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Bieterrückfragen und Antworten Vergabestelle
Vergabenummer: 328/2026-Th
Leistung: Begleitung des Organisationsentwicklungsprozesses
Bieterfrage 1: Gehen wir recht in der Annahme, dass die Angabe "Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers" in dem Dokument der zusammenzustellenden Nachweise die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 4.4.1 genannten Referenzen meint und keine weitere Auflistung erforderlich ist? Gehen wir weiterhin recht in der Annahme, dass es sich hierbei auch um noch laufende Projekte handeln darf?
Antwort zu Bieterfrage 1: Diese hier geforderte Liste soll eine allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten in den letzten 3 Jahren beinhalten mit Angabe der Auftragswerte. Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Referenzen beziehen sich ausschließlich auf abgeschlossene Projekte im Bereich „Organisationsentwicklung“.
Bieterfrage 2: Zusätzlich dazu bitten wir um eine Wertungsmatrix, die die Kriterien bzw. Abstufungen erläutert, anhand derer die jeweilige Punktzahl von 0-20 Punkten vergeben wird und welche Anforderungen für die Erreichung der maximalen Punktzahl maßgeblich sind.
Antwort zu Bieterfrage 2: Wann gilt eine Referenz als eine mit Schwerpunkt Organisationsentwicklung: • Erarbeitung eines gemeinsamen Führungsverständnisses und die Überprüfung und Weiterentwicklung eines Leitbildes • Analyse von Teamdynamiken und Konfliktmanagement mit dem Fokus auf Veränderungsbereitschaft • Beratung bei der Festlegung und Etablierung von geeigneten Prozessen zur Entscheidungsfindung • Beratung bei der Festlegung und Etablierung von geeigneten Kommunikationsformaten im Fachbereich
Wie umfangreich muss ein Unternehmen in dem Bereich für ein Unternehmen welcher Größe tätig gewesen sein?
• Das Unternehmen sollte für Unternehmen beginnend bei 500 Mitarbeiter: innen bis mehrere 10.000 Mitarbeiter: innen getätigt gewesen sein • Es sollte zumindest eine Abteilung oder ein Bereich in dem Organisationsentwicklungsprojekt adressiert worden sein. Die Projekte sollte eine Laufzeit von mindestens 6 Monaten gehabt haben und idealerweise auch Begleitung bei der Umsetzung beinhalten. •
Kanzler | FH Aachen Seite 2 des Schreibens vom 10.09.2026
• Projekte im Hochschulumfeld sollten sich auf die Weiterentwicklung von Fachbereichen oder der Hochschule als Ganzes im Bereich der Lehre beziehen. Hier wäre es sehr von Vorteil, wenn die Referenzprojekte in Fachbereichen mit diversen Fachkulturen und unterschiedlichen Studiengängen (Ingenieurkultur als dominierende, jedoch auch starke Einflüsse aus den Naturwissenschaften und aus der Ökonomie idealerweise mit einer Vielzahl unterschiedlicher internationaler Studierender) angesiedelt werden. • Auch im Hochschulumfeld sollte sich die Beratungsleistung über mehrere Monate erstreckt haben.
Bieterfrage 3: wir bitten um Klarstellung der Regelung zur ersten Teilrechnung. In der Leistungsbeschreibung unter Punkt 4.6 wird angegeben, dass ein Abrechnungsbetrag nicht unter 10.000 EUR netto gestellt werden kann. In dem Preisblatt wird ein Abrechnungsbetrag nicht unter 15.000,00 EUR netto genannt.
Antwort zu Bieterfrage 3: Das Preisblatt wurde korrigiert.
Bieterfrage 4: Ergänzend bitte ich um Klärung, ob die unter Ziffer 4.2.1 geforderten Referenzen (strategische Beratung von Hochschulen, hochschulrechtliche Rahmenbedingungen, Moderation akademischer Gremien) inhaltlich den unter Ziffer 4.4.1 geforderten Referenzen entsprechen, oder ob hierfür gesonderte Nachweise erforderlich sind
Antwort zu Bieterfrage 4: Die unter Ziffer 4.2.1 geforderten Referenzen entsprechen den unter Ziffer 4.4.1 geforderten Referenzen.
Bieterfrage 5: Für die unter Ziffer 4.4.1 gewerteten Referenzprojekte ist kein eigenes Formular vorgesehen. Ist eine freie, selbst erstellte Darstellung (z. B. als separates PDF- Dokument mit Auftraggeber, Zeitraum, Wert und Kurzbeschreibung je Projekt, Kundenstimmen) vorgesehen?
Antwort zu Bieterfrage 5: Ja
Bieterfrage 6: Ebenso ist für die Darstellung des Bieterprofils (Qualifikation, Teammitglieder etc) nach meinem Verständnis der Dokumente kein Formular vorgesehen - ist hierfür eine freie Darstellung als separates Dokument vorgesehen?
Antwort zu Bieterfrage 6: Ja.
Kanzler | FH Aachen Seite 3 des Schreibens vom 10.09.2026
Bieterfrage 7: was bedeutet es, dass Sie eine Referenz aus dem "industriellen Umfeld" wünschen? Ist damit ein Industriebetrieb im engeren Sinne gemeint oder fallen darunter auch Organisationen, die mit dem Sektor verwandt sind: beispielsweise Gewerkschaften, öffentliche Unternehmen, Stiftungen von Industrieunternehmen etc.?
Antwort zu Bieterfrage 7: Mit „industriellem Umfeld“ ist ein Industriebetrieb im engeren Sinne gemeint. Organisationen wie Gewerkschaften, öffentliche Unternehmen oder Stiftungen von Industrieunternehmen fallen daher nicht darunter
Bieterfrage 8: Verstehe ich es richtig, dass Sie im Preisblatt eine verbindliche Pauschale möchten? In dieser Pauschale sollen auch die Reisekosten enthalten sein? Da diese ja laut Ausschreibung gesondert erstattet werden, ist es schwierig diese dann vom eigentlich Auftragspreis zu trennen. Hinzu kommt, dass es natürlich ohne Rücksprache zum gewünschten und nötigen Umfang des Auftrages (grade 3.4 der Leistungsbeschreibung sind noch sehr offen formuliert) sehr schwierig ist, eine verbindliche Pauschale zu formulieren.
Antwort zu Bieterfrage 8: Die Formulierung in der Leistungsbeschreibung ist leider nicht korrekt. Die Leistungsbeschreibung wurde aktualisiert.
Bitte kalkulieren Sie eine verbindliche Pauschale inkl. aller Nebenkosten.
Bieterfrage 9: Daran anschließend zur Leistungsbeschreibung: Üblicherweise beschreibe ich in meinen Angeboten immer mein Verständnis des Auftrages und das Konzept (Ausgangslage, Vorgehen, Methodik, Risiken im Prozess, offene Fragen). An welcher Stelle im Angebot haben diese Informationen Platz bzw. soll dafür ein gesondertes Dokument selber erstellt werden?
Antwort zu Bieterfrage 9: Die Beschreibung soll auf einem gesonderten Dokument erstellt werden.
Bieterfrage 10: Die "3.4. Arbeitsphase" ist eher vage beschrieben und kann nach meiner Erfahrung je nach Bedarf und der Situation in der Organisation eher umfangreich sein aber auch knappgehalten werden. Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, die ich normalerweise zu Beginn des Prozesses mit dem Auftraggeber kläre und auf dieser Grundlage Empfehlungen abgebe. Wie soll diese Phase nach Ihrem Wunsch kalkuliert werden? Ist die kalkulierte Pauschale dann verbindlich?
Kanzler | FH Aachen Seite 4 des Schreibens vom 10.09.2026
Antwort zu Bieterfrage 10: Die kalkulierte Pauschale ist verbindlich.
Sollten Sie zu Punkt 3.4 „Arbeitsphase“ weitere Informationen benötigen, um eine belastbare Kalkulation erstellen zu können, bitten wir Sie, uns hierzu konkrete Fragen zu stellen.
Bieterfrage 11: In der Liste der einzureichenden Dokumente wird auch das Dokument "Stellungnahme Umweltschutz" gelistet. Dieses finden wir nicht in den Vergabeunterlagen. Stellen Sie es noch zur Verfügung oder ist es nicht notwendig, dieses einzureichen?
Antwort zu Bieterfrage 11: Das Dokument finden Sie in den Vergabeunterlagen unter „Vom Unternehmen auszufüllende und mit dem Angebot abzugebende Dokumente“.
Bieterfrage 12: Auf dem Preisblatt gibt es den Hinweis, dass alle grün markierten Felder vom Bieter auszufüllen sind. Das Dokument ist aber nicht derartig aufgesetzt, dass sich die anderen Felder beim Ausfüllen die Daten ziehen. Soll das Dokument trotzdem ausgefüllt werden (und wenn ja, sollen auch die Felder mit 0,00 EUR überschrieben werden?) oder reicht es aus, die Angaben bei Abgabe hier im Vergabeportal zu machen?
Antwort zu Bieterfrage 12: Das aktualisierte Dokument finden Sie in den Vergabeunterlagen unter „Vom Unternehmen auszufüllende und mit dem Angebot abzugebende Dokumente“.
Bieterfrage 13: Werden als Referenzprojekte auch solche anerkannt, die von einem Unterauftragnehmer ausgeführt wurden? Oder muss mindestens eines der drei Referenzprojekte von einem Mitglied der Bietergemeinschaft selbst durchgeführt worden sein? gehe ich recht in der Annahme, dass die Referenzprojekt nicht von der gesamtem Bietergemeinschaft ausgeführt worden sein müssen, sondern es reicht, wenn ein Mitglied der Bietergemeinschaft mindestens ein Projekt durchgeführt hat?
Antwort zu Bieterfrage 13: Ja, Ihre Annahme ist zutreffend: Die drei geforderten Referenzprojekte müssen nicht von der gesamten Bietergemeinschaft gemeinsam durchgeführt worden sein. Es ist ausreichend, wenn die entsprechenden Referenzprojekte von einem Mitglied der Bietergemeinschaft durchgeführt wurden.
Auch Referenzprojekte, die von einem Unterauftragnehmer durchgeführt wurden, können berücksichtigt werden, sofern die entsprechende Expertise des Unterauftragnehmers im Rahmen der ausgeschriebenen Leistung zur Verfügung steht und die Anforderungen des Referenzkriteriums erfüllt sind.
Kanzler | FH Aachen Seite 5 des Schreibens vom 10.09.2026
Bieterfrage 14: Bezugnehmend auf die Antwort zu Bieterfrage 1 bitten wir nochmals um Klarstellung hinsichtlich des erwarteten Umfangs und Detaillierungsgrades der geforderten "Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen". In der Antwort zu Bieterfrage 1 wird ausgeführt, dass die Liste eine allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten in den letzten drei Jahren mit Angabe der Auftragswerte enthalten soll. Aufgrund der Größe unseres Unternehmens und der damit verbundenen Anzahl durchgeführter Aufträge würde eine Auflistung der in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen zu einer mindestens dreistelligen Anzahl an Einzelaufträgen führen. Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob für die hier geforderte Leistungsliste eine zusammenfassende Darstellung der wesentlichen Tätigkeits- bzw. Leistungsbereiche mit einer Auswahl zugehöriger Aufträge ausreichend ist. Sofern eine Auflistung einzelner Aufträge gewünscht ist, bitten wir um Angabe, wie viele Aufträge mindestens bzw. maximal aufzuführen sind bzw. nach welchen Kriterien die Auswahl der darzustellenden Aufträge erfolgen soll. Bitte bestätigen Sie zudem, ob für jeden in der Liste aufgeführten Auftrag die in den Vergabeunterlagen genannten Angaben zum Auftragswert, Zeitraum der Leistungserbringung und Auftraggeber darzustellen sind.
Antwort zu Bieterfrage 14: Bitte listen Sie die Aufträge einzeln auf. Bitte geben Sie mindestens 5 Aufträge ergänzend zu den Referenzprojekten an. Idealerweise sind es Beratungsaufträge, die entweder in Unternehmen oder in Fachbereichen/Fakultäten von Fachhochschulen durchgeführt wurden. Der Auftragswert soll 10.000 EUR nicht unterschreiten und muss 50.000 EUR als Auftragswert nicht überschreiten. Der Zeitraum der Leistungserbringung soll 3 Monate nicht unterschreiten und muss 6 Monate nicht überschreiten. Der Auftraggeber ist anzugeben.
Bieterfrage 15: Das zur Verfügung gestellte Dokument "Stellungnahme Umweltschutz und Energieeffizienz" bildet nicht alle unsere Maßnahmen ab. Ist es möglich, ein weiteres, selbst erstelltes Dokument hinzuzufügen?
Antwort zu Bieterfrage 15: Ein weiteres selbst erstelltes Dokument kann hinzugefügt werden.
Bieterfrage 16 Welche beobachtbaren Veränderungen sollten aus Ihrer Sicht im Fachbereich 10 am Ende der Prozessbegleitung eingetreten sein, damit Sie den Organisationsentwicklungsprozess als wirksam bewerten?
Antwort zu Bieterfrage 16: Dringende Entscheidungen sind so getroffen worden, dass die Akzeptanz der Entscheidung von Dauer ist. Für strategisch notwendige und dabei schwierige, Entscheidungen sind Entscheidungsprozesse konzeptioniert, die ein ausreichend hohes Maß an Akzeptanz im Fachbereich erwarten lassen, gerade dann, wenn die Umsetzung der Entscheidung ein hohes Maß an Veränderung und eine Verschiebung der Arbeitsschwerpunkte bedeutet.
Kanzler | FH Aachen Seite 6 des Schreibens vom 10.09.2026
Bieterfrage 17 Was ist der konkrete Anlass für den ausgeschriebenen Organisationsentwicklungsprozess? Ist die Initiative aus dem Fachbereich 10 selbst entstanden, oder gibt es hierfür auch externe Impulse bzw. Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?
Antwort zu Bieterfrage 17: Die Initiative ist aus dem Fachbereich 10 heraus entstanden. Der Fachbereich wird das Rektorat in regelmäßigen Abständen über den Status berichten. Impulse und Anregungen werden vom Fachbereich in das Projekt gegeben. Fachbereichsexterne Impulse und Anregungen sind nicht zu berücksichtigen
Bieterfrage 18 Unter Ziffer 1 "Ausgangssituation" wird die Beratung und Begleitung des Dekans bzw. Auftraggebers und seines "Führungsteams" genannt. Unter Ziffer 3.5 "Abschluss" ist von einem Workshop mit dem "Kernteam" die Rede.
Antwort zu Bieterfrage 18: Das Dekanat des Fachbereichs bestehend aus dem Dekan, 2 professoralen Prodekanen, der Mitarbeiterprodekanin und dem Studierendenprodekan ist das Führungsteam, welches von der Dekanatsassistenz unterstützt wird. Das Dekanat ist auch Bestandteil des Kernteams. Es besteht die Möglichkeit, dass das Kernteam im Laufe des Projekts um maximal 4 Personen erweitert werden könnte. Ob das zielführend ist, wird sich im Verlauf des Projekts zeigen.