
Anlage A	Leistungsanforderungen: A-Kriterien
Anlage B	Leistungsanforderungen: I-Kriterien
Anlage C	Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (AVV) nach Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Anlage D	Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses sowie zur gewissenhaften Erfüllung von Obliegenheiten nach dem Verpflichtungsgesetz
Anlage E	EVB-IT Cloudvertrag – Entwurf
Anlage F	Kriterienkatalog zum EVB-IT Cloudvertrag – Entwurf
Anlage G	Abnahmeprotokoll

Wichtiger Hinweis:

Alle in dieser Leistungsbeschreibung mit Anlagen genannten Anforderungen müssen erfüllt werden.

Es sind zwingend alle (Einzel)-Positionen im Leistungsverzeichnis (Preisblatt / Preisabfrage) zu bepreisen und ausschließlich in der beschriebenen Form und ohne Abweichungen anzubieten. Abweichend bzw. abgeändert angebotene Positionen führen zum Ausschluss aus der Wertung.

Bei Unklarheiten oder Einwänden sind baldmöglichst Bieterfragen über die Vergabeplattform vergabe.bayern.de zu stellen.

Ausgangssituation

Ein stadtweites Lernmanagementsystem (LMS) zur Erstellung und Bereitstellung von E-Learning-Inhalten existiert bislang nicht. Stattdessen werden digitale Lerninhalte von externen Anbietern bezogen und über deren Plattformen bereitgestellt. Fortbildungen erfolgen meist in Form von „Live“-Veranstaltungen oder Webinaren. Viele Verwaltungsinhalte sind nur als Textdokumente oder Präsentationen verfügbar, wodurch das Potenzial digitaler Medien ungenutzt bleibt.

Diese Leistungsbeschreibung (LB) und die zugehörigen Anlagen beinhalten die technischen und funktionalen Anforderungen an das Lernmanagementsystem (LMS).

Zielsetzungen

Mit der Einführung des neuen Lernmanagementsystems möchte die Stadt Regensburg folgende Zielsetzungen erreichen:

Flexibles Einbinden extern bereitgestellter E-Learnings mit gängigen Marktstandards.
Möglichkeit zur Erstellung eigener E-Learnings sowohl manuell oder mit Hilfe eines im LMS integrierten KI-Autorentools
Umsetzung weiterer Mehrwerte durch das LMS, z.B. personalisierte Lernpfade, Fortschrittsverfolgung, automatisierte Erstellung von Zertifikaten und Schulungsbescheinigungen.

Ausschreibungsbedingungen

Verschwiegenheit

Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur im Rahmen der Angebotserstellung benutzt werden. Die Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen oder von Teilen der Ausschreibungsunterlagen ist untersagt. Der Auftragnehmer hat über die ihm bei der Angebotserstellung bekannt gewordenen Daten und Gegebenheiten der Auftraggeberin Verschwiegenheit zu wahren.

Vollständigkeit der Angaben

Alle zu befüllenden Unterlagen müssen vom Bieter vollständig ausgefüllt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Zwischen der Stadt Regensburg und dem Auftragnehmer wird die Beauftragung zur Erbringung der unmittelbaren Leistungen und ggf. zur Erbringung der optionalen Leistungen mit dem Vertragstyp EVB-IT Cloudvertrag und des zugehörigen EVB-IT-Cloud-Kriterienkataloges erfolgen. Die Muster zum EVB-IT Vertragswesen sind unter https://www.digitale-verwaltung.de/ veröffentlicht.

Außerdem wird zwischen der Stadt Regensburg und dem Auftragnehmer ein Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag (AVV) nach Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) abgeschlossen (siehe im Teilnahmewettbewerb Formblatt A 12, in der Angebotsphase Anlage C).

Verfahrensablauf Verhandlungsvergabe

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs wird eine Verhandlungsvergabe durchgeführt.

Auftragsverhandlungen

Mit den Bietern können Preis- und Ausstattungsverhandlungen durchgeführt werden.

Nach der Wertung der Erstangebote wird jedem Bieter seine erreichte Punktzahl mit der Einladung zur Auftragsverhandlung mitgeteilt. Diese kann schriftlich oder mündlich (Präsentation) durchgeführt werden.

Gegenstand der Auftragsverhandlungen sind die Erstangebote mit allen eingereichten Unterlagen; Ziel der Verhandlungen ist es, die Angebote inhaltlich zu verbessern.

Nicht verhandelbar sind die Zuschlags-/Wertungskriterien und die festgelegten Mindestanforderungen.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Einholung des finalen Angebots

Im Anschluss an die Auftragsverhandlung werden alle Bieter zur Abgabe des finalen Angebots aufgefordert:

Jeder Bieter überarbeitet und konkretisiert auf Grundlage der aus der Auftragsverhandlung gewonnenen Erkenntnisse sein Erstangebot.

Auch der Auftraggeber kann die Vergabeunterlagen überarbeiten, falls er in den Auftragsverhandlungen neue Erkenntnisse gewonnen hat. Mit der Aufforderung zur Abgabe des finalen Angebotes werden die Bieter auf etwaige Änderungen der Vergabeunterlagen ausdrücklich hingewiesen.

Bei der Wertung der finalen Angebote werden alle Punkte entsprechend der Änderungen gemäß der Wertungsmatrix neu vergeben.

Beginn der Auftragsbearbeitung

Der Auftragnehmer soll dann voraussichtlich im 4. Quartal 2026 oder 1. Quartal 2027 (spätestens 3 Monate nach Auftragserteilung) mit der Auftragsbearbeitung beginnen. Der Echtbetrieb muss spätestens im 2. Quartal 2027 beginnen können.

Bewertungsvorgehen

Wichtiger Hinweis:

Das vollständig ausgefüllte Leistungsverzeichnis (Preisabfrage/Preisblatt) sowie die B-Leistungskriterien (Konzept) werden bewertet. Da diese anhand der Zuschlagskriterien die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote betreffen, können sie nicht nachgefordert werden. Diese Unterlagen müssen zwingend mit dem Angebot eingereicht werden.

Fehlende Preise oder diesbezüglich nicht vollständige Unterlagen führen daher zum Ausschluss des Angebots von der Wertung.

Bewertung der Leistung


Bewertung	Bewertungsvorgehen
A-Kriterien der Leistungsanforderungen	Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes von der Wertung.
B-Kriterien (Bewertungskriterien) der Leistungsanforderungen	Die als Bewertungskriterium gekennzeichneten Anforderungen sind die nach definierten Bewertungsmaßstäben (Zielerfüllungsgrade) und Punktesystemen (Bewertungspunkte und Gewichtungspunkte) zu bewertenden Kriterien. Nichtberücksichtigung aller Bieter, die weniger als 70 % der möglichen Punkte erreichen. Die mögliche Gesamtpunktzahl beträgt 100 Leistungspunkte. Angebote, die diese in der Leistungsbewertungsmatrix eindeutig definierte Mindestpunktzahl nicht erreichen, werden bei der weiteren Angebotswertung nicht berücksichtigt, weil sie die vorgegebene Mindestqualität nicht erfüllen.

B-Kriterien der Leistungsanforderungen

Konzept / Vorgehen zur Kurserstellung im LMS bis zur Zertifikatsversendung

Bitte beschreiben Sie auf max. 10 Seiten (inkl. Screenshots), wie die Stadt Regensburg den nachfolgenden Anwendungsfall in Ihrem System selbst abbilden könnte.

Beim Umsetzungskonzept wird großer Wert darauf gelegt, möglichst auf Standardfunktionalitäten des LMS zurückzugreifen. Idealerweise lässt sich das gesamte Umsetzungskonzept zu 100 % im Systemstandard abbilden. Falls dies nicht möglich ist und zusätzliche Entwicklungen erforderlich sind, müssen diese klar ausgewiesen werden. Zudem wird hoher Wert auf Praxistauglichkeit, Automatisierungen sowie einen möglichst geringen Aufwand für den Administrator gelegt.

Anwendungsfall: Die Stadt Regensburg hat einen neuen E-Learning-Kurs zum Thema "IT-Sicherheit" erworben, der sich in mehrere Kapitel untergliedert und in Form mehrerer SCORM-Dateien vorliegt. Der Kurs soll über das LMS eingebunden werden. Der Kurs beinhaltet noch keine Fragen / Quiz.

Erstellung des Kursgerüsts: Anlegen des neuen Kurses und Hinterlegen der Grunddaten (z.B. Name, Beschreibung, Kurszeitraum, Kurskategorie, Einstellung der Sichtbarkeit, Zuordnung zu Personengruppen oder einzelnen Personen).
Zuordnung der Kursinhalte: Hochladen der SCORM-Dateien, Strukturierung der einzelnen Kapitel des Kurses, Ergänzung eines Abschlusstests.
Definition der Abschluss- und Bestehensregeln: Konfiguration der Kriterien, die Teilnehmende erfüllen müssen (z.B. Abschluss bestimmter Lektionen, Mindestpunktzahl im Test), Festlegung, ob der Abschluss automatisch oder manuell bestätigt wird.
Konfiguration der Teilnahmebestätigung: Auswahl oder Upload einer Vorlage für die Teilnahmebestätigung, Festlegung der Auslösebedingungen für das Teilnahmezertifikat (Trigger = Kursabschluss), Aktivierung der automatischen Erstellung und Zustellung der Teilnahmebestätigung, Teilnehmende können über ein Feedback-Formular Optimierungen/Verbesserungen zu den Kursen melden.
Dynamische Lernpfade bzw. zeitlich gestaffelte Zuweisung von Kursen basierend auf vorherigen Kursabschlüssen sind möglich (z.B. 4 Wochen nach vollständigem Abschluss von Kurs-Modul A wird automatisch Kurs-Modul B zugeteilt und der jeweilige User per E-Mail informiert).
Der Abteilungsleiter möchte einsehen, welche seiner Mitarbeiter den Kurs noch nicht belegt oder abgeschlossen haben.
Bitte beschreiben Sie zusätzlich die notwendigen Schritte, um diese hierarchische Struktur im LMS abzubilden. Wie erfolgt das Anlegen und Importieren der Mitarbeiterdaten samt der entsprechenden hierarchischen Struktur in das System? Wie wird die Integration neuer Mitarbeiter automatisiert in die bestehende Struktur berücksichtigt?
Welche technischen Möglichkeiten bestehen bei Änderungen der Mitarbeiterdaten, z. B. bei einer Änderung des Familiennamens oder der Abteilungszugehörigkeit? Überprüft das System regelmäßig die Stammdaten der Mitarbeiter?
Das System soll entsprechend § 4 BGG für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Dies erfordert entsprechend § 3 Abs. 1 BITV 2.0, dass sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig.
Hilfe-Funktionen, Benutzerhandbücher und Schulungsunterlagen sollen barrierefrei sein. Bei ihrer Gestaltung sind die in Abschnitt 12 der DIN EN 301 549 (V2.1.2) aufgeführten Anforderungen zur Barrierefreiheit einzuhalten.

Bewertungsmaßstab (Zielerfüllungsgrad)

(BP = Bewertungspunkte)

10-9 BP sehr gut

Das System deckt den Anwendungsfall in allen Bereichen uneingeschränkt als Standard im System ab.

7-8 BP gut

Das System deckt den Anwendungsfall weitgehend im Standard ab; im Vergleich zur Note „sehr gut“ bestehen lediglich geringe, in der Ausprägung abgestufte Einschränkungen.

5-6 BP befriedigend

Das System deckt den Anwendungsfall teilweise im Standard ab; im Vergleich zur Note „sehr gut“ sind deutliche, in ihrer Ausprägung abgestufte Einschränkungen erkennbar.

3-4 BP ausreichend

Das System deckt den Anwendungsfall nur in geringem Umfang im Standard ab; im Vergleich zur Note „sehr gut“ bestehen klar ausgeprägte, starke Einschränkungen.

1-2 BP mangelhaft

Das System deckt den Anwendungsfall fast gar nicht im Standard ab; im Vergleich zur Note „sehr gut“ bestehen umfassende Einschränkungen.

0 BP ungenügend

Das Konzept ist ungeeignet oder nicht vorhanden und der Anwendungsfall wird nicht im Systemstandard abgedeckt.

Gewichtungspunkte: 10

Leistungspunkte (LB): max. 100

Bewertung des Preises

In die Preis-/Leistungsbewertung fließen die bei der Abgabe der Preisangebote getätigten Preisangaben im folgenden Verhältnis ein:


Gewichtung der Preisangaben zur Berechnung des Preis-/Leistungsverhältnisses
Angebotssumme (Titel 1-3)	Preisauskünfte (Titel 4-5)
85 %	15 %

Erläuterung zur Preis-/Leistungsbewertung

Bei allen Bietern, die mindestens 70 % der Punkte bei den B-Kriterien der Leistungsanforderungen (Ziffer 5.1 der Leistungsbeschreibung) erreichen, wird der Preis zur Ermittlung des annehmbarsten Angebotes herangezogen. Bieter, welche die Mindestpunktzahl nicht erreichen, bleiben unberücksichtigt.

Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens werden die Bieter und deren Produkte nach einem Bewertungsschema bewertet. Hierzu wird das Preis-/Leistungsverhältnis mit der einfachen Richtwertmethode (siehe https://www.digitale-verwaltung.de/ 🡪 UfAB 2018) berechnet.

Im Rahmen der einfachen Richtwertmethode wird für jedes Angebot die Kennzahl für das „Leistungs-Preis-Verhältnis“ gebildet; d.h. es wird der Quotient aus Leistung (Leistungspunkte) und Preis (Euro) wie folgt errechnet:

Z = (L / P) * 100.000

Dabei sind die vorstehenden Parameter wie folgt definiert:

Z = Kennzahl für ein Leistungs-Preis Verhältnis
L = Gesamtsumme der Leistungspunkte
P = Preis brutto (Euro)

Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z ist das wirtschaftliches Angebot.

Ergänzende Bestimmungen zum Support

Ergänzend zu den Bestimmungen des EVB-IT Cloudvertrages wird folgendes festgelegt:

Teleservice: Sofern nicht explizit anders gefordert, hat der Auftragnehmer seinen Service remote anzubieten. Bei der Stadt Regensburg steht derzeit für Fernwartung standardmäßig die Software TeamViewer zur Verfügung und für Videokonferenzen die Software WebEx

Hotline: Für die Auftraggeberin dürfen keine weiteren Kosten als die Telefonanrufkosten in das deutsche Festnetz entstehen (keine gebührenpflichtigen Sonderrufnummern).

Preisangaben


Titel 1: Beratung, Einführung, Konfiguration Die Abnahme des Gesamtsystems erfolgt mit einvernehmlicher Feststellung der Funktionsfähigkeit zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer nach einem 30tägigen Probebetrieb in der Stadtverwaltung Regensburg, bei dem von den zukünftigen AnwenderInnen mit Echtdaten und echten Anwendungsfällen gearbeitet wird.
Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einheits-preis (€)	Gesamt-preis (€)
1.1	Einführung des Lernmanagementsystems für den Produktivbetrieb: - Bereitstellung und Konfiguration des Lernmanagementsystems und aller für das Funktionieren des Gesamtsystems benötigten Komponenten - Projektmanagement / Beratung - ggf. Customizing - alle sonstigen Aufwände, die zur erfolgreichen Einführung des LMS notwendig sind Initiale Leistung	1	pauschal	---
1	Zwischensumme (netto)	---	---	---


Titel 2: Schulung Die Schulungen sollen ausschließlich in digitaler Form per Videokonferenz durchgeführt werden. Standardmäßig nutzt die Stadt Regensburg derzeit die Videokonferenzsoftware WebEx. Soll ein anderes Produkt verwendet werden, muss eine Teilnahme über den Browser (d.h. ohne weitere Softwareinstallation) möglich sein.
Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einheits-preis (€)	Gesamt-preis (€)
2.1	Administratorenschulung: - angemessene Schulungsunterlagen für AnwenderInnen und AdministratorInnen in digitaler Form (z.B. PDF) - an der Administratorenschulung sollen bis zu 6 Personen teilnehmen	1	pauschal	---
2	Zwischensumme (netto)	---	---	---


Titel 3: Jährliche Nutzungsgebühr SaaS Die Nutzungsgebühr verlängert sich nach der vierjährigen Laufzeit automatisch, sofern sie nicht fristgerecht gekündigt wird.
Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einheits-preis (€)	Gesamt-preis (€)
3.1	Nutzungsgebühr für 3.700 Mitarbeitende Zugriff auf das LMS erhalten. Es wird davon ausgegangen, dass maximal 300 Personen gleichzeitig mit dem System arbeiten werden.	48	Monate
3.2	Nutzungsgebühr für 20 Personen, die Inhalte im LMS einstellen bzw. Inhalte sowie Kurse mit dem LMS erstellen.	48	Monate
3.3	Nutzungsgebühr für 6 administrative Nutzer	48	Monate
3	Zwischensumme (netto)	---	---	---

Aufschlüsselung der zugrunde gelegten Kostenstruktur und des Lizenzmodells für Titel 3 (Alternativ kann dies auch auf einem Beiblatt erfolgen). Für den Fall, dass innerhalb von vier Jahren zusätzliche Lizenzen beauftragt werden, gelten die folgenden Preise als vereinbart.

Bitte erklären Sie zu Pos. 3.1 Ihr Lizenzmodell, Ihre zugrunde liegenden monatlichen Kosten sowie ggf. Stückpreis initiale Leistung der jeweiligen Lizenzen.


Titel 4: Optionale jährliche Nutzungsgebühr SaaS – Erweiterung des Nutzerkontingents Die nachfolgend aufgeführte Leistung stellt eine optionale Preisposition dar. Sie wird nur auf ausdrückliche Beauftragung des Auftraggebers erbracht und ist nicht Bestandteil der Grundlizenz gemäß Titel 3. Die Nutzungsgebühr verlängert sich nach der vierjährigen Laufzeit automatisch, sofern sie nicht fristgerecht gekündigt wird.
Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einheits-preis (€)	Gesamt-preis (€)
4.1	Lizenzgebühr für die Erweiterung des Nutzerkontingents um 100 Mitarbeitende mit Zugriff auf das LMS. Der Bieter gibt den Preis für die optionale Erweiterung an.	48	Monate
4	Zwischensumme (netto)	---	---	---


Titel 5: Preisauskunft Vergütung nach Aufwand Für den Fall, dass Leistungen nach Vertragsabschluss zusätzlich schriftlich übertragen werden und diese als Zeithonorar vergütet werden, gelten folgende Tagessätze als vereinbart. Die Einheit „Tag“ besteht aus 8 Stunden. Bei Schulungstagen werden angemessene Pausen auf die 8 Stunden angerechnet (1 Stunde Mittagspause, 2x 15 Minuten Kaffeepause). Bei Consulting oder Schulung vor Ort sind Reisekosten, Reisezeiten und sämtliche Nebenkosten im Einheitspreis pro Tag inkludiert anzugeben.
Pos.	Beschreibung	Menge	Einheit	Einheits-preis (€)	Gesamt-preis (€)
5.1	Beratung/Projektleitung (vor Ort)	1	Tag	---
5.2	Beratung/Projektleitung	1	Tag	---
5.3	Systemadministration	1	Tag	---
5.4	Software-Entwicklung	1	Tag	---
5.5	Schulung (vor Ort)	1	Tag	---
5.6	Schulung (remote)	1	Tag	---
5	Zwischensumme (netto)	---	---	---


Zusammenstellung Angebotssumme
Titel 1: Beratung, Einführung, Konfiguration	€
Titel 2: Schulung	€
Titel 3: Jährliche Nutzungsgebühr SaaS	€
Titel 4: Optionale jährliche Nutzungsgebühr SaaS – Erweiterung des Nutzerkontingents	Kein Eintrag
Titel 5: Preisauskunft Vergütung nach Aufwand	Kein Eintrag
Angebotssumme (netto)	€

Einzureichende Unterlagen

Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen:

Ausgefüllte Leistungsbeschreibung (Preisangaben lfd. Ziffer 9)
Leistungsanforderungen A-Kriterien (Anlage A der LB)
Leistungsanforderungen I-Kriterien (Informatorische-Kriterien, Anlage B der LB)
Konzept / Vorgehen zur Kurserstellung im LMS bis zur Zertifikatsversendung

62-2026-337-F Leistungsbeschreibung.docx