[Seite 1]
KOMM.ONE IM NAMEN UND AUF
RECHNUNG DER CIVILLENT GMBH
-
EUROPAWEITE VERGABE VON
POSTDIENSTLEISTUNGEN
IM
OFFENEN VERFAHREN
NACH VGV
VERFAHRENSLEITFADEN
[Seite 2]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 2 von 21
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkungen ..................................................................................................... 4 2 Vergabestelle / Terminologie .................................................................................. 4 3 Anzubietende Leistungen ....................................................................................... 5 3.1 Gegenstand der Leistung........................................................................................ 5 3.2 Vertragszeitraum und Verlängerungsoptionen ..................................................... 5 4 Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf ........................................... 5 4.1 Vergabeverfahren .................................................................................................... 5 4.2 Hauptangebot, Nebenangebot ................................................................................ 5 4.3 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte ... 6 4.4 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer ......................................................... 6 4.4.1 Bietergemeinschaften ............................................................................................. 6 4.4.2 Unterauftragnehmer ................................................................................................ 7 5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots .................... 7 5.1 Form des Angebots ................................................................................................. 7 5.2 Einreichung des Angebots ..................................................................................... 8 5.3 Angebotsfrist ........................................................................................................... 8 5.4 Berichtigungen oder Änderungen des Angebots ................................................. 9 5.5 Nachforderung ......................................................................................................... 9 5.6 Kosten der Angebotserstellung.............................................................................. 9 6. Wertung der Angebote ............................................................................................ 9 6.1 Eignung des Bieters ................................................................................................ 9 6.2 Zuschlagskriterien ................................................................................................. 10 7 Zuschlags- und Bindefrist..................................................................................... 19 8 Tariftreue und Mindestlohn ................................................................................... 19 9 Mitteilungen und Bekanntmachungen ................................................................. 20 9.1 Mitteilungen über nicht berücksichtigte Angebote, § 134 GWB ......................... 20 9.2 Bekanntmachung der Auftragsvergabe ............................................................... 20
[Seite 3]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 3 von 21
10 Ausschluss vom Verfahren ................................................................................... 20 11 Vergabekammer ..................................................................................................... 21 12 Anlagen .................................................................................................................. 21
[Seite 4]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 4 von 21
1 Vorbemerkungen
Bitte lesen Sie den Leitfaden zur Erstellung des Angebotes sowie die Anlagen sorgfältig durch. Darüber hinaus werden Sie gebeten, unmittelbar die Vollständigkeit der Unterla- gen zu überprüfen.
Das Verfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU zur europaweiten Bekanntmachung übersandt. Die Vergabebekanntmachung ist auf der Homepage http://ted.europa.eu abrufbar.
Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistung bestimmen sich nach diesem Leitfaden sowie dessen Anhängen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) und den Vertragsentwürfen (Anlage 3a bis 3d).
Zur Abgabe eines Angebots ist zwingend das als Anlage 1 beiliegende Angebotsformu- lar auszufüllen.
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Verfahrenssprache ist aus- schließlich deutsch.
Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung ver- wendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers gebunden.
2 Vergabestelle / Terminologie
Vergabestelle ist die Komm.One AöR.
Auftraggeber ist die civillent GmbH. Die Komm.ONE ist alleinige Gesellschafterin der Betriebsgesellschaft civillent GmbH mit Hauptsitz in der Carl-Zeiss-Str. 15 in 72770 Reutlingen.
Die Komm.One AöR wird in den Vergabeunterlagen als „Vergabestelle“ bezeichnet. Die civillent GmbH wird als „Auftraggeber“ (AG) bezeichnet.
Die Bieter werden gleichbedeutend auch als „Unternehmer“ oder „Auftragnehmer“ be- zeichnet. Auftraggeber und Auftragnehmer werden gemeinsam auch als „Parteien“ und „Vertragspartner“ bezeichnet.
[Seite 5]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 5 von 21
Die Vergabestelle wird in diesem Verfahren beraten und unterstützt von:
Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB Stresemannstraße 79 70191 Stuttgart
3 Anzubietende Leistungen
3.1 Gegenstand der Leistung
Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung sind die Abholung, Frankierung, Beförde- rung und Zustellung von Briefsendungen.
Die vergabegegenständlichen Leistungen werden in vier Losen vergeben. Den Bietern steht es frei, für welche Lose er Angebot abgibt. Eine Angebots- oder Zuschlagslimitie- rung besteht nicht.
Die Losaufteilung sowie Einzelheiten zu den zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 2) sowie den Vertragsentwürfen (Anlage 3a bis 3d).
3.2 Vertragszeitraum und Verlängerungsoptionen
Die ausgeschriebenen Leistungen sind im Zeitraum vom 1. Januar 2027 bis 31. Dezem- ber 2028 (Grundlaufzeit) zu erbringen. Der Vertrag verlängert sich zwei Mal jeweils um ein Jahr, wenn der AG den Vertrag nicht vorher kündigt. Der Vertrag endet spätestens am 31. Dezember 2030.
4 Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf
4.1 Vergabeverfahren
Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden, in den Vergabeunterla- gen beschriebenen Leistung erfolgt die Ausschreibung europaweit in einem Offenen Verfahren unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben, insbesondere des GWB sowie der VgV.
4.2 Hauptangebot, Nebenangebot
Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist unzulässig.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
[Seite 6]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 6 von 21
4.3 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbeson- dere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen.
Der Bieter hat den Auftraggeber auf evtl. Widersprüche in den Vergabeunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung unverzüglich aufmerksam zu machen.
Die Bieter haben die Möglichkeit, das Vergabeverfahren und den Leistungsgegenstand betreffende Fragen zu stellen.
Die Fragen sind über die Online-Vergabeplattform dtvp.de im entsprechenden Projekt- raum bis spätestens
- Oktober 2026
einzureichen.
Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und soweit möglich in regelmäßigen Abständen beantwortet.
Bitte beachten Sie:
Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bieterfragen sowie aktualisierte oder weitere Un- terlagen, welche sämtliche Interessenten und Bewerber im Verfahren betreffen, werden auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
Bieter müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Ab- gabe ihres Angebots prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Angebots zu beachten sind.
Verbindlicher Bestandteil der Unterlagen für die Angebotsphase werden die unter vor- stehendem Link veröffentlichten Antworten und Informationen. Mündliche Auskünfte und Erklärungen haben keine Gültigkeit.
4.4 Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer
4.4.1 Bietergemeinschaften
Geben mehrere Unternehmen ein gemeinschaftliches Angebot ab, so hat die Bieterge- meinschaft eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser
[Seite 7]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 7 von 21
Erklärung muss die Aufgabenteilung der Bietergemeinschaft für den Auftragsfall organi- satorisch dargestellt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter zu be- nennen. Weiterhin ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Zu- dem ist eine Erklärung abzugeben, aus der hervorgeht, worin die Motivation zur Bildung einer Bietergemeinschaft liegt.
4.4.2 Unterauftragnehmer
Die Bieter sind bei Angebotsabgabe verpflichtet, die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie, falls bereits be- kannt, die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Vor Zuschlagserteilung kann die Vergabestelle von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen, nachzuweisen, dass ihnen die erfor- derlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen und Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB abzugeben. Ein Unterauftragnehmer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt, muss der Bieter auf Verlangen der Vergabestelle ersetzen. Die Vergabestelle behält sich vor, die Ersetzung eines Unterauftragnehmers zu verlangen, bei welchem ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt. Nimmt der Bieter eine solche Ersetzung nicht oder nicht innerhalb der vorgegebenen Frist vor, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Bieters.
Sofern Bieter beabsichtigen, bei der Leistungserbringung teilweise auf Leistungen der Deutschen Post AG zurückzugreifen, sind für diese keine entsprechenden Erklärungen vorzulegen.
5 Form und Inhalt des Angebots, Fragen, Zusendung des Angebots
5.1 Form des Angebots
Zur Abgabe des Angebots hat der Bieter das vollständig ausgefüllte Angebotsformular (Anlage 1), das ausgefüllte Preisblatt (Anlage 4) sowie die weitergehend in den Verga- beunterlagen geforderten Anhänge mithilfe elektronischer Mittel über das Online-Verga- beportal einzureichen.
Der Bieter hat im Angebotsformular sein Angebot durch Ausfüllen der gekennzeichneten Felder und Kästchen abzugeben. Es ist insbesondere auch anzukreuzen, für welches/ welche Lose ein Angebot abgegeben wird. Änderungen des Bieters an seinen Eintra- gungen müssen zweifelsfrei sein.
[Seite 8]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 8 von 21
5.2 Einreichung des Angebots
Die Angebotsübermittlung hat mithilfe elektronischer Mittel über das Online-Vergabe- portal DTVP zu erfolgen. Diese erfolgt im Projektraum über den Menüpunkt „Angebote“. Dort wird das kostenlose „Bietertool“ bereitgestellt, welches eine separate Installation erfordert.
Voraussetzung für die Nutzung des Bietertools ist eine entsprechende Java-Laufzeitum- gebung (JRE), welche kostenfrei unter http://www.java.com/ bezogen werden kann, so- fern diese nicht bereits auf dem Rechner installiert ist. Je nach Betriebsumgebung sind für die Installation der Laufzeitumgebung bzw. des Bietertools u.U. administrative Rechte erforderlich.
Die Dateien sollen im Dateiformat „pdf“ eingereicht werden.
Hinweis zur Größe des Angebots:
Die Gesamtgröße des Angebots darf aus technischen Gründen 500 MB insgesamt (Summe aller Dateien, die gleichzeitig hochgeladen werden) grundsätzlich nicht über- schreiten. Der Bieter kann und muss daher, wenn sein Gesamtangebot eine Größe von 500 MB überschreitet, mehrere (Teil-)Angebote hochladen, deren Größe jeweils unter 500 MB liegen muss. Die Gesamtgröße aller Teilangebote kann somit über 500 MB lie- gen.
Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der Angebotsfrist die Übermittlung des Ange- bots zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang fin- den Sie unter www.dtvp.de weitergehende Informationen. Die Vergabestelle kann zu technischen Fragen im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe grundsätzlich keine Auskünfte erteilen.
Anderweitig auf elektronischem Wege übermittelte Angebote, wie z.B. per Telefax oder E-Mail, sind nicht zugelassen.
5.3 Angebotsfrist
Das vollständige Angebot ist gemäß den Vorgaben dieses Leitfadens bis zum
Donnerstag, 15. Oktober 2026, 12.00 Uhr
einzureichen.
Bis zum Ablauf dieser Frist können Angebote schriftlich geändert, berichtigt oder zurück- gezogen werden.
[Seite 9]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 9 von 21
5.4 Berichtigungen oder Änderungen des Angebots
Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen des Angebots sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist bzw. der von der Vergabestelle im Verhandlungsverfahren jeweils ge- setzten Fristen möglich. Berichtigungen oder Änderungen müssen zweifelsfrei zuorden- bar sein. Berichtigungen oder Änderungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, wer- den nicht gewertet. Die Wertung des Angebots erfolgt dann ohne die Berichtigungen oder Änderungen. Berichtigungen oder Änderungen sind ebenfalls ausschließlich über das unter Ziffer 5.2 genannte Portal vorzunehmen.
5.5 Nachforderung
Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter im Rahmen des vergaberechtlich Zulässi- gen aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht.
5.6 Kosten der Angebotserstellung
Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.
- Wertung der Angebote
6.1 Eignung des Bieters
Mit Angebotsabgabe ist die Eignung gemäß den Vorgaben zu Eignungskriterien in der EU-weiten Vergabebekanntmachung nachzuweisen. Die vorzulegenden Erklärungen und Nachweise ergeben sich aus den Vorgaben des Angebotsformulars.
Die Eignung ist, soweit nicht anders vorgegeben, für jeden Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen.
Ein Bieter kann sich - auch außerhalb einer Bietergemeinschaft - zur Erfüllung der An- forderungen an sein Unternehmen anderer Unternehmen bedienen ("Eignungsleihe", vgl. § 47 VgV). Dabei kommt es nicht auf den rechtlichen Charakter der Verbindung an (z.B. konzernverbundenen Unternehmen). Das Unternehmen, dessen Fähigkeiten sich der Bieter bedient, ist mit Angebotsabgabe anzugeben. Zudem ist durch entsprechende Verpflichtungserklärung nachzuweisen, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel des
[Seite 10]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 10 von 21
betreffenden Unternehmens im Fall der Auftragserteilung auch tatsächlich zur Verfü- gung stehen.
Der Bieter darf sich nur Dritter bedienen, bei welchen kein Ausschlussgrund im Sinne des § 123 GWB vorliegt. Ein Unternehmen, das das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt, muss der Bieter auf Verlangen der Vergabestelle ersetzen. Die Vergabestelle behält sich vor, die Ersetzung eines Unternehmens zu verlangen, bei welchem ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB vorliegt. Nimmt der Bieter eine solche Ersetzung nicht oder nicht in- nerhalb der vorgegebenen Frist vor, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Bieters.
Legt der Bieter zum vorläufigen Nachweis seiner Eignung eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) gemäß § 50 VgV vor, fordert die Vergabestelle den Bieter, an den sie den Auftrag vergeben will, vor Zuschlagserteilung auf, die geforderten Unterlagen beizubringen.
6.2 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag erfolgt auf das unter Berücksichtigung der nachfolgend geschilderten Zu- schlagskriterien wirtschaftlichste Angebot je Los. Die Bewertung der Angebote erfolgt je Los anhand folgender Kriterien:
| Kriterium | Maximalpunktzahl | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Preis | 400 | ||||
| 2. Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung | 300 | ||||
| 3. Konzept zum Reklamations- und Beseitigungs- management | 200 | ||||
| 4. Nachhaltigkeit - CO2-neutraler Versand / Fuhr- parkstruktur | 100 | ||||
| Summe | 1000 Pkt. |
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf eine qualitativ hochwertige und flächende- ckend zuverlässige Leistungserbringung.
[Seite 11]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 11 von 21
Daher hat der Bieter mit seinem Angebot folgende Konzepte vorzulegen:
− Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung,
− Konzept zum Konzept zum Reklamations- und Beseitigungsmanagement,
− Nachhaltigkeitskonzept,
Bitte beachten Sie:
Die angebotenen Konzepte müssen sich konkret auf die ausgeschriebenen Leistungen beziehen.
Die Darstellung der Konzepte für jedes Los sollte folgenden Umfang nicht überschreiten, um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten:
− Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung: zehn DIN-A4-Seiten (12pt Schrift, 1,5 Zeilen, Schriftart „arial“)
− Konzept zum Reklamations- und Beseitigungsmanagement: sechs DIN-A4-Sei- ten (12pt Schrift, 1,5 Zeilen, Schriftart „arial“)
− Nachhaltigkeitskonzept: drei DIN-A4-Seiten (12pt Schrift, 1,5 Zeilen, Schriftart „arial“)
Die Gliederung der Konzepte soll sich an den aufgeführten Aspekten, den maßgeblichen Überschriften und dem maßgeblichen Aufbau (siehe Kap. 6.2.2 – 6.2.4) orientieren.
Die vom Bieter angebotenen Konzepte werden mit Zuschlagserteilung Gegenstand der vertraglich geschuldeten Leistung. Die Einhaltung durch den Auftragnehmer wird seitens des Auftraggebers überprüft.
Hinsichtlich der vom Bieter vorgesehenen Konzepte werden aussagekräftige Ausfüh- rungen zur gegenständlichen Leistung erwartet. Nicht auf den konkreten Auftrag bezo- gene Angaben, allgemeine Informationen zur Tätigkeit des Unternehmens oder das Bei- fügen von Unternehmensbroschüren etc. sind nicht ausreichend.
Die Vorlage objektiver Nachweise ist nicht zwingend erforderlich. Bloße Absichtserklä- rungen oder allgemein gehaltene Darstellungen können jedoch zu einer geringeren Be- wertung führen als vergleichbare Konzepte mit nachvollziehbaren und überprüfbaren Nachweisen.
[Seite 12]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 12 von 21
Sofern ein Bieter für mehrere/ alle Lose ein Angebot abgibt und sich seine diesbezügli- chen Konzepte für die Lose überschneiden, muss er die Konzepte nicht doppelt einrei- chen.
Die einzelnen Zuschlagskriterien sind nachfolgend detailliert erläutert.
6.2.1 Zuschlagskriterium Preis
Die Höchstpunktzahl beträgt 400 Punkte. Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis in EUR netto im jeweiligen Los erhält die maximal erreichbare Punktzahl. Die übrigen Angebote werden entsprechend ihrem prozentualen Abstand im Verhältnis zum Ange- bot des günstigsten Bieters linear prozentual schlechter bewertet.
Maßgeblich für die Bewertung des Entgelts je Los sind die vom Bieter im Preisblatt an- gegebenen Gesamtpreise in EUR netto. Ein ggf. angebotener Skonto bleibt bei der Wer- tung der Angebote unberücksichtigt. Die Wertung erfolgt auf Grundlage der summierten Gesamtpreise (netto), d.h. die vom Bieter angebotenen Entgelte fließen unter Berück- sichtigung der nur zu Wertungszwecken vorgegebenen jährlichen Sendungsmengen in die Angebotswertung ein.
Beispiel:
Ein Angebot, das 5 % teurer ist als das Angebot des Bestbieters erhält in diesem Krite- rium einen Punktabzug von 5% von maximal 400 Punkten, das entspricht 380 Punkten.
Dezimalstellen werden kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet, wobei es den Bietern unbenommen ist, ihre Preise mit vier Nachkommastellen anzugeben.
6.2.2 Zuschlagskriterium „Konzept zur Leistungserbringung und Qualitätssicherung“
Der Auftraggeber strebt eine qualitativ hochwertige und im größtmöglichen Umfang stö- rungsfreie Leistungserbringung an. Hierzu sind von den Bietern konkret für die verga- begegenständliche Leistung konzeptionelle Inhalte zur vorgesehenen Leistungserbrin- gung und logistischen Abwicklung, insbesondere auch mit Blick auf Personaleinsatz und Logistik sowie Infrastruktur, anzubieten.
Im Angebot ist darzulegen, wie der Bieter die Erbringung der ausgeschriebenen Leis- tungen organisatorisch und logistisch ausgestaltet und damit eine qualitativ hochwertige Leistungserbringung und Qualitätssicherung sicherstellt. Der Bieter hat in einem Kon- zept zu beschreiben, wie er die geforderte Leistungserbringung sowie die Qualitätssi- cherung gewährleitstet.
[Seite 13]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 13 von 21
Der Bieter hat von der Abholung der Sendungen beim Auftraggeber bis hin zur Zustel- lung der Sendungen beim Empfänger die Leistungen ausführlich und eindeutig zu be- schreiben.
Postsendungen, deren Versand durch eigene Zustellung nicht möglich ist, können dem Empfänger über die Deutsche Post AG oder einen Verbundpartner zugestellt werden. Es ist detailliert zu beschreiben, wie und wann die Übergabe erfolgt.
Zu nachfolgenden Aspekten werden Ausführungen erwartet:
Darstellung des Schnittstellenmanagements zwischen den einzelnen Teilleistungen
Im Konzept ist darzulegen, wie der Auftragnehmer die Steuerung der vergabege- genständlichen Leistungen organisiert hat. Bei Bietergemeinschaften und beim Ein- satz von Verbundpartnern oder Nachunternehmen ist besonders auf die Schnitt- stellen zwischen den beteiligten Unternehmen einzugehen.
Darzustellen sind insbesondere
− wie der Datenfluss und die Übermittlung von Sendungs- und Statusinformatio- nen zwischen den an der Leistungserbringung beteiligten Unternehmen sicher- gestellt werden, − durch welche technischen Schnittstellen, Datenübertragungswege oder sonsti- gen Maßnahmen die Weiterleitung und Zusammenführung von Sendungs- und Statusinformationen über Unternehmens- und Netzgrenzen hinweg erfolgt, − welche digitalen Statusinformationen im Verlauf der Leistungserbringung erho- ben, verarbeitet und bereitgestellt werden und in welchem Umfang eine Nach- verfolgbarkeit von Sendungen gewährleistet wird, − welche technischen, vertraglichen und organisatorischen Maßnahmen zur Steuerung, Überwachung und Qualitätssicherung der an der Leistungserbrin- gung beteiligten Unternehmen bestehen, − wie die Einhaltung der vertraglich vorgesehenen Laufzeitziele auch bei Ein- schaltung weiterer Unternehmen überwacht und nachgehalten wird, − wie die Einhaltung vereinbarter Qualitätsanforderungen (insb. vorgesehene Laufzeitziele) überwacht und nachgehalten wird und − wie Verantwortlichkeiten und Eskalationswege ausgestaltet sind.
Positiv bewertet werden leistungsfähige technische und organisatorische Systeme, die für die Leistungserbringung zur netzübergreifenden Weiterleitung und Verarbei- tung von Sendungs- und Statusinformationen vorgesehen sind, sowie belastbare Maßnahmen zur Steuerung und Überwachung beteiligter Unternehmen.
Hinweis: Werden die Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG oder einen Verbundpartner übergeben, so braucht der Produktionsablauf der Deutschen
[Seite 14]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 14 von 21
Post AG oder des Verbundpartners nicht dargestellt zu werden. Es ist jedoch dar- zustellen, an welcher Stelle des Leistungsprozesses die Einbindung erfolgt und wie die Steuerung, Überwachung, Qualitätssicherung sowie der Austausch von Sen- dungs- und Statusinformationen sichergestellt werden. Erläuterungen zur physischen Abholung der Sendungen beim Auftraggeber, Einlie- ferung, Sortierung und Erfassung bis hin zur Zustellung
Bitte beschreiben Sie ausführlich und eindeutig, wie die Leistung von der Abholung der Sendung bis zu deren Zustellung erfolgt. Bitte machen Sie Angaben über das zur Zustellung eingesetzte Personal, dem Fuhrpark sowie den Transportmitteln (Behälter, Boxen, etc.).
Bitte machen Sie zusätzlich Angaben zum Umgang mit Sendungen, die innerhalb und außerhalb des Zustellungsgebietes des Bieters liegen sowie – ausschließlich bei einer Angebotsabgabe für Los 4 – zum Umgang mit Sendungen, die ins Ausland befördert werden. Versandspitzen
Es ist darzustellen, wie bei Versandspitzen eine ordnungsgemäße und qualitativ hochwertige Leistungserbringung unter Einhaltung der vorgesehenen Laufzeitziele sichergestellt werden kann. Unter „Versandspitzen“ sind Sendungsmengen zu ver- stehen, die über die normalerweise täglich anfallende Post erheblich hinausgehen.
Insbesondere ist darzustellen,
− wie Sortier- und Transportkapazitäten bei erhöhtem Sendungsaufkommen er- weitert werden können, − wie Lastspitzen gesteuert und priorisiert werden, − welche Maßnahmen zur Begrenzung von Laufzeitbeeinträchtigungen und zur Einhaltung der vorgesehenen Laufzeitziele vorgesehen sind − in welchem Umfang über dem durchschnittlichen Wochenvolumen die vorhan- denen Sortier- und Verarbeitungsanlagen zusätzliche Sendungsmengen (z. B. bei Jahresend-Mailings) unter Einhaltung der vorgesehenen Laufzeitziele ver- arbeiten können. Angaben über die Sicherstellung der Zustellung von Briefsendungen sowie deren Laufzeit in Form von Testsendungen (Art, Umfang und Anzahl)
Bitte beschreiben Sie insbesondere die Maßnahmen (Kontrollsysteme), welche ih- rerseits getroffen werden, mit denen das Ziel einer zügigen und korrekten Zustel- lung ohne Zeitverzögerungen erreicht wird.
Darzustellen ist insbesondere,
− durch welche organisatorischen und technischen Maßnahmen die Einhaltung der vertraglich vorgesehenen Laufzeitziele unterstützt wird, wie das eingesetzte
[Seite 15]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 15 von 21
Transport- und Zustellnetzwerk ausgestaltet ist, − welche organisatorischen oder technischen Puffer für Versandspitzen vorgese- hen sind, − wie die Einhaltung der Laufzeitvorgaben bei Einsatz von Nachunternehmern oder Verbundpartnern sichergestellt und überwacht wird, − welche Maßnahmen zur laufenden Qualitätskontrolle und Laufzeitüberwachung vorgesehen sind.
Positiv bewertet werden aktuelle externe Qualitätsmessungen, belastbare Lauf- zeitstatistiken, Zertifizierungen oder sonstige objektive Nachweise, welche die vor- gesehenen Maßnahmen und die angestrebten Qualitätsstandards belegen. Angaben über die Sicherheitssysteme bei der Auftragsausführung (Datensiche- rung / Datenschutz)
Der Bieter hat die bei der Auftragsdurchführung eingesetzten Sicherheitssysteme (Datensicherung) zu beschreiben. Insbesondere ist darzulegen, wie der Bieter die Garantie des Postgeheimnisses – auch gegenüber den eigenen Mitarbeitern – so- wie die Vorschriften über den Datenschutz im Postverkehr sicherstellt (Verkehrs- daten, Auslieferungsdaten, Entgeltdaten, aber auch Adressdaten).
6.2.3 Zuschlagskriterium „Konzept zum Reklamations- und Beseitigungsmanage- ment“
Der Auftraggeber strebt ein möglichst einfaches und praxistaugliches Störungsmanage- ment an. Der Bieter hat darzustellen, wie er eine zeitnahe und möglichst einvernehmli- che und kundenfreundliche Beseitigung von Reklamationen und Schlechtleistungen ge- währleistet.
Zu nachfolgenden Aspekten werden Ausführungen erwartet:
Umgang mit Rückläufern und Zustellhemmnissen
Der Bieter hat die geplanten Maßnahmen der Reaktion und Beseitigung gegenüber falschen Empfängern und Rückläufern darzustellen.
Es sind Angaben über die Handhabung bzw. Vorgehensweise von Rückläufern bzw. Zustellhemmnissen zu machen, insbesondere wenn der Empfänger verzogen oder verstorben ist, bei innenliegenden Briefkästen oder bei fehlerhaften Empfän- gerangaben.
Darzustellen ist ferner,
[Seite 16]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 16 von 21
− wie Rückläufer erfasst werden,
− wie die Bearbeitung, Nachverfolgung und Rückführung von Rückläufern orga- nisiert ist und welche Bearbeitungszeiten und Fristen üblicherweise erreicht werden,
− welche Informationen und Daten dem Auftraggeber zu den Rückläufern bereit- gestellt werden und
− wie eine hohe Datenqualität und Nachvollziehbarkeit der Rückläuferinformati- onen sichergestellt wird.
Angaben über den Umgang mit Beschädigungen und bei Verlust der Sendungen
Die Sendungen sollen den Empfänger in einwandfreiem Zustand erreichen und nicht durch Transport, Sortierung oder Auslieferung oder durch vorgelagerte Pro- zesse beschädigt werden (z.B. zerrissen oder durchnässt sein). Es sind Maßnah- men zu beschreiben, mit denen der Auftragnehmer diese Ziele erreichen wird.
Positiv bewertet werden aktuelle externe Qualitätsmessungen, belastbare Kenn- zahlen oder sonstige objektive Nachweise zur Beschädigungsfreiheit. Angaben zum Reklamationsmanagement des Auftragnehmers
Bitte machen Sie Angaben zum Verhalten bei der Reklamationsannahme und Re- klamationsabwicklung. Legen Sie bitte Ihre Serviceleistungen – Beschreibung der Kundenbetreuung, Servicehotline, Erreichbarkeit, Servicezeiten, Ansprechpartner sowie Reaktionszeiten – dar.
Insbesondere ist darzustellen,
− über welche Kommunikationswege der Support erreichbar ist,
− welche Service- und Erreichbarkeitszeiten angeboten werden,
− innerhalb welcher Fristen auf Anfragen, Reklamationen oder Störungsmeldun- gen reagiert wird,
− wie bei Sendungsverlusten, Zustellhemmnissen oder sonstigen Leistungsstö- rungen verfahren wird und
− wie das Eskalationsmanagement bei schwerwiegenden oder wiederkehrenden Leistungsstörungen ausgestaltet ist.
Positiv bewertet werden kurze Reaktionszeiten, klare Ansprechpartner, transpa- rente Eskalationswege sowie eine nachvollziehbare und kundenorientierte Rekla- mationsbearbeitung.
[Seite 17]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 17 von 21
6.2.4 Zuschlagskriterium „Nachhaltigkeitskonzept“
Der Auftraggeber legt Wert auf eine nachhaltige Leistungserbringung. Hierzu zählt der emissionsarme Versand von Briefsendungen, der Einsatz nachhaltiger Materialien (wie- derverwendbare oder recyclebare Verpackungen) sowie eine möglichst CO2-arme Zu- stellinfrastruktur (u.a. Briefzentren, Zustellstützpunkte).
Positiv hervorgehoben wird, wenn der Bieter seine CO2-Ausstöße durch Investitionen in Klimaschutzprojekte kompensiert. Der Bieter hat darzustellen, welche auftragsbezo- genen Maßnahmen er in diesem Zusammenhang bei der Leistungserbringung trifft.
Allgemeine unternehmensbezogene Nachhaltigkeitsmaßnahmen werden nur berück- sichtigt, soweit ihr Bezug zur konkreten Leistungserbringung nachvollziehbar dargestellt wird.
Zu nachfolgenden Aspekten werden Ausführungen erwartet:
Emissionsarme Leistungserbringung
Der Auftraggeber strebt eine emissionsarme Leistungserbringung an. Ziel ist, dass von der Abholung bis zur Zustellung der Briefsendungen möglichst wenig bzw. keine Versandemissionen entstehen. Es ist darzustellen, inwieweit ein um- weltfreundlicher Versand/Transport durch den Bieter erfolgt.
Insbesondere ist darzustellen,
− welche konkreten Maßnahmen zur Vermeidung oder Verringerung von CO - Emissionen getroffen werden, ₂ − in welchem Umfang emissionsfreie oder emissionsarme Fahrzeuge einge- setzt werden,
− ob alternative Antriebstechnologien genutzt werden,
− welche Maßnahmen zur Optimierung von Touren- und Routenplanungen be- stehen,
− ob und in welchem Umfang unvermeidbare Emissionen kompensiert werden und
− welche Nachweise, Zertifikate oder Umweltmanagementsysteme die darge- stellten Maßnahmen belegen.
Recycling von Verpackungsmaterial
[Seite 18]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 18 von 21
Der Versand von Briefsendungen hat einen entsprechenden Verpackungsmüll zur Folge. Um diesen Abfall zu reduzieren, strebt der Auftraggeber die Verwen- dung von recyclebarem Verpackungsmaterial (wiederverwendbare oder recyc- lebare Verpackungen) an. Es ist darzustellen, inwieweit der Bieter umweltfreund- liches Verpackungsmaterial bei der Leistungserbringung berücksichtigt.
Energieeffiziente Zustellinfrastruktur
Im Rahmen der Leistungserbringung nutzt der Bieter seine Zustellinfrastruktur (u.a. Briefzentren, Zustellstützpunkte). Der Bieter hat darzustellen, inwieweit diese Infrastruktur umweltfreundlich betrieben wird (z.B. Verwendung von Ökostrom oder Solarenergie, Einsatz von Biogas oder Wärmepumpe).
Kompensation von CO2-Emissionen
Sofern beim Bieter Emissionen bei der Leistungserbringung entstehen, ist dar- zustellen, ob dieser Ausstoß bspw. durch Investitionen in Klimaprojekte kompen- siert wird.
Positiv bewertet werden auftragsbezogene Maßnahmen, deren Umsetzung bereits er- folgt ist oder deren Umsetzung durch Zertifizierungen, Nachweise, Kennzahlen oder sonstige objektive Informationen belegt wird.
6.2.5 Bewertung der Konzepte
Die Bewertung der drei Konzepte (Ziffer 6.2.2 bis Ziffer 6.2.4) erfolgt anhand der nach- folgenden Wertungsmaßstäbe. Die Einschaltung der Deutschen Post AG, sonstigen Verbundpartnern oder Unterauftragnehmern führt für sich genommen weder zu einer besseren noch zu einer schlechteren Bewertung.
Maßgeblich sind hingegen jeweils die konkrete Auftragsbezogenheit, die Nachvollzieh- barkeit, die Plausibilität, die Praktikabilität der vorgeschlagenen Maßnahmen sowie der zu erwartende qualitative Mehrwert für die Leistungserbringung.
Auf dieser Grundlage erfolgt sodann die Bewertung der eingereichten Angebote für das jeweilige Zuschlagskriterium durch Punktevergabe wie folgt:
| Punktzahl | Beschreibung |
|---|---|
| 100 % der maximal er- reichbaren Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe sehr gute konzeptionelle Ausgestaltung. |
[Seite 19]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 19 von 21
| 80 % der maximal er- reichbaren Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe gute konzeptionelle Ausgestaltung. |
|---|---|
| 60 % der maximal er- reichbaren Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe befrie- digende konzeptionelle Ausgestaltung. |
| 40 % der maximal er- reichbaren Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe aus- reichende konzeptionelle Ausgestaltung. |
| 20 % der maximal er- reichbaren Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe man- gelhafte konzeptionelle Ausgestaltung. |
| 0 Punkte | Auf Grundlage der vorstehenden Wertungsmaßstäbe unzu- reichende konzeptionelle Ausgestaltung. |
Bitte beachten Sie: Anders als bei der preislichen Bewertung erhält bei der Bewertung der vorzulegenden Konzepte nicht automatisch die beste Lösung die volle Punktzahl. Eine Bewertung als befriedigende Lösung hat also immer auch eine Bewertung mit 60 % der maximal zu erreichenden Punkte zur Folge, auch wenn alle anderen Lösungen in diesem Kriterium zum Beispiel nur als ausreichend bewertet werden. Zwischennoten werden nicht vergeben.
7 Zuschlags- und Bindefrist
Mit Ablauf der Angebotsfrist zur Abgabe des Angebots beginnt die Zuschlags- und Bin- defrist. Der Bieter ist bis zum 16. November 2026 an sein Angebot gebunden. Das An- gebot kann während der Zuschlags- bzw. Bindefrist nicht zurückgezogen werden.
Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass sich für den Fall der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens durch einen Bieter die Zuschlags- und Bindefrist für das Ange- bot automatisch bis zum Ablauf von drei Wochen nach der rechtskräftigen Beendigung des Nachprüfungs- bzw. Beschwerdeverfahrens verlängert. Der Bieter kann diesem Ein- verständnis mit Abgabe seines Angebots widersprechen.
8 Tariftreue und Mindestlohn
Am 1. Juli 2013 ist das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) in Kraft getre- ten. Danach dürfen öffentliche Aufträge ab einem geschätzten Auftragswert von EUR 20.000,00 (netto) nur an Unternehmen vergeben werden, die sich bei der Ange- botsabgabe schriftlich verpflichten, die Tariftreuepflichten nach § 3 LTMG zu erfüllen und die Zahlung des Mindestentgelts nach § 4 LTMG zu gewährleisten.
[Seite 20]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 20 von 21
Bei der Angebotsabgabe ist eine schriftliche Verpflichtungserklärung des Bieters gemäß § 3 Abs. 1 bis 3 LTMG (Tariftreueerklärung) sowohl für den Bieter als auch für die Nach- unternehmen und Verleihunternehmen, die der Bieter bei der Ausführung der ausge- schriebenen Leistungen einbinden möchte, abzugeben. Hierzu sind die den Vergabe- unterlagen beigefügten Erklärungen zu verwenden.
Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den An- forderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht. Fehlt eine Verpflich- tungserklärung auch nach Nachforderung, so ist das Angebot von der Wertung auszu- schließen, vgl. § 5 Abs. 4 LTMG.
9 Mitteilungen und Bekanntmachungen
9.1 Mitteilungen über nicht berücksichtigte Angebote, § 134 GWB
Der Auftraggeber informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sol- len, spätestens 10 Kalendertage vor Vertragsabschluss per Fax oder E-Mail über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihrer Angebote sowie den frühesten Zeitpunkt des beabsichtigten Vertragsschlusses.
9.2 Bekanntmachung der Auftragsvergabe
Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name und der zu zahlende Auftrags- preis bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermes- sen.
10 Ausschluss vom Verfahren
Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen ebenfalls zum Ausschluss des Ange- bots.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Eignung der Bieter während des gesamten Vergabeverfahrens fortbestehen muss. Die Vergabestelle ist daher zur erneuten Prü- fung der Bietereignung verpflichtet, sofern der Auftraggeber von Sachverhalten Kenntnis erlangt, die die Eignung des Bieters (Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft) für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistung in Frage stellen könnten.
[Seite 21]
Komm.ONE im Namen und auf Rechnung der civillent GmbH Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Verfahrensleitfaden
Seite 21 von 21
Um der Vergabestelle die Prüfung des Fortbestands der Bietereignung zu ermöglichen, sind die Bieter verpflichtet, die Vergabestelle über alle Umstände, die eine erneute Be- urteilung der Eignung des Bieters (Bieter oder Mitglieder einer Bietergemeinschaft) be- gründen können, zu informieren. Hierzu zählen auch beabsichtigte Unternehmensum- wandlungen nach dem UmwG.
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
11 Vergabekammer
Zuständige Vergabekammer ist die
Vergabekammer Baden- Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe Kapellenstraße 17 76131 Karlsruhe Tel.: +49 721 926-8730 Fax: +49 721 926-3985
12 Anlagen
Neben dem vorliegenden Leitfaden sind die folgenden Anlagen nebst deren Anhängen unmittelbarer Teil und Gegenstand des Vergabeverfahrens:
Anlage 1: Angebotsformular Anlage 2: Leistungsbeschreibung Anlage 3a bis 3d: Vertragsentwurf Los 3a bis 3d Anlage 4: Preisblatt Anlage 5: Information DSGVO Anlage 6: Besondere Vertragsbedingungen (LTMG) Anlage 7: Verpflichtungserklärung Postgeheimnis Anlage 8: Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung