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V-26/0274 – Beratung, Weiterentwicklung und Systemrealisierung des Verwaltungsportals für den Landesbetrieb Straßenwesen des Landes Brandenburg

Teil A - Allgemeiner Teil

Bewerbungsbedingungen und allgemeine Bestimmungen

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Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangslage ............................................................................................................ 3

2. Angebot ...................................................................................................................... 3

3. Unklarheiten und Fragen ....................................................................................... 4

4. Bindefrist ................................................................................................................... 4

5. Losaufteilung ............................................................................................................ 4

6. Nebenangebote ........................................................................................................ 4

7. Leistungsumfang ...................................................................................................... 4

8. Geheimhaltung ......................................................................................................... 5

9. Verschwiegenheit und Datenschutz .................................................................... 5

10. Einschlägige Vergabe- und Vertragsordnung .................................................. 6

11. Angebotsbewertung ............................................................................................. 6

11.1 Methodik .............................................................................................................. 6

11.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Zuschlagskriterien) ................ 7

12. Zuschlagserteilung ............................................................................................... 8

13. Vertragsabschluss................................................................................................. 8

14. Rechtsbehelfsbelehrung ..................................................................................... 9

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1. Ausgangslage

Der Auftraggeber (AG) das Land Brandenburg, vertreten durch das Ministerium für Infrastruktur und Landesplanung (MIL) des Landes Brandenburg, vertreten durch den Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg (LS), vertreten durch den Vorstand beauftragt die Zentralstelle und Serviceeinrichtung für das Beschaffungswesen (ZfB) im Zentraldienst der Polizei des Landes Brandenburg (ZDPol) mit der Durchführung des Vergabeverfahrens

• Beratung, Weiterentwicklung und Systemrealisierung des Verwaltungsportals für den Landesbetrieb Straßenwesen des Landes Brandenburg-.

Der Landesbetrieb Straßenwesen (LS) ist ein rechtlich unselbständiger, organisatorisch abgesonderter Teil der Landesverwaltung. Er wurde zum 01.01.2005 gegründet. Die Dienst- und Fachaufsicht über den LS obliegt dem MIL. Die Dienstaufsicht erstreckt sich u.a. auf die innere Ordnung und die allgemeine Geschäftsführung. Der LS ist als zentrale Einrichtung des Landes Brandenburg zuständig für das Planen, Bauen und Betreiben der Bundes- und Landesstraßen in Brandenburg.

2. Angebot

Die Abgabe des Angebotes einschließlich aller Unterlagen und Dokumente erfolgt in deutscher Sprache. Es sind ausschließlich elektronische Angebote über den Vergabemarktplatz Brandenburg mittels: • einfacher Signatur (Textform gem. § 126b BGB) oder • qualifizierter elektronischer Signatur oder • fortgeschrittener elektronischer Signatur als Übermittlungsformen zugelassen. Angebote als E-Mail oder Fax gelten nicht als elektronisches Angebot und sind daher aus formellen Gründen auszuschließen.

Das Angebot enthält folgende Teile:  Angebotsdeckblatt einschließlich Unterschrift in Textform*  Vergabeunterlage Teil D – Preisblatt*  Ausgefüllter Kriterienkatalog und dessen Anlagen*  Erklärungen und Nachweise gemäß Vergabeunterlage Teil E

• Fehlende Unterlagen führen zum Ausschluss des Angebotes.

Die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Formulare enthalten ein Unterschriftsfeld und sind in Textform zu unterzeichnen oder mit einer Signatur (s.o.) zu versehen. 3

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Maßgeblich ist der Eingang des vollständigen Angebots, der im Zweifelsfall vom Bieter nachzuweisen ist. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote geändert oder zurückgezogen werden. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind nicht zulässig und führen zwingend zum Ausschluss.

An zu erstellenden Mustern, Dokumentationen, Protokollen und Berichten erwirbt der Auftraggeber das ausschließliche, dauerhafte, unbeschränkte, unwiderrufliche und übertragbare Nutzungsrecht. § 37 UrhG ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Dem Angebot beigefügte Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters (einschließlich beigefügte bietereigene Dokumente) werden nicht Vertragsbestandteil. Es gelten die Bedingungen des Landes Brandenburg.

3. Unklarheiten und Fragen

Fragen zu den Vergabeunterlagen und zum Auftragsgegenstand können über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de gestellt werden. Die Fragen werden gegenüber allen Bietern gleichlautend und anonymisiert beantwortet. Fragen sind ausnahmslos über den genannten Kommunikationsweg zu stellen und werden nur auf diesem Weg beantwortet. Fragen, die nicht bis zum angegebenen. Termin bzw. nicht in deutscher Sprache vorliegen, werden nicht beantwortet. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so müssen Sie die ausschreibende Stelle unverzüglich und vor Angebotsfrist schriftlich darauf hinweisen.

4. Bindefrist

Die Bieter sind an die von ihnen eingereichten Angebote bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden.

5. Losaufteilung

Die Leistung wird ungeteilt vergeben.

6. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

7. Leistungsumfang

Der LS plant neue funktionale und nichtfunktionale Anforderungen in der webbasierten Individualsoftware Verwaltungsportal abzubilden, unter Beachtung der aktuellen SAGA- Standards des Landes Brandenburgs sowie den Anforderungen hinsichtlich der 4

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Barrierefreiheit nach BbgBITV. Bestandteil der Ausschreibung ist darüber hinaus die Sicherstellung der Pflege und Wartung der Software. Die Leistungen werden auf Basis eines EVB IT - Vertrages beauftragt. Die Vertragslaufzeit soll ab Zuschlagserteilung zwei Jahre betragen, mit einer Verlängerungsoption von 1 Jahr. Soweit nicht anders vereinbart, gelten die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 631 bis 650 BGB über den Werkvertrag.

Der Leistungsumfang gliedert sich in folgende Bestandteile:

1. Beratungsleistungen
2. Weiterentwicklung der Anwendung
3. Einrichtung und Betrieb einer Testumgebung
4. Produktivsetzung und Dokumentation
5. Softwarepflege und Wartung.

Die Höchstmengen der Beratertage beträgt 420 und die Service-, Pflege- und Wartungsleistungen betragen 36 Monate.

Weitere Erläuterungen befinden sich im Teil B – Leistungsbeschreibung und Anlagen.

8. Geheimhaltung

Alle Unterlagen, die dem Bieter im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren überlassen werden, dürfen ohne Zustimmung des Auftraggebers nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn es sich bei dem Dritten um einen im Angebot benannten Sub- oder Sub- Subunternehmer handelt. Bieter, die den Auftrag nicht erhalten oder die kein Angebot abgeben, müssen sämtliche Unterlagen (einschließlich gezogener Kopien) auf Verlangen zurückgeben. Alle Angebotsunterlagen der Bieter werden vertraulich behandelt.

9. Verschwiegenheit und Datenschutz

Der Bieter hat - auch noch nach der Beendigung der Angebotsphase - über die ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens bzw. bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Die Nichtachtung der Verschwiegenheitspflicht hat zwangsläufig Einfluss auf die Beurteilung der Zuverlässigkeit des Bieters, insbesondere auch bei zukünftigen Maßnahmen der Vergabestelle.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung der jeweils gültigen Bestimmungen für den Datenschutz, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG). 5

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Darüber hinaus gelten auch für nicht personenbezogene Daten folgende Regelungen: • Der Auftragnehmer darf nur Daten erheben, speichern und auswerten, die zur Erbringung der vertragsgemäßen Leistung unabdingbar sind. Dies gilt insbesondere für jede Art von Protokollierung. • Die Daten dürfen ausschließlich zur vertragsgemäßen Leistung verwendet werden, zu der sie erhoben wurden (Zweckbindung). • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Daten vertraulich behandelt werden und Unberechtigte keinen Zugriff auf die Daten erlangen. • Sobald der Zweck der Erhebung erfüllt ist oder wegfällt, sind die Daten durch den Auftragnehmer sofort zu löschen. • Die Protokollierung und Speicherung von Inhalten (Nutzdaten) bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung des Auftraggebers. Hinsichtlich der Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird auf die beiliegende Information verwiesen. Soweit im Rahmen der Eignungsprüfung vom Auftraggeber die Angabe von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern (z.B. bei Referenzen oder Mitarbeiterprofilen) gefordert wird, hat der Auftragnehmer das Einverständnis seines Mitarbeiters zur Weitergabe personenbezogener Daten vor der Weitergabe an die Vergabestelle einzuholen.

10. Einschlägige Vergabe- und Vertragsordnung

Der Auftraggeber führt ein offenes Verfahren nach den Regelungen der VgV und des GWB durch.

11. Angebotsbewertung

11.1 Methodik

Die Bewertung der Bieter bzw. seines Angebotes erfolgt in mehreren Stufen (Reihenfolge gem. § 42 Nr. 3 VgV nicht zwingend): • formale Prüfung, • Prüfung der Eignung der Bieter, • Angemessenheit der Preise, • fachliche Bewertung/ Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes. Formale Prüfung: Sie umfasst z.B. die Feststellung des fristgerechten Eingangs des Angebotes sowie die Vollständigkeit der geforderten Angaben gemäß Kriterienkatalog, die rechnerische Richtigkeit und der einzureichenden Dokumente. Des Weiteren wird geprüft, ob an den Vergabeunterlagen unzulässige Änderungen vorgenommen wurden. Eignungsprüfung: Der Auftraggeber stellt an die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Gesetzestreue des Bieters 6

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hohe Anforderungen. Die Beurteilung der Eignung der Bieter erfolgt anhand der mit dem Angebot eingereichten Erklärungen und Nachweise (Kriterienkatalog Eignung und Teil E). Fehlende Erklärungen und Nachweise werden einmalig nachgefordert. Die Verfristung einer Nachforderung führt zum Ausschluss des Angebots. Zur Feststellung der Eignung ist mindestens eine vergleichbare Referenz aus den letzten angegebenen Geschäftsjahren gefordert (E4). Zuverlässigkeit sowie wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (z.B. Umsatzzahlen, Gesamtmitarbeiterzahl) müssen vom Bieter oder der Bietergemeinschaft oder unter Zuhilfenahme eines Unterauftragnehmers (Eignungsleihe) nachgewiesen werden (E1). Angaben von Bietergemeinschaften werden dabei addiert. Sofern Bieter zur Komplettierung ihrer technischen Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde Unterauftragnehmer einsetzen wollen (Eignungsleihe), muss sichergestellt sein, dass im jeweiligen Auftragsfall auch die tatsächlich erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen. Eine entsprechende Erklärung (E5/V5) des Unterauftragnehmers ist jeweils mit dem Angebot vorzulegen. Dies gilt ausdrücklich auch für den Zugriff auf Tochterunternehmen, sofern diese rechtlich selbstständig sind.

Zuschlagskriterien / Wertung der Angebote: Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt gemäß §§ 56 ff. VgV. Basis für Prüfung und Wertung ist das elektronische Angebot. Alle Anforderungen an den Bieter bzw. sein Angebot sind als Kriterien festgelegt worden und in nachstehende Typen unterteilt: • Ausschlusskriterien (A-Kriterien) • Bewertungskriterien (B-Kriterien)

Als Ausschlusskriterien sind Kriterien bezeichnet, die unbedingt durch die Bieter zu erfüllen sind, d. h. die dahinterstehenden Anforderungen sind unverzichtbar. Die Nichterfüllung von A-Kriterien führt zum Ausschluss des Angebotes. Als Bewertungskriterien werden Kriterien bezeichnet, deren Anforderungen differenzierte Beantwortungen durch den Bieter zulassen. Die Angaben der Bieter in den Angeboten werden vom Auftraggeber entsprechend der Bewertungsmatrix im Kriterienkatalog bewertet. Jedes B-Kriterium wird einzeln mit Punkten bewertet, die den Erfüllungsgrad der Anforderung widerspiegeln. Die Punkte werden aufaddiert und gemäß Wichtung die Gesamtpunktzahl ermittelt.

11.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Zuschlagskriterien)

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Bei der Bewertung werden je Kriterium (B) jeweils maximal 10 Punkte vergeben. Die Punkte werden aufaddiert und gemäß Wichtung die Gesamtpunktzahl ermittelt. Der Bewertungsmaßstab zur Vergabe der Punkte ist dem Kriterienkatalog zu entnehmen. Es können maximal 1000 Punkte gem. Kriterienkatalog Leistung vergeben werden.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der „Bestangebots- Quotienten-Methode“. Danach wird eine Wertungskennzahl (Z) für jedes Angebot ermittelt.

Kriterien und Gewichtung:

• Preis (Gewichtung 30 %)
• Leistung (Gewichtung 70 %)

Die Ermittlung der Leistungspunkte und des Preises erfolgt auf Grundlage des vom Bieter ausgefüllten Kriterienkataloges und des Preisblattes (Teil D). Der Angebotspreis setzt sich aus dem Netto-Angebotspreis zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer zusammen (zur Vergleichbarkeit der Angebote auch bei ausländischen Bietern). Sofern ein Skonto gewährt wird, wird dies im Wertungspreis berücksichtigt.

12. Zuschlagserteilung

Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß 134 Abs. 2 GWB erteilt.

13. Vertragsabschluss

Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Wird der Zuschlag rechtzeitig und ohne Änderung erteilt, ist der Vertrag mit Zuschlagserteilung zu den Vorgaben dieses Vergabeverfahrens auf der Grundlage des Angebotes rechtswirksam 8

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zustande gekommen. Dies gilt unbeschadet einer möglichen späteren schriftlichen Festlegung in Form einer Vertragsurkunde durch den Auftraggeber. Alle Vertragsbestandteile (zu diesen gehören auch die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen - VOL/B) und deren Rangfolge ergeben sich aus dem beigefügten Vertragsentwurf. Die erforderliche Konkretisierung mit den Inhalten des Angebotes erfolgt nach Zuschlagserteilung. Im Übrigen gilt deutsches Recht mit Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland.

14. Rechtsbehelfsbelehrung

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen ab Kenntnis beim ZDPol zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- oder Angebotsfrist gegenüber dem ZDPol gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nrn. 2 und 3 GWB). Teilt der ZDPol dem Unternehmen mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, muss ein Nachprüfungsantrag innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des ZDPol bei der Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich zu richten an:

Vergabekammer des Landes Brandenburg Heinrich-Mann-Allee 107 14473 Potsdam

Tel.: +49 331 866-1719 +49 331 866 1610 Fax: +49 331 866-1652

Hinweis zum Nachprüfungsverfahren: Der ZDPol ist im Falle eines Nachprüfungsantrages verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, bitten wir Sie daher auf der entsprechenden Anlage genau mitzuteilen, welche Informationen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten.

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