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BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH Nicht offenes Verfahren/Dynamisches Beschaffungssystem - DBS-2026-Baumpflege Verfahrensbrief, Stand: 20.04.2026

Verfahrensbrief

Nicht offenes Verfahren

Stand: 20.04.2026

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Inhaltsverzeichnis

Inhalt

1 Vorbemerkung .......................................................................... 3

2 Ausgangssituation ..................................................................... 3

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren .............................. 3

3.1 Auftraggeber ............................................................................. 3

3.2 Vergabeverfahren...................................................................... 5

3.2.1 Teilnehmerwettbewerb ............................................................... 5

3.2.2 Preiswettbewerb / Abruf aus dem Anbieterpool ........................... 5

3.3 Termine der Angebotsphase ....................................................... 6

3.4 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ...................................... 7

4 Formale und inhaltliche Anforderung an den Teilnahmeantrag

bzw. das Angebot ..................................................................... 8

5 Projektstruktur........................................................................... 8

6 Wertungskriterien ...................................................................... 9

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1 Vorbemerkung

Dieser Verfahrensbrief soll den Teilnehmern des nicht offenen Verfahrens zur Ausschreibung

des „Dynamischen Beschaffungssystems“ mit den Kategorien „Baumpflegearbeiten

Rahmenvertrag“ (1.Kategorie) sowie Baumpflege Einzelaufträge (2.Kategorie) einen

Überblick über den Ablauf und die formalen Bedingungen des Vergabeverfahrens geben und

den Teilnehmern als Leitfaden für das weitere Vorgehen dienen. Detaillierte Angaben zur

Unterscheidung der Kategorien sind in der Leistungsbeschreibung zu finden.

Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, die Vorgaben im Laufe des Verfahrens unter

Beachtung des vergaberechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes gegebenenfalls zu

ändern bzw. anzupassen.

Die an dem Verfahren beteiligten Unternehmen werden nachfolgend wahlweise

„Bewerber“ oder „Bieter“ genannt, auch wenn es sich um mehrere, zu einer

„Bietergemeinschaft“ zusammengeschlossene Unternehmen handelt. Wenn nachfolgend von

„Auftragnehmer“ die Rede ist, ist damit das Unternehmen oder die Bietergemeinschaft

gemeint, das oder die nach Abschluss des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten hat.

2 Ausgangssituation

Das Portfolio umfasst unterschiedlichste Liegenschaften/Immobilien des Landes Berlin.

Dabei handelt es sich sowohl hinsichtlich der Nutzungsarten und -intensitäten als auch der

Größe, Lage, Zugänglichkeit und insbesondere der Ausstattung um ein sehr heterogenes

Immobilienportfolio. Die Standorte befinden sich im gesamten Land Berlin, einzelne

Standorte sind auch im Land Brandenburg nördlich oder südlich von Berlin gelegen.

3 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

3.1 Auftraggeber

Institution

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM) ging 2015 aus der Zusammenlegung

von Liegenschaftsfonds Berlin und BIM hervor. Im Auftrag des Landes ist sie für Vermietung,

Bewirtschaftung, Optimierung und Verkauf von insgesamt ca. 5.000 Immobilien

verantwortlich. Auf der Grundlage der transparenten Liegenschaftspolitik berücksichtigt die

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BIM verstärkt stadtentwicklungs-, wirtschafts-, wohnungs- und kulturpolitische Belange Berlins

Immobilien, die Eigentum des Landes Berlins sind und für seine öffentliche Verwaltung

genutzt werden, sind im Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB)

zusammengefasst. Dazu zählen z. B. die Gebäude der Berliner Hauptverwaltung und der

Finanzämter, Gerichtsgebäude, berufsbildende Schulen, Gebäude der Polizei und

Feuerwehr sowie Kultureinrichtungen und Justizvollzugsein-richtungen.

Immobilien, die im Eigentum des Landes Berlin sind, aber nicht (mehr) vom Land Berlin

benötigt oder für den Dienstbetrieb genutzt werden können, befinden sich im sogenannten

Treuhandvermögen (THV). Das THV ist auf den Verkauf von Liegenschaften ausgerichtet

und enthält darüber hinaus Grundstücke, die mit Erbbaurechten belastet sind.

Darüber hinaus werden Immobilien zunehmend für die öffentliche Daseinsvorsorge oder aus

strategischen oder wirtschaftlichen Gründen im Landeseigentum gehalten. Diese sind im

eigens dafür errichteten Sondervermögen für Daseinsvorsorge- und nicht

betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin (SODA) zusammengefasst.

Da der vorhandene Immobilienbestand des Landes Berlin vor allem zur Bereitstellung der

benötigten Büroflächen nicht ausreicht, hat die BIM zudem in geringem Maße Flächen am

freien Markt angemietet (Anmietvermögen).

Um eine strategische Grundstücksreserve aufzubauen, am Grundstücksmarkt angebotene

Flächen zu sichern sowie künftige Aufgaben der Daseinsvorsorge zu erfüllen, hat der Berliner

Senat einen Bodenfonds aufgelegt, infolge dessen im Jahr 2020 die Berliner Bodenfonds

GmbH (BBF) gegründet wurde.

Die Auftraggeber werden gesetzlich vertreten durch die BIM Berliner

Immobilienmanagement GmbH, Keibelstraße 36 in 10178 Berlin (BIM GmbH).

Ansprechpartner

Die Ansprechpartner sind den Angaben der Bekanntmachung zu entnehmen.

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3.2 Vergabeverfahren

3.2.1 Teilnehmerwettbewerb

Für die Beschaffung der genannten Dienstleistungen innerhalb des dynamischen

Beschaffungssystem wird das nicht offene Verfahren mit vorgeschaltetem

Teilnahmewettbewerb gem. § 22 Abs. 2 VgV vorgesehen.

Die Besonderheiten einer Vergabe über ein Dynamischen Beschaffungssystem sind:

• Der Auftraggeber gibt den Bedarf an wiederkehrenden Leistungen, über einen

bestimmten Zeitraum, bekannt und lädt Unternehmen ein, sich als Mitglied eines

Anbieterpools zu qualifizieren.

• Im Rahmen der Bekanntmachung und des Teilnehmerwettbewerbes werden den

interessierten Bewerbern folgende Informationen bereitgestellt:

o die Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems,

o eine Leistungsbeschreibung der, zum späteren Zeitpunkt möglich abgerufenen,

Leistungen,

o ein geschätztes Gesamt-Auftragsvolumen über die gesamte Laufzeit,

o die von den Bietern/Bewerbern geforderten Eignungskriterien.

• Unternehmen, welche die formalen Bedingungen und die Eignungskriterien, im Rahmen

des Teilnehmerwettbewerbes vollständig erfüllen, werden zum Anbieterpool, der

jeweiligen Kategorie, zugelassen.

• Unternehmen, welche die formalen Bedingungen und/oder die Eignungskriterien nicht

erfüllen (ggf. nach erfolgter Absage/erfolgtem Ausschluss) oder erst zu einem späteren

Zeitpunkt erfüllen, können während der gesamten Laufzeit des System einen Antrag auf

Teilnahme stellen.

3.2.2 Preiswettbewerb / Abruf aus dem Anbieterpool

• Nach Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden alle, unter

Berücksichtigung der formalen Bestimmungen sowie festgelegten Eignungskriterien der

jeweiligen Kategorie, geeigneten Bewerber (Anbieterpool), bei einem Bedarf einer

wiederkehrenden Leistung, zur Angebotsabgabe von Einzelabrufen im Form von

Preiswettbewerben aufgefordert. 5/ 9

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• Die Ausschreibungsunterlagen werden den Bietern im Rahmen der Preiswettbewerbe

zur Verfügung gestellt. Auf dieser Grundlage ist das jeweilige Angebot abzugeben.

• Nach Auswertung der Angebote werden alle Bieter mit wertbaren Angeboten anhand

der benannten Zuschlagskriterien geprüft und bewertet.

• Eine Verhandlungsrunde ist für das nicht offene Verfahren in der Angebotsphase nicht

vorgesehen.

• Die Bewertung und Bezuschlagung der eingegangenen Angebote erfolgt nach der

jeweiligen Reihenfolge der ausgewerteten Zuschlagskriterien.

• Es sind jeweils die Angebote zu bezuschlagen, welche unter der vorgenannten

Berücksichtigung das wirtschaftlichste Ergebnis im jeweiligen Preiswettbewerb

gewährleisten.

• Sollte gemäß o.g. Verfahren, d.h. bei gleicher Angebotssumme von Bietern keine

Auswahl möglich sein, erfolgt die Auswahl durch Losverfahren.

• Eine Verpflichtung zur Durchführung von Preiswettbewerben seitens des Auftraggebers

besteht nicht.

3.3 Termine der Angebotsphase

Für den zeitlichen Ablauf des Vergabeverfahrens sind derzeit die nachfolgenden

unverbindlichen Termine vorgesehen:

1. Teilnahmewettbewerb

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1. Preiswettbewerb

Der Auftraggeber behält sich vor, die vorgenannten Termine an die jeweiligen Entwicklungen

des Verfahrensablaufs anzupassen und gegebenenfalls zu ändern.

Gehen Bewerbungen/Anträge parallel zu einem laufenden Preiswettbewerb im Rahmen des

Teilnahmewettbewerbs ein, so wird deren Eignung innerhalb von 10 Werktagen (Mo-Fr)

geprüft. Anschließend werden die Teilnehmer über das Ergebnis informiert.

Als geeignet geprüfte Bewerber/Teilnehmer werden im Rahmen des nachfolgenden

Preiswettbewerb zur Angebotsabgabe aufgefordert.

3.4 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers bzw. Bieters Unklarheiten

oder Fehler, so hat dieser die ausschreibenden Stelle unverzüglich und schriftlich darauf

hinzuweisen. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind elektronisch über die Vergabeplattform

ausschließlich an die ausschreibende Stelle zu richten.

Die ausschreibende Stelle behält sich vor, Fragen im Rahmen des Teilnehmerwettbewerbs,

die nicht bis spätestens neun (9) Werktage vor Ablauf der Frist für die Abgabe der

Teilnahmeanträge vorliegen, nicht zu beantworten.

Etwaige mündlich erteilte Auskünfte von Mitarbeitern oder Beratern des Auftraggebers bzw.

der ausschreibenden Stelle sind unverbindlich und stehen unter dem Vorbehalt der

schriftlichen Bestätigung. Verbindlich und bindend sind allein die von ihm oder seinen

Vertretern versendeten schriftlichen Mitteilungen.

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4 Formale und inhaltliche Anforderung an den Teilnahmeantrag bzw. das

Angebot

Jeder/s Teilnahmeantrag/Angebot ist auf der Grundlage der Vergabeunterlagen in sich

schlüssig und nachvollziehbar aufzubauen. Dazu sind alle gemäß „Checkliste

einzureichender Unterlagen“ geforderten Dokumente, Nachweise und Erklärungen sowie alle

gemäß „dem Bewerberbogen“ erforderlichen Angaben und Erklärungen mit dem

Teilnahmeantrag/dem Angebot einzureichen.

5 Projektstruktur

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs können sich die Bewerber zum Nachweis der

Leistungsfähigkeit auch auf benannte Unternehmen beziehen, wenn und soweit sie nach der

vorgesehenen Projektstruktur für den jeweiligen Leistungsbereich verantwortlich sind. Es muss

sichergestellt sein, dass die angebotenen Leistungen von den jeweils dafür benannten

Unternehmen (Auftragnehmer, Teilnehmer, Mitglieder der Bietergemeinschaft oder benannte

Unternehmer) erbracht werden. Jegliche Veränderung der angegebenen Projektstruktur ist

nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig.

Für den Fall, dass der Bewerber einen Austausch eines oder mehrerer der im

Teilnahmeantrag benannten anderen Unternehmen wünscht, hat er hierfür sowohl einen

wichtigen Grund darzulegen als auch nachzuweisen, dass hierdurch die Erbringung der

vertraglich geschuldeten Leistungen nicht beeinträchtigt wird. Kriterien für den Nachweis sind

die in dem Teilnahmewettbewerb genannten Eignungskriterien. Sofern der Teilnehmer einen

wichtigen Grund benannt und die Eignungsnachweise erbracht hat, kann der Auftraggeber

die Zustimmung zum Austausch des anderen Unternehmers seinerseits nur aus wichtigem

Grund verweigern.

Bei der Weitergabe von Leistungen sind mittelständische Unternehmen angemessen zu

berücksichtigen. Bewerbergemeinschaften haben im Rahmen des Teilnehmerwettbewerbs

anzugeben, in welcher Organisationsstruktur und Rechtsform sie beabsichtigen, den Auftrag

auszuführen. Ist beabsichtigt, die Rechtsform für die Auftragsausführung zu ändern, ist dies

darzustellen und zu beschreiben. Dies gilt insbesondere, wenn beabsichtigt ist, für die

Auftragsausführung eine in der Haftung beschränkte Projektgesellschaft zu gründen. Die

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beabsichtigte Gesellschafterstruktur, ihre Gesellschaftsanteile und die Höhe des

Haftungskapitals sind darzustellen.

6 Wertungskriterien

Die Bewertung der Angebote und die Auswahl des wirtschaftlichsten Bieters erfolgt anhand

des Angebotspreises. Sollten die Zuschlagskriterien für ausgewählte Preiswettbewerbe

abweichen, sind diese in den jeweiligen Preiswettbewerben zu entnehmen.

In dem Fall, dass zwei oder mehrere Angebote einen identischen Angebotspreis aufweisen

erfolgt die Entscheidung zur Bezuschlagung mittels Auslosung.

Erfolgt in einem Preiswettbewerb mehr als eine Zuschlagserteilung, so werden die letzten

verfügbaren Plätze, bei zwei oder mehreren Angeboten mit einen identischen Angebotspreis

die Entscheidung zur Bezuschlagung mittels Auslosung getroffen.

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