Allgemeine Verfahrenshinweise Offenes Verfahren
1 Übersicht über den Ablauf des Vergabeverfahrens
1.1 Ablaufbeschreibung
1.1.1 Bei dem vorliegenden Vergabeverfahren handelt es sich um ein europaweites Vergabeverfahren in Form eines offenen Verfahrens (§ 119 Abs. 3 GWB sowie § 14 SektVO) nach entsprechender Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das Vergabeverfahren wird nach den Regelungen des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Sektorenverordnung (SektVO) sowie des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) durchgeführt. Das offene Verfahren ist ein einstufiges Verfahren. D. h. es wird kein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, sondern Sie müssen gleichzeitig mit der Angebotsabgabe auch Ihre Eignung darlegen und belegen und die Eignungsprüfung und Wertung der Angebote finden gleichzeitig, in einer “Stufe”, statt.
1.1.2 Die Vergabeunterlagen sind grundsätzlich uneingeschränkt über die AI- Vergabeplattform unter (https://vergabekooperation.berlin), nachfolgend „Vergabeplattform“ genannt, verfügbar. es sei denn die BVG fordert ausnahmsweise die Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung vor Einsichtnahme in die vollständigen Unterlagen bzw. stellt die Unterlagen nur Bietern zur Verfügung, die eine Vertraulichkeitserklärung abgegeben haben, was nur in absoluten Ausnahmefällen geschieht. Wir empfehlen Ihnen, sich bei Interesse am Verfahren frühzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren, damit Sie über eventuelle Änderungen oder Ergänzungen der Unterlagen bzw. Änderungen im Verfahren automatisch benachrichtigt werden.
1.1.3 Die Angebotsabgabe ist ausschließlich elektronisch möglich. Wenn Sie ein Angebot abgeben möchten, müssen Sie dies über die Vergabeplattform einreichen, indem Sie es dort hochladen. Dafür müssen Sie sich als Bieter zunächst auf der Vergabeplattform registrieren und die erforderliche Software (das AI-Bietercockpit) downloaden und installieren. Sollten Sie die Software bereits zu einem früheren Zeitpunkt installiert haben, überprüfen Sie bitte, ob sie noch auf dem neuesten Stand ist, und führen Sie ggf. ein Update durch. Es ist immer die aktuelle Version des AI-Bietercockpit zu nutzen. Jegliche Kommunikation zwischen Ihnen als Bieter und der BVG als Auftraggeber muss elektronisch über die Vergabeplattform erfolgen.
1.1.4 Mit dem Angebot müssen Sie die Eignung anhand der bekanntgegebenen Kriterien Ihres Unternehmens bzw. der von Ihnen gebildeten Bietergemeinschaft sowie sofern zutreffend der von Ihnen in Anspruch genommenen eignungsleihgebenden Unternehmen zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung belegen. Zum Nachweis der Eignung müssen Sie die in der Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise abgeben und die dort geforderten Unterlagen mit Ihrem Angebot auf der Vergabeplattform hochladen, sofern und soweit Sie sich nicht bereits über ein Qualifizierungssystem qualifiziert haben, siehe insoweit Ziff. 1.1.6.. Die erklärende natürliche Person ist im Angebotsschreiben und den Formblättern jeweils an der vorgesehenen Stelle in Druckschrift namentlich zu benennen. Bei der Auswahl der Angebote, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden nur Angebote geeigneter Bieter berücksichtigt, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Die Eignungsprüfung erfolgt anhand der eingereichten Unterlagen des Bieters nach Maßgabe der in der Bekanntmachung genannten Eignungskriterien.
1.1.5 Für den Fall, dass Zweifel an der Eignung der Bieter bestehen, behält sich die BVG
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insoweit vor, von dem Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen zu fordern bzw. weitere, für die Eignungsprüfung und -bewertung erforderliche Nachweise und Erklärungen zu fordern.
1.1.6 Für manche häufig wiederkehrenden Leistungen hat die BVG ein Qualifizierungssystem eingerichtet bzw. plant dies. Sofern und soweit Sie sich bereits über unser Qualifizierungssystem für die hier zu vergebende Leistung qualifiziert haben, müssen Sie als Bieter, die in 1.1.4 genannten Unterlagen nicht nochmals beibringen. Mit der Aufnahme in unserem Qualifizierungssystem gelten die auftragsunabhängigen Eignungsnachweise über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Grundsatz als erbracht. Ggf. geben Sie bitte im Angebot insoweit die entsprechende Nummer aus unserem Qualifizierungssystem an. Sie müssen dann lediglich noch die für die vorliegende Vergabe spezifisch geforderten Erklärungen abgeben und Nachweise erbringen.
1.1.7 Können Sie aus einem berechtigten Grund die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so können Sie Ihre wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der BVG als geeignet angesehener Unterlagen belegen.
1.1.8 Die BVG kann als Auftraggeber verlangen, dass Sie die vorzulegenden Unterlagen erläutern, insbesondere zur Eignung sowie über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen (Eigenerklärung Eignung).
1.1.9 Alle Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise des Angebots müssen Sie in deutscher Sprache einreichen. Sofern und soweit Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, müssen Sie insoweit eine Übersetzung in die deutsche Sprache beifügen.
1.1.10 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsverzerrungen haben Sie als Bieter auf Verlangen der BVG Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art Sie wirtschaftlich und rechtlich mit anderen Unternehmen verbunden sind.
1.1.11 Die BVG behält sich vor, Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Bei Referenzangaben behält sich die BVG vor, telefonische Auskünfte bei den im Angebot als Referenzgeber angegebenen Auftraggebern einzuholen. Ein Anspruch des Bieters besteht hinsichtlich dieses Vorgehens jedoch nicht.
1.1.12 Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Bietern, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, sowie
• Angebote, die nicht form- und fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,
• Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
• Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind,
• Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb
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nicht beeinträchtigen,
• und nicht zugelassene Nebenangebote.
1.1.13 Darüber hinaus ist Folgendes zu beachten: Ist in der Leistungsbeschreibung (auch “Leistungsverzeichnis”) zur Beschreibung einer Teilleistung ein bestimmtes Fabrikat mit dem Zusatz "oder gleichwertiger Art" oder “oder gleichwertig” verwendet worden, und macht der Bieter insoweit keine Angabe zum von ihm angebotenen Fabrikat, gilt das im Leistungsverzeichnis genannte Fabrikat als angeboten.
1.1.14 Für Ihre Preisangaben müssen Sie Folgendes beachten:
• Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.
• Bei Preisen/Honoraren, die einer Preisverordnung unterliegen, ist diese zu beachten.
• Alle Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind in Euro mit höchstens zwei Nachkommastellen und ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des bei Angebotsabgabe geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
• Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen gewährt werden, sind diese an der bezeichneten Stelle aufzuführen; anderenfalls dürfen sie bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt werden.
• Preisnachlässe, die an Bedingungen geknüpft sind, wie etwa die Zahlungsfrist (Skonti) werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt.
• Angebotene, aber für die Angebotsbewertung nicht zu beachtende Preisnachlässe (da nicht an der vorgegebenen Stelle angegeben oder an Bedingungen geknüpft) bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
1.1.15 Sind Muster, Proben, Modelle oder andere, nicht zusammen mit dem (elektronisch einzureichenden) Angebot einzureichende Angebotsbestandteile gefordert, müssen Sie diese getrennt vom übrigen Angebot unter Einhaltung der Angebotsfrist einsenden oder abgeben. Entsprechende Angebotsteile müssen Sie in verschlossener Verpackung eindeutig als zum Angebot gehörig kennzeichnen (beispielsweise unter Angabe des Vergabenummer des Vergabeverfahrens) und sie müssen den sie betreffenden Teilen des Angebotes eindeutig zuordenbar sein. Bitte bringen Sie außen den Hinweis “Nicht öffnen vor Angebotsfristablauf“ an.
1.1.16 Mit Angebotsabgabe müssen Sie angeben, falls für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder ob Sie oder andere dies beantragt haben oder ob Sie erwägen, Angaben aus Ihrem Angebot für die Anmeldung gewerblicher Schutzrechte zu verwerten.
1.1.17 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, darf jeder Bieter/jede Bietergemeinschaft nur ein Hauptangebot abgeben.
1.1.18 Sofern nicht ausdrücklich in der Bekanntmachung anders geregelt, sind Nebenangebote nicht zugelassen.
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1.1.19 Die Bewertung der Angebote erfolgt gemäß den mitgeteilten Bewertungs- /Zuschlagskriterien.
1.1.20 Die BVG informiert gemäß § 134 Abs. 1 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den/die Namen des/r Bieter/s, dessen/deren Angebot/e angenommen werden sollen, den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.
1.1.21 Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Bewertungs-/Zuschlagskriterien erteilt. Mit Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande.
1.2 Termine
1.2.1 Unklarheiten/Fehler
Bitte überprüfen Sie die Vergabeunterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit, Unklarheiten und Fehler. Sind die Unterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Ihrer Auffassung Unklarheiten oder Fehler, so weisen Sie uns bitte unverzüglich, jedenfalls vor Angebotsabgabe darauf hin.
1.2.2 Frist für Bieterfragen
Nachfragen/Auskünfte zur Ausschreibung (Bieterfragen) sind unverzüglich, bis spätestens zu dem in der Bekanntmachung genannten Angebotsfrist über die Vergabeplattform einzureichen. Die BVG behält sich vor, später eingegangene Bieterfragen nicht zu beantworten.
1.2.3 Angebotsfrist
Das verbindliche Angebot müssen Sie als Bieter bis zur Angebotsfrist elektronisch auf der Vergabeplattform unter Nutzung des AI-Bietercockpits vollständig, d.h. das Angebotsschreiben einschließlich aller vorgesehener Angebotsanlagen einschließlich der ausgefüllten Formblätter, hochladen. Auf anderen Übertragungswegen – wie z. B. per E-Mail, Telefax, Post – eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
Die Angebotsfrist ist der Bekanntmachung zu entnehmen. Die Frist zur Einreichung des Angebotes ist eine Ausschlussfrist und endet mit Ablauf der vorgenannten Uhrzeit. Eine verspätete Angebotsabgabe führt leider zwingend zum Angebotsausschluss. Bitte planen Sie daher für den technischen Vorgang des Hochladens ausreichend Zeit ein.
Maßgeblich für die Einhaltung der Frist ist der Zeitpunkt, wenn das Angebots vollständig auf der Vergabeplattform hochgeladen ist. Sofern und soweit Angebotsteile wie Muster, Proben und Modelle nicht elektronisch einzureichen sind, wird hierauf gesondert hingewiesen. In diesem Fall ist für diese Angebotsteile der Eingang beim AG maßgeblich. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot elektronisch auf der Vergabeplattform zurückziehen. Soweit Ihnen Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können Sie sie auf gesonderter Anlage zu Ihrem Angebot beifügen. Änderungen an Ihren eigenen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen Ihres Angebots müssen Sie bis zum Ende der Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einreichen. Fehlt eine der geforderten Unterlagen (ggf. nach Nachforderung), führt dies zum Ausschluss.
1.2.4 Zuschlags-/ Bindefrist
Die Bieter sind bis zum Ablauf der Bindefrist an ihre Angebote gebunden (Bindefrist). Die Bindefrist ist der Aufforderung zur Angebotsabgabe zu entnehmen. Der Zuschlag erfolgt
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planmäßig innerhalb dieser Bindefrist (Zuschlagsfrist).
Für den Fall der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens verlängert sich die Zuschlags- /Bindefrist, für die am Nachprüfungsverfahren beteiligten, Bieter bis zum rechtskräftigen Abschluss des Nachprüfungsverfahrens zzgl. 2 Wochen.
2 Angebot
Die in der Auftragsbekanntmachung genannten Unterlagen sowie im Aufforderungsschreiben zum Angebot genannten spezifischen Unterlagen sind von Ihnen bei Angebotsabgabe bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausgefüllt über die Vergabeplattform einzureichen. Sofern nicht anders in der Bekanntmachung geregelt, stellt der AG eine Checkliste zur Verfügung, aus der die einzureichenden Unterlagen zusätzlich hervorgehen.
Das Angebot ist vollständig fristgemäß in digitaler Form über die Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen (hochzuladen). Bitte planen Sie für das Hochladen auf der Plattform ausreichend Zeit ein. Fehlt eine der geforderten Unterlagen (ggf. nach Nachforderung), führt dies zum Ausschluss.
Sofern ein Proof of Concept gefordert wird, ist dies der Bekanntmachung zu entnehmen. 3 Weitere allgemeine Verfahrenshinweise, Verfahrensregelungen
3.1 Kostenersatz, Verbleib der eingereichten Unterlagen
Die Kosten für die Angebotserstellung trägt der Bieter; ein Kostenersatz wird nicht gewährt. Die eingereichten Unterlagen werden Eigentum der BVG und nicht an den Bieter zurückgesandt.
3.2 Personenbezogenen Daten
Mit Angebotsabgabe erklären Sie sich damit einverstanden, dass die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden und nicht berücksichtigten Bietern der Name der erfolgreichen Bieter (unter den Voraussetzungen des § 134 GWB) sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichsten Angebots bekannt gegeben werden. Mit Angebotsabgabe erklären Sie sich für den Fall des Zuschlags mit der Veröffentlichung der Auftragserteilung im Amtsblatt einverstanden.
3.3 Eigene Unterlagen des Bieters
Fügen Sie dem Angebot Unterlagen bei, die nicht in den Vergabeunterlagen vorgesehen sind, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen oder AGB Ihres Unternehmens, werden diese nicht Vertragsbestandteil.
3.4 Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse
Geben Sie bitte in Ihrem Angebot klar an, welche Teile Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse enthalten. Kennzeichnen Sie diese Teile bitte deutlich und begründen Sie, warum sie als vertraulich behandelt werden müssen.
3.5 Bieter aus sog. Drittstaaten
Vorbehaltlich weitergehender Regelungen in der Bekanntmachung gilt für Bieter, die ihren Sitz in einem Drittstaat haben, also einem Land, das kein Mitglied der Europäischen Union ist und mit dem die Europäische Union keine internationale Übereinkunft zum gegenseitigen Zugang zum öffentlichen Beschaffungsmarkt geschlossen hat Folgendes: Sie haben keinen Anspruch auf Einhaltung der Vergabegrundsätze wie insbesondere Transparenz und Gleichbehandlung, und auf Einhaltung von die Vergabegrundsätze konkretisierenden Regelungen. Insbesondere werden sie nicht nach § 134 GWB benachrichtigt.
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3.6 Regelungen des § 55 SektVO
Auf die Regelungen des § 55 SektVO wird hingewiesen. Die BVG behält sich vor, bei Lieferaufträgen Angebote gem. § 55 Abs. 1 SektVO zurückzuweisen, bei denen der Warenanteil zu mehr als 50 % des Gesamtwerts aus Ländern stammt, die nicht Vertragsparteien des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftraum sind und mit denen auch keine Vereinbarungen über gegenseitigen Marktzugang besteht (sog. Drittstaaten“). Die BVG behält sich vor, zu diesem Zweck und zur Einhaltung ihrer Pflicht nach § 55 Abs. 2 SektVO die Herkunft der Waren entsprechend abzufragen.
3.7 Umgang mit Widersprüchen
Bei Widersprüchen zwischen dem Text der Auftragsbekanntmachung im EU-Amtsblatt und Veröffentlichungen in anderen Medien oder diesen Unterlagen ist der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.
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