Vergabeverfahren „AOK 33“ Gemeinsame Datenschutzerklärung der Auftraggeberinnen – Anlage 5 –
Datenschutzerklärung
Für die Allgemeinen Ortskrankenkassen (jeweils einzeln eine „AOK“, zusammen „die AOKs“) hat der Schutz personenbezogener Daten einen hohen Stellenwert.
Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Da- ten durch die im Folgenden genauer bezeichneten Allgemeinen Ortskrankenkassen und Ihre dies- bezüglichen Rechte informiert, wenn Sie bzw. das Unternehmen, dem Sie angehören (im Folgen- den auch „Ihr Unternehmen“ oder „Bieter“) im Zusammenhang mit dem
Vergabeverfahren
(Offenes Verfahren)
zum Abschluss von wirkstoffbezogenen Rabattverträgen
gemäß § 130a Abs. 8 SGB V
für den Zeitraum 1. Juni 2027 bis zum 31. Mai 2029
(„AOK 33“)
(das „Vergabeverfahren“) mit den AOKs in geschäftlichem Kontakt stehen. Dazu kann es auch kommen, wenn nicht Ihr Unternehmen, sondern lediglich ein Unternehmen, mit dem Ihr Unter- nehmen zusammenarbeitet, an dem Vergabeverfahren der AOKs teilnimmt. Diese Datenschutzer- klärung umfasst auch den Abschluss und die Durchführung der ausgeschriebenen Rabattverträge.
Ihre personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe der geltenden Datenschutzgesetze, ins- besondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DS-GVO“), des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“), der für die einzelnen Allgemeinen Ortskrankenkassen je- weils anwendbaren Landesdatenschutzgesetze und der anwendbaren Vorschriften des Fünften und Zehnten Buchs Sozialgesetzbuch („SGB V“ und „SGB X“) verarbeitet.
I. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
Die AOK Baden-Württemberg, Presselstr. 19, 70191 Stuttgart („AOK BW“) führt das Vergabeverfahren im eigenen Namen und federführend auch für die nachfolgend genann- ten Allgemeinen Ortskrankenkassen durch. Die AOK BW ist Verantwortliche i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO für die im Rahmen des Vergabeverfahrens von ihr verarbeiteten personen- bezogenen Daten. Jede der nachfolgend genannten Allgemeinen Ortskrankenkassen verar- beitet personenbezogene Daten als Verantwortliche, die sie im Zusammenhang mit der Be- werbung von Unternehmen auf ein Gebietslos erhält, an dem sie als Auftraggeberin betei- ligt ist:
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AOK Baden-Württemberg, Presselstr. 19, 70191 Stuttgart,
AOK Bayern – Die Gesundheitskasse, Carl-Wery-Str. 28, 81739 München,
AOK Bremen/Bremerhaven, Bürgermeister-Smidt-Straße 95, 28195 Bremen,
AOK – Die Gesundheitskasse in Hessen, Basler Straße 2, 61352 Bad Homburg,
AOK – Die Gesundheitskasse für Niedersachsen, Hildesheimer Straße 273, 30519 Han- nover,
AOK Nordost – Die Gesundheitskasse, Brandenburger Straße 72, 14467 Potsdam,
AOK NordWest – Die Gesundheitskasse, Kopenhagener Straße 1, 44269 Dortmund,
AOK PLUS – Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen, Sternplatz 7, 01067 Dresden,
AOK Rheinland/Hamburg – Die Gesundheitskasse, Wanheimer Straße 72, 40468 Düs- seldorf,
AOK Rheinland-Pfalz/Saarland – Die Gesundheitskasse, Virchowstr. 30, 67304 Eisen- berg, und
AOK Sachsen-Anhalt – Die Gesundheitskasse, Lüneburger Straße 4, 39106 Magdeburg.
Die AOKs verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten jeweils in eigener Verantwortung.
II. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
- Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden im Zusammenhang mit dem Verga- beverfahren verarbeitet:
1.1 Angaben zu Ansprechpartnern, Kontaktpersonen und sonstigen Personen, die für einen Bieter am Vergabeverfahren mitwirken oder von einem Bieter im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren mitgeteilt werden, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, Stellen- bezeichnung, Branchen- und Unternehmenszugehörigkeit, dienstliche Adresse, Telefon- nummer und E-Mail-Adresse, und
1.2 sonstige personenbezogenen Angaben in PZN-Meldungen und weiterer geschäftlicher Kommunikation im Rahmen der Vertragsdurchführung (inklusive E-Mails) mit Bietern und in von Bietern erstellten Arbeitsprodukten,
sonstige personenbezogene Angaben der die Bieter im Rahmen des Signaturverfahrens der Rabattverträge vertretenden Personen.
- Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen oder von Ihrem Un- ternehmen erhoben. In Einzelfällen besteht die Möglichkeit, dass die AOKs personenbezo- gene Daten über Sie im Rahmen der Abfrage des Wettbewerbsregisters gemäß § 6 WRegG vom Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn erhalten.
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III. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezo- genen Daten verarbeitet?
Die AOK BW und die jeweils verantwortlichen AOKs verarbeiten die unter II.1. genannten Daten, um das Vergabeverfahren durchzuführen und die ausgeschriebenen Rabattverträge durchzuführen.
Sofern erforderlich, verarbeitet die jeweilige AOK Ihre personenbezogenen Daten zudem, soweit dies erforderlich ist, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die AOK BW und die anderen AOKs ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. §§ 284 SGB V, 67b Abs. 1 S. 1 SGB X.
IV. Weitergabe von Daten
Die AOK BW wird bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens von der AOK-Bundesverband GbR, Rosenthaler Straße 31, 10178 Berlin, unterstützt. Damit der AOK-Bundesverband seine Unterstützungsleistungen erbringen kann, übermittelt die AOK BW die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten. Rechtsgrundlage für diese Daten- übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. §§ 284 SGB V, 67b Abs. 1 S. 1, 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X.
Für bestimmte technische Prozesse der Datenanalyse, -verarbeitung oder -speicherung be- dienen sich die AOKs der Unterstützung externer Dienstleister. Diese Dienstleister sind sorg- fältig ausgewählt und erfüllen hohe Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Sie sind zu strikter Verschwiegenheit verpflichtet und verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach den Weisungen der jeweiligen sie beauftragenden AOK. Die Rechtsgrundlage für die Ein- bindung dieser Dienstleister ist § 80 SGB X.
Die AOKs arbeiten mit Unternehmen und anderen Stellen zusammen, welche über eine besondere Expertise auf einzelnen Gebieten oder zu bestimmten Fachthemen verfügen (z.B. Steuerprüfer, Rechtsanwälte, Beratungsgesellschaften, Logistikdienstleister). Diese Stellen unterliegen entweder einer Berufsverschwiegenheitspflicht oder wurden von der je- weiligen AOK auf die Verschwiegenheit verpflichtet. Soweit eine Weitergabe personenbe- zogener Daten an diese Stellen im Hinblick auf die öffentlichen Aufgaben der jeweiligen AOK erforderlich sein sollte, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. §§ 284 SGB V, 67b Abs. 1 S. 1, 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X.
Außer in den in dieser Datenschutzerklärung erläuterten Fällen gibt eine AOK Ihre perso- nenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weiter, wenn sie dazu durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung verpflichtet ist.
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V. Speicherdauer
Die oben genannten Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn deren Kenntnis für die beschriebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist, soweit nicht gesetzliche Bestimmun- gen eine längere Speicherung vorschreiben (z. B. § 8 Abs. 4 VgV: Aufbewahrung von Verga- beunterlagen bis zum Ende der Vertragslaufzeit, mindestens 3 Jahre ab Zuschlag; § 35 SRVwV: Aufbewahrung von Unterlagen für das Rechnungswesen für mindestens 6 bzw. 10 Jahre) oder zu Beweissicherungszwecken im Rahmen von Verjährungsfristen erlau- ben.
VI. Ihre Rechte
Wenn Sie eine detaillierte Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender personenbezo- gener Daten wünschen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Verantwortlichen wenden. Wenn Sie feststellen, dass zu Ihrer Person gespeicherte Daten fehlerhaft oder un- vollständig sind, können Sie jederzeit die unverzügliche Berichtigung oder Vervollständigung dieser Daten verlangen. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen kann auch die Lö- schung oder Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt werden. Sie haben außerdem das Recht, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbe- hörde zu wenden.
VII. Kontaktinformationen
Bei allen Fragen rund um die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie bei der Aus- übung der Ihnen gegen die Verarbeitung zustehenden Rechte können Sie sich jederzeit an die jeweilige AOK wenden. Hierzu reicht ein Hinweis an die jeweiligen Datenschutzbeauf- tragten, erreichbar unter:
Datenschutzbeauftragter AOK Baden-Württemberg:
Presselstr. 19, 70191 Stuttgart Kontaktformular: www.aok.de/pk/rechtliches/kontakt-datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter AOK Bayern – Die Gesundheitskasse:
Carl-Wery-Straße 28, 81739 München E-Mail: datenschutz@by.aok.de
Datenschutzbeauftragter AOK Bremen/Bremerhaven:
Bürgermeister-Smidt-Str. 95, 28195 Bremen E-Mail: datenschutz@hb.aok.de
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Datenschutzbeauftragter AOK – Die Gesundheitskasse in Hessen:
Battonnstr. 40, 60311 Frankfurt E-Mail: datenschutz@he.aok.de
Datenschutzbeauftragter AOK – Die Gesundheitskasse für Niedersachsen:
Hildesheimer Str. 273, 30519 Hannover Kontaktformular: www.aok.de/pk/rechtliches/kontakt-datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter AOK Nordost – Die Gesundheitskasse:
14467 Potsdam E-Mail: Datenschutz-Service@nordost.aok.de
Datenschutzbeauftragter AOK NordWest – Die Gesundheitskasse:
Kopenhagener Str. 1, 44269 Dortmund Postadresse: 58079 Hagen Kontaktformular: www.aok.de/pk/rechtliches/kontakt-datenschutzbeauftragter/
Datenschutzbeauftragter AOK PLUS – Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thürin- gen:
01058 Dresden E-Mail: datenschutz@plus.aok.de
Datenschutzbeauftragter AOK Rheinland/Hamburg – Die Gesundheitskasse:
Wanheimer Str. 72, 40468 Düsseldorf Kontaktformular: www.aok.de/pk/rechtliches/kontakt-datenschutzbeauftragter/
Datenschutzbeauftragter AOK Rheinland-Pfalz/Saarland – Die Gesundheitskasse:
E-Mail: datenschutz@rps.aok.de
Datenschutzbeauftragter AOK Sachsen-Anhalt – Die Gesundheitskasse:
39084 Magdeburg E-Mail: Datenschutz@san.aok.de
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