bewerbungsbedingungen (Anlage 1 zu diesem Schreiben) sowie die folgenden Hinweise:
- Ortstermine Es finden in den jeweiligen Einrichtungen Ortsbesichtigungen statt. Diese Ortsbesichtigungen die- nen dazu, dass Sie einen Eindruck von den zu betreibenden Unterbringungseinrichtungen erhal- ten. Zu jeder Unterbringungseinrichtung wird es bei den jeweiligen Bezirksregierungen mehrere Termine geben, wobei es sich um Einzelbesichtigungstermine handelt. Die Teilnahme an dieser Ortsbesichtigung ist zwingend erforderlich, um für das jeweilige Los ein Angebot abzugeben. Nä- here Informationen entnehmen Sie bitte den allgemeinen Bewerbungsbedingungen (Anlage 1.1 zu diesem Schreiben).
Bezirksregierung Arnsberg Vergabe Betreuungsdienstleistungen – Aufforderung zur Angebotsabgabe Seite 1 von 4 Stand: 25.08.2026
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Nach der Objektbesichtigung erhält der Bieter eine Teilnahmebestätigung. Diese Bestätigung ist mit den Angebotsunterlagen als Nachweis über die Teilnahme am Ortstermin einzureichen.
Anmeldeschluss für Ortsbesichtigungen: 04.09.2026, 12:00 Uhr Zeitraum für Ortsbesichtigungen: 08.09. bis 10.09.2026
Die Einrichtungsspezifischen Unterlagen (Listen, Pläne, Grundrisse, Rumpläne) für die ZUE Gla- dbeck bzw. ZUE Lohmar werden erst nach Teilnahme am Ortstermin und Vorliegen des unter- schriebenen Vordruckes 5. Vertraulichkeitserklärung Ortstermin über das Kommunikations- tool des Vergabemarktplatzes NRW versendet
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Weiteres Verfahren Aufgrund der Dringlichkeit wird hier ein offenes Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb durch- geführt. Sie sind aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die frist- und formgerecht eingehenden Angebote werden nach Ablauf der Angebotsfrist anhand der Ihnen mitgeteilten Wertungskriterien (Anlage 1.2 zu diesem Schreiben) bewertet. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Verfahren nicht um ein Verhand- lungsverfahren handelt – wie bei der sog. 1. + 2. Staffel. Es gibt bei diesem Verfahren folglich keine Verhandlungsgespräche, in denen über die eingereichten Angebote verhandelt wird. Eine Über- arbeitung Ihres abgegebenen Angebotes einschließlich der eingereichten Konzepte ist daher auf- grund der vergaberechtlichen Beschränkungen nicht mehr möglich. Nach durchgeführter Ortsbesichtigung geben Sie folglich Ihr endgültiges Angebot ab. Auf Grund- lage dieser finalen Angebote erfolgt dann die Auswahl des Angebots, das den Zuschlag erhalten soll. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den allgemeinen Bewerbungsbedingungen (An- lage 1.1 zu diesem Schreiben).
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Keine Nachforderung fehlender Unterlagen Aufgrund der Dringlichkeit der Vergabe verzichtet der Auftraggeber gemäß § 56 Abs. 2 S. 2 VgV auf die Möglichkeit nach § 56 Abs. 2 S. 1 VgV, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unter- nehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Es wird da- her dringend darauf hingewiesen, die Unterlagen vor Abgabe auf Vollständigkeit zu kontrollieren.
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Loslimitierung Auf die Ausführungen zur Loslimitierung in den Bewerbungsbedingungen wird hingewiesen. Bitte beachten Sie, dass im Rahmen der Loslimitierung bei der Berechnung der Anzahl für Sie auch an- dere Unternehmen berücksichtigt werden können, etwa weil diese mit Ihnen über eine gemein- same Gesellschaft oder über einen gemeinsamen Dachverband miteinander verbunden sind (nä- here Erläuterungen finden Sie in den Bewerbungsbedingungen und Zuschlagskriterien). Diese Ein- schränkung wird von der Vergabestelle als angemessen betrachtet.
Bezirksregierung Arnsberg Vergabe Betreuungsdienstleistungen – Aufforderung zur Angebotsabgabe Seite 2 von 4 Stand: 25.08.2026
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Hinweise zu Meldungen Die Vergabestelle fragt beim Bundeskartellamt an, ob hinsichtlich des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen im Wettbewerbsregister vorliegen.
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Datenschutzklausel gem. § 12 Abs. 2 Datenschutzgesetz NRW Die von Ihnen erbetenen, personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfah- rens verarbeitet und gespeichert. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung Ihres Angebots nach der VgV. Auf die Anlage „Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung“ wird hingewiesen.
Desweiteren weisen wir darauf hin, dass die Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich über den Vergabemarktplatz geführt wird. Bis zum Ende der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot elektro- nisch über die Vergabeplattform zurückziehen. Danach sind Sie bis zum Ablauf der Bindefrist an Ihr Angebot gebunden.
Ihrem Angebot sehen wir mit großem Interesse entgegen und wünschen Ihnen viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag gez. Hunke Zentrale Vergabestelle
Beigefügte Unterlagen:
1 Verfahrensregelungen 1.1 Bewerbungsbedingungen (Anlage 1) 1.2 Hinweisblatt Verfahrensänderungen BDL (Anlage 1a) 1.3 Zuschlags- und Wertungskriterien (Anlage 4.2) 2 Vordruck Angebot (Anlage 2) 3.1 Erklärungsmuster für das Angebot (Anlage 3.1) 3.1 Vordruck 1: Unternehmensdarstellung / Firmenprofil 3.1 Vordruck 2: Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit 3.1 Vordruck 3: Erklärung zum Umsatz 3.1 Vordruck 4: Erklärung zur Anzahl der Beschäftigten 3.1 Vordruck 5: Referenzen 3.1 Vordruck 6: Nachunternehmen / sonstige Dritte 3.1 Vordruck 7: Einsatz von Nachunternehmern 3.1 Vordruck 8: Bewerbergemeinschaftserklärung 3.1 Vordruck 9: Eigenerklärung EU-Sanktionen 3.2 Konzepte und Ankreuzbögen (Anlage 3.2) 3.2 Anhang 1 Organisationskonzept – Umgang mit Notfall- und Konfliktsituationen 3.2 Anhang 2 Konzept der Betreuung – Kinderbetreuung 3.2 Anhang 3 Konzept der Betreuung – Soziale Betreuung 3.2 Anhang 4 Tabelle: Organisationskonzept – Personal und Organisation 3.2 Anhang 5 Tabelle: Organisationskonzept – Fragebogen elektronisches Berichtsbuch 3.2 Anhang 6 Tabelle: Fragebogen Schulungs- und Fortbildungskonzept 3.2 Anhang 7 Tabelle: Fragebogen Einbindungskonzept Ehrenamt 3.2 Anhang 8 Tabelle: Beschäftigungskonzept – Fragebogen Jobbörse 3.2 Anhang 9 Tabelle: Konzept der Betreuung – Fragebogen Kinderbetreuung 3.2 Anhang 10 Tabelle: Beschäftigungskonzept – Fragebogen Freizeitgestaltung
Bezirksregierung Arnsberg Vergabe Betreuungsdienstleistungen – Aufforderung zur Angebotsabgabe Seite 3 von 4 Stand: 25.08.2026
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4 Vertrag und Leistungsbeschreibung 4. Vertrag ZUE Anhang 1 zum Vertrag Leistungsbeschreibung mit Anhängen 1 Muster-Organigramm 2 Muster-Hausordnung 3 Muster-Hygieneplan 4 Meldekette zu besonderen Vorkommnissen 5 Personal 6 Einbindung Ehrenamt 7 Muster-Berichtsbuch Anhang 1a Hausordnung Anhang 2 zum Vertrag Preisblätter BDL Anhang 3 zum Vertrag Zusätzliche Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anhang 4 zum Vertrag Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Ein- haltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen) Anhang 5 zum Vertrag Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 ff. DSGVO Anhang 6 zum Vertrag Muster Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung für eingesetzte Beschäf- tigte Anhang 7 zum Vertrag Vertragslaufzeiten incl. Platzzahlen
Einrichtungsspezifische Liste und Pläne je Einrichtung (Versand erst nach Teilnahme am Ortstermin)
4.2 Zuschlags- und Weertungskriterien 4.3 Landesgewaltschutzkonzept für Flüchtlingseinrichtungen des Landes NRW 4.4 Erlass schulnahe Bildungsangebote 4.5 Pädagogisches Konzeptfür schulnahe Bildungsangebote 4.6 Informationen DS-GVO 4.7 Vordruck Fragenkatalog
5 Vertraulichkeitsvereinbarung für die Ortstermine 6 Hinweise zum Ausfüllen des Preisblatts 7 Muster Urkalkulation BDL
Bezirksregierung Arnsberg Vergabe Betreuungsdienstleistungen – Aufforderung zur Angebotsabgabe Seite 4 von 4 Stand: 25.08.2026