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Vergabeverfahren

„Personaldienstleistungen für die Landesvertretung Rhein-

land-Pfalz in Berlin III“

Z.26-0095

Teil B

Leistungsbeschreibung

September 2026

Zentrale Beschaffungsstelle des Landes

im Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz

Friedrich-Ebert-Ring 14-20

56068 Koblenz

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Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen .................................................................................................................. 3

1 Gegenstand des Vergabeverfahrens ............................................................................ 4

2 Leistungsbeschreibung ................................................................................................ 5

2.1 Leistungsgegenstand ............................................................................................. 5

2.2 Auftragsvolumen .................................................................................................... 6

2.3 Abruf der Leistungen .............................................................................................. 7

2.4 Personalkontinuität ................................................................................................. 8

2.5 Personalausfall ....................................................................................................... 8

2.6 Aufgaben des Leihpersonals .................................................................................. 9

2.6.1 Los 1 - Servicepersonal .............................................................................. 9

2.6.2 Los 2 - Köche .............................................................................................. 9

2.6.3 Los 3 - Spülkräfte ...................................................................................... 10

2.6.4 Los 4 – Studentische Hilfskräfte ................................................................ 10

2.7 Anforderungen an das Leihpersonal ..................................................................... 10

2.7.1 Los 1 - Servicepersonal ............................................................................ 10

2.7.2 Los 2 - Köche ............................................................................................ 11

2.7.3 Los 3 – Spülkräfte ..................................................................................... 12

2.7.4 Los 4 – Studentische Hilfskräfte ................................................................ 12

2.8 Dienstkleidung, Werkzeuge sowie Arbeitsmaterialien ........................................... 13

2.9 Austausch von Leihpersonal bei Schlechtleistung ................................................ 13

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Vorbemerkungen

Begriffsbestimmungen:

Vergabestelle (ZBL) die Zentrale Beschaffungsstelle des Landes Rheinland-Pfalz im Landes-

betrieb Mobilität Rheinland-Pfalz (ZBL).

Bieter umfasst sowohl einzelne natürliche und / oder juristische Personen als

auch eine Vereinigung aus natürlichen und / oder juristischen Personen,

die als Bietergemeinschaft anbietet, sofern nicht explizit etwas anderes

erwähnt ist oder hierzu spezielle Vorgaben gemacht werden.

Auftragnehmer (AN) anbietende/s Unternehmen (Bieter / Bietergemeinschaft), die / das im

Falle des Zuschlags Vertragspartner des Auftraggebers werden/wird.

Auftraggeber (AG) ist das Land Rheinland-Pfalz als öffentlicher Auftraggeber, vertreten

durch den Staatssekretär und Bevollmächtigten des Landes beim Bund

und für Europa, Sport, Ehrenamt und Medien (Landesvertretung Rhein-

land-Pfalz in Berlin).

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1 Gegenstand des Vergabeverfahrens

Die Landesvertretung Rheinland-Pfalz (nachfolgend auch Auftraggeber) repräsentiert das

Land Rheinland-Pfalz in der Hauptstadt Berlin und arbeitet eng mit der Bundesregierung und

den anderen Landesvertretungen zusammen. Zu den von der Landesvertretung betreuten

Gästen gehören unter anderem Ministerpräsidenten, führende Landes- und Bundespolitiker,

Diplomaten, Journalisten, Verbandsvertreter sowie Besuchergruppen. Das Veranstaltungsre-

ferat der Landesvertretung organisiert regelmäßig Veranstaltungen für Politik und Wirtschaft,

aber auch Konferenzen, Empfänge, Kunstausstellungen, Konzerte sowie ähnliche Veranstal-

tungen auf hohem Niveau.

Das Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch den Staatssekretär und Bevollmächtigten des Lan-

des beim Bund und für Europa, Sport, Ehrenamt und Medien (Landesvertretung Rheinland-

Pfalz in Berlin) plant mit diesem Vergabeverfahren die Beschaffung der Bereitstellung von

Leihpersonal für die zahlreichen Veranstaltungen der Landesvertretung Rheinland-Pfalz im

Wege eines offenen Verfahrens gemäß §§ 15, 14 VgV, § 119 GWB durchzuführen.

Aufgrund der schwierigen Situation am Arbeitsmarkt insbesondere beim Fachpersonal in der

Gastronomie und deren Abwanderung in andere Arbeitsfelder, plant der Auftraggeber zur De-

ckung seines Personalbedarfs die erforderlichen Leistungen mittels einer Rahmenvereinba-

rung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern je Los (bis zu drei) abzurufen. Ziel des Vergabever-

fahrens ist dementsprechend eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern

je Los (den späteren Auftragnehmern) zu schließen (siehe auch Teil A – Bewerbungsbedin-

gungen sowie Teil R – Besondere Vertragsbedingungen).

Die zu erbringenden Leistungen sind dabei in folgende Lose aufgeteilt:

Los 1 – Servicepersonal (Serviceleitung / Servicekräfte)

Los 2 – Köche

Los 3 – Spülkräfte

Los 4 – Studentische Hilfskräfte

Diese Rahmenvereinbarung legt die Bedingungen der je nach Bedarf zu den einzelnen Ver-

anstaltungen abzuschließenden Arbeitnehmerüberlassungsverträge (nach einem mit dem

Auftraggeber abzustimmenden, rechtsgültigem Muster) fest, die während ihrer Laufzeit rele-

vant sind. Sie ist damit die verbindliche Grundlage jener Einzelverträge zwischen den Auftrag-

nehmern und der Landesvertretung Rheinland-Pfalz. Die Einzelverträge werden durch die

Landesvertretung Rheinland-Pfalz nach Maßgabe dieser Rahmenvereinbarung geschlossen.

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Die konkret zu beschaffenden Leistungen ergeben sich aus diesem Teil B – Leistungsbe-

schreibung sowie dem Teil B – Preisblatt Los 1-4.

2 Leistungsbeschreibung

Diese Leistungsbeschreibung enthält, soweit nicht anders bezeichnet, Mindestanforderungen,

d.h. Ausschlusskriterien (A-Kriterien), welche vom Bieter zu beachten und zu erfüllen sind.

Dies gilt auch für die in dieser Leistungsbeschreibung genannten Anlagen. Etwaige geforderte

Nachweisekönnen, soweit nicht anders geregelt, durch die Vergabestelle nachgefordert wer-

den.

Die Nichtbeachtung oder eine Nichterfüllung dieser Mindestanforderungen führt zum Ange-

botsausschluss. Somit hat der Bieter seinem Angebot die nachfolgenden Anforderungen und

Vorgaben zugrunde zu legen.

2.1 Leistungsgegenstand

Der Landesvertretung Rheinland-Pfalz mit Sitz in Berlin soll durch die Auftragnehmer im Rah-

men der Arbeitnehmerüberlassung, zwecks Deckung von personellen Engpässen bei der

Durchführung von Eigen-, Kooperations- und Fremdveranstaltungen verlässliches und fach-

kundiges Leihpersonal in den Bereichen Service und Küche in der geforderten Qualität sowie

Quantität zur Verfügung gestellt werden.

Die mit Hilfe des Leihpersonals durchzuführenden Veranstaltungen erstrecken sich dabei zeit-

lich über das gesamte Kalenderjahr. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre nimmt die Veran-

staltungsdichte ab dem Frühjahr zu. Vor allem ist in den Monaten April bis Juli mit einer hohen

Anzahl an Veranstaltungen zu rechnen. Während der parlamentarischen Sommerpause stellt

die Landesvertretung den Veranstaltungsbetrieb weitestgehend ein. Ab September steigt die

Anzahl der Veranstaltungen wieder und schwächt sich im Dezember ab.

Die durch Leihpersonal des Auftragnehmers zu betreuenden Veranstaltungen finden überwie-

gend werktäglich in den Nachmittags- und Abendstunden statt. Jedoch kann es in Ausnahme-

fällen dazu kommen, dass der Auftraggeber Leihpersonal des Auftragnehmers auch an Wo-

chenenden oder vormittags akquirieren muss.

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2.2 Auftragsvolumen

Aufgrund von Erfahrungs- sowie aktuellen Planwerten geht der Auftraggeber davon aus, dass

durch das Leihpersonal des Auftragnehmers im Jahr ca. 60 Veranstaltungen unterstützt wer-

den müssen. Bei den unten folgenden Angaben handelt es sich wie dargestellt um Erfahrungs-

bzw. Planwerte, daher kann keine Garantie für die zukünftige, unterjährige Verteilung der Ver-

anstaltungen, zu denen der Auftraggeber vom Auftragnehmer Leihpersonal bezieht, getroffen

werden. Es ist durchaus möglich, dass Veranstaltungen entfallen, sich verschieben oder Per-

sonal für andere, zusätzliche Veranstaltungen angefordert werden muss.

Das zur Verfügung zu stellende Leihpersonal unterteilt sich grundsätzlich in die vier oben ge-

nannten Lose, welche sich geschätzt wie folgt auf die zu verrichtenden, jährlichen Arbeitsstun-

den verteilen:

10

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Die Angaben zum Auftragsvolumen sowie zur monatlichen Stundenverteilung pro Los über

das Jahr sind nicht verbindlich. Sie beruhen sowohl auf bisherig gesammelten Erfahrungswer-

ten sowie aktuellen Planungszahlen der Landesvertretung Rheinland-Pfalz in Berlin.

Der Auftraggeber ist dementsprechend nicht in der Lage, eine Abnahmeverpflichtung für die

genannten Arbeitsstunden einzugehen. Es besteht daher keine Verpflichtung, Leistungen

bis zum Erreichen der geschätzten Arbeitsstunden bzw. des Auftragsvolumens oder des

maximalen Auftragsvolumens in den jeweiligen Losen abzurufen. Der Auftraggeber wird

dem Auftragnehmer im Zuge der Veranstaltungsplanungen zum Zwecke der Personal- und Ka-

pazitätsplanung möglichst frühzeitig über etwaigen Personalbedarf informieren.

Bei Erreichen des maximalen Auftragsvolumens je Los ist die Vergabestelle zur Neuausschrei-

bung der Dienstleistung verpflichtet.

2.3 Abruf der Leistungen

Der Auftraggeber wird für das benötige Personal pro Los für die jeweilige Veranstaltung den

jeweils wirtschaftlichsten Auftragnehmer je Los (Rang 1) zuerst kontaktieren und dessen Leih-

personal in Anspruch nehmen. Für den Fall, dass der wirtschaftlichste Auftragnehmer die be-

nötigte Personalanzahl nicht oder nicht vollständig zur Verfügung stellen kann oder er im Ver-

tragsverlauf nicht mehr über die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung gemäß Arbeitnehmer-

überlassungsgesetz (AÜG) verfügt, wird der Auftraggeber die jeweils folgenden Auftragnehmer

(Rang 2 ff.) in der Reihenfolge ihrer Platzierung mit der Zurverfügungstellung des benötigten

Personals bzw. des noch fehlenden Personals beauftragen.

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Grundsätzlich erfolgt der Abruf der zu entleihenden Arbeitnehmer frühzeitig mit Bekanntwerden

des Bedarfs seitens des Auftraggebers, spätestens jedoch 14 Tage vor Beginn der Veranstal-

tung. In Ausnahmefällen können jedoch auch kurzfristigere Bedarfe auftreten, da es möglich ist,

dass Veranstaltungen entfallen, sich verschieben oder Personal für andere, zusätzliche Veran-

staltungen benötigt wird (vgl. oben).

Aufgrund dieser Umstände muss auch eine, im angemessenen Rahmen, kurzfristigere Stornie-

rung bzw. zur Verfügung Stellung von Leihpersonal durch den Auftragnehmer möglich sein.

Der Abruf des zu entleihenden Personals erfolgt in der Regel per E-Mail durch den Auftragge-

ber. Auf dieser Grundlage wird ein Formblatt übermittelt, in dem das zu entleihende Personal

namentlich benannt sowie deren Einsatzzeiten (Tag und Uhrzeit) und Qualifikationen angege-

ben sind. Des Weiteren hat der Auftragnehmer mit Übermittlung der Informationen auch eine

Bescheinigung über etwaige Qualifikationen der eingesetzten Mitarbeiter zu übermitteln.

Der Auftragnehmer hat dann die Verantwortung für die Bereitstellung des Personals zu den

jeweiligen, angekündigten Veranstaltungen.

2.4 Personalkontinuität

Aufgrund der Vielseitigkeit und teils hohen Komplexität der Aufgaben des Leihpersonals und

der damit verbundenen Einarbeitungszeiten ist es für den Auftraggeber wichtig, dass die Auf-

tragnehmer bei der Einsatzplanung des Leihpersonals dem Auftraggeber nach Möglichkeit im-

mer dieselben Mitarbeiter in den jeweiligen Losen zur Verfügung stellen. Hierdurch lässt sich

nach Erfahrung des Auftraggebers das hohe Veranstaltungsniveau dauerhaft beibehalten.

Dem Auftraggeber ist jedoch auch bewusst, dass die Auftragnehmer dies nicht garantiert zu-

sagen können und eine dauerhafte Personalkontinuität auch durch die Regelungen des Ar-

beitnehmerüberlassungsgesetztes (AÜG) § 1 Abs. 1b reglementiert wird.

Die Auftragnehmer sind daher im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, im Falle von Anfragen des

Auftraggebers, sowohl bei lang- sowie mittelfristig feststehenden Veranstaltungen angehalten,

unter Beachtung des § 1 Abs. 1b AÜG eine möglichst hohe Personalkontinuität zu erreichen.

2.5 Personalausfall

Die Auftragnehmer haben dafür Sorge zu tragen, dass auch im Falle von Verhinderung ihres

Leihpersonals (durch Urlaub, Abbau von Überstunden, Krankheit, Mutterschutz o.ä.) die in der

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Leistungsbeschreibung geforderte Leistung je Los, für bereits fest zugesagte Veranstaltungen,

vertragsgemäß erbracht wird.

2.6 Aufgaben des Leihpersonals

2.6.1 Los 1 - Servicepersonal

Im Bereich des Service ist je nach Bedarf Personal für die Serviceleitung und / oder Service-

kräfte in der je nach Veranstaltung variierenden Quantität zur Verfügung zu stellen. Dabei sind

durch das Leihpersonal unter anderem die folgenden Aufgaben pflichtbewusst und gemäß den

Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen des Auftraggebers zu erledigen:

 Serviceleitung

 Hauptansprechpartner der Veranstaltungsleitung

 Abstimmen von Aufgabengebieten mit dem Veranstalter

 Koordinieren / Anweisen von Servicekräfte

 Einhaltung der Servicequalität

 Servicekräfte

 Aufdecken, Umdecken sowie Ein- und Abdecken von Tischen

 Servieren von Getränken und Speisen

 Betreuung / Beratung von Gästen

 Bestückung von Buffets (nur Geschirr) / Übernehmen von Buffetservice

 Bestückung der Bar / Übernehmen des Barservice

 Übernehmen des Garderobendienstes

2.6.2 Los 2 - Köche

Im Bereich der Küche sind nach Bedarf Köche in der je nach Veranstaltung variierenden Quan-

tität zur Verfügung zu stellen. Dabei sind durch das Leihpersonal unter anderem die folgenden

Aufgaben pflichtbewusst und gemäß den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen des Auf-

traggebers zu erledigen:

 Unterstützen der Chefköche

 Kochen / Zubereiten / Anrichten einzelner Speisen

 Vorbereiten von Lebensmitteln

 Bedienen von Küchengeräten

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 Buffetservice für Speisen

2.6.3 Los 3 - Spülkräfte

Des Weiteren sind je nach Bedarf Spülkräfte in der je nach Veranstaltung variierenden Quan-

tität zur Verfügung zu stellen. Dabei sind durch das Leihpersonal unter anderem die folgenden

Aufgaben pflichtbewusst und gemäß den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen des Auf-

traggebers zu erledigen:

 Spülkräfte

 Säubern von Küchengeräten

 Säubern / Sortieren von Geschirr

 Säubern von Arbeitsflächen

 Einhalten von Hygienestandards

 Zuarbeiten für die Köche wie z.B. das Putzen von Gemüse und Salat

2.6.4 Los 4 – Studentische Hilfskräfte

Darüber hinaus sind studentische Hilfskräfte für kurzfristige Einsätze ohne 14-tägige Vorlauf-

zeit bei der Planung zur Verfügung zu stellen. Dabei sind durch das Leihpersonal unter ande-

rem die folgenden Aufgaben pflichtbewusst und gemäß den Weisungen des jeweiligen Ver-

antwortlichen des Auftraggebers zu erledigen:

 Studentische Hilfskräfte

 Übernehmen des Garderobendienstes

 Aushilfe zur kurzfristigen Unterstützung von oben genannten Arbeitsfeldern

(Los 1 und 3) bei besonders hohem Besucheraufkommen

2.7 Anforderungen an das Leihpersonal

2.7.1 Los 1 - Servicepersonal

Im Bereich des Service hat das einzusetzende Leihpersonal direkten Kontakt mit den Gästen

der Landesvertretung RLP und hat somit eine essentiell wichtige Außenwirkungsfunktion für

den Auftraggeber. Das entliehene Servicepersonal muss zu jeder Zeit freundlich und offen auf

die Gäste zugehen, diese betreuen und deren Wünsche nach bester Möglichkeit erfüllen. Das

Leihpersonal muss dementsprechend die folgenden Anforderungen zu erfüllen:

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 Serviceleitung

 Abgeschlossene Ausbildung als Restaurant- oder Hotelfachkraft bzw. eine ver-

gleiche Erfahrung im Gastronomie- / Servicebereich

 Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in leitenden Positionen

 Ausgeprägte Führungskompetenz sowie Koordinations- und Teamfähigkeit

 Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

 Sehr schnelle Auffassungsgabe

 Sehr gute Umgangsformen

 Stets gepflegtes Erscheinungsbild

 Hohe Flexibilität und Belastbarkeit

 Servicekräfte

 Berufserfahrung erwünscht

 Stets gepflegtes Erscheinungsbild

 Sehr gute Umgangsformen

 Grundlegende Deutschkenntnisse

 Fremdsprachenkenntnisse erwünscht

 Kommunikations- und Kontaktfreudigkeit

 Hohe Aufgabenflexibilität und Teamfähigkeit

2.7.2 Los 2 - Köche

Um dem hohen Qualitätsstandard der zuzubereitenden Speisen für die Gäste der Landesver-

tretung RLP zu erreichen, muss das einzusetzende Leihpersonal die Arbeitsabläufe bereits

nach kurzer Zeit verinnerlichen sowie unterschiedliche handwerkliche Qualifikationen vorwei-

sen können. Aus diesem Grund muss das Leihpersonal die folgenden Anforderungen erfüllen:

 Abgeschlossene Ausbildung zum Koch (bestandene IHK-Kochprüfung)

 Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung

 Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

 Einhalten von HACCP-Vorgaben (Hazard Analysis and Critical Control Points)

 Aktuelle Gesundheitsbescheinigung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG)

 Hohe Flexibilität und Belastbarkeit

 Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

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2.7.3 Los 3 – Spülkräfte

Die Spülkräfte kommen in Ihrem Arbeitsumfeld vermehrt in Kontakt mit gesundheitsgefährden-

den Stoffen und Chemikalien. Um negative gesundheitliche Folgen für das Leihpersonal zu

vermeiden, muss dieses die folgenden Anforderungen erfüllen:

 Sicherer Umgang mit gefährlichen / ätzenden Chemikalien

 Erkennen von Gefahrstoffsymbolen

 Deutschkenntnisse die das Verstehen und Umsetzen von Arbeitsanweisungen

ermöglichen

 Einhalten von HACCP-Vorgaben (Hazard Analysis and Critical Control Points)

 Aktuelle Gesundheitsbescheinigung gemäß § 43 Infektionsschutzgesetz (IfSG)

 Berufserfahrung im Einsatz von Großküchen erwünscht

 Hohe Flexibilität und körperliche Belastbarkeit

 Effektive Arbeit in Teams und auf Einzelanweisung

2.7.4 Los 4 – Studentische Hilfskräfte

Auch das einzusetzende Leihpersonal im Bereich der studentischen Aushilfen hat direkten

Kontakt mit den Gästen der Landesvertretung RLP und somit eine essentiell wichtige Außen-

wirkungsfunktion für den Auftraggeber. Das entliehene Personal muss zu jeder Zeit freundlich

und offen auf die Gäste zugehen, diese betreuen und deren Wünsche nach bester Möglichkeit

erfüllen. Das Leihpersonal muss dementsprechend die folgenden Anforderungen zu erfüllen:

 Stets gepflegtes Erscheinungsbild

 Sehr gute Umgangsformen

 Grundlegende Deutschkenntnisse

 Fremdsprachenkenntnisse erwünscht

 Kommunikations- und Kontaktfreudigkeit

 Hohe Aufgabenflexibilität und Teamfähigkeit

 Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

 Effektive Arbeit in Teams und auf Einzelanweisung

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2.8 Dienstkleidung, Werkzeuge sowie Arbeitsmaterialien

Die Auftragnehmer haben dem zu entleihenden Personal, sofern nicht abweichende Regelun-

gen mit dem Auftraggeber getroffen werden, die für den jeweiligen Bereich (Küche, Service)

die benötigte Dienstkleidung für den Einsatz beim Auftraggeber zur Verfügung zu stellen.

Kochutensilien (z.B. Messer, Kochgeschirr etc.) sowie Arbeitsmaterialien (z.B. Nahrungsmit-

tel) werden vor Ort durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

2.9 Austausch von Leihpersonal bei Schlechtleistung

Liegt ein Fall der Schlechtleistung eines Leiharbeitnehmers vor, sodass der Auftraggeber -

wäre er der Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers - berechtigt wäre, diesen fristlos oder zumin-

dest verhaltensbedingt zu kündigen, steht dem Auftraggeber ein Austauschrecht gegenüber

dem jeweiligen Auftragnehmer zu.

Der betreffende Auftragnehmer ist in diesem Fall im Rahmen seiner Möglichkeiten angehalten

möglichst schnell einen geeigneten Ersatz für den entsprechenden Leiharbeitnehmer zur Ver-

fügung zu stellen. Für die geleisteten Einsatzstunden von Leihpersonal, welches aufgrund von

Schlechtleistung ausgetauscht werden muss, erfolgen keine Zahlungen des Auftraggebers.

Beim Auftraggeber durch Schlechtleistung aufgefallenes Leihpersonal kann für zukünftige

Einsätze auf Wunsch des Auftraggebers gesperrt werden.

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