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Leistungsbeschreibung
Vergabe-Nr. VG-3000-2026-0062
Beschaffung von Beratungsdienstleistungen „Digi-Expert-kommunal“ in 2 Losen
Los 1 „Grundlagen der digitalen Transformation“
Los 2 „Technische Umsetzung/konkrete Anwendungen“
Stand: 28.08.2026
Z6 Vergabestelle
Tel.: 0611 340 - 0 Fax: 0611 340-1150 www.hzd.hessen.de
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung | Postfach 3164 | 65021 Wiesbaden | www.hzd.hessen.de
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Inhaltsverzeichnis Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung ......................................................................................................... 3
2 Umfang / Volumen der Ausschreibung ........................................................... 4
3 Beschreibung der Leistung .............................................................................. 7
4 Leistungsort / Bezugs- und Abrufberechtigte ................................................ 9
5 Abrufverfahren .................................................................................................. 9
2 Vergabe-Nr. VG-3000-2026-0062
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Einführung
1 Einführung
Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) ist einer der führenden IT-Dienst-
leister in Deutschland. Sie unterstützt als Landesbetrieb die hessische Landesverwal-
tung in der Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie. An zwei
Standorten – in Wiesbaden und Hünfeld – erarbeiten über 1000 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter innovative, qualitativ hochwertige, zuverlässige und wettbewerbsfähige IT-
Lösungen für die moderne Verwaltung.
Die HZD ist zugleich Zentrale Beschaffungsstelle für den IT-Bedarf des Landes Hes-
sen und führt dieses Vergabeverfahren für das Hessische Ministerium für Digitalisie-
rung und Innovation durch.
Die hessischen Kommunen befinden sich aktuell in sehr unterschiedlichen Phasen der
digitalen Transformation. Für Kommunen ergeben sich im Zuge der digitalen Transfor-
mation und bei der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben sehr unter-
schiedliche Beratungsbedarfe. Gerade Projekte mit hohem Innovationsgrad bringen
vielfältige Fragestellungen mit sich, die für eine erfolgreiche Umsetzung zeitnah und
individuell beantwortet werden müssen. Bei den über die Förderung smarter Kommu-
nen und Regionen im Programm „Starke Heimat Hessen“ geförderten Digitalisierungs-
vorhaben lässt sich dies ebenfalls deutlich beobachten.
Die im Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation (HMD) verankerte
Geschäftsstelle Smarte Region wird daher ihr Beratungsangebot für die Kommunen
erweitern. Das neue Beratungsformat „Digi-Expert-kommunal“ soll hessischen Kom-
munen individuelle, anbieter- und produktneutrale ad hoc-Beratungen zu verschiede-
nen Themen anbieten: von Digitalstrategie, Changemanagement, Projektmanagement
bis zu fachspezifischen Themen wie Datenplattformen, Open Source, Künstliche Intel-
ligenz (KI), Digitaler Zwilling, Digitalisierung der Daseinsvorsorge (Smart City-/Smart-
Region). Das HMD wird über die Geschäftsstelle Smarte Region einen Pool an Exper-
tinnen und Experten zur Verfügung stellen, aus dem Kommunen je nach Bedarf wäh-
len können. Sie können diese für unterschiedliche Anlässe/Settings über die Ge-
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Umfang / Volumen der Ausschreibung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
schäftsstelle Smarte Region buchen. Damit soll ein Impuls für die digitale Transforma-
tion der Kommunen gegeben und Hemmnisse bei der Digitalisierung abgebaut wer-
den.
Von Oktober bis Dezember 2025 wurde das Format „Digi-Expert-kommunal“ mit aus-
gewählten Themen sowie einem begrenzten Kontingent pilotiert. In der dreimonatigen
Pilotphase wurden insgesamt 52 Beratungsgespräche vermittelt. Diese entfielen auf
40 Kommunen. 26 Kommunen wurde je ein Beratungsgespräch vermittelt, 14 Kommu-
nen wurden zwei oder drei Beratungsgespräche vermittelt. Der Beratungsaufwand (=
Gesprächsdauer + Vor- und Nachbereitung) je Kommune war auf zehn Stunden be-
grenzt. Jede der beratenen Kommune nahm in der kurzen Pilotphase im Durchschnitt
5,7 Stunden Beratungsaufwand aus den folgenden Themen in Anspruch: KI in der
Verwaltung/KI in der Daseinsvorsorge, Vergabeberatung (kein Beratungsgegenstand
dieser Ausschreibung), Digitalstrategie, Digitale Daseinsvorsorge/Smart Region allge-
mein, Change-Management/Digital Mindset, Digitaler Zwilling, Projektmanage-
ment/Projektsteuerung, Open Source/proprietäre Lösungen.
Das Format wurde innerhalb kürzester Zeit und mit minimalem Kommunikationsauf-
wand sehr gut angenommen. Das Feedback der Kommunen war durchweg positiv und
hat den Bedarf nach passgenauer und kurzfristiger Beratung nochmals bestätigt. Der
Beratungsbedarf konnte innerhalb der Pilotierung nicht annähernd abgedeckt werden.
Die Kommunen wünschten sich im Rahmen der Evaluation eine Verstetigung und Aus-
weitung des Angebots.
2 Umfang / Volumen der Ausschreibung
Die Leistung ist in folgende Lose aufgeteilt. Es wird eine Rahmenvereinbarung pro Los
geschlossen:
2.1 Los 1 „Grundlagen der digitalen Transformation“.
Das Los 1 umfasst allgemeine Beratungsthemen rund um die digitale Transformation
und schafft damit Grundlage für die Kommunen, um sich später mit der technischen
Umsetzung (Los 2) zu befassen.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Umfang / Volumen der Ausschreibung
Insbesondere Beratung:
• Digitalstrategie,
• Projektmanagement,
• Changemanagement,
• Digitale Daseinsvorsorge,
• Bürgerbeteiligung.
Für dieses Los wird auf Basis der Zahlen aus der Pilotphase und einer angenommenen
Zahl von 270 interessierten Kommunen ein Bedarf von 810 Stunden pro Jahr ge-
schätzt. Diese Schätzmenge dient nur der Kalkulation. Ein Anspruch auf Abruf dieser
Menge besteht nicht.
2.2 Los 2 „Technische Umsetzung/konkrete Anwendungen“
Das Los 2 umfasst die verschiedenen Aspekte der technischen Umsetzung der digita-
len Transformation.
Insbesondere Beratung zu:
• Open Source,
• Bewertung von Fachverfahren,
• Cloud-Lösungen,
• Datenplattformen,
• KI in der Verwaltung,
• KI in der Daseinsvorsorge
• Smarte Bewässerung,
• Smart Lightning,
• Smart Traffic,
• Digitales Abfallmanagement,
• Digitaler Zwilling
Für dieses Los wird auf Basis der Zahlen aus der Pilotphase und einer angenommenen
Zahl von 270 interessierten Kommunen ein Bedarf von 1.215 Stunden pro Jahr ge-
schätzt. Diese Schätzmenge dient nur der Kalkulation. Ein Anspruch auf Abruf dieser
Menge besteht nicht.
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Umfang / Volumen der Ausschreibung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Die rechtliche Beratung ist nicht Teil dieser Ausschreibung (insbesondere Vergabe-
recht und Datenschutzrecht).
Außerdem sind Themen, zu denen bereits anderweitig beraten wird, nicht Gegen-
stand dieser Ausschreibung insbesondere gilt dies für:
-
IT-Sicherheit, Cybersicherheit
-
Barrierefreiheit
-
Kommunale Wärmeplanung
-
Breitband- und Mobilfunkausbau
-
Digitale Bildungsinfrastruktur
2.3 Höchstwert Der Höchstwert für die einzelnen Lose ist (gerechnet auf die maximal mögliche Ver-
tragslaufzeit von 4 Jahren) wie folgt:
Los 1 „Grundlagen der digitalen Transformation“.
Initial 583.200 € (netto) + Aufstockung um bis zu 400.000,00 € (netto)
Los 2 „Technische Umsetzung/konkrete Anwendungen“.
Initial 874.800 (netto) + Aufstockung um bis zu 400.000,00 € (netto)
Die Aufstockung (pro Los bis zu 100.000 € (netto) pro Vertragsjahr) kommt jedoch nur
zustande, soweit weitere Haushaltsmittel zur Verfügung gestellt werden können. So-
bald die Mittel freigegeben sind, werden die Kommunen und Beraterinnen und Berater
informiert. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf eine solche Aufstockung.
Ein Einzelabruf der Beratungsaufträge kann nur erfolgen, solange die Rahmenverein-
barung noch läuft und noch nicht ausgeschöpft ist.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Beschreibung der Leistung
3 Beschreibung der Leistung
Ziel der Beratung ist die Stärkung der digitalen Transformation, insbesondere der digi-
talen Daseinsvorsorge in hessischen Kommunen. Indem individuell auf konkrete An-
forderungen und Beratungsbedarfe der Kommunen eingegangen wird, sollen sowohl
grundlegende Themen der Digitalisierung, wie die allgemeine Digitalstrategie oder das
Changemanagement adressiert werden, als auch Herausforderungen bei der konkre-
ten Umsetzung einzelner Digitalisierungsvorhaben.
Die anbieter- und produktneutralen Beratungen, also eine vollkommen herstellerunab-
hängige, lösungsoffene und von Eigeninteressen freie Beratung, sollen sowohl hin-
sichtlich des Formats wie auch des Inhalts individuell auf die speziellen Anforderungen
und Fragen der Kommunen sowie die an der Beratung beteiligten Personen zuge-
schnitten werden.
Zielgruppe der Beratung:
Verwaltungsspitzen, Amtsleitungen, Digitalisierungsbeauftragte, Datenschutz-, IT-Si-
cherheitsbeauftragte, Projektleitungen, Personalvertretungen, Presse/Öffentlichkeits-
arbeit, kommunale Vertreter an der Schnittstelle zu städtischen Eigenbetrieben sowie
städtische Eigenbetriebe. Externe Beraterinnen und Berater gehören nicht zur Ziel-
gruppe, da Kompetenzen innerhalb der Verwaltung aufgebaut werden sollen.
Dauer und Umfang der Beratungen:
Je nach Bedarf kann eine Kommune für die Beratungsleistungen jeweils eines der fol-
genden Formate in Anspruch nehmen:
• Telefonat – Dauer ca. 1 Stunde
• Webkonferenz – Dauer ca. 2,5 Stunden
• Tagesworkshop vor Ort – Dauer ca. 5 Stunden
Die Beratungszeiten zwischen einer Stunde und einem Tagesworkshop sind grund-
sätzlich flexibel und entsprechend der Bedarfe der Kommunen auszurichten. Die oben
genannten Zeiten sind aus den Erfahrungswerten der Pilotphase abgeleitet und dienen
lediglich der Orientierung. Die Kommunen dürfen in Reihenfolge des Abrufs bis zum
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Beschreibung der Leistung Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Erreichen des Höchstwerts oder des Endes der Laufzeit der Rahmenvereinbarungen
die Leistungen beziehen.
Bei Webkonferenzen und Tagesworkshops sind die Beraterinnen und Berater ver-
pflichtet, im Vorfeld ein Gespräch zur Auftragsklärung mit der jeweiligen Kommune zu
führen. Für die Auftragsklärung können max. 30 Minuten abgerechnet werden.
Die konkrete Terminvereinbarung findet für über das Buchungstool statt (siehe Ziffer
5).
Die Teilnahme aller Beraterinnen und Berater an einem Kick-Off-Workshop sowie den
monatlich stattfindenden Evaluationsterminen/Austauschrunden mit dem HMD ist ver-
pflichtend, sofern diese vom HMD terminiert werden. In den monatlich stattfindenden
Evaluationsterminen tauschen sich Auftraggeber und Auftragnehmer insbesondere
auch über die Entwicklung der Themen aus.
Der Kick-Off-Workshop findet vor Ort beim HMD statt. Die übrigen Termine können vor
Ort oder remote stattfinden (voraussichtlich nur einmal im Jahr vor Ort, ansonsten re-
mote). Der konkrete Modus wird im Kick-Off-Termin gemeinsam festgelegt. Der Kick-
Off-Workshop und die Termine werden nicht gesondert vergütet.
Anforderungen an die Beraterinnen und Berater
Für die Erbringung der auftragsgegenständlichen Beratungsleistungen dürfen nur die
im Angebot benannten Beraterinnen und Berater eingesetzt werden. Ein Austausch
dieser Beraterinnen und Berater ist nur nach Maßgabe von Ziffer 6 Teil B der EVB-IT
Rahmenvereinbarung zulässig. Dies gilt auch im Fall einer kurzfristigen Verhinderung
oder Abwesenheit (nicht planbare Verhinderungen wie Krankheit etc.) beider Berate-
rinnen und/oder Berater. Bei planbaren Abwesenheiten muss immer eine der beiden
angebotenen Beraterinnen und/oder Berater zur Verfügung stehen.
Jede Beraterin und/oder Berater muss über eine mindestens 3-jährige, einschlägige
Berufserfahrung verfügen.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Leistungsort / Bezugs- und Abrufberechtigte
Abrechnung:
Die Abrechnung erfolgt monatlich anhand der tatsächlich geleisteten Beratungsstun-
den. Dafür legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen nach
Ende des Monats eine prüffähige Rechnung vor (siehe dazu auch Ziffer 10.3 des Ver-
trags). Je nach Ort- und Modalität der konkret erfolgten Leistungserbringung (Vor-Ort
Beratung mit Anreise oder remote Beratung über Fernkommunikationsmittel) wird
nach Maßgabe des angebotenen Stundensatzes „vor Ort“ oder Stundensatzes „re-
mote“ abgerechnet.
4 Leistungsort / Bezugs- und Abrufberechtigte
Leistungsort für die vor Ort zu erbringenden Leistungen sind alle Kommunen des Lan-
des Hessen.
Bezugs- und abrufberechtigt sind alle Kommunen des Landes Hessen.
5 Abrufverfahren
Die Auswahl der Beraterinnen und Berater erfolgt durch die bezugsberechtigten Kom-
munen gemäß dem im folgenden beschriebenen Abrufverfahren nach folgenden ob-
jektiven Bedingungen gemäß § 21 Abs. 4 Nr. 1 VgV:
-
Terminliche Verfügbarkeit
-
Spezialisierung
Der durch das Abrufverfahren generierte Einzelauftrag kommt nur zwischen Auftrag-
nehmer und HMD zustande.
Die Buchung der Termine und Steuerung des Beratungsprogramms erfolgt über ein
Terminbuchungstool. Das Buchungstool wird vom Auftraggeber bereitgestellt.
eTermin ist eine Buchungsplattform mit integriertem Online Terminplaner, Kundenma-
nagement und Marketingfunktionen. Mit eTermin können sich Kommunen online über
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Abrufverfahren Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
freie Termine informieren und diese direkt buchen. Die vom Aufraggeber festgelegten
Dienstleistungen können in wenigen Schritten eigenständig online gebucht werden.
Das Verfahren erfolgt folgendermaßen:
- Termine
Die Beraterinnen und Berater stellen ihre terminlichen Verfügbarkeiten, wäh-
rend derer sie für die Formate des Telefonats und der Webkonferenz abrufbereit
sind, mit einer Vorlaufzeit von 6 Wochen in das Buchungstool ein. Die Verfüg-
barkeiten durch Terminblöcke sind individuell anzugeben von mind. 1 Stunde
bis zu einer Tageshöchstdauer von 8 Stunden.
Der Name des Beraters ist nicht sichtbar.
- Einwahl
Die Kommune, die einen Einzelabruf tätigen möchte, wählt sich durch ein ei-
genständig vergebenes Passwort in die Buchungsplattform ein. Der Zugang zu
der Plattform wird über die Webseite www.smarte-region-hessen.de bereitge-
stellt.
- Themenauswahl
Die Kommune wird für die Leistungserbringung zur vorgesehenen Themen-
übersicht des jeweiligen Loszuschnitts geleitet. Dort wählt sie ihr gewünschtes
Thema/fachliche Spezialisierung aus.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Abrufverfahren
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Abrufverfahren Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
- Format
Die Kommune wählt ihr gewünschtes Beratungsformat für das Gespräch aus.
4a. Format Vor-Ort-Workshop
Bei dem Vor-Ort-Workshop ist ein Vorgespräch vorgesehen zwischen der Kom-
mune und der Beraterin oder dem Berater, bei dem Inhalte und die Gestaltung
des Workshops besprochen werden sollen, sowie der konkrete Termin für den
Workshop. Im Anschluss an das Gespräch trägt die Beraterin oder der Berater
den vereinbarten Termin in das Tool ein, damit die Kommune direkt den Termin
buchen kann.
4b. Format Webkonferenz
Bei dem Format einer Webkonferenz ist die Auswahl des Videokonferenzsys-
tems erforderlich.
12 Vergabe-Nr. VG-3000-2026-0062
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Abrufverfahren
- Terminbuchung
Aus der Übersicht der Terminmöglichkeiten wählt die Kommune ihren ge-
wünschten Termin – mit Tag und Uhrzeit aus.
Sollten mehrere Beraterinnen bzw. Berater zeitgleich zur selben Spezialisierung
zur Verfügung stehen, werden die Termine nach dem Round-Robin-Prinzip (Rund-
laufverfahren zur gleichmäßigen Verteilung von Antragen) den Beraterinnen bzw.
Beratern zugeordnet.
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Abrufverfahren Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
- Dateneingabe
Die Kommune gibt ihre Daten in die Maske ein und bucht damit den Termin fest.
- Zusammenfassung
Die Buchung wird zusammengefasst, wo ein Transfer des Termins in den eigenen
Outlooktermin möglich ist.
- Terminbestätigung
Die Kommune und die Beraterin oder Berater bekommen jeweils eine Terminbe-
stätigung per Mail.
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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung Abrufverfahren
- Terminerinnerung
Die Kommune und die Beraterin oder der Berater bekommen 5 Tage vor dem Ter-
min und 2 Tage vor dem Termin eine Terminerinnerung per Mail oder SMS.
- Terminänderung oder -stornierung
Falls ein Termin nicht eingehalten werden kann, besteht die Möglichkeit der
Termin über einen Link in der Terminbestätigung zu ändern oder zu löschen.
Eine Terminstornierung ist bis max. 24h vor dem Termin möglich.
Schulungen
Für eine Einführung in das Tool sind zwei Schulungen durch den Toolanbieter über
á 1 Stunde für die Beraterinnen und Berater vorgesehen. Die Schulungszeit wird
nicht gesondert vergütet.
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