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Vertraulichkeitsvereinbarung zum Vergabeverfahren Betreuungsdienstleistungen in Zentralen Unterbringungseinrichtungen für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen
Vergabe-Nummer: 26-032
zwischen der
Bezirksregierung Arnsberg Seibertzstraße 1 59821 Arnsberg
(nachfolgend Auftraggeber genannt)
und
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(nachfolgend Bieter genannt)
Diese Vertraulichkeitsvereinbarung regelt den Umgang mit vertraulichen Informationen und Doku- menten, die dem Bieter im Rahmen des o. g. Vergabeverfahrens bekannt bzw. zur Verfügung gestellt werden.
„Vertrauliche Informationen“ bezeichnet alle Dokumente und sonstige Unterlagen sowie die darin ent- haltenen Informationen, die der Auftraggeber dem Bieter im Rahmen des o. g. Vergabeverfahrens zu- gänglich macht, gleich welcher Art (Texte, Excel-Dateien, Bildmaterial etc.) und unabhängig von der Art des Speichermediums (Schriftstücke, Ausdrucke, E-Mail-Dateien, Nachrichten über das Vergabe- tool, mündliche Mitteilungen etc.).
Vertrauliche Informationen sind nicht Informationen, die allgemein zugänglich und bekannt sind, der jeweils anderen Partei bereits vor Beginn des Vergabeverfahrens bekannt waren oder nach Abschluss des vorgenannten Vergabeverfahrens durch Dritte berechtigterweise öffentlich jedermann bekannt gemacht wurden.
Der Bieter verpflichtet sich, hinsichtlich aller vertraulichen Informationen strengste Vertraulichkeit und Stillschweigen hierüber zu bewahren und sie Dritten nicht zugänglich zu machen.
Die Verpflichtungen beziehen sich nicht auf Informationen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften auf Anordnung von Behörden oder Gerichten offen zu legen sind. Werden wir von einem zuständigen Ge- richt oder einer zuständigen Behörde zur Offenlegung von vertraulichen Informationen verpflichtet,
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werden wir dies dem Auftraggeber unverzüglich anzeigen, um dieser die Möglichkeit zu geben, vor der Offenbarung der Informationen eine Schutzanordnung zu erwirken.
Der Bieter ist berechtigt, vertrauliche Informationen seinen Mitarbeitern, die im Rahmen seiner Orga- nisationsstruktur mit diesem Vergabeverfahren befasst sind, zugänglich zu machen. Der Bieter hat da- für Sorge zu tragen, dass die entsprechenden Mitarbeiter ihm ebenfalls eine Vertraulichkeitserklärung unterzeichnen. Sämtliche Vertraulichkeitserklärungen sind dem Auftraggeber nach Aufforderung in Kopie zur Kenntnis zu geben.
Der Bieter verpflichtet sich, vertrauliche Informationen an Dritte, die in die Erstellung einer Bewer- bung/eines Angebots in dem o. g. Vergabeverfahren und/oder die Erbringung der Leistungen unter dem o. g. Vertrag einbezogen sind, nur insoweit weiterzugeben, als (i) dies zu deren Einbeziehung un- bedingt erforderlich ist und (ii) dem Dritten eine Erklärung gleichen Inhalts zur Kenntnis gegeben und von ihm unterschrieben wurde, es sei denn, der Dritte ist bereits berufsrechtlich zur vertraulichen Be- handlung geschäftlicher Informationen verpflichtet. Die Weitergabe an Dritte setzt zudem die vorhe- rige Zustimmung des Auftraggebers voraus.
Der Bieter verpflichtet sich, seine IT-Systeme wirksam gegen unbefugten Zugriff zu sichern und Papier- dokumente und Datenträger wirksam gegen unbefugten Zugriff zu sichern. Die Dokumente und Da- tenträger sind in verschlossenen Räumen oder Behältern (Schränke, Schreibtische usw.) zu verwahren. Außerhalb solcher Räume oder Behältnisse sind sie stets so aufzubewahren und zu behandeln, dass Unbefugte keinen Zugang zu oder Einblick in die Dokumente und Datenträger haben.
Die Vertraulichkeitsvereinbarung gilt zeitlich unbefristet.
Wir werden nicht mehr benötigte vertrauliche Informationen unverzüglich vernichten. Dies gilt für die vom Auftraggeber übersandten Vergabeunterlagen, insbesondere im Falle des Verzichts auf eine An- gebotsabgabe oder bei Ablehnung oder Ausschluss eines Angebots. Sollten wir rechtlich zur Aufbe- wahrung verpflichtet sein, werden wir der Pflicht zur Vernichtung unverzüglich nach Ablauf der Aufbe- wahrungspflicht nachkommen. Die Vernichtung vertraulicher Papierunterlagen erfolgt so, dass der In- halt nicht mehr erkennbar ist und nicht mehr erkennbar gemacht werden kann. Die Vernichtung von digitalen vertraulichen Informationen erfolgt durch unwiederbringliches Löschen. Die Vernichtung/Lö- schung bestätigen wir auf Verlangen dem Auftraggeber
Wenn wir feststellen, dass vertrauliche Informationen zur Kenntnis einer unbefugten Person gelangt sind, werden wir den Auftraggeber unverzüglich benachrichtigen und zwar unabhängig davon, ob uns ein Verschulden an der Offenlegung trifft oder nicht.
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung aus irgendeinem Grund ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt. Die Par- teien verpflichten sich vielmehr, die ungültige Bestimmung von Beginn der Ungültigkeit an durch eine ihr im wirtschaftlichen Erfolg nach Möglichkeit gleichkommende Regelung zu ersetzen.
Enthält diese Vereinbarung eine Regelungslücke, verpflichten sich die Parteien, den Vertrag durch eine angemessene Regelung zu ergänzen, die sie nach dem Sinn und Zweck des Vertrags vereinbart hätten,
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sofern sie bei Abschluss dieses Vertrags oder der späteren Aufnahme oder Änderung einer Bestim- mung den Punkt bedacht hätten.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Anpassung dieses Schriftformerfordernisses.
Gerichtsstand für diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit ist Arnsberg, sofern die Voraussetzungen des §38 ZPO vorliegen. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Auftraggeber Bieter
, den , den
(Name in Druckbuchstaben) (Name in Druckbuchstaben)