4.2 Zuschlags und Wertungskriterien BDL.pdf

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Bezirksregierung Arnsberg

Vergabe Betreuung

im Zusammenhang mit der Unterbringung von Geflüchteten

Erläuterungen der Zuschlagskriterien

Inhalt: A. ÜBERSICHT ÜBER DEN ABLAUF DER ANGEBOTSBEWERTUNG ....... 2 B. EIGNUNGSKRITERIEN ........................................................................ 2 C. ZUSCHLAGSKRITERIEN ..................................................................... 3 D. BEWERTUNGSMETHODE ................................................................... 4 E. BEWERTUNGSGRUNDLAGEN KRITERIUM ANGEBOTSPREIS .......... 4 1 PREISABFRAGE ............................................................................................................ 4 2 BILDUNG DES ANGEBOTSVERGLEICHSPREISES.............................................................. 4 3 BEPUNKTUNG DER ANGEBOTSVERGLEICHSPREISE ........................................................ 4 F. BEWERTUNGSGRUNDLAGEN KRITERIUM KONZEPTE ..................... 5 1 FORMALE VORGABEN AN DAS VORZULEGENDE KONZEPT .............................................. 6 2 VORGABEN AN DEN INHALT DER KONZEPTE ................................................................. 7  II1. Organisationskonzept .............................................................................. 8  II.2 Konzept der Betreuung ........................................................................... 9  II.3 Beschäftigungskonzept (Jobbörse und Freizeitgestaltung) .................. 10  II.4 Schulungs- und Fortbildungskonzept (vorgegebene Tabelle) ............... 11  II.5 Einbindungskonzept Ehrenamt (vorgegebene Tabelle) ........................ 11 3 BEPUNKTUNG DER KONZEPTE ..................................................................................... 11 3.1 Allgemeine Bepunktung ................................................................................ 11 3.2 Bepunktung der Konzepttabellen ................................................................. 13 G. LOSLIMITIERUNG .............................................................................. 14 ANLAGE 1. ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ............................................ 16

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A. Übersicht über den Ablauf der Angebotsbewertung

Die Vergabe erfolgt im Rahmen eines offenen Verfahrens. Nähere Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens können dem Verfahrensleitfaden entnommen werden. Die Bewertung der An- gebote erfolgt nach den Bestimmungen der VgV und nach Maßgabe der nachstehenden Rege- lungen. Jedes Los wird separat anhand der nachfolgenden Ausführungen bewertet. Es erfolgt eine Loslimitierung. Grundlage für die Angebotsbewertung sind die mit dem Angebot einge-reichten geforderten Angebotsbestandteile.

Wichtiger Hinweis: Sofern der Bieter einen Angebotsbestandteil nicht einreicht, der für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit relevant ist, gilt das Angebot als unvollständig. Es ist damit als nicht formgerecht eingegangen zu bewerten. Dies gilt auch für Konzepte. Fehlen einzelne Konzepte, so werden diese nicht nachgefordert. Das hat zur Folge, dass das Angebot des Bieters von der Wertung ausgeschlossen werden muss. Bietern wird daher dringend geraten, sich bei Übersendung der Angebote zu vergewissern, dass ihr Angebot vollständig enthalten ist.

B. Wertung von Verbundeinrichtungen Verbundeinrichtungen sind mindestens 2 Einrichtungen an unterschiedlichen Standor- ten, welche als ein gemeinsames Los ausgeschrieben werden. D.h. ein gemeinsamer Dienstleister für alle Standorte. Es ist ein Preisblatt für jeden Standort auszufüllen. Die Konzepte 1,2,3,4,5,6 sind einmalig für alle Lose zu erstellen. Die Ankreuzbögen 7,8,9,10 sind je Los zu erstellen. Bei Verbundeinrichtungen sind die Konzepte 9 und 10 je Standort einzureichen (siehe auch 4.1 Bewerbungsbedingungen)

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C. Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien ergeben sich aus der nachfolgenden Übersicht. Bei den einzelnen Losen werden dieselben Zuschlagskriterien angelegt:

I. Angebotspreis 40 % II. Konzepte, 60 % davon

Bei allen (Unter-) Konzepten können jeweils maximal drei Punkte erreicht werden. Die erreichte Punktzahl wird mit der Gewichtung multipliziert. Insgesamt können also maximal 300 Punkte erzielt werden.

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D. Bewertungsmethode

Die Angebotsinhalte werden nach den unten dargestellten Methoden bepunktet.

Die erreichte Punktzahl wird mit der Gewichtung multipliziert. Die Gesamtpunktwerte bei den einzelnen Zuschlagskriterien werden addiert. Das Angebot, das in dieser Addition die höchste Punktzahl hat, ist das wirtschaftlichste Angebot und erhält – vorbehaltlich der Anwendung der Loslimitierung (dazu unten) – den Zuschlag.

Bei Punktgleichheit erfolgt der Zuschlag auf das preislich günstigere Angebot.

E. Bewertungsgrundlagen Kriterium Angebotspreis

1 Preisabfrage

Im Preisblatt werden diverse Preise abgefragt. Teilweise handelt es sich um feste Preise, teil- weise erfolgt eine Vergütung abhängig von der konkreten Belegung bzw. dem Abruf/ der Nach- frage. Dies ist im Preisblatt entsprechend gekennzeichnet. Alle abgefragten Leistungen sind mit einem (fiktiven) Mengengerüst hinterlegt. Der Vertragspartner hat keinen Anspruch auf einen Abruf der variablen Positionen in dieser Höhe.

Der Auftraggeber wird angebotenes Skonto bei der Wertung nicht berücksichtigen. Nicht zu wer- tendes Skonto bleibt aber Inhalt des Angebotes und wird im Fall der Auftragserteilung Vertrags- inhalt. Bedingte Preisnachlässe (wie z.B. Kopplungsnachlässe) werden ebenfalls bei der Wertung nicht berücksichtigt, werden aber im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

2 Bildung des Angebotsvergleichspreises

Anhand der im Preisblatt angegebenen Preise wird für jedes Los ein Angebotsvergleichspreis (AVP) ermittelt. Maßgeblich für die Bewertung ist der Brutto-Preis (inklusive Umsatzsteuer). Nä- here Einzelheiten zur Ermittlung des Angebotsvergleichspreises ergeben sich aus dem Preisblatt.

3 Bepunktung der Angebotsvergleichspreise

Für die Ermittlung der Punkte im Kriterium „Angebotspreis“ werden ausschließlich wertungsfä- hige Angebote herangezogen. Wertungsfähig ist ein Angebot, das den formalen und zwingenden inhaltlichen Anforderungen vollständig entspricht. Angebote, auf die aufgrund der Loslimitie- rung (dazu unten) kein Zuschlag erteilt werden kann, werden hier weiterhin herangezogen.

Der Angebotsvergleichspreis (AVP) des Bieters mit dem niedrigsten AVP erhält die bei diesem Kriterium maximal erreichbare Punktzahl (3 Punkte). Angebote, deren AVP den niedrigsten AVP

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um 100 % oder mehr übersteigen, erhalten 0 Punkte. Negative Punktzahlen werden nicht gege- ben. Die Möglichkeit zur Aufhebung des Verfahrens auch bzgl. einzelner Lose bleibt unberührt.

Angebote, deren AVP innerhalb der vorgenannten Spanne liegen, werden im Wege einer linea- ren Interpolation nach der folgenden Formel bewertet.

Punktzahl des Angebots = Punktzahl * (2,0* Preis – Preis ) / (1,0* Preis ) max Best Angebot Best

Punktzahl = maximal erreichbare Punktzahl max Preis = Angebotspreis des zu bewertenden Angebots Angebot Preis = niedrigster Angebotspreis Best

F. Bewertungsgrundlagen Kriterium Konzepte

Mit der Leistungsbeschreibung ist die ausgeschriebene Leistung näher definiert und kann dem- entsprechend von den Bietern beurteilt werden. Der Bieter erstellt auf Grundlage der Vergabe- unterlagen detaillierte (Unter)Konzepte, in denen er darstellt, wie bestimmte Anforderungen im Auftragsfall von ihm erfüllt werden. Der Bieter nutzt hierzu die vorgegebenen Konzeptvor- drucke.

Sofern der Bieter einen Angebotsbestandteil nicht einreicht, der für die Bewertung der Wirt- schaftlichkeit relevant ist, gilt das Angebot als unvollständig. Es ist damit als nicht formgerecht eingegangen zu bewerten. Dies gilt auch für (Unter)Konzepte. Fehlen einzelne (Unter)Kon- zepte, so werden diese nicht nachgefordert. Das hat zur Folge, dass das Angebot des Bieters von der Wertung ausgeschlossen werden muss. Bietern wird daher dringend geraten, sich bei Übersendung der Angebote zu vergewissern, dass ihr Angebot vollständig enthalten ist.

Für die Ankreuzbögen Nr. 4 „Organisationskonzept - Personal und Organisation“ , Nr. 5 „Kon- zept zum elektronischen Berichtsbuch und zur täglichen elektronische Anwesenheitskontrolle“ und Nr. 6 „Schulungs- und Fortbildungskonzept“ kann eine einheitliche Konzepttabelle für sämtliche Lose, auf die der Bieter bietet, eingereicht werden. Dieses ist in dem Angebot zu ver- merken. Im Übrigen steht es dem Bieter frei, pro Los eine individuell ausgefüllte Tabelle einzu- reichen.

Die Fließtextkonzepte Nr. 1 „Organisationskonzept – Umgang mit Notfallsituationen“, Nr. 2 „Kinderbetreuung – pädagogisches Konzept“ und Nr. 3 „Konzept der sozialen Betreuung“ sollen nur einmal eingereicht werden und gelten dann für sämtliche Lose, auf die der Bieter ein Ange- bot abgibt. Der Bieter nutzt hierzu die vorgegebenen Konzeptvorlagen. Es wird ausdrücklich da- rauf hingewiesen, dass keine Einrichtungsspezifischen Konzepte erwartet werden.

Für die Ankreuzbögen Nr. 7 "Konzept zur Einbindung des Ehrenamtes“, Nr. 8 und 8a "Konzept zur Jobbörse“, Nr. 9 und 9a "Konzept zur Kinderbetreuung" und Nr. 10 und 10a "Konzept zu

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Freizeitgestaltung“ (Tabelle) sind für jedes Los, auf das der Bieter bietet, eine Konzepttabelle auszufüllen.

Die auftragsbezogenen Konzepte werden mit Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil und defi- nieren nachrangig zur Leistungsbeschreibung sowie dem Preisblatt das vertragliche Leistungs- soll. Mehrkosten können durch den Auftragnehmer aufgrund der Umsetzung der Konzepte nicht geltend gemacht werden.

Hinweis: Es werden nur solche Aspekte positiv bewertet, die verbindlich für die Leistungser- bringung zugesagt werden.

1 Formale Vorgaben an das vorzulegende Konzept

II.4 Schulungs- und Fortbildungskonzept vorgegebene Tabelle

II.5 Konzept zur Einbindung des Ehrenamts vorgegebene Tabelle

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Die Konzepte sind in separaten Dokumenten zu erstellen.

Für die Konzepte, bei denen „Konzeptvorlage“ vermerkt ist, wird eine Vorlage vorgegebenen, die von dem Bieter zu verwenden ist. In der Vorlage sind thematische Kategorien aufgeführt, zu denen der Bieter seine Ausführungen frei einträgt. Der Bieter kann frei entschieden, wie er die maximale Zeichenanzahl auf die Themenbereiche verteilt. Die Beschreibung darf den jeweiligen Maximalumfang nicht überschreiten. Die Konzeptvorlagen sind zwecks Überprüfung der maxi- malen Zeichenanzahl ausschließlich als Word-Datei einzureichen.

Für die Konzepte, bei denen „Tabelle“ vermerkt ist, wird jeweils eine Tabelle zur Wertung (An- hang) vorgegeben, die vom Bieter auszufüllen ist. Ist eine Zeile in der Tabelle nicht zutreffend, ist die Auswahl durch den Bieter auf „Nein“ zu stellen. Die Freitextfelder in den Tabellen fließen nicht in die automatische Bepunktung der Tabelle mit ein. Um einen Eindruck von den geplanten Angeboten zu erhalten, sind von dem Auftragnehmer dennoch die Freitextfelder auszufüllen. Sofern keine Eintragungen in das Feld durch den Bieter vorgenommen wurden, sind die Angaben unmittelbar nachzureichen, sofern eine Nachforderung vergaberechtlich zulässig ist. Es wird auf die Plausibilitätsprüfung der Konzepttabellen unter Ziffer 3.2 hingewiesen. Die vorgegebenen Tabellenkonzepte sind zwingend als Excel-Datei einzureichen. Zusätzlich kann der Bieter auch eine pdf-Datei der Tabellenkonzepte einreichen.

Der über die o.g. Zeichenanzahl (inklusive Leerzeichen) hinausgehende Inhalt bei den Konzep- ten II1 b) und 2 a) bis b) wird nicht gewertet. Leerzeichen werden bei der maximalen Zeichen- anzahl eingerechnet. Sofern der Bieter dem Konzept Titelseite(n) und Inhaltsverzeichnis(se) vo- ranstellen will, werden diese bei der Berechnung des Maximalumfangs nicht einbezogen. Der Auftragnehmer kann Schaubilder (Tabellen, Ablaufdiagramme, etc.) in das Konzept einfü- gen, sofern der textliche Inhalt der Schaubilder bei der Zeichenanzahl mitgezählt wird. Grafiken, die als einzelnes Element zählen, werden nicht bewertet.

Aus praktikablen Gründen und zur besseren Lesbarkeit dürfen bei der Erstellung der Fließtext- konzepte nur die Abkürzungen aus der Anlage 1 „Abkürzungsverzeichnis“ verwendet werden. Darüberhinausgehende eigene Abkürzungen dürfen nicht eingefügt werden. Sofern trotzdem eigene Abkürzungen verwendet werden, werden diese Abkürzungen bei der Angebotsauswer- tung vom Auftraggeber durch die ausgeschriebene Form ersetzt. Das Konzept verlängert sich entsprechend. Sollte dadurch der maximale Zeichenumfang des Konzepts überschritten werden, wird der darüberhinausgehende Konzepttext entfernt und bei der Bewertung nicht berücksich- tigt. Gängige Abkürzungen wie z.B., u.a., usw. können ungeachtet dessen verwendet werden.

2 Vorgaben an den Inhalt der Konzepte

Bitte verzichten Sie in den Konzepten sowohl auf die Nennung des Namens Ihrer Organisation / Ihres Unternehmens als auch auf die genaue Bezeichnung von Regionalverbänden, Ortsverbän-

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den o.ä. Ihrer Organisation. Ebenso soll das Logo Ihrer Organisation nicht in das Konzept aufge- nommen werden. Dieses hat den Hintergrund, dass die Bewertung der eingereichten Unterlagen ohne Kenntnis des Namens des Bieters erfolgen wird.

Die auftragsbezogenen Feinkonzepte sollen die folgenden Punkte näher beschreiben:

 II1. Organisationskonzept Der Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer eine qualitativ hochwerte Übernahme der Organisation. Das mit dem Angebot vorzulegende Konzept soll inhaltlich die nachfol- gend genannten Unterkriterien abdecken. Es wird darauf hingewiesen, dass das während der Leistungserbringung fortzuschreibende Organisationskonzept weitere Mindestinhalte hat, die sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben. Maßgeblich für die Angebotswer- tung sind die in diesem Dokument genannten Punkte. Das Organisationskonzept wird an- hand der folgenden Unterkriterien bewertet:

a) Personal und Organisation: einschließlich Beschwerdemanagement (vorgegebene Ta- belle) Der Auftraggeber erwartet u.a. eine ordnungsgemäße Einarbeitung von neuem Personal. Der Bieter soll darlegen, wie der Aufnahmeprozess und die Anwesenheitskontrolle von Bewohnerinnen und Bewohnern der Aufnahmeeinrichtung gestaltet wird. Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

b)Umgang mit Notfallsituationen (Konzeptvorlage): Das Konzept soll insbesondere Ausführungen zu den in den Konzeptvorlagen aufgeführ- ten Themen enthalten. Das Konzept soll Aussagen dazu enthalten, wie der Bieter mit Notfallsituationen umgehen will. Unter Notfallsituationen werden in diesem Zusammenhang insbesondere die Ver- breitung von ansteckenden Krankheiten nach Abstimmung mit der Sanitätsstation sowie die kurzfristig eintretende Nichtnutzbarkeit von Teilen der Einrichtung etwa wegen Was- serschadens, Heizungsausfalls etc. oder der gesamten Einrichtung verstanden.

In Bezug auf das Unterkriterium „Umgang mit Notfallsituationen“ bewertet der Auftrag- geber besonders gut, wenn der Bieter darstellt, dass er innerhalb seiner Strukturen immer schnell und umfassend in Notfallsituationen reagieren kann.

c)elektronisches Berichtsbuch und elektronische tägliche Anwesenheitskontrolle: Vorgegebene Tabelle: Der Auftraggeber erwartet, dass die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Anforderungen an das elektronische Berichtsbuch vollständig eingehalten werden. Es ist zwingend vorausgesetzt, dass das elektronische Berichtsbuch mit einem manipulationssicheren EDV-System geführt wird und dass dem Auftraggeber in angemes- senem Umfang Zugriffsrechte auf das elektronische Berichtsbuch eingeräumt werden.

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Außerdem werden Angaben zur elektronischen Anwesenheitskontrolle abgefragt. Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

 II.2 Konzept der Betreuung

a) Soziale Betreuung (Konzeptvorlage) Das Konzept soll insbesondere Ausführungen zu den in den Konzeptvorlagen aufgeführ- ten Themen enthalten. Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer die in der Leistungsbeschreibung auf- geführten Aufgaben der sozialen Betreuung übernimmt. Der Bieter soll in diesem Konzept darstellen, in welchem Umfang und in welcher Qualität er welche Leistungen durch wel- ches Personal erbringt. Dabei ist verbindlich sowohl darauf einzugehen, wie der Bieter die Mindestleistungsinhalte konkret umsetzt als auch welche weiteren (zusätzlichen) Leistun- gen im Rahmen der sozialen Betreuung erbracht werden. Darüber hinaus wird erwartet, dass hier auch beschrieben wird, wie nach Abstimmung mit der Sanitätsstation auf die besonderen Bedürfnisse von vulnerablen Personen1 eingegangen werden soll und was zur Gewaltprävention vorgesehen ist. Insbesondere soll im Konzept konkret und verbindlich auf die soziale Betreuung von Geflüchteten mit ungeklärter Bleibeperspektive und mit ei- ner Aufenthaltsdauer in der Einrichtung von bis zu sechs Monaten oder darüber hinaus sowie auf sog. „Störer“ eingegangen werden.

Im Rahmen des Konzepts für die soziale Betreuung wird besonders positiv bewertet, wenn der Bieter nicht nur die ohnehin geforderte allgemeine Rund-um-die-Uhr-Betreuung der aufgenommenen Personen vorsieht, sondern durch seine Mitarbeiter insbesondere indi- viduell, schnell und persönlich auf die besonderen Belange einzelner Personen eingehen kann. Ob er dies durch besonders geschultes Personal, besonders viele Mitarbeiter oder ähnliches umsetzt, gibt der Auftraggeber gerade nicht vor. Positiv wird auch in diesem Kriterium vielmehr das Zusammenspiel mit den anderen Konzeptbestandteilen des Bie- ters bewertet.

b)Kinderbetreuung/ pädagogisches Konzept (Konzeptvorlage): Das Konzept soll insbesondere Ausführungen zu den in den Konzeptvorlagen aufgeführ- ten Themen enthalten. Der Auftraggeber erwartet, dass der Bieter zum einen für die generelle Kinderbetreuung sowie für den Betrieb der Kinderspielstube ein pädagogisches Konzept erstellt, welches eine konfessionsneutrale Kinderbetreuung erwarten lässt, die den unterschiedlichen Kul-

1 Gemäß Artikel 21 der Aufnahmerichtlinie der EU (2013/33/EU) vom 19.07.2013 und ergänzenden Regelungen des Landes Nordrhein-Westfalen zählen zur Gruppe der vulnerablen Personen Minderjährige, unbegleitete Minderjäh- rige, Behinderte, ältere Menschen, Schwangere, Alleinerziehende mit minderjährigen Kindern, lesbische Frauen, schwule Männer sowie bisexuelle, transsexuelle und intersexuelle Personen, Opfer von Menschenhandel, Personen mit schweren körperlichen Erkrankungen, Personen mit psychischen Störungen und Personen, die Folter, Vergewal- tigung oder sonstige schwere Formen psychischer, physischer oder sexueller Gewalt erlitten haben.

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turen, Sprachen, Religionen und Erfahrungen der zu betreuenden Kinder sowie dem un- terschiedlichen Alter der zu betreuenden Kinder Rechnung trägt und die Interessen ver- schiedener Altersgruppen berücksichtigt. Der Auftragnehmer soll darstellen, welche pä- dagogischen Schwerpunkte bei der Betreuung der Kinder gesetzt werden und welche Kompetenzen der Kinder besonders gefördert werden sollen (generell und in der Kinder- spielstube). Erwartet wird zudem die Darstellung der Zusammenarbeit der Sozialbetreue- rinnen und Sozialbetreuer und den Mitarbeitenden in der Kinderspielstube sowie Aussa- gen zur Qualitätssicherung. Im Rahmen des Konzeptes für die Kinderbetreuung wird be- sonders positiv bewertet, wenn der Bieter darstellt, wie die Mitarbeitenden die im Kon- zept gesetzten Schwerpunkte umsetzen und eine kontinuierliche, gleichgerichtete Kinder- betreuung (einschließlich der Förderung der Sprachkompetenz durch (spielerische) Ver- mittlung eines Grundwortschatzes) erreicht wird. Ob er dies durch besonders geschultes Personal, den Einsatz bestimmter Mitarbeitender in der Kinderbetreuung, besondere An- sprechpersonen für Kinder oder ähnliches umsetzt, gibt der Auftraggeber über die ver- bindlichen Leitlinien im LGSK NRW hinausgehend nicht vor.

Zusatz ZUE: Sofern ein Angebot auf eine zentrale Unterbringungseinrichtung abgegeben wird, stellt der Auftragnehmer zudem sein Komplementärangebot sowie das Ersatzange- bot für die Durchführung des schulnahen Bildungsangebots des Auftraggebers in einem gesonderten Absatz im Konzept dar. Die maximale Zeichenanzahl (Abschnitt F, 1) ist ein- zuhalten. Das Konzept ist nur einmal einzureichen und gilt für alle Lose.

c)Kinderbetreuung/ pädagogisches Konzept (vorgegebene Tabelle): Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer altersangemessene Angebote/Akti- vitäten außerhalb der Kinderspielstube zur Betreuung von Kindern und Jugendlichen zur Verfügung stellt. Erwartet wird insbesondere die Vermittlung von Grundkenntnissen der deutschen Sprache. Das Angebot soll dabei auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Al- tersklassen der Kinder und Jugendlichen abstellen. Der Auftragnehmer soll darstellen, in welchem Umfang und in welcher Qualität er welche Formen der Kinderbetreuung anbie- tet. Die vorgegebene Tabelle ist hierzu auszufüllen.

 II.3 Beschäftigungskonzept (Jobbörse und Freizeitgestaltung)

a) Jobbörse (vorgegebene Tabelle): Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer Arbeitsgelegenheiten insbesondere zur Aufrechterhaltung der Einrichtung im Rahmen des rechtlich Möglichen (§ 5 Asylbe- werberleistungsgesetz) zur Verfügung stellt. Der Bieter soll ein Konzept einreichen, aus dem die Bereiche und der mögliche Umfang hervorgehen, in denen die untergebrachten Personen im Sinne des § 5 Asylbewerberleistungsgesetz beschäftigt werden sollen. Der Auftraggeber erwartet weiterhin, dass der Bieter auch Ausführungen zur Auswahl der Ge-

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flüchteten für die Arbeitsgelegenheiten sowie bezüglich der Dokumentation über das Er- lernen bestimmter Fähigkeiten durch die Personen macht. Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

b) Freizeitgestaltung (vorgegebene Tabelle): Der Auftraggeber erwartet, dass der Auf- tragnehmer im Rahmen des in der jeweiligen Aufnahmeeinrichtung möglichen unter- schiedliche und abwechslungsreiche Möglichkeiten der Freizeitgestaltung anbietet, die geschlechtersensible Tagesaktivitäten beinhalten. Das Angebot soll dabei auf die Bedürf- nisse der untergebrachten Personen aus unterschiedlichen Kulturkreisen abstellen. Nä- here Anforderungen an die Mindestinhalte enthält die Leistungsbeschreibung. Der Bieter soll in dem Freizeitkonzept darstellen, in welchem Umfang und in welcher Qualität er wel- che Formen der Freizeitgestaltung organisiert und anbietet. Er soll einen konkreten Bezug zu den einrichtungsspezifischen Gegebenheiten herstellen. Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

 II.4 Schulungs- und Fortbildungskonzept (vorgegebene Tabelle) Der Auftraggeber erwartet allgemein, dass die vertraglich vorgegebenen Mindestanfor- derungen an die nachzuweisende Qualifikation der eingesetzten Beschäftigten vollständig und bereits bei Leistungsaufnahme beachtet werden.

Darüber hinaus wird eine kontinuierliche Aus- und Fortbildung der Beschäftigten voraus- gesetzt. Das Personal ist nicht nur bei Leistungsaufnahme, sondern auch regelmäßig in den fachspezifischen Berufen weiterzubilden.

Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

 II.5 Einbindungskonzept Ehrenamt (vorgegebene Tabelle) Der Auftraggeber legt großen Wert auf die Einbindung von ehrenamtlich Tätigen in die Abläufe der Einrichtung. Der Auftragnehmer ist daher gehalten, nach Möglichkeit Ehren- amtliche in seine im Rahmen der Auftragsausführung zu erbringenden Tätigkeiten einzu- binden. Die vorgegebene Tabelle ist auszufüllen.

3 Bepunktung der Konzepte

Das jeweilige Konzept darf inhaltlich nicht von den Anforderungen der Leistungsbeschreibung abweichen (Ausschlusskriterium). Die Konzepte und die Unterkriterien werden jeweils einzeln bewertet.

3.1 Allgemeine Bepunktung

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Für die Bewertung der Konzepte „Organisationskonzept“ (Unterkonzept b) und „Konzept der Betreuung“ (Unterkonzepte a bis b) gelten ausschließlich die folgenden 4 Bewertungsstufen:

0 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Teilbereichs nicht den Erwartungen. Allgemeine Unterkonzepte: Ein Konzept wird mit 0 Punkten bewertet, wenn es offenkundig lückenhaft ist und keinen oder einen nur deutlich einge- schränkten Bezug zur Leistungsbeschreibung erkennen lässt. Ein Konzept wird mit 0 Punkten bewertet, wenn es zwar nicht von Anforde- rungen der Leistungsbeschreibung abweicht, aber die vorstehend unter Zif- fer 2 genannten Erwartungen nicht erfüllt sind oder die Herangehensweise des Bieters inhaltlich nicht schlüssig dargestellt wurde. Dies gilt auch, wenn die An- forderungen lediglich ohne weitere Ausführungen wiederholt werden.

1 Punkt: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Teilbereichs mit Ein- schränkungen den Anforderungen. Allgemeiner Unterkonzepte: Ein Konzept wird mit 1 Punkt bewertet, wenn die vorstehend unter Ziffer 2 genannten Anforderungen mit Einschränkungen er- füllt sind, in wesentlichen Teilen unverbindliche Aussagen getroffen werden oder die Herangehensweise des Bieters inhaltliche Unschärfen aufweist, bei- spielsweise widersprüchlich im Verhältnis zu den anderen Fließtextkonzepten erscheint oder mehrdeutige, interpretationsfähige Aussagen enthält, das Kon- zept aber insgesamt eine erfolgreiche Durchführung der Leistungen erwarten lässt.

2 Punkte: Das Konzept des Bieters entspricht hinsichtlich dieses Teilbereichs den An- forderungen. Allgemeine Unterkonzepte: Ein Konzept wird mit 2 Punkten bewertet, wenn die vorstehend unter Ziffer 2 genannten Anforderungen erfüllt sind, verbindli- che Aussagen getroffen werden und die Herangehensweise des Bieters inhalt- lich schlüssig dargestellt ist sowie im Hinblick auf die Zielsetzung der Maß- nahme Erfolg verspricht.

3 Punkte: Das Konzept des Bieters ist hinsichtlich dieses Teilbereichs der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich. Allgemeine Unterkonzepte: Ein Konzept wird mit 3 Punkten bewertet, wenn die Herangehensweise des Bieters der Zielerreichung in besonderer Weise dienlich ist und dies in dem Konzept inhaltlich schlüssig dargestellt ist.

Das Konzept „a) Soziale Betreuung“ kann nicht mit 3 Punkten bewertet wer- den, wenn nicht auch konkret und ausführlich und verbindlich auf die Belange von Geflüchteten mit ungeklärter Bleibeperspektive und mit einer Aufent- haltsdauer in der Einrichtung von bis zu sechs Monaten sowie darüber hinaus

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auf die Belange von vulnerablen Personen sowie von sog. „Störern“ eingegan- gen wird.

Das Unterkriterium „b) Kinderbetreuung / pädagogisches Konzept (Konzept- vorlage)“ kann nicht mit 3 Punkten bewertet werden, wenn im Rahmen der Angaben zur pädagogischen Betreuung keine verbindlichen Angaben zu den Kindern jeder Altersstufe gemacht werden, sondern nur Bezug auf eine Alters- stufe genommen wird und nicht auf die unterschiedliche Verweildauer von Kindern aus unterschiedlichen Herkunftsländern eingegangen wird.

3.2 Bepunktung der Konzepttabellen Die Konzepttabellen „Organisationskonzept - Personal und Vertretung“, „Konzept elektroni- sches Berichtsbuch“, das Schulungs- und Fortbildungskonzept, das Beschäftigungskonzept, „Kin- derbetreuung / pädagogisches Konzept“ und das Ehrenamtskonzept werden durch Auswahl der Angebote durch die Bieter in der Tabelle automatisch bepunktet. Die absolute Bepunktung ist den Angaben auf den vorgegebenen Tabellen zu entnehmen.

Die relative Bepunktung, mit der die Angaben auf den Formblättern in die abschließende Ge- samtwertung eingehen, ergibt sich aus der folgenden Berechnungsformel:

„Anzahl erzielte Punkte“ / „Anzahl erzielbare Punkte“ * 3 Punkte

Plausibilitätsprüfung der Konzepttabellen: Insbesondere die Angaben des Beschäftigungskonzepts – „b) Freizeitgestaltung“ und „c) Kinder- betreuung / pädagogisches Konzept“ werden durch den Auftraggeber auf Plausibilität geprüft.

In der Tabelle muss der Bieter zu den jeweiligen Angeboten u.a. den Raum der Einrichtung ein- tragen, in dem der Bieter das Angebot einplant. Es ist eine eindeutige Raumbezeichnung erfor- derlich. Nachforderungen, sofern die Raumbezeichnung nicht eindeutig ist oder fehlt, sind nicht möglich.

Neben den Raumangaben werden auch weitere Angaben der Bieter (insbesondere in den Frei- textfeldern, z.B. „Darstellung der Bücherausleihe“) auf Plausibilität geprüft.

Im Konzept zur Freizeitgestaltung sind diverse Kriterien als Ausschlusskriterien benannt und ein entsprechender Raum ist anzugeben. Die hier als Ausschlusskriterien genannten Angebote sind zwingend anzubieten und ein Raum ist anzugeben. Bei diesen Kriterien wird die Angabe eines passenden Raums zusätzlich in der Form bepunktet, dass nur eine plausible Angabe die volle Punktzahl gibt. Wenn keine plausible Angabe erfolgt, erhält der Bieter hier keine Punkte, muss das Angebot aber gleichwohl im Auftragsfall anbieten. Das Angebot wird nicht ausgeschlossen.

Beispiele (nicht abschließend):

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Bei fehlenden Raumangaben oder ungenauen Angaben (z.B. „im Erdgeschoss“) werden die Punkte auf 0 herabgesetzt. Gleiches gilt, wenn für eine Aktivität mehrere Räume benannt wer- den, z.B. Nähstube möglich in Raum 105 oder 106. Für jedes ausgewählte Angebot ist nur ein Raum zu benennen.

Grundsätzlich kann ein Raum für mehrere Angebote eingeplant werden, sofern die Mehrfach- belegung plausibel ist, z.B. Kreativangebot für Frauen und Kreativangebot für Männer im glei- chen Raum zu unterschiedlichen Zeiten.

Bei Einplanung einer ungeeigneten Mehrfachbelegung eines Raumes (die ausgewählten Ange- bote sind im gleichen Raum nicht möglich aufgrund eines überschneidenden Zeitraums oder der vorgesehenen Verwendung) erhält der Bieter für die niedriger bewertete Leistung 0 Punkte. Wird eine Mindestanforderung und ein optionales Angebot im gleichen Raum eingeplant, wer- den die Punkte für das optionale Angebot auf 0 gesetzt.

Ist ein Raum aufgrund der Ausstattung nicht für das geplante Angebot geeignet, erhält der Bieter für die Leistung ebenfalls 0 Punkte.

G. Loslimitierung

Es erfolgt eine Loslimitierung in Form der Zuschlagslimitierung. Die Begrenzung liegt bei 1 Los. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen zwar für jedes Los ein Angebot abgeben kann. Es erhält aber maximal bei 1 Los den Zuschlag.

Sofern einzelne Lose von Anfang an bei der Loslimitierung nicht berücksichtigt werden (z.B. auf-grund nur kurzer Vertragslaufzeit), so wird dies ausdrücklich in den Vergabeunterlagen mitge-teilt (vgl. Anlage 7 zum Vertrag „Vertragslaufzeiten“).

Allen Bietern wird die Möglichkeit eingeräumt, eine individuelle, niedrigere Loslimitierung anzu-bieten, d.h. ein Bieter kann z.B. mitteilen, dass er maximal den Zuschlag für ein Los erhalten möchte, auch wenn er nach den allgemeinen Regeln zur Loslimitierung den Zuschlag für mehr als ein Los erhalten würde.

Der Bieter hat daher im Angebotsvordruck seine Prioritäten für den Fall anzugeben, dass er für mehr Lose das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat als er nach der vorgesehenen Loslimi- tierung erhalten kann. Hierdurch trägt der Auftraggeber dem möglichen Anliegen der Bieter Rechnung, an der Leistungserbringung bei einzelnen Aufnahmeeinrichtungen ein größeres Inte-resse zu haben als an anderen Einrichtungen.

Die Wertung erfolgt insoweit in den folgenden Schritten:

1. Für jedes Los wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Bezirksregierung Arnsberg Vergabe Betreuung 10. Staffel - Erläuterung der Zuschlagskriterien Seite 14 von 16 Stand: 24.08.2026

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2. Sollte ein Bieter bei mehr Losen das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben als er aufgrund der Loslimitierung den Zuschlag erhalten kann, so entscheidet die vom Bieter mitgeteilte Prioritätenliste darüber, bei welchen Losen er den Zuschlag erhält.
3. Bei den Losen, bei denen dieser Bieter aufgrund der Loslimitierung keinen Zuschlag erhält, erhält das Angebot mit dem zweitwirtschaftlichsten Wert den Zuschlag, sofern bei jenem Bieter nicht bereits das Kontingent gemäß der Loslimitierung ausgeschöpft ist, usw. usf. Letzteres gilt auch, wenn der Bieter für ein „freiwerdendes“ Los eine höhere Priorität ein- getragen hat als bei den ihm zugeschlagenen Losen aus dem ersten Durchgang.

Bei der Berechnung für die Loslimitierung relevanten Aufträgen werden berücksichtigt (1) alle von dem Bieter angebotenen Lose, (2) alle von anderen Bietern angebotenen Lose, wenn diese Bieter mit dem jeweiligen Bie- ter gesellschaftlich verbunden sind (z.B. gemeinsame Gesellschafter, gesellschaftliche Beteiligung o.ä.) oder dieselbe Person bei mehreren betroffenen Gesellschaften Ge- schäftsführer ist, (3) alle von anderen Bietern angebotenen Lose, wenn diese Bieter mit dem jeweiligen Bie- ter über einen gemeinsamen Betreuungs-Dachverband verbunden sind, (4) alle von anderen Bietern angebotenen Lose, bei denen der Bieter als Nachunternehmer oder eignungsverschaffendes Unternehmen benannt ist, (5) alle von anderen Bietern angebotenen Lose, wenn diese Unternehmen beim Bieter als Nachunternehmer oder eignungsverschaffendes Unternehmen benannt sind oder

(6) alle von anderen Bietern angebotenen Lose, wenn diese anderen Bieter auf dieselben Unternehmen als Nachunternehmer für Betreuungsdienstleistungen oder eignungsver- schaffendes Unternehmen für Betreuungsdienstleistungen zurückgreifen.

Sofern eine Angabe zur Priorität fehlt, die Angabe nicht eindeutig ist, oder bei mehreren oder allen Losen dieselbe Priorität gewählt wird (Bsp.: „Alle Einrichtungen haben die Priori- tät 1.“), bestimmt sich in dem Fall, dass es aufgrund der Loslimitierung auf die Priorität an- kommt, die Priorität nach dem jeweiligen Angebotsvergleichspreis. Je höher der Angebots- vergleichspreis, desto stärker ist die Priorität. Eine Nachforderung der fehlenden Priorisie- rungsangabe oder Aufklärung durch den Auftraggeber erfolgt nicht. Um diesen Fall zu ver- meiden, werden alle Bieter aufgefordert, diese Angabe sorgfältig zu erstellen.

Sofern die zuvor dargestellte Loslimitierung dazu führt, dass für ein einzelnes Los kein zuschlags- fähiges Angebot vorliegt, greift die Loslimitierung für dieses Los nicht.

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Anlage 1. Abkürzungsverzeichnis

AG Auftraggeber AN Auftragnehmer AP Ansprechperson BAMF Bundesamt für Migration und Flüchtlinge BR Bezirksregierung BL Betreuungsleitung BDL Betreuungsdienstleister BV Besonderes Vorkommnis / besondere Vorkommnisse BW Bewohnerinnen/ Bewohner EAE Erstaufnahmeeinrichtung EL Einrichtungsleitung GA Gesundheitsamt HKL Herkunftsland KuJ Kinder und Jugendliche LEA Landeserstaufnahmeeinrichtung LGSK NRW Landesgewaltschutzkonzept NRW MA Mitarbeitende NU Notunterkunft SB Sozialbetreuerinnen und Sozialbetreuer SDL Sicherheitsdienstleister UM Umfeldmangement QM Qualitätsmanagement VDL Verpflegungsdienstleister ZAB Zentrale Ausländerbehörde ZUE Zentrale Unterbringungseinrichtung

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