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Antwortenkatalog
Vergabestelle:Land Berlin, Tegel Projekt GmbH Maßnahme:Berlin TXL - 002 Vergabe:Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen Vergabe-Nr:002_001_80_0150_2605
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Inhaltsverzeichnis
[ID: 147945] --- [ID: 147946] --- [ID: 148051] --- [ID: 148076] --- [ID: 148080] --- [ID: 148160] --- [ID: 148182] --- [ID: 148239] --- [ID: 148240] --- [ID: 148285] --- [ID: 148292] --- [ID: 148293] --- [ID: 148315] --- [ID: 148316] --- [ID: 148333] --- [ID: 148401] --- [ID: 148443] --- [ID: 148444] --- [ID: 148529] --- [ID: 148530] --- [ID: 148561] --- [ID: 148427] Beantwortung Bieterfragen v2-0 [ID: 148294] Versicherung [ID: 148251] Bieterfragen 01 bis 08
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Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren
erstellt am 07.09.2026 17:48
Frage: Betreff: »[ID: 147945] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 07.09.2026 17:50
Frage: Betreff: »[ID: 147946] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 08.09.2026 14:59
Frage: Betreff: »[ID: 148051] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 08.09.2026 16:14
Frage: Betreff: »[ID: 148076] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 08.09.2026 16:30
Frage: Betreff: »[ID: 148080] ---« Inhalt: ---
[Seite 4]
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 09.09.2026 14:52
Frage: Betreff: »[ID: 148160] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 09.09.2026 17:15
Frage: Betreff: »[ID: 148182] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 10.09.2026 12:27
Frage: Betreff: »[ID: 148239] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 10.09.2026 12:28
Frage: Betreff: »[ID: 148240] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 10.09.2026 16:34
Frage: Betreff: »[ID: 148285] ---« Inhalt: ---
[Seite 5]
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 10.09.2026 23:23
Frage: Betreff: »[ID: 148292] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 10.09.2026 23:25
Frage: Betreff: »[ID: 148293] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 11.09.2026 09:56
Frage: Betreff: »[ID: 148315] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 11.09.2026 09:58
Frage: Betreff: »[ID: 148316] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 11.09.2026 10:50
Frage: Betreff: »[ID: 148333] ---« Inhalt: ---
[Seite 6]
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 11.09.2026 18:11
Frage: Betreff: »[ID: 148401] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 14.09.2026 10:54
Frage: Betreff: »[ID: 148443] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 14.09.2026 10:54
Frage: Betreff: »[ID: 148444] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 14.09.2026 18:49
Frage: Betreff: »[ID: 148529] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 14.09.2026 18:50
Frage: Betreff: »[ID: 148530] ---« Inhalt: ---
[Seite 7]
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
erstellt am 15.09.2026 11:24
Frage: Betreff: »[ID: 148561] ---« Inhalt: ---
Antwort: Betreff: »Bisher unbeantwortete Frage!« Inhalt: ---
lfd. Nummer A-3
Anhänge: Typ: »Frage« Info: »Anhänge. Seiten 1 bis 10« Typ: »Frage« Info: »Anhänge. Seiten 11 bis 17« Typ: »Frage« Info: »Anhänge. Seite 18«
Frage: Betreff: »[ID: 148427] Beantwortung Bieterfragen v2-0« Inhalt: »Beantwortung Bieterfragen v2-0«
Antwort: Betreff: »AW: Beantwortung Bieterfragen v2-0« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
als Anlage stellen wir Ihnen die Beantwortung weiterer Bieterfragen sowie zwei Anlagen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Vergabestelle
«
lfd. Nummer A-2
Anhänge: Typ: »Frage« Info: »Anhänge. Seiten 19 bis 23«
Frage: Betreff: »[ID: 148294] Versicherung«
[Seite 8]
Inhalt: »Im Eignungsformblatt v2-0 wird weiterhin eine jährliche Gesamtleistung in Höhe des Zweifachen der Deckungssummen genannt. Im Bieterfragenkatalog und im Vertragsentwurf v2-0 ist eine einmalige jährliche Verfügbarkeit genannt. Können Sie bitte kurz bestätigen, welche Regelung gilt?«
Antwort: Betreff: »AW: Versicherung« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Regelungen des Vertrages sind maßgeblich, dass Eignungsformblatt wurde angepasst.
Mit freundlichen Grüßen
«
lfd. Nummer A-1
Anhänge: Typ: »Frage« Info: »Anhänge. Seiten 24 bis 31«
Frage: Betreff: »[ID: 148251] Bieterfragen 01 bis 08« Inhalt: »Bieterfragen 01 bis 08«
Antwort: Betreff: »AW: Bieterfragen 01 bis 08« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
als Anlage stellen wir Ihnen die Beantwortung der eingegangenen Bieterfragen zur Verfügung.
Bitte beachten Sie zusätzlich das Änderungspaket 01.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Vergabestelle
«
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Anhaenge, Seite: 1
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 1 | Gemäß den Vergabeunterlagen sind für die Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 Konzepte mit einem Gesamtumfang von maximal acht DIN-A4- Seiten einzureichen. Wir bitten hierzu um Konkretisierung: Ist für die Konzepteinreichung ein bestimmtes Dateiformat (z. B. Word oder PDF) vorgesehen bzw. bevorzugt? Bezieht sich die Begrenzung auf acht Seiten ausschließlich auf die inhaltliche Darstellung der vier Zuschlagskriterien oder sind Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und ggf. Anlagen in die Seitenbegrenzung einzubeziehen? Bestehen über die Beschreibung der Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 hinaus weitere inhaltliche oder strukturelle Anforderungen an das Konzept? Falls nein, gehen wir davon aus, dass die Gliederung des Konzepts unmittelbar entlang der vier Zuschlagskriterien erfolgen kann. Wir bitten um Bestätigung. | Das Angebot ist im PDF-Format einzureichen. Die Begrenzung auf insgesamt maximal acht DIN-A4-Seiten bezieht sich auf die inhaltliche Darstellung der Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4. Ein Deckblatt sowie ein Inhaltsverzeichnis dürfen zusätzlich beigefügt werden und werden nicht auf die Seitenzahl angerechnet. Anlagen, Grafiken, Tabellen oder sonstige Darstellungen, die Bestandteil der Konzepte zu den Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 sind, sind hingegen in die Seitenbegrenzung einzurechnen. Weitergehende inhaltliche oder strukturelle Anforderungen an die Konzepte bestehen nicht. Die Bieter können die Konzepte frei gestalten, sofern für die Wertung eindeutig erkennbar ist, welche Ausführungen dem jeweiligen Zuschlagskriterium 2.1 bis 2.4 zuzuordnen sind. Eine Gliederung entlang dieser vier Zuschlagskriterien wird daher empfohlen. | |
| 2 | Für eine belastbare Konzeption und Aufwandsabschätzung bitten wir um Konkretisierung des vorgesehenen Einsatzumfangs von Microsoft Copilot: Für wie viele Mitarbeitende bzw. Nutzer ist die Bereitstellung von Copilot-Lizenzen im Rahmen des Vorhabens voraussichtlich vorgesehen? Liegen bereits konkrete oder priorisierte Anwendungsszenarien bzw. Use Cases für den Einsatz von Copilot vor? Falls ja, bitten wir um eine kurze Benennung der wesentlichen Anwendungsfelder. Gibt es seitens des Auftraggebers bereits eine quantitative oder qualitative Abschätzung des erwarteten Unterstützungsbedarfs, beispielsweise hinsichtlich Beratung, technischer Konzeption und Umsetzung, Pilotierung, Governance, Use-Case-Bewertung sowie Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden? Sofern noch keine belastbare Abschätzung vorliegt: Von welchem ungefähren Umfang bzw. welcher Größenordnung sollen die Bieter für die Angebotskalkulation ausgehen? | Die Bereitstellung von Microsoft 365 Copilot ist für ca. 120 Mitarbeitende vorgesehen. Es wurden bereits erste Use Cases priorisiert, die technisch durch Microsoft 365 Copilot abgedeckt werden können. Hierzu zählen zum Beispiel die Erstellung und Zusammenfassung von Online-Besprechungsprotokollen sowie die Einrichtung von Agents in SharePoint. Darüber hinaus wurden auch Use Cases identifiziert, die sich voraussichtlich nicht allein mit Microsoft 365 Copilot umsetzen lassen, zum Beispiel der Aufbau eines zentralen, strukturierten Wissensmanagements, das einen schnellen und einheitlichen Zugriff auf interne Dokumente sowie externe normative und rechtliche Regelwerke ermöglicht. Die geschätzten Mengen des Unterstützungsbedarfs sind im Preisblatt angegeben. |
die Angebotskalkulation ausgehen?
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 10]
Anhaenge, Seite: 2
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 3 | Unser Unternehmen wurde im Juli 2025 gegründet und verfügt daher über ein einziges abgeschlossenes Rumpfgeschäftsjahr 2025. Wir bitten um Klarstellung: a) Wird die Mindestanforderung von 50.000,00 EUR bei einem Unternehmen mit nur einem abgeschlossenen Rumpfgeschäftsjahr auf dieses eine Geschäftsjahr bezogen, oder wird sie in diesem Fall – entsprechend dem zitierten Hinweis – nicht als starre Schwelle angewandt? b) Können Umsätze des laufenden Geschäftsjahres 2026 aus vergleichbaren KI-Beratungs- und Dienstleistungen ergänzend berücksichtigt werden? c) Kann die Anforderung an die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit über eine Eignungsleihe (Formblatt Wirt-236) erfüllt werden, und genügt hierfür die Verpflichtungserklärung eines Dritten, der die Umsatzanforderung erfüllt? d) Greift für diese Konstellation die Regelung unter Ziffer 15 der Bekanntmachung, wonach ein Bieter, der die geforderten Unterlagen aus einem berechtigten Grund nicht beibringen kann, seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der Auftraggeberin als geeignet angesehener Unterlagen belegen kann? Falls ja: Welche Unterlagen würden Sie hierfür als geeignet ansehen? | a) dies wird nicht als starre Schwelle angewandt b) ja dies ist durchaus möglich c) ja d) wird aktuell juristisch abgestimmt |
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 11]
Anhaenge, Seite: 3
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 4 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 3 („Fachliche Mindestanforderungen an den Auftragnehmer“): „Die praktische Erfahrung des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals ist durch die Benennung von zwei geeigneten Referenzprojekten nachzuweisen. Aus den Referenzprojekten muss hervorgehen, welche Leistungen die für den Auftrag vorgesehenen Personen in dem jeweiligen Projekt praktisch erbracht haben.“ – also personenbezogene Referenzen. - Eignungsformblatt, (Zu III.1.3) Ziffer 3: „Durch den Bewerber sind Unternehmensreferenzen über die Erbringung von vergleichbaren Leistungen …einzureichen“ – also Referenzen des bietenden Unternehmens. a) Welche der beiden Festlegungen ist maßgeblich? Falls beide nebeneinander gelten: Sind die zwei Referenzen des Eignungsformblatts zugleich die zwei Referenzprojekte der Leistungsbeschreibung, oder werden insgesamt vier Referenzen erwartet? b) Können Referenzprojekte anerkannt werden, die die für den Auftrag vorgesehenen Personen vor Gründung des bietenden Unternehmens bei einem anderen Arbeitgeber persönlich verantwortet haben, wenn die persönlich erbrachten Leistungen wie inder Leistungsbeschreibung gefordert offengelegt werden? Wir verweisen auf § 35 Abs. 5 UVgO sowie auf den Beschluss der Vergabekammer des Bundes VK 2-137/21 zur personenbezogenen Zurechnung von Referenzen bei neu gegründeten Unternehmen. c) Gilt das Erfordernis „abgeschlossen … (Projektende ist zum Zeitpunkt der Abnahme durch den AG)“ auch dann, wenn ein Referenzprojekt noch läuft, wesentliche Leistungsanteile aber bereits | a) Beide Festlegungen sind maßgeblich. Die im Eigungsformblatt geforderten Referenzen dienen zur Einschätzung der grundsätzlichen Eignung eines Unternehmens. Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Referenzen, der Bewertung des eingesetzten Personals. Beide können durchaus identisch sei. b) Ja. Referenzprojekte können auch berücksichtigt werden, wenn die für den Auftrag vorgesehene Person die entsprechenden Leistungen bei einem früheren Arbeitgeber persönlich erbracht hat. c) Ja. Bei noch laufenden Referenzprojekten können bereits abgeschlossene Leistungsanteile berücksichtigt werden, sofern die bereits erbrachten Leistungen nachvollziehbar dargestellt werden können. |
abgenommen und die Ergebnisse belegbar sind?
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 12]
Anhaenge, Seite: 4
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 5 | In den Vergabeunterlagen werden Deckungssummen von jeweils 5 Mio. EUR für Personenschäden sowie für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) je Schadensereignis gefordert, bei zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr. Ausweislich des Preisblatts umfasst der Rahmenvertrag bei einer Laufzeit von 12 Monaten ein Kontingent von 458 Stunden zuzüglich einer Pauschalposition. Gegenstand sind Beratungs-, Bewertungs-, Konzeptions- und Schulungsleistungen. Tätigkeiten mit nennenswertem Personen- oder Sachschadenrisiko sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs. Die geforderten Deckungssummen übersteigen den voraussichtlichen Auftragswert damit um ein Vielfaches. Insbesondere die Forderung von 5 Mio. EUR für Vermögensschäden geht über das für IT- und KI- Beratungsleistungen marktübliche Niveau hinaus; entsprechende Policen sehen für echte Vermögensschäden regelmäßig Deckungen bzw. Sublimits von 1 bis 3 Mio. EUR vor. Eine Anhebung auf 5 Mio. EUR ist für mittelständische Anbieter nur mit erheblichem zusätzlichem Prämienaufwand darstellbar, der sich in den Angebotspreisen niederschlagen müsste. Frage: Ist der Auftraggeber bereit, die geforderten Deckungssummen auf jeweils 3 Mio. EUR je Schadensereignis für Personenschäden sowie für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) abzusenken, bei unveränderter zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr? | Die Versicherungsanforderungen werden sowohl im Eignungsformblatt als auch im Vertragsentwurf wie folgt angepasst: a) für Personenschäden: 3 Mio. EUR b) für Sachschäden: 3 Mio. EUR c) für Vermögensschäden: 1 Mio. EUR Die Deckungssummen müssen mindestens 1-mal jährlich in voller Höhe zur Verfügung stehen. Die entsprechenden Unterlagen werden mit dem Änderungspaket 01 angepasst. |
Versicherungsjahr?
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 13]
Anhaenge, Seite: 5
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 6 | a) Die Spalte E („Gesamtpreis [netto] in EUR“) enthält in den Zeilen 9 bis 12 keine Formeln, obwohl das Blatt einleitend festhält: „Die grün unterlegten Felder sind vom Bieter/von der Bieterin vollständig auszufüllen. Gesamtpreise, Angebotssummen und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet.“ Füllt ein Bieter ausschließlich die grün unterlegten Felder (D9 bis D12) aus, bleiben die Gesamtpreise leer. b) Die Summenzelle E13 lautet „=SUMME(E9:E11)“ und erfasst damit die Position 1.4 (Workshops und Schulungen, 48 h) nicht. In der Folge übernimmt auch der als Wertungspreis bezeichnete Betrag diese Position nicht. In der Kombination beider Punkte ergibt das Blatt in der gelieferten Fassung einen Angebotspreis von 0,00 EUR. Wir bitten um Bereitstellung eines korrigierten Preisblatts. Bis dahin: Sollen die Gesamtpreise in Spalte E vom Bieter als Werte eingetragen werden? Da Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind, möchten wir dies nicht ohne Ihre Bestätigung tun. | Das Preisblatt wird in der Version v2-0 über das Änderungspaket 01 neu zur Verfügung gestellt. |
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 6
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 7 | Das Eignungsformblatt bestimmt unter (Zu III.1.3): „Zum Einreichen ist zwingend das bereitgestellte Referenzformblatt zu nutzen“, und führt das Referenzformblatt auch unter „Anlagen“ auf. Ein Referenzformblatt ist in den uns vorliegenden Vergabeunterlagen nicht enthalten; es fehlt ebenso in der Anlagenliste auf der letzten Seite der Angebotsaufforderung. Wir bitten um Bereitstellung. Sofern kein gesondertes Formblatt existiert: Genügt eine eigene Aufstellung, die die im Eignungsformblatt genannten Angaben (Referenzbezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift, Kurzbeschreibung, Zeitraum der Leistungserbringung) vollständig enthält? | Das Eignungsformblatt wird in der Version v2-0 über das Änderungspaket 01 neu zur Verfügung gestellt. | |
| 8 | Eignungsformblatt (Zu III.1.2) Ziffer 2: Personenschäden 5 Mio. EUR, „sonstige Schäden“ – ausdrücklich Sach- und Vermögensschäden – 5 Mio. EUR je Schadensereignis, Jahresleistung mindestens zweifach maximiert. - Vertragsentwurf, Ziffer 14 (Haftpflichtversicherung): Personenschäden 5.000.000 EUR, Sachschäden 5.000.000 EUR, Vermögensschäden 1.000.000 EUR, die mindestens einmal jährlich in voller Höhe zur Verfügung stehen müssen. Für die ausgeschriebene Beratungs- und Dienstleistung ist der Vermögensschaden die praktisch maßgebliche Deckungsart; der Unterschied zwischen 1 Mio. EUR einfach und 5 Mio. EUR zweifach maximiert ist erheblich. Wir bitten um Klarstellung, welche Deckungssummen für die Eignungsprüfung und welche für den Vertragsschluss gelten. | bitte Beantwortung zu Frage 05 beachten |
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 15]
Anhaenge, Seite: 7
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 9 | Das Eignungsformblatt (Ziffer 2, „Zu III.1.2") fordert als Mindestanforderung eine Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von 5 Mio. EUR für Personenschäden und 5 Mio. EUR für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden), jeweils je Schadensereignis, mit einer Jahresmaximierung von mindestens dem Zweifachen. Ziffer 14 des Vertragsentwurfs verlangt demgegenüber eine Industriehaftpflichtversicherung mit 1 Mio. EUR für Vermögensschäden, 5 Mio. EUR für Sachschäden und 5 Mio. EUR für Personenschäden, die mindestens einmal jährlich in voller Höhe zur Verfügung steht. Bitte teilen Sie mit, welche Deckungssummen für die Eignungsprüfung maßgeblich sind — insbesondere, ob für Vermögensschäden 1 Mio. EUR oder 5 Mio. EUR gefordert werden und ob eine zweifache Jahresmaximierung Mindestanforderung ist. | Bitte beachten Sie das Änderungspaket 01 bzw. die Beantwortung der Frage 05 | |
| 10 | Die Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 machen zusammen 50% der Wertung aus (500 von 1.000 Wertungspunkten). Die Liste der „mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen" auf Seite 12 der Angebotsaufforderung führt ein Konzept jedoch nicht auf. Zudem ist die Vorgabe auf Seite 10 nicht eindeutig: „Die Nachweise zu den Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 können in Form eines zusammenhängenden Gesamtkonzepts oder in (max. 8 Seiten DIN A4) werden." Bitte bestätigen Sie: a) dass das Konzept zwingend mit dem Angebot einzureichen ist, b) ob sich die Begrenzung auf 8 Seiten auf das Gesamtkonzept oder auf jedes Einzelkriterium bezieht, c) welche alternative Form neben dem Gesamtkonzept zulässig ist, und d) ob ein Formblatt oder Deckblatt zu verwenden ist. | a) Das Konzept ist zwingend mit dem Angebot einzureichen. Die Angabe wird in der Angebotsaufforderung unter „Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen“ entsprechend ergänzt. b) Klarstellung: Die Nachweise zu den Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 können entweder in Form eines zusammenhängenden Gesamtkonzepts mit einem Umfang von maximal acht DIN-A4-Seiten oder in separaten Einzelkonzepten eingereicht werden. Der Gesamtumfang aller Einzelkonzepte darf ebenfalls maximal acht DIN-A4-Seiten betragen. Die inhaltliche Zuordnung zu den einzelnen Unterkriterien sowie deren gesonderte Bewertung erfolgen im Rahmen der Angebotsauswertung. Über die Begrenzung des Seitenumfangs hinaus bestehen keine weiteren Formvorgaben. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis werden nicht auf den vorgegebenen Seitenumfang angerechnet. Anlagen, Bilder und sonstige Darstellungen sind hingegen in den Seitenumfang einzurechnen. |
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 16]
Anhaenge, Seite: 8
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 11 | Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung fordert einen Nachweis der praktischen Erfahrung des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals anhand von zwei Referenzprojekten, aus denen hervorgeht, welche Leistungen die vorgesehenen Personen selbst erbracht haben. Ziffer 3 des Eignungsformblatts sieht demgegenüber ausschließlich Unternehmensreferenzen (max. zwei, Kategorie 1) über das bereitgestellte Referenzformblatt vor; personenbezogene Angaben sind dort nicht vorgesehen. Bitte teilen Sie mit: a) ob die personenbezogene Erfahrung innerhalb der beiden Unternehmensreferenzen darzustellen ist oder ob zusätzliche Nachweise (z. B. Lebensläufe) einzureichen sind, b) ob eine namentliche Benennung der vorgesehenen Personen gefordert ist, und c) falls ja, ob diese Personen im Auftragsfall vertraglich gebunden sind — Ziffer 6 des Vertragsentwurfs enthält hierzu keine aktivierte Regelung. | a) Die im Eignungsformblatt geforderten Unternehmensreferenzen dienen zu Überprüfung der grundsätzlichen Eigung des Unternehmens und stellen somit Mindestanforderungen dar. Die unter Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung gefordert Nachweis sind personenbezogene Referenzen zur Überprüfung der Qualität des eingesetzen Personals. b) und c) Eine namentliche Benennung der für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen ist nicht erforderlich. Der Auftragnehmer hat jedoch sicherzustellen, dass für die Leistungserbringung entsprechend qualifiziertes Personal gemäß den Anforderungen der Leistungsbeschreibung eingesetzt wird. | |
| 12 | Das Preisblatt weist ein Mengengerüst von insgesamt 458 Stunden zzgl. einer Pauschalposition aus. Die Rahmenvereinbarung läuft 12 Monate mit Verlängerungsoption um weitere 12 Monate. Bitte teilen Sie mit: a) ob das Mengengerüst eine Schätzung oder eine verbindliche Obergrenze darstellt, b) ob es sich auf die Grundlaufzeit von 12 Monaten oder auf die Gesamtlaufzeit inkl. Option bezieht, c) ob ein Höchstauftragswert für die Rahmenvereinbarung festgelegt ist, und d) ob eine Mindestabnahmemenge besteht. | a) Die im Preisblatt angegebenen Mengen stellen die maximal abrufbaren Mengen dar. b) Die Mengen beziehen sich auf die Grundlaufzeit von 12 Monaten. c) Das Höchstvolumen ergibt sich aus den im Preisblatt angegebenen maximal abrufbaren Mengen. d) Eine Mindestabnahme besteht nicht. |
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v2-0.pdf
[Seite 17]
Anhaenge, Seite: 9
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 13 | Die Vergabeunterlagen enthalten keine Angaben zum Leistungsort. Ziffer 13 des Vertragsentwurfs (Remoteservice) ist nicht angekreuzt; eine Remoteservicevereinbarung ist den Unterlagen nicht beigefügt. Zugleich bestimmt Ziffer 4.1.4 des Vertragsentwurfs, dass Reisekosten, Nebenkosten und Reisezeiten nicht gesondert vergütet werden. Für eine belastbare Kalkulation der Stundensätze ist der Präsenzanteil maßgeblich. Wir bitten daher um Auskunft: a) Welcher Anteil der Leistungen ist vor Ort in Berlin zu erbringen? Wir bitten um eine Angabe differenziert nach den Positionen 1.1 bis 1.4 des Preisblatts, mindestens als Größenordnung. b) Dürfen die übrigen Leistungen remote erbracht werden? Ist beabsichtigt, Ziffer 13 des Vertragsentwurfs zu aktivieren und eine Remoteservicevereinbarung als Anlage aufzunehmen? Falls nein: Auf welcher vertraglichen Grundlage erfolgt die Remote-Erbringung? c) Besteht eine regelmäßige Präsenzpflicht, etwa in Form fester Wochentage, verpflichtender Jour-fixe-Termine oder einer Mindestanwesenheit je Abruf? d) Ist vorgesehen, für die Workshops und Schulungen gemäß Position 1.4 durchgängig Präsenz zu verlangen? | Die Leistungen gemäß den Positionen 1.1 bis 1.4 können vollständig remote erbracht werden. Die Remote-Leistungserbringung erfolgt gemäß Ziffer 13 des Vertragsentwurfs. Die dort in Bezug genommene Teleservicevereinbarung (Anlage Nr. 3) wird ergänzend zu den Vergabeunterlagen bereitgestellt. Bei Workshops und Schulungen gemäß Position 1.4 steht es dem Auftragnehmer frei, diese in Präsenz oder remote durchzuführen. | |
| 14 | a) Position 1.1 des Preisblatts ist pauschal zu kalkulieren und betrifft das Review und die Weiterentwicklung der bestehenden KI- Governance. Um eine belastbare Pauschale bilden zu können, bitten wir um Angaben zum Umfang der zu prüfenden Dokumente (KI- Strategie, KI-Governance-Prozess, KI-Leitfaden) sowie zu den erwarteten Ergebnisdokumenten. Soweit möglich, bitten wir um Bereitstellung der bestehenden Unterlagen oder einer Inhaltsübersicht. b) Für Position 1.3 (technische Konzeption, Pilotierung, Umsetzung, 350 Stunden) bitten wir um Angaben, ob die Umsetzung ausschließlich innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Auftraggebers erfolgt, ob dem Auftragnehmer Zugänge zur Systemumgebung bereitgestellt werden und welche Sicherheitsanforderungen für den Zugriff gelten. | Die bestehenden Governance-Unterlagen sind in einem überschaubaren Umfang vorhanden. Die Unterlagen werden dem Auftragnehmer nach Beauftragung zur Verfügung gestellt. Die erwarteten Ergebnisse ergeben sich aus Ziffer 2.1 der Leistungsbeschreibung. Eine Bereitstellung der internen Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens ist nicht vorgesehen. Die Umsetzung ist nicht ausschließlich auf die Microsoft-365-Umgebung beschränkt. Sofern für die Umsetzung eines KI-Use-Cases ein Zugriff auf die Systemumgebung des Auftraggebers erforderlich ist, werden die hierfür notwendigen Zugänge und Berechtigungen bereitgestellt. | |
| 15 | Können auch vergleichbare KI-Projekte für ausländische Auftraggeber, insbesondere Hochschulen oder Forschungseinrichtungen, als Unternehmensreferenz berücksichtigt werden? | Ja, diese können berücksichtigt werden. |
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Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 16 | Kann die laufende Beratungs-, Konzeptions- und Umsetzungsarbeit grundsätzlich remote erbracht werden? Workshops und Schulungen können selbstverständlich vor Ort in Berlin stattfinden. Wo können wir gegebenenfalls die Anlagen 3 ?Teleservice? und 4 ?Auftragsverarbeitung? finden? | Siehe Beantwortung der Frage 13. Die Anlagen 3 „Teleservice“ und 4 „Auftragsverarbeitung“ werden ergänzend zu den Vergabeunterlagen bereitgestellt. | |
| 17 | Wir gehen davon aus, dass sämtliche Einzelabrufe auf Grundlage der EVB-IT Dienstleistung erfolgen und insbesondere bei Konzeption, Pilotierung und Implementierung kein werkvertraglicher Erfolg bzw. keine Abnahme geschuldet wird. Wir bitten um Bestätigung unseres Verständnisses. | Die Einzelabrufe erfolgen auf Grundlage der EVB-IT Dienstleistung. Ein werkvertraglicher Erfolg bzw. eine Abnahme wird nicht geschuldet. | |
| 17 | Wir gehen davon aus, dass für die Rahmenvereinbarung bereits eine indikative Bedarfsplanung vorliegt. Können Sie bitte das voraussichtliche Abrufvolumen, idealerweise in Personentagen für die Grundlaufzeit, mitteilen? | Das voraussichtliche Abrufvolumen für die Grundlaufzeit ergibt sich aus den im Preisblatt angegebenen Mengen. Der konkrete Umfang der einzelnen Abrufe richtet sich nach den jeweiligen KI-Use-Cases und deren Komplexität. | |
| 18 | Wir verstehen die Anforderung in Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung dahingehend, dass für das zur Leistungserbringung vorgesehene Personal insgesamt zwei geeignete Referenzprojekte nachzuweisen sind, aus denen die jeweils praktisch erbrachten Leistungen der vorgesehenen Personen hervorgehen. Weiterhin gehen wir davon aus, dass diese personenbezogenen Referenzprojekte unabhängig von den im Eignungsformblatt geforderten zwei Unternehmensreferenzen nachgewiesen werden können und somit keine Identität zwischen Personen- und Unternehmensreferenzen erforderlich ist. Wir bitten um Bestätigung unseres Verständnisses. | Die personenbezogenen Referenzprojekte können unabhängig von den Unternehmensreferenzen nachgewiesen werden. Eine Identität der Referenzprojekte ist nicht erforderlich. Maßgeblich für die Qualifikation des vorgesehenen Personals sind die Anforderungen gemäß Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung. | |
| 19 | Wir gehen davon aus, dass keine Mindestanzahl einzureichender Personalprofile vorgegeben ist und der Bieter die für die Leistungserbringung geeignete Teamzusammensetzung eigenständig festlegen kann. Wir bitten um Bestätigung. | Eine Mindestanzahl an Personalprofilen wird nicht vorgegeben. Die Teamzusammensetzung obliegt dem Auftragnehmer. |
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Anhaenge, Seite: 11 Anlage X zur EVB-IT ____________ Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Präambel Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung konkretisiert die Verpflichtungen des Erklären-den zum Datenschutz, die sich aus der konkreten EVB-IT Rahmenvereinbarung (nachfolgend auch: Vertrag) in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag und dem diesem zugrundeliegenden Vergabeverfahren in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten.
§ 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung Aus dem Vertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung:
• Art der Daten: z.B. Mitarbeiter- bzw. Benutzerdaten, Personenstammdaten (insb. Berechtigung, Rollen), Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail), ggf. Fehler- oder Diagnosedaten, Zugriffsprotokolle • Kategorien betroffener Personen: z.B.Beschäftigte/Mitarbeiter, ggf. Kunden
Die Gültigkeit dieser Vereinbarung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages zwischen den Vertragsparteien, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht darüberhinausgehende Verpflichtungen ergeben.
§ 2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit (1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Vertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).
(2) Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.
§ 3 Pflichten des Auftragnehmers (1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: Auftragsverarbeitung.pdf
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Anhaenge, Seite: 12 Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS- GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
Der Auftragnehmer führt ein den gesetzlichen Anforderungen entsprechendes Verarbeitungsverzeichnis.
(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.
(4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
(5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.
Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
(6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
(7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.
(8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
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Anhaenge, Seite: 13 In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
(9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen. Die Kosten dafür trägt der der Auftragnehmer.
(10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.
(11) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
(12) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
(13) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
§ 4 Pflichten des Auftraggebers (1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
(2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.
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lfd. Nummer : A-3, Dokument zu einer Frage, Dateiname: Auftragsverarbeitung.pdf
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Anhaenge, Seite: 14 (3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
§ 5 Anfragen betroffener Personen Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart.
§ 6 Nachweismöglichkeiten (1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach. Der Auftraggeber ist berechtigt, die folgenden Nachweise zu verlangen:
• unternehmensinterne Verhaltensregeln einschließlich eines externen Nachweises über deren Einhaltung • UND/ODER Zertifikat zu Datenschutz und/oder Informationssicherheit (z. B. ISO 27001) • UND/ODER genehmigte Verhaltensregeln nach Art. 40 DS-GVO • UND/ODER Zertifikate nach Art. 42 DS-GVO
(2) Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion durch den Auftragnehmer ist mit der vertraglich vereinbarten Vergütung abgegolten.
(3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.
§ 7 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
(1) Der Einsatz von Subunternehmern als weitere Auftragsverarbeiter bzgl. der Verarbeitung
personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.
(2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen
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Anhaenge, Seite: 15 zu gewährleisten.
Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein.
§ 8 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl (1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz- Grundverordnung liegen.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Datenschutzerklärungsbedingungen und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
(3) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Bedingungen unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Bedingungen im Übrigen nicht.
(4) Es gilt deutsches Recht.
§ 9 Haftung und Schadensersatz
Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in
Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.
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Anhaenge, Seite: 16
Anhang über technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DS-GVO
[Anmerkung: Die nachfolgende Aufzählung soll ein Gefühl für mögliche technische und
organisatorische Maßnahmen schaffen und muss vom Auftragnehmer noch konkretisiert
werden. Nicht getroffene Maßnahmen sind zu streichen.]
Technisch-organisatorische Maßnahmen
- Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Zutrittskontrolle
Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüssel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen;
• Zugangskontrolle
Keine unbefugte Systembenutzung, z.B.: (sichere) Kennwörter, automatische
Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
• Zugriffskontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;
• Trennungskontrolle
Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden,
z.B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing;
• Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.
- Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Weitergabekontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer
Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
• Eingabekontrolle
Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;
- Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Verfügbarkeitskontrolle
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Anhaenge, Seite: 17 Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne; • Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO);
- Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS- GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)
• Datenschutz-Management; • Incident-Response-Management; • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO); • Auftragskontrolle
Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Wei-sung des Auftraggebers, z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.
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Auftraggeber Auftragnehmer
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Anhaenge, Seite: 18 Anlage zur EVB-IT Rahmenvereinbarung Seite 1 von 1 Remoteservice
Remoteservice
-
Soweit möglich und erforderlich erbringt der Auftragnehmer seine Leistungen/Fehlerbeseitigungen, insbesondere im Rahmen der Hotline, per Remoteservice* (Teleservice).
-
Bei der Durchführung von Arbeiten mittels Remoteservice* wird der Auftragnehmer folgende Vorgaben beachten:
a. Der Verbindungsaufbau wird durch den Auftragnehmer initiiert und muss vom Auftraggeber bestätigt werden.
b. Der Auftragnehmer ist für die Einrichtung der notwendigen technischen Infrastruktur zur Erbringung der Leistungen mittels Remoteservice* bei dem Auftragnehmer selbst verantwortlich. Etwaige hierzu beim Auftragnehmer für die technischen Einrichtungen sowie für die Verbindungen anfallenden Kosten trägt der Auftragnehmer. Sollte die Erbringung der Leistungen/Fehlerbeseitigungen mittels Remoteservice* die Bereitstellung von technischen Einrichtungen durch den Auftraggeber erforderlich machen, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich durch konkrete Benennung der erforderlichen Maßnahmen darüber informieren.
c. Der Auftraggeber kann die Verbindung jederzeit dauerhaft oder vorübergehend unterbrechen.
d. Nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten hat der Auftragnehmer die im Rahmen des Remoteservice* erfolgten Zugriffe auf das System des Auftraggebers zu protokollieren und für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Der Auftraggeber hat ein jederzeitiges Einsichtsrecht in diese Protokollierung. Auf Anfrage des Auftraggebers hat der Auftragnehmer ihm unverzüglich diese Protokollierung zur Verfügung zu stellen.
-
Der Auftragnehmer unterrichtet die Personen, die Leistungen mittels Remoteservice* für ihn erbringen, über die anzuwenden datenschutzrechtlichen Anforderungen und verpflichtet sie zu deren Einhaltung.
-
Der Auftraggeber ist berechtigt, weitere Vorgaben zum Einsatz von Remoteservice* zu machen, sofern dies für die Einhaltung der IT-Sicherheit erforderlich ist.
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Anhaenge, Seite: 19
Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Vergabe Nr. 002_001_80_0150_2605
Eignungsformblatt
- September 2026 | v3-0
Berlin TXL Management GmbH Bewerber/ Bewerbergemeinschaftsmitglied/ Urban Tech Republic, Gebäude V Eignungsverleiher Flughafen Tegel 1, 13405 Berlin
Einreichung über Vergabeplattform des Landes Berlin
EIGNUNGSFORMBLATT
Hinweis des Auftraggebers: Zum Nachweis der Eignung sind die hier geforderten Angaben zu machen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Richtigkeit der im Angebot abgegebenen Erklärun- gen durch Anforderung von Nachweisen zu überprüfen. Soweit sich ein Bewerber zum Nachweis der Eignung auf andere Unternehmen (Eignungsverleiher) beruft, muss er die Eignungsangaben auch für die Eignungsverleiher einreichen. Für den Auftraggeber muss dabei deutlich werden, welche Eignungsangaben sich auf den Bewerber selbst und welche sich auf den bzw. die Eig- nungsverleiher beziehen.
Für die Beurteilung unserer Eignung erklären wir in Bezug auf den Bekanntmachungstext (Ziffer III.1) folgendes:
(Zu III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
-
Eigenerklärung zur Eignung Eigenerklärung gemäß Formblatt Wirt-124 – Eigenerklärung zur Eignung, immer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
-
Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
☐ Ich/wir erkläre/n, dass eine Eintragung im Handels- oder Berufsregister besteht, und fügen einen Nachweis zur Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister des Staates in dem das Unternehmen niedergelassen ist, der nicht älter als drei Monate zum Zeitpunkt des Ab- laufs der Angebotsfrist sein darf, bei.
☐ Ich/wir erkläre/n, dass eine Verpflichtung zur Eintragung ins Handelsregister nicht besteht.
1 | 5
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Anhaenge, Seite: 20
-
Eigenerklärung Vertraulichkeit Eigenerklärung gemäß Anlage „Vertraulichkeitserklärung“, immer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
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Eigenerklärung zur Antikorruptionsrichtlinie Eigenerklärung gemäß Anlage „Eigenerklärung zur Antikorruptionsrichtlinie der „Berlin TXL Management GmbH“, immer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
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Eigenerklärung Sanktionsliste Russland Eigenerklärung gemäß Anlage „Eigenerklärung Sanktionsliste“, mit dem Teilnahmeantrag ein- zureichen
-
Erklärung Frauenförderung Siehe Formblatt Wirt-2141 - Besondere Vertragsbedingungen und Erklärung gem. § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung, mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
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Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft (sofern relevant) Siehe Formblatt Wirt-238- Erklärung der Bewerber-/Bietergemeinschaft; nur bei Bedarf mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
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Verpflichtungserklärungen anderer Unternehmer (sofern relevant) Siehe Formblatt Wirt-236 - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer; nur bei Bedarf mit dem Teilnahmeantrag einzureichen
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Erklärung Unterauftragnehmer/ Eignungsleihe (sofern relevant) Siehe Formblatt Wirt-235 - Unteraufträge, Eignungsleihe; nur bei Bedarf mit dem Teilnahme- antrag einzureichen
-
Sonstiges Ausländische Bewerbende haben vergleichbare, für den Sitz des Unternehmens geltende Nach-weise vorzulegen. Der Bewerber bzw. die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft (ein- schließlich eventueller Drittunternehmer) dürfen weder einen Eintrag im Gewerbezentralre- gister noch in den Sanktionslisten der EG-Antiterrorismusverordnung (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002 haben. Des Weiteren dürfen die Bewerber bzw. Mitglieder der Bewerberge- meinschaft nicht durch das Land Berlin wegen Verfehlungen gesperrt und vom Wettbewerb ausgeschlossen sein.
Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen Vergabe Nr. 002_001_80_0150_2605 2 | 5
lfd. Nummer : A-2, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Eignungsformblatt_v3-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 21
(Zu III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Hinweis: Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unterneh- men, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bis- lang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
- Erklärung über den durchschnittlichen Jahresumsatz für vergleichbare Dienstleistun- gen im Bereich KI-Beratungs- und Dienstleistungen in den letzten drei Geschäftsjahre
Ich/Wir erkläre/n, dass ich/wir für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, folgenden Jahresumsatz für vergleichbare Dienstleistungen im Bereich der KI-Beratungs- und Dienstleistun- gen erbracht habe/n.
Die Angaben sind auf 10.000 € zu runden.
| Im Jahr 2023 | EUR netto | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Im Jahr 2024 | EUR netto | ||||
| Im Jahr 2025 | EUR netto | ||||
| Durchschnitt | EUR netto |
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, die entsprechenden Angaben belegen zu lassen.
Mindestanforderung Die Mindestanforderung für den durchschnittlichen Jahresumsatz der letzten drei abgeschlosse- nen Geschäftsjahre (2023,2024,2025) beträgt 50.000,00 Euro netto.
- Eigenerklärung Berufshaftpflichtversicherung
Ich/wir erklären, dass ich/wir
☐ über eine Berufshaftpflichtversicherung mit den im Folgenden genannten Deckungssummen verfügen
☐ über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen und die Deckungssummen im Auftragsfall auf die im Folgenden genannten Deckungssummen erhöhen werden
☐ im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung mit den im Folgenden genannten De- ckungssummen abschließen werden
Einen entsprechenden Nachweis habe/ich wir als Anlage beigefügt.
Hinweis der Auftraggeberin: Hat ein Bieterhaben die Mitglieder einer Bietergemeinschaft zurzeit keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssum- men durch die schriftliche Zusage eines Versicherers erfolgen, dass der Versicherer im Auftrags- fall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen.
Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen Vergabe Nr. 002_001_80_0150_2605 3 | 5
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Anhaenge, Seite: 22
Mindestanforderung
Als Mindestanforderung an die Eignung und für die Berücksichtigung im weiteren Vergabeverfah- ren gelten folgende Anforderungen an die Versicherungsbedingungen:
Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen mindestens betragen:
a) für Personenschäden 3 Mio. EUR
b) Sachschäden 3 Mio. EUR
c) für sonstige Schäden 1 Mio. EUR (Vermögensschäden)
je Schadensereignis und einer Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungs- jahres mit dem Einfachen der Deckungssummen.
Bei Bietergemeinschaften muss jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft über eine den Mindestanforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung verfügen:
(Zu III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Hinweis: Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unterneh- men, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bis- lang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
- Eigenerklärung zu den Unternehmensreferenzen
Durch den Bewerber sind Unternehmensreferenzen über die Erbringung von vergleichbaren Leis- tungen für folgende Kategorien einzureichen:
Kategorie 1 Nachweis von Referenzen mit erfolgreich durchgeführten KI-Beratungs- und Dienstleistungen für vergleichbare oder branchenähnliche Unternehmen
Zu den Referenzen sind jeweils folgende Angaben zu machen:
› Referenzbezeichnung › Auftraggeber*in (Name, Anschrift) › Kurzbeschreibung › Zeitraum der Leistungserbringung (Beginn/Ende)
Es sind maximal zwei Referenzen zur Kategorie 1 einzureichen. Zum Einreichen ist ein eigen- ständig erstelltes Referenzformblatt zu nutzen.
Mindestanforderung
Als Mindestanforderung gilt mindestens zwei Referenzen, die folgende Anforderungen erfüllt:
› erfolgreich durchgeführte KI-Beratungs- und Dienstleistungen › müssen im Zeitraum zwischen dem 01.09.2021 und dem Tag der Frist zur Einreichung der An- gebote abgeschlossen worden sein. (Projektende ist zum Zeitpunkt der Abnahme durch den AG)
Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen Vergabe Nr. 002_001_80_0150_2605 4 | 5
lfd. Nummer : A-2, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Eignungsformblatt_v3-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 23
Anlagen
› Vertraulichkeitserklärung › Antikorruptionsrichtlinie der Berlin TXL Management GmbH › Erklärung Sanktionsliste Russland › Referenzformblatt
Die nachstehende Eintragung der erklärenden Person gilt für alle Teile des Eignungsformblattes, inklusive der aufgeführten Anlagen.
Ort Datum Vorname, Name der erklärenden natürlichen Person
Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen Vergabe Nr. 002_001_80_0150_2605 5 | 5
lfd. Nummer : A-2, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Eignungsformblatt_v3-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 24
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 1 | Gemäß den Vergabeunterlagen sind für die Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 Konzepte mit einem Gesamtumfang von maximal acht DIN-A4- Seiten einzureichen. Wir bitten hierzu um Konkretisierung: Ist für die Konzepteinreichung ein bestimmtes Dateiformat (z. B. Word oder PDF) vorgesehen bzw. bevorzugt? Bezieht sich die Begrenzung auf acht Seiten ausschließlich auf die inhaltliche Darstellung der vier Zuschlagskriterien oder sind Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und ggf. Anlagen in die Seitenbegrenzung einzubeziehen? Bestehen über die Beschreibung der Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 hinaus weitere inhaltliche oder strukturelle Anforderungen an das Konzept? Falls nein, gehen wir davon aus, dass die Gliederung des Konzepts unmittelbar entlang der vier Zuschlagskriterien erfolgen kann. Wir bitten um Bestätigung. | Das Angebot ist im PDF-Format einzureichen. Die Begrenzung auf insgesamt maximal acht DIN-A4-Seiten bezieht sich auf die inhaltliche Darstellung der Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4. Ein Deckblatt sowie ein Inhaltsverzeichnis dürfen zusätzlich beigefügt werden und werden nicht auf die Seitenzahl angerechnet. Anlagen, Grafiken, Tabellen oder sonstige Darstellungen, die Bestandteil der Konzepte zu den Zuschlagskriterien 2.1 bis 2.4 sind, sind hingegen in die Seitenbegrenzung einzurechnen. Weitergehende inhaltliche oder strukturelle Anforderungen an die Konzepte bestehen nicht. Die Bieter können die Konzepte frei gestalten, sofern für die Wertung eindeutig erkennbar ist, welche Ausführungen dem jeweiligen Zuschlagskriterium 2.1 bis 2.4 zuzuordnen sind. Eine Gliederung entlang dieser vier Zuschlagskriterien wird daher empfohlen. |
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lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 25
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 2 | Für eine belastbare Konzeption und Aufwandsabschätzung bitten wir um Konkretisierung des vorgesehenen Einsatzumfangs von Microsoft Copilot: Für wie viele Mitarbeitende bzw. Nutzer ist die Bereitstellung von Copilot-Lizenzen im Rahmen des Vorhabens voraussichtlich vorgesehen? Liegen bereits konkrete oder priorisierte Anwendungsszenarien bzw. Use Cases für den Einsatz von Copilot vor? Falls ja, bitten wir um eine kurze Benennung der wesentlichen Anwendungsfelder. Gibt es seitens des Auftraggebers bereits eine quantitative oder qualitative Abschätzung des erwarteten Unterstützungsbedarfs, beispielsweise hinsichtlich Beratung, technischer Konzeption und Umsetzung, Pilotierung, Governance, Use-Case-Bewertung sowie Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden? Sofern noch keine belastbare Abschätzung vorliegt: Von welchem ungefähren Umfang bzw. welcher Größenordnung sollen die Bieter für die Angebotskalkulation ausgehen? | Die Bereitstellung von Microsoft 365 Copilot ist für ca. 120 Mitarbeitende vorgesehen. Es wurden bereits erste Use Cases priorisiert, die technisch durch Microsoft 365 Copilot abgedeckt werden können. Hierzu zählen zum Beispiel die Erstellung und Zusammenfassung von Online-Besprechungsprotokollen sowie die Einrichtung von Agents in SharePoint. Darüber hinaus wurden auch Use Cases identifiziert, die sich voraussichtlich nicht allein mit Microsoft 365 Copilot umsetzen lassen, zum Beispiel der Aufbau eines zentralen, strukturierten Wissensmanagements, das einen schnellen und einheitlichen Zugriff auf interne Dokumente sowie externe normative und rechtliche Regelwerke ermöglicht. Die geschätzten Mengen des Unterstützungsbedarfs sind im Preisblatt angegeben. |
die Angebotskalkulation ausgehen?
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Anhaenge, Seite: 26
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 3 | Unser Unternehmen wurde im Juli 2025 gegründet und verfügt daher über ein einziges abgeschlossenes Rumpfgeschäftsjahr 2025. Wir bitten um Klarstellung: a) Wird die Mindestanforderung von 50.000,00 EUR bei einem Unternehmen mit nur einem abgeschlossenen Rumpfgeschäftsjahr auf dieses eine Geschäftsjahr bezogen, oder wird sie in diesem Fall – entsprechend dem zitierten Hinweis – nicht als starre Schwelle angewandt? b) Können Umsätze des laufenden Geschäftsjahres 2026 aus vergleichbaren KI-Beratungs- und Dienstleistungen ergänzend berücksichtigt werden? c) Kann die Anforderung an die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit über eine Eignungsleihe (Formblatt Wirt-236) erfüllt werden, und genügt hierfür die Verpflichtungserklärung eines Dritten, der die Umsatzanforderung erfüllt? d) Greift für diese Konstellation die Regelung unter Ziffer 15 der Bekanntmachung, wonach ein Bieter, der die geforderten Unterlagen aus einem berechtigten Grund nicht beibringen kann, seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der Auftraggeberin als geeignet angesehener Unterlagen belegen kann? Falls ja: Welche Unterlagen würden Sie hierfür als geeignet ansehen? | a) dies wird nicht als starre Schwelle angewandt b) ja dies ist durchaus möglich c) ja d) wird aktuell juristisch abgestimmt |
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Anhaenge, Seite: 27
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
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Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
n 8
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 4 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 3 („Fachliche Mindestanforderungen an den Auftragnehmer“): „Die praktische Erfahrung des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals ist durch die Benennung von zwei geeigneten Referenzprojekten nachzuweisen. Aus den Referenzprojekten muss hervorgehen, welche Leistungen die für den Auftrag vorgesehenen Personen in dem jeweiligen Projekt praktisch erbracht haben.“ – also personenbezogene Referenzen. - Eignungsformblatt, (Zu III.1.3) Ziffer 3: „Durch den Bewerber sind Unternehmensreferenzen über die Erbringung von vergleichbaren Leistungen …einzureichen“ – also Referenzen des bietenden Unternehmens. a) Welche der beiden Festlegungen ist maßgeblich? Falls beide nebeneinander gelten: Sind die zwei Referenzen des Eignungsformblatts zugleich die zwei Referenzprojekte der Leistungsbeschreibung, oder werden insgesamt vier Referenzen erwartet? b) Können Referenzprojekte anerkannt werden, die die für den Auftrag vorgesehenen Personen vor Gründung des bietenden Unternehmens bei einem anderen Arbeitgeber persönlich verantwortet haben, wenn die persönlich erbrachten Leistungen wie inder Leistungsbeschreibung gefordert offengelegt werden? Wir verweisen auf § 35 Abs. 5 UVgO sowie auf den Beschluss der Vergabekammer des Bundes VK 2- 137/21 zur personenbezogenen Zurechnung von Referenzen bei neu gegründeten Unternehmen. c) Gilt das Erfordernis „abgeschlossen … (Projektende ist zum Zeitpunkt der Abnahme durch den AG)“ auch dann, wenn ein Referenzprojekt noch läuft, wesentliche Leistungsanteile aber bereits | a) Beide Festlegungen sind maßgeblich. Die im Eigungsformblatt geforderten Referenzen dienen zur Einschätzung der grundsätzlichen Eignung eines Unternehmens. Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Referenzen, der Bewertung des eingesetzten Personals. Beide können durchaus identisch sei. b) Ja. Referenzprojekte können auch berücksichtigt werden, wenn die für den Auftrag vorgesehene Person die entsprechenden Leistungen bei einem früheren Arbeitgeber persönlich erbracht hat. c) Ja. Bei noch laufenden Referenzprojekten können bereits abgeschlossene Leistungsanteile berücksichtigt werden, sofern die bereits erbrachten Leistungen nachvollziehbar dargestellt werden können. Seite 4 vo |
abgenommen und die Ergebnisse belegbar sind? lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 28
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 5 | In den Vergabeunterlagen werden Deckungssummen von jeweils 5 Mio. EUR für Personenschäden sowie für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) je Schadensereignis gefordert, bei zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr. Ausweislich des Preisblatts umfasst der Rahmenvertrag bei einer Laufzeit von 12 Monaten ein Kontingent von 458 Stunden zuzüglich einer Pauschalposition. Gegenstand sind Beratungs-, Bewertungs-, Konzeptions- und Schulungsleistungen. Tätigkeiten mit nennenswertem Personen- oder Sachschadenrisiko sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs. Die geforderten Deckungssummen übersteigen den voraussichtlichen Auftragswert damit um ein Vielfaches. Insbesondere die Forderung von 5 Mio. EUR für Vermögensschäden geht über das für IT- und KI- Beratungsleistungen marktübliche Niveau hinaus; entsprechende Policen sehen für echte Vermögensschäden regelmäßig Deckungen bzw. Sublimits von 1 bis 3 Mio. EUR vor. Eine Anhebung auf 5 Mio. EUR ist für mittelständische Anbieter nur mit erheblichem zusätzlichem Prämienaufwand darstellbar, der sich in den Angebotspreisen niederschlagen müsste. Frage: Ist der Auftraggeber bereit, die geforderten Deckungssummen auf jeweils 3 Mio. EUR je Schadensereignis für Personenschäden sowie für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) abzusenken, bei unveränderter zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr? | Die Versicherungsanforderungen werden sowohl im Eignungsformblatt als auch im Vertragsentwurf wie folgt angepasst: a) für Personenschäden: 3 Mio. EUR b) für Sachschäden: 3 Mio. EUR c) für Vermögensschäden: 1 Mio. EUR Die Deckungssummen müssen mindestens 1-mal jährlich in voller Höhe zur Verfügung stehen. Die entsprechenden Unterlagen werden mit dem Änderungspaket 01 angepasst. |
Versicherungsjahr?
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lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 29
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
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Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 6 | a) Die Spalte E („Gesamtpreis [netto] in EUR“) enthält in den Zeilen 9 bis 12 keine Formeln, obwohl das Blatt einleitend festhält: „Die grün unterlegten Felder sind vom Bieter/von der Bieterin vollständig auszufüllen. Gesamtpreise, Angebotssummen und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet.“ Füllt ein Bieter ausschließlich die grün unterlegten Felder (D9 bis D12) aus, bleiben die Gesamtpreise leer. b) Die Summenzelle E13 lautet „=SUMME(E9:E11)“ und erfasst damit die Position 1.4 (Workshops und Schulungen, 48 h) nicht. In der Folge übernimmt auch der als Wertungspreis bezeichnete Betrag diese Position nicht. In der Kombination beider Punkte ergibt das Blatt in der gelieferten Fassung einen Angebotspreis von 0,00 EUR. Wir bitten um Bereitstellung eines korrigierten Preisblatts. Bis dahin: Sollen die Gesamtpreise in Spalte E vom Bieter als Werte eingetragen werden? Da Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind, möchten wir dies nicht ohne Ihre Bestätigung tun. | Das Preisblatt wird in der Version v2-0 über das Änderungspaket 01 neu zur Verfügung gestellt. |
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lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 30
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
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| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 7 | Das Eignungsformblatt bestimmt unter (Zu III.1.3): „Zum Einreichen ist zwingend das bereitgestellte Referenzformblatt zu nutzen“, und führt das Referenzformblatt auch unter „Anlagen“ auf. Ein Referenzformblatt ist in den uns vorliegenden Vergabeunterlagen nicht enthalten; es fehlt ebenso in der Anlagenliste auf der letzten Seite der Angebotsaufforderung. Wir bitten um Bereitstellung. Sofern kein gesondertes Formblatt existiert: Genügt eine eigene Aufstellung, die die im Eignungsformblatt genannten Angaben (Referenzbezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift, Kurzbeschreibung, Zeitraum der Leistungserbringung) vollständig enthält? | Das Eignungsformblatt wird in der Version v2-0 über das Änderungspaket 01 neu zur Verfügung gestellt. |
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lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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Anhaenge, Seite: 31
Vergabe-Nr. 002_001_80_0150_2605 (V1055) Bezeichnung Berlin TXL - KI-Beratungs- und Dienstleistungen
Hier: Beantwortung von Bieterfragen
Bereitstellung an die Bieter über die Vergabeplattform des Landes Berlin
Im oben bezeichneten Vergabeverfahren bitten wir um Berücksichtigung folgender beantworteter Bieterfragen
| Nr. | Datum | Frage | Antwort der Vergabestelle |
|---|---|---|---|
| 8 | Eignungsformblatt (Zu III.1.2) Ziffer 2: Personenschäden 5 Mio. EUR, „sonstige Schäden“ – ausdrücklich Sach- und Vermögensschäden – 5 Mio. EUR je Schadensereignis, Jahresleistung mindestens zweifach maximiert. - Vertragsentwurf, Ziffer 14 (Haftpflichtversicherung): Personenschäden 5.000.000 EUR, Sachschäden 5.000.000 EUR, Vermögensschäden 1.000.000 EUR, die mindestens einmal jährlich in voller Höhe zur Verfügung stehen müssen. Für die ausgeschriebene Beratungs- und Dienstleistung ist der Vermögensschaden die praktisch maßgebliche Deckungsart; der Unterschied zwischen 1 Mio. EUR einfach und 5 Mio. EUR zweifach maximiert ist erheblich. Wir bitten um Klarstellung, welche Deckungssummen für die Eignungsprüfung und welche für den Vertragsschluss gelten. | bitte Beantwortung zu Frage 05 beachten |
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lfd. Nummer : A-1, Dokument zu einer Frage, Dateiname: V1055_Bieterfragenkatalog_v1-0.pdf
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