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KOMM.ONE IM NAMEN UND AUF
RECHNUNG DER CIVILLENT GMBH
-
EUROPAWEITE VERGABE VON
POSTDIENSTLEISTUNGEN
IM
OFFENEN VERFAHREN
NACH VGV
VERTRAG
- LOS 1 -
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Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Vertrag: Los 1
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Vertrag über die Erbringung von Postdienstleistungen
zwischen
der civillent GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer William Schmitt, Carl-Zeiss-Str. 15, 72770 Reutlingen
- nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -
und
[…]
-
nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt -
-
Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam nachfolgend auch „Parteien“ genannt -
Präambel
Bei dem Auftragnehmer handelt es sich um ein für die Erbringung von Postdienstleistungen lizenziertes Unternehmen. Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer nach vorheriger Durchführung eines Vergabeverfahrens mit der Abholung, Frankierung, Beförderung und Zu- stellung von Briefen bis 1000 g im Zustellbereich 70-72. Dies vorangestellt schließen die Par- teien folgenden Vertrag über die Erbringung von Postdienstleistungen (nachfolgend „Ver- trag“ genannt):
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Vertrag: Los 1
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§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Gegenstand dieses Vertrags ist die Erbringung von Postdienstleistungen durch den Auf- tragnehmer. Postdienstleistungen in diesem Sinne sind die Abholung, Frankierung, Be- förderung und die Zustellung von Briefen bis 1000 g im Zustellbereich 70-72. Sämtliche Briefe bis 1000 g werden gemeinsam nachfolgend „Postsendungen“ genannt.
(2) Wesentliche Bestandteile dieses Vertrags sind – im Falle von Widersprüchen in der Rei- henfolge der nachfolgenden Aufzählung –
• die Bestimmungen dieses Vertrags,
• der Fragen-Antworten-Katalog mit Stand vom […] (Anlage […] zu diesem Vertrag),
• das Leistungsverzeichnis vom […] (Anlage […] zu diesem Vertrag),
• die Besonderen Vertragsbedingungen LTMG (Anlage […] zu diesem Vertrag),
• die weiteren Vergabeunterlagen (Anlage […]),
• das Angebot des Auftragnehmers vom […] (Anlage […]) einschließlich der angebo- tenen Konzepte („Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung“, „Kon- zept zum Reklamations- und Bearbeitungsmanagement“, „Nachhaltigkeitskonzept“) und der Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Da- tenschutzes.
Ergänzend gelten die Bestimmungen der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Aus- führung von Leistungen („VOL/B“) in der Fassung vom 5. August 2003 sowie die allge- meinen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die des Bürgerlichen Gesetzbuchs („BGB“).
(3) Entgegenstehende, zusätzliche oder von diesen Regelungen abweichende Bedingun- gen des Auftragnehmers werden nicht Bestandteil dieses Vertrags und zwar auch dann nicht, wenn der Auftragnehmer auf sie hinweist und der Auftraggeber nicht ausdrücklich widersprochen hat. Vorstehendes gilt entsprechend auch für die Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen 2017 („ADSp 2017“).
(4) Soweit der Auftragnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen Produkte oder Leistungen der Deutschen Post AG in Anspruch nimmt, sind die Bestimmungen dieses Vertrags unter Berücksichtigung der jeweils geltenden AGB BRIEF NATIONAL, AGB
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BRIEF INTERNATIONAL sowie der einschlägigen Produktbedingungen der Deutschen Post AG auszulegen.
Im Zweifel ist eine Bestimmung dieses Vertrags so auszulegen, dass sie nicht im Wider- spruch zu den für die jeweilige Leistung geltenden AGB BRIEF NATIONAL, AGB BRIEF INTERNATIONAL sowie den einschlägigen Produktbedingungen der Deutschen Post AG steht. Dieser Vertrag begründet insoweit keine Verpflichtungen des Auftragnehmers, die bei Inanspruchnahme entsprechender Leistungen der Deutschen Post AG durch den Auftragnehmer nicht vertragskonform erfüllt werden können.
(5) Rechte, die dem Auftraggeber nach den gesetzlichen Vorschriften oder nach den sons- tigen Vereinbarungen über diesen Vertrag hinaus zustehen, bleiben unberührt.
§ 2 Vertragsdurchführung
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ab dem 1. Januar 2027 alle Postsendungen des Auftraggebers an den vereinbarten Abholtagen am vereinbarten Abholort zu den verein- barten Abholzeiten abzuholen, zu frankieren, zu befördern und ordnungsgemäß zuzu- stellen.
(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er sowie von ihm beauftragte Nachunternehmer bei der Erbringung der nach diesem Vertrag geschuldeten Postdienstleistungen alle ein- schlägigen Gesetze, Rechtsverordnungen und Richtlinien einhalten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber Namen und Kontaktdaten sämtlicher Nachunterneh- mer schriftlich mitzuteilen.
(3) Der Auftragnehmer ist zur Erfüllung der seinem Angebot (Anlage […] zu diesem Ver- trag) beigefügten Konzepte („Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung“, „Konzept zum Reklamations- und Bearbeitungsmanagement“ sowie „Nachhaltigkeits- konzept“) verpflichtet.
(4) Der Auftragnehmer setzt zur Erbringung der Postdienstleistungen ausschließlich ausrei- chend qualifiziertes und zuverlässiges sowie ortskundiges Personal ein. Der Auftrag- nehmer ist verpflichtet, das zur Vertragsdurchführung eingesetzte Personal regelmäßig fortzubilden und hinsichtlich dieses Personals geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit zu ergreifen.
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§ 3 Abholorte, Abholzeit, Mindest- und Höchstmengen
(1) Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer die Postsendungen im Format C6 (Aus- nahme Großbrief) kuvertiert zur Abholung bereit. Eine Sortierung findet nicht statt. Ins- besondere nimmt der Auftraggeber – jenseits der Zurverfügungstellung sortiert nach Lo- sen – keine Sortierung nach Gewicht, PLZ-Bereich oder Ähnlichem vor.
(2) Die Adresse, unter der der Auftragnehmer die Postsendungen abholt, ist in Ziff. 1.3.4 der Leistungsbeschreibung aufgeführt (vorstehend und nachfolgend jeweils „Abholort“ genannt). Der Auftraggeber ist berechtigt, einen abweichenden Abholort festzulegen.
(3) Die Abholzeiten sind in Ziff. 1.3.3 der Leistungsbeschreibung aufgeführt. Der Auftragge- ber ist berechtigt, eine Abholzeit einmalig oder dauerhaft zu ändern und eine frühere oder spätere Abholung zu verlangen.
(4) Die tatsächliche Anzahl der Postsendungen sowie deren Zusammensetzung unterliegen Schwankungen, die mitunter auch größer sein können. Der Auftraggeber sagt dem Auf- tragnehmer daher kein bestimmtes Auftragsvolumen und keine bestimmte Zusammen- setzung der Postsendungen zu. Der Auftragnehmer hat demzufolge keinen Anspruch auf bestimmte Mindest- oder Höchstmengen oder eine bestimmte regionale Verteilung der Adressaten. Des Weiteren bleibt der Auftraggeber berechtigt, Postsendungen im Wege des digitalen Briefversands zu versenden. Der digitale Briefversand ist nicht von diesem Vertrag umfasst. Entscheidet sich der Auftraggeber zum digitalen Versand, ent- stehen auch insofern keine Ansprüche zu Gunsten des Auftragnehmers.
(5) Der Auftragnehmer wird nach kurzfristiger Voranmeldung auch größere Sendungsmen- gen (ggf. auch separat und ggf. samstags) abholen, frankieren, befördern und zustellen. Die Voranmeldung erfolgt in der Regel mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens drei Tagen. Der Auftragnehmer erstellt über diese Sonderabholungen ein separates Ein- lieferungsprotokoll.
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§ 4 Sendungsbeförderung, Frankierung, Einzusetzende Fahrzeuge
(1) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die zur Vor- und Nachbereitung der Beför- derung notwendigen Briefbehälter sowie die sonstigen Hilfsmittel, die zur Auftragsab- wicklung erforderlich sind, insbesondere Vordrucke und Etiketten, entsprechend des Be- darfs des Auftraggebers rechtzeitig und unentgeltlich zur Verfügung.
(2) Die Abholung und Beförderung der Postsendungen erfolgen in wetterfesten und stapel- baren Transportbehältern, die ebenfalls vom Auftragnehmer auf seine Kosten zu stellen sind. Einzelheiten regelt die Leistungsbeschreibung.
(3) Soweit der Auftragnehmer Konsolidierungsleistungen erbringt, erfolgen diese im eige- nen Namen und auf eigene Rechnung. Eine Verpflichtung des Auftragnehmers zur Kon- solidierung sämtlicher oder bestimmter Postsendungen besteht nicht.
(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nach der Übernahme der Postsendungen alle Post- sendungen freizumachen, soweit dies erforderlich ist. Bei der Frankierung ist, soweit für eine Postsendung mehrere vertraglich zulässige und zur Erfüllung der Leistungsanfor- derungen gleichermaßen geeignete Versandarten in Betracht kommen, die für den Auf- traggeber wirtschaftlich günstigste Versandart zu wählen. Die vom Auftragnehmer vor- zunehmende Wahl der zur Vertragserfüllung eingesetzten Zustellstrukturen, Zustellpart- ner oder internen Beförderungswege bleibt hiervon unberührt. Die Frankierung hat am Tag der Abholung zu erfolgen, sodass das Datum der Abholung und das Datum der Frankierung identisch sind.
(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, folgende Vorgaben beim Fahrzeugeinsatz einzuhal- ten: Entsprechend § 6 Abs. 1 SaubFahrzeugBeschG müssen mindestens 38,5 % der von ihm für die Leistungserbringung eingesetzten leichten Nutzfahrzeuge (Klassen M1, M2 oder N1 einschließlich Personenkraftwagen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a Unterbuchstaben i und ii sowie Buchstabe b Unterbuchstabe i der Verordnung (EU) 2018/858) saubere leichte Nutzfahrzeuge gemäß § 2 Nr. 4 SaubFahrzeugBeschG sein, deren Auspuffemissionen den in der Tabelle der Anlage 1 des SaubFahrzeugBeschG angegebenen Wert in CO g/km nicht übersteigen und deren Luftschadstoffemissionen im praktischen Fahrbetrieb unterhalb des in der Tabelle der Anlage 1 festgelegten Pro- ₂ zentsatzes der anwendbaren Emissionsgrenzwerte liegen. Dabei gelten jeweils die Werte für den zweiten Referenzzeitraum 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2030. Dar- über hinaus müssen – entsprechend § 6 Abs. 2 SaubFahrzeugBeschG – mindestens 15 % der von ihm für die Leistungserbringung ggf. eingesetzten schweren Nutzfahr- zeuge der Klassen N2 oder N3 saubere schwere Nutzfahrzeuge im Sinne des § 2 Nr. 5
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SaubFahrzeugBeschG sein. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, den Auf- traggeber im Hinblick auf dessen Dokumentationspflichten gemäß § 8 SaubFahrzeug- BeschG zu unterstützen und im erforderlichen Umfang mitzuwirken, insbesondere durch rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Informationen über die eingesetzten Fahr- zeuge. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die entsprechenden Informationen spätestens bis zum Ablauf des 20. Tages nach Vertragsschluss (Zuschlagserteilung) unaufgefordert mitzuteilen.
§ 5 Zustellung der Postsendungen, Rückgabe unzustellbarer Postsendungen
(1) Die Zustellung der Postsendungen erfolgt an den auf der Postsendung genannten Emp- fänger unter der auf der Postsendung genannten Anschrift durch Einlegen in eine für den Empfänger bestimmte Empfangsvorrichtung, beispielsweise einen Briefkasten. Dies beinhaltet insbesondere auch die Zustellung zu innenliegenden Hausbriefkästen und an Postfachadressen. Die Zustellung kann auch durch Aushändigung an den Emp- fänger oder an einen durch schriftliche Vollmacht des Empfängers ausgewiesenen Emp- fangsberechtigten („Empfangsbevollmächtigter“) erfolgen. Soweit eine ordnungsge- mäße Zustellung / Auslieferung an den Adressaten nicht möglich ist, sind die Postsen- dungen an einen Ersatzempfänger auszuhändigen, soweit sie nicht mit einem Zusatz „Persönlich“ oder ähnlichen Vermerken versehen sind. Ersatzempfänger sind Angehö- rige des Empfängers, andere in den Räumen des Empfängers anwesende Personen sowie Hausbewohner und Nachbarn des Empfängers,
• sofern den Umständen nach angenommen werden kann, dass sie zur Annahme der Sendung berechtigt sind,
• der Zusteller den Empfänger unverzüglich mittels physischer oder elektronischer Mitteilung (z. B. Benachrichtigungskarte, E-Mail) an die dafür von ihm vorgesehene
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Empfangsvorrichtung (Hausbriefkasten bzw. elektronisches Postfach) über die Sen- dungen und die Person des Ersatzempfängers (Name und Anschrift des Hausbe- wohners bzw. Nachbarn) informiert,
• es sich nicht um Sendungen mit der Zusatzleistung „Einschreiben“ oder „Rück- schein“ handelt,
• der Absender – soweit zulässig – keine entgegenstehende Vorausverfügung erteilt und der Empfänger nicht durch Mitteilung in Textform eine derartige Ablieferung un- tersagt hat.
(2) Die Zustellung erfolgt an Werktagen (einschließlich samstags), sofern nicht ein gesetz- licher Feiertag auf diesen Tag fällt. Der Auftragnehmer hat entsprechend § 18 Abs. 1 PostG im Jahresdurchschnitt mindestens 95 % der inländischen Postsendungen am dritten folgenden Werktag nach der Übernahme (E+3) und mindestens 99 % der inlän- dischen Postsendungen am vierten Werktag nach der Übernahme (E+4) ordnungsge- mäß zuzustellen. Mindestens 85 % der grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Postsendungen hat der Auftragnehmer im Jahresdurchschnitt am dritten Werktag nach der Übernahme (D+3) und mindestens 97 % der grenzüberschreitenden innergemein- schaftlichen Postsendungen am fünften Werktag nach der Übernahme (D+5) ordnungs- gemäß zuzustellen. Die Zustellung aller inländischen Postsendungen soll spätestens am fünften Werktag nach der Übernahme (E+5) erfolgt sein und die Zustellung aller innergemeinschaftlichen Postsendungen soll spätestens am sechsten Werktag nach der Übernahme (D+6) erfolgt sein. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vorgaben durch Testsendungen zu prüfen.
(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Postsendungen, deren Empfänger verzogen sind und die einen dem Auftragnehmer bekannten Nachsendeauftrag gestellt haben, an die neue Anschrift zuzustellen und den Auftraggeber über die Adressänderung unverzüglich schriftlich zu informieren, sofern der verzogene Empfänger in die Umzugsmitteilung und die Weitergabe der neuen Adressdaten eingewilligt hat. Der Auftragnehmer ist verpflich- tet, nicht zustellbare Postsendungen nach einem erfolglosen Zustellversuch bzw. nach erfolgloser Recherche einer neuen Adresse an den Absender kostenfrei zurückzugeben. Postsendungen sind unzustellbar, wenn bei der Zustellung keine empfangsberechtigte Person angetroffen wird und die Abholfrist fruchtlos verstrichen ist, die Annahme durch den Empfänger oder Empfangsbevollmächtigten verweigert wird oder der Empfänger nicht ermittelt werden kann. Als Annahmeverweigerung gilt auch das Verhindern der Ablieferung über eine vorhandene Empfangseinrichtung (z. B. Zukleben / Einwurfverbot am Hausbriefkasten), die Weigerung zur Zahlung des Nachentgelts oder der Nach- nahme oder die Weigerung zur Abgabe der Empfangsbestätigung. Die Gründe der Nichtzustellbarkeit (z.B. Empfänger unbekannt verzogen, Verweigerung der Annahme
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durch den Empfänger, falsche oder unvollständige Adresse, Fehlen einer Empfangsvor- richtung, Tod des Empfängers, Firma erloschen, Empfänger unbekannt, Straße unbe- kannt, nicht abgeholt, ohne nähere Angaben nicht zu ermitteln) sind auf einem Bearbei- tungsvermerk anzugeben. Die Rückgabe nicht zustellbarer Postsendungen muss schnellstmöglich nach Feststellung der Unzustellbarkeit erfolgen. Sofern dies für die Er- bringung der vorgenannten Leistungen erforderlich ist, schließt der Auftraggeber mit ei- nem vom Auftragnehmer in die Leistungserbringung einbezogenen Nachunternehmer einen Vertrag über die Erbringung der vorgenannten Leistungen; die aus diesem Vertrag entstehenden Kosten trägt der Auftragnehmer.
(4) Der Auftragnehmer kann die Leistung durch Eigenzustellung oder durch Einlieferung der Sendungen bei der Deutschen Post AG erbringen. Dies gilt auch für Auftragnehmer, die sämtliche Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG übergeben. Die Einliefe- rung hat frankiert und rechtzeitig zu erfolgen, so dass eine Zustellung in der Regel einen Werktag nach dem Tag der Abholung möglich ist.
(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, fehlgeleitete Postsendungen, die in den Besitz der Deutschen Post AG gelangt sind (sog. Fundbriefe), bei der Deutschen Post AG werk- täglich abzuholen und an den Absender unverzüglich zurückzuleiten.
(6) Der Auftragnehmer bearbeitet Nachforschungsaufträge (in telefonischer oder schriftli- cher Form) des Auftraggebers unverzüglich und gibt kostenlos Auskunft über das Er- gebnis der Nachforschung. Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber eine Kon- taktperson unter Angabe einer Telefon-, Faxnummer und E-Mail-Adresse, die für sämt- liche Angelegenheiten, insbesondere Nachforschungen, zuständig ist. Die Kontaktper- son muss Montag bis Freitag zu den üblichen Bürozeiten erreichbar sein. Sollte der Auf- tragnehmer ein EDV-gestütztes Auskunfts- und Nachforschungssystem anbieten kön- nen, sind dem Auftraggeber die Zugangsdaten hierzu zur Verfügung zu stellen. In die- sem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Wirksamkeit der systemtechnischen Einrichtungen zum Schutz des Datenbestandes vor Einsichtnahme durch unbefugte Dritte sicher zu stellen.
(7) Soweit der Auftragnehmer andere lizenzierte Dienstleister (Nachunternehmer) oder Er- füllungs- oder Verrichtungsgehilfen mit der Zustellung beauftragt, gilt dennoch, dass die Verpflichtungen aus Abs. 6 ausschließlich den Auftragnehmer treffen. Der Auftragneh- mer ist alleiniger Ansprechpartner des Auftraggebers.
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§ 6 Entgelt und Abrechnung, Preisanpassung
(1) Der Auftragnehmer erhält für die Erbringung der nach diesem Vertrag geschuldeten Postdienstleistungen ein Entgelt, welches sich nach seinem Angebot des Auftragneh- mers bemisst (Anlage […] zu diesem Vertrag), jeweils zuzüglich der gesetzlichen Um- satzsteuer. Mit diesem Entgelt sind alle Leistungen, wie sie in den Vergabeunterlagen, insbesondere diesem Vertrag, beschrieben sind, abgegolten.
(2) Legt der Auftraggeber eine oder mehrere neue Abholorte nach § 3 Abs. 2 dieses Ver- trags fest (mithin andere als die Standorte Karlsruhe und Ulm), so kann der Auftragneh- mer eine Entgeltanpassung entsprechend der hierdurch anfallenden zusätzlichen Kos- ten verlangen. Über die Höhe werden sich die Parteien verständigen.
(3) Die Abrechnung erfolgt monatlich bis zum 20. des Folgemonats für die im jeweiligen Vormonat erbrachten Leistungen. Zur besseren Übersicht erfolgt eine detaillierte Auflis- tung über das tägliche Sendungsaufkommen unter Aufschlüsselung nach den einzelnen Sendungsarten (nachfolgend „Nachweislisten“ genannt). Die Nachweislisten sind dem Auftraggeber zusammen mit der jeweiligen monatlichen Abrechnung im Excel-Format zu übergeben. Zusätzlich sind die Nachweislisten dem Auftraggeber bis spätestens zum 20. März für das gesamte Vorjahr als Excel-Datei zu überlassen. Alle Sendungsarten sind in den Nachweislisten separat auszuweisen. Steuerpflichtige und steuerfreie Pro- dukte und Leistungen werden ebenfalls separat ausgewiesen. Für Sonderübernahmen wird der Auftragnehmer eine separate Nachweisliste erstellen.
(4) Rechnungen sind in elektronischer Form an folgende Stelle zu übersenden:
civillent GmbH, Carl-Zeiss-Str. 15 72770 Reutlingen
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen („E-Rechnung“) im PDF/ZUGFeRD-Format an die E-Mail-Adresse des Auftraggebers „rechnungswe- sen@civillent.de“ auszustellen.
(5) Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Kalendertagen nach Leistungserbringung und Zu- gang einer ordnungsgemäßen Rechnung oder – falls angeboten – gemäß Skontover- einbarung.
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(6) Ändern sich nach Vertragsbeginn genehmigte oder regulierte Entgelte, Rabattbedingun- gen oder sonstige vergleichbare preisbildende Rahmenbedingungen eines vom Auftrag- nehmer zur Vertragserfüllung eingesetzten Postdienstleisters aufgrund einer gesetzli- chen, gerichtlichen oder regulierungsbehördlichen Entscheidung oder aufgrund einer von der zuständigen Regulierungsbehörde nicht beanstandeten Maßnahme des betref- fenden Postdienstleisters und hat dies unmittelbare Auswirkungen auf die Kosten der vertragsgegenständlichen Leistungserbringung, haben die Parteien Anspruch auf Preis- anpassungsverhandlungen. Voraussetzung ist, dass die geltend gemachte Mehr- oder Minderbelastung nachvollziehbar unter Bezugnahme auf die ursprüngliche Ange- botskalkulation nachgewiesen wird. Die Anpassung erfolgt ausschließlich in dem Um- fang, in dem die Änderung die vertragsgegenständlichen Leistungen tatsächlich betrifft. Diejenige Partei, die eine Preisanpassung verlangt, trägt die Darlegungs- und Nachweis- last für die Voraussetzungen und die Höhe der geltend gemachten Kostenänderung.
§ 7 Haftung des Auftragnehmers
(1) Die Haftung des Auftragnehmers richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen, so- fern sich aus nachstehendem Absatz nichts anderes ergibt.
(2) In Abänderung des gesetzlichen Haftungshöchstbetrags für den Verlust oder die Be- schädigung einer Postsendung (§ 431 Abs. 1 HGB) gilt nachstehender Haftungshöchst- betrag:
Die Haftung des Auftragnehmers für den Verlust oder die Beschädigung ei- ner Postsendung ist der Höhe nach auf 39 Sonderziehungsrechte (SZR) je angefangenes Kilogramm des Rohgewichts der betroffenen Sendungen be- grenzt.
§ 8 Vertragslaufzeit, Sonderkündigungsrecht
(1) Der Vertrag wird mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Auftragnehmer ist zur Leis- tungserbringung ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet. Der Vertrag hat eine Laufzeit bis zum 31. Dezember 2028. Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn der
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Auftraggeber den Vertrag nicht mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ende der Vertragslaufzeit kündigt (Verlängerungsoption). Spätestens nach einer Vertragslauf- zeit bis zum 31. Dezember 2030 endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Das Sonderkündigungsrecht nach nachfolgendem Absatz 2 bleibt unberührt.
(2) Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von sechs Mona- ten ab Kündigungserklärung zu kündigen, wenn die Laufzeitmessung gemäß § 11 Abs. 3 dieses Vertrags ergeben hat, dass die zeitlichen Vorgaben in § 5 Abs. 2 dieses Vertrags nicht eingehalten werden. Der Auftraggeber kann von diesem Sonderkündi- gungsrecht nur innerhalb von zwei Monaten nach Zugang des Ergebnisses der Laufzeit- messung Gebrauch machen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber sämtliche Schäden zu ersetzen, die dem Auftraggeber infolge der zu der Sonderkündi- gung berechtigenden Pflichtverletzung entstehen, es sei denn, der Auftragnehmer hat die jeweilige Pflichtverletzung nicht zu vertreten. Weitergehende Ansprüche des Auf- traggebers bleiben unberührt.
(3) Das Recht jeder Partei, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündi- gungsfrist zu kündigen, bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur Kündigung liegt für den Auftraggeber insbesondere vor, wenn
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der Auftragnehmer seine Lizenz zur Erbringung der Postdienstleistungen ganz oder teilweise verliert, worüber der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu informieren hat;
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der Auftragnehmer einer wesentlichen Pflicht auch nach erfolglosem Ablauf einer ihm zur Abhilfe bestimmten angemessenen Frist oder trotz Abmahnung nicht ord- nungsgemäß nachkommt;
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der begründete Antrag auf Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren Verfah- rens über das Vermögen des Auftragnehmers mangels Masse abgelehnt wird;
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der Auftragnehmer gegen die Vorgaben des § 10 (Postgeheimnis und Daten- schutz) dieses Vertrages verstößt.
(4) Die Kündigung dieses Vertrags bedarf der Schriftform.
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(5) Die Pflicht des Auftragnehmers, diese Postdienstleistungen bis zum Zeitpunkt der Ver- tragsbeendigung ordnungsgemäß zu erbringen, bleibt von einer Kündigung unberührt.
(6) Reicht der Regelungsgehalt einzelner Regelungen dieses Vertrags über die Vertrags- laufzeit hinaus, bleiben diese Regelungen insoweit auch nach dem Ende der Vertrags- laufzeit wirksam. Dies gilt insbesondere für die Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes.
§ 9 Geheimhaltung
(1) Die Parteien verpflichten sich, sämtliche ihnen zugänglich werdenden Geschäftsge- heimnisse unbefristet geheim zu halten und sie, soweit nicht für die Geschäftsbeziehung geboten, weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben, zu nutzen oder zu verwerten. Der Geheimhaltungspflicht unterliegen auch Gegenstände, die Geschäftsgeheimnisse ver- körpern. Geschäftsgeheimnisse sind alle Informationen, die als vertraulich oder geheim bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäftsgeheimnis erkennbar sind, insbesondere sämtliche personenbezogene Daten entsprechend der DSGVO.
(2) Die Geheimhaltungspflicht entfällt, soweit die Informationen der empfangenden Partei nachweislich bereits vor Aufnahme der Vertragsbeziehung bekannt oder vor der Auf- nahme der Vertragsbeziehung allgemein bekannt oder allgemein zugänglich waren oder ohne Verschulden der empfangenden Partei allgemein bekannt oder zugänglich wer- den. Die Beweislast trägt die empfangende Partei.
(3) Die Parteien werden durch geeignete vertragliche Abreden mit den für sie tätigen Ar- beitnehmern und Beauftragten, insbesondere ihren freien Mitarbeitern und den für sie tätigen Werkunternehmern sowie Dienstleistern, sicherstellen, dass auch diese unbe- fristet zu entsprechender Geheimhaltung verpflichtet werden.
§ 10 Postgeheimnis und Datenschutz
(1) Die Postsendungen unterliegen dem Postgeheimnis und dem Datenschutz. Der Auftrag- nehmer verpflichtet sich insbesondere zur Wahrung des Postgeheimnisses nach § 64 Postgesetz, zur Wahrung des Datenschutzes nach § 67 Postgesetz sowie zur
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Wahrung aller auf Grundlage des Postgesetzes zum Schutz des Postgeheimnisses und zum Datenschutz erlassenen Rechtsverordnungen. Insbesondere ist der Auftragnehmer verpflichtet, firmen- und personenbezogene Daten aus den auf Postsendungen ange- brachten Adressen ausschließlich zum Zweck der Zustellung zu benutzen. Der Auftrag- nehmer verpflichtet sich, nur solche Mitarbeiter mit der Durchführung des Vertrags zu betrauen, die eine Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes abgegeben haben. Der Auftragnehmer wird für die Einholung der Ver- pflichtungserklärung die in seinem Angebot (Anlage […]) beigefügte Erklärung (Teil E) verwenden. Der Auftragnehmer hat seine Mitarbeiter zur Wahrung des Postgeheimnis- ses sowie zur Einhaltung des Datenschutzes auch für die Zeit nach einer etwaigen Be- endigung des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses schriftlich zu verpflichten und dies dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich nachzuweisen.
(2) Werden beim Auftragnehmer im Zuge der Aufgabenerfüllung Dateien mit personenbe- zogenen oder -beziehbaren Daten geführt, so ist eine Weitergabe dieser Daten an Dritte untersagt.
(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, evtl. Nachunternehmer ebenfalls zur Beachtung des Postgeheimnisses sowie des Datenschutzes sowie zur entsprechenden Verpflich- tung ihrer Mitarbeiter zu verpflichten.
(4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von Schadensersatzansprüchen Dritter, insbesondere wegen der Verletzung von Datenschutzvorschriften freizustellen, es sei denn, er hat die Pflichtverletzung nicht zu vertreten. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers bleiben unberührt.
§ 11 Reklamationsservice, Messung der Postsendungslaufzeit
(1) Die Verfügbarkeit einer zentralen Servicenummer für Reklamationen ist vom Auftrag- nehmer von Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 17.00 Uhr zu gewährleisten, vgl. Ziff. 2.3 der Leistungsbeschreibung..
(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber zweimal jährlich zum 1. Februar und zum 1. August eine Auswertung der innerhalb des zurückliegenden Kalenderhalb- jahres erfolgten Reklamationen zu übersenden. Die Aufstellung muss mindestens Infor- mationen zu folgenden Aspekten enthalten:
- Adressat, Vorgangsnummer sowie Grund der Reklamation je Vorgang;
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soweit einschlägig Begründung zur Nichtzustellung von Postsendungen sowie zur Recherche hierzu;
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Anzahl der Reklamationen insgesamt.
Die Informationen sind dem Auftraggeber digital in allgemein verbreitetem Format (z.B. Excel, PDF) zur Verfügung zu stellen.
(3) Der Auftragnehmer führt einmal im Jahr eine Laufzeitmessung in allen deutschen Post- leitzahlbereichen (70-72) mit jeweils insgesamt mindestens 25 Briefen durch, sofern der Auftragnehmer in seinem Angebot keine höhere Anzahl an jährlichen Laufzeitmessun- gen bzw. Briefen je Postleitzahlenbereich zugesichert hat. Die Messung erfolgt nach den Vorgaben von Ziff. 1.2 der Leistungsbeschreibung. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Methodik der Messung zu überprüfen. Der Auftragnehmer übermittelt dem Auftraggeber die Daten der Laufzeitmessung bis zum 15. Juli eines Jahres für die Laufzeitmessung des jeweiligen Vorjahres, kostenlos als Excel-Datei.
§ 12 Vertragsstrafen
(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Zahlung einer Vertragsstrafe an den Auftragge- ber
a. in Höhe von 100,00 EUR je monatlicher Abrechnung, die nicht den Vorgaben ge- mäß § 6 Abs. 3 dieses Vertrags entspricht, insbesondere tatsächlich nicht durch- geführte Postsendungen enthält,
b. in Höhe von 50,00 EUR für jede falsch zugestellte Postsendung, wenn innerhalb eines Kalendermonats mehr als fünf korrekt adressierte Postsendungen falsch zu- gestellt werden; die Strafe wird in diesem Fall für jede Falschzustellung fällig,
c. in Höhe von 50,00 EUR für jede zustellbare, aber nicht zugestellte (bspw. wegen unzureichender Frankierung) sowie für jede nicht abgeholte Postsendung, pro Tag jedoch nicht mehr als insgesamt 1.000,00 EUR.
d. in Höhe von EUR 100,00 für jede Nichteinhaltung der in § 3 Abs. 3 bezeichneten Abholzeiten, wenn die Zeiten innerhalb eines Kalendermonats mehr als zweimal nicht eingehalten werden; die Strafe wird in diesem Fall für jede Nichteinhaltung ab der dritten Nichteinhaltung (einschließlich) fällig; es werden Abweichungen von
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bis zu 15 Minuten gegenüber den genannten Abholzeiten toleriert, so dass die Vertragsstrafe ab einer Abweichung von jeweils 16 Minuten verwirkt wird.
Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, eine angemessene, vom Auftraggeber nach billi- gem Ermessen festzusetzende Geldsumme als Vertragsstrafe zu zahlen, deren Höhe im Streitfall vom zuständigen Gericht auf ihre Angemessenheit überprüft werden kann, wenn der Auftragnehmer gegen eine wesentliche Pflicht aus seinen angebotenen Kon- zepten verstößt und auch nach Setzung einer angemessenen Frist durch den Auftrag- geber keine Abhilfe geschaffen hat. Dies gilt nicht, wenn der Auftragnehmer die Pflicht- verletzung nicht zu vertreten hat.
(3) Nimmt der Auftraggeber die betreffende Leistung an, so muss sich der Auftraggeber die Vertragsstrafen nach Abs. 1 und Abs. 2 spätestens bei der Bezahlung des jeweiligen monatlichen Entgelts vorbehalten. Verwirkt der Auftragnehmer in einem Kalendermonat mehrere Vertragsstrafen nach Abs. 1 und Abs. 2, ist die Summe der insgesamt je Ka- lendermonat zu zahlenden Vertragsstrafe auf 5 % des jeweiligen monatlichen Netto- Auftragswertes begrenzt. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers bleiben unter Anrechnung der Vertragsstrafe auf etwaige Schadensersatzansprüche unberührt.
§ 13 Betriebshaftpflichtversicherung
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer für die vertragsgegenständlichen Leistungen angemessenen Deckungssumme von mindes- tens € 2 Mio. pro Personenschaden für jede einzelne Person, mindestens € 250.000,00 für Sachschäden und mindestens € 250.000,00 für Vermögensschäden, jeweils pro Schadensfall abzuschließen und für die Dauer dieses Vertrags aufrecht zu halten. Der Auftragnehmer tritt schon jetzt die Forderungen aus der Betriebshaftpflichtversicherung mit sämtlichen Nebenrechten an den Auftraggeber ab. Der Auftraggeber nimmt diese Abtretung schon jetzt an. Sofern nach dem Versicherungsvertrag eine Abtretung nicht zulässig sein sollte, weist der Auftragnehmer hiermit den Versicherer an, etwaige Zah- lungen nur an den Auftraggeber zu leisten. Weitergehende Ansprüche des Auftragge- bers bleiben hiervon unberührt. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber auf Verlangen den Abschluss und den Bestand der Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Der Auftragnehmer unterlässt jede Handlung und jedes Unterlassen, das den Versiche- rungsschutz gefährden könnte.
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(2) Kommt der Auftragnehmer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht ordnungsgemäß nach, ist der Auftraggeber berechtigt, nicht aber verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung auf Kosten des Auftragnehmers abzuschließen.
§ 14 Schlussbestimmungen
(1) Der Auftragnehmer ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag zu übertragen oder Teile der Leis- tung durch Dritte ausführen zu lassen.
(2) Zahlungen erfolgen nur an den Auftragnehmer. Gegenansprüche des Auftragnehmers berechtigen ihn nur dann zur Aufrechnung, wenn sie rechtskräftig festgestellt oder un- streitig sind. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Auftragnehmer nur geltend machen, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
(3) Nachunternehmer des Auftragnehmers gelten als Erfüllungsgehilfen. Sie sind dem Auf- traggeber nach Aufforderung unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
(4) Der Vertrag enthält alle getroffenen Vereinbarungen. Weitere schriftliche oder mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Eine Änderung oder Ergänzung dieses Vertrags bedarf der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.
(5) Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Vertragssprache ist deutsch.
(6) Ausschließlicher Gerichtsstand ist Reutlingen. Der Auftraggeber ist auch zur Klageerhe- bung am Sitz des Auftragnehmers sowie an jedem anderen zulässigen Gerichtsstand berechtigt.
(7) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurch- führbar sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksa- men oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame oder durchführbare Bestimmung als vereinbart, die dem Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt. Im Falle einer Lücke gilt diejenige Bestimmung als
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vereinbart, die dem entspricht, was nach dem Zweck dieses Vertrags vereinbart worden wäre, sofern die Parteien die Angelegenheit von vorn herein bedacht hätten.
Ort, Datum Ort, Datum
Auftraggeber Auftragnehmer