Beantwortung der Bieter*innenfragen:

Allgemeine Bieterinformation zu den einzureichenden Unterlagen:

Folgende Änderungen und Klarstellungen wurden in den Vergabeunterlagen (Dokument „Teilnahmeantrag“) vorgenommen und mit der Änderungsbekanntmachung am 02.09.2026 veröffentlicht:

Reduzierung der Eignungskriterien (Referenzen): Die Anzahl der zwingend geforderten Mindestreferenzprojekte (Punkt C) wird von sechs (6) auf drei (3) Projekte herabgesenkt. Davon muss weiterhin mindestens ein (1) Projekt einen inhaltlichen Bezug zu Geschlechtergerechtigkeit, Gleichstellung oder Antidiskriminierung aufweisen.
Klarstellung zu Referenzschreiben: Die Bewertung erfolgt rein objektiv für den Nachweis einer termingerechten, budgetkonformen und mangelfreien Abwicklung durch die Vorauftraggeber*innen. Subjektive Formulierungen werden nicht bewertet. Die überarbeiteten Unterlagen stehen ab sofort unter der Bezeichnung „Teilnahmeantrag_V2“ auf der Vergabeplattform zum Download bereit. Für die Bewerbung ist ausschließlich die Version V2 zu verwenden. Die ursprüngliche Abgabefrist bleibt unverändert bestehen

Frage	Antwort
1. 25.08.2026 Ist die zwingende Forderung einer Referenz aus dem Themenfeld Geschlechtergerechtigkeit, Gleichstellung oder Antidiskriminierung für den Nachweis der fachlichen Leistungsfähigkeit tatsächlich erforderlich und verhältnismäßig?	Der Einwand wird zurückgewiesen. Der Gegenstand des zu vergebenden Auftrags steht in einem direkten sachlichen Zusammenhang mit den Themenfeldern Geschlechtergerechtigkeit, Gleichstellung und Antidiskriminierung. Für die erfolgreiche Umsetzung der Leistung sind spezifische Vorerfahrungen in der zielgruppengerechten visuellen und inhaltlichen Kommunikation dieser sensiblen Themen erforderlich. Die Forderung ist daher auftragsbezogen, sachgerecht und verhältnismäßig. Zur Wahrung des Mittelstandsschutzes wird die Hürde jedoch durch eine Reduzierung der Gesamtanzahl der Referenzen spürbar abgesenkt. Es werden nun statt 6 (sechs) nur noch 3 (drei) Referenzprojekte für den Nachweis der Eignung gefordert.
2. 25.08.2026 Ist es sachgerecht und verhältnismäßig, zusätzlich zu sechs Mindestreferenzen nochmals bis zu drei weitere Referenzen mit insgesamt 60 Prozent der Auswahlpunkte zu bewerten?	Der Hinweis wird im Sinne einer verfahrensfreundlichen Anpassung aufgegriffen. Die Vergabestelle reduziert die Anzahl der zwingend geforderten Mindestreferenzprojekte (Punkt C) von sechs (6) auf drei (3) Projekte. Die Details hierzu entnehmen Sie bitte der Excel-Datei „Eignungskriterien“ sowie dem neuen Teilnahmeantrag.
3. 25.08.2026 Ist die zusätzliche Bewertung von Referenzschreiben mit weiteren 15 Prozent sachgerecht, obwohl diese naturgemäß subjektive Bewertungen früherer Auftraggeber darstellen?	Der Einwand wird zurückgewiesen. Die Bewertung dient der Feststellung der nachgewiesenen Ausführungsqualität. Es wird klargestellt, dass hierbei keine qualitativen oder subjektiven Formulierungen („Lobpreisungen“) der Vorauftraggeberinnen bewertet werden. Die Punktevergabe erfolgt rein objektiv für den Nachweis, dass das jeweilige Projekt (aus der Mindesteignung oder den Zusatzreferenzen) durch die Vorauftraggeberinnen als termingerecht, budgetkonform und mangelfrei abgewickelt bestätigt wurde.

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4. 25.08.2026 Ist gewährleistet, dass durch die Kombination dieser Kriterien kleinere und mittelständische, fachlich geeignete Agenturen nicht gegenüber Unternehmen mit einem größeren historischen Referenzportfolio unangemessen benachteiligt werden?

Der Schutz und die Förderung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Fachagenturen ist der Bundesstiftung ein zentrales Anliegen. Durch die vorgenommene Reduzierung der Mindestreferenzen auf drei (3) Projekte wird gewährleistet, dass auch kleinere Agenturen mit einem kompakteren Portfolio voll wettbewerbsfähig am Verfahren teilnehmen können.

5. 25.08.2026 Muss jede 5D-Zusatzreferenz auch „Social Media Betreuung“ erfüllen, obwohl das Feld fehlt? Beziehen sich die 5E-Referenzschreiben auf die 5D- Zusatzreferenzen oder tatsächlich auf 5A? Und sind für die 25 Personalpunkte zwei zusätzliche Personen erforderlich oder wie in Ihren Unterlagen nur eine?

Ein zusätzliches Referenzprojekt wird gewertet, wenn es den Allgemeinkriterien C2 entspricht und mindestens eine der spezifischen Fachanforderungen (aus C3 bis C5]) erfüllt. Bereits für die Mindesteignung gewertete Projekte sind ausgeschlossen. Es können auch Positive Referenzschreiben von den Referenzprojekten aus den Eignungskriterien eingereicht werden. Für dieses Kriterium können sowohl Referenzschreiben zu den Mindestreferenzprojekten, als auch zu den zusätzlich eingereichten Referenzprojekten (aus Auswahlkriterium 1) herangezogen und gewertet werden. Jedes eingereichte, positive Referenzschreiben wird einmalig gewertet Es handelt sich hierbei um ein redaktionelles Versehen. Der Text wurde dahingehend korrigiert, dass Punkte für den Nachweis von bis zu zwei (2) zusätzlichen Personen (Stellvertretende Projektleitung und zusätzliche Projektleitung) vergeben werden.

6. 28.08.2026 Müssen alle Zusatzprojekte die gesamten Anforderungen aus dem Bereich C auf einmal erfüllen? Also nicht älter als 5 Jahre, für ein oberste Bundesbehörde oder bundesweite tätige zivilgesellschaftliche Einrichtung erbracht worden sein, das Thema Geschlechtergerechtigkeit, Gleichstellung oder Antidiskriminierung behandelt haben und Erfahrungen im Bereich der Grafik und Layout sowie der Content-Erstellung für verschiedene Social-Media-Kanäle und Websites nachweisen?

Siehe Antwort zu Frage 5.

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7. 28.08.2026 Sie schreiben in dem Teilnahmeantrag unter Punkt 5, dass den Referenzen eine “halbe A4-Seite mit einer Darstellung des Referenzprojektes” hinzuzufügen ist Und direkt darunter auch: Dem Referenzprojekt ist eine bildliche Darstellung (eine A4 Seite) beizulegen. Was gilt?	Hier liegt ein redaktionelles Versehen vor. Ziel der Vergabestelle ist eine kompakte Übersicht. Es gilt eine maximale Darstellung von einer halben A4-Seite pro Referenzprojekt. Diese Darstellung soll eine kurze Beschreibung des Projekts (Inhalt/Umfang) sowie eine bildliche Darstellung des umgesetzten Designs (z. B. Screenshots, Auszüge aus dem Layout) beinhalten. Hinweis: Sollten Bewerber*innen bereits Darstellungen im Format einer vollen A4- Seite vorbereitet oder eingereicht haben, führt dies nicht zum Ausschluss. Es erfolgt in diesem Fall keine Negativbewertung
8. 03.09.2026 Bieterinformation lässt sich nicht öffnen.	In den Ausschreibungsunterlagen müsste die Bieterinformation abgerufen werden können. Sowie die aktuelle Auftragsbekanntmachung mit den angepassten Eignungskriterien.
9. 11.09.2026 Wo kann ein Referenzprojekt näher beschrieben werden? In den Vorlagen im TN-Antrag (Seite 21 ff) gibt es keine Zeile dafür. Kann neben der zusätzlichen Seite mit Bildmaterial noch eine Seite mit Projektbeschreibung beigelegt werden?	Ja, die Referenzprojekte sollen mit einer halben A4-Seite näher beschrieben werden. Dies ist als Hinweis in den Eignungskriterien und auch in den Teilnahmeanträgen gefordert. Siehe auch Frage 7.
10. 11.09.2026 An welcher Stelle im TN-Antrag kann das Unternehmen beschrieben werden? Kann eine Unternehmenspräsentation beigelegt werden.	Eine Unternehmenspräsentation ist in der ersten Teilnahmephase nicht notwendig.

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11. 14.09.2026 Im „Teilnahmeantrag Forumlar 6 Nachunternehmerinnenerklärung“, werden 6 unterschiedliche „Beilagen der Nachunternehmerin oder des Nachunternehmers“ aufgelistet Ist der Einsatz von Einzelunternehmerinnen (Soloselbständigen) als Nachunternehmerin im Rahmen der Leistungserbringung zulässig und welche Nachweise sind hierfür erforderlich? Welche der genannten Beilagen sind zur Abgabe des Teilnahmeantrags verpflichtend? Beilagen der Nachunternehmerin oder des Nachunternehmers insbesondere: 1. Nachweis der Befugnis des Nachunternehmens 2. Auszug aus dem Handelsregister 3. Strafregisterauszug 4. Nachweis, dass das Nachunternehmen mit den Sozialversicherungsbeiträgen nicht im Rückstand ist (Kontoauszug von Sozialversicherungsanstalten oder gleichwertige Angaben des Herkunftslandes) 5. Nachweis, dass das Nachunternehmen mit den Steuerzahlungen nicht im Rückstand ist (Lastschriftanzeige des Finanzamtes oder gleichwertige Angaben des Herkunftslandes) 6. Erklärung des Nachunternehmens, dass kein Ausschlussgrund vorliegt

Der Einsatz von Einzelunternehmerinnen als Nachunternehmerinnen ist zulässig. Soweit geforderte Nachweise aufgrund der Rechtsform oder der Struktur der Nachunternehmerinnen nicht existieren, sind gleichwertige Ersatznachweise vorzulegen. Für die geforderten Punkte gilt für selbständige Personen Folgendes: 1. Befugnis der Nachunternehmerinnen: - Nachweis durch die Gewerbeanmeldung (sofern gewerbepflichtig) oder einen Nachweis über die Freiberuflichkeit (z. B. Bestätigung des Finanzamtes über die Steuernummer/Zuteilung der freiberuflichen Tätigkeit). 2. Auszug aus dem Handelsregister: Da für Einzelunternehmer*innen keine Eintragungspflicht besteht, ist dieser Nachweis nicht erforderlich. Zum Beleg der Existenz genügt die unter Punkt 1 genannte Gewerbeanmeldung bzw. das Dokument zur Freiberuflichkeit. 3. Strafregisterauszug: Der Auszug ist zwingend für die selbständige Person als Privatperson vorzulegen (z. B. behördliches Führungszeugnis). Sollte dies vor der Teilnahmefrist nicht möglich sein, soll bitte eine Eigenerklärung eingereicht werden. 4. Sozialversicherungsbeiträge: Ist die selbständige Person nicht in der gesetzlichen Sozialversicherung pflichtversichert und hat keine Angestellten, ist eine Eigenerklärung einzureichen, dass keine Sozialversicherungspflicht besteht und keine Angestellten beschäftigt werden. 5. Steuerzahlungen: Vorlage einer aktuellen steuerlichen Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (nicht älter als ein Jahr). 6. Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Diese Erklärung ist auch von der selbständigen Person uneingeschränkt auszufüllen und zu unterzeichnen.

12. Information über Vergabeportal übermittel:

Die Teilnahmefrist wird bis zum 28.09.2026 verlängert. Damit verschiebt sich der Präsentationstermin auf den 06.11.2026. Die genauen Daten sind den neuen Verfahrensbedingungen zu entnehmen.

260915_Bieter_innenfragen.pdf

Beantwortung der Bieter*innenfragen: