FH Aachen
Dezernat III – Finanzen
Zentraler Einkauf
Vergabenummer: 328/2026-TH Umsatzsteuer-ID: DE 123 601 757 Datum: 25.08.2026
Begleitung des Organisationsentwicklungsprozesses des Fachbe- reichs 10 – Energietechnik der FH Aachen
- Ausgangssituation
Mit über 14.500 Studierenden, jährlich fast 2000 Absolventinnen und Absolventen, 10 Fachbereichen, etwa 90 Studiengängen, elf In- und fünf An-Instituten sowie vier Kompe- tenzplattformen gehört die FH Aachen mit den beiden Standorten Aachen und Jülich zu den größten und wichtigsten Fachhochschulen Deutschlands. Hier arbeiten rund 240 Pro- fessorinnen und Professoren sowie etwa 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Lehre, Forschung und Verwaltung.
Der Fachbereich 10 – Energietechnik beabsichtigt, einen Organisationsentwicklungspro- zess durchzuführen, um gemeinsam mit der Fachbereichsleitung und weiteren Beteiligten ein Selbst- bzw. Zukunftsbild des Fachbereichs zu erarbeiten sowie Vorschläge und Maß- nahmen zur Verbesserung der Veränderungsbereitschaft und Kommunikation innerhalb des Fachbereichs abzuleiten.
Hierfür ist zu prüfen, wie die fachlichen und kulturellen Entwicklungsthemen des Fachbe- reichs in einem strukturierten Organisationsentwicklungsprozess bearbeitet und in geeig- nete Maßnahmen überführt werden können.
Ziel des Auftrags ist die Beratung und Begleitung des Dekans bzw. Auftraggebers und sei- nes Führungsteams im Rahmen eines Organisationsentwicklungsprojektes als Grundlage für die weitere Entwicklung des Fachbereichs.
- Informationen zum Vergabeverfahren
Vergabeverfahren
Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens schreibt die FH Aachen (Auftraggeber) die Beschaffung einer Dienstleistung zur Beratung und Begleitung eines Organisationsent- wicklungsprozesses im Fachbereich 10 – Energietechnik aus. Der Bedarf wird im Vergabe- verfahren einer öffentlichen Ausschreibung über den Vergabemarktplatz des Landes NRW national veröffentlicht. Die Veröffentlichung richtet sich dabei an alle interessierten Anbie- ter mit einem zur Leistungsbeschreibung passenden Leistungsangebot.
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Technische Abwicklung des Verfahrens – Vergabemarktplatz NRW
Das Vergabeverfahren wird ausschließlich über das Internetportal Vergabemarktplatz NRW abgewickelt: Die Ausschreibungsunterlagen können ausschließlich über das Vergabeportal des Landes NRW heruntergeladen werden.
Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Ver- öffentlichungen (auch auszugsweise) jeglicher Art sind untersagt.
Wichtige Informationen zur Angebotsabgabe
Form der Angebotsabgabe
Die Abgabe der Unterlagen erfolgt elektronisch über den Projektraum des Vergabemarkt- platzes NRW. Fristen und Termine entnehmen Sie bitte den Ausschreibungsunterlagen Im Vergabemarktplatz unter Terminplanung.
Hinweis Angebotsabgabe
Zur Angebotsabgabe füllen Sie bitte die Anlage Preisblatt aus.
Rückfragen
Bei Rückfragen zum vorliegenden Vergabeverfahren steht ausschließlich der Kommunika- tionsbereich im Projektraum des Vergabemarktplatzes NRW zur Verfügung. Eine Antwort erfolgt in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz NRW. Die Vergabestelle wird Antworten auf eine Bieterfrage unter Angabe der Frage anonymi- siert allen Bietern zur Verfügung stellen, es sei denn, der Schutz von Betriebs- und Ge- schäftsgeheimnissen steht einer allseitigen Beantwortung entgegen. Antworten auf Rück- fragen und/oder Änderungen in den Vergabeunterlagen werden ebenfalls über den Verga- bemarktplatz an alle Bieter mitgeteilt. Bieterrückfragen, Änderungen der Ausschreibungs- unterlagen oder sonstige Informationen werden gezielt an alle registrierten Bieter weiter- geleitet bzw. im Projektraum des Vergabemarktplatzes NRW eingestellt. Nicht bekannte Interessenten können durch die Vergabestelle nicht gezielt auf Änderungen hingewiesen werden. Daher besteht für nicht registrierte Bieter welche die Ausschreibungsunterlagen anonymisiert heruntergeladen haben eine Holschuld.
Einbringungsort/Leistungsort:
Fachhochschule Aachen, Fachbereich 10 – Energietechnik, Heinrich-Mußmann-Str. 1, 52428 Jülich
Alternativ:
Fachhochschule Aachen, Verwaltung Bayernallee 11 52066 Aachen
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- Leistungsbeschreibung
3.1 Phase der Klärung des Auftrags
Die Auftragsvergabe und -klärung erfolgt durch den Auftraggeber.
Der Organisationsentwicklungsprozess bezieht sich auf den Fachbereich 10 – Energietech- nik.
Auf der Sachebene liegt der Fokus auf der Entwicklung eines Selbst- bzw. Zukunftsbildes des Fachbereichs.
Auf der kulturellen Ebene geht es im Wesentlichen um die Veränderungsbereitschaft und Kommunikation innerhalb des Fachbereichs.
Zum Leistungsumfang gehört ein abschließendes Gespräch mit dem Auftraggeber zur fi- nalen Auftragsklärung.
3.2 Gespräche vor Ort
Im Rahmen von Gesprächen mit im Kern den Mitgliedern der Fachbereichsleitung und ge- gebenenfalls ausgewählten weiteren Stakeholdern vor Ort auf dem Campus ist ein diffe- renziertes, neutrales Bild der Ausgangslage zu erheben.
Dieses Bild dient als Basis für die weiteren Arbeitsschritte mit dem Auftraggeber, dem Kernteam und weiteren Stakeholdern.
Zum Leistungsumfang gehören die Durchführung der Vor-Ort-Termine sowie die erforder- liche Vor- und Nachbereitung.
3.3 Projektklärung und Zielvereinbarung
In dieser Phase sind mit dem Kernteam der Dekanatsmitglieder in einem Workshop die finalen gemeinsamen Fokusthemen, Ziele und Ergebniserwartungen zu klären und zu vereinbaren.
Dabei ist auch eine realistische Einschätzung und ein entsprechendes Commitment be- züglich der zeitlichen Ressourcen und des Arbeitsmodus für den Organisationsentwick- lungsprozess herzustellen.
Zum Leistungsumfang gehören die Konzeption, Durchführung sowie Vor- und Nachberei- tung eines Auftaktworkshops mit dem Kernteam.
3.4 Arbeitsphase
In diesem Schritt sind die vereinbarten Fokusthemen in Form von Workshops, Klausuren und gegebenenfalls weiteren geeigneten Formaten zu bearbeiten.
Parallel erfolgt eine enge Begleitung des Auftraggebers sowie eine entsprechende Vor- und Nachbereitung durch den Auftragnehmer.
Weitere Expertinnen und Experten können bei Bedarf hinzugezogen werden.
Ausgewählte Stakeholder sollen über Zwischenergebnisse informiert werden. Seite 3 von 6
Zum Leistungsumfang gehören Vor-Ort- und virtuelle Beratungsleistungen, insbesondere Workshops, Sparring und Einzelgespräche einschließlich Vor- und Nachbereitung.
3.5 Abschluss
Am Ende des Prozesses erfolgt neben der Ergebnisdokumentation auch eine intensive Re- flexion im Hinblick auf das Erreichte, dessen Qualität, die eigenen Erwartungen sowie den Weg dorthin, insbesondere Prozess und Gruppendynamik.
Zudem soll die Kommunikation der Ergebnisse an die Hochschulleitung und in den Fach- bereich geklärt und ein Ausblick auf das weitere Vorgehen gegeben werden.
Der Abschluss ist in Form eines Workshops mit dem Kernteam sowie eines Bilanzge- sprächs mit dem Auftraggeber vorzusehen.
3.6 Durchführungszeitraum
o Beginn: nach Auftragserteilung, voraussichtlich ab September 2026 o Dauer: voraussichtlich bis Ende des Wintersemesters 2026/2027. Der konkrete zeitliche Zuschnitt der einzelnen Phasen erfolgt in Abstimmung mit dem Auftrag- geber. o Abschluss: Spätestens 28.02.2027
3.7 Ansprechpartner
Für die gesamte Dauer des Auftrages benötigen wir einen festen Ansprechpartner. Die Leistungserbringung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem Kernteam des Fachbereichs. Dieser Ansprechpartner muss deutsches Sprachniveau C2 er- füllen.
- Ablauf Wertungsverfahren
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.
Zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit wird auf nachfolgende Kriterien zurückgegriffen. Ins- gesamt sind max. 100% bzw. 100 Punkte zu erreichen. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.
Das Wertungsverfahren gliedert sich in vier Wertungsschritte:
4.1. Formale Anforderungen
Ermittlung und Ausschluss von Angeboten mit inhaltlichen und formellen Mängeln (Recht- zeitigkeit, Vollständigkeit, Unterschriften, etc.).
4.2. formale Eignung
Der Zuschlag wird ausschließlich an ein fachkundiges, leistungsfähiges, zuverlässiges und gesetzestreues Unternehmen erteilt.
Zum Nachweis und zur Prüfung der Eignung sind verschiedene Unterlagen vollständig vor- zulegen.
Zur Beurteilung der Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) sind mit dem Angebot Unterlagen gemäß Formular 325 UVgO „Zusammenstellung Nachweise Angebots- verfahren“ vorzulegen.
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4.2.1 Ausschlusskriterium:
Der Bieter verfügt über umfassende Erfahrung in der strategischen Beratung von Hoch- schulen und deren Qualitätssicherung. Erwartet wird ein tiefes Verständnis für hochschul- rechtliche Rahmenbedingungen sowie die Fähigkeit, komplexe Abstimmungsprozesse in- nerhalb akademischer Gremien zielorientiert zu moderieren und Konsenslösungen zu erar- beiten. Die Expertise ist durch vergleichbare Referenzprojekte nachzuweisen.
Die unter 4.2.1 beizubringenden Referenzenprojekte sind ein Ausschlusskriterium. Werden keine Referenzen beigebracht, führt das zum Ausschluss der Wertung.
4.3. Angemessenheit des Preises
Überprüfung der inhaltlichen Angemessenheit. Ausschluss bei unangemessen hohem oder niedrigem Preis (evtl. Aufklärung).
4.4. Wirtschaftlichkeitsprüfung
Nach Durchführung des Wertungsverfahrens erfolgt der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot.
Zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit werden folgende Zuschlagskriterien berücksichtigt:
4.4.1 Referenz: 60 %
Der Bieter sollte nachweisliche Erfahrung in der Beratung und Begleitung von Organisati- onsentwicklungsprozessen besitzen.
Gefordert ist die Kompetenz, Prozesse zur Entwicklung eines Selbst- bzw. Zukunftsbildes, zur Moderation von Abstimmungs- und Reflexionsprozessen sowie zur Bearbeitung von Kommunikation und Veränderungsbereitschaft zielorientiert zu gestalten.
Gewünscht werden zum einen Erfahrungen aus der Organisationsentwicklung im Hoch- schulumfeld.
Die Expertise ist durch 2 Referenzprojekte nachzuweisen.
Diese Referenzen fließen mit max. 40 Punkten (20 Punkte pro Referenz) in das Wertungs- verfahren ein.
Darüber hinaus ist Erfahrungen aus der Organisationsentwicklung im industriellen Umfeld gewünscht.
Die Expertise ist durch 1 Referenzprojekt nachzuweisen.
Diese Referenz fließt mit max. 20 Punkten (20 Punkte pro Referenz) in das Wertungsver- fahren ein.
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4.4.2 Angebotspreis: 40 %
Der Angebotspreis geht mit insgesamt 40 % (40 Punkten) in die Gesamtwertung ein.
Für die Preisabgabe ist das Formular „Preisblatt“ zu verwenden.
Der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis erhält die Maximalpunktzahl. Die anderen Angebote werden im Verhältnis dazu gewertet (prozentual abgestuft). Die prozentuale Abstufung erfolgt jeweils gemäß nachfolgender Formel:
(niedrigster Preis/Preis des Bieters) x Gewichtung bzw. max. Punktzahl = Wertungspunkt- zahl
4.5 Mehrwertsteuer
Alle genannten Preise sind Nettopreise zzgl. der gesetzliche gültigen Mehrwertsteuer.
4.6 Zahlung
In dem unter 4.4.2 aufgeführten Preisblatt in der Ausschreibung stehen zwei Varianten zum Zahlungsablauf zur Auswahl.
Zur Varianten 2 besteht die Möglichkeit prüfbare Teilrechnung mit einem Abrechnungsbe- trag nicht unter 10.000 € netto einzurechnen.
Als prüfbar sollen Rechnungen mit einem – nach Vergabe noch zu spezifizierenden – ab- gerechneten Leistungsfortschritt gelten. Alternativ bitten wir um Angabe eines Stunden- verrechnungssatzes zur Prüfung der Teilrechnungen.
- Fristen
Fristen und Termine entnehmen Sie bitte den Ausschreibungsunterlagen Im Vergabe- marktplatz unter Terminplanung.
- Gewährleistung/ Garantie
Der Auftragnehmer verschafft dem Auftraggeber die Auftragsleistung frei von Mängeln.
- Sonstige Regelungen
Alle mit der Durchführung des Auftrags bekanntwerdenden Vorgänge, gleich welcher Art, werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben, sofern nichts anderes vereinbart wird. Der Auftraggeber stellt die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Informationen, Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, Unterlagen und Zugänge rechtzeitig zur Ver- fügung. Durch fehlende Mitwirkung verursachte Umstände können Auswirkungen auf die Termin- planung und den Leistungsumfang haben. Für Workshops und ähnliche Formate benötigte Materialien, beispielsweise Flipcharts, Pinn- wände oder vergleichbare Arbeitsmittel, werden vom Auftraggeber gestellt und können ansonsten gesondert verrechnet werden.
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